Utwórz foldery zespołu

Obejrzyj: Zarządzaj folderami zespołu

Informacje o folderach zespołu

Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby zobaczyć w skrócie, co użytkownicy i administratorzy mogą zrobić z różnymi uprawnieniami dostępu do folderu zespołu:

*Administratorzy z dostępem do usługi Document Discovery mogą przeglądać wszystkie dokumenty na koncie, niezależnie od uprawnień dostępu do danego dokumentu. Administratorzy bez uprawnień do dokumentów muszą mieć co najmniej uprawnienia „Wyświetlanie” do folderu lub dokumentu w zespole, aby móc je przeglądać na liście dokumentów.

Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat uprawnień dostępu do folderów zespołu:

• Tylko właściciel konta i administrator konta mogą przenosić foldery do folderu zespołu.
• Właściciel konta i administrator konta mogą zawsze przenosić dokumenty do i z folderu zespołu, niezależnie od swoich uprawnień. Użytkownicy mogą przenieść dokument lub tablicę z folderu zespołu tylko wtedy, gdy mają co najmniej uprawnienia do edycji w folderze zespołu.
  • Jeśli miejscem docelowym dokumentu lub tablicy jest inny folder zespołu, użytkownik musi mieć co najmniej dostęp "Edytuj" do tego folderu zespołu, aby przenieść tam dokument. Jeśli miejscem docelowym jest folder standardowy, użytkownicy potrzebują dostępu "Edytuj i udostępniaj" dla folderu standardowego.
• Gdy użytkownik z uprawnieniami co najmniej "Edycja" przenosi dokument lub tablicę z folderu zespołu do swoich dokumentów osobistych, staje się nowym właścicielem dokumentu.
• Użytkownicy nigdy nie będą mieli mniej uprawnień do dokumentu lub tablicy w folderze zespołu niż do samego folderu zespołu. Lucid domyślnie ustawia najwyższy poziom uprawnień dostępu spośród tych dwóch.
  • Na przykład użytkownicy z uprawnieniami "Edytuj" w folderze zespołu mają dostęp do edycji wszystkich dokumentów w folderze zespołu i nie mogą być ograniczeni do dostępu "Wyświetl" do poszczególnych dokumentów.
  • Użytkownicy z uprawnieniami "Widok" do folderu zespołu mogą jednak otrzymać uprawnienia "Edycja" do określonych dokumentów w tym folderze zespołu.
• Jeśli dokument z folderu udostępnionego zostanie przeniesiony do folderu zespołu, współpracownicy w folderze udostępnionym utracą dostęp, a współpracownicy w folderze zespołu uzyskają dostęp.
  • Jeśli dokument zostanie udostępniony bezpośrednio współpracownikowi, zachowa on do niego dostęp.
• Nawet jeśli jesteś pierwotnym twórcą dokumentu lub tablicy w folderze zespołu, możliwe jest, że utracisz dostęp do tego dokumentu lub tablicy, jeśli zostaniesz usunięty z folderu zespołu.

Różnica między folderami zespołu a folderami udostępnionymi

Zarówno foldery zespołu, jak i foldery udostępnione umożliwiają współpracę. Główną różnicą między folderem zespołu a folderem udostępnionym jest własność. Folder zespołu jest własnością konta, podczas gdy folder udostępniony jest własnością osoby fizycznej. Z tego powodu folder zespołu nie może istnieć w folderze udostępnionym. Z folderami zespołu:

• Możesz łatwiej przyznawać użytkownikom dostęp do dokumentów Lucid, których potrzebują. Foldery zespołu mogą być dostępne dla wszystkich użytkowników, grupy użytkowników i poszczególnych użytkowników.
• Nie utracisz żadnych dokumentów dodanych przez użytkownika do folderu zespołu, jeśli zostanie on usunięty z konta lub przeniesiony do innego zespołu. Mogą oni zostać usunięci, a ich dokumenty pozostaną na koncie Enterprise, ponieważ folder zespołu i jego zawartość są własnością konta. I odwrotnie, jeśli użytkownik na Twoim koncie jest właścicielem folderu udostępnionego i odejdzie z firmy, możesz utracić dostęp do jego dokumentów, ponieważ jest on właścicielem folderu udostępnionego i jego zawartości.

Lucid poważnie traktuje własność dokumentów. Aby upewnić się, że nie utracisz dostępu do ważnych dokumentów zespołu, ważne jest, aby uprawnienia i własność były skonfigurowane w sposób, który ma największy sens dla Twojej organizacji.

Podsumowując, używaj folderów zespołu, gdy chcesz, aby folder i jego zawartość były własnością konta. Możesz przyznać dostęp do konta użytkownikom lub grupom użytkowników. Używaj folderów udostępnionych, gdy chcesz określić jednego użytkownika jako właściciela folderu i jego zawartości.

Twórz i udostępniaj foldery zespołu

Przeczytaj poniższe sekcje, aby dowiedzieć się, jak utworzyć folder zespołu, dodać lub przenieść do niego dokumenty Lucid i udostępnić go współpracownikom.

Utwórz folder zespołu

Aby utworzyć nowy folder zespołu, wykonaj następujące kroki:

1. Na stronie głównej Lucid wybierz +Nowy w lewym górnym rogu.
2. Najedź kursorem na „Folder” w menu rozwijanym.
3. Wybierz folder zespołu.
4. Wpisz nazwę folderu zespołu.
5. Kliknij przycisk OK.

Aby dodać dokumenty do folderu zespołu, możesz

• Przenieś istniejący dokument, którego jesteś właścicielem, do folderu zespołu.
• Utwórz nowy dokument lub tablicę w folderze zespołu.

