Présentation du module complémentaire Enterprise Shield

Accéder au centre de blindage de l'entreprise

Dans l'Enterprise Shield Center, vous pouvez explorer toutes les fonctionnalités disponibles de l'Enterprise Shield. Consultez les cas d'utilisation pour vous inspirer de la valeur et de l'objectif des fonctionnalités.

Pour accéder à l'Enterprise Shield Center, suivez les instructions suivantes :

1. Dans Lucid, cliquez sur Admin dans le menu Plus situé dans le coin inférieur gauche.
2. Sélectionnez Add-ons dans le panneau de gauche.
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez Enterprise Shield Center.

Protéger les données sensibles

Automatisez la détection en masse des données sensibles en analysant continuellement les documents à la recherche d'informations telles que des données personnelles, afin de les traiter conformément aux directives réglementaires et internes.

Empêchez l'accès non autorisé aux données et la mauvaise gestion des informations sensibles grâce à des contrôles de classification robustes qui restreignent le partage de documents en dehors de l'entreprise par e-mail ou par le partage de liens. Utilisez des contrôles précis pour révoquer en masse les partages externes sur des documents spécifiques.

Créer une stratégie d'inspection de contenu

Cette fonctionnalité, accessible au propriétaire du compte, aux administrateurs de documents et aux administrateurs Shield, met en file d'attente tous les documents de votre compte afin de rechercher certaines catégories de données sensibles. Une fois la file d'attente activée, Lucid analysera en continu tous les documents du compte. Après l'analyse initiale, nous nous concentrerons uniquement sur l'analyse des documents modifiés. Les résultats de l'analyse apparaissent dans l'onglet Résultats, où vous pouvez examiner toutes les correspondances de données sensibles détectées par document. L'inspection du contenu est destinée à vous aider à évaluer le contenu des documents, mais elle ne permet pas d'identifier tous les contenus soumis aux lois ou réglementations en matière de confidentialité des données et ne doit pas être utilisée en remplacement d'un programme de conformité juridique rigoureux. Pour obtenir des instructions sur l'utilisation de cette fonctionnalité, veuillez vous référer à notre article sur les paramètres de conformité dans le panneau d'administration Lucid.

L'inspection de contenu fonctionne sur les documents et non sur les autres objets Lucid. Par exemple, les données du tableau de bord " insights " ne seront pas analysées par l'inspection du contenu. Cependant, étant donné que les informations sont dérivées de champs déroulants dans un document Lucid, cette première occurrence est analysée par l'inspection du contenu et signale les données sensibles à leur emplacement d'origine. Il est également important de noter que si le contenu sensible est supprimé ou expurgé du document, il sera toujours visible pour les responsables de l'accélérateur dans les aperçus du tableau de bord antérieur.

Configurer les contrôles de classification

Lucid a amélioré sa fonctionnalité de classification pour offrir des capacités plus intelligentes spécialement conçues pour les comptes Entreprise cherchant à préserver la confidentialité des informations sensibles avec le module complémentaire Enterprise Shield. En personnalisant la classification des documents, par exemple « confidentiel » ou d'autres désignations appropriées assorties d'actions correspondantes, votre entreprise peut contrôler qui a accès à certains types d'informations.

Lors de la création d'étiquettes de classification, le propriétaire du compte, les administrateurs du compte, les administrateurs de documents et les administrateurs Shield peuvent définir des contrôles associés à chaque classification afin de restreindre le partage externe, la duplication, la publication, l'exportation et l'impression à partir de Lucid. Ces contrôles sont généralement conformes aux politiques de gouvernance des données de votre organisation. Pour obtenir des instructions sur la configuration des contrôles de classification, veuillez consulter notre article sur les paramètres de conformité dans le panneau d'administration Lucid.

Les contrôles de la classification ne s'appliquent pas aux champs enroulés dans nos accélérateurs. Ils ne s'appliquent pas non plus aux informations affichées dans les tableaux de bord destinés aux gestionnaires d'accélérateurs.

