Teammappen maken

Bekijk: Beheer teammappen

Over teammappen

In de onderstaande tabel zie je in één oogopslag wat gebruikers en beheerders kunnen doen met verschillende toestemmingen voor een teammap:

*Beheerders met toegang tot Document Discovery kunnen alle documenten in het account bekijken, ongeacht de toestemmingen voor het document. Niet-documentbeheerders moeten ten minste de toestemming 'Bekijken' hebben voor een teammap of document om deze in de documentenlijst te kunnen bekijken.

Hier vind je meer informatie over toestemmingen voor teammappen:

• Alleen de accounteigenaar en accountbeheerder kunnen mappen naar een teammap verplaatsen.
• De accounteigenaar en accountbeheerder kunnen documenten altijd in en uit een teammap verplaatsen, ongeacht hun machtigingen. Gebruikers kunnen een document of bord alleen uit een teammap verplaatsen als ze ten minste 'Bewerken'-rechten hebben voor de teammap.
  • Als de bestemming van het document of whiteboard een andere teammap is, heeft een gebruiker ook minimaal de toestemming 'Bewerken' voor die teammap nodig om het document daarheen te verplaatsen. Als de bestemming een standaardmap is, hebben gebruikers de toestemming 'Bewerken en delen' nodig voor de standaardmap.
• Als gebruikers met minimaal de toestemming 'Bewerken' een document of whiteboard vanuit een teammap naar hun persoonlijke documenten verplaatsen, worden zij de nieuwe documenteigenaar.
• Gebruikers hebben nooit minder toestemmingen voor een document of whiteboard in een teammap dan voor de teammap zelf. Lucid wordt standaard ingesteld op het hoogste toestemmingsniveau van die twee.
  • Gebruikers met de toestemming 'Bewerken' voor een teammap, hebben bijvoorbeeld toestemming om alle documenten in de teammap te bewerken en hun toestemming kan niet worden beperkt tot 'Bekijken' voor afzonderlijke documenten.
  • Gebruikers met de toestemming 'Bekijken' voor een teammap, kunnen wel de toestemming 'Bewerken' krijgen voor specifieke documenten in die teammap.
• Als een document uit een gedeelde map naar een teammap wordt verplaatst, raken medewerkers in de gedeelde map de toegang kwijt en krijgen medewerkers in de teammap toegang.
  • Als een document rechtstreeks met een samenwerker is gedeeld, houdt de samenwerker toegang.
• Zelfs als je de oorspronkelijke maker bent van een document of whiteboard in een teammap, kun je de toegang tot dat document of whiteboard kwijtraken als je wordt verwijderd uit de teammap.

Het verschil tussen teammappen en gedeelde mappen

Zowel teammappen als gedeelde mappen maken samenwerking mogelijk. Het belangrijkste verschil tussen een teammap en een gedeelde map is eigendom. Een teammap is eigendom van het account waarvan een gedeelde map eigendom is van een individu. Hierdoor kan er geen teammap bestaan binnen een gedeelde map. Met teammappen:

• Je kunt gebruikers gemakkelijker toegang geven tot de Lucid-documenten die ze nodig hebben. Je kunt alle gebruikers, een groep gebruikers of afzonderlijke gebruikers toegang geven tot teammappen.
• Je raakt geen documenten kwijt die een gebruiker aan een teammap heeft toegevoegd als de gebruiker uit het account wordt verwijderd of naar een ander team wordt verplaatst. Omdat de teammap en de inhoud ervan eigendom zijn van het account, blijven de documenten gewoon in het Enterprise-account staan als de gebruiker wordt verwijderd. Als een gebruiker in je account daarentegen eigenaar is van een gedeelde map en het bedrijf verlaat, kun je de toegang tot die documenten wel kwijtraken, omdat die persoon de eigenaar is van de gedeelde map en de inhoud ervan.

Het eigendom van documenten is een belangrijk aspect voor Lucid. Om te voorkomen dat je de toegang tot belangrijke teamdocumenten kwijtraakt, is het van belang dat de toestemmingen en het eigendom worden ingesteld op de manier die het meest logisch is voor je organisatie.

Samenvattend: gebruik teammappen als je wilt dat de map en de inhoud ervan eigendom worden van het account. Je kunt toegang geven aan gebruikers of groepen gebruikers in het account. Gebruik gedeelde mappen als je één gebruiker wilt aanwijzen als eigenaar van de map en de inhoud ervan.

Teammappen maken en delen

Hieronder vind je de stappen om een teammap te maken, Lucid-documenten eraan toe te voegen of erheen te verplaatsen, en de map te delen met bijdragers.

Een teammap maken

Volg deze stappen om een nieuwe teammap aan te maken:

1. Selecteer linksboven op de Lucid startpagina +Nieuw.
2. Beweeg de muis over 'Map' in de vervolgkeuzelijst.
3. Selecteer Teammap.
4. Geef de teammap een naam.
5. Klik op OK.

Je kunt als volgt documenten aan een teammap toevoegen:

• Verplaats een bestaand document waarvan je de eigenaar bent naar een teammap.
• Maak een nieuw document of whiteboard aan in de teammap.

