Pannello di amministrazione di Lucid: Impostazioni di conformità

Accedi alla pagina di conformità

Per raggiungere la pagina del pannello di amministrazione di Documenti e cartelle, segui i seguenti passaggi:

1. Seleziona Amministratore.
2. Fai clic su Conformità nel menu a sinistra.

Ricerca con Discovery

La scoperta è disponibile solo per gli account Aziendale. Consulta l'articolo Aggiorna il tuo account Lucid per le istruzioni per l'aggiornamento. La scoperta restituisce solo i risultati dei documenti posseduti dal tuo account Aziendale. Non include documenti che non appartengono all'account, anche se condivisi con un utente sull'account.

I proprietari degli account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori di Shield possono utilizzare la funzione Discovery per cercare, visualizzare e modificare le autorizzazioni di condivisione per tutti i documenti di proprietà dell'account. Seleziona Discovery dal menu a discesa a sinistra per accedere a questa funzionalità. Continua a leggere per saperne di più.

Accesso ai documenti

Puoi cercare tutti i documenti di proprietà del tuo account Enterprise utilizzando le opzioni di base o avanzate.

Opzioni di ricerca di base

Le opzioni di base includono la ricerca per account utente, parole chiave e data. Se si effettua la ricerca tramite account utente, selezionare la casella per ricevere risultati solo per i documenti di proprietà dell'utente o degli utenti cercati; in caso contrario, vedrai i risultati per tutti i documenti a cui hanno accesso sul tuo account Enterprise. Se si esegue la ricerca tramite parole chiave, è possibile cercare il contenuto del documento, nonché i tag e gli attributi del documento. Se si effettua la ricerca per data, è possibile selezionare dalle opzioni a discesa la data di creazione o la data dell'ultima modifica.

Opzioni di ricerca avanzate

Nell'elenco a discesa delle opzioni avanzate, è possibile eseguire ricerche per tipo di documento, posizione del documento, accesso esterno, ID documento, classificazione e stato. Dal menu a discesa "Posizione documento", sono disponibili le seguenti opzioni di filtro di ricerca:

• Ovunque
• Solo Team e Cartelle del team
• Escludi Team e Cartelle del team
• Solo documenti eliminati

Alla voce "Accesso esterno", puoi anche filtrare i risultati della ricerca per mostrare solo i documenti condivisi con collaboratori esterni o che includono link esterni. Sono inclusi i documenti per i quali è attivato il collegamento di condivisione pubblica, i documenti pubblicati o incorporati e i documenti che sono stati condivisi con collaboratori esterni all'organizzazione.

Risultati della ricerca

Nella pagina dei risultati di ricerca vedrai sempre il titolo del documento. A seconda dei criteri di ricerca, potresti vedere una selezione fino a cinque colonne aggiuntive dalla seguente lista: proprietario del documento (che si tratti di una cartella Individuale, Team o Team), ID documento, data di creazione, data di modifica, collaboratori, se ha accesso esterno, classificazione e stato. 

In alto a destra nella pagina dei risultati di ricerca di Discovery, selezionare l'icona Gestisci colonne per selezionare o deselezionare le caselle associate alla colonna che si desidera visualizzare nei risultati di ricerca. Regola la larghezza delle colonne dalla tabella dei risultati della ricerca facendo clic e trascinando sull'intestazione.

La ricerca è limitata a 10.000 risultati. Se stai raggiungendo il limite, dovrai restringere la query di ricerca.

Visualizzare documenti

Puoi aprire tutti i documenti dei risultati della ricerca in modalità di sola visualizzazione. 

Quando si utilizzano queste autorizzazioni di amministratore del documento, i collaboratori non vedranno che stai visualizzando il documento. Poiché è possibile visualizzare solo documenti, ciò non influirà sulla cronologia delle revisioni del documento.

Se hai l'add-on Enterprise Shield, puoi anche visualizzare la cronologia delle revisioni di un documento.

Modifica i permessi di condivisione

Dopo aver acceduto a un documento sul tuo account utilizzando Discovery, puoi aprire il menu Condividi e modificare le persone con cui il documento è condiviso. Per farlo, segui i seguenti passaggi all'interno del documento:

1. Clicca su Condividi nell'angolo in alto a destra del documento.
2. Modifica i permessi di condivisione.
3. Clicca su Fatto.
    

Scarica un file CSV

Puoi scaricare i metadati dei documenti in un CSV se il tuo account ha l'add-on Enterprise Shield. Per farlo, segui questi passaggi dalla pagina dei risultati di ricerca:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti per i quali desideri scaricare i dati CSV.
3. Selezionare Azioni .
4. Fare clic su Esportare solo i metadati CSV .

