Wykorzystaj Lucid Suite, aby zjednoczyć swój zespół i zwiększyć produktywność. W tym artykule znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby skonfigurować konto Enterprise, dostosować środowisko użytkownika i zarządzać kontem przez cały jego cykl życia.
Chociaż większość ustawień konta możesz dostosować w panelu administracyjnym, niektóre ustawienia, takie jak kontrola domeny, wymagają pomocy ze strony Lucid, jak wyjaśniono w odpowiedniej sekcji poniżej.
Aby utworzyć nowe konto Enterprise lub uaktualnić istniejące konto Lucid do wersji Enterprise, zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym aktualizacji konta Lucid . Po uaktualnieniu do wersji Enterprise wróć i przeczytaj ten artykuł, aby skonfigurować swoje konto.
Skonfiguruj swoje konto
Witamy na Twoim nowym koncie Lucid Suite Enterprise! Aby rozpocząć, przejdź do panelu administracyjnego Lucid i czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak dostosować ustawienia niezbędne do zarządzania Twoim kontem. Przed dodaniem użytkowników pamiętaj o wykonaniu opisanych tutaj kroków konfiguracji konta.
Na tym etapie określasz, jakie metody logowania mają być włączone dla użytkowników i jaka będzie domyślna metoda uwierzytelniania, gdy użytkownicy dołączą do konta. Możesz także dostosować żądane ustawienia licencji i zapoznać się z instrukcjami przygotowania sieci, aby zapewnić Lucid komunikacji przez zaporę sieciową.
Aby uzyskać dostęp do panelu administracyjnego, wykonaj następujące kroki:
- Zaloguj się na konto Lucid.
- Z menu po lewej stronie wybierz opcję Administrator .
- Na wyświetlonej stronie konfiguracji zespołu wpisz nazwę swojego konta i kliknij opcję Utwórz zespół.
- Ten krok tworzenia nazwy zespołu musisz wykonać jedynie przy pierwszym dostępie do panelu administracyjnego. Podczas kolejnych wizyt zostaniesz automatycznie przekierowany na stronę Przegląd .
Ustaw metody logowania
Ustawiając metody logowania na koncie, pamiętaj o określeniu domyślnej metody uwierzytelniania, której użytkownicy muszą używać podczas logowania.
Jeśli masz włączoną kontrolę domeny, domyślna metoda uwierzytelniania w celu weryfikacji tożsamości użytkowników musi być zgodna z domyślną metodą logowania użytkownika ustawioną dla konta. Zdecydowanie zalecamy włączenie kontroli domeny, aby zwiększyć standard bezpieczeństwa w Twojej organizacji, w tym wymóg weryfikacji tożsamości użytkownika przed dodaniem go do Twojego konta Lucid Enterprise.
Uwaga: ze względu na wymogi bezpieczeństwa związane z kontrolą domeny, musisz skontaktować się ze swoim Menedżerem konta, Menedżerem ds. sukcesu klienta lub skontaktować się z działem sprzedaży , aby poprosić o konfigurację.
Dostosuj ustawienia licencjonowania
Na stronie Ustawienia licencji w panelu administracyjnym możesz:
- Określ, czy nowi użytkownicy dołączający do konta otrzymują licencję automatycznie, czy też wymagają ręcznego zatwierdzenia przez administratora.
- Określ, czy żądania licencji od istniejących użytkowników są przyznawane automatycznie, czy też wymagają ręcznego zatwierdzenia przez administratora.
- Wskaż, czy chcesz, aby dodatkowe licencje były automatycznie dodawane do Twojego konta Enterprise po ich wyczerpaniu.
- Dostosuj okno dialogowe żądania licencji.
- Ustaw preferencje powiadomień administratora.
Aby zapoznać się ze wszystkimi krokami automatycznego dodawania licencji do konta w przypadku ich wyczerpania, zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym automatycznej aktualizacji .
