Utilisez des référentiels pour centraliser et standardiser la documentation de votre organisation

Définitions et rôles

Avant d’aborder les étapes spécifiques pour accéder aux référentiels, les créer, et les utiliser, voici quelques définitions des termes utilisés tout au long de cet article :

• Référentiel: un ensemble centralisé de documents et de ressources approuvés et publiés, accessible à tous les utilisateurs ou à toutes les équipes d’un compte.
• Référentiel restreint : collection centralisée de documents et de ressources approuvés et publiés, accessible uniquement aux utilisateurs ou aux équipes qui y ont été invités par un gestionnaire de l’Accélérateur de processus ou un propriétaire de référentiel.
• Rôles :
  • Gestionnaire de l’Accélérateur de processus : utilisateur qui configure l’Accélérateur de processus et qui a la possibilité de créer des référentiels.
  • Propriétaire du référentiel : utilisateur disposant d’un contrôle total sur un référentiel spécifique. Cela inclut la gestion des paramètres du référentiel, la désignation d’autres propriétaires du référentiel et la supervision des approbations de documents.
  • Propriétaire de dossier : utilisateur qui gère et approuve les documents d’un dossier ou sous-dossier spécifique dans un référentiel. Il s’agit d’experts dédiés au contenu inclus dans le dossier qui leur est attribué.
  • Propriétaire de la ressource : utilisateur avec licence qui a publié un document ou une ressource dans un référentiel. Cette personne est chargée d’en assurer l’exactitude et d’approuver les modifications proposées, aux côtés des propriétaires du référentiel.
  • Utilisateur : utilisateur avec ou sans licence sur le compte qui peut consulter, parcourir, et commenter les documents publiés. Seuls les utilisateurs avec licence peuvent demander à publier ou suggérer des modifications pour les documents publiés dans le référentiel.
• Ressources :
  • Ressource documentaire: un document Lucid qui a suivi un processus d’approbation et a été publié dans un référentiel, le rendant visible pour tous les utilisateurs de votre compte Lucid. 
  • Ressource d’objet : forme spécifique contenant des données (comme un rôle, un système ou un risque) ajoutée à un référentiel, ce qui la rend accessible dans la bibliothèque de ressources à tous les utilisateurs de votre compte Lucid.
• Page de gestion des référentiels: la page qui affiche tous les référentiels de votre compte Lucid. Suivez les étapes de la section Accéder aux référentiels pour accéder à cette page.
• Page de personnalisation du référentiel : page d’un référentiel spécifique affichant tous les documents et toutes les ressources qui y sont inclus. Pour accéder à cette page, cliquez sur le titre d’un référentiel spécifique depuis la page de gestion des référentiels.

Accéder aux référentiels

Tous les utilisateurs de votre compte Lucid peuvent accéder aux référentiels en cliquant sur Référentiels dans le menu de navigation situé sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid. Pour afficher les référentiels sous forme de liste avec des détails supplémentaires, cliquez sur l’icône Mode liste dans le coin supérieur droit de la page.

Pour localiser un référentiel spécifique sur votre compte, utilisez la barre de recherche située en haut de la page d’accueil Lucid.

Afficher un document dans un référentiel

Après avoir accédé à un référentiel en suivant les étapes ci-dessus, tous les utilisateurs de votre compte Lucid peuvent consulter les documents de ce référentiel des manières suivantes :

• Double-cliquez sur le document que vous souhaitez afficher.
• Sélectionnez le document que vous souhaitez consulter dans le menu de navigation situé sur le côté gauche du référentiel. Ceci affiche un aperçu du document. 
  • Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin supérieur droit de l’aperçu, puis sélectionnez Ouvrir pour ouvrir le document complet.

Exporter un fichier CSV des ressources du référentiel

Pour télécharger un fichier CSV ou des ressources du référentiel sur votre appareil, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Ouvrez un référentiel.
3. Sélectionnez l’icône CSV en haut à droite de la page de personnalisation du référentiel.

