Lucid-beheerderspaneel: Compliance-instellingen

Naar de Compliance-pagina

Volg deze stappen om naar de beheerderspaneelpagina Documenten en mappen te gaan:

1. Selecteer Beheerder.
2. Klik op Compliance in het linkermenu.

Zoeken met Discovery

Discovery is alleen beschikbaar voor Enterprise-accounts. Zie het artikel Je Lucid-account upgraden voor instructies om te upgraden. Discovery geeft alleen resultaten voor documenten die eigendom zijn van je Enterprise-account. Je ziet geen documenten die niet eigendom zijn van het account, zelfs als ze gedeeld zijn met een gebruiker van het account.

Accounteigenaren, documentbeheerders en Shield-beheerders kunnen de Discovery-functie gebruiken om toestemmingen voor delen te zoeken, weer te geven en te bewerken voor alle documenten die eigendom zijn van je account. Selecteer Discovery in de vervolgkeuzelijst in het menu aan de linkerkant om toegang te krijgen tot deze functionaliteit. Lees verder voor meer informatie.

Toegang documenten

Je kunt alle documenten die eigendom zijn van je Enterprise-account doorzoeken met de eenvoudige of geavanceerde opties.

Basiszoekopties

Basisopties omvatten zoeken op gebruikeraccount(s), trefwoord(en) en datum. Als je zoekt via gebruikersaccount(s), vink dan het vakje aan om alleen resultaten te ontvangen voor documenten die eigendom zijn van de gebruiker(s) die je zoekt; anders zie je resultaten voor alle documenten waartoe zij toegang hebben op je Enterprise-account. Als je zoekt op trefwoord(en), kun je de inhoud van het document doorzoeken, evenals documentlabels en -attributen. Als je zoekt op datum, kun je in de vervolgkeuzelijst aangeven of je wilt zoeken op de aanmaakdatum of laatst gewijzigde datum.

Geavanceerde zoekopties

Onder de vervolgkeuzelijst voor geavanceerde opties kun je zoeken op documenttype, documentlocatie, externe toegang, document-ID, classificatie en status. In de vervolgkeuzelijst "Documentlocatie" heb je de volgende zoekfilteropties:

• Overal
• Alleen teams en teammappen
• Geen teams en teammappen
• Alleen verwijderde documenten

Onder "Externe toegang", kun je ook zoekresultaten filteren om alleen documenten te tonen die zijn gedeeld met externe samenwerkers of externe koppelingen bevatten. Dit omvat documenten waarvoor de openbare deelkoppeling is ingeschakeld, gepubliceerde of ingesloten documenten, en documenten die zijn gedeeld met samenwerkers buiten je organisatie.

Zoekresultaten

Op de pagina met zoekresultaten zie je altijd de titel van het document. Afhankelijk van je zoekcriteria kun je een selectie van maximaal vijf extra kolommen uit de volgende lijst zien: documenteigenaar (een individu, een team of een teammap), document-ID, aanmaakdatum, wijzigingsdatum, samenwerkers, externe toegang, classificatie en status. 

Selecteer rechtsboven op de pagina met Discovery-zoekresultaten het pictogram "Kolommen beheren" om de vakjes aan of uit te vinken die horen bij de kolom die je in je zoekresultaten wilt weergeven. Pas de kolombreedte aan in de tabel met zoekresultaten door op de koptekst te klikken en te slepen.

De zoekopdracht is beperkt tot 10.000 resultaten. Als je de limiet bereikt, moet je je query verfijnen.

Documenten bekijken

Je kunt elk document uit de zoekresultaten in de alleen-lezenmodus openen. 

Bij gebruik van deze documentbeheerdersmachtigingen zullen bijdragers niet zien dat u het document bekijkt. Aangezien je alleen documenten kunt bekijken, heeft dit geen invloed op de revisiegeschiedenis van het document.

Als je de Enterprise Shield-uitbreiding hebt, kun je ook de revisiegeschiedenis van een document bekijken.

Toestemmingen voor delen bewerken

Nadat je een document op je account hebt geopend met Discovery, kun je het menu Delen openen en wijzigen met wie het document wordt gedeeld. Volg hiervoor deze stappen vanuit het document:

1. Klik op Delen in de rechterbovenhoek van het document.
2. Bewerk de toestemmingen voor delen.
3. Klik op Klaar.
    

CSV-bestand downloaden

Je kunt documentmetadata downloaden in een CSV als je account de Enterprise Shield-uitbreiding heeft. Volg daarvoor deze stappen vanaf de pagina met zoekresultaten:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten waarvan je de CSV-gegevens wilt downloaden.
3. Selecteer Acties .
4. Klik op Alleen metagegevens exporteren CSV .

