Painel do administrador da Lucid: configurações de conformidade

Acessar a página de conformidade

Para acessar a página de documentos e pastas no painel do administrador:

1. Selecione Administrador.
2. Clique em Conformidade no menu à esquerda.

Pesquise com o Discovery

O Discovery está disponível apenas para contas Corporativas. Consulte o artigo Atualizesua conta da Lucid para obter instruções sobre como mudar de plano. O Discovery retorna resultados somente para documentos de propriedade da sua conta Corporativa. Não inclui nenhum documento que não seja de propriedade da conta, mesmo que seja compartilhado com um usuário da conta.

Proprietários da conta, administradores de documentos e administradores Shield podem usar o recurso Discovery para pesquisar, visualizar e editar permissões de compartilhamento para todos os documentos pertencentes à sua conta. Selecione Discovery na lista suspensa no menu à esquerda para acessar essa funcionalidade. Continue lendo para saber mais.

Acesse os documentos

Você pode pesquisar todos os documentos pertencentes à sua conta corporativa usando as opções básica ou avançada.

Opções básicas de pesquisa

As opções básicas incluem a pesquisa por conta de usuários, palavras-chave e data. Ao procurar via conta de usuários, marque a opção de receber resultados apenas para os documentos de propriedade dos usuários envolvidos na busca; caso contrário, você verá os resultados para todos os documentos aos quais eles têm acesso na sua conta Corporativa. Se você estiver pesquisando por palavras-chave, poderá pesquisar o conteúdo do documento, bem como marcadores e atributos do documento. Se estiver pesquisando por data, poderá selecionar, no menu suspenso, entre as opções de data de criação ou de última modificação.

Opções de pesquisa avançada

No menu suspenso de opções avançadas, você pode pesquisar por tipo de documento, localização do documento, acesso externo, ID do documento, classificação e status. No menu suspenso “Local do documento”, você tem as seguintes opções de filtro de pesquisa:

• Em tudo
• Apenas equipes e pastas de equipes
• Excluir equipes e pastas de equipes
• Apenas documentos apagados

Em “Acesso externo”, você também pode filtrar os resultados da pesquisa para exibir apenas documentos compartilhados com colaboradores externos ou que incluam links externos. Isso inclui documentos com o link de compartilhamento público ativado, documentos publicados ou incorporados e aqueles compartilhados com colaboradores fora de sua organização.

Resultados da pesquisa

Na página de resultados da pesquisa, você sempre verá o título do documento. Conforme seus critérios de pesquisa, você poderá visualizar ver uma seleção de até cinco colunas adicionais da seguinte lista: proprietário do documento (indivíduo, equipe ou pasta da equipe), ID do documento, data de criação, data de modificação, colaboradores, se há acesso externo, classificação e status. 

No canto superior direito da página de resultados da pesquisa Discovery, clique no ícone Gerenciar colunas para marcar ou desmarcar as opções das colunas que deseja que apareça nos seus resultados de pesquisa. Ajuste a largura da coluna na tabela de resultados da pesquisa clicando e arrastando o cabeçalho.

Há um limite de 10 mil resultados. Se você estiver atingindo o limite, precisará restringir a consulta.

Veja os documentos

Você pode abrir um dos documentos dos resultados da busca em modo somente visualização. 

Ao usar essas permissões de administrador de documentos, os colaboradores não verão que você está vendo o documento. Como você só pode ver os documentos, isso não afeta o histórico de revisões do documento. 

Se você tiver a extensão Enterprise Shield, também poderá visualizar o histórico de revisões de um documento.

Editar permissões de compartilhamento

Depois de acessar um documento na sua conta usando o Discovery, você pode abrir o menu de compartilhamento e alterar com quem o documento é compartilhado. Para fazer isso, siga estes passos diretamente no documento:

1. Clique em Compartilhar no canto superior direito do documento.
2. Edite permissões de compartilhamento.
3. Clique em Concluído.
    

Baixar um CSV

Você pode baixar os metadados de um documento em um CSV se sua conta tiver a extensão Enterprise Shield. Para isso, siga estes passos a partir da página de resultados da pesquisa:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
2. Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer baixar em CSV.
3. Selecione Ações.
4. Clique em Exportar apenas CSV com os metadados.

