Dans la page Conformité du panneau d'administration, vous pouvez exploiter et personnaliser une variété de paramètres, y compris la découverte, les attributs des documents, les paramètres de conservation des documents et les politiques d'inspection du contenu.

Gratuit	Individuel	Équipe	Entreprise	FedRAMP
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Consultez l’article Changer d’abonnement pour votre compte Lucid pour découvrir comment passer au forfait supérieur.

*La majorité des fonctionnalités de cet article ne sont disponibles que pour les comptes Entreprise ; cependant, si vous êtes sur un compte Équipe, vous avez accès à la définition d'un propriétaire de document par défaut et à l'ajustement des paramètres de suppression permanente de la corbeille.

Accéder à la page de conformité

Pour accéder à la page Documents et dossiers du panneau d’administration, procédez comme suit :

Sélectionnez Admin.
Cliquez sur Conformité dans le menu de gauche.

Recherche avec découverte

La découverte n'est disponible que pour les comptes Enterprise. Consultez l'article Mise à jour de votre compte Lucid pour obtenir des instructions sur la mise à jour. La recherche ne renvoie des résultats que pour les documents appartenant à votre compte Entreprise. Il n'inclut pas les documents qui n'appartiennent pas au compte, même s'ils sont partagés avec un utilisateur du compte.

Les propriétaires de comptes et les administrateurs de documents peuvent utiliser la fonction Découverte pour rechercher, afficher et modifier les autorisations de partage pour tous les documents appartenant à votre compte. Sélectionnez Découverte dans la liste déroulante du menu de gauche pour accéder à cette fonctionnalité. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Remarque : L'indexation des documents d'un compte prend un certain temps. Par conséquent, si vous disposez d'un compte récemment mis à niveau, il se peut que votre recherche ne renvoie pas immédiatement de documents. Nous vous recommandons d'attendre et de vérifier dans un jour.

Accéder aux documents

Vous pouvez rechercher tous les documents appartenant à votre compte Entreprise en utilisant les options de base ou avancées.

Options de recherche de base

Les options de base comprennent la recherche par compte(s) d'utilisateur, par mot(s) clé(s) et par date. Si vous effectuez une recherche via un ou plusieurs comptes d'utilisateurs, cochez la case pour recevoir des résultats uniquement pour les documents appartenant à l'utilisateur ou aux utilisateurs que vous recherchez ; sinon, vous obtiendrez des résultats pour tous les documents auxquels ils ont accès sur votre compte Enterprise. Si vous effectuez une recherche par mot(s) clé(s), vous pouvez rechercher dans le contenu du document, ainsi que dans les balises et les attributs du document. Si vous effectuez une recherche par date, vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant la date de création ou la date de dernière modification.

Options de recherche avancée

Dans la liste déroulante des options avancées, vous pouvez effectuer une recherche par type de document, emplacement du document, accès externe, identifiant du document, classification et statut. Dans le menu déroulant "Emplacement du document", vous disposez des options de filtre de recherche suivantes :

Partout
Équipes et dossiers d’équipe uniquement
Exclure les équipes et les dossiers d'équipe
Documents supprimés uniquement

Sous "Accès externe", vous pouvez également filtrer les résultats de la recherche pour n'afficher que les documents qui sont partagés avec des collaborateurs externes ou qui contiennent des liens externes. Il s'agit des documents dont le lien de partage public est activé, des documents publiés ou incorporés et des documents qui ont été partagés avec des collaborateurs extérieurs à votre organisation.

Résultats de la recherche

Sur la page des résultats de la recherche, vous verrez toujours le titre du document. En fonction de vos critères de recherche, vous pouvez voir une sélection de cinq colonnes supplémentaires dans la liste suivante : propriétaire du document (qu'il s'agisse d'une personne, d'une équipe ou d'un dossier d'équipe), ID du document, date de création, date de modification, collaborateurs, accès externe ou non, classification et statut.

En haut à droite de la page des résultats de la recherche Discovery, sélectionnez l'icône de gestion des colonnes pour cocher ou décocher les cases associées à la colonne que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de votre recherche. Ajustez la largeur des colonnes du tableau des résultats de la recherche en cliquant et en faisant glisser l'en-tête.

La recherche est limitée à 10 000 résultats. Si vous atteignez la limite, vous devrez restreindre votre recherche.