De CSV wordt dan op je toestel gedownload. De CSV zal de volgende informatie bevatten:

• Titel
• Type document
• Documenteer Delen-status, die kan omvatten:
   
  • Account beperkt: Er is een deelkoppeling actief die alleen toegankelijk is voor ingelogde gebruikers op je Lucid-account, vanwege de instelling Beperkt delen.
  • Openbaar: Er is een deelkoppeling actief die toegankelijk is voor elke ingelogde gebruiker van Lucid.
  • Samenwerking: Het document is rechtstreeks via naam of e-mailadres gedeeld met een gebruiker of een groep gebruikers.
  • Embedded: De insluitcode wordt handmatig of via een integratie geactiveerd.
  • Gepubliceerd: Het document is gepubliceerd.
  • Anoniem: Er is een deelkoppeling actief die toegang geeft aan elke niet-ingelogde gebruiker, ongeacht of ze deel uitmaken van je account.
  • Geen: Alleen de document eigenaar kan toegang krijgen tot de document en deze is niet gedeeld via een van de hierboven beschreven methoden.
     
• Eigenaar
• Aangemaakt
• Gewijzigd
• Interne gebruikers
• Externe gebruikers (gebruikers die toegang hebben tot het document maar geen deel uitmaken van de account)
• Kenmerken en tags
• Document-ID
• Document-URL

Herstel een document

Je kunt een in de prullenbak geplaatst of definitief verwijderd document herstellen in je Enterprise-account. Volg hiervoor deze stappen vanaf de pagina met zoekresultaten:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje uiterst links van het document of de documenten die je wilt herstellen aan.
3. Selecteer Acties .
4. Klik op Herstellen .

In het pop-upvenster kun je ervoor kiezen om het document terug te zetten naar de oorspronkelijke locatie of een teammap op je account selecteren om het document daar terug te zetten. 

Overdracht van documenteigendom

Vanuit de zoekresultaten kun je het eigendom van een of meerdere documenten tegelijk overdragen. Je kunt het eigendom overdragen van documenten die eigendom zijn van een specifieke gebruiker op je account of documenten in teammappen. Volg hiervoor deze stappen:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten waarvan je het eigendom wilt overdragen.
   • Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
3. Selecteer Acties .
4. Klik op Eigendom van documenten overdragen .
5. Selecteer in het pop-up venster de nieuwe eigenaar uit de dropdown van gebruikers op uw account.
6. Klik op Eigendomsoverdracht .

Beheer de locatie van documenten

Vanuit de zoekresultaten kun je deze optie gebruiken om documenten te verplaatsen naar teammappen. Volg hiervoor deze stappen:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten waarvan je het eigendom wilt overdragen.
   • Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
3. Selecteer Acties .
4. Klik op Documentlocatie beheren .
5. Selecteer in het pop-upvenster de teammap waarnaar je het document wilt verplaatsen in de vervolgkeuzelijst.
6. Klik op Documenten verplaatsen .

Externe toestemmingen voor delen intrekken

Vanuit de zoekresultaten kun je de toegang tot geselecteerde documenten en mappen intrekken voor Lucid-gebruikers die buiten je account vallen. Deze mogelijkheid is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-uitbreiding. Volg hiervoor deze stappen:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de benodigde parameters voor je zoekresultaten, waaronder gebruikers, trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje uiterst links van een of meer documenten aan.
   • Selecteer het vak bovenaan de pagina zoekresultaten om alle documenten te selecteren.
3. Klik rechtsboven in de zoekresultaten op Acties.
4. Selecteer een van de volgende opties:
   • Verwijder elk type externe toegang om externe samenwerkers te verwijderen en externe deelbare koppelingen in de geselecteerde documenten of mappen uit te schakelen.
   • Alleen externe samenwerkers verwijderen om externe samenwerkers uit de geselecteerde documenten of mappen te verwijderen.
   • Beperk alleen externe links om externe deelbare koppelingen in geselecteerde documenten of mappen uit te schakelen.
5. Selecteer in het deelvenster je voorkeuren voor externe toegang en meldingen.
6. Klik op Externe toegang verwijderen.

Documentclassificaties bewerken

Vanuit de zoekresultaten heb je de mogelijkheid om classificaties te bewerken die aan documenten in je account zijn toegewezen. Volg deze stappen om classificaties voor geselecteerde documenten te bewerken:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
2. Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten aan waarvan je de classificatie(s) wilt bewerken.
   • Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
3. Selecteer Acties.
4. Klik in de vervolgkeuzelijst op Classificatie bewerken.
5. Selecteer in het deelvenster een van je classificatieopties in de vervolgkeuzelijst.
   • De opties die je hier ziet, zijn de accountclassificaties voor je account. Raadpleeg het gedeelte Aangepaste accountclassificaties maken van dit artikel voor meer informatie.
6. Klik op Classificatie bijwerken.
   