O CSV será baixado no seu aparelho e incluirá as seguintes informações:

• Título
• Tipo de documento
• documento compartilhar status, que pode incluir:
   
  • Conta restrita: um link de compartilhar está ativo e só pode ser acessado por usuários logados na sua conta da Lucid, devido à configuração de compartilhamento restrito.
  • Público: um link de compartilhar está ativo e pode ser acessado por qualquer usuário logado da Lucid.
  • Colaboração: o documento foi compartilhado diretamente, por nome ou endereço de e-mail, com um usuário ou grupo específico.
  • Incorporado: o código incorporado é ativado manualmente ou por meio de uma integração.
  • Publicado: o documento foi publicado.
  • Anônimo: um link de compartilhar está ativo e concede acesso a qualquer usuário não autenticado, mesmo que ele não pertença à sua conta.
  • Nenhuma: Somente o proprietário do documento pode acessá-lo e ele não foi compartilhado por nenhum dos métodos explicados acima.
     
• Proprietário
• Criado
• Modificado
• Usuários internos
• Usuários externos (usuários que têm acesso ao documento, mas não fazem parte da conta)
• Atributos e tags
• ID do documento
• URL do documento

Restaurar um documento

Você pode restaurar um documento da lixeira ou excluí-lo permanentemente em sua conta Corporativa. Para fazer isso, siga estes passos da página de resultados da pesquisa:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
2. Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer restaurar.
3. Selecione Ações.
4. Clique em Restaurar.

Na pop-up que aparece, você pode optar por restaurar o documento para o local original ou selecionar uma pasta de equipe em sua conta para enviar o documento. 

Transfira a propriedade dos documentos

Nos resultados da pesquisa, você pode transferir a propriedade de um ou mais documentos de uma só vez. Você pode transferir a propriedade de documentos pertencentes a um usuário específico na sua conta; ou de documentos nas pastas da equipe. Para isso, siga estes passos:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
2. Nos resultados da busca, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja propriedade você quer transferir.
   • Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
3. Selecione Ações.
4. Clique em Transferir a propriedade do documento.
5. Na janela pop up, selecione o novo proprietário no menu suspenso de usuários na sua conta.
6. Clique em Transferir propriedade.

Gerencie a localização dos documentos

A partir dos resultados da busca, você pode usar esta opção para transferir documentos para as pastas da equipe. Para fazer isso, siga estes passos:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
2. Nos resultados da busca, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja propriedade você quer transferir.
   • Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
3. Selecione Ações.
4. Clique em Gerenciar a localização do documento.
5. Na janela pop up, selecione a pasta da equipe para a qual transferir o documento a partir do menu suspenso.
6. Clique em Transferir documentos.

Revogar permissões de compartilhamento externo

Nos resultados da pesquisa, você pode revogar o acesso de qualquer usuário externo à sua conta da Lucid a documentos e pastas específicas. Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield. Para fazer isso, siga estes passos:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros necessários para os resultados da sua pesquisa, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data de criação.
2. Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda de um ou mais documentos.
   • Marque a caixa no topo da página de resultados da pesquisa para selecionar todos os documentos.
3. Clique em Ações no canto superior direito dos resultados da pesquisa.
4. Selecione uma das seguintes opções:
   • Remova todo acesso externo para excluir colaboradores externos e desativar links compartilháveis externos nos documentos ou pastas selecionados.
   • Remova somente colaboradores externos para remover colaboradores externos dos documentos ou pastas selecionados.
   • Restrinja somente links externos para desativar links compartilháveis externos em documentos ou pastas selecionados.
5. No painel que surgir, escolha suas preferências para acesso externo e notificações.
6. Clique em Remover acesso externo.

Editar classificações dos documentos

Nos resultados da pesquisa, é possível editar as classificações atribuídas aos documentos da sua conta. Para modificar as classificações dos documentos selecionados, siga estes passos:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
2. Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja classificação você quer editar.
   • Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
3. Selecione Ações.
4. No menu suspenso, clique em Editar classificação.
5. No painel que surgir, selecione entre suas opções de classificação no menu suspenso.
   • Estas opções que você vê aqui representam as categorias da sua conta. Para mais informações, consulte a seção Criar classificações de contas personalizadas neste artigo.
6. Clique em Atualizar classificação.
   