Il CSV verrà quindi scaricato sul dispositivo. Il CSV includerà le seguenti informazioni:

• Titolo
• Tipo di documento
• Stato di condivisione del documento, che può includere:
   
  • Account limitato: è attivo un link di condivisione a cui possono accedere solo gli utenti che hanno effettuato l'accesso al tuo account Lucid, a causa dell'impostazione Condivisione limitata.
  • Pubblico: è attivo un link di condivisione a cui può accedere qualsiasi utente che ha effettuato l'accesso a Lucid.
  • Collaborazione: il documento è stato condiviso direttamente tramite nome o indirizzo e-mail con un utente o un gruppo di utenti.
  • Incorporato: il codice di incorporamento viene attivato manualmente o tramite un'integrazione.
  • Pubblicato: il documento è stato pubblicato.
  • Anonimo: è attivo un link di condivisione che consente l'accesso a qualsiasi utente non connesso, indipendentemente dal fatto che faccia parte del tuo account.
  • Nessuno: Solo il proprietario del documento può accedere al documento e non è stato condiviso in nessuno dei metodi spiegati sopra.
     
• Proprietario
• Creazione
• Modifica
• Utenti interni
• Utenti esterni (utenti che hanno accesso al documento ma non fanno parte dell'account)
• Attributi e tag
• ID documento
• URL documento

Ripristinare un documento

Puoi ripristinare un documento cestinato o eliminato definitivamente sul tuo account Enterprise. A tale scopo, attenersi alla seguente procedura dalla pagina dei risultati di ricerca:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra dei documenti che desideri ripristinare.
3. Selezionare Azioni .
4. Clicca su Ripristina.

Nel pop-up che appare, puoi scegliere di ripristinare il documento nella posizione originale o selezionare una cartella del team sul tuo account in cui ripristinare il documento. 

Trasferisci la proprietà dei documenti

Dai risultati della ricerca, è possibile trasferire la proprietà di uno o più documenti contemporaneamente. Puoi trasferire la proprietà dei documenti di proprietà di un utente specifico sul tuo account o dei documenti nelle cartelle del team. Per fare ciò, segui questi passaggi:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, selezionare la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui si desidera trasferire la proprietà.
   • Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
3. Selezionare Azioni .
4. Fare clic su Trasferire la proprietà del documento .
5. Nella finestra a comparsa, selezionare il nuovo proprietario dal menu a tendina degli utenti del proprio account.
6. Cliccare su Trasferimento di proprietà .

Gestione della posizione dei documenti

Dai risultati della ricerca, puoi utilizzare questa opzione per spostare i documenti nelle cartelle del team. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, selezionare la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui si desidera trasferire la proprietà.
   • Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
3. Selezionare Azioni .
4. Fare clic su Gestione della posizione dei documenti .
5. Nella finestra pop-up, seleziona la cartella del team in cui desideri spostare il documento dal menu a discesa.
6. Fare clic su Spostare i documenti .

Revoca delle autorizzazioni di condivisione esterna

Dai risultati della ricerca, puoi revocare l'accesso a documenti e cartelle selezionati a qualsiasi utente Lucid esterno al tuo account. Questa funzionalità è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

1. Esegui una ricerca in Discovery con i parametri necessari per i risultati della ricerca, inclusi utenti, parole chiave, tipo di documento e data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra di uno o più documenti.
   • Seleziona la casella nella parte superiore della pagina dei risultati della ricerca per selezionare tutti i documenti.
3. Clicca su Azioni in alto a destra nei risultati della ricerca.
4. Seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Rimuovi qualsiasi tipo di accesso esterno per rimuovere i collaboratori esterni e disattivare i link esterni condivisibili sui documenti o sulle cartelle selezionate.
   • Rimuovi solo i collaboratori esterni per rimuovere i collaboratori esterni dai documenti o dalle cartelle selezionate.
   • Limita solo collegamenti esterni per disattivare i collegamenti esterni condivisibili su documenti o cartelle selezionati.
5. Nel pannello che appare, seleziona le preferenze di accesso esterno e di notifica.
6. Clicca su Rimuovi accesso esterno.

Modificare le classificazioni dei documenti

Dai risultati della ricerca, hai la possibilità di modificare le classificazioni assegnate ai documenti di proprietà del tuo account. Per modificare le classificazioni dei documenti selezionati, attenersi alla seguente procedura:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
2. Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti di cui desideri modificare la classificazione.
   • Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
3. Seleziona Azioni.
4. Dalle opzioni del menu a discesa, fai clic su Modifica classificazione.
5. Nel pannello visualizzato, seleziona una delle opzioni di classificazione nel menu a discesa.
   • Queste opzioni che vedi qui sono le classificazioni del tuo account. Per ulteriori dettagli, consulta la sezione Creare classificazioni di account personalizzate di questo articolo.
6. Clicca su Aggiorna classificazione.
   