Przygotuj swoją sieć
Jeśli filtrujesz ruch przez zaporę sieciową według domeny lub zakresów adresów IP, zapoznaj się z naszym artykułem Przygotuj swoją sieć dla użytkowników Lucid .
Dodawaj i licencjonowaj użytkowników
Po zakończeniu wstępnej konfiguracji konta, w tym skonfigurowaniu ustawień licencjonowania odpowiednio do potrzeb konta, możesz przystąpić do dodawania użytkowników. Możesz dodawać użytkowników i zarządzać licencjami z panelu administracyjnego Lucid lub za pośrednictwem obsługiwanego dostawcy tożsamości poprzez SCIM. Przeczytaj poniższe sekcje, aby zapoznać się z procesem dla każdej opcji.
Uwaga: możesz dodawać użytkowników z panelu administracyjnego Lucid lub za pośrednictwem obsługiwanego dostawcy tożsamości poprzez SCIM — ale nie jedno i drugie. Jeśli masz włączoną funkcję SCIM, wszelkie licencje użytkowników, które wykonasz ręcznie w panelu administracyjnym, zostaną nadpisane w następnym cyklu udostępniania SCIM.
Z panelu administracyjnego Lucid
Z panelu administracyjnego Lucid dodaj użytkowników według adresu e-mail, domeny lub importu CSV. Możesz:
- Utwórz nowe konto Lucid dla nowego użytkownika. Dla użytkownika zostanie utworzone nowe konto, które zostanie automatycznie dodane do konta Enterprise
- Dodaj użytkownika z istniejącym kontem Lucid. Użytkownicy posiadający istniejące konta otrzymają wiadomość e-mail z zaproszeniem, którą muszą zaakceptować, aby móc zostać dodani do konta.
Nasz panel administracyjny Lucid: artykuł dotyczący zarządzania użytkownikami zawiera instrukcje dotyczące każdej z tych opcji.
Uwaga: nowo utworzeni użytkownicy dodani do konta Enterprise bez licencji nie otrzymają zaproszenia do dołączenia do tego konta. Zamiast tego są bezproblemowo dodawani i witani powitalnym e-mailem po pierwszym logowaniu.
Po dodaniu użytkowników do konta możesz przypisać im licencje Lucid Suite i Lucidscale w zależności od wymaganego poziomu dostępu. Dodaj także użytkowników o ograniczonym dostępie — ci użytkownicy nie są uwzględniani w liczbie licencji, ale mają dostęp wyłącznie do komentarzy do udostępnionych im dokumentów. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z artykułem Użytkownicy z ograniczonym dostępem na koncie Enterprise .
Przez SCIM
Korzystanie ze standardu SCIM zwiększa bezpieczeństwo konta, upraszcza logowanie użytkownika między aplikacjami i rozszerza możliwości zarządzania licencjami. Zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym przeglądu standardu SCIM , aby uzyskać listę obsługiwanych dostawców SCIM i link do powiązanej z nimi dokumentacji, aby zapoznać się z krokami konfiguracji.
Zarządzaj użytkownikami
Zarządzanie użytkownikami jest kluczową funkcją konta Przedsiębiorstwo. Przeczytaj tę sekcję, aby uzyskać instrukcje dotyczące przypisywania ról administratora określonym użytkownikom na koncie Lucid , określania, do kogo zostaną przeniesione dokumenty po usunięciu użytkowników lub cofnięciu im licencji, a także tworzenia grup organizacyjnych /utworz/ w celu organizowania użytkowników. Aby wykonać te czynności, postępuj zgodnie z instrukcjami w panelu administracyjnym Lucid w przypadku ręcznego zarządzania kontem lub za pośrednictwem SCIM, jeśli zarządzasz swoim kontem za pomocą dostawcy tożsamości.
