Guida aziendale: Configurazione dell'account per i proprietari dell'account

Configura il tuo account

Benvenuto nel tuo nuovo account Lucid Suite Enterprise! Per iniziare, vai al pannello di amministrazione di Lucid e continua a leggere per scoprire come personalizzare le impostazioni vitali per la gestione del tuo account. Assicurati di completare i passaggi di configurazione dell'account forniti qui prima di aggiungere utenti.

In questa fase, è possibile determinare i metodi di accesso da abilitare per gli utenti e il metodo di autenticazione predefinito quando gli utenti si uniscono all'account. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni di licenza desiderate e visualizzare le istruzioni per preparare la rete per garantire che la comunicazione Lucid venga ricevuta attraverso il firewall.

Per accedere al pannello di amministrazione, procedi nel seguente modo:

1. Accedi al tuo account Lucid.
2. Seleziona Amministratore dal menu a sinistra.
3. Nella pagina di configurazione del team visualizzata, digita un nome per il tuo account e fai clic su Crea team.
   • Devi solo completare questo passaggio di creazione di un nome di squadra la prima volta che accedi al pannello di amministrazione. In caso di visite consecutive, verrai automaticamente indirizzato alla pagina Panoramica .

Impostare i metodi di accesso

Quando si impostano i metodi di accesso per l'account, assicurarsi di determinare il metodo di autenticazione predefinito che gli utenti devono utilizzare quando accedono.

Se è abilitato il controllo del dominio, il metodo di autenticazione predefinito per verificare l'identità degli utenti deve corrispondere al metodo di accesso utente predefinito impostato per l'account. Consigliamo vivamente di abilitare il controllo del dominio per aumentare lo standard di sicurezza per la vostra organizzazione, incluso l'obbligo di verificare l'identificazione di un utente prima che venga aggiunto al vostro account Lucid Enterprise.

Modificare le impostazioni di licenza

Dalla pagina Impostazioni di licenza del pannello di amministrazione, puoi:

• Determinare se ai nuovi utenti che si uniscono all'account viene concessa automaticamente una licenza o se è necessaria l'approvazione manuale da parte di un amministratore.
• Determinare se le richieste di licenza da parte di utenti esistenti vengono concesse automaticamente o richiedono l'approvazione manuale da parte di un amministratore.
• Indicare se si desidera che le licenze aggiuntive vengano aggiunte automaticamente all'account Enterprise quando si esaurisce.
• Personalizzare la finestra di dialogo di richiesta di licenza.
• Imposta le preferenze di notifica dell'amministratore.

Per visualizzare i passaggi completi per l'aggiunta automatica di licenze al tuo account quando si esaurisce, consulta il nostro articolo Aggiornamento automatico .

Prepara la tua rete

Se filtri il traffico attraverso un firewall in base al dominio o agli intervalli IP, fai riferimento al nostro articolo Preparare la rete per gli utenti Lucid .

Aggiunta e licenza di utenti

Ora che hai completato la configurazione iniziale del tuo account, inclusa la configurazione delle impostazioni di licenza in base alle esigenze del tuo account, sei pronto per iniziare ad aggiungere utenti. È possibile aggiungere utenti e gestire le licenze dal pannello di amministrazione di Lucid o tramite un IDP supportato tramite SCIM. Leggi le sezioni seguenti per vedere il processo per ciascuna opzione.

Dal pannello di amministrazione di Lucid

Dal pannello di amministrazione di Lucid, aggiungi gli utenti tramite indirizzo e-mail, dominio o importazione CSV. Si può:

• Crea un nuovo account Lucid per un nuovo utente. Verrà creato un nuovo account per l'utente che verrà automaticamente aggiunto all'account Enterprise
• Aggiungi un utente con un account Lucid esistente. Gli utenti con account esistenti ricevono un invito via e-mail che devono accettare per essere aggiunti all'account.

Il nostro articolo sul pannello di amministrazione di Lucid: Gestione degli utenti include le istruzioni per ciascuna di queste opzioni.

Una volta che gli utenti sono stati aggiunti all'account, è possibile assegnare loro le licenze Lucid Suite e Lucidscale a seconda del livello di accesso di cui hanno bisogno. Aggiungi anche utenti con accesso limitato: questi utenti non vengono presi in considerazione nel conteggio delle licenze, ma viene fornito l'accesso ai documenti condivisi con loro solo per i commenti. Per saperne di più, consulta il nostro articolo Utenti con accesso limitato su un account Enterprise .

Tramite SCIM

L'utilizzo di SCIM aumenta la sicurezza dell'account, semplifica l'esperienza di accesso degli utenti tra le applicazioni ed espande le opzioni per la gestione delle licenze. Fare riferimento all'articolo Panoramica SCIM per un elenco dei provider SCIM supportati e collegamenti alla documentazione associata per la procedura di configurazione.

