Créer des dossiers d’équipe

Veillez : Gérer les dossiers de l'équipe

À propos des dossiers d’équipe

Consultez le tableau ci-dessous pour découvrir rapidement ce que les utilisateurs et les administrateurs peuvent faire avec les différentes autorisations d’accès à un dossier d’équipe :

*Les administrateurs ayant accès à la recherche de documents peuvent consulter tous les documents du compte, quelle que soit la permission d'accès au document. Les administrateurs qui n'ont pas accès aux documents doivent avoir au moins l'autorisation d'accès "Voir" au dossier de l'équipe ou au document pour pouvoir les afficher dans la liste des documents.

Voici plus de détails sur les autorisations d’accès aux dossiers d’équipe :

• Seuls le propriétaire et l'administrateur du compte peuvent déplacer des dossiers dans un dossier d'équipe.
• Le propriétaire du compte et l'administrateur du compte peuvent toujours déplacer des documents dans et hors d'un dossier d'équipe, quelles que soient leurs autorisations. Les utilisateurs ne peuvent déplacer un document ou un tableau hors d'un dossier d'équipe que s'ils ont au moins l'accès "Modifier" au dossier d'équipe.
  • Si la destination du document ou du tableau est un autre dossier d’équipe, l’utilisateur doit avoir au moins un accès en modification à ce dossier pour pouvoir y déplacer le document. Si la destination est un dossier standard, les utilisateurs doivent disposer d’un accès en modification et partage pour le dossier standard.
• Lorsqu’un utilisateur disposant au moins d’un accès en modification déplace un document ou un tableau d’un dossier d’équipe vers ses documents personnels, il devient le nouveau propriétaire du document.
• Les autorisations d’accès à un document ou à un tableau au sein d’un dossier d’équipe ne sont jamais inférieures à celles dont bénéficient les utilisateurs au sein du dossier d’équipe lui-même. Lucid propose par défaut le niveau le plus élevé d’autorisations d’accès entre les deux.
  • Par exemple, les utilisateurs disposant d’un accès en modification sur un dossier d’équipe peuvent modifier tous les documents qu’il contient et ne seront pas limités à l’accès en visualisation sur des documents individuels.
  • Toutefois, les utilisateurs disposant d’un accès en consultation sur un dossier d’équipe peuvent se voir accorder l’autorisation de modifier des documents spécifiques de celui-ci.
• Si un document provenant d’un dossier partagé est déplacé dans un dossier d’équipe, les collaborateurs du dossier partagé n’y auront plus accès et les collaborateurs du dossier d’équipe y auront accès.
  • Si un document est partagé directement avec un collaborateur, celui-ci en conservera l’accès.
• Même si vous êtes l’auteur original d’un document ou d’un tableau dans un dossier d’équipe, il est possible que vous perdiez l’accès à ce document ou à ce tableau si vous êtes retiré de celui-ci.

La différence entre les dossiers d’équipe et les dossiers partagés

Les dossiers d'équipe et les dossiers partagés permettent de collaborer. La principale différence entre un dossier d'équipe et un dossier partagé est la propriété. Un dossier d'équipe est la propriété du compte, alors qu'un dossier partagé est la propriété d'un individu. Pour cette raison, un dossier d'équipe ne peut pas exister dans un dossier partagé. Avec des dossiers d'équipe :

• Vous pouvez plus facilement accorder aux utilisateurs l’accès aux documents Lucid dont ils ont besoin. Les dossiers d’équipe peuvent être accessibles à tous les utilisateurs, à un groupe d’utilisateurs et à des utilisateurs individuels.
• Vous ne perdrez pas les documents qu’un utilisateur a ajoutés à un dossier d’équipe s’il est supprimé du compte ou déplacé vers une autre équipe. Celui-ci peut être retiré et ses documents resteront dans le compte Entreprise, car le dossier d’équipe et son contenu sont la propriété du compte. Inversement, si un utilisateur de votre compte possède un dossier partagé et quitte l’entreprise, vous risquez de perdre l’accès à ses documents puisqu’il est propriétaire du dossier partagé et de son contenu.

Lucid prend très au sérieux la question de la propriété des documents. Pour vous assurer de ne pas perdre l’accès aux documents importants de votre équipe, il est essentiel que les autorisations et la propriété soient configurées de la manière la plus logique possible pour votre organisation.

En résumé, utilisez les dossiers d’équipe lorsque vous souhaitez que le dossier et son contenu appartiennent au compte. Vous pouvez accorder l’accès à des utilisateurs ou à des groupes d’utilisateurs sur le compte. Utilisez les dossiers partagés lorsque vous souhaitez désigner un seul utilisateur comme propriétaire du dossier et de son contenu.

Créer et partager des dossiers d’équipe

Lisez les sections ci-dessous pour savoir comment créer un dossier d’équipe, y ajouter ou déplacer des documents Lucid et le partager avec des collaborateurs.

Créer un dossier d’équipe

Pour créer un nouveau dossier d’équipe, suivez ces étapes :

1. Sur la page d’accueil de Lucid, sélectionnez +Nouveau dans le coin supérieur gauche.
2. Survolez "Folder" dans la liste déroulante.
3. Sélectionnez le dossier Team.
4. Saisissez un nom pour le dossier d’équipe.
5. Cliquez sur OK.

Pour ajouter des documents à un dossier d’équipe, vous pouvez :

• Déplacer un document existant dont vous êtes le propriétaire dans un dossier d’équipe.
• Créer un nouveau document ou un nouveau tableau dans le dossier d’équipe.