Marcar documentos para exclusão permanente

A partir dos resultados da pesquisa, você tem a opção de marcar documentos pertencentes à sua conta para exclusão. Para executar esta ação:

1. Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
   • Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer excluir.
2. Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
3. Selecione Ações.
4. Nas opções do menu suspenso, clique em Marcar para exclusão permanente.
5. Opcionalmente, você pode marcar a caixa no painel para notificar os proprietários do documento por e-mail informando que os documentos serão excluídos permanentemente em 30 dias.
   • Como administrador que marcou o(s) documento(s) para exclusão permanente, você receberá automaticamente um e-mail de confirmação, independentemente de ter escolhido notificar os proprietários dos documentos.
     
6. Clique em Marcar para exclusão permanente.

Após um documento ser excluído permanentemente, ele não pode ser recuperado ou acessado. No entanto, o nome do documento poderá continuar a aparecer nos registos de auditoria do Enterprise Shield durante o período de retenção de registos de auditoria aplicável de 180 dias.

Esta ação pode ser revertida pelos administradores no Discovery dentro de 30 dias; após esse período, os documentos serão excluídos permanentemente. Para desfazer uma exclusão, siga as etapas 1 a 3 indicadas acima e depois escolha Restaurar no menu suspenso Ações.

Adicionar atributos, status e classificações

No menu suspenso à esquerda, selecione Atributos na seção "Conformidade" do painel do administrador. Você verá opções para configurar atributos e atribuir status e classificações personalizados para os documentos e as pastas de equipe na sua conta. O proprietário da conta, administradores da conta, administradores de documentos e administradores Shield podem acessar esses recursos diretamente no painel do administrador da Lucid.

Criar classificações de conta personalizadas

Você pode configurar classificações personalizadas para documentos em sua conta Corporativa. Para entender como isso impacta seus usuários, consulte nosso artigo Gerenciar status do documento e definir classificação. Para configurar uma classificação, o proprietário da conta, administradores de documentos, administradores de contas e administradores Shield podem seguir estas etapas:

1. Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
2. Selecione a guia Documento na parte superior da página.
   • Este recurso está disponível somente no nível do documento. Ele não se aplica as pastas de equipe.
3. Clique em Editar à direita da seção Classificação.
   • O modal de configurações de classificação aparecerá.
     
4. Selecione + Adicionar classificação na parte inferior da página.
5. Clique na caixa com o ponto colorido na extremidade esquerda e selecione uma cor para a classificação.
6. Digite, na caixa de texto apropriado, um título personalizado para a classificação.
7. Opcionalmente, adicione uma descrição para a classificação, explicando brevemente quando ela deve ser utilizada. 
8. Se você possui a extensão Enterprise Shield, considere anexar um controle à sua classificação ou utilizar a classificação automática.
   • Para saber mais sobre controles de classificação e como eles podem ajudar você a proteger a confidencialidade das informações, consulte a subseção Controles de classificação abaixo.
   • Para saber mais sobre como combinar o poder de categorias e classificações sensíveis, consulte a subseção Classificação automática abaixo.
9. Opcionalmente, inclua um link para as diretrizes da empresa relacionadas à sua classificação.
10. Clique em Salvar.

Para excluir um valor de classificação, passe o mouse sobre o nome do valor e clique no ícone de lixeira que aparece à direita.

Definir classificação padrão  

Para definir uma classificação padrão, siga estes passos:

1. Clique em Editar à direita da seção Classificação.
2. Ao lado de “Classificação padrão”, clique no menu suspenso.
3. Selecione uma classificação padrão.
4. Clique em Salvar.

A classificação padrão será aplicada a todos os novos documentos da Lucid criados pelos usuários na conta após a definição da classificação padrão.

Exigir classificação

Depois de definir uma classificação padrão seguindo os passos acima, você pode exigir classificações para todos os documentos recém-criados em sua conta com a extensão Enterprise Shield. Para fazer isso, siga estes passos:

1. Clique em Editar à direita da seção Classificação.
2. À direita do menu suspenso "Default classification", marque a caixa "Required".
3. Clique em Salvar.