Contrassegnare i documenti per l'eliminazione definitiva

Dai risultati della ricerca, hai la possibilità di contrassegnare i documenti di proprietà del tuo account per l'eliminazione. Per eseguire questa azione:

1. Eseguire una ricerca in Discovery con i parametri desiderati per i risultati della ricerca, inclusi gli utenti, le parole chiave, il tipo di documento e la data di creazione.
   • Dai risultati della ricerca, seleziona la casella all'estrema sinistra del documento o dei documenti che desideri eliminare.
2. Puoi selezionare la casella in alto per selezionare tutti i documenti nella pagina dei risultati della ricerca.
3. Seleziona Azioni.
4. Dalle opzioni del menu a discesa, fai clic su Contrassegna per l'eliminazione permanente.
5. Facoltativamente, puoi selezionare la casella nel pannello per notificare ai proprietari dei documenti via e-mail che i documenti verranno eliminati definitivamente entro 30 giorni.
   • Come amministratore che ha segnato il/i documento/i per la cancellazione permanente, riceverai automaticamente un'email di conferma, indipendentemente dal fatto che tu decida di notificare o meno i proprietari dei documenti.
     
6. Fare clic su Contrassegna per l'eliminazione definitiva.

Dopo che un documento è stato cancellato permanentemente, non può essere recuperato né accessibile. Tuttavia, il nome del documento può continuare a comparire nei log di audit Enterprise Shield per tutta la durata del periodo di conservazione dei log di audit di 180 giorni applicabile.

Questa azione è reversibile dagli amministratori in Discovery per 30 giorni, dopodiché i documenti verranno eliminati definitivamente. Per annullare un'eliminazione, segui i passaggi da 1 a 3 sopra e quindi seleziona Ripristina dal menu a discesa Azioni.

Aggiungere attributi, stati e classificazioni

Seleziona Attributi dal menu a discesa nel menu a sinistra nella sezione "Conformità" del pannello di amministrazione. Qui è possibile trovare le opzioni per la configurazione degli attributi e l'assegnazione di stati e classificazioni personalizzati per i documenti e le cartelle del team nel proprio account. Il proprietario dell'account, gli amministratori dell'account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori di Shield hanno la possibilità di accedere a queste funzionalità nel pannello di amministrazione di Lucid.

Creare classificazioni personalizzate degli account

È possibile configurare classificazioni personalizzate per i documenti nell'account Aziendale. Per capire come si presenta per gli utenti, fare riferimento all'articolo Gestire lo stato dei documenti e impostare la classificazione . Per configurare una classificazione, il proprietario dell'account, gli amministratori dei documenti, gli amministratori dell'account e gli amministratori di Shield possono seguire questi passaggi:

1. Seleziona Attributi dal menu espanso a sinistra.
2. Seleziona la scheda Documento nella parte superiore della pagina.
   • Questa funzione è disponibile solo a livello di documento. Non è applicabile alle cartelle del team.
3. Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
   • Verrà visualizzata la maschera delle impostazioni di classificazione.
     
4. Seleziona + Aggiungi classificazione nella parte inferiore della pagina.
5. Fare clic sulla casella con il punto colorato all'estrema sinistra e selezionare un colore per la classificazione.
6. Digitare un titolo di classificazione personalizzato nella casella di testo applicabile.
7. Facoltativamente, aggiungi una descrizione per la classificazione, spiegando brevemente quando dovrebbe essere utilizzata. 
8. Se si dispone del componente aggiuntivo Enterprise Shield, è consigliabile collegare un controllo alla classificazione o utilizzare la classificazione automatica.
   • Per ulteriori informazioni sui controlli di classificazione e su come possono aiutarti a mantenere la riservatezza delle informazioni riservate, consulta la sottosezione dei controlli di classificazione di seguito.
   • Per altre informazioni sulla combinazione della potenza delle categorie e delle classificazioni sensibili, fare riferimento alla sottosezione di classificazione automatica riportata di seguito.
9. Facoltativamente, aggiungere un collegamento alle linee guida aziendali per la classificazione.
10. Clicca su Salva.

Per eliminare un valore di classificazione, passa il mouse sopra il nome del valore e fai clic sull'icona del cestino visualizzata a destra.

Impostare la classificazione predefinita  

Per impostare una classificazione predefinita, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
2. Accanto a "Classificazione predefinita", fai clic sul menu a discesa.
3. Selezionare una classificazione predefinita.
4. Clicca su Salva.

La classificazione predefinita verrà applicata a tutti i nuovi documenti Lucid creati dagli utenti dell'account dopo l'impostazione della classificazione predefinita.

