Op de pagina Compliance van het beheerdersdashboard kunt u diverse instellingen gebruiken en aanpassen, waaronder detectie, documentkenmerken, instellingen voor het bewaren van documenten en beleid voor inhoudsinspectie.

Gratis	Individueel	Team	Onderneming	FedRAMP
		*

Zie het artikel Je Lucid-account upgraden voor instructies om te upgraden.

*Het merendeel van de functies in dit artikel is alleen beschikbaar voor Enterprise-accounts; Als u echter een teamaccount gebruikt, heeft u wel toegang om een standaarddocumenteigenaar in te stellen en de instelling aan te passen voor permanente verwijdering uit de prullenbak.

Ga naar de nalevingspagina

Volg deze stappen om naar de beheerderspaneelpagina Documenten en mappen te gaan:

Selecteer Beheerder.
Klik op Compliance in het linkermenu.

Zoeken met ontdekking

Discovery is alleen beschikbaar voor Enterprise-accounts. Zie het artikel Je Lucid-account upgraden voor instructies om te upgraden. Discovery retourneert alleen resultaten voor documenten die eigendom zijn van uw Enterprise-account. Het bevat geen documenten die geen eigendom zijn van het account, zelfs niet als het wordt gedeeld met een gebruiker in het account.

Accounteigenaren en documentbeheerders kunnen de detectiefunctie gebruiken om de deelmachtigingen voor alle documenten die eigendom zijn van uw account te zoeken, bekijken en bewerken. Selecteer Discovery in de vervolgkeuzelijst in het linkermenu om toegang te krijgen tot deze functionaliteit. Lees verder voor meer informatie.

Opmerking: het duurt enige tijd voordat de documenten van een account zijn geïndexeerd. Als u dus een nieuw geüpgraded account heeft, ziet u mogelijk niet onmiddellijk documenten terug in uw zoekopdracht. Wij raden u aan te wachten en over een dag opnieuw te controleren.

Toegang documenten

U kunt alle documenten die eigendom zijn van uw Enterprise-account doorzoeken met behulp van de basis- of geavanceerde opties.

Basis zoekopties

Basisopties zijn onder meer zoeken op gebruikersaccount(s), trefwoord(en) en datum. Als u zoekt via gebruikersaccount(s), vink dan het vakje aan om alleen resultaten te ontvangen voor documenten die eigendom zijn van de gebruiker(s) die u zoekt; anders ziet u resultaten voor alle documenten waartoe ze toegang hebben op uw Enterprise-account. Als u zoekt op trefwoord(en), kunt u zoeken op de inhoud van het document, evenals op documenttags en attributen. Als u zoekt op datum, kunt u in de vervolgkeuzelijst kiezen voor de aanmaakdatum of de datum van de laatste wijziging.

Geavanceerde zoekopties

In de vervolgkeuzelijst voor geavanceerde opties kunt u zoeken op documenttype, documentlocatie, externe toegang, document-ID, classificatie en status. In de vervolgkeuzelijst 'Documentlocatie' hebt u de volgende zoekfilteropties:

Overal
Alleen teams en teammappen
Geen teams en teammappen
Alleen verwijderde documenten

Onder “Externe toegang” kunt u de zoekresultaten ook filteren om alleen documenten weer te geven die zijn gedeeld met externe bijdragers of externe links bevatten. Dit omvat documenten waarvoor de link voor openbaar delen is ingeschakeld, gepubliceerde of ingesloten documenten, en documenten die zijn gedeeld met bijdragers buiten uw organisatie.

Zoekresultaten

Op de pagina met zoekresultaten ziet u altijd de titel van het document. Afhankelijk van uw zoekcriteria ziet u mogelijk een selectie van maximaal vijf extra kolommen uit de volgende lijst: documenteigenaar (of dat nu een individu, een teammap of een teammap is), document-ID, datum van aanmaak, datum van wijziging, medewerkers, of het externe toegang heeft, classificatie en status.

Selecteer in de rechterbovenhoek van de pagina met Discovery-zoekresultaten het pictogram Kolommen beheren om de selectievakjes in of uit te schakelen die zijn gekoppeld aan de kolom die u in uw zoekresultaten wilt weergeven. Pas de kolombreedte aan vanuit de tabel met zoekresultaten door op de koptekst te klikken en te slepen.