Com a configuração ativada para exigir classificações de documentos, ainda é possível alterar a classificação sempre que for necessária uma diferente da padrão para o documento. No entanto, a opção "sem classificação" não está mais disponível e os usuários terão que escolher entre as classificações de documentos fornecidas na sua conta.

Utilize a classificação automática

O recurso de classificação automática da Lucid está disponível para contas com a extensão Enterprise Shield. A classificação automática permite que você classifique documentos automaticamente com base no tipo de conteúdo sensível detectado por meio da inspeção de conteúdo. Essa automação garante que os dados sensíveis sejam gerenciados e protegidos, reduzindo o esforço manual e ajudando na conformidade.

Para usar esse recurso, primeiro você precisa ativar a inspeção de conteúdo. Consulte a seção Criar uma política de inspeção de conteúdo abaixo para obter instruções. Recomendamos que você personalize sua política de inspeção de conteúdo. Observe que, se você desativar a verificação de uma categoria de sensibilidade inteira, não poderá mapear essa categoria para uma classificação. A categoria "Personalizada" (que inclui todos os seus infotipos personalizados) também pode ser mapeada para uma classificação. Uma categoria de sensibilidade só pode ser associada a uma classificação.

Os documentos serão classificados automaticamente com base no conteúdo sensível detectado pela sua política de inspeção de conteúdo. As classificações estão organizadas em ordem decrescente, da mais restritiva no topo à menos restritiva na base. Quando conteúdo sensível é encontrado em um documento, o sistema verifica se esse tipo de conteúdo foi associado a um nível de classificação. Se for o caso, o sistema compara esse nível de classificação com a classificação atual do documento. Se a classificação atual do documento for menos restritiva (isto é, de posição inferior na ordenação da tabela), ela será atualizada para o novo nível, que é mais restritivo. Se a classificação atual do documento for maior que a classificação automática mapeada, preservaremos a classificação mais alta do documento. A classificação automática não rebaixará a classificação de um documento.

Se um documento contiver várias categorias sensíveis, a classificação mais restritiva associada a qualquer uma das categorias detectadas será aplicada (isto é, a classificação de nível mais alto associada ao conteúdo identificado). Os usuários não receberão uma notificação quando a classificação de um documento mudar; no entanto, a ação de classificação automática será registrada no histórico de revisões do documento. Além disso, sempre que a classificação de um documento é atualizada, um evento de log de auditoria é registrado.

Para obter mais detalhes sobre como a classificação automática funciona para os usuários, consulte esta publicação da comunidade. 

Aproveite os controles de classificação

O recurso de classificação aprimorado da Lucid oferece recursos mais inteligentes, projetados especificamente para contas Corporativas que buscam manter a confidencialidade de informações sensíveis com a extensão Enterprise Shield. Ao personalizar as classificações de documentos, como “confidencial” ou outras designações apropriadas com ações correspondentes, sua organização pode controlar quem tem acesso a determinados tipos de informações. Esses controles geralmente estão alinhados com as políticas de governança de dados da sua organização.

O proprietário da conta, administradores de conta, administradores de documentos e administradores do Shield podem configurar um controle de classificação na etapa 8 do processo de criação de rótulos de classificação, conforme descrito na subseção Criar classificações de contas personalizadas acima. Os controles podem ser vinculados a cada classificação, de acordo com as necessidades da sua conta. Para a melhor proteção, sugerimos a utilização conjunta desses controles, evitando assim qualquer compartilhamento ou divulgação não autorizada de conteúdo sensível.

As opções do menu suspenso disponíveis para seleção incluem:

• Desativar o compartilhamento externo de documentos por e-mail ou por link com qualquer pessoa que não faça parte da sua conta da Lucid.
• Desative a replicação do documento e do conteúdo dentro da tela, incluindo duplicação e copiar e colar externamente.
  • Isso impede a duplicação de elementos na tela. Elementos fora da tela, como o título do documento, ainda podem ser copiados.
  • Caso sua conta possua a Extensão Processos, adicionar um documento a um repositório permite ao usuário sugerir editar. Este processo gera automaticamente uma cópia de trabalho para seguir a sugestão, mesmo quando a opção "desativar replicação" está ativa. O documento copiado herdará o controle "desativar replicação".
• Desativar a publicação de documentos da conta.
• Desative a exportação de documentos da conta.
• Desativar a impressão de documentos da conta dentro da Lucid.