Richiedi classificazione

Dopo aver impostato una classificazione predefinita seguendo la procedura precedente, è possibile richiedere classificazioni per tutti i documenti appena creati nell'account con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. Per fare ciò, procedi nel seguente modo:

1. Fare clic su Modifica sul lato destro della sezione Classificazione.
2. A destra del menu a discesa "Classificazione predefinita", seleziona la casella "Obbligatorio".
3. Clicca su Salva.

Se l'impostazione è abilitata per richiedere la classificazione dei documenti, la classificazione può comunque essere modificata se per un documento è necessaria una classificazione diversa da quella predefinita. Tuttavia, l'opzione "nessuna classificazione" non è più disponibile e gli utenti dovranno scegliere tra le classificazioni dei documenti fornite sul tuo account.

Utilizza la classificazione automatica

La funzione di classificazione automatica di Lucid è disponibile per gli account con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. La classificazione automatica consente di classificare automaticamente i documenti in base al tipo di contenuto sensibile rilevato tramite l'ispezione dei contenuti. Questa automazione garantisce la gestione e la protezione dei dati sensibili, riducendo lo sforzo manuale e favorendo la conformità.

Per utilizzare questa funzione, è necessario prima abilitare l'ispezione dei contenuti. Consulta la sezione Crea una politica di ispezione dei contenuti qui sotto per le istruzioni. Ti consigliamo di personalizzare la tua politica di ispezione dei contenuti; tieni presente che se disattivi la scansione per un'intera categoria di sensibilità non puoi mappare quella categoria a una classificazione. La categoria "Personalizzata" (che include tutti i tuoi infotipi personalizzati) può essere anch'essa mappata a una classificazione. Una categoria di sensibilità può essere mappata solo a una classificazione.

I documenti verranno classificati automaticamente in base ai contenuti sensibili rilevati dai criteri di ispezione dei contenuti. Le classificazioni sono elencate in ordine dall'alto verso il basso, dalla più restrittiva in alto alla meno restrittiva in basso. Quando in un documento viene trovato contenuto riservato, il sistema verifica se tale tipo di contenuto è stato abbinato a un livello di classificazione. In caso affermativo, il sistema confronta tale livello di classificazione con la classificazione corrente del documento. Se l'attuale classificazione del documento è meno restrittiva (ad es. più in basso nell'ordine delle tabelle), viene aggiornato al nuovo livello più restrittivo. Se la classificazione esistente del documento è superiore alla classificazione automatica mappata, lasceremo la classificazione superiore del documento. La classificazione automatica non sposta la classificazione di un documento verso il basso.

Se un documento contiene più categorie sensibili, verrà applicata la classificazione più restrittiva mappata a una qualsiasi delle categorie rilevate, ovvero la classificazione di livello più alto associata al contenuto identificato. Gli utenti non riceveranno una notifica quando la classificazione di un documento cambia; Tuttavia, l'azione di classificazione automatica verrà registrata nella cronologia delle revisioni del documento. Inoltre, ogni volta che viene aggiornata la classificazione di un documento, viene generato un log di controllo.

Per ulteriori dettagli su come funziona la classificazione automatica per gli utenti, fare riferimento a questo post della community. 

Controlli di classificazione della leva finanziaria

La funzione di classificazione avanzata di Lucid offre funzionalità più intelligenti progettate specificamente per gli account Enterprise che cercano un modo per mantenere la riservatezza delle informazioni sensibili con il componente aggiuntivo Enterprise Shield. Personalizzando le classificazioni dei documenti, ad esempio "riservato" o altre designazioni appropriate con le azioni corrispondenti, l'organizzazione può controllare chi ha accesso a determinati tipi di informazioni. Questi controlli sono in genere allineati ai criteri di governance dei dati dell'organizzazione.

Il proprietario dell'account, gli amministratori dell'account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori di Shield possono impostare un controllo di classificazione durante il passaggio 8 dei passaggi per la creazione delle etichette di classificazione disponibili nella sottosezione Creare classificazioni personalizzate dell'account precedente. I controlli possono essere associati a ciascuna classificazione, in base alle esigenze dell'account. Per una protezione ottimale, si consiglia di utilizzare questi controlli insieme per impedire qualsiasi condivisione o diffusione non autorizzata di contenuti sensibili.