Le fichier CSV comprend :

• Titre de la ressource
• Type de ressource (objet ou document)
  • Sous-type de ressource (s’il s’agit d’une ressource d’objet)
• Propriétaire de la ressource
• Dans quel référentiel et/ou dossier se trouve l’actif
• Version
• Date de dernière mise à jour
• Dernière mise à jour par
• Approuvé par
• Récapitulatif des changements
• Indique si la ressource a été archivée
• URL de l’actif (s’il s’agit d’une ressource documentaire)

Ajouter un nouveau référentiel

Déterminer qui peut créer un référentiel

Les responsables de l’Accélérateur de processus peuvent déterminer qui, sur leur compte Lucid, est autorisé à créer un référentiel. Pour mettre à jour ces autorisations, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Sélectionnez l’icône des paramètres dans le coin supérieur droit de la page.
3. Cochez ou décochez la case située à droite de « Permettre à tout utilisateur de créer des référentiels » dans le panneau qui apparaît.
4. Cliquez sur Terminé.

Créer un nouveau référentiel

Depuis la page de gestion des référentiels, les utilisateurs peuvent créer de nouveaux référentiels ou accéder aux référentiels existants et les modifier. Selon la configuration définie dans la section Déterminer qui peut créer un référentiel ci-dessus, cette action peut être limitée aux responsables de l’Accélérateur de processus. Suivez ces étapes pour créer un nouveau référentiel :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Cliquez sur Créer un référentiel dans le coin supérieur droit de la page.
3. Dans la fenêtre modale « Configuration du référentiel » qui apparaît, saisissez un nom unique sous « Nom du référentiel ».
4. Sous "Description", décrivez l’objectif et le contenu du référentiel.
5. Sélectionnez un type de référentiel.
   • Les référentiels sans restriction et leur contenu peuvent être consultés par tous les utilisateurs de votre compte Lucid.
   • Les référentiels restreints et leur contenu ne peuvent être consultés que par les utilisateurs explicitement invités dans le référentiel. Consultez la section Référentiels restreints ci-dessous pour plus de détails.
6. Sélectionnez un type d’approbation.
   • Approbation standard: les demandes d’approbation sont envoyées à tous les approbateurs simultanément.
   • Approbation séquentielle: les demandes d’approbation sont envoyées dans l’ordre suivant : propriétaire de l’actif, propriétaire du dossier, propriétaire du référentiel.
7. Si vous le souhaitez, cochez la case à côté de "Permettre aux membres de publier directement". En cochant cette case, les utilisateurs de votre compte n’ont pas besoin d’attendre d’approbation avant de publier des documents ou des modifications dans le référentiel.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Sélectionnez l’emplacement à partir duquel vous souhaitez importer des fichiers si vous avez des documents existants à ajouter au référentiel ou cliquez sur Ignorer pour ajouter des documents plus tard.
   • Pour connaître les étapes spécifiques à chaque type d’importation, consultez la section Importer des documents Lucid existants ci-dessous.

Le référentiel est désormais accessible à l’ensemble de l’organisation depuis la page de gestion des référentiels, et les propriétaires de référentiels désignés en seront informés.

Référentiels à accès restreint

Un référentiel à accès restreint est une collection centralisée de documents et de ressources approuvés et publiés qui ne peuvent être consultés que par les utilisateurs invités par un gestionnaire de l’Accélérateur de processus ou un propriétaire de référentiel. Les référentiels à accès restreint et leur contenu sont masqués des résultats de recherche globale.

Pour créer un référentiel restreint, suivez les étapes de la section Créer un nouveau référentiel ci-dessus, en sélectionnant Restreint pour « Type de référentiel ».

Mettre à jour les paramètres de restriction pour un référentiel existant

Les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels peuvent mettre à jour les paramètres de restriction d’un référentiel existant en suivant ces étapes :

1. Cliquez sur Paramètres du référentiel dans le volet de navigation de gauche sur la page de personnalisation du référentiel.
2. Sous « Sélectionner le type de référentiel », sélectionnez une nouvelle option.

Gérer les paramètres du référentiel

Les responsables de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels disposent de diverses capacités de gestion pour les référentiels qu’ils possèdent. Pour accéder aux paramètres du référentiel, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Sélectionnez le référentiel dont vous souhaitez modifier les paramètres.
3. Cliquez sur Paramètres du référentiel dans la navigation en haut à gauche du référentiel.

À partir de cette page, vous pouvez :

• Renommer un référentiel.
• Mettre à jour la description d’un référentiel.
• Déterminez le type de référentiel.
• Déterminez le type de flux d’approbation.
• Autoriser la publication directe.
  • En cochant cette case, les utilisateurs de votre compte n’ont pas besoin d’attendre d’approbation avant de publier des documents ou des modifications dans le référentiel.
• Cliquez sur Gérer les propriétaires dans le coin supérieur droit pour ajouter, modifier ou supprimer des propriétaires du référentiel.