Remarque : si un document se trouve actuellement dans la corbeille, vous verrez une icône de corbeille à côté du titre du document sur la page des résultats de la recherche. Les documents qui ont été définitivement supprimés de la corbeille sont grisés sur la page des résultats de recherche. Vous ne pouvez pas accéder aux documents qui ont été mis à la corbeille ou supprimés définitivement, ni les exporter, à moins de les restaurer au préalable.

Consulter les documents

Vous pouvez ouvrir n'importe quel document des résultats de la recherche en mode consultation seulement.

En utilisant ce type d’accès, les collaborateurs ne verront pas que vous consultez le document. Étant donné que vous pouvez uniquement consulter les documents, cela n’affectera pas leur historique de révision.

Si vous disposez du module complémentaire Enterprise Shield, vous pouvez également consulter l'historique des révisions d'un document.

Modifier les autorisations de partage

Après avoir accédé à un document sur votre compte à l'aide de Discovery, vous pouvez ouvrir le menu Partager et modifier les personnes avec lesquelles le document est partagé. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes à partir du document :

Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit du document.
Modifiez les autorisations de partage.
Cliquez sur Terminé.

Télécharger un CSV

Vous pouvez télécharger les métadonnées des documents dans un fichier CSV si votre compte est équipé du module complémentaire Enterprise Shield. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes à partir de la page des résultats de la recherche :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
Dans les résultats de la recherche, cochez la case à l'extrême gauche du ou des documents dont vous souhaitez télécharger les données CSV.
Sélectionnez Actions.
Cliquez sur Exporter uniquement les métadonnées au format CSV.

Le fichier CSV sera ensuite téléchargé sur votre appareil. Il comprendra les informations suivantes :

Nom du document
Type de document
Documenter le statut du partage, ce qui peut inclure
- Compte restreint: Un lien de partage est actif et n'est accessible qu'aux utilisateurs connectés à votre compte Lucid, en raison du paramètre de partage restreint.
- Public: Un lien de partage est actif et peut être consulté par n'importe quel utilisateur connecté à Lucid.
- Collaboration: Le document a été partagé directement par nom ou par adresse électronique avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
- Intégrée: le code d'intégration est activé soit manuellement, soit par l'intermédiaire d'une intégration.
- Publié: Le document a été publié.
- Anonyme: Un lien de partage est actif et permet l'accès à tout utilisateur non connecté, qu'il fasse ou non partie de votre compte.
- Aucun: Seul le propriétaire du document peut y accéder et il n'a pas été partagé selon l'une des méthodes décrites ci-dessus.
Propriétaire
Date de création
Date de modification
Utilisateurs internes
Utilisateurs externes (utilisateurs qui ont accès au document mais ne font pas partie du compte)
Attributs et étiquettes
ID du document
URL du document

Note : Les documents marqués pour suppression définitive ne sont pas inclus dans le téléchargement des métadonnées. Pour l'inclure, vous devez d'abord restaurer le document.

Restaurer un document

Vous pouvez restaurer un document mis à la corbeille ou définitivement supprimé sur votre compte Enterprise. Pour ce faire, procédez comme suit à partir de la page des résultats de la recherche :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
Dans les résultats de la recherche, cochez la case située à l'extrême gauche du ou des documents que vous souhaitez restaurer.
Sélectionnez Actions.
Cliquez sur Restaurer.

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir de restaurer le document à l’emplacement d’origine ou de sélectionner un dossier d’équipe sur votre compte pour y restaurer le document.

Transférer la propriété des documents

À partir des résultats de recherche, vous pouvez transférer la propriété d’un ou de plusieurs documents à la fois. Vous pouvez transférer la propriété de documents appartenant à un utilisateur spécifique sur votre compte ou des documents situés dans les dossiers d’équipe. Pour ce faire, procédez comme suit :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
Dans les résultats de recherche, cochez la case située tout à gauche du ou des documents dont vous souhaitez transférer la propriété.
- Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
Sélectionnez Actions.
Cliquez sur Transférer la propriété du document.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le nouveau propriétaire dans la liste déroulante des utilisateurs de votre compte.
Cliquez sur Transférer la propriété.

Remarque : une fois le transfert de propriété effectué, l’administrateur recevra une notification par e-mail.