Le opzioni a discesa disponibili per la selezione includono:

• Disabilita la condivisione esterna dei documenti sia via e-mail che tramite link a chiunque al di fuori del tuo account Lucid.
• Disabilita la replicazione dei documenti e dei contenuti all'interno dell'area di disegno, inclusa duplicazione e copia e incolla esterna.
  • Questo impedisce la replicazione degli elementi sull'area di disegno. Gli elementi esterni all'area di disegno, come il titolo del documento, possono ancora essere copiati.
  • Se il tuo account ha l'Acceleratore di processo, aggiungere un documento a un repository permette agli utenti di suggerire modifiche. Questo processo genera automaticamente una copia funzionante per facilitare il suggerimento anche quando è attivo "disabilita la replicazione". Il documento copiato erediterà il controllo "disabilita replicazione".
• Disabilita la pubblicazione dei documenti dell'account.
• Disabilita l'esportazione dei documenti del conto.
• Disabilita la stampa dei documenti dell'account dall'interno di Lucid.

Le opzioni a discesa menzionate sopra impediscono la condivisione, la replica, l'incorporamento, la pubblicazione, l'esportazione o la stampa futura di documenti per tutti, anche per il proprietario del documento. Tuttavia, tutte le azioni eseguite prima dell'impostazione di un controllo di classificazione rimangono inalterate e i collaboratori esistenti non verranno rimossi. Una volta impostato il controllo, a tutti i documenti a cui è stata assegnata la classificazione associata verrà applicato il controllo. Ti consigliamo di utilizzare la funzione di revoca delle autorizzazioni di condivisione esterna disponibile in Discovery se stai cercando di rimuovere la condivisione eseguita in precedenza.

Per informazioni più approfondite su come funzionano questi controlli e su come appariranno per gli utenti del tuo account, dai un'occhiata a questo post della community.

Quando la prima opzione a discesa precedente viene applicata a un documento utilizzando un controllo di classificazione, blocca l'accesso esterno anche se un documento è stato precedentemente condiviso con utenti che non fanno parte dell'account. Ciò significa che se un utente esterno tenta di aprire il documento, gli verrà negato l'accesso. Le integrazioni di documenti come Confluence, Presentazioni Google, SharePoint e così via non sono interessate da questi controlli.

I controlli di classificazione non rimuovono la visibilità dei titoli e delle miniature dei documenti dalla pagina Documenti o per gli utenti esterni tramite cartelle. I documenti condivisi direttamente con gli utenti o in cartelle che limitano l'accesso esterno negheranno l'accesso se un utente che non fa parte dell'account Aziendale tenta di aprirlo, anche se aveva accesso prima dell'assegnazione di una classificazione che impedisce la condivisione esterna. Tuttavia, saranno comunque in grado di vedere il titolo e la miniatura del documento, a meno che non vengano rimossi dalla cartella o che siano state revocate le autorizzazioni di condivisione esterna per documenti specifici tramite Discovery.

Configurare gli stati personalizzati dell'account

Per configurare i valori di stato e i colori personalizzati per i documenti e le cartelle del team nel tuo account Enterprise, procedi nel seguente modo:

1. Seleziona Attributi dal menu espanso di sinistra.
2. Seleziona la scheda Documento o Cartella del team nella parte superiore della pagina, a seconda di quale vuoi gestire gli stati.
3. Scorri verso il basso fino alla sezione "Stato", se necessario.
4. Clicca su Modifica sul lato destro della sezione Stato.
    
   • Apparirà il modale Impostazioni di stato.
     
5. Seleziona + Aggiungi stato.
6. Fai clic sulla casella con il punto colorato all'estrema sinistra e seleziona un colore per lo stato.
7. Digita il nome di un valore di stato personalizzato nella casella di testo.
8. Seleziona la casella sotto "Blocca contenuto" se desideri impedire ulteriori modifiche ai documenti una volta applicato questo stato.
9. Clicca su Salva.

Se vuoi cancellare un valore di stato, passa il mouse sul nome del valore e clicca sul'icona del cestino che appare a destra. 

Impostare lo stato predefinito
Per impostare uno stato predefinito, attenersi alla seguente procedura:

1. Fai clic su Modifica sul lato destro della sezione Stato.
2. Accanto a "Stato predefinito", fai clic sul menu a discesa.
3. Selezionare uno stato predefinito.
4. Fai clic su Salva.

Lo stato predefinito verrà applicato a tutti i nuovi documenti Lucid creati dagli utenti dell'account dopo l'impostazione dello stato predefinito.

Personalizzare gli attributi personalizzati dell'account

Se sei il proprietario di un account, un amministratore dell'account, un amministratore di documenti o un amministratore di Shield su un account Aziendale, puoi configurare attributi personalizzati che i membri dell'account possono utilizzare per etichettare e cercare documenti e cartelle del team. Per configurare un nuovo attributo per i documenti, attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona Attributi dal menu espanso di sinistra.
2. Seleziona la scheda Documento o Cartella del team nella parte superiore della pagina, a seconda di quale vuoi aggiungere gli attributi.
3. Fai clic su Aggiungi attributo sul lato destro della pagina. 
   • Apparirà il modale Impostazioni degli Attributi.
     
