Maak gebruik van de Lucid Suite om uw team op één lijn te brengen en de productiviteit te verhogen. Dit artikel bevat alles wat u nodig heeft om uw Enterprise-account te configureren, de gebruikerservaring aan te passen en uw account gedurende de volledige levenscyclus te beheren.
Hoewel je de meeste instellingen op jouw account kunt aanpassen vanuit het Beheerderspaneel, vereisen bepaalde instellingen, zoals domeinbeheer, hulp van Lucid, zoals uitgelegd in het toepasselijke gedeelte hieronder.
Om een nieuw Enterprise-account aan te maken of uw bestaande Lucid-account te upgraden naar Enterprise, raadpleegt u ons artikel Upgrade uw Lucid-account . Nadat u een upgrade naar Enterprise heeft uitgevoerd, komt u terug en leest u dit artikel om uw account te configureren.
Configureer uw account
Welkom bij uw nieuwe Lucid Suite Enterprise-account! Om aan de slag te gaan, navigeert u naar het Lucid-beheerpaneel en leest u verder om te leren hoe u de instellingen kunt aanpassen die essentieel zijn voor het beheer van uw account. Zorg ervoor dat u de hier gegeven stappen voor accountconfiguratie voltooit voordat u gebruikers toevoegt.
In deze fase bepaalt u welke aanmeldingsmethoden u voor uw gebruikers wilt inschakelen en wat de standaardverificatiemethode is wanneer gebruikers lid worden van het account. U kunt ook uw gewenste licentie-instellingen aanpassen en instructies bekijken om uw netwerk voor te bereiden om ervoor te zorgen dat Lucid communicatie via uw firewall wordt ontvangen.
Volg deze stappen om naar het beheerderspaneel te gaan:
- Meld je aan bij je Lucid-account.
- Selecteer Beheerder in het linkermenu.
- Op de teamconfiguratiepagina die verschijnt, typt u een naam voor uw account en klikt u op Team maken.
- Je hoeft deze stap voor het maken van een teamnaam alleen uit te voeren als je het beheerderspaneel voor het eerst opent. Bij je volgende bezoeken word je automatisch doorgeleid naar de pagina Overzicht.
Stel aanmeldingsmethoden in
Als je de aanmeldmethoden voor je account instelt, moet je de standaardverificatiemethode bepalen voor gebruikers wanneer ze zich aanmelden.
Als domeinbeheer is ingeschakeld, moet de standaardverificatiemethode voor het verifiëren van de identiteit van gebruikers overeenkomen met de standaardaanmeldingsmethode die voor de account is ingesteld. We raden u ten zeerste aan domeincontrole in te schakelen om de beveiligingsstandaard voor uw organisatie te verhogen, inclusief een vereiste om de identificatie van een gebruiker te verifiëren voordat deze aan uw Lucid Enterprise-account wordt toegevoegd.
Opmerking: vanwege de beveiligingseisen van domeinbeheer, moet je contact opnemen met je accountmanager, je klantsuccesmanager of de verkoopafdeling om een implementatie aan te vragen.
Licentie-instellingen aanpassen
Via de pagina Licentie-instellingen in het beheerderspaneel kun je het volgende doen:
- Bepaal of nieuwe gebruikers van het account automatisch een licentie krijgen of handmatig moeten worden goedgekeurd door een beheerder.
- Bepaal of licentieaanvragen van bestaande gebruikers automatisch worden ingewilligd of handmatige goedkeuring door een beheerder nodig hebben.
- Geef aan of je automatisch extra licenties aan je Enterprise-account wilt toevoegen als je geen licenties meer over hebt.
- Pas het dialoogvenster voor licentieaanvragen aan.
- Stel voorkeuren voor beheerdersmeldingen in.
Raadpleeg ons artikel Automatische upgrade om alle stappen te bekijken om automatisch licenties aan je account toe te voegen als je geen licenties meer over hebt.
Je netwerk voorbereiden
Raadpleeg ons artikel Je netwerk voorbereiden op Lucid-gebruikers als je verkeer met behulp van een firewall filtert op basis van domein of IP-bereik.
Gebruikers toevoegen en licenties toewijzen
Nu u de initiële configuratie van uw account heeft voltooid, inclusief het configureren van de licentie-instellingen om aan uw accountbehoeften te voldoen, bent u klaar om gebruikers toe te voegen. U kunt gebruikers toevoegen en licenties beheren vanuit het Lucid-beheerderspaneel of via een ondersteunde IDP via SCIM. Lees de onderstaande secties om het proces voor elke optie te bekijken.