Archiver un référentiel

Les propriétaires de référentiels et les responsables de l’Accélérateur de processus peuvent archiver un référentiel en suivant ces étapes depuis la page de gestion du référentiel :

1. Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin supérieur droit de la vignette du référentiel.
2. Sélectionner le Référentiel d’archives.
3. Cliquez sur Archiver.

Une fois archivé, le référentiel est retiré de la liste des référentiels et exclu des résultats de recherche. Tous les documents d’un référentiel archivé utilisés ailleurs en tant que ressources documentaires resteront accessibles sous forme de fichiers en lecture seule.

Ajouter une ressource documentaire à un référentiel

Selon votre rôle, il existe plusieurs façons d’ajouter une ressource documentaire à un référentiel. Consultez les sections en gras ci-dessous pour plus de détails.

Responsables de l’Accélérateur de processus et propriétaires de référentiels
Les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels peuvent ajouter des ressources documentaires à un référentiel des manières suivantes :

• Importez des documents ou des dossiers Lucid existants.
• Importez des documents à partir d’un fichier externe sur votre appareil.
• Sélectionnez des documents dans la liste des documents, cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Déplacer vers le référentiel.
• Toutes les méthodes répertoriées ci-dessous pour les utilisateurs avec licence.

Les propriétaires de référentiels peuvent uniquement ajouter des documents à un référentiel qu'ils possèdent.

Utilisateurs avec licence
Tout utilisateur avec licence sur votre compte Lucid peut ajouter des documents à un référentiel des manières suivantes :

• Ajoutez de nouveaux documents Lucid depuis la page de personnalisation du référentiel.
• Ajoutez un document Lucid existant à un référentiel à partir de l’éditeur du document.

L’approbation du propriétaire du référentiel est requise pour ces deux options.

Ajouter un nouveau document Lucid

Pour ajouter un nouveau document Lucid à un référentiel, tout utilisateur avec licence de votre compte Lucid peut suivre ces étapes depuis la page de personnalisation du référentiel :

1. Cliquez sur Créer un nouveau dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Document.
3. Modifiez le document selon vos besoins.
4. Lorsque le document est prêt à être ajouté au référentiel, cliquez sur Demander une approbation dans le coin supérieur droit de la zone de travail.
   • Si vous êtes gestionnaire de l’Accélérateur de processus ou propriétaire d’un référentiel, vous pouvez publier les modifications sans demander d’approbation. Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur Publier dans le coin supérieur droit pour publier immédiatement le document révisé.
5. Saisissez un message facultatif sous « Message aux approbateurs ».
6. Cliquez sur Demander l’approbation.

Vous pourrez publier le document dans le référentiel après son approbation en cliquant sur Publier dans le coin supérieur droit du document.

Importer des documents Lucid existants

Selon votre rôle, vous pouvez ajouter un document Lucid existant à un référentiel de deux façons :

• Les responsables de Process Accelerator, les propriétaires de référentiels et les propriétaires de dossiers peuvent importer un document Lucid existant ou un dossier « Team Hub » directement depuis la page de personnalisation du référentiel.
• Tout utilisateur avec licence (y compris les responsables de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels) peut ajouter un document Lucid existant à un référentiel à partir de l’éditeur du document.

Consultez les sections en gras ci-dessous pour plus de détails.

Importer un document Lucid existant ou un dossier « Team Hub » dans un référentiel

Au lieu de créer un nouveau document, les responsables de Process Accelerator et les propriétaires de référentiels peuvent importer des documents Lucid existants ainsi que des dossiers de hub d'équipe dans un référentiel. Pour importer un ou plusieurs documents Lucid ou dossiers du Team Hub dans un référentiel, veuillez suivre les étapes suivantes depuis la page de personnalisation du référentiel :