De zoekopdracht is beperkt tot 10.000 resultaten. Als u de limiet bereikt, moet u uw zoekopdracht verfijnen.

Let op: Als een document momenteel in de prullenbak zit, zie je een prullenbakmarkering naast de documenttitel op de pagina met zoekresultaten. Documenten die permanent uit de prullenbak zijn verwijderd, worden grijs weergegeven op de pagina met zoekresultaten. Je kunt geen documenten openen of exporteren die zijn weggegooid of permanent verwijderd, tenzij je het document eerst herstelt.

Documenten bekijken

U kunt elk document uit de zoekresultaten openen in de modus Alleen weergeven.

Bij gebruik van deze documentbeheerdersmachtigingen zullen bijdragers niet zien dat u het document bekijkt. Aangezien je alleen documenten kunt bekijken, heeft dit geen invloed op de revisiegeschiedenis van het document.

Als u de add-on Enterprise Shield heeft, kunt u ook de revisiegeschiedenis van een document bekijken.

Deelrechten bewerken

Nadat u met Discovery een document in uw account heeft geopend, kunt u het menu Delen openen en wijzigen met wie het document wordt gedeeld. Om dit te doen, volgt u deze stappen vanuit het document:

Klik op Delen in de rechterbovenhoek van het document.
Bewerk de deelrechten.
Klik op Gereed.

Download een CSV-bestand

U kunt metagegevens van documenten downloaden naar een CSV als uw account over de Enterprise Shield-add-on beschikt. Om dit te doen, volgt u deze stappen op de pagina met zoekresultaten:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
Vink in de zoekresultaten het vakje uiterst links aan van de documenten waarvoor u de CSV-gegevens wilt downloaden.
Selecteer Acties .
Klik op Alleen metagegevens exporteren CSV .

De CSV wordt dan op je toestel gedownload. De CSV zal de volgende informatie bevatten:

Titel
Type document
Status van het delen van documenten, waaronder:
- Account beperkt: Er is een link voor delen actief die alleen toegankelijk is voor ingelogde gebruikers van je Lucid-account, vanwege de instelling Delen beperkt.
- Openbaar: Er is een link voor delen actief die toegankelijk is voor elke aangemelde gebruiker van Lucid.
- Samenwerking: Het document is rechtstreeks via naam of e-mailadres gedeeld met een gebruiker of een groep gebruikers.
- Embedded: De embedcode wordt handmatig of via een integratie geactiveerd.
- Gepubliceerd: Het document is gepubliceerd.
- Anoniem: Er is een deellink actief die toegang geeft aan elke niet-ingelogde gebruiker, ongeacht of ze deel uitmaken van uw account.
- Geen: Alleen de eigenaar van het document heeft toegang tot het document en het is niet gedeeld op een van de hierboven beschreven methoden.
Eigenaar
Aangemaakt
Gewijzigd
Interne gebruikers
Externe gebruikers (gebruikers die toegang hebben tot het document maar geen deel uitmaken van de account)
Kenmerken en tags
Document-ID
Document-URL

Notitie: Documenten die zijn gemarkeerd voor permanente verwijdering, worden niet opgenomen in de metadatadownload. Om het op te nemen, moet u eerst het document herstellen.

Herstel een document

U kunt een verwijderd of permanent verwijderd document herstellen in uw Enterprise-account. Om dit te doen, volgt u deze stappen op de pagina met zoekresultaten:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van de documenten die u wilt herstellen.
Selecteer Acties .
Klik op Herstellen .

In het pop-upvenster dat verschijnt, kun je ervoor kiezen om het document terug te zetten naar de oorspronkelijke locatie of een Teammap op je account selecteren om het document naar terug te zetten.

Overdracht van documenteigendom

Vanuit de zoekresultaten kunt u het documenteigendom van een of meerdere documenten tegelijk overdragen. U kunt het eigendom overdragen van documenten die eigendom zijn van een specifieke gebruiker in uw account of van documenten in teammappen. Om dit te doen, volgt u deze stappen:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten waarvan je het eigendom wilt overdragen.
- Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
Selecteer Acties .
Klik op Eigendom van documenten overdragen .
Selecteer in het pop-up venster de nieuwe eigenaar uit de dropdown van gebruikers op uw account.
Klik op Eigendomsoverdracht .

