Creare cartelle di squadra

Guarda: Gestire le cartelle del team

Informazioni sulle cartelle del team

Consulta la tabella qui sotto per vedere a colpo d'occhio cosa possono fare gli utenti e gli amministratori con i diversi permessi di accesso a una cartella del team:

*Gli amministratori con accesso alla Scoperta dei Documenti possono visualizzare tutti i documenti sull'account, indipendentemente dal permesso di accesso al documento. Gli amministratori non Document devono avere almeno i permessi di accesso "Visualizza" alla cartella o al documento Team per poterli visualizzare nella lista Documenti.

Ecco ulteriori dettagli sui permessi di accesso alle cartelle del team:

• Solo il proprietario e l'amministratore dell'account possono spostare le cartelle in una cartella del team.
• Il proprietario e l'amministratore dell'account possono sempre spostare i documenti all'interno e all'esterno di una cartella del team, indipendentemente dalle loro autorizzazioni. Gli utenti possono spostare un documento o una bacheca al di fuori di una cartella del team solo se dispongono almeno dell'accesso "Modifica" alla cartella del team.
  • Se la destinazione del documento o della lavagna è un'altra cartella del team, l'utente deve avere almeno l'accesso "Modifica" a quella cartella del team per spostarvi il documento. Se la destinazione è una cartella standard, gli utenti devono avere accesso a "Modifica e condivisione" per la cartella standard.
• Quando un utente con almeno i permessi di "Modifica" sposta un documento o una scheda da una cartella del team ai suoi documenti personali, diventa il nuovo proprietario del documento.
• Gli utenti non avranno mai meno permessi per un documento o una scheda all'interno di una cartella del team rispetto alla cartella stessa. Lucid ha come impostazione predefinita il livello più alto di permessi di accesso tra i due.
  • Ad esempio, gli utenti con i permessi "Modifica" su una cartella del team hanno accesso alla modifica di tutti i documenti all'interno della cartella del team e non possono essere limitati all'accesso "Visualizza" su singoli documenti.
  • Tuttavia, gli utenti con i permessi di "Visualizzazione" di una cartella del team possono ottenere i permessi di "Modifica" di documenti specifici all'interno della cartella del team.
• Se un documento di una cartella condivisa viene spostato in una cartella del team, i collaboratori della cartella condivisa perderanno l'accesso e quelli della cartella del team otterranno l'accesso.
  • Se un documento viene condiviso direttamente con un collaboratore, questi manterrà l'accesso.
• Anche se sei il creatore originale di un documento o di una lavagna in una cartella del team, è possibile che tu perda l'accesso a quel documento o a quella lavagna se vieni rimosso dalla cartella del team.

La differenza tra cartelle del team e cartelle condivise

Sia le cartelle del team che le cartelle condivise consentono la collaborazione. La differenza principale tra una cartella del team e una cartella condivisa è la proprietà. Una cartella del team è di proprietà dell'account in cui una cartella condivisa è di proprietà di un singolo utente. Per questo motivo, una cartella del team non può esistere all'interno di una cartella condivisa. Con le cartelle del team:

• Puoi concedere più facilmente agli utenti l'accesso ai documenti Lucid di cui hanno bisogno. Le cartelle del team possono essere accessibili a tutti gli utenti, a un gruppo di utenti e a singoli utenti.
• Non perderai i documenti che un utente ha aggiunto a una cartella del team se viene rimosso dall'account o spostato in un altro team. Possono essere rimossi e i loro documenti rimarranno nell'account Enterprise poiché la cartella del team e i suoi contenuti sono di proprietà dell'account. Al contrario, se un utente del tuo account è proprietario di una cartella condivisa e lascia l'azienda, potresti perdere l'accesso ai suoi documenti poiché è proprietario della cartella condivisa e dei suoi contenuti.

Lucid prende sul serio la proprietà dei documenti. Per evitare di perdere l'accesso ai documenti importanti del team, è importante che le autorizzazioni e la proprietà siano impostate nel modo più sensato per la tua organizzazione.

Per riassumere, usa le cartelle del team quando vuoi che la cartella e il suo contenuto siano di proprietà dell'account. Puoi concedere l'accesso agli utenti o ai gruppi di utenti dell'account. Utilizza le cartelle condivise quando vuoi specificare un singolo utente come proprietario della cartella e del suo contenuto.

Crea e condividi le cartelle del team

Leggi le sezioni seguenti per scoprire come creare una cartella di team, aggiungere o spostare documenti Lucid al suo interno e condividerla con i collaboratori.

Crea una cartella di squadra

Per creare una nuova cartella di squadra, segui i seguenti passaggi:

1. Dalla Home Page di Lucid, seleziona +Nuovo nell'angolo in alto a sinistra.
2. Passa il mouse su "Cartella" nel menu a discesa.
3. Seleziona la cartella Team.
4. Digita un nome per la cartella del team.
5. Clicca su OK.

Per aggiungere documenti a una cartella del team, puoi:

• Sposta un documento esistente di tua proprietà in una cartella del team.
• Crea un nuovo documento o una nuova scheda nella cartella del team.