1. Cliquez sur l’icône d’importation de documents dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Importer depuis Lucid.
3. Sélectionnez les documents ou les dossiers du hub d'équipe dans Lucid que vous souhaitez importer.
   • Les documents et dossiers partagés doivent être approuvés par leur propriétaire. Si vous sélectionnez un document ou un dossier dont vous n'êtes pas le propriétaire, le propriétaire recevra un e-mail lui demandant de vous en céder la propriété. Une fois le transfert de propriété effectué, le document ou le dossier sera automatiquement importé dans le référentiel.
4. Cliquez sur Déplacer des éléments.
5. Si vous ajoutez des documents ou des dossiers appartenant à l’équipe depuis Lucid (à partir d’un pôle d’équipe ou d’un dossier d’équipe), vous devrez désigner un propriétaire de la ressource dans la fenêtre modale suivante, puis cliquer sur Suivant. Sinon, le propriétaire du document sera le propriétaire de la ressource par défaut.
   • Le propriétaire de la ressource est chargé de superviser le document et a la possibilité d’approuver les modifications futures qui y seront apportées.
6. Cliquez sur Continuer pour confirmer que le déplacement et la publication de documents dans un référentiel ne peuvent pas être annulés et modifient les autorisations de partage de la manière suivante :
   • Les documents du référentiel sont visibles par tous sur votre compte Lucid.
   • L'accès externe aux documents est supprimé.
   • Les liens de publication sont supprimés pour les référentiels à accès restreint.

Le document est désormais accessible dans le référentiel et peut être consulté par tous les utilisateurs de votre compte Lucid. Les étapes d'importation décrites dans cette section permettent de transférer vers le référentiel tous les documents Lucid que vous sélectionnez. Cela signifie qu'ils ne seront plus accessibles depuis votre page « Mes documents ».

Ajouter un document Lucid existant à un référentiel depuis l'éditeur

Tout utilisateur disposant d'une licence sur votre compte Lucid peut demander à ajouter un document Lucid dont il est propriétaire à un référentiel directement depuis l'éditeur du document en suivant les étapes suivantes :

1. Ouvrez le menu Plus situé en haut à gauche de la zone de travail.
   • Dans Lucidchart, après avoir ouvert le menu Plus, passez votre curseur sur « Fichier ».
2. Sélectionnez Ajouter au référentiel.
3. Dans le panneau qui apparaît, sélectionnez un référentiel dans la liste déroulante.
4. Saisissez un bref résumé du document sous « Résumé ».
5. Cliquez sur Demander l’approbation.

Les propriétaires de référentiels reçoivent une notification leur permettant d’approuver ou de rejeter votre demande. Lorsque le document est approuvé et publié, le document sur lequel vous travaillez sera déplacé vers le référentiel.

Importer un fichier externe dans un référentiel

Les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels peuvent importer des fichiers externes à partir de Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural ou BPMN dans un référentiel. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône d’importation de documents dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Importer à partir d’un fichier pour importer des fichiers dans des formats externes.
3. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers sur votre appareil local.
4. Cliquez sur Terminé.

Le document est maintenant accessible dans le référentiel et peut être consulté par tous les utilisateurs sur votre compte Lucid.

Ajouter une ressource d’objet à un référentiel

Gérer les ressources dans un référentiel

Les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels disposent de diverses capacités de gestion des ressources dans les référentiels dont ils sont propriétaires. Ces capacités comprennent :

• Organiser des documents dans des dossiers.
• Mise à jour des propriétaires de dossiers et des propriétaires d’actifs.
• Déplacement de documents depuis ou vers un autre référentiel.
• Archivage de dossiers et de documents d’un référentiel.

Toutes ces actions peuvent être effectuées depuis la page de personnalisation du référentiel qui est présentée dans la capture d’écran ci-dessous. Consultez les sections ci-dessous pour plus de détails sur la façon d’effectuer chaque action.

Organisez des documents dans des dossiers

Pour créer un dossier au sein d’un référentiel, les responsables de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiel peuvent suivre ces étapes : 

1. Cliquez sur Créer un nouveau dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Dossier.
3. Nommez votre dossier.
4. Cliquez sur OK.

Pour déplacer un document dans un dossier, cliquez et faites-le glisser dans le dossier. 

Mettre à jour un propriétaire de dossier

Pour modifier le propriétaire d’un dossier, les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiels peuvent suivre ces étapes :

1. Cliquez sur le menu à 3 points à droite du document.
2. Sélectionnez Paramètres des dossiers.
3. Sous « Ajouter un propriétaire de dossier », saisissez ou sélectionnez un utilisateur dans les options de la liste déroulante.
4. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Modifier un propriétaire de ressources

Pour modifier le propriétaire d’un document, les gestionnaires de l’Accélérateur de processus et les propriétaires de référentiel peuvent suivre ces étapes :

1. Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin inférieur droit du document.
2. Sélectionnez Afficher les détails.
3. Sous la section « Propriétaire », cliquez sur l’icône de modification.
4. Saisissez ou sélectionnez un utilisateur parmi les options de la liste déroulante.