Opmerking: Wanneer je eigendom overdraagt, ontvangt de beheerder een e-mailnotificatie.

Beheer de locatie van documenten

Vanuit de zoekresultaten kun je deze optie gebruiken om documenten te verplaatsen naar Teammappen. Volg deze stappen om dit te doen:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
Vink in de zoekresultaten het vakje aan uiterst links van het document of de documenten waarvan je het eigendom wilt overdragen.
- Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
Selecteer Acties .
Klik op Documentlocatie beheren .
In het pop-up venster, selecteer je de teammap waarnaar je het document wilt verplaatsen in de dropdown.
Klik op Documenten verplaatsen .

Meer informatie: Het verplaatsen van documenten naar teammappen verandert de toegang en het eigendom. De accountbeheerder krijgt per e-mail bericht over het aantal overgebrachte documenten en de nieuwe naam van de teammap. Bekijk ons artikel Teammappen maken voor meer informatie.

document classificaties bewerken

Vanuit de zoekresultaten heb je de optie om classificaties te bewerken die zijn toegewezen aan documenten die eigendom zijn van jouw account. Volg deze stappen om classificaties te bewerken voor het geselecteerde document:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
Selecteer in de zoekresultaten het vak uiterst links van de document(s) waarvan je de classificatie(s) wilt bewerken.
- Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
Selecteer Acties.
Klik in de vervolgkeuzelijst op Classificatie bewerken.
Kies in het paneel dat verschijnt uit jouw classificatieopties in de vervolgkeuzelijst.
- Deze opties die je hier ziet zijn de accountclassificaties voor jouw account. Raadpleeg de sectie Aangepaste accountclassificaties maken van dit artikel voor meer informatie.
Klik op Classificatie bijwerken.

Opmerking: Deze actie is beperkt tot 200 documenten per keer. Het duurt even voordat deze wijziging wordt weergegeven op de ontdekkingspagina. Je kunt een nieuwe zoekopdracht uitvoeren nadat er een paar minuten zijn verstreken of kijken of je een bevestigingsmail ontvangt van de Beheerder die de classificatie-update heeft gemaakt.

Markeer document voor permanente verwijdering

In de zoekresultaten heb je de optie om documenten die eigendom zijn van jouw account te markeren voor verwijdering. Ga als volgt te werk om deze actie uit te voeren:

Voer een zoekopdracht uit in Discovery met de gewenste parameters voor zoekresultaten, inclusief gebruiker(s), trefwoorden, documenttype en aanmaakdatum.
- Selecteer in de zoekresultaten het vak uiterst links van de document(s) die je wilt verwijderen.
Je kunt het vakje bovenaan selecteren om alle documenten op de pagina met zoekresultaten te selecteren.
Selecteer Acties.
Klik in de vervolgkeuzelijst op Markeren voor permanente verwijdering.
Optioneel kun je het vak in het paneel aanvinken om de document eigenaar(s) via e-mail te laten weten dat de document(s) over 30 dagen definitief worden verwijderd.
- Als Beheerder die de document(s) heeft gemarkeerd voor permanente verwijdering, ontvang je automatisch een bevestigingsmail, ongeacht of je ervoor kiest om document eigenaren op de hoogte te stellen of niet.
Klik op Markeren voor definitieve verwijdering.

Deze actie kan door Beheerder in Discovery gedurende 30 dagen worden teruggedraaid, waarna het document definitief wordt verwijderd. Om een verwijdering ongedaan te maken, volg je stappen 1-3 hierboven en selecteer je vervolgens Herstel in het vervolgkeuzemenu Acties.

Opmerking: Deze actie is beperkt tot 200 documenten per keer. Het duurt even voordat deze wijziging zichtbaar is op de Ontdekpagina, dus wacht op de bevestigingsmail en kom later nog eens terug als je geen indicatie ziet dat documenten gemarkeerd zijn voor verwijdering wanneer je een nieuwe zoekopdracht uitvoert.