Opmerking: je kunt gebruikers toevoegen via het Lucid-beheerderspaneel of via SCIM met behulp van een ondersteunde IDP, maar niet via beide. Als SCIM is ingeschakeld, worden alle wijzigingen voor gebruikerslicenties die je handmatig in het beheerderspaneel doorvoert, overschreven door de volgende SCIM-provisioningcyclus.
Vanuit het Lucid-beheerderspaneel
Voeg via het Lucid-beheerderspaneel gebruikers toe via hun e-mailadres, een domein of een CSV-import. Je kunt het volgende doen:
- Maak een nieuw Lucid-account voor een nieuwe gebruiker. Er wordt een nieuw account voor de gebruiker gemaakt en dit wordt automatisch toegevoegd aan het Enterprise-account
- Voeg een gebruiker toe met een bestaand Lucid-account. Gebruikers met bestaande accounts ontvangen een e-mailuitnodiging die ze moeten accepteren om aan het account te worden toegevoegd.
In ons artikel Lucid-beheerderspaneel: Gebruikersbeheer vind je instructies voor elk van deze opties.
Let op: Nieuw aangemaakte gebruikers die zonder licentie aan een Enterprise-account worden toegevoegd, ontvangen geen uitnodiging om lid te worden van dat account. In plaats daarvan worden ze naadloos toegevoegd en begroet met een welkomstmail na hun eerste login.
Zodra gebruikers aan het account zijn toegevoegd, kunt u Lucid Suite- en Lucidscale-licenties aan hen toewijzen, afhankelijk van het toegangsniveau dat ze nodig hebben. Voeg ook gebruikers met beperkte toegang toe. Deze gebruikers houden geen rekening met het aantal licenties, maar krijgen alleen commentaartoegang tot documenten die met hen worden gedeeld. Voor meer informatie raadpleegt u ons artikel Gebruikers met beperkte toegang in een Enterprise-account .
Via SCIM
Het gebruik van SCIM verbetert de beveiliging van je account, vereenvoudigt de aanmeldervaring van gebruikers in verschillende applicaties en biedt je meer opties voor licentiebeheer. Raadpleeg ons artikel SCIM-overzicht voor een lijst met ondersteunde SCIM-providers en links naar de bijbehorende documentatie met configuratiestappen.
Gebruikers beheren
Gebruikersbeheer is een belangrijke functie van het runnen van jouw Enterprise account. Lees dit gedeelte voor instructies om beheerdersrollen toe te wijzen aan bepaalde gebruikers op jouw Lucid-account, om te bepalen naar wie het document wordt overgedragen wanneer je de gebruiker verwijdert of de licentie intrekt, en om organisatiegroepen te maken om de gebruiker te organiseren. volg de instructies voor het uitvoeren van deze acties vanuit het Lucid Beheerderspaneel voor handmatig accountbeheer, of via SCIM als je jouw account beheert met behulp van een identity provider.
Beheerdersrollen toewijzen
Door beheerdersrollen aan andere gebruikers toe te wijzen, kun je het beheer van je account stroomlijnen. Je kunt de volgende rollen toewijzen aan andere gebruikers in je account:
- Accountadmininstrator
- Factureringsbeheerder
- Documentbeheerder
- Organisatorisch Groepsbeheerder
- Sjabloonbeheerder
Raadpleeg het artikel Beheerderspaneel Lucid: beheerdersrollen voor meer informatie over de mogelijkheden en beperkingen van elke beheerdersrol.
Toekomstige eigendomswijzigingen plannen
Als het eigendom van het account moet worden overgedragen aan een andere gebruiker, bijvoorbeeld bij een overdracht van verantwoordelijkheden of als de accounteigenaar het bedrijf verlaat, zorg er dan voor dat het eigendom wordt overgedragen vóór deze wijziging om te voorkomen dat de productiviteit van je team wordt verstoord. In ons artikel De accounteigenaar wijzigen vind je de stappen om dit te doen.
Tip: alleen de accounteigenaar kan het accounteigendom toewijzen aan een andere gebruiker in het account.
Organisatiegroepen maken om Gebruiker te organiseren
Om te helpen bij het beheer van jouw account, kun je organisatiegroepen en subgroepen aanmaken om gebruikers te organiseren, licenties te beheren en deelrechten in te stellen. Verder kun je de verantwoordelijkheid voor het beheren van een bepaalde groep onderbrengen bij een organisatorische Groepsbeheerder. Bekijk het artikel over Lucid Beheerderspaneel: Groepsbeheer voor meer informatie.