Seul l'administrateur peut déplacer des dossiers dans un dossier d'équipe. Si vous n'êtes pas administrateur et que vous devez déplacer un dossier dans un dossier d'équipe, partagez le dossier avec l'administrateur du compte et demandez-lui de le déplacer dans le dossier d'équipe.

Partager un dossier d’équipe

Si vous disposez d’autorisations d’accès en modification et partage sur un dossier d’équipe, partagez le dossier d’équipe avec des collaborateurs en suivant ces étapes :

1. Passez votre curseur sur le dossier d’équipe.
2. Sélectionnez l'icône Plus d'options.
3. Passez votre curseur sur "Partager".
4. Cliquez sur Partager.
5. Sous Accès individuel, ajoutez les personnes ou les groupes Lucid avec lesquels vous souhaitez partager, ou activez l’option permettant de générer un lien de partage.
6. Définissez les autorisations dans le menu déroulant à droite.
   
7. Cliquez sur Inviter.

Ajuster les autorisations d’accès aux dossiers d’équipe

Pour modifier les autorisations d’accès à un dossier d’équipe pour vous-même ou un collaborateur, vous devez disposer de l’autorisation « Modifier et partager » sur le dossier d’équipe.

Passez en revue et modifiez les autorisations individuelles et de groupe en suivant les étapes suivantes :

1. Accédez à la page d’accueil de Lucid.
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Documents.
3. Sélectionnez le menu déroulant des dossiers d’équipe dans la liste.
4. Localisez le dossier de l'équipe et sélectionnez l'icône Plus d'options.
5. Passez votre curseur sur "Partager".
6. Cliquez sur Partager.
7. Dans la fenêtre modale qui s’affiche, sélectionnez Gérer dans le coin inférieur droit.
8. Utilisez le menu déroulant pour ajuster les autorisations pour les utilisateurs individuels et les groupes.
   
9. Cliquez sur OK.

Pour vous retirer ou retirer une autre personne de la liste des collaborateurs, suivez les instructions ci-dessus jusqu'à l'étape 5, puis cliquez sur l'icône « X » située à droite d'un nom.

Supprimer un dossier d’équipe

Pour pouvoir supprimer un dossier d'équipe, vous devez avoir au moins l'accès "Editer" pour ce dossier d'équipe. Si vous ne pouvez pas supprimer un dossier d'équipe, il est probable que l'administrateur de votre compte ait restreint l'accès à la création de dossiers d'équipe. 

Pour supprimer un dossier d’équipe :

1. Passez votre curseur sur le dossier d’équipe.
2. Sélectionnez l’icône à trois points Plus.
3. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Déplacer vers la corbeille.

Lorsque vous supprimez un dossier d’équipe, le dossier et les documents qu’il contient sont déplacés dans la corbeille pour tous les collaborateurs concernés, et pas seulement pour la personne qui l’a supprimé. Seuls les utilisateurs disposant d’un accès en modification ou plus élevé peuvent restaurer le dossier d’équipe supprimé et son contenu à partir de la corbeille.

Si vous ne souhaitez pas supprimer définitivement un dossier d'équipe, mais vous retirer en tant que collaborateur, vous devez d'abord ajouter un autre collaborateur et lui accorder l'accès "Modifier et partager" avant de supprimer vos propres autorisations. Consultez la section Ajuster les autorisations d'accès aux dossiers d'équipe pour connaître les étapes détaillées.

Pour les administrateurs : gérer les paramètres des dossiers d’équipe

Pour accéder aux paramètres pour la gestion des dossiers d’équipe dans la console d’administration de Lucid :

1. Sélectionnez Admin dans le menu Lucid de gauche.
2. Cliquez sur Sécurité.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Contrôles des fonctionnalités.

Migrer un dossier d'équipe vers un hub d'équipe

Vous pouvez déplacer un ou plusieurs dossiers d'équipe dans un hub d'équipe afin de conserver les documents et les dossiers dans un emplacement central. Une fois l'opération terminée, elle ne peut être annulée - vous ne pouvez pas rétablir le dossier en tant que dossier d'équipe.

Pour déplacer un dossier d'équipe dans un hub d'équipe, procédez comme suit :

1. Sur la page Documents de votre compte Lucid, sélectionnez Dossiers d'équipe dans le menu de navigation situé sur le côté gauche.
   
2. Sélectionnez le dossier d'équipe que vous souhaitez migrer vers un hub d'équipe.
   • Si vous souhaitez en migrer plusieurs, vous pouvez en sélectionner plusieurs à l'étape 4.
3. Cliquez sur l'icône « Déplacer vers l'équipe » située au bas de la vignette.
4. Sélectionnez d'autres dossiers d'équipe à déplacer vers le hub de l'équipe, si vous en avez plusieurs.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Sous "Choisissez une équipe", sélectionnez une équipe dans la liste déroulante ou cliquez sur + Nouvelle équipe pour créer une nouvelle équipe.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Si les collaborateurs du dossier d'équipe ne sont pas déjà membres du hub d'équipe, utilisez le menu déroulant sous "Examiner les autorisations" pour déterminer s'il faut les ajouter à la nouvelle équipe ou non, puis cliquez sur Continuer.
   • Le panneau "Réviser les autorisations" n'apparaît que si les collaborateurs du dossier d'équipe ne sont pas déjà membres du hub d'équipe.
9. Cliquez sur Déplacer.

Les membres de l'équipe peuvent désormais accéder aux dossiers d'équipe migrés dans leur dossier "Shared with me" ou à partir de la page Documents du hub de l'équipe.

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