Panneau d'administration lucide : Paramètres de conformité

Accéder à la page de conformité

Pour accéder à la page Documents et dossiers du panneau d’administration, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Conformité dans le menu de gauche.

Recherche avec découverte

Discovery n'est disponible que pour les comptes Enterprise. Consultez l'articleMise à niveau de votre compte Lucid pour obtenir des instructions sur la mise à niveau. Discovery ne renvoie des résultats que pour les documents appartenant à votre compte Enterprise. Elle n'inclut pas les documents qui n'appartiennent pas au compte, même s'ils sont partagés avec un utilisateur du compte.

Les propriétaires de compte, les administrateurs de documents et les administrateurs Shield peuvent utiliser la fonctionnalité Découverte pour rechercher, afficher et modifier les autorisations de partage pour tous les documents appartenant à votre compte. Sélectionnez Découverte dans le menu déroulant situé à gauche pour accéder à cette fonctionnalité. Veuillez continuer votre lecture pour en savoir plus.

Accéder aux documents

Vous pouvez rechercher tous les documents appartenant à votre compte Entreprise en utilisant les options de base ou avancées.

Options de recherche de base

Les options de base comprennent la recherche par compte(s) d'utilisateur, par mot(s) clé(s) et par date. Si vous effectuez une recherche via un ou plusieurs comptes d'utilisateurs, cochez la case pour recevoir des résultats uniquement pour les documents appartenant à l'utilisateur ou aux utilisateurs que vous recherchez ; sinon, vous obtiendrez des résultats pour tous les documents auxquels ils ont accès sur votre compte Enterprise. Si vous effectuez une recherche par mot(s) clé(s), vous pouvez rechercher dans le contenu du document, ainsi que dans les balises et les attributs du document. Si vous effectuez une recherche par date, vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant la date de création ou la date de dernière modification.

Options de recherche avancée

Dans la liste déroulante des options avancées, vous pouvez effectuer une recherche par type de document, emplacement du document, accès externe, identifiant du document, classification et statut. Dans le menu déroulant "Emplacement du document", vous disposez des options de filtre de recherche suivantes :

• Partout
• Équipes et dossiers d’équipe uniquement
• Exclure les équipes et les dossiers d'équipe
• Documents supprimés uniquement

Sous "Accès externe", vous pouvez également filtrer les résultats de la recherche pour n'afficher que les documents qui sont partagés avec des collaborateurs externes ou qui contiennent des liens externes. Il s'agit des documents dont le lien de partage public est activé, des documents publiés ou incorporés et des documents qui ont été partagés avec des collaborateurs extérieurs à votre organisation.

Résultats de la recherche

Sur la page des résultats de la recherche, vous verrez toujours le titre du document. En fonction de vos critères de recherche, vous pouvez voir une sélection de cinq colonnes supplémentaires dans la liste suivante : propriétaire du document (qu'il s'agisse d'une personne, d'une équipe ou d'un dossier d'équipe), ID du document, date de création, date de modification, collaborateurs, accès externe ou non, classification et statut. 

En haut à droite de la page des résultats de la recherche Discovery, sélectionnez l'icône de gestion des colonnes pour cocher ou décocher les cases associées à la colonne que vous souhaitez voir apparaître dans les résultats de votre recherche. Ajustez la largeur des colonnes du tableau des résultats de la recherche en cliquant et en faisant glisser l'en-tête.

La recherche est limitée à 10 000 résultats. Si vous atteignez la limite, vous devrez restreindre votre recherche.

Consulter les documents

Vous pouvez ouvrir n'importe quel document des résultats de la recherche en mode consultation seulement. 

En utilisant ce type d’accès, les collaborateurs ne verront pas que vous consultez le document. Étant donné que vous pouvez uniquement consulter les documents, cela n’affectera pas leur historique de révision.

Si vous disposez du module complémentaire Enterprise Shield, vous pouvez également consulter l'historique des révisions d'un document.

Modifier les autorisations de partage

Après avoir accédé à un document sur votre compte à l'aide de Discovery, vous pouvez ouvrir le menu Partager et modifier les personnes avec lesquelles le document est partagé. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes à partir du document :

1. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit du document.
2. Modifiez les autorisations de partage.
3. Cliquez sur Terminé.
    

Télécharger un CSV

Vous pouvez télécharger les métadonnées des documents dans un fichier CSV si votre compte est équipé du module complémentaire Enterprise Shield. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes à partir de la page des résultats de la recherche :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de la recherche, cochez la case à l'extrême gauche du ou des documents dont vous souhaitez télécharger les données CSV.
3. Sélectionnez Actions.
4. Cliquez sur Exporter uniquement les métadonnées au format CSV.