Voeg attributen, statussen en classificaties toe

Selecteer Kenmerken in de vervolgkeuzelijst in het menu aan de linkerkant onder het gedeelte 'Compliance' van het beheerdersdashboard. Hier vindt u opties voor het configureren van kenmerken en het toewijzen van aangepaste statussen en classificaties voor de documenten en teammappen in uw account. De accounteigenaar, accountbeheerders en documentbeheerders hebben toegang tot deze functies in het Lucid-beheerderspaneel.

Maak aangepaste accountclassificaties

U kunt aangepaste classificaties configureren voor documenten in uw Enterprise-account. Om te begrijpen hoe dit er voor uw gebruikers uitziet, raadpleegt u ons artikel Documentstatus beheren en classificatie instellen . Om een classificatie te configureren, kunnen de accounteigenaar, documentbeheerders en accountbeheerders deze stappen volgen:

Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Selecteer het tabblad Document bovenaan de pagina.
- Deze functie is alleen beschikbaar op documentniveau. Dit is niet van toepassing op teammappen.
Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
- De modaliteit Classificatie-instellingen verschijnt.
Selecteer + Classificatie toevoegen.
Klik op het vakje met de gekleurde stip uiterst links en selecteer een kleur voor de classificatie.
Typ een aangepaste classificatietitel in het toepasselijke tekstvak.
Voeg optioneel een beschrijving van de classificatie toe, waarin u kort uitlegt wanneer deze moet worden gebruikt.
Als u de add-on Enterprise Shield heeft, overweeg dan om een controle aan uw classificatie toe te voegen.
- Voor meer informatie over classificatiecontroles en hoe deze u kunnen helpen de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te behouden, raadpleegt u de onderstaande subsectie over classificatiecontroles .
Voeg optioneel een link toe naar bedrijfsrichtlijnen voor uw classificatie.
Klik op Opslaan.

Om een classificatiewaarde te verwijderen, beweegt u de muis over de waardenaam en klikt u het prullenbakpictogram dat aan de rechterkant verschijnt.

Standaardclassificatie instellen

Volg deze stappen om een standaardclassificatie in te stellen:

Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
Klik naast 'Standaardclassificatie' op het vervolgkeuzemenu.
Selecteer een standaardclassificatie.
Klik op Opslaan.

De standaardclassificatie wordt toegepast op alle nieuwe Lucid-documenten die door gebruikers in het account zijn gemaakt nadat de standaardclassificatie is ingesteld.

Classificatie vereisen

Nadat je een standaardclassificatie hebt ingesteld met bovenstaande stappen, kun je classificaties vereisen voor alle nieuw aangemaakte documenten op je account met de Enterprise Shield uitbreiding. Volg hiervoor deze stappen:

Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Classificatie.
Vink rechts van de dropdown "Standaardclassificatie" het vakje voor "Vereist" aan.
Klik op Opslaan.

Met de instelling ingeschakeld om document classificaties te vereisen, kan de classificatie nog steeds worden gewijzigd als een andere classificatie dan de standaard nodig is voor een document. De optie "geen classificatie" is echter niet langer beschikbaar en Gebruiker zal moeten kiezen uit de aangeboden document classificaties op jouw account.

Opmerking: documenten die bestonden voordat de standaardclassificatie werd ingesteld en de vereiste instelling werd toegepast, blijven zonder classificatie tenzij er handmatig een wordt toegevoegd. Als er eenmaal een classificatie is toegewezen aan een document dat al bestond voordat de vereiste instelling werd toegepast, dan kan deze niet meer worden verwijderd.

Maak gebruik van classificatiecontroles

De verbeterde classificatiefunctie van Lucid biedt intelligentere mogelijkheden die specifiek zijn ontworpen voor Enterprise-accounts die een manier zoeken om de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie te behouden met de Enterprise Shield-add-on. Door documentclassificaties aan te passen, zoals ‘vertrouwelijk’ of andere passende aanduidingen met bijbehorende acties, kan uw organisatie bepalen wie toegang heeft tot bepaalde soorten informatie. Deze controles komen doorgaans overeen met het beleid voor gegevensbeheer van uw organisatie.