As opções do menu suspenso mencionadas acima impedem o compartilhamento, replicação, incorporação, publicação, exportação ou impressão de documentos no futuro para todos, até mesmo para o proprietário do documento. No entanto, quaisquer ações realizadas antes de um controle de classificação ser definido permanecem inalteradas, e os colaboradores existentes não serão removidos. Assim que o controle for configurado, todos os documentos com a classificação associada terão o controle aplicado. Recomendamos usar o recurso revogar permissões de compartilhamento externo disponível no Discovery se você quiser remover o compartilhamento feito anteriormente.

Para obter informações mais detalhadas sobre como esses controles funcionam e como eles aparecerão para os usuários em sua conta, confira esta publicação da comunidade.

Quando a primeira opção do menu suspenso acima é aplicada a um documento usando um controle de classificação, o acesso externo é bloqueado, mesmo que o documento tenha sido previamente compartilhado com usuários fora da sua conta. Isso significa que, se um usuário externo tentar abrir o documento, ele não terá acesso. Integrações de documentos como Confluence, Google Slides, SharePoint, etc., não são afetadas por esses controles.

Os controles de classificação não removem a visibilidade dos títulos e miniaturas de documentos da página de documentos ou para usuários externos por meio de pastas. Documentos compartilhados diretamente com usuários ou armazenados em pastas que restringem o acesso externo negarão acesso caso um usuário fora da sua conta Corporativa tente acessá-los, mesmo que tenha tido acesso antes da aplicação de uma classificação que impede o compartilhamento externo. No entanto, eles ainda poderão ver o título e a miniatura do documento, a menos que ele seja removido da pasta ou você tenha revogado as permissões de compartilhamento externo para documentos específicos por meio do Discovery.

Configurar status de conta personalizados

Para configurar os valores e as cores de status personalizados para documentos e pastas de equipe na sua conta Corporativa, siga estes passos:

1. Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
2. Selecione a aba Documento ou Pasta da equipe no topo da página, dependendo de qual você deseja gerenciar os status.
3. Se necessário, role para baixo até a seção “Status”.
4. Clique em "Editar" no lado direito da seção "Status".
    
   • A janela modal de Configurações de Status será exibida.
     
5. Selecione + Adicionar status.
6. Clique na caixa com o ponto colorido na extremidade esquerda e selecione uma cor para o status.
7. Informe, na caixa de texto, o nome do valor padrão para o status.
8. Marque a caixa "Lock Content" para impedir qualquer edição adicional dos documentos após a aplicação desse status.
9. Clique em Salvar.

Para apagar o valor de um status, passe o cursor sobre o nome do valor e clique no ícone de lixeira que aparecer à direita. 

Definir status padrão
Para definir um status padrão, siga estes passos:

1. Clique em Editar à direita da seção Status.
   
2. Ao lado de “Status padrão”, clique no menu suspenso.
3. Selecione um status padrão.
4. Clique em Salvar.

O status padrão será aplicado a todos os novos documentos da Lucid criados pelos usuários na conta após a definição do status padrão.

Personalizar atributos de conta personalizados

Se você é proprietário da conta, administrador de conta, administrador de documentos ou administrador do Shield em uma conta Corporativa, pode configurar atributos personalizados que os membros da conta podem usar para rotular e procurar documentos e pastas de equipe. Para configurar um novo atributo para documentos, siga estas etapas:

1. Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
2. Selecione a aba Documento ou Pasta da equipe no topo da página, dependendo de qual você deseja adicionar os atributos.
3. Clique em Adicionar atributo à direita da página. 
   • A janela modal de Configurações de Atributos será exibida.
     