Le fichier CSV sera ensuite téléchargé sur votre appareil. Il comprendra les informations suivantes :

• Nom du document
• Type de document
• Documenter le statut du partage, ce qui peut inclure
   
  • Compte restreint: Un lien de partage est actif et n'est accessible qu'aux utilisateurs connectés à votre compte Lucid, en raison du paramètre de partage restreint.
  • Public: Un lien de partage est actif et peut être consulté par n'importe quel utilisateur connecté à Lucid.
  • Collaboration: Le document a été partagé directement par nom ou par adresse électronique avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
  • Intégrée: le code d'intégration est activé soit manuellement, soit par l'intermédiaire d'une intégration.
  • Publié: Le document a été publié.
  • Anonyme: Un lien de partage est actif et permet l'accès à tout utilisateur non connecté, qu'il fasse ou non partie de votre compte.
  • Aucun: Seul le propriétaire du document peut y accéder et il n'a pas été partagé selon l'une des méthodes décrites ci-dessus.
     
• Propriétaire
• Date de création
• Date de modification
• Utilisateurs internes
• Utilisateurs externes (utilisateurs ayant accès au document mais ne faisant pas partie du compte)
• Attributs et étiquettes
• ID du document
• URL du document

Restaurer un document

Vous pouvez restaurer un document mis à la corbeille ou définitivement supprimé sur votre compte Enterprise. Pour ce faire, procédez comme suit à partir de la page des résultats de la recherche :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de la recherche, cochez la case située à l'extrême gauche du ou des documents que vous souhaitez restaurer.
3. Sélectionnez Actions.
4. Cliquez sur Restaurer.

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez choisir de restaurer le document à l’emplacement d’origine ou de sélectionner un dossier d’équipe sur votre compte pour y restaurer le document.

Transférer la propriété des documents

À partir des résultats de recherche, vous pouvez transférer la propriété d’un ou de plusieurs documents à la fois. Vous pouvez transférer la propriété de documents appartenant à un utilisateur spécifique sur votre compte ou des documents situés dans les dossiers d’équipe. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de recherche, cochez la case située tout à gauche du ou des documents dont vous souhaitez transférer la propriété.
   • Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
3. Sélectionnez Actions.
4. Cliquez sur Transférer la propriété du document.
5. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le nouveau propriétaire dans la liste déroulante des utilisateurs de votre compte.
6. Cliquez sur Transférer la propriété.

Gérer l’emplacement des documents

À partir des résultats de recherche, vous pouvez utiliser cette option pour déplacer des documents dans des dossiers d’équipe. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de recherche, cochez la case située tout à gauche du ou des documents dont vous souhaitez transférer la propriété.
   • Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
3. Sélectionnez Actions.
4. Cliquez sur Gérer l’emplacement du document.
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez dans la liste déroulante le dossier de l'équipe vers lequel vous souhaitez déplacer le document.
6. Cliquez sur Déplacer les documents.

Révoquer les autorisations de partage externe

À partir des résultats de la recherche, vous pouvez révoquer l'accès aux documents et dossiers sélectionnés à tous les utilisateurs de Lucid qui sont externes à votre compte. Cette capacité est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres nécessaires pour vos résultats de recherche, y compris les utilisateurs, les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de la recherche, cochez la case à l'extrême gauche d'un ou de plusieurs documents.
   • Sélectionnez la case en haut de la page des résultats de la recherche pour sélectionner tous les documents.
3. Cliquez sur Actions en haut à droite des résultats de la recherche.
4. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Supprimer tout type d'accès externe pour supprimer les collaborateurs externes et désactiver les liens externes partageables sur les documents ou dossiers sélectionnés.
   • Supprimer uniquement les collaborateurs externes pour supprimer les collaborateurs externes des documents ou dossiers sélectionnés.
   • Limiter les liens externes uniquement pour désactiver les liens externes partageables dans les documents ou dossiers sélectionnés.
5. Dans le panneau qui s'affiche, sélectionnez vos préférences en matière d'accès externe et de notification.
6. Cliquez sur Supprimer l'accès externe.

Modifier la classification des documents

À partir des résultats de la recherche, vous avez la possibilité de modifier les classifications attribuées aux documents appartenant à votre compte.Pour modifier les classifications des documents sélectionnés, procédez comme suit :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
2. Dans les résultats de la recherche, cochez la case à l'extrême gauche du ou des document(s) dont vous souhaitez modifier la ou les classification(s).
   • Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
3. Sélectionnez Actions.
4. Dans la liste déroulante des options, cliquez sur Modifier la classification.
5. Dans le panneau qui apparaît, sélectionnez l'une des options de classification dans la liste déroulante.
   • Les options que vous voyez ici sont les classifications de votre compte. Reportez-vous à la section Créer des classifications de comptes personnalisées de cet article pour plus de détails.
6. Cliquez sur « Mettre à jour la classification ».
   