Documenten markeren voor definitieve verwijdering

Vanuit de zoekresultaten heb je de optie om documenten die eigendom zijn van je account te markeren voor verwijdering. Voer de volgende stappen uit om deze actie uit te voeren:

1. Voer een zoekopdracht uit in Discovery met je gewenste parameters voor zoekresultaten, waaronder gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
   • Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten die je wilt verwijderen.
2. Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
3. Selecteer Acties.
4. Klik in de vervolgkeuzelijst op Markeren voor definitieve verwijdering.
5. Optioneel kun je het vakje in het deelvenster aanvinken om de documenteigenaar(s) via e-mail op de hoogte te stellen dat de documenten over 30 dagen permanent worden verwijderd.
   • Als beheerder die de document(en) voor permanente verwijdering heeft aangemerkt, ontvangt hij automatisch een bevestigingsmail, ongeacht of hij ervoor kiest document eigenaren te informeren of niet.
     
6. Klik op Markeer voor definitieve verwijdering.

Nadat een document permanent is verwijderd, kan het niet worden hersteld of benaderd. De naam document kan echter gedurende de toepasselijke 180 dagen bewaarperiode in Enterprise Shield auditlogboeken blijven voorkomen.

Deze actie kan door beheerders in Onderoek binnen 30 dagen worden teruggedraaid, waarna de documenten permanent worden verwijderd. Om een verwijdering ongedaan te maken, volg je stappen 1-3 hierboven en selecteer je daarna Herstellen in het vervolgkeuzemenu Acties.

Attributen, statussen en classificaties toevoegen

Selecteer Attributen in de vervolgkeuzelijst in het linkermenu onder het gedeelte 'Compliance' van het beheerderspaneel. Hier vind je opties voor het configureren van attributen en het toewijzen van aangepaste statussen en classificaties voor de documenten en teammappen in je account. De accounteigenaar, accountbeheerders, documentbeheerders en Shield-beheerders kunnen deze functies openen in het Lucid-beheerderspaneel.

Maak aangepaste accountclassificaties

Je kunt aangepaste classificaties configureren voor documenten op je Enterprise-account. Om te begrijpen hoe dit eruitziet voor je gebruikers, raadpleeg ons artikel Documentstatus beheren en classificatie instellen. De accounteigenaar, documentbeheerders en accountbeheerders kunnen deze stappen volgen om een classificatie te configureren:

1. Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Selecteer het tabblad Document bovenaan de pagina.
   • Deze functie is alleen beschikbaar op documentniveau. De functie is niet van toepassing op teammappen.
3. Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
   • De modaliteit Classificatie-instellingen verschijnt.
     
4. Selecteer + Classificatie toevoegen onderaan de pagina.
5. Klik op het vakje met de gekleurde stip helemaal links en kies een kleur voor de classificatie.
6. Typ een titel voor de aangepaste classificatie in het toepasselijke tekstvak.
7. Voeg optioneel een beschrijving toe voor de classificatie, waarin je kort uitlegt wanneer deze moet worden gebruikt. 
8. Als je de Enterprise Shield-uitbreiding hebt, kun je een beheeroptie aan je classificatie toevoegen of gebruikmaken van automatische classificatie.
   • Raadpleeg de subsectie Classificatiebeheer hieronder voor meer informatie over classificatiebeheer en hoe je daarmee de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie kunt waarborgen.
   • Raadpleeg de subsectie over automatische classificatie hieronder voor meer informatie over het combineren van de kracht van gevoelige categorieën en classificaties.
9. Optioneel kun je een koppeling naar de bedrijfsrichtlijnen voor je classificatie toevoegen.
10. Klik op Opslaan.

Om een classificatiewaarde te verwijderen, beweeg je met de muis over de naam van de waarde en klik je op het prullenbakpictogram dat rechts verschijnt.

Standaardclassificatie instellen  

Volg deze stappen om een standaardclassificatie in te stellen:

1. Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
2. Klik naast "Standaardclassificatie" op het vervolgkeuzemenu.
3. Selecteer een standaardclassificatie.
4. Klik op Opslaan.

De standaardclassificatie wordt toegepast op alle nieuwe Lucid-documenten die door gebruikers op het account worden aangemaakt nadat de standaardclassificatie is ingesteld.

Classificatie vereisen

Nadat je een standaardclassificatie hebt ingesteld met de bovenstaande stappen, kun je classificaties vereisen voor alle nieuw aangemaakte documenten op je account met de Enterprise Shield-uitbreiding. Volg hiervoor deze stappen:

1. Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
2. Vink rechts van de vervolgkeuzelijst "Standaardclassificatie" het vakje "Vereist" aan.
3. Klik op Opslaan.