Effectuer une recherche avec l'API de gestion de documents

L'API de gestion de documents de Lucid permet au propriétaire du compte, aux administrateurs de documents et aux administrateurs de boucliers de rechercher et d'extraire efficacement des documents et des dossiers au sein de leur organisation. Les administrateurs peuvent accéder à tous les détails des documents et des dossiers par le biais de points de terminaison spécifiques. Pour plus de détails techniques, consultez lesressources Search documents et Search folders de la documentation Lucid API.

Contrôler l'accès au contenu

Dans cette section, vous apprendrez comment répartir la sécurité en fonction des besoins de vos utilisateurs par les moyens suivants :

• Définition des autorisations de partage au niveau du groupe organisationnel
• Limitation de l'accès non autorisé grâce à une liste d'autorisations IP, ainsi qu'à des délais d'attente maximaux pour les sessions et les sessions inactives.
• Utilisation du système de gestion des clés (KMS) de Lucid

En utilisant ces fonctionnalités, vous pouvez personnaliser l'accès au contenu afin d'empêcher tout accès non autorisé aux données sensibles. Les fonctionnalités décrites dans cette section sont accessibles au propriétaire du compte, aux administrateurs du compte et aux administrateurs Shield.

Définir les autorisations de partage au niveau du groupe organisationnel

Grâce aux groupes organisationnels de Lucid, le propriétaire du compte, les administrateurs du compte et les administrateurs Shield peuvent personnaliser les paramètres des liens partageables ainsi que les paramètres de publication et d'intégration pour différents utilisateurs au sein de votre organisation. Pour ce faire, veuillez sélectionner un groupe parmi les « Groupes organisationnels » créés sur votre compte et ajuster les paramètres du lien partageable avant de modifier les paramètres de partage en suivant les étapes décrites dans notre article sur les paramètres de sécurité du panneau d'administration Lucid.

Personnaliser le délai d'attente maximal de la session

Cette fonction vous permet de définir une durée maximale de session pour les utilisateurs de votre compte. Lorsqu'un utilisateur dépasse la limite de session configurée, quelle que soit son activité, il doit se réauthentifier. Cette durée peut être fixée entre 2 heures et 365 jours. Pour les comptes Enterprise Shield, la durée par défaut est de 30 jours.
Pour activer et personnaliser le délai d'attente maximal de la session afin de répondre au mieux aux besoins de votre compte, consultez les instructions dans l'article Panneau d'administration de Lucid : Paramètres de sécurité.

Configurer le délai d'expiration des sessions inactives

Utilisez cette fonctionnalité pour forcer la déconnexion après une période d'inactivité. Définissez une durée d'inactivité comprise entre 15 minutes et 14 jours, à l'issue de laquelle les utilisateurs de votre compte devront se reconnecter pour reprendre leur activité. Pour obtenir des instructions sur la configuration d'une limite de délai d'inactivité en tant que propriétaire du compte, administrateur du compte ou administrateur Shield, veuillez consulter notre article Panneau d'administration Lucid : Paramètres de sécurité.

Configurer une liste d'adresses IP autorisées

En tant que propriétaire de compte, administrateur de compte ou administrateur Shield, veuillez utiliser cette offre pour sélectionner les adresses IP autorisées à accéder à votre compte. Cette fonctionnalité nécessite la notation CIDR pour indiquer les plages d'adresses IP, par exemple : 192.168.2.0/24. Veuillez consulter l'article Paramètres de sécurité du panneau d'administration Lucid pour plus d'informations.

Utilisez le service de gestion de clés Lucid

Le service de gestion des clés (KMS) Lucid vous permet de contrôler vos clés de chiffrement. S'il existe des preuves que la clé a été compromise, vous pouvez renouveler votre clé principale depuis la page KMS de la console d'administration Lucid. Pour plus d'informations, consultez notre article Console d'administration Lucid : paramètres de sécurité.

Restreindre l'accès des utilisateurs aux comptes de l'organisation

Cette fonction garantit que seuls les utilisateurs de votre (vos) compte(s) Lucid approuvé(s) peuvent accéder aux produits Lucid à partir de votre réseau d'entreprise, bloquant ainsi tous les comptes personnels ou non gérés. La mise en œuvre de cette fonctionnalité nécessite une coordination entre votre équipe informatique et Lucid.

Pour commencer, fournissez à Lucid le(s) identifiant(s) de compte que vous souhaitez autoriser, y compris les comptes de test et de production. Pour ce faire, vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte ou l'équipe d 'assistance de Lucid.