Déplacer un document

Déplacer un document vers un autre référentiel

Pour déplacer un document vers un autre référentiel, les responsables de Process Accelerator et les propriétaires de référentiels peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin inférieur droit du document.
2. Cliquez sur Changer de référentiel.
3. Sous "Déplacement vers", utilisez le menu déroulant pour sélectionner un nouveau référentiel.
   • Si vous déplacez un document vers un référentiel restreint, le propriétaire du document doit avoir accès au référentiel, ou vous pouvez cliquer sur Continuer pour sélectionner un nouveau propriétaire.
4. Cliquez sur Déplacer l’élément.

Supprimer un document d'un référentiel

Pour retirer un document d'un référentiel, les responsables de Process Accelerator et les propriétaires de référentiels peuvent suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin inférieur droit du document.
2. Cliquez sur Retirer du référentiel.
3. Cliquez sur Confirmer la suppression pour reconnaître que ce document sera déplacé hors du référentiel vers votre dossier « Mes documents ».

Archiver un dossier de référentiel

Archiver un document

Pour archiver un document dans un référentiel, les responsables de l’Accélérateur de processus, les propriétaires de référentiels et les propriétaires de dossiers peuvent suivre ces étapes :

1. Cliquez sur le menu à 3 points dans le coin inférieur droit du document que vous souhaitez archiver.
2. Sélectionnez Déplacer vers l’archive.
3. Cliquez sur Déplacer vers l’archive pour confirmer que ce document n’apparaîtra plus dans le référentiel.

Restaurer une ressource archivée

Pour restaurer une ressource documentaire ou d’objet précédemment archivée, les responsables de l’Accélérateur de processus, les propriétaires de référentiels, les propriétaires de dossiers et les propriétaires de processus peuvent suivre ces étapes :

1. Sélectionnez Archiver dans la navigation à l’extrême gauche de la page, sous « Accueil du processus ».
2. Cliquez sur le menu à 3 points à droite de la ressource documentaire ou d’objet que vous souhaitez restaurer.
3. Cliquez sur Restaurer.
4. Cliquez sur Restaurer pour confirmer que la ressource retournera à son emplacement d’origine dans le référentiel.

Apporter des modifications à une ressource publiée

Avant que les modifications apportées à une ressource dans un référentiel puissent être publiées, elles doivent passer par un workflow d’approbation. Pour plus d’informations, consultez les articles ci-dessous :

• Demander des mises à jour d’une ressource publiée dans un référentiel
• Approuver ou refuser les mises à jour d’un document du référentiel

Afficher l’historique des versions du document du référentiel

Tout utilisateur de votre compte Lucid peut consulter les versions antérieures des documents publiés du référentiel pour voir les modifications apportées au fil du temps. Pour consulter une version antérieure d’un document du référentiel, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Sélectionnez le référentiel qui contient le document dont vous souhaitez consulter l’historique des versions.
3. Sous « Documents » sur le côté gauche de la page, sélectionnez un document.
4. Ouvrez le menu à 3 points dans le coin supérieur droit de la page.
5. Sélectionnez Afficher l’historique des versions.

Le document s’ouvrira dans un nouvel onglet où vous pourrez consulter les versions précédentes du document en les sélectionnant dans le panneau situé sur le côté droit de la page. Vous pouvez également consulter les révisions effectuées avant la publication du document dans le référentiel.

Consulter l’historique des versions depuis un référentiel
Vous pouvez également consulter l’historique des versions d’un document publié directement depuis le référentiel dans lequel il se trouve. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
2. Sélectionnez le référentiel qui contient le document dont vous souhaitez consulter l’historique des versions.
3. Sous « Documents » sur le côté gauche de la page, sélectionnez un document.
4. Sous le titre du document, sélectionnez le menu déroulant des versions.
5. Sélectionnez une version antérieure ou cliquez sur Afficher l’historique complet des versions pour ouvrir l’historique des versions dans une nouvelle page.