Als de instelling om documentclassificaties te vereisen is ingeschakeld, kan de classificatie nog steeds worden gewijzigd als er een andere classificatie dan de standaardclassificatie nodig is voor een document. De optie "geen classificatie" is echter niet meer beschikbaar en gebruikers moeten kiezen uit de documentclassificaties op je account.

Automatische classificatie gebruiken

De functie voor automatische classificatie van Lucid is beschikbaar voor accounts met de Enterprise Shield-uitbreiding. Met automatische classificatie kun je documenten automatisch classificeren op basis van het type gevoelige inhoud dat is gedetecteerd via inhoudsinspectie. Deze automatisering zorgt ervoor dat gevoelige gegevens worden beheerd en beschermd, waardoor de handmatige inspanning wordt verminderd en de naleving wordt bevorderd.

Om deze functie te gebruiken, moet je eerst contentinspectie inschakelen. Raadpleeg hieronder het gedeelte 'Maak een inhoudsinspectiebeleid' voor instructies. We raden aan om jouw contentinspectiebeleid aan te passen, let op dat als je het scannen voor een hele gevoeligheidscategorie uitschakelt, je die categorie niet aan een classificatie kunt koppelen. De categorie "Custom" (die alle jouw custom infotypes bevat) kan ook aan een classificatie worden gekoppeld. Een gevoeligheidscategorie kan slechts aan één classificatie worden toegewezen.

Documenten worden automatisch geclassificeerd op basis van gevoelige inhoud die is gedetecteerd door je beleid voor inhoudsinspectie. De classificaties worden in een hiërarchische volgorde weergegeven, van de meest restrictieve bovenaan tot de minst restrictieve onderaan. Wanneer gevoelige inhoud in een document wordt gevonden, controleert het systeem of dat type inhoud aan een classificatieniveau is gekoppeld. Als dat het geval is, vergelijkt het systeem dat classificatieniveau met de huidige classificatie van het document. Als de huidige classificatie van het document minder restrictief is (dus lager in de tabel staat), wordt de classificatie bijgewerkt naar het nieuwe, restrictievere niveau. Als de bestaande classificatie van het document hoger is dan de toegewezen automatische classificatie, blijft de hogere classificatie van het document behouden. De classificatie van een document kan niet worden verlaagd door automatische classificatie.

Als een document meerdere gevoeligheidscategorieën bevat, wordt de meest restrictieve classificatie toegepast die aan een van de gedetecteerde categorieën is gekoppeld (d.w.z. de classificatie van het hoogste niveau die aan de geïdentificeerde inhoud is gekoppeld). Gebruikers ontvangen geen melding wanneer de classificatie van een document verandert; de automatische classificatie wordt echter wel vastgelegd in de revisiegeschiedenis van het document. Daarnaast wordt er een auditloggebeurtenis gegenereerd wanneer de classificatie van een document wordt bijgewerkt.

Bekijk voor meer details over hoe automatische classificatie werkt voor gebruikers deze community post. 

Classificatiebeheer gebruiken

De verbeterde classificatiefunctie van Lucid biedt intelligentere mogelijkheden die specifiek zijn ontworpen voor Enterprise-accounts die de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie willen beschermen met de Enterprise Shield-uitbreiding. Door documenten te classificeren, zoals 'vertrouwelijk' of met andere passende aanduidingen die overeenkomstige acties hebben, kan je organisatie bepalen wie toegang heeft tot bepaalde soorten informatie. Deze beheeropties zijn meestal afgestemd op het beleid voor gegevensbeheer van je organisatie.

De accounteigenaar, accountbeheerders, documentbeheerders en Shield-beheerders kunnen classificatiebeheer instellen tijdens stap 8 van het aanmaken van classificatielabels, zoals uitgelegd in het gedeelte Aangepaste accountclassificaties maken hierboven. Het beheer kan worden toegepast op elke classificatie, afhankelijk van de behoeften van je account. Voor de beste bescherming raden we aan om deze beheeropties samen te gebruiken om ongeoorloofd delen of verspreiden van gevoelige inhoud te voorkomen.

Je kunt de volgende opties selecteren in de vervolgkeuzelijst:

• Extern delen van documenten uitschakelen, zowel via e-mail als via een koppeling naar iemand buiten je Lucid-account.
• Schakel replicatie van het document en de inhoud binnen de canvasuit, inclusief duplicatie en externe kopieën en plakken.
  • Dit voorkomt de replicatie van elementen op het canvas. Elementen buiten de canvas, zoals de document titel, kunnen nog steeds worden gekopieerd.
  • Als jouw account de Procesversneller heeft, kan het toevoegen van een document aan een opslagplaats Gebruiker bewerken voorstellen. Dit proces genereert automatisch een werkkopie om de suggestie te faciliteren, zelfs wanneer "replicatie uitschakelen" actief is. Het gekopieerde document erft de controle "replicatie uitschakelen".
• Publiceren van accountdocumenten uitschakelen.
• Exporteren van accountdocumenten uitschakelen.
• Afdrukken van accountdocumenten vanuit Lucid uitschakelen.