Une fois cette restriction mise en place, vous devez configurer à la fois votre serveur proxy et tous les appareils clients de l'entreprise pour qu'ils prennent en charge cette restriction. Si vous ne procédez pas à la configuration comme indiqué ci-dessous, la fonction ne fonctionnera pas correctement.

Configuration du client

• Acheminez tout le trafic sortant vers lucid.app via les serveurs proxy de votre organisation.
• Configurez chaque appareil client pour qu'il fasse confiance à votre proxy SSL :
  • Déployez l'autorité de certification racine interne (CA) utilisée par le proxy.
  • Marquez l'autorité de certification interne comme étant de confiance sur tous les appareils.

Configuration du proxy

• Activez l'interception SSL sur votre serveur proxy.
• Intercepte toutes les requêtes adressées à lucid.app.
• Ajoutez l'en-tête HTTP : X-Lucid-Allowed-AccountIds
  • Le(s) identifiant(s) de compte indiqué(s) doit (doivent) correspondre à celui (ceux) que vous avez précédemment fourni(s) à Lucid.
  • Si vous autorisez plusieurs comptes, utilisez une liste d'identifiants de comptes séparés par des virgules.
    Exemple : X-Lucid-Allowed-AccountIds : 123456,789012

Gestion du cycle de vie du contenu

Gérez et préservez efficacement tous les documents et données utiles dans le cadre d'actions en justice ou d'audits. Déterminez et appliquez rapidement des mesures de conservation aux utilisateurs de Lucid pour éviter toute suppression accidentelle ou intentionnelle. Améliorez la conformité et la gouvernance des données grâce à la gestion du cycle de vie du contenu.

Respectez les exigences de conformité et de gouvernance en établissant des règles sur la manière dont votre entreprise conserve et élimine les données.

Établir une politique de conservation des documents

Cette fonctionnalité offre une solution fluide pour gérer le cycle de vie des données de votre entreprise. Elle vous permet de configurer une politique automatisée de suppression de documents en fonction de critères spécifiques, ceci afin de garantir le respect des normes réglementaires et des protocoles internes de gestion de données. Pour en savoir plus, consultez notre article Console d'administration Lucid : paramètres de conformité.

Accéder aux journaux d'audit

Les journaux d'audit de Lucid vous permettent d'accéder à un journal des événements clés de votre compte. Ces événements fournissent des informations précieuses sur l'activité des utilisateurs, la gestion du contenu et l'administration du système, garantissant ainsi une sécurité et une conformité solides. Vous pouvez filtrer par un ou plusieurs des éléments suivants :

• Date
• Type d'événement
• Acteur 

Une fois le filtrage effectué, le tableau affiche tous les événements correspondant à votre recherche. En fonction de vos critères de recherche, vous pouvez voir s'afficher une sélection comprenant jusqu'à cinq colonnes parmi la liste suivante : Date (UTC), Adresse IP, Acteur, Événement et Cible(s). 

Cliquez sur n'importe quel événement pour afficher les détails de son journal d'audit dans le panneau de droite. Vous pouvez également exporter les résultats au format JSON ou CSV à l'aide du bouton « Exporter » situé en haut à droite du tableau.

Vous avez également la possibilité d'exploiter une API de journal d'audit pour accéder aux journaux qui peuvent être transmis à votre SIEM (Security information and event management) ou à un autre système d'agrégation de journaux, comme l'explique la documentation de l'API dans les Lucid Developer Docs. 

L'API du journal d'audit de Lucid permet de suivre un large éventail d'événements clés, notamment :

• les événements liés à l'accès des utilisateurs, par exemple lorsqu'un utilisateur s'est connecté avec succès, a rejoint un compte ou a connu un échec de connexion par mot de passe
• les actions de l'utilisateur dans Lucid, y compris la création, le téléchargement, l'ouverture et la suppression d'un document
• Actions dans le panneau d'administration, telles que la création d'un nouvel utilisateur, la suppression d'un utilisateur du compte et la mise à jour du rôle d'un utilisateur.
• Lorsqu'un utilisateur est supprimé et rendu anonyme, son compte est supprimé du système ; toutefois, le nom, l'adresse électronique et l'identifiant de l'utilisateur peuvent rester visibles dans les journaux d'audit pendant la période de conservation des journaux d'audit de 180 jours.