      
4. Dai un nome al tuo attributo.
5. Seleziona un tipo di input dal menu a tendina.
6. Fai clic su Salva.

Designare gli attributi richiesti

Dopo aver configurato gli attributi personalizzati per l'account, è possibile specificare determinati attributi da richiedere per ogni nuovo documento creato all'interno di una cartella del team. Per rendere obbligatorio un attributo, seleziona la casella "Obbligatorio" a destra dell'attributo nel pannello di amministrazione.

Con questa impostazione abilitata, ogni volta che un membro dell'account crea una nuova cartella del team o un nuovo documento all'interno di una cartella del team, un menu a comparsa gli chiederà di inserire le informazioni per gli attributi richiesti.

Utilizza le impostazioni di conservazione per la gestione dei documenti

Proprietario del documento predefinito per gli utenti eliminati o privati della licenza

Quando gli utenti vengono eliminati da un account Team o Aziendale (o rimossi dalla licenza su un account Aziendale), Lucid richiede che tutti i documenti in loro possesso vengano trasferiti a un nuovo proprietario. Gli account Aziendale possono impostare un proprietario predefinito del documento per questo processo. Se non viene impostato un proprietario predefinito del documento, i documenti verranno trasferiti al proprietario del conto. Per impostare un proprietario predefinito del documento, i proprietari degli account e gli amministratori possono seguire questi passaggi:

1. Seleziona Fidelizzazione dal menu espanso a sinistra.
2. Individua la sezione "Documenti degli utenti eliminati/rimossi dalla licenza".

3. Digita o seleziona un utente dalle opzioni a tendina.

   

4. Fai clic su Salva modifiche nell'angolo in alto a destra.

Tutti i documenti verranno trasferiti a questo proprietario predefinito quando un utente viene eliminato o delicenziato, salvo diversa specificazione nella pagina dell'utente del pannello di amministrazione. Per gli account Aziendale che utilizzano SCIM, il trasferimento dei documenti avverrà 24 ore dopo la delicenza. Per maggiori informazioni sulla cancellazione e la rimozione delle licenze degli utenti, consulta il nostro pannello di amministrazione Lucid: articolo sulla gestione degli utenti. 

Impostazione per l'eliminazione permanente dal cestino

Se sei il proprietario dell'account, amministratore account, amministratore documenti o amministratore Shield su un account Aziendale, puoi determinare se gli utenti possono eliminare permanentemente documenti e cartelle dal Cestino selezionando la casella. Una volta che un documento viene cancellato dalla spazzatura, diventa irrecuperabile.

Solo le opzioni disponibili per il tuo account saranno disponibili per la selezione, quelle che non lo sono saranno disattivate. Le opzioni funzionano come segue:

• Solo le eliminazioni automatiche indicano che i documenti possono essere eliminati definitivamente dal cestino solo utilizzando la conservazione dei documenti, come illustrato nella sottosezione Configurare un criterio di conservazione dei documenti (solo Enterprise Shield) di seguito.
• Sia gli utenti che le eliminazioni automatiche consentono di eliminare definitivamente i documenti dal cestino sia tramite l'automazione della conservazione dei documenti che tramite l'eliminazione manuale da parte degli utenti dell'account, come spiegato nella sottosezione Configurare un criterio di conservazione dei documenti (solo Enterprise Shield) di seguito.
• Solo utenti significa che gli utenti o gli amministratori dell'account possono eliminare manualmente i documenti dal cestino.
• Nessuno significa che un documento cestinato rimarrà nella cartella del cestino a tempo indeterminato, fino a quando l'utente o l'amministratore non lo recupera.

Dopo che un documento è stato cancellato permanentemente, non può essere recuperato né accessibile. Tuttavia, il nome del documento può continuare a comparire nei log di audit Enterprise Shield per tutta la durata del periodo di conservazione dei log di audit di 180 giorni applicabile.

Configurare un criterio di conservazione dei documenti

Crea una policy automatizzata per eliminare i documenti in base a criteri specifici, garantendo la conformità agli standard normativi e ai protocolli interni di gestione dei dati. Questa funzione è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield.

Per configurare un criterio di ispezione del contenuto, attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona la casella a sinistra di "Elimina automaticamente i documenti una volta che soddisfano i seguenti criteri di conservazione".
2. Impostare il periodo di conservazione desiderato entro le restrizioni minime e massime consentite: 
   • 30-999 giorni
   • 1-180 mesi
   • 1-15 anni
3. Dall'elenco a discesa, determinare se si desidera che il periodo di conservazione sia basato sulla data di creazione o sulla data dell'ultima modifica. 
4. Scegli tra "Documenti nel cestino" o "Tutti i documenti (incluso il cestino)" per determinare quali documenti sono interessati quando vengono soddisfatti i criteri di conservazione.