De hierboven genoemde opties voorkomen dat documenten in de toekomst kunnen worden gedeeld, gerepliceerd, ingesloten, gepubliceerd, geëxporteerd of afgedrukt voor iedereen, zelfs door de eigenaar van het document. Acties die echter zijn uitgevoerd voordat classificatiebeheer werd ingesteld, blijven onaangetast en bestaande samenwerkers worden niet verwijderd. Zodra het beheer is ingesteld, wordt het toegepast op alle documenten met de bijbehorende classificatie. We raden aan om de functie Toestemming voor extern delen intrekken te gebruiken die beschikbaar is onder Discovery als je eerder gedeelde items wilt verwijderen.

Bekijk deze community post voor meer gedetailleerde informatie over hoe deze instellingen werken en hoe ze eruit zullen zien voor gebruikers van je account.

Wanneer de eerste optie hierboven wordt toegepast op een document met classificatiebeheer, wordt externe toegang geblokkeerd, zelfs als een document eerder is gedeeld met gebruikers die niet op je account staan. Dit betekent dat als een externe gebruiker probeert het document te openen, de toegang wordt geweigerd. Documentintegraties zoals Confluence, Google Slides, SharePoint, enz. worden niet beïnvloed door deze instellingen.

Classificatiebeheer verwijdert de zichtbaarheid van documenttitels en miniaturen niet van de pagina Documenten of voor externe gebruikers via mappen. Documenten die rechtstreeks met gebruikers worden gedeeld of in mappen die externe toegang beperken, zullen de toegang weigeren als een gebruiker die niet op je Enterprise-account staat deze probeert te openen, zelfs als ze eerder toegang hadden voordat er een classificatie werd toegewezen die extern delen verhindert. Ze kunnen echter nog steeds de titel en miniatuur van het document zien, tenzij het uit de map wordt verwijderd of je toestemmingen voor extern delen intrekt voor specifieke documenten via Discovery.

Aangepaste accountstatussen configureren

Volg deze stappen om aangepaste statuswaarden en kleuren voor documenten en teammappen in je Enterprise-account te configureren:

1. Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Kies het tabblad Document of Teammap bovenaan de pagina, afhankelijk van waarvoor je statussen wilt beheren.
3. Scrol indien nodig omlaag naar het gedeelte "Status".
4. Klik op bewerken aan de rechterkant van het statusgedeelte.
    
   • De modale statusinstellingen verschijnen.
     
5. Selecteer + Status toevoegen.
6. Klik op het vakje met de gekleurde stip uiterst links en kies een kleur voor de status.
7. Typ een naam voor een aangepaste statuswaarde in het tekstvak.
8. Vink het vakje onder "Inhoud vergrendelen" aan als je verdere bewerking van documenten wilt voorkomen zodra deze status is toegepast.
9. Klik op Opslaan.

Als u een statuswaarde wilt verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de waarde en klikt u ophet prullenbakpictogram dat aan de rechterkant verschijnt. 

Standaardstatus instellen
Volg deze stappen om een standaardstatus in te stellen:

1. Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Status.
2. Klik naast "Standaardstatus" op het vervolgkeuzemenu.
3. Selecteer een standaardstatus.
4. Klik op Opslaan.

De standaardstatus wordt toegepast op alle nieuwe Lucid-documenten die gebruikers op het account aanmaken nadat de standaardstatus is ingesteld.

Aangepaste accountkenmerken aanpassen

Als je accounteigenaar, accountbeheerder of documentbeheerder of Shield-beheerder bent van een Enterprise-account, kun je aangepaste attributen configureren die accountleden kunnen gebruiken om documenten en teammappen te labelen en te zoeken. Volg deze stappen om een nieuw attribuut voor documenten te configureren:

1. Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Selecteer het tabblad Document of Teammap bovenaan de pagina, afhankelijk van waaraan je attributen wilt toevoegen.
3. Klik Attribuut toevoegen aan de rechterkant van de pagina. 
   • De modal Attributeninstellingen verschijnt.
     
      
4. Geef je attribuut een naam.
5. Kies een invoertype in het vervolgkeuzemenu.
6. Klik op Opslaan .

Wijs vereiste attributen aan

Nadat aangepaste attributen voor je account zijn ingesteld, kun je bepaalde attibruten als vereist markeren voor elk nieuw document dat in een teammap wordt aangemaakt. Om een attribuut vereist te maken, vink je het vakje "Vereist: aan rechts van het attribuut in het beheerderspaneel.

