Aproveite o Lucid Suite para alinhar sua equipe e aumentar a produtividade. Este artigo inclui tudo o que você precisa para configurar sua conta corporativa, personalizar a experiência do usuário e gerenciar sua conta durante todo o ciclo de vida.
Embora você possa personalizar a maioria das configurações da sua conta no Painel do administrador, certas configurações, como o controle de domínio, exigem assistência da Lucid conforme explicado na seção aplicável abaixo.
Para criar uma nova conta Enterprise ou atualizar sua conta Lucid existente para a Enterprise, consulte nosso artigo Atualize sua conta Lucid. Depois de fazer o upgrade para o Enterprise, volte e leia este artigo para configurar sua conta.
Configure sua conta
Bem-vindo à sua nova conta do Lucid Suite Enterprise! Para começar, navegue até o painel de administração do Lucid e continue lendo para saber como personalizar as configurações que são vitais para o gerenciamento de sua conta. Certifique-se de concluir as etapas de configuração da conta fornecidas aqui antes de adicionar usuários.
Nesse estágio, você determina quais métodos de login habilitar para seus usuários e qual será o método de autenticação padrão quando os usuários ingressarem na conta. Você também personaliza as configurações de licenciamento desejadas e vê instruções para preparar sua rede para garantir que a comunicação do Lucid seja recebida pelo firewall.
Para acessar o painel do administrador, siga estas etapas:
- Faça login na sua conta Lucid.
- Selecione Administrador no menu à esquerda.
- Na página de configuração da equipe que aparece, digite um nome para sua conta e clique em Criar equipe.
- Apenas na primeira vez que você acessar o painel do administrador, será necessário concluir esta etapa de criação de um nome de equipe. Depois disso, você será direcionado diretamente para a página Visão geral.
Definir métodos de login
Ao configurar os métodos de login para sua conta, é importante definir o método de autenticação padrão que os usuários devem utilizar ao fazer login.
Se você tiver o controle de domínio ativado, o método de autenticação padrão para verificar as identidades dos usuários deverá corresponder ao método padrão de login do usuário definido para a conta. Recomendamos enfaticamente que você ative o controle de domínio para aumentar o padrão de segurança da sua organização, incluindo um requisito para verificar a identificação de um usuário antes que ele seja adicionado à sua conta do Lucid Enterprise.
Observação: devido às exigências de segurança do controle de domínio, você precisa entrar em contato com seu gerente de contas, gerente de sucesso dos clientes ou com o setor de vendas para solicitar a configuração.
Configurar licenças
No painel do administrador, na página de configurações de licenças, você pode:
- Determinar se os novos usuários que entram na conta recebem automaticamente uma licença ou se requerem aprovação manual de um administrador.
- Determine se as solicitações de licença de usuários existentes são automaticamente concedidas ou precisam de aprovação manual de um administrador.
- Informar se deseja que novas licenças sejam adicionadas automaticamente à sua conta Corporativa quando as atuais acabarem.
- Personalizar a caixa de diálogo de solicitação de licença.
- Definir as preferências de notificação do administrador.
Para ver instruções detalhadas sobre como adicionar licenças automaticamente à sua conta ao esgotar as existentes, consulte nosso artigo sobre Atualização automática.
Preparar sua rede
Se você estiver configurando um firewall para filtrar tráfego com base em domínios ou faixas de IP, consulte nosso artigo sobre Como preparar sua rede para os usuários da Lucid.
Adicionar e licenciar usuários
Agora que você concluiu a configuração inicial da sua conta, incluindo a configuração das configurações de licenciamento para atender às necessidades da sua conta, você está pronto para começar a adicionar usuários. Você pode adicionar usuários e gerenciar licenças no painel de administração do Lucid ou por meio de um IDP compatível via SCIM. Leia as seções abaixo para ver o processo de cada opção.
Nota: Se você tiver o SCIM ativado, quaisquer alterações de licenciamento do usuário feitas manualmente no Lucid Painel do administrador serão sobrescritos durante o próximo ciclo de provisionamento do SCIM. Para evitar mudanças inesperadas de licença, gerencie o provisionamento e licenciamento do usuário exclusivamente pelo seu IdP assim que o SCIM estiver ativo.
No painel do administrador do Lucid
No painel do administrador da Lucid, adicione usuários por endereço de e-mail, domínio ou importação de CSV. Você pode:
- Criar uma nova conta Lucid para um novo usuário. Uma nova conta de usuário será criada e adicionada automaticamente à conta Corporativa
- Adicionar um usuário com uma conta Lucid existente. Os usuários de contas existentes são convidados por e-mail e devem aceitar para serem adicionados à conta.
Nosso artigo sobre gerenciamento de usuários no painel do administrador da Lucid fornece instruções detalhadas para cada uma dessas opções.
Observação: Usuários recém-criados que são adicionados a uma conta Enterprise sem uma licença não recebem um convite para ingressar nessa conta. Em vez disso, eles são facilmente adicionados e recebidos com um e-mail de boas-vindas após o primeiro login.