Il proprietario dell'account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori di Shield ricevono una notifica via email ogni volta che viene stabilito un nuovo criterio di conservazione dell'account o viene modificato un criterio esistente. Si consiglia vivamente di creare e modificare i criteri di conservazione con cautela. Una politica di conservazione impostata in modo errato può comportare l'eliminazione immediata e permanente dei dati. Una volta che un documento è stato eliminato definitivamente dal cestino, non è più recuperabile.

Per mitigare questo rischio, se imposti una policy con "Tutti i documenti" vedrai questo avviso: "Questa policy consente a Lucid di eliminare immediatamente e definitivamente i file che già superano il periodo di conservazione quando invii inizialmente la policy". Questi documenti possono includere dati che gli utenti prevedono di conservare. Non procedere al salvataggio finché non si è certi che il criterio sia configurato correttamente.

Ispezione dei contenuti di accesso

La funzionalità di ispezione dei contenuti consente agli amministratori di creare un criterio di ispezione dei contenuti e quindi di monitorare i risultati. Questa funzione è disponibile per il proprietario dell'account, gli amministratori dei documenti e gli amministratori di Shield. Continua a leggere per maggiori informazioni.

Questa funzione è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield.

Creare un criterio di ispezione del contenuto

Questa funzione mette in coda tutti i documenti del tuo account per la scansione di determinate categorie di dati sensibili. Per impostare un criterio di ispezione del contenuto:

1. Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
2. Fai clic sulla scheda Criteri nella parte superiore della pagina.
3. Attiva l'interruttore per "Metti in coda i documenti per la scansione".

Lucid inizierà a scansionare il tuo account per i contenuti contenenti dati sensibili nei documenti e a etichettare i dati sensibili con un insieme predeterminato di categorie sensibili. Dopo la scansione iniziale, Lucid ispezionerà solo i documenti modificati. Inoltre, ogni volta che aggiungi o aggiorni i tuoi infotipi personalizzati, riscannerizzeremo tutti i documenti contabili per il/i termine personalizzato/i.

Gli oggetti seguenti sono inclusi nelle analisi di ispezione del contenuto:

• Forme
• Caselle di testo
• Post-it
• Commenti

Personalizza la tua politica di ispezione dei contenuti

Una volta abilitata una politica di ispezione dei contenuti, hai la possibilità di personalizzare le categorie e gli infotipi associati inclusi seguendo questi passaggi:

1. Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
2. Fai clic sulla scheda Criteri nella parte superiore della pagina.
3. Clicca su qualsiasi riga di categoria sensibile per visualizzare gli infotipi associati a una particolare categoria di sensibilità. 
4. Clicca su Modifica all'estrema destra della sezione "Categorie sensibili selezionate e infotipi selezionati".
5. Personalizza la polizza utilizzando questi metodi:
    
   • Clicca sull'interruttore a destra di una categoria di sensibilità per disattivare la scansione dell'intera categoria, inclusi tutti gli infotipi all'interno della categoria.
   • Deseleziona qualsiasi infotipo specifico che non vuoi scansionare.
     
6. Clicca su Salva in fondo al modulo modale.

Per accedere alle categorie sensibili che hai disattivato, clicca sul menu a tendina per "Categorie inattive" o "Tutte le categorie". Per riattivare una categoria inattiva, usa i passaggi per personalizzare la politica di ispezione dei contenuti sopra per riattivare la categoria di sensibilità.

Aggiungi un infotipo personalizzato

Sebbene il nostro strumento Discovery ti permetta di effettuare ricerche manuali e una tantum per frasi esatte (come "Project X"), ora puoi automatizzare questo processo all'interno di Content Inspection. Aggiungendo un infotipo personalizzato, puoi monitorare continuamente i documenti della tua organizzazione per parole chiave proprietarie, nomi specifici di progetti o frasi uniche. 

Una volta configurato, il nostro sistema scansionerà ripetutamente il tuo ambiente in modo continuo per gli infotipi personalizzati, segnalando automaticamente qualsiasi rilevamento direttamente sul cruscotto di Ispezione dei Contenuti. 

Aggiungi un infotipo personalizzato seguendo questi passaggi:

1. Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
2. Fai clic sulla scheda Criteri nella parte superiore della pagina.
3. Clicca su Aggiungi infotipi personalizzati in alto a destra nella tabella.     
4. Digita i termini o le frasi che vuoi cercare, usando virgolette. Ogni infotipo personalizzato deve essere unico.
   • Puoi definire fino a 30 infotipi personalizzati per l'ispezione dei contenuti da scansionare su tutto il tuo account. 
     