Als deze instelling is ingeschakeld, wordt telkens wanneer een accountlid een nieuwe teammap of een nieuw document binnen een teammap aanmaakt, een pop-upmenu weergegeven waarin diegene wordt gevraagd informatie in te voeren voor de vereiste attribuut(en).

Bewaarinstellingen voor documentbeheer gebruiken

Standaard documenteigenaar voor verwijderde of gedeactiveerde gebruikers

Wanneer gebruikers worden verwijderd op een Team of Enterprise account (of uit licentie worden gehaald op een Enterprise -account), vereist Lucid dat elk document dat ze bezitten wordt overgedragen aan een nieuwe eigenaar. Enterprise accounts kunnen een standaard document eigenaar instellen voor dit proces. Als er geen standaard document eigenaar is ingesteld, wordt het document overgedragen aan de Accounteigenaar. Om een standaard document eigenaar in te stellen, kunnen Accounteigenaar en documentbeheerder deze stappen volgen:

1. Selecteer Bewaren in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Zoek de sectie "Verwijderde en in licentie gegeven gebruikersdocumenten".

3. Typ een gebruiker in of selecteer een gebruiker in de dropdown-opties.

   

4. Klik op Wijzigingen opslaan in de rechterbovenhoek.

Alle documenten worden overgedragen aan deze standaard document eigenaar wanneer een gebruiker wordt verwijderd of uit de licentie wordt gehaald, tenzij anders vermeld op de Gebruiker-pagina van het Beheerderspaneel. Voor Enterprise accounts die SCIM gebruiken, vindt de overdracht van de document 24 uur na de delicentie plaats. Voor meer informatie over het verwijderen en delicentiëren van Gebruiker, zie ons artikel Lucid Beheerderspaneel: Gebruiker management. 

Instelling voor permanente verwijdering uit de prullenbak

Als je de Accounteigenaar, account Beheerder, documentbeheerder of Shieldbeheerder bent op een Enterprise account, kan je bepalen of Gebruiker documenten en mappen permanent kan verwijderen uit prullenbak door op het selectievakje te klikken. Zodra een document uit de prullenbak is verwijderd, is het niet meer te herstellen.

Alleen de opties die beschikbaar zijn voor je account kunnen worden geselecteerd; opties die niet beschikbaar zijn, worden grijs weergegeven. De opties werken als volgt:

• Alleen automatische verwijderingen betekent dat documenten alleen permanent uit de prullenbak verwijderd kunnen worden met behulp van documentbehoud, zoals uitgelegd in de subsectie Een beleid opstellen voor het behoud van documenten (alleen Enterprise Shield) hieronder.
• Zowel gebruikers als automatische verwijderingen maken het mogelijk om documenten permanent uit de prullenbak te verwijderen, zowel via de automatisering van documentbewaring als door handmatige verwijdering door gebruikers op het account, zoals uitgelegd in de subsectie Een beleid opstellen voor het bewaren van documenten (alleen Enterprise Shield) hieronder.
• Alleen gebruikers betekent dat gebruikers of beheerders op het account handmatig documenten uit de prullenbak kunnen verwijderen.
• Niemand betekent dat een verwijderd document voor onbepaalde tijd in de prullenbak blijft staan, totdat de gebruiker of beheerder het herstelt.

Nadat een document permanent is verwijderd, kan het niet worden hersteld of benaderd. De naam document kan echter gedurende de toepasselijke 180 dagen bewaarperiode in Enterprise Shield auditlogboeken blijven voorkomen.

Een beleid opstellen voor het bewaren van documenten

Maak een geautomatiseerd beleid om documenten te verwijderen op basis van bepaalde criteria, om te voldoen aan wettelijke normen en interne protocollen voor gegevensbeheer. Deze functie is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-uitbreiding.

Volg deze stappen om een inhoudsinspectiebeleid op te stellen:

1. Vink het vakje links van "Documenten automatisch verwijderen zodra ze voldoen aan de volgende bewaarcriteria" aan.
2. Stel de gewenste bewaartermijn in binnen de toegestane minimum- en maximumgrenzen: 
   • 30–999 dagen
   • 1–180 maanden
   • 1–15 jaar
3. Bepaal in de vervolgkeuzelijst of je de bewaarperiode wilt baseren op de aanmaakdatum of de laatste wijzigingsdatum. 
4. Kies uit "Documenten in de prullenbak" of "Alle documenten (inclusief prullenbak)" om te bepalen welke documenten worden beïnvloed wanneer aan de bewaarcriteria is voldaan.