Marquer des documents pour suppression permanente

Dans les résultats de la recherche, vous avez la possibilité de marquer les documents appartenant à votre compte en vue de leur suppression. Pour effectuer cette action :

1. Lancez une recherche dans Discovery avec les paramètres que vous souhaitez pour les résultats de la recherche, y compris le(s) utilisateur(s), les mots-clés, le type de document et la date de création.
   • Dans les résultats de la recherche, cochez la case située à l'extrême gauche du ou des documents que vous souhaitez supprimer.
2. Vous pouvez cocher la case du haut pour sélectionner tous les documents présents sur la page.
3. Sélectionnez Actions.
4. Dans les options déroulantes, cliquez sur Marquer pour suppression définitive.
5. En option, vous pouvez cocher la case dans le panneau pour notifier le(s) propriétaire(s) du document par e-mail que le(s) document(s) sera(ont) définitivement supprimé(s) dans 30 jours.
   • En tant qu'administrateur ayant marqué le ou les documents pour suppression définitive, vous recevrez automatiquement un e-mail de confirmation, que vous choisissiez ou non d'en informer les propriétaires des documents.
     
6. Cliquez sur Marquer pour suppression définitive.

Lorsqu'un document est définitivement supprimé, il est impossible de le récupérer ou d'y accéder. Toutefois, le nom du document peut continuer à apparaître dans les journaux d'audit d'Enterprise Shield pendant la période de conservation des journaux d'audit de 180 jours.

Cette action est réversible par les administrateurs dans Discovery pendant 30 jours, après quoi les documents seront définitivement supprimés. Pour annuler une suppression, suivez les étapes 1 à 3 ci-dessus, puis sélectionnez Restaurer dans le menu déroulant Actions.

Ajouter des attributs, des statuts et des classifications

Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant situé dans le menu de gauche, sous la section Conformité "" du panneau d'administration. C'est ici que vous trouverez les options permettant de configurer les attributs et d'attribuer des statuts et des classifications personnalisés aux documents et aux dossiers d'équipe de votre compte. Le propriétaire du compte, les administrateurs du compte, les administrateurs des documents et les administrateurs Shield ont la possibilité d'accéder à ces fonctionnalités dans le panneau d'administration Lucid.

Créer des classifications de comptes personnalisées

Vous pouvez configurer des classifications personnalisées pour les documents de votre compte Entreprise. Pour comprendre comment cela se présente pour vos utilisateurs, veuillez consulter notre article Gérer le statut des documents et définir la classification. Pour configurer une classification, le propriétaire du compte, les administrateurs de documents, les administrateurs de compte et les administrateurs Shield peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
2. Sélectionnez l'onglet Document en haut de la page.
   • Cette fonction n'est disponible qu'au niveau du document. Elle ne s'applique pas aux dossiers d'équipe.
3. Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
   • La fenêtre modale des paramètres de classification s’affiche.
     
4. Sélectionnez + Ajouter une classification en bas de la page.
5. Cliquez sur la case avec le point coloré à l'extrême gauche et sélectionnez une couleur pour la classification.
6. Saisissez un titre de classification personnalisé dans la zone de texte correspondante.
7. Si vous le souhaitez, ajoutez une description de la classification, en expliquant brièvement quand elle doit être utilisée. 
8. Si vous disposez du module complémentaire Enterprise Shield, envisagez d'associer un contrôle à votre classification ou d'utiliser la classification automatique.
   • Pour en savoir plus sur les contrôles de classification et sur la manière dont ils peuvent vous aider à préserver la confidentialité des informations sensibles, reportez-vous à la sous-section sur les contrôles de classification ci-dessous.
   • Pour en savoir plus sur la combinaison de la puissance des catégories et des classifications sensibles, reportez-vous à la sous-section sur l'auto-classification ci-dessous.
9. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un lien vers les lignes directrices de l'entreprise pour votre classification.
10. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une valeur de classification, survolez le nom de la valeur et cliquez sur l'icône de la corbeille qui apparaît à droite.

Définir la classification par défaut  

Pour définir une classification par défaut, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
2. A côté de "Classification par défaut", cliquez sur le menu déroulant.
3. Sélectionnez une classification par défaut.
4. Cliquez sur Enregistrer.