Przypisz role administratora
Przypisywanie ról administratora innym użytkownikom pomaga usprawnić zarządzanie kontem. Role, które możesz przypisać innym osobom na swoim koncie to:
- Administrator konta
- Administrator ds. rozliczeń
- Administrator dokumentów
- Administrator grupy organizacyjnej
- Administrator szablonów
Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach i ograniczeniach każdej roli administratora, zapoznaj się z panelem administracyjnym Lucid: artykuł o rolach administratora .
Zaplanuj przyszłe zmiany własności
Jeśli własność konta musi zostać przeniesiona na innego użytkownika, na przykład w przypadku przeniesienia obowiązków lub opuszczenia firmy przez właściciela konta, upewnij się, że własność zostanie przeniesiona przed przeniesieniem odpowiedzialności, aby uniknąć zakłóceń w produktywności zespołu. Aby zapoznać się z instrukcjami, zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym zmiany właściciela konta .
Wskazówka: pamiętaj, że tylko właściciel konta może ponownie przypisać własność konta innemu użytkownikowi konta.
/utworz/ grupy organizacyjne do organizowania użytkowników
Aby ułatwić sobie zarządzanie kontem, możesz tworzyć grupy i podgrupy organizacyjne, aby organizować użytkowników, zarządzać licencjami i ustawiać uprawnienia udostępniania. Ponadto odpowiedzialność za zarządzanie określoną grupą można przypisać administratorowi grupy organizacyjnej. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Panel administracyjny Lucid: Zarządzanie grupą .
Ustaw domyślnego właściciela dokumentu
Kiedy użytkownicy zostaną usunięci lub cofnięta im licencja (co dowiesz się, jak to zrobić w następnej sekcji), wszelkie posiadane przez nich dokumenty muszą zostać przekazane nowemu właścicielowi. Możesz wybrać domyślnego właściciela dokumentów dla swojego konta — na tego użytkownika zostaną przeniesione wszystkie dokumenty, chyba że określono inaczej, gdy administrator usunie lub cofnie licencję pojedynczemu użytkownikowi. Dzięki temu wszystkie dokumenty zostaną przesłane do zaufanego użytkownika Lucid. Upraszcza to również proces przenoszenia, ponieważ nie wymaga wkładu żadnej osoby w celu otrzymania dokumentów za każdym razem, gdy użytkownik zostanie usunięty lub cofnięta mu licencja.
Sprawdź panel administracyjny Lucid: Ustawienia zgodności, aby uzyskać instrukcje dotyczące przypisywania lub zmiany domyślnego właściciela dokumentu na Twoim koncie.
Uwaga: jeśli dezaktywujesz użytkownika za pomocą SCIM, zamiast cofać licencję lub usuwać, nie musisz przenosić jego dokumentów.
Usuń lub cofnij licencję użytkownikom
Jako właściciel konta Enterprise masz możliwość usuwania użytkowników lub odbierania im licencji. Usunięcie użytkownika powoduje trwałe zamknięcie jego konta Lucid, natomiast usunięcie licencji powoduje, że pozostaje on na koncie Lucid jako użytkownik o ograniczonym dostępie. Użytkownicy o ograniczonym dostępie mogą przeglądać i komentować dokumenty, ale nie mogą wprowadzać żadnych innych zmian i nie są uwzględniani w liczbie licencji.
Niezależnie od tego, czy usuniesz użytkownika, czy cofniesz mu licencję, podczas procesu usuwania lub cofania licencji musisz przenieść własność jego dokumentów na innego licencjonowanego użytkownika. Instrukcje dotyczące konfigurowania domyślnego właściciela dokumentu znajdują się w powyższej sekcji.
Z panelu administracyjnego Lucid
Aby uzyskać instrukcje dotyczące usuwania lub cofania licencji użytkownikom z panelu administracyjnego Lucid, zapoznaj się z naszym panelem administracyjnym Lucid: artykuł o zarządzaniu użytkownikami .