De accounteigenaar, documentbeheerders en Shield-beheerders ontvangen een e-mailmelding wanneer een nieuw accountbewaarbeleid wordt ingesteld of een bestaand beleid wordt gewijzigd. We raden sterk aan om voorzichtig te zijn bij het maken en wijzigen van bewaarbeleid. Een onjuist ingesteld bewaarbeleid kan ertoe leiden dat gegevens onmiddellijk en permanent worden verwijderd. Zodra een document definitief uit de prullenbak is verwijderd, kan het niet meer worden hersteld.

Om dit risico te helpen beperken, krijg je de volgende waarschuwing te zien als je een beleid instelt met "Alle documenten": "Met dit beleid kan Lucid onmiddellijk en permanent bestanden verwijderen die de bewaartermijn al overschrijden op het moment dat je het beleid voor het eerst indient." Deze documenten kunnen gegevens bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga pas verder met opslaan als je zeker weet dat het beleid correct is geconfigureerd.

Inhoudsinspectie gebruiken

Met de functie voor inhoudsinspectie kunnen beheerders een inhoudsinspectiebeleid maken en vervolgens de resultaten monitoren. Deze functie is beschikbaar voor de accounteigenaar, documentbeheerders en Shield-beheerders. Lees verder voor meer informatie.

Deze functie is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-uitbreiding.

Een beleid voor inhoudsinspectie opstellen

Deze functie plaatst alle documenten op je account in de wachtrij om te scannen op bepaalde categorieën gevoelige gegevens. Je kunt als volgt een beleid voor inhoudsinspectie instellen:

1. Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Klik op het tabblad Beleid bovenaan de pagina.
3. Zet de schakeloptie voor "Zet documenten in de wachtrij om te scannen" aan.

Lucid zal beginnen met het scannen van jouw account op inhoud met gevoelige gegevens in het document en deze gevoelige gegevens labelen met een vooraf bepaalde set gevoelige categorieën. Na de eerste scan zal Lucid alleen het aangepaste document inspecteren. Bovendien zullen we elke keer dat je jouw aangepaste infotypes toevoegt of bijwerkt, alle accountdocumenten opnieuw scannen op de aangepaste term(en).

De volgende objecten zijn opgenomen in scans van de inhoudsinspectie:

• Vormen
• Tekstvakken
• Sticky notes
• Opmerkingen

Je beleid voor inhoudsinspectie aanpassen

Zodra je een inhoudinspectiebeleid hebt ingeschakeld, kun je de categorieën en bijbehorende informatietypen aanpassen door deze stappen te volgen:

1. Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Klik op het tabblad Beleid bovenaan de pagina.
3. Klik op een willekeurige gevoelige categorie-rij om de infotypes die aan een bepaalde gevoeligheidscategorie horen te weergaven. 
4. Klik op Bewerken aan de uiterste rechterkant van het gedeelte "Geselecteerde gevoelige categorieën en informatietypen".
5. Pas het beleid aan met deze methoden:
    
   • Klik op de schakeloptie rechts van een gevoeligheidscategorie om het scannen voor de hele categorie uit te schakelen, inclusief alle informatietypen binnen de categorie.
   • Vink alle specifieke infotypes uit die je niet gescand wilt hebben.
     
6. Klik onderaan de modal op opslaan .

Om toegang te krijgen tot gevoelige categorieën die je hebt uitgeschakeld, klik je op het keuzemenu voor "Inactieve categorieën" of "Alle categorieën". Om een inactieve categorie weer aan te zetten, gebruik je de stappen 'pas jouw content inspection policy' hierboven om de gevoeligheidscategorie weer aan te zetten.

Voeg een aangepast infotype toe

Hoewel onze Discovery-tool ons in staat stelt om handmatige, eenmalige zoekopdrachten uit te voeren naar exacte zinnen (zoals "Project X"), kunnen we dit proces nu automatiseren binnen Content Inspection. Door een aangepast infotype toe te voegen, kan je continu het document van jouw organisatie monitoren op eigen zoekwoorden, specifieke projectnamen of unieke zinnen. 

Zodra het is geconfigureerd, scant ons systeem voortdurend uw omgeving op de aangepaste infotypes, waarbij detecties automatisch direct op uw Content Inspection-dashboard worden gemarkeerd. 

Voeg een aangepast infotype toe door deze stappen te volgen:

1. Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Klik op het tabblad Beleid bovenaan de pagina.
3. Klik rechtsboven op Aangepaste infotypes toevoegen in de tabellen.     
4. Typ de termen of uitdrukkingen die je wilt scannen, met aanhalingstekens. Elk aangepast infotype moet uniek zijn.
   • JE kan tot 30 aangepaste infotypes definiëren voor contentinspectie om te scannen in jouw account. 
     