Depois que o usuário é adicionado à conta, você pode atribuir Lucid Suite licenças dependendo do nível de acesso que precisam. Também adicione Usuários com acesso limitado — esses usuários não entram na contagem de licenças, mas recebem acesso apenas por comentários ao documento compartilhado com eles. Para saber mais, veja nosso artigo Usuários com acesso limitado em uma conta corporativa .
Através do SCIM
O uso do SCIM aumenta a segurança da sua conta, simplifica a experiência de login do usuário em todos os aplicativos e expande suas opções de gerenciamento de licenças. Para obter uma lista dos provedores de SCIM compatíveis e acessar a documentação de configuração, consulte nosso artigo Visão geral do SCIM.
Gerenciar usuários
O gerenciamento de usuários é uma função essencial para administrar sua conta Corporativa. Leia esta seção para obter instruções sobre como atribuir funções de Administrador a determinados usuários em sua conta da Lucid, determinar para quem o documento será transferido quando você excluir ou licenciar um usuário e criar grupos organizacionais para organizar o usuário. siga as instruções para concluir essas ações no Lucid Painel do administrador para gerenciamento manual de contas ou via SCIM se você estiver gerenciando sua conta usando um provedor de identidade.
Atribuir funções de administrador
Atribuir funções de administrador a outros usuários ajuda você a otimizar o gerenciamento da sua conta. Você pode atribuir as seguintes funções a outras pessoas em sua conta:
- Administrador da conta
- Administrador de cobranças
- Administrador de documentos
- Administrador de grupos organizacionais
- Administrador de modelos
Para saber mais sobre os recursos e limitações de cada função de administrador, consulte o artigo Painel do administrador Lucid: funções de administrador.
Planeje mudanças futuras no grupo
Se a posse da conta precisar ser transferida para outro usuário, em uma situação como uma transição de responsabilidades ou a saída do Proprietário da conta da empresa, certifique-se de que a posse seja transferida antes da alteração da responsabilidade para evitar interrupções na produtividade da sua equipe. Para ver os passos, confira nosso artigo Mudar o Proprietário da conta .
Dica: lembre-se de que apenas o proprietário da conta pode transferir a titularidade da conta para outro usuário.
Criar grupos organizacionais para organizar o usuário
Para auxiliar no gerenciamento da sua conta, você pode criar grupos organizacionais e subgrupos para organizar usuários, gerenciar licenças e definir permissões de compartilhamento. Além disso, você pode atribuir a responsabilidade de gerenciar um agrupamento específico a um Administrador de grupos organizacionais. Confira o artigo Lucid Painel do administrador: gerenciamento de agrupamentos para mais detalhes.
Definir um proprietário padrão para o documento
Na próxima seção, você aprenderá a transferir os documentos de usuários excluídos ou desprovidos de licenças para um novo proprietário. Você pode definir um proprietário padrão para os documentos na sua conta, e todos os novos documentos serão automaticamente transferidos para esse usuário, a menos que um administrador exclua ou cancele a licença de um usuário específico. Ao fazer isso, você assegura a transferência segura de todos os documentos para um usuário confiável da Lucid. Isso também simplifica o processo de transferência, pois não é necessário que alguém insira dados para receber documentos toda vez que um usuário é excluído ou desativado.
Confira o artigo Lucid Painel do administrador: Configurações de conformidade para obter instruções sobre como atribuir ou alterar o proprietário padrão do documento em sua conta.
Nota: Desativar um usuário via SCIM suspende o acesso de login dele mantendo a conta intacta, de modo que o documento permaneça vinculado à conta e não exija transferência. A transferência de documento só é necessária quando se deletar ou deslicenciar permanentemente um usuário.
Excluir ou retirar licenças de usuários
Como proprietário da conta Enterprise, você tem a capacidade de excluir ou liberar usuários. A exclusão de um usuário encerra sua conta do Lucid permanentemente, enquanto que a retirada de licença o mantém na conta do Lucid como um usuário de acesso limitado. Usuários com acesso limitado podem visualizar e comentar documentos, mas não podem fazer nenhuma outra alteração e não influenciam sua contagem de licenças.
Ao excluir ou desativar um usuário, você precisa transferir a propriedade de seus documentos para outro usuário licenciado durante o processo de desligamento. Para configurar um proprietário padrão do documento, siga as instruções na seção acima.
No painel do administrador do Lucid
Para instruções para excluir ou deslicenciar usuário do Lucid Painel do administrador, consulte nosso artigo Lucid Painel do administrador: usuário management.
Através do SCIM
Se você utiliza SCIM, consulte nosso artigo Visão geral do SCIM para encontrar documentação e instruções específicas do seu provedor de identidade.
Observação: Se você usa o SCIM, gerencie as licenças ou remoção de usuários diretamente pelo seu Provedor de Identidade (IDP). Qualquer licenciamento manual de usuário feito no painel do administrador será substituído pela próxima execução de provisionamento do SCIM.
Adicionar mais licenças
Adquira licenças extras diretamente na página de visão geral do painel do administrador. Consulte o nosso artigo Como adicionar licenças extras da Lucid para obter instruções detalhadas.