Gérer l’emplacement des documents

À partir des résultats de recherche, vous pouvez utiliser cette option pour déplacer des documents dans des dossiers d’équipe. Pour ce faire, procédez comme suit :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
Dans les résultats de recherche, cochez la case située tout à gauche du ou des documents dont vous souhaitez transférer la propriété.
- Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
Sélectionnez Actions.
Cliquez sur Gérer l’emplacement du document.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez dans la liste déroulante le dossier de l'équipe vers lequel vous souhaitez déplacer le document.
Cliquez sur Déplacer les documents.

En savoir plus : le déplacement de documents dans les dossiers d’équipe modifie les autorisations d’accès et la propriété. L’administrateur du compte sera informé par e-mail du nombre de documents transférés, ainsi que du nom du nouveau dossier d’équipe. Consultez notre article Créer des dossiers d’équipe pour plus d’informations.

Modifier la classification des documents

À partir des résultats de la recherche, vous avez la possibilité de modifier les classifications attribuées aux documents appartenant à votre compte.Pour modifier les classifications des documents sélectionnés, procédez comme suit :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
Dans les résultats de la recherche, cochez la case à l'extrême gauche du ou des document(s) dont vous souhaitez modifier la ou les classification(s).
- Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
Sélectionnez Actions.
Dans la liste déroulante des options, cliquez sur Modifier la classification.
Dans le panneau qui apparaît, sélectionnez l'une des options de classification dans la liste déroulante.
- Les options que vous voyez ici sont les classifications de votre compte. Reportez-vous à la section Créer des classifications de comptes personnalisées de cet article pour plus de détails.
Cliquez sur Mettre à jour la classification.

Note : Cette action est limitée à 200 documents à la fois. Ce changement prendra un certain temps avant d'apparaître sur la page de découverte. Vous pouvez lancer une nouvelle recherche après quelques minutes ou attendre un courriel de confirmation adressé à l'administrateur qui a effectué la mise à jour de la classification.

Marquer des documents pour suppression permanente

Dans les résultats de la recherche, vous avez la possibilité de marquer les documents appartenant à votre compte en vue de leur suppression. Pour effectuer cette action :

Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
- Dans les résultats de la recherche, cochez la case située à l'extrême gauche du ou des documents que vous souhaitez supprimer.
Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
Sélectionnez Actions.
Dans les options déroulantes, cliquez sur Marquer pour suppression définitive.
En option, vous pouvez cocher la case dans le panneau pour notifier le(s) propriétaire(s) du document par e-mail que le(s) document(s) sera(ont) définitivement supprimé(s) dans 30 jours.
- En tant qu'administrateur ayant marqué le(s) document(s) pour une suppression permanente, vous recevrez automatiquement un courriel de confirmation, que vous choisissiez ou non de notifier les propriétaires des documents.
Cliquez sur Marquer pour suppression définitive.

Cette action est réversible par les administrateurs dans Discovery pendant 30 jours, après quoi les documents seront définitivement supprimés. Pour annuler une suppression, suivez les étapes 1 à 3 ci-dessus, puis sélectionnez Restaurer dans le menu déroulant Actions.

Note : Cette action est limitée à 200 documents à la fois. Cette modification prendra un certain temps avant de s'afficher sur la page de découverte, alors attendez le courriel de confirmation et revenez plus tard si vous ne voyez pas l'indication que des documents sont marqués pour suppression lorsque vous lancez une nouvelle recherche.

Ajouter des attributs, des statuts et des classifications

Sélectionnez Attributs dans la liste déroulante du menu de gauche de la section "Compliance" du panneau d'administration. C'est ici que vous trouverez les options permettant de configurer les attributs et d'attribuer des statuts et des classifications personnalisés aux documents et aux dossiers d'équipe de votre compte. Le propriétaire du compte, les administrateurs du compte et les administrateurs des documents ont la possibilité d'accéder à ces fonctionnalités dans le panneau d'administration de Lucid.

Créer des classifications de comptes personnalisées

Vous pouvez configurer des classifications personnalisées pour les documents de votre compte Entreprise. Pour comprendre à quoi cela ressemble pour vos utilisateurs, reportez-vous à notre article Gérer le statut des documents et définir la classification. Pour configurer une classification, le propriétaire du compte, les administrateurs de documents et les administrateurs de comptes peuvent suivre les étapes suivantes :

Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
Sélectionnez l'onglet Document en haut de la page.
- Cette fonction n'est disponible qu'au niveau du document. Elle ne s'applique pas aux dossiers d'équipe.
Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
- La fenêtre modale des paramètres de classification s’affiche.
Sélectionnez + Ajouter une classification.
Cliquez sur la case avec le point coloré à l'extrême gauche et sélectionnez une couleur pour la classification.
Saisissez un titre de classification personnalisé dans la zone de texte correspondante.
Si vous le souhaitez, ajoutez une description de la classification, en expliquant brièvement quand elle doit être utilisée.
Si vous disposez du module complémentaire Enterprise Shield, envisagez d'associer un contrôle à votre classification.
- Pour en savoir plus sur les contrôles de classification et sur la manière dont ils peuvent vous aider à préserver la confidentialité des informations sensibles, reportez-vous à la sous-section sur les contrôles de classification ci-dessous.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un lien vers les lignes directrices de l'entreprise pour votre classification.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une valeur de classification, survolez le nom de la valeur et cliquez sur l'icône de la corbeille qui apparaît à droite.

Définir la classification par défaut

Pour définir une classification par défaut, procédez comme suit :

Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
A côté de "Classification par défaut", cliquez sur le menu déroulant.
Sélectionnez une classification par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.

La classification par défaut sera appliquée à tous les nouveaux documents Lucid créés par les utilisateurs du compte après la définition de la classification par défaut.

Exiger une classification

Après avoir défini une classification par défaut en suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez exiger des classifications pour tous les documents nouvellement créés sur votre compte avec le module complémentaire Enterprise Shield. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
À droite de la liste déroulante "Classification par défaut", cochez la case "Obligatoire".
Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le paramètre permettant d'exiger la classification des documents est activé, la classification peut encore être modifiée si une classification autre que la classification par défaut est nécessaire pour un document. Cependant, l'option "pas de classification" n'est plus disponible et les utilisateurs devront choisir parmi les classifications de documents fournies sur votre compte.

Note : Les documents qui existaient avant la mise en place de la classification par défaut et l'application du paramètre requis resteront sans classification, à moins qu'une classification ne soit ajoutée manuellement. Une fois qu'une classification a été attribuée à des documents qui existaient avant l'application du paramètre d'exigence, elle ne peut plus être supprimée.

Tirer parti des contrôles de classification

La fonction de classification améliorée de Lucid offre des capacités plus intelligentes spécialement conçues pour les comptes d'entreprise qui cherchent un moyen de préserver la confidentialité des informations sensibles avec le module complémentaire Enterprise Shield. En personnalisant la classification des documents, comme "confidentiel" ou d'autres désignations appropriées avec les actions correspondantes, votre organisation peut contrôler qui a accès à certains types d'informations. Ces contrôles s'alignent généralement sur les politiques de gouvernance des données de votre organisation.

Le propriétaire du compte, les administrateurs de compte ou les administrateurs de document peuvent mettre en place un contrôle de classification au cours de l'étape 8 de la création d'étiquettes de classification figurant dans la sous-section Créer des classifications de compte personnalisées ci-dessus. Des contrôles peuvent être associés à chaque classification, en fonction des besoins de votre compte. Pour une protection optimale, nous vous recommandons d'utiliser ces contrôles conjointement afin d'empêcher tout partage ou toute diffusion non autorisés de contenus sensibles.

Les options déroulantes disponibles pour la sélection sont les suivantes :

Désactivez le partage externe de documents par e-mail ou par lien à toute personne extérieure à votre compte Lucid.
Désactivez la réplication des documents et de leur contenu, y compris la duplication ou le déplacement de contenu dans les documents Lucid et le copier-coller externe.
Désactiver la publication des documents de compte.
Désactiver l'exportation des documents de compte.
Désactivez l'impression des documents de compte à partir de Lucid.

Les options mentionnées ci-dessus empêchent le partage, la réplication, l'intégration, la publication, l'exportation ou l'impression de documents pour tout le monde, même pour le propriétaire du document. Toutefois, les actions effectuées avant la mise en place d'un contrôle de classification ne sont pas affectées et les collaborateurs existants ne sont pas supprimés. Une fois le contrôle défini, tous les documents auxquels est attribuée la classification associée se verront appliquer le contrôle. Nous vous recommandons d'utiliser la fonction de révocation des autorisations de partage externe disponible sous Découverte si vous souhaitez supprimer un partage effectué précédemment.

Lorsque la première option du menu déroulant ci-dessus est appliquée à un document à l'aide d'un contrôle de classification, elle bloque l'accès externe même si le document a été précédemment partagé avec des utilisateurs qui ne font pas partie de votre compte. Cela signifie que si un utilisateur externe tente d'ouvrir le document, l'accès lui sera refusé. Les intégrations de documents telles que Confluence, Google Slides, SharePoint, etc. ne sont pas concernées par ces contrôles.