5. Klik op Volgende: Voorbeeld impact onderaan de modus om uw nieuwe aangepaste infotypes te bekijken en te bevestigen.
   • Als een aangepast infotype meer dan 5.000 documenten teruggeeft, is het te breed om te worden opgeslagen voor continu, doorlopend scannen. Voor deze veelbelovende termen raden we aan om onze zoekopdracht Discovery te gebruiken voor eenmalige handmatige scans.
6. Klik op Wijzigingen bevestigen.

Zodra het is bevestigd, wordt het document gescand op deze voorwaarden. Het opslaan van nieuwe of bijgewerkte aangepaste infotypes activeert automatisch een herscan van jouw bestaande document. Het kan tot twee dagen duren voordat de eerste resultaten volledig op jouw dashboard zijn weergegeven.

Toegang tot de resultaten van de inhoudsinspectie

Je kunt de resultaten van je inhoudsinspectiescans als volgt bekijken:

1. Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
2. Klik op het tabblad Resultaten bovenaan de pagina.

Van hieruit kun je per document de gedetecteerde overeenkomsten met gevoelige gegevens bekijken. De titel, eigenaar en eventuele classificaties die bij het document horen worden weergegeven. Je kunt ook zien welke gevoelige categorieën in de inhoud van het document voorkomen, evenals het aantal overeenkomsten met gevoelige gegevens.

Op deze pagina kun je de volgende acties uitvoeren:

• je can filters jouw Resultaten weergaven met behulp van de vier filteropties bovenaan de pagina: Kategorie & infotype, Externe toegang, Eigenaar en Classificatie. Om snel overeenkomsten te vinden voor jouw propriëtaire zoekwoorden, gebruik je de filters "Category & infotype" om het beleid "Custom" te selecteren. Eenmaal toegepast, kan ik het relevante document in de tabellen weergeven.
  
• Controleer de vak(en) die aan documentgekoppeld zijn, selecteer vervolgens Acties en klik in het dropdown op Beoordeel gevoelige gegevens. Je kunt ook op de document titel klikken om detecties van gevoelige gegevens te bekijken.
  • Er verschijnt een pop-upvenster dat alle overeenkomsten met gevoelige gegevens toont.
• In de vervolgkeuzelijst onder de knop Acties heb je ook toegang tot extra functies zoals het overdragen van documenteigendom, het beheren van de documentlocatie, het verwijderen van elk type externe toegang en het bewerken van classificaties. Voor een overzicht van wat elk van deze selecties betekent, raadpleeg je de gerelateerde opties die beschikbaar zijn met Discovery, zoals beschreven in het gedeelte Discovery hierboven.

weergaven en exportauditlogs

De auditlogs van Lucid bieden mij toegang tot een logboek van belangrijke gebeurtenissen binnen jouw account.
De auditlogfunctie stelt Beheerder in staat om logs van belangrijke gebeurtenissen over jouw account te weergeven en gebeurtenissen te exporteren in een CSV- of JSON-formaat. Deze functie is beschikbaar voor de Accounteigenaar, account Beheerder en Shield Beheerder.

Deze functie is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-uitbreiding.

JE kan gebeurtenissen filteren op een of meer van de volgende: start- en einddatum, gebeurtenistype en actor. Na filters kan ik de resultaten in de tabellen weergeven voor elke periode binnen de afgelopen 180 dagen.

Naar filters en weergaven-logs:

1. Selecteer Auditlogs in het linkermenu.
2. Gebruik de datumkiezer om je gewenste tijdsbestek binnen de afgelopen 180 dagen te selecteren.
3. filters naar het gewenste gebeurtenis-type(s) en/of actor(en)
4. Klik op Zoeken.
5. Onder de zoekcriteria wordt de tabellen bijgewerkt met de relevante gebeurtenissen die overeenkomen met jouw zoekcriteria (tot 10.000 gebeurtenissen).
   • Als je jouw tabellen kolommen wilt aanpassen, selecteer je rechtsboven in het Audit Log zoeken naar Resultaten, selecteer het pictogram 'kolommen beheren' om vak aan te vinken of te verwijderen die gekoppeld is aan de kolom die je wilt vertonen in jouw tabellen.
6. Klik op een evenement om de details van het auditlogboek in het rechterpaneel te openen.

In het paneel met evenementdetails kun je meer gedetailleerde informatie over het evenement weergeven. Om de gebeurtenis-JSON te kopiëren, klik je op het kopieer-icoon of open je de JSON in een nieuw tabblad. 

Als je alle teruggestuurde gebeurtenissen wilt exporteren, kun je de Resultaten exporteren in JSON- of CSV-formaat met de Exportknop rechtsboven in de tabellen.

Feedback geven over dit artikel