De Account eigenaar, Account Beheerder, of documentbeheerder kan een classificatiecontrole instellen tijdens stap 8 van de stappen voor het aanmaken van classificatielabels die te vinden zijn in de subsectie Aangepaste accountclassificaties aanmaken hierboven. Aan elke classificatie kunnen besturingselementen worden gekoppeld, afhankelijk van de behoeften van jouw account. Voor de beste bescherming raden we aan deze besturingselementen in combinatie met elkaar te gebruiken om ongeoorloofd delen of verspreiden van gevoelige inhoud te voorkomen.

De vervolgkeuzeopties die u kunt selecteren, zijn onder meer:

Schakel het extern delen van documenten uit, zowel via e-mail als via een link naar iemand buiten uw Lucid-account.
Replicatie van document en de inhoud ervan uitschakelen, inclusief dupliceren of verplaatsen van inhoud binnen Lucid-document en extern kopiëren en plakken.
Publicatie van rekeningdocument uitschakelen.
Het exporteren van rekeningdocumenten uitschakelen.
Het afdrukken van accountdocumenten vanuit Lucid uitschakelen.

De hierboven genoemde dropdown opties voorkomen dat documenten in de toekomst gedeeld, gekopieerd, ingesloten, gepubliceerd, geëxporteerd of afgedrukt kunnen worden door iedereen, zelfs door de eigenaar van document. Acties die gedaan zijn voordat een classificatiecontrole is ingesteld, blijven echter onaangetast en bestaande samenwerkers worden niet verwijderd. Als de controle eenmaal is ingesteld, wordt de controle toegepast op elk document met de bijbehorende classificatie. We raden je aan om de functie voor het intrekken van extern delen Toestemmingen te gebruiken die beschikbaar is onder Ontdekking als je eerder delen wilt verwijderen.

Wanneer de eerste dropdown optie hierboven wordt toegepast op een document met behulp van een classificatiecontrole, wordt externe toegang geblokkeerd, zelfs als een document eerder is gedeeld met Gebruikers die niet op jouw account staan. Dit betekent dat als een externe Gebruiker de document probeert te openen, de toegang wordt geweigerd. documentintegratie zoals Confluence, Google Slides, SharePoint, enz. worden niet beïnvloed door deze controles.

Classificatiecontrole verwijdert de zichtbaarheid van document titels en miniatuur niet van de Documenten pagina of voor externe Gebruikers via mappen. Documenten die rechtstreeks worden gedeeld met Gebruikers of in mappen die externe toegang beperken, worden geweigerd als een Gebruiker die geen deel uitmaakt van jouw Enterprise account het document probeert te openen, zelfs als hij of zij toegang had voordat er een classificatie werd toegewezen die extern delen verhindert. Ze zullen echter nog steeds in staat zijn om de document titel en miniatuur te zien, tenzij het is verwijderd uit de map of je het extern delen Toestemmingen voor specifieke documenten hebt ingetrokken via Discovery.

Opmerking: Hoewel we er alles aan hebben gedaan om deze acties binnen het Lucid product uit te schakelen, kunnen we geen controle uitoefenen op het delen van activiteiten die buiten het platform plaatsvinden, zoals via screenshots of andere externe methoden.

Configureer aangepaste accountstatussen

Volg deze stappen om aangepaste statuswaarden en kleuren voor documenten en teammappen in uw Enterprise-account te configureren:

Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Kies het tabblad Document of Teammap bovenaan de pagina, afhankelijk van waarvoor je statussen wilt beheren.
Scroll indien nodig omlaag naar het gedeelte 'Status'.
Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Status.
- De modaliteit Statusinstellingen verschijnt.
Selecteer + Status toevoegen.
Klik op het vakje met de gekleurde stip uiterst links en selecteer een kleur voor de status.
Typ een naam voor een aangepaste statuswaarde in het tekstvak.
Vink het vakje onder “Inhoud vergrendelen” aan als u verdere bewerking van documenten wilt voorkomen zodra deze status is toegepast.
Klik op Opslaan.

Als u een statuswaarde wilt verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de waarde en klikt u ophet prullenbakpictogram dat aan de rechterkant verschijnt.