Personalizar a experiência do usuário
Parabéns! Sua conta corporativa está configurada para o sucesso. Esta seção mostra como personalizar configurações para dar aos seus usuários acesso a mais funcionalidades e integrar a Lucid com outros produtos e aplicativos já em uso.
Configurar as integrações para toda a conta
A Lucid oferece uma variedade de integrações. Alguns devem ser configurados pelos administradores por meio do painel de administração antes do uso e alguns podem ser configurados diretamente pelos usuários. Consulte as instruções do artigo do Lucid Integration Marketplace sobre como acessar o Integrations Marketplace diretamente da página inicial da Lucid. Ali você pode visualizar uma lista completa de todas as ofertas, incluindo links para artigos relevantes da Central de Suporte para obter mais informações.
Gerenciar controles de recursos do usuário
Ative ou desative recursos, incluindo armazenamento offline, IA colaborativa e controles de desenvolvedor, para sua conta inteira. Você pode encontrar instruções no artigo Painel do administrador da Lucid: Configurações de Segurança.
Definir configurações de experiência de uso da ferramenta
As opções de personalização do editor permitem desativar o bate-papo, a pesquisa de imagens e ícones, e os modelos padrão. Nessa página do painel do administrador, você pode carregar as fontes da sua marca para que fiquem disponíveis para todos os usuários licenciados em sua conta Corporativa. Confira o artigo Painel do administrador da Lucid: Configurações de Segurança para obter detalhes.
Configurar acesso à pasta de equipes
Gerencie as configurações de pasta de equipes na página Segurança do Painel do administrador, conforme explicado no artigo Lucid Painel do administrador: configurações de segurança . É aqui que você pode optar por restringir a criação de pasta de equipes.
Consulte nosso artigo Criar pastas de equipe para obter mais informações e decidir se você deseja ter acesso disponível para seus usuários.
Recursos adicionais do proprietário da conta
Agora que a sua conta está configurada da maneira mais adequada para a sua organização, você está pronto para começar a gerenciar diariamente a sua conta Lucid.
Nesta seção, você aprenderá sobre ferramentas adicionais para gerenciar sua conta de forma eficaz, independentemente das circunstâncias. Isso inclui recursos como a busca e organização de documentos via Document Discovery, gerenciamento de assinaturas, personalização de atributos dos documentos, acesso a estatísticas de uso e recursos adicionais como KMS e cursos de capacitação.
Use documento Discovery
O documento Discovery permite que você busque, visualize e edite permissões de compartilhamento para todos os documentos pertencentes à sua conta. Além disso, você pode baixar um CSV com metadados do documento, restaurar documentos excluídos, transferir documento posse, mover documento para pasta de equipes e revogar permissões de compartilhamento externo para documentos específicos.
Saiba mais sobre o documento Discovery em nosso artigo Lucid Painel do administrador: Configurações de conformidade .
Manage assinatura e informações de faturamento
Confira nosso artigo sobre Plano e visão geral de faturamento para uma lista completa de todos os recursos de assinatura; incluindo gerenciamento do seu plano de Lucid , resolução de problemas de pagamento, atualização de informações de faturamento, acesso ou modificação de faturamentos e verificação das suas informações fiscais.
Para obter instruções sobre como adquirir mais licenças, leia o artigo Como adicionar mais licenças da Lucid.
Personalizar atributos e status do documento
Você pode configurar atributos e atribuir status e classificações personalizados para o documento e as massas de equipes na sua conta. Saiba mais em nosso artigoLucid Painel do administrador: Configurações de conformidade.
Determinar o legado da conta
Para ver os passos para cancelar seu plano ou para excluir completamente a conta Corporativo e excluir sua conta e dados pessoais de Lucid Software, confira nossos artigos.
Em vez disso, para transferir a titularidade da conta para outro usuário, siga as etapas para alterar o proprietário da conta.
Extensão de funcionalidades
- Dados de uso: para instruções de download dos dados do usuário em formato CSV e do guia de perguntas frequentes em PDF, confira nosso artigo Bem-vindo ao painel do administrador da Lucid.
- KMS: para saber como usar o serviço de gerenciamento de chaves da Lucid para controlar suas próprias chaves de criptografia e obter uma camada adicional de segurança, acesse o Painel do administrador da Lucid: Configurações de Segurança para obter mais informações sobre os próximos passos.
- Treinamento personalizado: oferecemos treinamentos presenciais, personalizados, webinários sob medida e serviços de implementação para maximizar o valor e o retorno do seu investimento na conta Lucid. Para começar, entre em contato com seu gerente de contas, gerente de sucesso dos clientes ou equipe de serviços profissionais.
Ainda precisa de ajuda.
Recursos
Confira esses recursos adicionais para aumentar sua experiência e se familiarizar com o gerenciamento de sua nova conta Corporativa. Esses recursos estão disponíveis apenas em inglês.
Publicação da comunidade
Sua primeira parada: soluções de resolução de problemas para questões de administração: confira esta postagem para obter ajuda com problemas comuns ou fazer perguntas.
Curso de treinamento
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