Les contrôles de classification ne suppriment pas la visibilité des titres et des vignettes des documents à partir de la page Documents ou pour les utilisateurs externes via les dossiers. Les documents partagés directement avec des utilisateurs ou dans des dossiers qui restreignent l'accès externe seront refusés si un utilisateur qui ne fait pas partie de votre compte Enterprise tente de les ouvrir, même s'il y avait accès avant l'attribution d'une classification empêchant le partage externe. Ils pourront cependant toujours voir le titre et la vignette du document, à moins qu'il ne soit supprimé du dossier ou que vous n'ayez révoqué les autorisations de partage externe pour des documents spécifiques par le biais de Discovery.

Remarque : bien que nous ayons tout mis en œuvre pour désactiver ces actions au sein des produits Lucid, nous ne pouvons pas contrôler les activités de partage qui ont lieu en dehors de la plateforme, telles que les captures d'écran ou d'autres méthodes externes.

Configurer des statuts de compte personnalisés

Pour configurer des valeurs d'état et des couleurs personnalisées pour les documents et les dossiers d'équipe sur votre compte Enterprise, procédez comme suit :

Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
Sélectionnez l’onglet Document ou Dossier d’équipe en haut de la page selon vos besoins.
Faites défiler la page jusqu'à la section "Statut", si nécessaire.
Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Statut.
- La fenêtre modale Paramètres de statut s’affiche.
Sélectionnez + Ajouter un statut.
Cliquez sur la case avec le point coloré à l'extrême gauche et sélectionnez une couleur pour l'état.
Saisissez un nom de valeur de statut personnalisé dans la zone de texte.
Cochez la case "Verrouiller le contenu" si vous souhaitez empêcher toute modification ultérieure des documents une fois que ce statut est appliqué.
Cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez supprimer une valeur de statut, passez le curseur de la souris sur le nom de la valeur et cliquez sur l’icône de corbeille qui apparaît à droite.

Définir un statut par défaut
Pour définir un statut par défaut, procédez comme suit :

Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Statut.
En regard de "Statut par défaut", cliquez sur le menu déroulant.
Sélectionnez un statut par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.

Le statut par défaut sera appliqué à tous les nouveaux documents Lucid créés par les utilisateurs du compte après la définition du statut par défaut.

Personnaliser les attributs du compte

Si vous êtes propriétaire d'un compte, administrateur de compte ou administrateur de document sur un compte Enterprise, vous pouvez configurer des attributs personnalisés que les membres du compte peuvent utiliser pour étiqueter et rechercher des documents et des dossiers d'équipe. Pour configurer un nouvel attribut pour les documents, procédez comme suit :

Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
Sélectionnez l’onglet Document ou Dossier d’équipe en haut de la page selon vos besoins.
Cliquez sur Ajouter un attribut dans la partie droite de la page.
- La fenêtre Paramètres de l’attribut apparaîtra.
Indiquez le nom de votre attribut.
Sélectionnez un type d’entrée dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus : si votre type d’entrée est une liste déroulante ou une plage numérique, lisez notre article Utiliser des étiquettes de statut et des attributs personnalisés afin d’organiser les documents pour obtenir des instructions.

Désigner les attributs requis

Une fois les attributs personnalisés configurés pour votre compte, vous pouvez indiquer lesquels sont requis pour chaque nouveau document créé dans un dossier d’équipe. Pour rendre un attribut obligatoire, cochez la case « Requis » à droite de celui-ci dans le panneau d’administration.

Si ce paramètre est activé, chaque fois qu'un membre du compte crée un nouveau dossier d'équipe ou un nouveau document dans un dossier d'équipe, un menu contextuel l'invite à saisir des informations pour le(s) attribut(s) requis.

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Utiliser les paramètres de conservation pour la gestion des documents

Propriétaire par défaut du document pour les utilisateurs supprimés ou sans licence

Lorsque des utilisateurs sont supprimés sur un compte Team ou Enterprise (ou retirés d'une licence sur un compte Enterprise), Lucid exige que tous les documents qu'ils possèdent soient transférés à un nouveau propriétaire. Si aucun propriétaire de document par défaut n'est défini, les documents seront transférés au propriétaire du compte. Pour définir un propriétaire de document par défaut, procédez comme suit :

Sélectionnez Rétention dans le menu élargi de gauche.
Localisez la section "Documents d'utilisateurs supprimés/licenciés".
Saisissez ou sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit.