      
4. Dê um nome ao atributo.
5. No menu suspenso, selecione um tipo de entrada.
6. Clique em Salvar.

Designar atributos necessários

Após configurar os atributos personalizados em sua conta, você pode definir certos atributos como obrigatórios para cada novo documento criado em uma pasta de equipe. Para tornar um atributo obrigatório, marque a caixa “Obrigatório” à direita do atributo no painel do administrador.

Com essa configuração ativada, sempre que um membro da conta criar uma nova pasta de equipe ou um novo documento dentro dela, será exibido um menu pop-up solicitando o preenchimento dos atributos obrigatórios.

Utilizar configurações de retenção para gerenciamento de documentos

Proprietário padrão de documentos para usuários excluídos ou sem licença

Quando um usuário é excluído de uma conta Equipe ou Corporativo (ou tem sua licença desativada em uma conta Corporativo), Lucid exige que qualquer documento de sua propriedade seja transferido para um novo proprietário. As contas Corporativo podem definir um proprietário de documento padrão para este processo. Caso não seja definido um titular padrão do documento, o documento será transferido para o Proprietário da conta. Para definir um proprietário de documento padrão, o Proprietário da conta e o administrador de documentos podem seguir estes passos:

1. Selecione Retenção no menu expandido à esquerda.
2. Localize a seção "Documentos de usuários excluídos/sem licença’".

3. Digite ou selecione um usuário nas opções suspensas.

   

4. Clique em Salvar alterações no canto superior direito.

Todos os documentos serão transferidos para este proprietário de documentos padrão quando um usuário for excluído ou tiver sua licença revogada, a menos que especificado de outra forma na página do usuário no Painel do administrador. Para contas Corporativo que utilizam SCIM, a transferência de documentos ocorrerá 24 horas após o cancelamento da licença. Para obter mais informações sobre exclusão e deslicenciamento de usuário, consulte nosso artigoLucid Painel do administrador: gerenciamento de usuários. 

Configuração para exclusão permanente do lixo

Se você é o Proprietário da conta, Administrador de contas, administrador de documentos ou Administrador da Shield em uma conta Corporativo, pode determinar se o usuário pode deletar permanentemente documentos e pastas do Lixo clicando na caixa de seleção. Uma vez que um documento é excluído do lixo, ele é irrecuperável.

Somente as opções disponíveis para a sua conta estarão disponíveis para seleção; as que não estiverem aparecerão em cinza. As opções funcionam da seguinte forma:

• Somente exclusões automáticas significa que os documentos só podem ser excluídos permanentemente do lixo usando a retenção de documentos, conforme explicado na subseção Configurar uma política de retenção de documentos (somente Enterprise Shield) abaixo.
• Tanto as ações dos usuários quanto as exclusões automáticas permite que os documentos sejam excluídos permanentemente do lixo via automação de retenção de documentos e da eliminação manual pelos usuários da conta, conforme explicado na subseção Configurar uma política de retenção de documentos (somente Enterprise Shield) abaixo.
• Somente usuários significa que os usuários ou administradores da conta podem excluir manualmente os documentos do lixo.
• Ninguém significa que um documento na lixeira permanecerá na pasta do lixo indefinidamente, até que o usuário ou administrador o recupere.

Após um documento ser excluído permanentemente, ele não pode ser recuperado ou acessado. No entanto, o nome do documento poderá continuar a aparecer nos registos de auditoria do Enterprise Shield durante o período de retenção de registos de auditoria aplicável de 180 dias.

Configure uma política de retenção de documentos

Crie uma política automatizada para apagar documentos com base em critérios específicos, garantindo a conformidade com os padrões regulatórios e os protocolos internos de gerenciamento de dados. Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Para configurar uma política de inspeção de conteúdo, siga estes passos:

1. Marque a caixa à esquerda de "Excluir documentos automaticamente quando eles atenderem aos seguintes critérios de retenção".
2. Defina o período de retenção desejado dentro das restrições mínimas e máximas permitidas: 
   • 30–999 dias
   • 1–180 meses
   • 1–15 anos
3. No menu suspenso, escolha se o período de retenção deve ser baseado na data de criação ou na data da última modificação. 
4. Escolha entre "Documentos no lixo" ou "Todos os documentos (incluindo os do lixo)" para definir quais documentos serão afetados quando os critérios de retenção forem atendidos.