Standaardstatus instellen
Volg deze stappen om een standaardstatus in te stellen:

Klik op Bewerken aan de rechterkant van het gedeelte Status.
Klik naast 'Standaardstatus' op het vervolgkeuzemenu.
Selecteer een standaardstatus.
Klik op Opslaan.

De standaardstatus wordt toegepast op alle nieuwe Lucid-documenten die door gebruikers van het account zijn gemaakt nadat de standaardstatus is ingesteld.

Pas aangepaste accountkenmerken aan

Als u een accounteigenaar, accountbeheerder of documentbeheerder van een Enterprise-account bent, kunt u aangepaste kenmerken configureren die accountleden kunnen gebruiken om documenten en teammappente labelen en te zoeken. Volg deze stappen om een nieuw attribuut voor documenten te configureren:

Selecteer Attributen in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Selecteer het tabblad Document of Teammap bovenaan de pagina, afhankelijk van waaraan je attributen wilt toevoegen.
Klik op Kenmerk toevoegen aan de rechterkant van de pagina.
- De modaal Attribuutinstellingen verschijnt.
Geef je attribuut een naam.
Kies een invoertype in het vervolgkeuzemenu.
Klik op Opslaan .

Meer informatie: als je invoertype een vervolgkeuzelijst of een numeriek bereik is, lees dan ons artikelAangepaste statustags en kenmerken gebruiken om documenten te ordenen voor instructies over het instellen ervan.

Wijs vereiste attributen aan

Nadat aangepaste kenmerken voor uw account zijn geconfigureerd, kunt u aangeven dat bepaalde kenmerken vereist zijn voor elk nieuw document dat in een teammap wordt gemaakt. Om een attribuut verplicht te maken, vinkt u het vakje “Vereist” rechts van het attribuut in het beheerdersdashboard aan.

Als deze instelling is ingeschakeld, wordt elke keer dat een accountlid een nieuwe teammap of een nieuw document in een teammap aanmaakt, een pop-upmenu gevraagd om informatie in te voeren voor de vereiste attributen.

the-pop-up-menu-a-user-will-see-when-they-need-to-set-a-required-status-or-attribute.png

Gebruik bewaarinstellingen voor documentbeheer

Standaarddocumenteigenaar voor verwijderde gebruikers of gebruikers zonder licentie

Wanneer Gebruikers worden verwijderd van een Team- of Enterprise-account (of worden verwijderd van een Enterprise-account), vereist Lucid dat alle documenten waarvan ze eigenaar zijn worden overgedragen aan een nieuwe eigenaar. Als er geen standaard document eigenaar is ingesteld, wordt het document overgedragen aan de Account eigenaar. Volg deze stappen om een standaard document eigenaar in te stellen:

Selecteer Retentie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Zoek het gedeelte "Verwijderde/gelicentieerde documenten van Gebruiker".
Voer een Gebruiker in of selecteer deze uit de vervolgkeuzelijst.
Klik op Veranderingen opslaan in de rechterbovenhoek.

Alle documenten worden overgedragen aan deze standaard document eigenaar wanneer een Gebruiker wordt verwijderd of gelicentieerd, tenzij anders aangegeven op de pagina van de Gebruiker van het Beheerderspaneel. Voor meer informatie over het verwijderen en verwijderen van licenties van Gebruiker, zie ons Lucid Beheerderspaneel: Gebruiker beheer artikel.

Tip: Je kunt een gebruiker selecteren uit de vervolgkeuzelijst of het e-mailadres van een willekeurige gebruiker in je account intypen om deze als standaard documenteigenaar te selecteren.