Tous les documents seront transférés à ce propriétaire par défaut lorsqu'un utilisateur est supprimé ou licencié, sauf indication contraire dans la page de l'utilisateur du panneau d'administration. Pour plus d'informations sur la suppression des utilisateurs, consultez notre article sur le panneau d'administration de Lucid : Gestion des utilisateurs.

Conseil : vous pouvez sélectionner un utilisateur dans la liste déroulante proposée ou saisir l’adresse e-mail de n’importe quel membre de votre compte pour le désigner comme propriétaire par défaut du document.

Paramètres pour la suppression permanente de la corbeille

Si vous êtes le propriétaire du compte, l'administrateur du compte ou l'administrateur du document sur un compte Enterprise, vous pouvez déterminer comment les documents de votre compte sont supprimés de la corbeille en sélectionnant l'une des options de la liste déroulante. Une fois qu'un document est supprimé de la corbeille, il est irrécupérable.

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Seules les options disponibles pour votre compte pourront être sélectionnées, celles qui ne le sont pas seront grisées. Les options fonctionnent comme suit :

Seules les suppressions automatiques signifient que les documents ne peuvent être supprimés définitivement de la corbeille qu'en utilisant la conservation des documents, comme expliqué dans la sous-section Configurer une politique de conservation des documents (Enterprise Shield uniquement) ci-dessous.
Les utilisateurs et les suppressions automatiques permettent de supprimer définitivement des documents de la corbeille à la fois par l'automatisation de la conservation des documents et par la suppression manuelle par les utilisateurs du compte, comme expliqué dans la sous-section Configurer une politique de conservation des documents (Enterprise Shield uniquement) ci-dessous.
Uniquement les utilisateurs signifie que les utilisateurs ou les administrateurs du compte peuvent supprimer manuellement des documents de la corbeille.
Personne ne signifie qu'un document mis à la corbeille restera indéfiniment dans ce dossier, jusqu'à ce que l'utilisateur ou l'administrateur le récupère.

Remarque : Si vous modifiez la sélection dans le menu déroulant, vous ne récupérerez pas les documents de votre compte qui ont déjà été supprimés définitivement de la corbeille. Vous pouvez toutefois restaurer manuellement les documents supprimés à l'aide de Discovery, comme indiqué dans la section ci-dessus consacrée à la restauration des documents.

Mettre en place une politique de conservation des documents

Créez une politique automatisée de suppression des documents sur la base de critères spécifiques, en veillant au respect des normes réglementaires et des protocoles internes de gestion des données. Cette fonction est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield.

Pour mettre en place une politique d'inspection de contenu, procédez comme suit :

Cochez la case à gauche de "Suppression automatique des documents lorsqu'ils répondent aux critères de conservation suivants".
Définissez la durée de conservation souhaitée en respectant les limites minimales et maximales autorisées :
- 30-999 jours
- 1-180 mois
- 1-15 ans
Dans le menu déroulant, déterminez si vous souhaitez que la période de conservation soit basée sur la date de création ou sur la date de dernière modification.
Choisissez entre "Documents dans la corbeille" ou "Tous les documents (y compris la corbeille)" pour déterminer quels documents sont concernés lorsque les critères de conservation sont remplis.

Le propriétaire du compte et les administrateurs de documents reçoivent une notification par courrier électronique chaque fois qu'une nouvelle politique de conservation des comptes est établie ou qu'une politique existante est modifiée. Nous vous recommandons vivement de créer et de modifier les politiques de conservation avec prudence. Une politique de conservation mal définie peut conduire à l'effacement immédiat et définitif des données. Une fois qu'un document a été supprimé définitivement de la corbeille, il est irrécupérable.

Pour limiter ce risque, si vous définissez une politique avec " Tous les documents ", vous verrez apparaître l'avertissement suivant : "Cette politique permet à Lucid de supprimer immédiatement et définitivement les fichiers qui dépassent déjà la période de conservation lorsque vous soumettez initialement la politique. Ces documents peuvent contenir des données que les utilisateurs souhaitent conserver. Ne procédez pas à l'enregistrement tant que vous n'êtes pas sûr que la politique est configurée correctement.