O proprietário da conta, administradores de documentos e administradores do Shield são notificados por e-mail sempre que uma nova política de retenção de conta é criada ou uma política existente é modificada. Recomendamos fortemente que crie e modifique as políticas de retenção com cautela. Uma política de retenção configurada incorretamente pode levar à exclusão imediata e permanente de dados. Depois que um documento é excluído permanentemente do lixo, ele não pode ser recuperado.

Para ajudar a mitigar esse risco, se você configurar uma política com “Todos os documentos”, verá este aviso: “Esta política permite que a Lucid exclua de maneira imediata e permanente os arquivos que já ultrapassam o período de retenção quando você envia a política. Estes documentos podem incluir dados que os usuários esperam manter. Não salve até ter certeza de que a política está configurada corretamente.

Acessar inspeção de conteúdo

O recurso de inspeção de conteúdo permite que os administradores criem uma política de inspeção de conteúdo e monitorem os resultados. Esse recurso está disponível para o proprietário da conta, administradores de documentos e administradores do Shield. Continue lendo para obter mais informações.

Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Criar uma política de inspeção de conteúdo

Esse recurso coloca todos os documentos da sua conta em uma fila para examinar categorias específicas de dados confidenciais. Para configurar uma política de inspeção de conteúdo:

1. Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
2. Clique na aba Política na parte superior da página.
3. Ative a opção “Enfileirar documentos para varredura”.

Lucid começará a escanear sua conta em busca de conteúdo contendo dados sensíveis no documento e rotular esses dados com um conjunto pré-determinado de categorias sensíveis. Após a digitalização inicial, Lucid inspeciona apenas documentos modificados. Além disso, toda vez que você adicionar ou atualizar seus infotipos personalizados, vamos reescanear todo o documento da conta para o(s) termo(s) personalizado(s).

Os seguintes objetos estão incluídos nas verificações de inspeção de conteúdo:

• Formas
• Caixas de texto
• Notas adesivas
• Comentários

Personalize sua política de inspeção de conteúdo

Depois de ativar uma política de inspeção de conteúdo, você tem a opção de personalizar as categorias e os tipos de informações associados seguindo estas etapas:

1. Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
2. Clique na aba Política na parte superior da página.
3. Clique em qualquer linha de categoria sensível para visualizações dos infotipos associados a uma determinada categoria de sensibilidade. 
4. Clique em Editar à extrema direita da seção "Selected sensitive categories and info types" (Categorias sensíveis e tipos de informação selecionados).
5. Personalize a política usando estes métodos:
    
   • Clique no botão à direita de uma categoria de sensibilidade para desativar a verificação de toda essa categoria, incluindo todos os tipos de informações que ela contém.
   • Desmarque quaisquer infotipos específicos que você não queira que sejam verificados.
     
6. Clique em Salvar na parte inferior da janela modal.

Para acessar as categorias confidenciais que você desativou, clique no menu suspenso "Categorias inativas" ou "Todas as categorias". Para reativar uma categoria inativa, siga os passos descritos acima em "Personalizar sua política de inspeção de conteúdo" para ativar novamente a categoria de sensibilidade.

Adicionar infotipo personalizado

Embora nossa ferramenta Discovery permita que você realize buscas manuais e pontuais por frases exatas (como "Projeto X"), agora você pode automatizar esse processo na Inspeção de Conteúdo. Ao adicionar um infotipo personalizado, você pode monitorar continuamente o documento da sua organização em busca de palavras-chave proprietárias, nomes específicos de projetos ou frases únicas. 

Uma vez configurado, nosso sistema fará varreduras repetidas e contínuas em seu ambiente em busca dos infotipos personalizados, sinalizando automaticamente quaisquer detecções diretamente no seu painel de Inspeção de Conteúdo. 

Adicione um infotipo personalizado seguindo estes passos:

1. Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
2. Clique na aba Política na parte superior da página.
3. Clique em Adicionar infotipos personalizados no canto superior direito das tabelas.     
4. Digite os termos ou frases que deseja pesquisar, usando aspas. Cada infotipo personalizado deve ser único.
   • Você pode definir até 30 infotipos personalizados para inspeção de conteúdo em toda a sua conta. 
     