La classification par défaut sera appliquée à tous les nouveaux documents Lucid créés par les utilisateurs du compte après la définition de la classification par défaut.

Exiger une classification

Après avoir défini une classification par défaut en suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez exiger des classifications pour tous les documents nouvellement créés sur votre compte avec le module complémentaire Enterprise Shield. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Classification.
2. À droite de la liste déroulante "Classification par défaut", cochez la case "Obligatoire".
3. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le paramètre permettant d'exiger la classification des documents est activé, la classification peut encore être modifiée si une classification autre que la classification par défaut est nécessaire pour un document. Cependant, l'option "pas de classification" n'est plus disponible et les utilisateurs devront choisir parmi les classifications de documents fournies sur votre compte.

Utiliser l'auto-classification

La fonction d'auto-classification de Lucid est disponible pour les comptes dotés du module complémentaire Enterprise Shield. L'auto-classification vous permet de classer automatiquement les documents en fonction du type de contenu sensible détecté par l'inspection du contenu. Cette automatisation garantit la gestion et la protection des données sensibles, en réduisant les efforts manuels et en facilitant la mise en conformité.

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer l'inspection du contenu. Pour obtenir des instructions, veuillez vous reporter à la section « Créer une politique d'inspection du contenu » ci-dessous. Nous vous recommandons de personnaliser votre politique d'inspection du contenu. Veuillez noter que si vous désactivez l'analyse pour une catégorie de sensibilité entière, vous ne pourrez plus associer cette catégorie à une classification. La catégorie «" » (qui regroupe tous vos infotypes personnalisés) de l'"peut également être associée à une classification. Une catégorie de sensibilité ne peut être associée qu'à une seule classification.

Les documents seront classés automatiquement en fonction du contenu sensible détecté par votre politique d'inspection du contenu. Les classifications sont classées par ordre décroissant, de la plus restrictive à la moins restrictive. Lorsqu'un contenu sensible est trouvé dans un document, le système vérifie si ce type de contenu a été associé à un niveau de classification. Si c'est le cas, le système compare ce niveau de classification à la classification actuelle du document. Si la classification actuelle du document est moins restrictive (par ex. plus bas dans l'ordre du tableau), il est mis à jour au nouveau niveau, plus restrictif. Si la classification existante du document est supérieure à la classification automatique mappée, nous laisserons la classification la plus élevée du document. L'auto-classification ne permet pas de rétrograder la classification d'un document.

Si un document contient plusieurs catégories sensibles, la classification la plus restrictive associée à l'une des catégories détectées sera appliquée (c'est-à-dire la classification la plus élevée associée au contenu identifié). Les utilisateurs ne recevront pas de notification lorsque la classification d'un document change ; cependant, l'action d'auto-classification sera enregistrée dans l'historique des révisions du document. En outre, un événement du journal d'audit est généré chaque fois que la classification d'un document est mise à jour.

Pour plus de détails sur le fonctionnement de l'auto-classification pour les utilisateurs, reportez-vous à cet article de la communauté. 

Tirer parti des contrôles de classification

La fonction de classification améliorée de Lucid offre des capacités plus intelligentes spécialement conçues pour les comptes d'entreprise qui cherchent un moyen de préserver la confidentialité des informations sensibles avec le module complémentaire Enterprise Shield. En personnalisant la classification des documents, comme "confidentiel" ou d'autres désignations appropriées avec les actions correspondantes, votre organisation peut contrôler qui a accès à certains types d'informations. Ces contrôles s'alignent généralement sur les politiques de gouvernance des données de votre organisation.

Le propriétaire du compte, les administrateurs du compte, les administrateurs de documents et les administrateurs Shield peuvent configurer un contrôle de classification à l'étape 8 de la création des étiquettes de classification, dans la sous-section Créer des classifications de compte personnalisées ci-dessus. Les contrôles peuvent être associés à chaque classification, en fonction des besoins de votre compte. Pour une protection optimale, nous vous recommandons d'utiliser ces contrôles conjointement afin d'empêcher tout partage ou diffusion non autorisés de contenus sensibles.

Les options déroulantes disponibles pour la sélection sont les suivantes :

• Désactivez le partage externe de documents par e-mail ou par lien à toute personne extérieure à votre compte Lucid.
• Désactivez la réplication des documents et du contenu dans le canevas, y compris la duplication et le copier-coller externe.
  • Cela permet d'éviter la réplication des éléments sur le canevas. Les éléments situés en dehors du canevas, tels que le titre du document, peuvent toujours être copiés.
  • Si votre compte est équipé de l'Accélérateur de processus, l'ajout d'un document à un référentiel permet aux utilisateurs de suggérer des modifications. Ce processus génère automatiquement une copie de travail pour faciliter la suggestion, même lorsque "disable replication" est actif. Le document copié héritera du contrôle "désactiver la réplication".
• Désactiver la publication des documents de compte.
• Désactiver l'exportation des documents de compte.
• Désactivez l'impression des documents de compte à partir de Lucid.