Remarque : Dans la mesure du possible, les utilisateurs recevront une notification dans le produit deux semaines avant la suppression définitive des documents dont ils sont propriétaires. Nous leur recommandons de profiter de cet avis pour conserver ou faire une copie des dossiers importants. Cette notification ne s'applique pas aux documents qui répondent aux critères de suppression plus de deux semaines après la mise en œuvre de la politique.

Accès à l'inspection du contenu

La fonction d'inspection du contenu permet aux administrateurs de créer une politique d'inspection du contenu et de contrôler les résultats. Cette fonction est accessible au propriétaire du compte et aux administrateurs de documents. Lisez la suite pour plus d'informations.

Cette fonction est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield.

Créer une politique d'inspection du contenu

Cette fonction met en file d'attente tous les documents de votre compte pour les analyser à la recherche de certaines catégories de données sensibles. Pour mettre en place une politique d'inspection du contenu :

Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
Cliquez sur l'onglet Politique en haut de la page.
Activez la case à cocher "Mettre les documents en file d'attente pour la numérisation".

Lucid commencera à analyser votre compte à la recherche de contenu contenant des données sensibles dans les documents et à étiqueter les données sensibles avec un ensemble prédéterminé de catégories sensibles. Après l'analyse initiale, Lucid n'inspectera que les documents modifiés.

Les objets suivants sont inclus dans les analyses d'inspection du contenu :

formes
Zones de texte
Post-its
Commentaires

Personnalisez votre politique d'inspection du contenu

Une fois que vous avez activé une politique d'inspection du contenu, vous avez la possibilité de personnaliser les catégories et les types d'informations associés en suivant les étapes suivantes :

Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
Cliquez sur l'onglet Politique en haut de la page.
Cliquez sur Modifier à l'extrême droite de la section "Catégories sensibles et types d'informations sélectionnés".
Personnalisez la politique à l'aide des méthodes suivantes :
- Cliquez sur le bouton à droite d'une catégorie de sensibilité pour désactiver l'analyse pour l'ensemble de la catégorie, y compris tous les types d'informations qui la composent.
- Cliquez sur la flèche déroulante pour afficher les types d'informations associés à une catégorie de sensibilité particulière et décochez les types d'informations spécifiques que vous ne souhaitez pas analyser.
Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Pour accéder aux catégories sensibles que vous avez désactivées, cliquez sur le menu déroulant "Catégories cachées". Pour réactiver une catégorie cachée, utilisez les étapes de personnalisation de votre politique d'inspection du contenu ci-dessus pour réactiver la catégorie de sensibilité.

vue-catégories-cachées-sous-politique-d'inspection-des-contenus

En savoir plus : Pour en savoir plus sur les catégories sensibles incluses, reportez-vous à notre billet communautaire sur les catégories sensibles et les infotypes de l'inspection du contenu. Pour une clause de non-responsabilité complète sur l'utilisation de l'inspection du contenu, reportez-vous à notre article de présentation du module complémentaire Enterprise Shield.

Accéder aux résultats de l'inspection du contenu

Vous pouvez accéder aux résultats de vos analyses d'inspection du contenu en suivant les étapes suivantes :

Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
Cliquez sur l'onglet Résultats en haut de la page.

exemple de résultats d'analyse de contenu (content-inspection-scan)

À partir de là, vous pouvez examiner toutes les correspondances de données sensibles détectées par document. Le titre, le propriétaire et toutes les classifications associées au document sont représentés. Vous pouvez également voir quelles catégories sensibles apparaissent dans le contenu du document, ainsi que le nombre de correspondances de données sensibles.

À partir de cette page, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Déterminez les catégories sensibles pour lesquelles vous obtenez des résultats, à partir du menu déroulant en haut de la page.
Cochez la ou les cases associées au(x) document(s), puis sélectionnez Actions et, dans le menu déroulant, cliquez sur Réviser les données sensibles.
- Une fenêtre contextuelle s'affiche et indique toutes les données sensibles correspondantes.
À partir des options du menu déroulant situé sous le bouton Actions, vous pouvez également accéder à des fonctions supplémentaires telles que le transfert de la propriété des documents, la gestion de l'emplacement des documents, la suppression de tout type d'accès externe et la modification des classifications. Pour une vue d'ensemble de la signification de chacune de ces sélections, reportez-vous aux options connexes disponibles à l'aide de Discovery, comme indiqué dans la section Discovery ci-dessus.

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