Instelling voor permanente verwijdering uit de prullenbak

Als u de accounteigenaar, accountbeheerder of documentbeheerder van een Enterprise-account bent, kunt u bepalen hoe documenten in uw account uit de prullenbak worden verwijderd door een keuze te maken uit de vervolgkeuzelijsten. Zodra een document uit de prullenbak is verwijderd, kan het niet meer worden hersteld.

trash-dropdown-opties-van-retentie-pagina-in-Lucid-admin-panel.jpg

Alleen de opties die voor uw account beschikbaar zijn, zijn beschikbaar voor selectie; de opties die dat niet zijn, worden grijs weergegeven. De opties werken als volgt:

Alleen automatisch verwijderen betekent dat documenten alleen permanent uit de prullenbak kunnen worden verwijderd met behulp van het bewaren van documenten, zoals uitgelegd in de subsectie Een beleid voor het bewaren van documenten instellen (alleen Enterprise Shield) hieronder.
Met zowel gebruikers als automatische verwijderingen kunnen documenten permanent uit de prullenbak worden verwijderd, zowel via de automatisering van documentbewaring als via handmatige verwijdering door gebruikers in het account, zoals uitgelegd in de subsectie Een beleid voor het bewaren van documenten instellen (alleen Enterprise Shield) hieronder.
Alleen gebruikers betekent dat gebruikers of beheerders van het account handmatig documenten uit de prullenbak kunnen verwijderen.
Niemand betekent dat een weggegooid document voor onbepaalde tijd in de prullenbak blijft staan, totdat de gebruiker of beheerder het heeft hersteld.

Opmerking: als u de selectie in de vervolgkeuzelijst wijzigt, worden geen documenten in uw account hersteld die al definitief uit de prullenbak zijn verwijderd. U kunt verwijderde documenten echter handmatig herstellen met behulp van Discovery, zoals beschreven in het gedeelte Document herstellen hierboven.

Stel een beleid voor het bewaren van documenten op

Creëer een geautomatiseerd beleid om documenten te verwijderen op basis van gespecificeerde criteria, waardoor naleving van wettelijke normen en interne gegevensbeheerprotocollen wordt gegarandeerd. Deze functie is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-add-on.

Volg deze stappen om een beleid voor inhoudsinspectie in te stellen:

Vink het vakje links van 'Documenten automatisch verwijderen zodra ze aan de volgende bewaarcriteria voldoen' aan.
Stel de gewenste bewaartermijn in binnen de toegestane minimale en maximale beperkingen:
- 30–999 dagen
- 1–180 maanden
- 1–15 jaar
Bepaal in de vervolgkeuzelijst of u de bewaarperiode wilt baseren op de aanmaakdatum of de datum van de laatste wijziging.
Kies uit 'Documenten in de prullenbak' of 'Alle documenten (inclusief de prullenbak)' om te bepalen welke documenten worden beïnvloed als aan de bewaarcriteria wordt voldaan.

De accounteigenaar en documentbeheerders ontvangen een e-mailmelding wanneer er een nieuw accountbewaarbeleid wordt vastgesteld of een bestaand beleid wordt gewijzigd. We raden u ten zeerste aan om voorzichtig te zijn met het opstellen en wijzigen van bewaarbeleid. Een onjuist opgezet bewaarbeleid kan ertoe leiden dat gegevens onmiddellijk en definitief worden verwijderd. Zodra een document definitief uit de prullenbak is verwijderd, kan het niet meer worden hersteld.

Om dit risico te helpen beperken, ziet u deze waarschuwing als u een beleid instelt met 'Alle documenten': 'Met dit beleid kan Lucid onmiddellijk en permanent bestanden verwijderen die de bewaarperiode al overschrijden wanneer u het beleid voor het eerst indient.' Deze documenten kunnen gegevens bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga pas verder met opslaan als u zeker weet dat het beleid correct is geconfigureerd.

Opmerking: Indien mogelijk ontvangen gebruikers twee weken vóór de definitieve verwijdering van documenten waarvan zij eigenaar zijn, meldingen in het product. We raden aan dat ze na deze kennisgeving deze tijd gebruiken om belangrijke bestanden te bewaren of er een kopie van te maken. Deze melding geldt niet voor documenten die eerder dan twee weken na de implementatie van het beleid aan de verwijderingscriteria voldoen.

Toegang tot inhoudsinspectie

Met de functie voor inhoudsinspectie kunnen beheerders een beleid voor inhoudsinspectie maken en vervolgens de resultaten controleren. Deze functie is beschikbaar voor de accounteigenaar en documentbeheerders. Lees verder voor meer informatie.

Deze functie is beschikbaar voor Enterprise-accounts met de Enterprise Shield-add-on.