Gestire gli utenti

La gestione degli utenti è una funzione chiave per la gestione del tuo account Aziendale. Leggi questa sezione per istruzioni su come assegnare ruoli di amministratore a determinati utenti sul tuo account Lucid, determinare a chi verranno trasferiti i documenti quando elimini o rimuovi la licenza degli utenti e creare gruppi organizzativi per organizzare gli utenti. Segui le istruzioni per completare queste azioni dal pannello di amministrazione di Lucid per la gestione manuale dell'account o tramite SCIM se gestisci il tuo account utilizzando un provider di identità.

Assegnare ruoli di amministratore

L'assegnazione di ruoli di amministratore ad altri utenti ti aiuta a semplificare la gestione del tuo account. I ruoli che puoi assegnare ad altri utenti del tuo account sono:

• Amministratore dell'account
• Amministratore di fatturazione
• Amministratore documento
• Amministratore del gruppo organizzativo
• Amministratore dei modelli

Per ulteriori informazioni sulle funzionalità e le limitazioni di ciascun ruolo di amministratore, consulta l'articolo Pannello di amministrazione di Lucid: Ruoli di amministratore .

Pianificare i futuri cambiamenti di proprietà
Se la proprietà dell'account deve essere trasferita a un altro utente, in un caso come una transizione di responsabilità o l'abbandono dell'azienda da parte del proprietario dell'account, assicurati che la proprietà venga trasferita prima del trasferimento di responsabilità per evitare interruzioni nella produttività del tuo team. Per vedere i passaggi, consulta il nostro articolo Modificare il proprietario dell'account .

Creare gruppi organizzativi per organizzare gli utenti

Per facilitare la gestione dell'account, è possibile creare gruppi organizzativi e sottogruppi per organizzare gli utenti, gestire le licenze e impostare le autorizzazioni di condivisione. Inoltre, è possibile assegnare la responsabilità della gestione di un determinato gruppo a un amministratore del gruppo organizzativo. Dai un'occhiata all'articolo Pannello di amministrazione Lucid: Gestione dei gruppi per maggiori dettagli.

Impostare un proprietario predefinito per il documento

Quando gli utenti vengono eliminati o rimossi dalla licenza, cosa che verrà illustrata nella sezione successiva, tutti i documenti di cui sono proprietari devono essere trasferiti a un nuovo proprietario. Puoi selezionare un proprietario di documento predefinito per il tuo account: a questo utente verranno trasferiti tutti i documenti, a meno che non sia specificato diversamente, quando un amministratore elimina o revoca la licenza a un singolo utente. In questo modo si garantisce che tutti i documenti vengano trasferiti a un utente Lucid fidato. Semplifica inoltre il processo di trasferimento non richiedendo l'input di un individuo per ricevere i documenti ogni volta che un utente viene eliminato o rimosso dalla licenza.

Dai un'occhiata al pannello di amministrazione di Lucid: articolo Impostazioni di conformità per istruzioni su come assegnare o modificare il proprietario predefinito del documento sul tuo account.

Eliminare o revocare la licenza agli utenti

In qualità di proprietario dell'account Enterprise, hai la possibilità di eliminare o revocare la licenza agli utenti. L'eliminazione di un utente chiude definitivamente il suo account Lucid, mentre la rimozione della licenza lo mantiene sull'account Lucid come utente ad accesso limitato. Gli utenti con accesso limitato possono visualizzare e commentare i documenti, ma non possono apportare altre modifiche e non vengono presi in considerazione nel numero di licenze.

Indipendentemente dal fatto che si elimini o si rimuova la licenza di un utente, è necessario trasferire la proprietà dei suoi documenti a un altro utente con licenza durante il processo di eliminazione o rimozione della licenza. Fare riferimento alla sezione precedente per istruzioni su come impostare un proprietario del documento predefinito.

Dal pannello di amministrazione di Lucid
Per istruzioni su come eliminare o rimuovere la licenza dagli utenti dal pannello di amministrazione di Lucid, fare riferimento al nostro articolo sul pannello di amministrazione di Lucid: Gestione degli utenti .

Tramite SCIM
Se si utilizza SCIM, fare riferimento all'articolo Panoramica di SCIM per trovare la documentazione e le istruzioni specifiche del provider di identità.

Aggiunta di altre licenze

È possibile acquistare licenze aggiuntive tramite la pagina Panoramica del pannello di amministrazione. Per saperne di più e seguire i passaggi, consulta il nostro articolo Aggiungere altre licenze Lucid.

Personalizza l'esperienza dell'utente

Felicitazioni! Il tuo account aziendale è ora configurato per il successo. Questa sezione illustra le impostazioni che è possibile personalizzare per concedere agli utenti l'accesso a funzionalità aggiuntive e integrare Lucid con altri prodotti e applicazioni già in uso.

Configurare le integrazioni a livello di account

Lucid offre una varietà di integrazioni. Alcuni devono essere configurati dagli amministratori tramite il pannello di amministrazione prima dell'uso e altri possono essere configurati direttamente dagli utenti. Fare riferimento alle istruzioni dell'articolo di Lucid Integration Marketplace su come accedere a Integrations Marketplace dalla home page di Lucid. Da lì, puoi visualizzare un elenco completo di tutte le offerte con collegamenti agli articoli del Centro assistenza associati per saperne di più.