Een standaarddocumenteigenaar instellen
Als gebruikers worden verwijderd of hun licentie wordt ingetrokken (meer informatie hierover vind je in het volgende gedeelte), moeten al hun documenten worden overgedragen aan een nieuwe eigenaar. Je kunt een standaarddocumenteigenaar voor je account selecteren. Alle documenten worden dan aan deze gebruiker overgedragen, tenzij anders aangegeven wanneer een beheerder een gebruiker verwijdert of een licentie intrekt. Hierdoor weet je zeker dat alle documenten worden overgedragen aan een vertrouwde Lucid-gebruiker. Het maakt het overdrachtsproces ook eenvoudiger, omdat er niet steeds een specifieke persoon hoeft te worden opgegeven om de documenten aan over te dragen wanneer een gebruiker wordt verwijderd of een licentie wordt ingetrokken.
Bekijk het artikel Lucid Beheerderspaneel: Compliance instellingen artikel voor instructies om de standaard document eigenaar aan jouw account toe te wijzen of te wijzigen.
Opmerking: als je gebruikers deactiveert via SCIM in plaats van ze te verwijderen of hun licentie in te trekken, hoef je hun documenten niet over te dragen.
Gebruikers verwijderen of licenties intrekken
Als accounteigenaar van het Enterprise-account heeft u de mogelijkheid om gebruikers te verwijderen of de licentie in te trekken. Als u een gebruiker verwijdert, wordt het Lucid-account permanent gesloten, terwijl het verwijderen van de licentie hem op het Lucid-account houdt als een gebruiker met beperkte toegang. Gebruikers met beperkte toegang kunnen documenten bekijken en erop reageren, maar kunnen geen andere wijzigingen aanbrengen en houden geen rekening met uw licentietelling.
Als je gebruikers verwijdert of hun licentie intrekt, moet je het eigendom van de documenten overdragen aan een andere gelicentieerde gebruiker tijdens het verwijderen of het intrekken van de licentie. Raadpleeg het gedeelte hierboven voor instructies om een standaarddocumenteigenaar in te stellen.
Via het Lucid-beheerderspaneel
Raadpleeg ons artikel Lucid-beheerderspaneel: Gebruikersbeheer voor instructies om gebruikers te verwijderen of licenties in te trekken.
Via SCIM
Als je SCIM gebruikt, vind je in ons artikel SCIM-overzicht specifieke documentatie en instructies voor iedere identiteitsprovider.
Opmerking: als SCIM is ingeschakeld, zorg er dan voor dat je je IDP gebruikt om licenties in te trekken of gebruikers te verwijderen. Als je handmatig wijzigingen voor gebruikerslicenties doorvoert in het beheerderspaneel, worden die overschreven door de volgende SCIM-provisioningcyclus.
Meer licenties toevoegen
Je kunt extra licenties aanschaffen via de overzichtspagina in het beheerderspaneel. Raadpleeg ons artikel Meer Lucid-licenties toevoegen voor meer informatie en de te volgen stappen.
De gebruikerservaring aanpassen
Gefeliciteerd! Je Enterprise-account is klaar voor gebruik. Dit gedeelte loodst je door de instellingen die je kunt aanpassen om je gebruikers toegang te geven tot extra functionaliteiten, en om Lucid te integreren met andere producten en applicaties die je team al gebruikt.
Integraties instellen voor het volledige account
Lucid biedt verschillende integraties. Sommige moeten vóór gebruik in het beheerderspaneel door beheerders worden ingesteld, en andere kunnen rechtstreeks worden ingesteld door gebruikers. Volg de instructies in het artikel Marktplaats met Lucid-integraties om toegang te krijgen tot de integratiemarktplaats vanaf de startpagina van Lucid. Daar kun je een volledige lijst met alle aangeboden integraties bekijken, met links naar de bijbehorende Hulpcentrum-artikelen voor meer informatie.
Instellingen voor gebruikersfuncties beheren
Je kunt functies zoals offline opslag, AI voor samenwerken en beheerfuncties voor ontwikkelaars in- of uitschakelen voor je volledige account. Instructies hiervoor vind je in ons artikel Beheerderspaneel Lucid: beveiligingsinstellingen.
Instellingen voor de Editor omgeving
Instellingen voor de Editor omgeving omvatten de mogelijkheid om de chatfunctie, het zoeken van afbeeldingen en pictogrammen, en standaardsjablonen uit te schakelen. Op deze pagina van het beheerderspaneel kun je ook lettertypen voor je merk uploaden die je beschikbaar wilt maken voor alle gelicentieerde gebruikers in je Enterprise-account. Bekijk het artikel Beheerderspaneel Lucid: beveiligingsinstellingen voor meer informatie.