5. Clique em Próximo: Impacto pré-visualização na parte inferior do modal para revisar e confirmar seus novos infotipos personalizados.
   • Se um infotipo personalizado retorna mais de 5.000 documentos, ele é amplo demais para ser salvo para uma varredura contínua e contínua. Para esses termos de alto volume, recomendamos o uso da nossa busca por palavras-chave do Discovery para verificações manuais únicas.
6. Clique em Confirmar alterações.

Uma vez confirmado, o documento será escaneado para esses termos. Salvar infotipos personalizados novos ou atualizados automaticamente aciona uma nova varredura do seu documento existente. Pode levar até dois dias para que os resultados iniciais sejam totalmente preenchidos no seu painel.

Acessar resultados da inspeção de conteúdo

Você pode acessar os resultados das suas verificações de inspeção de conteúdo seguindo estas etapas:

1. Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
2. Clique na guia Resultados na parte superior da página.

A partir daqui, você pode revisar as correspondências de dados confidenciais detectadas por documento. O título, o proprietário e todas as classificações associadas ao documento são representados. Você também pode ver quais categorias confidenciais aparecem no conteúdo do documento, bem como o número de correspondências de dados confidenciais.

Nesta página, você pode executar as seguintes ações:

• Você pode filtrar seus resultados visualizações usando as quatro opções de filtros no topo da página: Categoria & infotipo, Acesso externo, Proprietário e Classificação. Para encontrar rapidamente correspondências para suas palavras-chave proprietárias, use os filtros "Categoria & infotipo" para selecionar a política "Custom". Uma vez aplicado, você pode visualizar o documento relevante nas tabelas.
  
• Marque a(s) Caixa(s) associadas a(s) documento(s) e depois selecione Ações e, no menu suspenso, clique em Revisar dados sensíveis. Alternativamente, você pode clicar no título do documento para revisar detecções de dados sensíveis.
  • Uma janela pop-up será exibida, mostrando todas as ocorrências de dados sensíveis.
• Nas opções do menu suspenso sob o botão Ações, você pode acessar recursos adicionais, como transferir a propriedade dos documentos, gerenciar a localização de documentos, revogar qualquer tipo de acesso externo e editar as classificações. Para obter uma visão geral do significado de cada uma dessas seleções, consulte as opções relacionadas disponíveis no Discovery, conforme explicado na seção Discovery acima.

visualizações e logs de auditoria de exportação

Os registros de auditoria da Lucid fornecem acesso a um registro dos principais eventos em toda a sua conta.
O recurso de log de auditoria permite ao Administrador visualizar logs de eventos-chave em toda a sua conta e exportar eventos em formato CSV ou JSON. Esse recurso está disponível para o Proprietário da conta, Administrador de Contas e Administrador Shield.

Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Você pode filtrar eventos por um ou mais dos seguintes critérios: Começar e data de término, tipo de evento e ator. Após os filtros, você pode visualizar os resultados nas tabelas para qualquer período nos últimos 180 dias.

Para filtros e visualizações logs:

1. Selecione "Registros de auditoria" no menu à esquerda.
2. Use o seletor de datas para selecionar o período desejado nos últimos 180 dias.
3. filtra para o(s) tipo(s) de evento e/ou ator(es) desejado(s)
4. Clique em Pesquisar.
5. Abaixo dos critérios de busca, os tabelas serão atualizados com os eventos relevantes que correspondem aos seus critérios de busca (até 10.000 eventos).
   • Se quiser ajustar suas colunas de tabelas, no canto superior direito dos resultados de busca do Registro de Auditoria, selecione o ícone de gerenciar colunas para marcar ou desmarcar a Caixa associada à coluna que deseja que apareça nas suas tabelas.
6. Clique em qualquer evento para abrir os detalhes do seu registro de auditoria no painel direito.

No painel de detalhes do evento, você tem a capacidade de visualizar informações mais detalhadas sobre o evento. Para copiar o JSON do evento, clique no ícone de copiar ou abra o JSON em uma nova guia. 

Se você quiser exportar todos os eventos retornados, pode exportar os resultados em formato JSON ou CSV usando o botão Exportar no canto superior direito das tabelas.

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