Les options mentionnées ci-dessus empêchent le partage, la réplication, l'intégration, la publication, l'exportation ou l'impression de documents pour tout le monde, même pour le propriétaire du document. Toutefois, les actions effectuées avant la mise en place d'un contrôle de classification ne sont pas affectées et les collaborateurs existants ne sont pas supprimés. Une fois le contrôle défini, tous les documents auxquels est attribuée la classification associée se verront appliquer le contrôle. Nous vous recommandons d'utiliser la fonction de révocation des autorisations de partage externe disponible sous Découverte si vous souhaitez supprimer un partage effectué précédemment.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement de ces contrôles et sur ce à quoi ils ressembleront pour les utilisateurs de votre compte, consultez cet article de la communauté.

Lorsque la première option du menu déroulant ci-dessus est appliquée à un document à l'aide d'un contrôle de classification, elle bloque l'accès externe même si le document a été précédemment partagé avec des utilisateurs qui ne font pas partie de votre compte. Cela signifie que si un utilisateur externe tente d'ouvrir le document, l'accès lui sera refusé. Les intégrations de documents telles que Confluence, Google Slides, SharePoint, etc. ne sont pas concernées par ces contrôles.

Les contrôles de classification ne suppriment pas la visibilité des titres et des vignettes des documents à partir de la page Documents ou pour les utilisateurs externes via les dossiers. Les documents partagés directement avec des utilisateurs ou dans des dossiers qui restreignent l'accès externe seront refusés si un utilisateur qui ne fait pas partie de votre compte Enterprise tente de les ouvrir, même s'il y avait accès avant l'attribution d'une classification empêchant le partage externe. Ils pourront cependant toujours voir le titre et la vignette du document, à moins qu'il ne soit supprimé du dossier ou que vous n'ayez révoqué les autorisations de partage externe pour des documents spécifiques par le biais de Discovery.

Configurer des statuts de compte personnalisés

Pour configurer des valeurs d'état et des couleurs personnalisées pour les documents et les dossiers d'équipe sur votre compte Enterprise, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
2. Sélectionnez l’onglet Document ou Dossier d’équipe en haut de la page selon vos besoins.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section "Statut", si nécessaire.
4. Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Statut.
    
   • La fenêtre contextuelle « Paramètres d'état » s'affichera.
     
5. Sélectionnez + Ajouter un statut.
6. Cliquez sur la case avec le point coloré à l'extrême gauche et sélectionnez une couleur pour l'état.
7. Saisissez un nom de valeur de statut personnalisé dans la zone de texte.
8. Cochez la case "Verrouiller le contenu" si vous souhaitez empêcher toute modification ultérieure des documents une fois que ce statut est appliqué.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez supprimer une valeur de statut, passez le curseur de la souris sur le nom de la valeur et cliquez sur l’icône de corbeille qui apparaît à droite.

Définir un statut par défaut
Pour définir un statut par défaut, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Modifier dans la partie droite de la section Statut.
2. En regard de "Statut par défaut", cliquez sur le menu déroulant.
3. Sélectionnez un statut par défaut.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le statut par défaut sera appliqué à tous les nouveaux documents Lucid créés par les utilisateurs du compte après la définition du statut par défaut.

Personnaliser les attributs du compte

Si vous êtes propriétaire d'un compte, administrateur de compte, administrateur de documents ou administrateur Shield sur un compte Entreprise, vous pouvez configurer des attributs personnalisés que les membres du compte peuvent utiliser pour étiqueter et rechercher des documents et des dossiers d'équipe. Pour configurer un nouvel attribut pour les documents, veuillez suivre ces étapes :

1. Sélectionnez Attributs dans le menu déroulant de gauche.
2. Sélectionnez l’onglet Document ou Dossier d’équipe en haut de la page selon vos besoins.
3. Cliquez sur Ajouter un attribut dans la partie droite de la page. 
   • La fenêtre contextuelle « Paramètres des attributs » s'affichera.
     
      
4. Indiquez le nom de votre attribut.
5. Sélectionnez un type d'entrée dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Désigner les attributs requis

Une fois les attributs personnalisés configurés pour votre compte, vous pouvez indiquer lesquels sont requis pour chaque nouveau document créé dans un dossier d’équipe. Pour rendre un attribut obligatoire, cochez la case « Requis » à droite de celui-ci dans le panneau d’administration.