Maak een beleid voor inhoudsinspectie

Deze functie zet alle documenten in uw account in de wachtrij om te scannen op bepaalde categorieën gevoelige gegevens. Een beleid voor inhoudsinspectie instellen:

Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Klik op het tabblad Beleid bovenaan de pagina.
Zet de schakelaar voor 'Documenten in wachtrij plaatsen voor scannen' aan.

Lucid begint jouw account te scannen op inhoud die gevoelige gegevens in documenten bevat en labelt de gevoelige gegevens met een vooraf bepaalde set gevoelige categorieën. Na de eerste scan inspecteert Lucid alleen nog gewijzigde documenten.

De volgende objecten worden opgenomen in inhoudsinspectiescans:

Vormen
Tekstvakken
Sticky notes
Opmerkingen

Jouw inhoudsinspectiebeleid aanpassen

Als je eenmaal een inhoudsinspectiebeleid hebt ingeschakeld, heb je de mogelijkheid om de categorieën en bijbehorende informatietypes aan te passen door deze stappen te volgen:

Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Klik op het tabblad Beleid bovenaan de pagina.
Klik op bewerken helemaal rechts van het gedeelte "Geselecteerde gevoelige categorieën en infotypes".
Pas het beleid aan met behulp van de volgende methoden:
- Klik op de wisselknop rechts van een gevoeligheidscategorie om het scannen voor de hele categorie uit te schakelen, inclusief alle informatietypen binnen de categorie.
- Klik op de vervolgkeuzepijl om de informatietypes weer te geven die bij een bepaalde gevoeligheidscategorie horen en vink de informatietypes uit die je niet wilt laten scannen.
Klik op Veranderingen opslaan onderaan de pagina.

Om toegang te krijgen tot gevoelige categorieën die je hebt uitgeschakeld, klik je op de dropdown voor "Verborgen categorieën". Om een verborgen categorie weer aan te zetten, gebruik je de bovenstaande stappen Pas je inhoudsinspectiebeleid aan om de gevoeligheidscategorie weer aan te zetten.

weergave-verborgen-categorieën-onder-inhoudsinspectie-beleid

Meer informatie: Voor meer informatie over de gevoelige categorieën die zijn opgenomen, raadpleegt u onze communitypost Inhoudsinspectie van gevoelige categorieën en infotypes . Raadpleeg voor de volledige disclaimer over het gebruik van inhoudsinspectie ons overzichtsartikelEnterprise Shield uitbreiding.

Toegang tot de resultaten van inhoudsinspectie

U kunt de resultaten van uw inhoudsinspectiescans bekijken door deze stappen te volgen:

Selecteer Inhoudsinspectie in het uitgevouwen menu aan de linkerkant.
Klik op het tabblad Resultaten bovenaan de pagina.

inhoud-inspectie-scan-resultaten-voorbeeld

Van hieruit kun je alle gedetecteerde matches van gevoelige gegevens per document bekijken. De titel, eigenaar en eventuele classificaties bij het document worden weergegeven. Je kunt ook zien welke gevoelige categorieën voorkomen in de inhoud van document en hoeveel gevoelige gegevens overeenkomen.

Vanaf deze pagina kunt u de volgende acties ondernemen:

Bepaal voor welke gevoelige categorieën je Resultaten ziet in de vervolgkeuzelijst bovenaan de pagina.
Vink het vak/de vakken aan dat/die is/zijn gekoppeld aan document(s) en selecteer vervolgens Acties en klik in de vervolgkeuzelijst op Gevoelige gegevens beoordelen.
- Er verschijnt een pop-up met alle overeenkomsten met gevoelige gegevens.
Via de vervolgkeuzelijsten onder de knop Acties heb je ook toegang tot extra functies zoals het overdragen van document eigendom, het beheren van document locatie, het verwijderen van elk type externe toegang en het bewerken van classificaties. Voor een overzicht van wat elk van deze selecties betekent, raadpleegt u de gerelateerde opties die beschikbaar zijn met Discovery, zoals beschreven in de sectie Discovery hierboven.

Feedback geven over dit artikel

Heb je feedback over dit artikel?Deel je ervaringen hier.

Verwante artikelen