Przez SCIM
Jeśli korzystasz z SCIM, zapoznaj się z naszym artykułem Przegląd SCIM , aby znaleźć dokumentację i instrukcje dotyczące konkretnego dostawcy tożsamości.
Uwaga: jeśli masz włączoną opcję SCIM, upewnij się, że cofnąłeś licencję lub usunąłeś użytkowników za pośrednictwem swojego dostawcy tożsamości. Wszelkie licencje użytkowników, które wykonasz ręcznie w panelu administracyjnym, zostaną nadpisane w następnym cyklu udostępniania SCIM.
Dodaj więcej licencji
Możesz kupić dodatkowe licencje na stronie Przegląd panelu administracyjnego. Aby dowiedzieć się więcej i postępować zgodnie z instrukcjami, zapoznaj się z naszym artykułem Dodaj więcej licencji Lucid .
Dostosuj doświadczenie użytkownika
Gratulacje! Twoje konto korporacyjne jest teraz pomyślnie skonfigurowane. Ta sekcja przeprowadzi Cię przez ustawienia, które możesz dostosować, aby zapewnić użytkownikom dostęp do dodatkowych funkcji i zintegrować Lucid z innymi już używanymi produktami i aplikacjami.
Skonfiguruj integracje obejmujące całe konto
Lucid oferuje różnorodne integracje. Niektóre muszą zostać skonfigurowane przez administratorów za pośrednictwem panelu administracyjnego przed użyciem, a niektóre mogą zostać skonfigurowane bezpośrednio przez użytkowników. Zapoznaj się z instrukcjami artykułu Lucid Integration Marketplace , jak uzyskać dostęp do Integrations Marketplace ze strony głównej Lucid. Można tam zobaczyć pełną listę wszystkich ofert wraz z łączami do powiązanych artykułów w Centrum pomocy, w których można dowiedzieć się więcej.
Zarządzaj funkcjami użytkownika
Możesz włączyć lub wyłączyć funkcje takie jak przechowywanie w trybie offline, Collaborative AI i kontrola programisty dla całego konta. Instrukcję znajdziesz w naszym panelu administracyjnym Lucid: Artykuł dotyczący ustawień zabezpieczeń .
Określ ustawienia edytora
Ustawienia edytora obejmują możliwość wyłączenia czatu, wyszukiwania obrazów i ikon oraz szablonów standardowych. Na tej stronie panelu administracyjnego możesz także przesyłać czcionki marki, które mają być dostępne dla wszystkich licencjonowanych użytkowników Twojego konta Enterprise. Sprawdź panel administracyjny Lucid: artykuł dotyczący ustawień zabezpieczeń, aby uzyskać szczegółowe informacje.
Ustaw dostęp do folderu zespołu
Zarządzaj ustawieniami folderu Zespół na stronie Bezpieczeństwo w panelu administracyjnym, jak wyjaśniono w artykule Lucid panel administracyjny: Ustawienia zabezpieczeń. W tym miejscu możesz ograniczyć tworzenie folderów Zespołu.
Więcej informacji na temat tego, czy chcesz mieć dostęp dla swoich użytkowników, znajdziesz w artykule Tworzenie folderów zespołu .
Dodatkowe możliwości właściciela konta
Teraz, gdy Twoje konto jest skonfigurowane w sposób, który jest najbardziej sensowny dla Twojej organizacji, możesz przejść do codziennego zarządzania swoim kontem Lucid.
W tej sekcji zapoznasz się z dodatkowymi opcjami zarządzania kontem, które można wykorzystać do skutecznego zarządzania kontem, niezależnie od tego, co się wydarzy. Obejmuje to takie funkcje, jak wyszukiwanie dokumentów i zarządzanie nimi za pomocą usługi Document Discovery, zarządzanie subskrypcją, dostosowywanie atrybutów dokumentów, uzyskiwanie dostępu do danych o użytkowaniu i korzystanie z dodatkowych funkcji, takich jak KMS i szkolenia.