Si ce paramètre est activé, chaque fois qu'un membre du compte crée un nouveau dossier d'équipe ou un nouveau document dans un dossier d'équipe, un menu contextuel l'invite à saisir des informations pour le(s) attribut(s) requis.

Utiliser les paramètres de conservation pour la gestion des documents

Propriétaire par défaut du document pour les utilisateurs supprimés ou sans licence

Lorsque des utilisateurs sont supprimés sur un compte Team ou Enterprise (ou retirés d'une licence sur un compte Enterprise), Lucid exige que tous les documents qu'ils possèdent soient transférés à un nouveau propriétaire. Les comptes d'entreprise peuvent définir un propriétaire de document par défaut pour ce processus. Si aucun propriétaire de document par défaut n'est défini, les documents seront transférés au propriétaire du compte. Pour définir un propriétaire de document par défaut, les propriétaires de comptes et les administrateurs de documents peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Rétention dans le menu élargi de gauche.
2. Localisez la section "Documents d'utilisateurs supprimés/licenciés".

3. Saisissez le nom d'un utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.

   

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit.

Tous les documents seront transférés à ce propriétaire par défaut lorsqu'un utilisateur sera supprimé ou licencié, sauf indication contraire dans la page de l'utilisateur du panneau d'administration. Pour les comptes d'entreprise utilisant le SCIM, le transfert de documents s'effectuera 24 heures après la suppression de la licence. Pour plus d'informations sur la suppression des utilisateurs, consultez notre article sur le panneau d'administration de Lucid : Gestion des utilisateurs. 

Paramètres pour la suppression permanente de la corbeille

Si vous êtes le titulaire du compte, l'administrateur du compte, l'administrateur des documents ou l'administrateur Shield d'un compte Entreprise, vous pouvez déterminer si les utilisateurs sont autorisés à supprimer définitivement des documents et des dossiers de la corbeille en cochant la case correspondante. Une fois qu'un document a été supprimé de la corbeille, il est irrécupérable.

Seules les options disponibles pour votre compte pourront être sélectionnées, celles qui ne le sont pas seront grisées. Les options fonctionnent comme suit :

• Seules les suppressions automatiques signifient que les documents ne peuvent être supprimés définitivement de la corbeille qu'en utilisant la conservation des documents, comme expliqué dans la sous-section Configurer une politique de conservation des documents (Enterprise Shield uniquement) ci-dessous.
• Les utilisateurs et les suppressions automatiques permettent de supprimer définitivement des documents de la corbeille à la fois par l'automatisation de la conservation des documents et par la suppression manuelle par les utilisateurs du compte, comme expliqué dans la sous-section Configurer une politique de conservation des documents (Enterprise Shield uniquement) ci-dessous.
• Uniquement les utilisateurs signifie que les utilisateurs ou les administrateurs du compte peuvent supprimer manuellement des documents de la corbeille.
• Personne ne signifie qu'un document mis à la corbeille restera indéfiniment dans ce dossier, jusqu'à ce que l'utilisateur ou l'administrateur le récupère.

Lorsqu'un document est définitivement supprimé, il est impossible de le récupérer ou d'y accéder. Toutefois, le nom du document peut continuer à apparaître dans les journaux d'audit d'Enterprise Shield pendant la période de conservation des journaux d'audit de 180 jours.

Mettre en place une politique de conservation des documents

Créez une politique automatisée de suppression des documents sur la base de critères spécifiques, en veillant au respect des normes réglementaires et des protocoles internes de gestion des données. Cette fonction est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield.

Pour mettre en place une politique d'inspection de contenu, procédez comme suit :

1. Cochez la case à gauche de "Suppression automatique des documents lorsqu'ils répondent aux critères de conservation suivants".
2. Définissez la durée de conservation souhaitée en respectant les limites minimales et maximales autorisées : 
   • 30-999 jours
   • 1-180 mois
   • 1-15 ans
3. Dans le menu déroulant, déterminez si vous souhaitez que la période de conservation soit basée sur la date de création ou sur la date de dernière modification. 
4. Choisissez entre "Documents dans la corbeille" ou "Tous les documents (y compris la corbeille)" pour déterminer quels documents sont concernés lorsque les critères de conservation sont remplis.

Le propriétaire du compte, les administrateurs de documents et les administrateurs Shield reçoivent une notification par e-mail chaque fois qu'une nouvelle politique de conservation des comptes est établie ou qu'une politique existante est modifiée. Nous vous recommandons vivement de créer et de modifier les politiques de conservation avec prudence. Une politique de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et définitive des données. Une fois qu'un document a été supprimé définitivement de la corbeille, il est irrécupérable.