De toegang tot een teammap instellen
Beheer de Teammap instellingen vanaf de Beveiligingspagina in het Beheerderspaneel, zoals uitgelegd in het artikel Lucid Beheerderspaneel: beveiligingsinstellingen. Hier kun je ervoor kiezen om het aanmaken van Teammap te beperken.
Raadpleeg ons artikel Teammappen maken voor meer informatie om te beslissen of u toegang beschikbaar wilt hebben voor uw gebruikers.
Extra mogelijkheden voor accounteigenaren
Nu uw account is geconfigureerd op de manier die het meest logisch is voor uw organisatie, bent u klaar om over te gaan tot het dagelijkse beheer van uw Lucid-account.
In dit gedeelte maak je kennis met aanvullende opties voor accountbeheer die je kunt gebruiken om je account in iedere situatie op de juiste manier te beheren. Het gaat onder meer om functies als het zoeken en beheren van documenten met Documentonderzoek, het beheren van je abonnement, het aanpassen van documentattributen, het bekijken van gebruiksgegevens en het ontdekken van uitbreidingen zoals KMS en trainingen.
Documentonderzoek gebruiken
Met Documentonderzoek kun je deeltoestemmingen zoeken, bekijken en bewerken voor alle documenten die eigendom zijn van je account. Je kunt ook een CSV met metagegevens van documenten downloaden, verwijderde documenten herstellen, het eigendom van documenten overdragen, documenten naar teammappen verplaatsen en externe deeltoestemmingen voor specifieke documenten intrekken.
Leer meer over document Discovery in ons Lucid Beheerderspaneel: Nalevingsinstellingen artikel.
Abonnement- en factureringsgegevens beheren
Ons artikel Abonnement- en factureringsoverzicht bevat een volledige lijst van alle informatiebronnen met betrekking tot abonnementen; waaronder over het beheer van je Lucid-abonnement, het oplossen van betalingsproblemen, het bijwerken van factureringsgegevens, het bekijken of wijzigen van facturen, en het verifiëren van je belastinggegevens.
Als je extra licenties wilt aanschaffen, kun je ons artikel Meer Lucid-licenties toevoegen raadplegen voor instructies.
document attributen en statussen aanpassen
Je kunt attributen configureren en aangepaste statussen en classificaties toewijzen voor het document en de Teammap op jouw account. Lees meer in ons artikel Lucid Beheerderspaneel: Compliance instellingen artikel.
Erfenis van account bepalen
Als je de stappen wilt zien om jouw plan op te zeggen of om het Enterprise-account volledig te verwijderen en Jouw account en persoonlijke gegevens uit de Lucid-software te verwijderen, bekijk dan onze artikelen.
Volg de stappen om de accounteigenaar te wijzigen als je het accounteigendom in plaats hiervan aan een andere gebruiker wilt overdragen.
Uitbreidingen
- Gebruiksgegevens: in ons artikel Welkom bij het beheerderspaneel van Lucid lees je waar je de CSV met gebruikersgegevens en een pdf met veelgestelde vragen over het rapport kunt downloaden.
- KMS: in ons artikel Beheerderspaneel Lucid: beveiligingsinstellingen vind je meer informatie en de vervolgstappen voor het gebruik van Lucid Key Management Service om je eigen encryptiesleutels te beheren voor een extra beveiligingslaag.
- Training op maat: je kunt training op locatie, training op maat, webinars op maat en implementatiediensten kopen om de waarde en het rendement van je Lucid-account te vergroten. Neem contact op met je accountmanager, klantsuccesmanager of Professional Services om aan de slag te gaan.
Bronnen
Raadpleeg deze aanvullende informatiebronnen om meer kennis op te doen en vertrouwd te raken met het beheer van je nieuwe Enterprise-account. Deze bronnen zijn alleen beschikbaar in het Engels.
Gemeenschapsbericht
Je belangrijkste bron: oplossingen voor beheerdersproblemen. Bekijk dit bericht voor hulp bij veelvoorkomende problemen of om een vraag te stellen.
Trainingslab
Lucid-beheerderstraining: volg deze training voor een interactieve uitleg van je mogelijkheden als beheerder en verdien een Lucid Builder-badge.
Feedback geven over dit artikel
Heb je feedback over dit artikel? Deel je ervaringen hier.