Alleen de beheerder kan mappen naar een teammap verplaatsen. Als u geen beheerder bent en een map naar een teammap moet verplaatsen, deelt u de map met de accountbeheerder en vraagt u hem deze naar de teammap te verplaatsen.

Een teammap delen

Als je de toestemming 'Bewerken en delen' hebt voor een teammap, kun je deze stappen volgen om de teammap te delen met samenwerkers:

1. Beweeg je cursor over de teammap.
2. Selecteer het pictogram Meer opties.
3. bewegen over jouw cursor over "delen".
4. Klik op Delen.
5. Voeg onder 'Individuele toegang' de mensen of Lucid-groepen toe met wie je de map wilt delen, of schakel de optie in om een deelbare koppeling te genereren.
6. Stel toestemmingen in via de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant.
   
7. Klik op Uitnodigen.

Toestemmingen voor teammappen aanpassen

Als je de toestemmingen voor een teammap voor jezelf of een samenwerker wilt wijzigen, heb je de toestemming 'Bewerken en delen' voor de teammap nodig.

Volg deze stappen om toestemmingen voor personen en groepen te bekijken en aan te passen:

1. Ga naar de Lucid startpagina.
2. Selecteer Documenten in het menu aan de linkerkant.
3. Selecteer de vervolgkeuzelijst teammappen in de lijst.
4. Zoek de teammap en selecteer het pictogram Meer opties.
5. bewegen over jouw cursor over "delen".
6. Klik op Delen.
7. Selecteer Beheren rechtsonder in het venster dat wordt weergegeven.
8. Gebruik de vervolgkeuzelijst om toestemmingen voor afzonderlijke gebruikers en groepen aan te passen.
   
9. Klik op Gereed.

Om jezelf of iemand anders als samenwerker te verwijderen, volg je de bovenstaande instructies tot stap 5 en klik je op het X-pictogram rechts van een naam.

Een teammap verwijderen

Om een teammap te verwijderen, moet u minimaal “Bewerken”-toegang hebben voor die teammap. Als u een teammap niet kunt verwijderen, heeft uw accountbeheerder waarschijnlijk beperkte toegang tot het maken van teammappen. 

Een teammap verwijderen:

1. Beweeg je cursor over de teammap.
2. Selecteer het pictogram Meer met drie puntjes.
3. Selecteer Naar prullenbak verplaatsen in het menu dat wordt weergegeven.

Als je een teammap verwijdert, worden de map en de documenten erin verplaatst naar de prullenbak voor alle samenwerkers in de teammap, niet alleen voor de persoon die ze heeft verwijderd. Alleen gebruikers met de toestemming 'Bewerken' of hoger, kunnen de verwijderde teammap en de inhoud ervan vanuit de prullenbak herstellen.

Als je een teammap niet definitief wilt verwijderen maar jezelf alleen als samenwerker wilt verwijderen, moet je eerst een andere samenwerker toevoegen en die persoon de toestemming 'Bewerken en delen' geven voordat je je eigen toestemmingen verwijdert. In het gedeelte Toestemmingen voor teammappen aanpassen vind je de stappen om dit te doen.

Voor beheerders: instellingen voor teammappen beheren

Toegang krijgen tot beheerdersinstellingen voor het beheer van teammappen in het Lucid-beheerderspaneel:

1. Selecteer Beheerder in het linker Lucid-menu.
2. Klik op Beveiliging.
3. Selecteer Functiebedieningin het vervolgkeuzemenu.

Migreer een Teammap naar een teamhub

je kunt één of meer Teammap verplaatsen naar een teamhub om documenten en mappen op een centrale plek te bewaren. Eenmaal voltooid, kan dit niet ongedaan worden gemaakt-je kunt de map niet terugzetten in een Teammap.

Verplaats een Teammap in een teamhub en volg deze stappen:

1. Selecteer op de Documenten pagina van jouw Lucid account Teammap in het navigatiemenu aan de linkerkant.
   
2. Selecteer de Teammap die je wilt migreren naar een teamhub.
   • Als je er meerdere wilt migreren, kun je er meer selecteren in stap 4.
3. Klik op het icoon Verplaatsen naar Team onderaan de miniatuur.
4. Selecteer extra Teammap verplaatsen naar de hub van het team, als je er meer dan één hebt.
5. Klik op Doorgaan.
6. Selecteer onder 'Team kiezen' een team in de vervolgkeuzelijst of klik op + Nieuw team om een nieuw team te maken.
7. Klik op Doorgaan.
8. Als samenwerkers op de Teammap nog geen teamlid zijn van de teamhub, gebruik dan het vervolgkeuzemenu onder "Toestemmingen beoordelen" om te bepalen of je ze aan het nieuwe team wilt toevoegen of niet, en klik dan op Doorgaan.
   • Het paneel "Toestemmingen beoordelen" verschijnt alleen als Teammap-samenwerkers nog geen lid zijn van de hub.
9. Klik op Verplaatsen.

Teamleden hebben nu toegang tot gemigreerde Teammap in hun "Gedeeld met mij" map of vanuit de team hub Documenten pagina.

Feedback geven over dit artikel