Pour limiter ce risque, si vous définissez une politique avec " Tous les documents ", vous verrez apparaître l'avertissement suivant : "Cette politique permet à Lucid de supprimer immédiatement et définitivement les fichiers qui dépassent déjà la période de conservation lorsque vous soumettez initialement la politique. Ces documents peuvent contenir des données que les utilisateurs souhaitent conserver. Ne procédez pas à l'enregistrement tant que vous n'êtes pas sûr que la politique est configurée correctement.

Accès à l'inspection du contenu

La fonctionnalité d'inspection du contenu permet aux administrateurs de créer une politique d'inspection du contenu, puis de surveiller les résultats. Cette fonctionnalité est accessible au propriétaire du compte, aux administrateurs de documents et aux administrateurs Shield. Veuillez continuer votre lecture pour obtenir plus d'informations.

Cette fonction est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield.

Créer une politique d'inspection du contenu

Cette fonction met en file d'attente tous les documents de votre compte pour les analyser à la recherche de certaines catégories de données sensibles. Pour mettre en place une politique d'inspection du contenu :

1. Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
2. Cliquez sur l'onglet Politique en haut de la page.
3. Activez la case à cocher "Mettre les documents en file d'attente pour la numérisation".

Lucid commencera à analyser votre compte afin de repérer les contenus contenant des données sensibles dans les documents, puis classera ces données sensibles selon un ensemble prédéfini de catégories. Une fois la première analyse effectuée, Lucid n'examinera que les documents modifiés. De plus, chaque fois que vous ajoutez ou mettez à jour vos infotypes personnalisés, nous procéderons à une nouvelle analyse de tous les documents comptables afin d'y rechercher le ou les termes personnalisés.

Les objets suivants sont inclus dans les analyses d'inspection du contenu :

• formes
• Zones de texte
• Post-its
• Commentaires

Personnalisez votre politique d'inspection du contenu

Une fois que vous avez activé une politique d'inspection du contenu, vous avez la possibilité de personnaliser les catégories et les infotypes associés en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
2. Cliquez sur l'onglet Politique en haut de la page.
3. Cliquez sur n'importe quelle ligne de catégorie de sensibilité pour afficher les infotypes associés à une catégorie de sensibilité donnée. 
4. Cliquez sur Modifier à l'extrême droite de la section "Catégories sensibles et infotypes sélectionnés".
5. Personnalisez la politique à l'aide des méthodes suivantes :
    
   • Cliquez sur le bouton à droite d'une catégorie de sensibilité pour désactiver l'analyse pour l'ensemble de la catégorie, y compris tous les infotypes de la catégorie.
   • Désélectionnez les infotypes spécifiques que vous ne souhaitez pas voir analysés.
     
6. Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la fenêtre contextuelle.

Pour accéder aux catégories sensibles que vous avez désactivées, cliquez sur le menu déroulant « Catégories inactives » ou « Toutes les catégories ». Pour réactiver une catégorie désactivée, suivez les étapes décrites ci-dessus pour personnaliser votre politique d'inspection du contenu afin de réactiver la catégorie de sensibilité.

Ajouter un infotype personnalisé

Bien que notre outil Discovery vous permette d'effectuer des recherches manuelles et ponctuelles sur des expressions exactes (telles que « "Project X" »), vous pouvez désormais automatiser ce processus au sein de Content Inspection. En ajoutant un infotype personnalisé, vous pouvez surveiller en permanence les documents de votre organisation afin d'y repérer des mots-clés propres à votre entreprise, des noms de projets spécifiques ou des expressions uniques. 

Une fois configuré, notre système analysera en continu votre environnement à la recherche des infotypes personnalisés, et signalera automatiquement toute détection directement sur votre tableau de bord « Inspection du contenu ». 

Pour ajouter un infotype personnalisé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
2. Cliquez sur l'onglet Politique en haut de la page.
3. Cliquez sur « Ajouter des infotypes personnalisés » en haut à droite du tableau.     
4. Saisissez les termes ou expressions que vous souhaitez rechercher, en les mettant entre guillemets. Chaque infotype personnalisé doit être unique.
   • Vous pouvez définir jusqu'à 30 infotypes personnalisés pour l'analyse du contenu sur l'ensemble de votre compte. 
     