5. Clicca Avanti: visualizza l'impatto in anteprima in fondo al modulo per rivedere e confermare i tuoi nuovi infotipi personalizzati.
   • Se un infotipo personalizzato restituisce oltre 5.000 documenti, è troppo ampio per essere salvato per una scansione continua e continuativa. Per questi termini ad alto volume, consigliamo di utilizzare la ricerca per parole chiave Discovery per scansioni manuali una tantum.
6. Clicca su Conferma modifiche.

Una volta confermati, i documenti verranno scansionati per questi termini. Salvare nuovi infotipi personalizzati o aggiornati attiva automaticamente una nuova scansione dei tuoi documenti esistenti. Potrebbero volerci fino a due giorni perché i risultati iniziali vengano completamente inseriti nella dashboard.

Accedi ai risultati dell'ispezione dei contenuti

È possibile accedere ai risultati delle scansioni di ispezione dei contenuti seguendo questi passaggi:

1. Selezionare Ispezione del contenuto dal menu espanso a sinistra.
2. Fai clic sulla scheda Risultati nella parte superiore della pagina.

Da qui è possibile esaminare le corrispondenze di dati sensibili rilevate per documento. Vengono rappresentati il titolo, il proprietario e le eventuali classificazioni associate al documento. È inoltre possibile visualizzare le categorie sensibili visualizzate all'interno del contenuto del documento, nonché il numero di corrispondenze di dati sensibili.

Da questa pagina è possibile eseguire le seguenti azioni:

• Puoi filtrare la visualizzazione dei risultati usando le quattro opzioni di filtro in cima alla pagina: Categoria & infotipo, Accesso esterno, Proprietario e Classificazione. Per trovare rapidamente corrispondenze per le tue parole chiave proprietarie, usa il filtro "Categoria & infotipo" per selezionare la politica "Personalizzato". Una volta applicato, puoi visualizzare i documenti rilevanti nella tabella.
  
• Seleziona la/i casella associata ai documenti/i, poi seleziona Azioni e dal menu a tendina clicca Esamina dati sensibili. In alternativa, puoi cliccare sul titolo del documento per esaminare le rilevazioni di dati sensibili.
  • Apparirà un pop-up che mostra tutte le corrispondenze dei dati sensibili.
• Dalle opzioni a discesa sotto il pulsante Azioni, puoi anche accedere a funzionalità aggiuntive come il trasferimento della proprietà del documento, la gestione della posizione del documento, la rimozione di qualsiasi tipo di accesso esterno e la modifica delle classificazioni. Per una panoramica del significato di ciascuna di queste selezioni, fare riferimento alle opzioni correlate disponibili utilizzando l'individuazione, come descritto nella sezione Individuazione precedente.

Visualizza ed esporta i log di audit

I log di audit di Lucid ti forniscono accesso a un registro degli eventi chiave sul tuo account.
La funzione di audit log permette agli amministratori di visualizzare i log degli eventi chiave del tuo account ed esportare eventi in formato CSV o JSON. Questa funzione è disponibile per il proprietario dell'account, gli amministratori dell'account e gli amministratori dello Shield.

Questa funzione è disponibile per gli account Enterprise con il componente aggiuntivo Enterprise Shield.

Puoi filtrare gli eventi per uno o più dei seguenti fatti: data di inizio e fine, tipo di evento e attore. Dopo il filtraggio, puoi visualizzare i risultati nella tabella per qualsiasi periodo negli ultimi 180 giorni.

Per filtrare e visualizzare i log:

1. Seleziona Audit logs dal menu sinistro.
2. Utilizza il selettore di date per selezionare l'intervallo di tempo desiderato negli ultimi 180 giorni.
3. Filtra in base al tipo/i di evento desiderato e/o attore/i
4. Clicca su Cerca.
5. Sotto i criteri di ricerca, la tabella si aggiornerà con gli eventi rilevanti che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca (fino a 10.000 eventi).
   • Se vuoi modificare le colonne della tabella, in alto a destra nei risultati di ricerca Audit Log, seleziona l'icona di gestione delle colonne per spuntare o deselezionare le caselle associate alla colonna che vuoi far apparire nella tabella.
6. Clicca su qualsiasi evento per aprire i dettagli del registro di audit nel pannello destro.

Nel pannello dettagli dell'evento, puoi visualizzare informazioni più dettagliate sull'evento. Per copiare il JSON dell'evento, clicca sull'icona di copia o apri il JSON in una nuova scheda. 

Se desideri esportare tutti gli eventi restituiti, puoi esportare i risultati in formato JSON o CSV usando il pulsante Esporta in alto a destra della tabella.

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