Gestire i controlli delle funzionalità utente

Puoi abilitare o disabilitare funzionalità come l'archiviazione offline, Collaborative AIe i controlli per sviluppatori per l'intero account. Le istruzioni sono disponibili nel nostro pannello di amministrazione di Lucid: articolo Impostazioni di sicurezza .

Determinare le impostazioni dell'esperienza dell'editor

Le impostazioni dell'esperienza dell'editor includono la possibilità di disabilitare la chat, la ricerca di immagini e icone e i modelli standard. Questa pagina del pannello di amministrazione è anche il luogo in cui puoi caricare i caratteri del marchio che desideri rendere disponibili a tutti gli utenti con licenza sul tuo account Enterprise. Dai un'occhiata all'articolo Pannello di amministrazione di Lucid: Impostazioni di sicurezza per i dettagli.

Impostare l'accesso alle cartelle del team

Gestisci le impostazioni della cartella Team dalla pagina Sicurezza nel pannello di amministrazione, come spiegato nell'articolo Pannello di amministrazione Lucid: Impostazioni di sicurezza. Qui è dove puoi scegliere di limitare Team creazione di cartelle.

Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Creare cartelle del team per decidere se vuoi che l'accesso sia disponibile per i tuoi utenti.

Funzionalità aggiuntive per i proprietari di account

Ora che il tuo account è configurato nel modo più sensato per la tua organizzazione, sei pronto per passare alla gestione quotidiana del tuo account Lucid.

In questa sezione, ti verranno presentate ulteriori opzioni di gestione dell'account che possono essere sfruttate per gestire correttamente il tuo account, indipendentemente da ciò che si presenta. Ciò include funzionalità come la ricerca e la gestione di documenti con Document Discovery, la gestione dell'abbonamento, la personalizzazione degli attributi del documento, l'accesso ai dati di utilizzo e l'esplorazione di funzionalità aggiuntive come il servizio di gestione delle chiavi e i corsi di formazione.

Utilizzo di Document Discovery
Document Discovery ti consente di cercare, visualizzare e modificare le autorizzazioni di condivisione per tutti i documenti di proprietà del tuo account. Inoltre, è possibile scaricare un file CSV con i metadati del documento, ripristinare i documenti eliminati, trasferire la proprietà del documento, spostare i documenti nelle cartelle del team e revocare le autorizzazioni di condivisione esterna per documenti specifici.

Scopri di più su Document Discovery nel nostro pannello di amministrazione Lucid: Articolo sulle impostazioni di conformità .

Gestire le informazioni sull'abbonamento e sulla fatturazione
Consulta il nostro articolo Panoramica di piani e fatturazione per un elenco completo di tutte le risorse di sottoscrizione; tra cui la gestione del tuo piano Lucid, la risoluzione dei problemi di pagamento, l'aggiornamento delle informazioni di fatturazione, l'accesso o la modifica delle fatture e la verifica delle tue informazioni fiscali.

Per acquistare licenze aggiuntive, fare riferimento al nostro articolo Aggiungere altre licenze Lucid per le istruzioni.

Personalizzare gli attributi e gli stati dei documenti
Puoi configurare gli attributi e assegnare stati e classificazioni personalizzati per i documenti e le cartelle del team sul tuo account. Scopri di più nel nostro pannello di amministrazione Lucid: Articolo sulle impostazioni di conformità .

Determinare l'eredità dell'account
Per vedere i passaggi per annullare il tuo piano o per eliminare completamente l'account Aziendale ed eliminare il tuo account e i tuoi dati personali da Lucid Software, consulta i nostri articoli.

Per trasferire invece la proprietà dell'account a un altro utente, segui la procedura per modificare il proprietario dell'account.

Funzionalità aggiuntive

• Dati di utilizzo: per informazioni su dove scaricare il file CSV dei dati utente e il PDF delle domande frequenti sul report di lettura, fare riferimento al nostro articolo Benvenuto nel pannello di amministrazione di Lucid .
• KMS: Per informazioni su come utilizzare il servizio di gestione delle chiavi Lucid per controllare le proprie chiavi di crittografia per un ulteriore livello di sicurezza, consulta il nostro articolo sul pannello di amministrazione di Lucid: Impostazioni di sicurezza per informazioni e passaggi successivi.
• Formazione su misura: puoi acquistare formazione in loco, formazione personalizzata, webinar su misura e servizi di implementazione per aumentare il valore e il ritorno sul tuo account Lucid. Per iniziare, contatta il tuo Account Manager, Customer Success Manager o contatta i Servizi Professionali.

Risorse

Dai un'occhiata a queste risorse aggiuntive per aumentare le tue competenze e acquisire familiarità con la gestione del tuo nuovo account Enterprise. Queste risorse sono disponibili solo in inglese.

Post della scheda Community
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