Pour obtenir la liste complète de tous les événements actuellement enregistrés, veuillez consulter notre documentation destinée aux développeurs.

Utilisez l'API de conservation légale de Lucid

L'API de conservation à des fins juridiques fournit au propriétaire du compte, aux administrateurs de documents et aux administrateurs Shield les outils nécessaires pour conserver les documents d'un utilisateur dans le cadre de procédures judiciaires ou d'audits. Grâce à cette API, vous pouvez créer et gérer efficacement des conservations légales afin de garantir que les documents essentiels sont protégés contre toute suppression définitive tout au long du processus.

Les administrateurs peuvent créer une mesure de conservation légale via l'API, qui inclut les options suivantes :

• Nommer la mesure de conservation légale
• Ajouter une description de la mesure (facultatif)
• Définir les dates de début et de fin de conservation (vous pouvez annuler manuellement la conservation avant la date de fin, si nécessaire)
• Ajouter les utilisateurs concernés, appelés « dépositaires », ce qui peut avoir lieu avant le début de la mesure de conservation (par défaut, tous les documents détenus par le dépositaire ou partagés avec lui sont conservés)
• Pour limiter le nombre de documents conservés, vous pouvez effectuer une recherche par mot-clé dans le contenu des documents (mais gardez à l'esprit que les versions antérieures des documents ne sont pas incluses) afin de ne retenir que les documents accessibles à un dépositaire et contenant un mot-clé spécifique.

Les utilisateurs soumis à une mesure de conservation légale ne peuvent pas supprimer les documents de leur corbeille. Tous les documents de compte auxquels ces utilisateurs (également appelés « dépositaires ») ont accès au début de la mesure de conservation ou auxquels il obtiennent l'accès pendant la mesure de conservation seront conservés. Les dépositaires d'une mesure de conservation légale programmée ou active ne peuvent pas être supprimés de Lucid. Les utilisateurs qui détiennent des documents soumis à une mesure de conservation légale peuvent changer de compte, mais leurs documents seront transférés au propriétaire par défaut du document du compte (afin que ces documents restent soumis à la mesure de conservation légale). Cependant, aucun document soumis à une mesure de conservation légale ne peut être transféré à un utilisateur ne faisant pas partie du compte Entreprise. La mesure de conservation légale préservera uniquement les documents appartenant au compte. Elle ne permet pas de préserver de documents appartenant à un tiers et partagés avec un utilisateur soumis à une mesure de conservation légale.

Lucid n'informe pas les utilisateurs soumis à une mesure de conservation légale ; cela reste à la discrétion de l'équipe juridique et des administrateurs. Par ailleurs, si un utilisateur tente de supprimer un document à préserver, il est discrètement informé qu'un administrateur a empêché sa suppression. À l'expiration de la mesure de conservation légale, les documents peuvent être supprimés définitivement. Pour en savoir plus, consultez la documentation relative à l'API de conservation légale.

Gérez les documents avec Discovery

Utilisez la fonctionnalité Découverte pour rechercher et accéder à tous les documents appartenant à votre compte. Même si la plupart des éléments de cette fonctionnalité sont à la disposition de tous les comptes Enterprise, le module complémentaire Enterprise Shield vous permet d'exporter des métadonnées au format CSV et PDF, de révoquer le partage externe en masse et de consulter l'historique de révision de tous les documents de votre compte. Pour en savoir plus, consultez notre article Console d'administration Lucid : paramètres de conformité.

FAQ

Quels objets sont compris dans l'inspection du contenu ?

L'inspection du contenu comprend les objets suivants :

• Formes
• Zones de texte
• Post-its
• Commentaires.

Quels documents de mon compte Lucid sont compris dans l'inspection du contenu ?

Tous les documents actifs seront inspectés, à savoir tous les documents figurant dans « Mes documents ». Les documents de la corbeille sont exclus.

Quelles sont les durées minimales et maximales de conservation des documents ?

Nous avons des limites minimales et maximales pour nos options de période de conservation, qui sont :

• 30 à 999 jours
• 1-180 mois
• 1 à 15 ans

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