Tylko administrator może przenosić foldery do folderu zespołu. Jeśli nie jesteś administratorem i chcesz przenieść folder do folderu zespołu, udostępnij folder administratorowi konta i poproś go o przeniesienie go do folderu zespołu.

Udostępnij folder zespołu

Jeśli masz uprawnienia dostępu "Edytuj i udostępniaj" do folderu zespołu, udostępnij folder zespołu współpracownikom, wykonując poniższe czynności:

1. Najedź kursorem na folder zespołu.
2. Wybierz ikonę Więcej opcji.
3. Najedź kursorem na " Share ".
4. Kliknij opcję Udostępnij.
5. W sekcji "Indywidualny dostęp" dodaj osoby lub grupy Lucid, którym chcesz udostępnić, lub włącz opcję generowania linku do udostępniania.
6. Ustaw uprawnienia z listy rozwijanej po prawej stronie.
   
7. Kliknij przycisk Zaproś.

Dostosuj uprawnienia dostępu do folderu zespołu

Aby zmienić uprawnienia dostępu do folderu zespołu dla siebie lub współpracownika, potrzebujesz uprawnienia "Edytuj i udostępniaj" w folderze zespołu.

Przejrzyj i dostosuj uprawnienia poszczególnych osób i grup, wykonując poniższe czynności:

1. Przejdź do strony głównej Lucid.
2. Z menu po lewej stronie wybierz opcję Dokumenty.
3. Wybierz z listy rozwijanej folder zespołu.
4. Znajdź folder Zespół i wybierz ikona Więcej opcji.
5. Najedź kursorem na " Share ".
6. Kliknij opcję Udostępnij.
7. W wyświetlonym oknie wybierz opcję Zarządzaj w prawym dolnym rogu.
8. Użyj listy rozwijanej, aby dostosować uprawnienia dla użytkowników i grup indywidualnych.
   
9. Kliknij przycisk Gotowe.

Aby usunąć siebie lub inną osobę z listy współpracowników, postępuj zgodnie z instrukcjami powyżej aż do kroku 5 i kliknij ikonę X po prawej stronie nazwy.

Usuń folder zespołu

Aby usunąć folder zespołu, musisz mieć co najmniej uprawnienia do edycji tego folderu zespołu. Jeśli nie możesz usunąć folderu zespołu, prawdopodobnie administrator Twojego konta ograniczył dostęp do tworzenia folderu zespołu. 

Aby usunąć folder zespołu:

1. Najedź kursorem na folder zespołu.
2. Wybierz ikonę Więcej z trzema kropkami.
3. Z wyświetlonego menu wybierz opcję Przenieś do kosza.

Gdy usuniesz folder zespołu, folder i znajdujące się w nim dokumenty zostaną przeniesione do kosza dla wszystkich współpracowników folderu zespołu - nie tylko dla osoby, która je usunęła. Tylko użytkownicy z dostępem "Edytuj" lub wyższym mogą przywrócić usunięty folder zespołu i jego zawartość z kosza.

Jeśli nie chcesz trwale usunąć folderu Zespołu, a zamiast tego chcesz usunąć siebie jako współpracownika, musisz najpierw dodać innego współpracownika i przyznać mu dostęp „Edycja i udostępnianie”, zanim usuniesz swoje uprawnienia. Szczegółowe instrukcje znajdziesz w sekcji „Dostosowywanie uprawnień dostępu do folderu Zespołu ”.

Dla administratorów: Zarządzaj ustawieniami folderów zespołu

Aby uzyskać dostęp do ustawień administratora dotyczących zarządzania folderami zespołu w panelu administracyjnym Lucid:

1. Wybierz opcję Administrator z menu Lucid po lewej stronie.
2. Kliknij Bezpieczeństwo.
3. Z menu rozwijanego wybierz opcję Sterowanie funkcjami.

Przeprowadź migrację folderu Zespół do folderu Centrum zespołu

Możesz przenieść jeden lub więcej folderów Zespołu do zespołu Centrum, aby przechowywać dokumenty i foldery w centralnej lokalizacji. Po zakończeniu nie można tego cofnąć - nie możesz przywrócić folderu z powrotem do folderu Zespół.

Aby przenieść folder Zespół do zespołu Centrum, wykonaj następujące kroki:

1. Na stronie Dokumenty konta Lucid wybierz Zespół folderów z menu nawigacyjnego po lewej stronie.
   
2. Wybierz folder Zespół, który chcesz przenieść do zespołu Centrum.
   • Jeśli chcesz migrować więcej, możesz wybrać więcej w kroku 4.
3. Trzask ikonę Przenieś do zespołu znajdującą się na dole miniatury.
4. Wybierz dodatkowe foldery Zespół, aby przenieść je do Centrum zespołu, jeśli masz ich więcej niż jeden.
5. Kliknij Kontynuuj.
6. W sekcji "Wybierz zespół" wybierz zespół z listy rozwijanej lub kliknij + Nowy zespół, aby utworzyć nowy zespół.
7. Kliknij Kontynuuj.
8. Jeśli współpracownicy w folderze Zespół nie są jeszcze członkami zespołu Centrum, użyj menu rozwijanego w sekcji "Sprawdź uprawnienia", aby określić, czy dodać ich do nowego zespołu, czy nie, a następnie kliknij przycisk Kontynuuj.
   • Panel "Sprawdź uprawnienia" pojawia się tylko wtedy, gdy współpracownicy folderu Zespół nie są jeszcze członkami Centrum zespołu.
9. Kliknij Przenieś.

Członkowie Zespołu mogą teraz uzyskać dostęp do zmigrowanych folderów Zespołu w swoim folderze "Shared with me" lub na stronie Centrum zespołu Documents.

Przekaż opinię na temat tego artykułu