Użyj wykrywania dokumentów
Document Discovery umożliwia wyszukiwanie, przeglądanie i edytowanie uprawnień udostępniania wszystkich dokumentów znajdujących się na Twoim koncie. Dodatkowo możesz pobrać plik CSV z metadanymi dokumentów, przywrócić usunięte dokumenty, przenieść własność dokumentów, przenieść dokumenty do folderów zespołu i cofnąć uprawnienia do udostępniania zewnętrznego określonych dokumentów.
Dowiedz się więcej o Document Discovery w naszym panelu administracyjnym Lucid: Ustawienia zgodności.
Zarządzaj informacjami o subskrypcji i rozliczeniach
Zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym przeglądu planów i rozliczeń, aby uzyskać pełną listę wszystkich zasobów subskrypcji; w tym zarządzanie planem Lucid, rozwiązywanie problemów z płatnościami, aktualizowanie informacji rozliczeniowych, uzyskiwanie dostępu do faktur lub ich modyfikowanie oraz weryfikacja informacji podatkowych.
Aby kupić dodatkowe licencje, zapoznaj się z instrukcjami w naszym artykule Dodaj więcej licencji Lucid .
Dostosowywanie atrybutów i statusów dokumentów
Możesz skonfigurować atrybuty i przypisać niestandardowe statusy i klasyfikacje dla dokumentów i folderów Zespołu na swoim koncie. Dowiedz się więcej w naszym panelu administracyjnym Lucid: Ustawienia zgodności.
Określ dziedzictwo konta
Aby zobaczyć kroki anulowania planu lub całkowitego usunięcia konta Przedsiębiorstwo i usunięcia konta i danych osobowych z Lucid Software, zapoznaj się z naszymi artykułami.
Aby zamiast tego przenieść własność konta na innego użytkownika, wykonaj czynności opisane w sekcji Zmiana właściciela konta.
Funkcjonalność dodatkowa
- Dane dotyczące użytkowania: Aby uzyskać informacje o tym, skąd pobrać plik CSV z danymi użytkownika oraz plik PDF z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi raportu Przeczytaj, zapoznaj się z naszym artykułem Witamy w panelu administracyjnym Lucid .
- KMS: Aby dowiedzieć się, jak używać usługi zarządzania kluczami Lucid do kontrolowania własnych kluczy szyfrowania w celu uzyskania dodatkowej warstwy bezpieczeństwa, zapoznaj się z naszym panelem administracyjnym Lucid: artykuł dotyczący ustawień zabezpieczeń , w którym znajdziesz informacje i kolejne kroki.
- Szkolenia dostosowane do potrzeb: możesz kupić szkolenia na miejscu, szkolenia niestandardowe, dostosowane seminaria internetowe i usługi wdrożeniowe, aby zwiększyć wartość i zwrot z konta Lucid. Aby rozpocząć, skontaktuj się ze swoim Account Managerem, Customer Success Managerem lub skontaktuj się z Działem Obsługi Profesjonalnej.
Zasoby
Zapoznaj się z tymi dodatkowymi zasobami, aby poszerzyć swoją wiedzę i zapoznać się z zarządzaniem nowym kontem Enterprise. Zasoby te są dostępne wyłącznie w języku angielskim.
Post społecznościowy
Twój pierwszy przystanek: rozwiązywanie problemów administracyjnych: sprawdź ten post, aby uzyskać pomoc dotyczącą typowych problemów lub zadać pytanie.
Laboratorium szkoleniowe
Szkolenie Lucid Admin Training: Weź udział w tym kursie, aby uzyskać interaktywne wyjaśnienie swoich możliwości administratora i otrzymać odznakę Lucid Builder.
Przekaż opinię na temat tego artykułu
Masz opinię na temat tego artykułu? Opowiedz nam o swoich doświadczeniach tutaj.