Solo l'amministratore può spostare le cartelle in una cartella del team. Se non sei un amministratore e devi spostare una cartella in una cartella del team, condividi la cartella con l'amministratore dell'account e chiedigli di spostarla nella cartella del team.

Condividi una cartella di squadra

Se hai i permessi di accesso "Modifica e condividi" su una cartella del team, condividi la cartella del team con i collaboratori seguendo questi passaggi:

1. Passa il cursore sulla cartella della squadra.
2. Seleziona l'icona Altre opzioni.
3. Passa il cursore su "Condividi".
4. Fai clic su Condividi.
5. Alla voce "Accesso individuale" aggiungi le persone o i gruppi Lucid con cui vuoi condividere, oppure attiva l'opzione per generare un link condivisibile.
6. Imposta i permessi dal menu a tendina a destra.
   
7. Clicca su Invita.

Regola i permessi di accesso alle cartelle del team

Per modificare i permessi di accesso a una cartella del team per te o per un collaboratore, devi ottenere l'autorizzazione "Modifica e condividi" sulla cartella del team.

Esamina e regola le autorizzazioni individuali e di gruppo seguendo questi passaggi:

1. Vai alla Home Page di Lucid.
2. Dal menu di sinistra, seleziona Documenti.
3. Seleziona il menu a tendina delle cartelle del team dall'elenco.
4. Individua la cartella Team e seleziona l'icona Altre opzioni.
5. Passa il cursore su "Condividi".
6. Fai clic su Condividi.
7. Nella finestra di dialogo che appare, seleziona Gestione nell'angolo in basso a destra.
8. Usa il menu a tendina per regolare i permessi per utenti e gruppi individuali.
   
9. Clicca su Fine.

Per rimuovere te stesso o un'altra persona come collaboratore, segui le istruzioni sopra fino al passo 5 e clicca sull'icona X a destra di un nome.

Elimina una cartella di squadra

Per eliminare una cartella del team, è necessario disporre almeno dell'accesso "Modifica" per quella cartella del team. Se non riesci a eliminare una cartella del team, è probabile che l'amministratore del tuo account abbia limitato l'accesso alla creazione della cartella del team. 

Per eliminare una cartella del team:

1. Passa il cursore sulla cartella della squadra.
2. Seleziona l'icona a tre puntini Altro.
3. Dal menu che appare, seleziona Sposta nella Cestina.

Quando elimini una cartella del team, la cartella e i documenti al suo interno vengono spostati nel cestino per tutti i collaboratori della cartella del team, non solo per la persona che li ha eliminati. Solo gli utenti con accesso "Modifica" o superiore possono ripristinare la cartella del team cancellata e il suo contenuto dal cestino.

Se non vuoi eliminare permanentemente una cartella Team, ma vuoi rimuovere te stesso come collaboratore, devi prima aggiungere un altro collaboratore e concedergli l'accesso "Modifica e Condividi" prima di rimuovere i tuoi permessi. Consulta la sezione Regola Permessi di accesso alla cartella Team per passaggi dettagliati.

Per gli amministratori: Gestisci le impostazioni delle cartelle di squadra

Per accedere alle impostazioni di amministrazione per la gestione delle cartelle del team nel pannello di amministrazione di Lucid:

1. Seleziona Admin dal menu Lucid a sinistra.
2. Fare clic su Sicurezza.
3. Dal menu a discesa, seleziona Controlli funzionalità.

Migrare una cartella Team a un Hub del team

È possibile spostare una o più cartelle del team in un Hub del team per mantenere documenti e cartelle in una posizione centrale. Una volta completato, questa operazione non può essere annullata: non è possibile ripristinare la cartella in una cartella Team.

Per spostare una cartella Team in un Hub del team, procedi nel seguente modo:

1. Dalla pagina Documenti del tuo account Lucid, seleziona Team cartelle dal menu di navigazione sul lato sinistro.
   
2. Seleziona la cartella del team di cui desideri eseguire la migrazione in un Hub del team.
   • Se si desidera eseguire la migrazione di più migrazioni, è possibile selezionarne altre nel passaggio 4.
3. Clicca sull'icona Sposta alla squadra in basso nella miniatura.
4. Seleziona le cartelle aggiuntive del team da spostare nell'Hub del team, se ne hai più di una.
5. Fai clic su Continua.
6. Nella sezione "Scegli squadra", seleziona una squadra dal menu a discesa o fai clic su + Nuova squadra per creare una nuova squadra.
7. Fai clic su Continua.
8. Se i collaboratori nella cartella Team non sono già membri del Team dell'Hub del team, utilizza il menu a tendina sotto "Verifica autorizzazioni" per determinare se aggiungerli o meno al nuovo Team, quindi fai clic su Continua.
   • Il pannello "Autorizzazioni di revisione" appare solo se i collaboratori della cartella Team non sono già membri dell'Hub del team.
9. Fare clic su Sposta.

Team membri possono ora accedere alle cartelle del team migrate nella cartella "Condivisi con me" o dalla pagina Documenti dell'Hub del team.

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