5. Cliquez sur « Suivant : prévisualiser l'impact » au bas de la fenêtre modale pour vérifier et valider vos nouveaux infotypes personnalisés.
   • Si un infotype personnalisé renvoie plus de 5 000 documents, son champ d'application est trop large pour qu'il puisse être enregistré en vue d'une analyse continue et régulière. Pour ces termes à fort volume, nous vous recommandons d'utiliser notre outil de recherche par mots-clés « Discovery » pour effectuer des analyses manuelles ponctuelles.
6. Cliquez sur « Confirmer les modifications ».

Une fois validés, les documents feront l'objet d'une analyse afin de détecter la présence de ces termes. La sauvegarde d'infotypes personnalisés nouveaux ou mis à jour déclenche automatiquement une nouvelle analyse de vos documents existants. L'affichage complet des premiers résultats sur votre tableau de bord peut prendre jusqu'à deux jours.

Accéder aux résultats de l'inspection du contenu

Vous pouvez accéder aux résultats de vos analyses d'inspection du contenu en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Inspection du contenu dans le menu élargi de gauche.
2. Cliquez sur l'onglet Résultats en haut de la page.

À partir de là, vous pouvez examiner toutes les correspondances de données sensibles détectées par document. Le titre, le propriétaire et toutes les classifications associées au document sont représentés. Vous pouvez également voir quelles catégories sensibles apparaissent dans le contenu du document, ainsi que le nombre de correspondances de données sensibles.

À partir de cette page, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Vous pouvez filtrer l'affichage de vos résultats à l'aide des quatre options de filtrage situées en haut de la page : Catégorie &, infotype, Accès externe, Propriétaire et Classification. Pour trouver rapidement des correspondances pour vos mots-clés propriétaires, utilisez l'infotype « "» (Catégorie) & et le filtre de l'infotype « » ( )" afin de sélectionner la politique « "» ( ) « Custom » (" ). Une fois la demande effectuée, vous pouvez consulter les documents correspondants dans le tableau.
  
• Cochez la ou les cases correspondant au(x) document(s), puis sélectionnez « Actions » et, dans le menu déroulant, cliquez sur « Examiner les données sensibles ». Vous pouvez également cliquer sur le titre du document pour consulter les détections de données sensibles.
  • Une fenêtre contextuelle s'affiche et indique toutes les données sensibles correspondantes.
• À partir des options du menu déroulant situé sous le bouton Actions, vous pouvez également accéder à des fonctions supplémentaires telles que le transfert de la propriété des documents, la gestion de l'emplacement des documents, la suppression de tout type d'accès externe et la modification des classifications. Pour une vue d'ensemble de la signification de chacune de ces sélections, reportez-vous aux options connexes disponibles à l'aide de Discovery, comme indiqué dans la section Discovery ci-dessus.

Consulter et exporter les journaux d'audit

Les journaux d'audit de Lucid vous permettent d'accéder à un historique des événements clés sur l'ensemble de votre compte.
La fonctionnalité de journal d'audit permet aux administrateurs de consulter les journaux des événements clés de votre compte et d'exporter ces événements au format CSV ou JSON. Cette fonctionnalité est accessible au titulaire du compte, aux administrateurs du compte et aux administrateurs de Shield.

Cette fonction est disponible pour les comptes Entreprise avec le module complémentaire Enterprise Shield.

Vous pouvez filtrer les événements en fonction d'un ou plusieurs des critères suivants : date de début et de fin, type d'événement et acteur. Une fois le filtrage effectué, vous pouvez consulter les résultats dans le tableau pour n'importe quelle période comprise dans les 180 derniers jours.

Pour filtrer et consulter les journaux :

1. Sélectionnez « Journaux d'audit » dans le menu de gauche.
2. Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la période souhaitée dans les 180 derniers jours.
3. Filtre sur le(s) type(s) d'événement(s) et/ou acteur(s) souhaité(s)
4. Cliquez sur Recherche.
5. Sous les critères de recherche, le tableau s'actualisera pour afficher les événements correspondants à vos critères de recherche (jusqu'à 10 000 événements).
   • Si vous souhaitez modifier la composition de votre tableau, en haut à droite des résultats de recherche du journal d'audit, sélectionnez « » (Gérer les colonnes) pour cocher ou décocher les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans votre tableau.
6. Cliquez sur n'importe quel événement pour afficher les détails de son journal d'audit dans le panneau de droite.

Dans le volet « Détails de l'événement », vous pouvez consulter des informations plus détaillées sur l'événement. Pour copier le JSON de l'événement, cliquez sur l'icône de copie ou ouvrez le fichier JSON dans un nouvel onglet. 

Si vous souhaitez exporter tous les événements renvoyés, vous pouvez exporter les résultats au format JSON ou CSV à l'aide du bouton « Exporter » situé en haut à droite du tableau.

Donnez votre avis sur cet article