Cliquez sur Afficher les détails dans le coin supérieur droit de la page pour voir des détails tels que :

• Dernière mise à jour : date à laquelle le document a été mis à jour pour la dernière fois.
• Dernière mise à jour par : utilisateur qui a effectué la dernière mise à jour du document.
• Approuvé par : tous les utilisateurs qui ont approuvé la publication du document dans le référentiel.
• Résumé des modifications: un résumé de ce qui a changé par rapport à la version précédente. Cela inclut une description des mises à jour fournie par l’utilisateur en plus des événements générés par le système, tels que :
  • Document renommé
  • Document ajouté au référentiel
  • Ressource intégrée mise à jour automatiquement

Comparer les versions

Pour comparer une version d’un document avec une autre, suivez ces étapes après avoir effectué les étapes de la section précédente :

1. Sélectionnez l’une des versions que vous souhaitez comparer dans le panneau situé sur le côté droit.
2. Cliquez sur Comparer les versions en bas du panneau.
3. Sélectionnez la deuxième version que vous souhaitez comparer.
4. Cliquez sur Comparer les versions sélectionnées.

Les documents apparaîtront l’un sur l’autre. Dans le panneau de droite, vous pouvez voir un récapitulatif des modifications, notamment les objets ajoutés, modifiés ou supprimés. Les modifications sont également mises en surbrillance sur les documents. Utilisez le menu déroulant « Mises en surbrillance » dans le coin supérieur droit des documents pour personnaliser les modifications mises en surbrillance sur les documents.

FAQ

Les documents du référentiel fonctionneront-ils comme des documents Lucid standard lorsqu’ils seront intégrés en externe via une intégration ?
Les documents intégrés du référentiel ne peuvent être intégrés que par le propriétaire du référentiel, le propriétaire de la ressource, le propriétaire du dossier ou le responsable de l’Accélérateur de processus. Pour les utilisateurs appartenant au même compte Lucid que le propriétaire du document, les documents du référentiel intégrés peuvent être consultés avec un accès aux commentaires uniquement. Tous les autres utilisateurs disposent d’un accès en lecture seule.

Quelle est la différence entre un propriétaire de référentiel et un propriétaire de ressource ?
Un propriétaire de référentiel dispose d’un contrôle total sur un référentiel spécifique. Ses principales responsabilités comprennent l’ajout de documents et de ressources au référentiel, la gestion des paramètres du référentiel et l’approbation des nouveaux documents et des modifications avant leur publication dans le référentiel.

Un utilisateur devient propriétaire de ressources lorsqu’il publie son document ou sa ressource dans le référentiel, une fois l’approbation d’un propriétaire de référentiel obtenue. En tant que propriétaire de ressources, il est responsable de la fidélité du document pour l’organisation. Bien qu’il puisse superviser et approuver les modifications apportées à son propre document, il ne peut pas créer de référentiels, désigner des propriétaires de référentiel, ni approuver les modifications apportées à des documents dont il n’est pas propriétaire.

Les propriétaires de référentiels peuvent réattribuer les propriétaires d’actifs. Un propriétaire de ressources existant peut attribuer son rôle à quelqu’un d’autre (cela s’applique uniquement au document ou à la ressource dont il est propriétaire).

Un utilisateur à accès limité (sans licence) peut-il être gestionnaire de l’Accélérateur de processus ou propriétaire de référentiel ?
Un utilisateur sans licence peut être désigné comme gestionnaire de l’Accélérateur de processus ou propriétaire de référentiel, mais il ne peut pas proposer de modifications ni ajouter de contenu au référentiel. Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités, attribuez ces rôles à un utilisateur avec licence.

Qu’adviendra-t-il des documents du référentiel si mon compte n’a plus accès à l’Accélérateur de processus ?
Si votre compte décide de ne pas acheter l’Accélérateur de processus après un essai ou repasse à une offre qui ne donne plus accès à celui-ci, les utilisateurs du compte ne pourront plus accéder aux référentiels depuis le menu de navigation situé à gauche de la page d’accueil de Lucid. Les documents du référentiel resteront accessibles via la page d’accueil de l’Accélérateur de processus avec des autorisations en lecture seule. Vous pouvez y accéder via le sélecteur d’espace de travail situé en haut du menu de navigation de la page d’accueil de Lucid.

Pour modifier le contenu du référentiel, vous devrez copier le contenu du document du référentiel dans un document Lucid standard.

Articles connexes

• Présentation de l’Accélérateur de processus
• Demander des mises à jour d’une ressource publiée dans un référentiel
• Approuver ou refuser les mises à jour d’un document du référentiel
• Utilisez la bibliothèque de ressources pour maintenir la cohérence de la documentation

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