La bibliothèque de ressources est la collection centralisée des ressources documentaires de votre équipe (documents Lucid) qui ont fait l'objet d'un processus d'approbation. Il comprend également les objets (formes spécifiques) qui ont été ajoutés à un référentiel par son propriétaire. La bibliothèque d'actifs aide votre organisation à maintenir une source unique et cohérente de vérité en s'assurant que les modifications approuvées d'un actif sont automatiquement reflétées dans tous les documents où il est utilisé.
Les bibliothèques d'actifs sont disponibles pour les comptes disposant du Process Accelerator. Veuillez contacter le service commercial pour acquérir Process Accelerator pour votre compte Entreprise. Ceci est également disponible à l'achat pour les comptes sur l'environnement FedRAMP.
Glossaire
- Dépôt: Une collection centralisée de documents Lucid approuvés et publiés, accessible à tous les utilisateurs d'un compte.
- Bibliothèque d'actifs: Collection de ressources approuvées et publiées dans un référentiel de votre compte Lucid. Les utilisateurs peuvent ajouter des actifs à n'importe quel document Lucidchart à l'aide de la bibliothèque d'actifs.
- Actif: Un document ou une forme qui a été ajouté à un référentiel dans votre compte Lucid. Les actifs peuvent être ajoutés aux documents Lucidchart par le biais de la bibliothèque d'actifs. Lorsqu'un actif est mis à jour, les modifications sont automatiquement répercutées dans tous les documents où l'actif est utilisé.
- Actif documentaire: un document Lucid qui a fait l'objet d'un processus d'approbation et qui a été ajouté à un référentiel dans votre compte Lucid. Les ressources documentaires peuvent être ajoutées aux documents Lucidchart sous la forme d'un lien intégré.
- Actif objet: une forme spécifique qui comprend des données - telles qu'un rôle, un système ou un risque - qui ont été ajoutées à un référentiel dans votre compte Lucid.
- Flux d'approbation: Un processus au sein de Lucid au cours duquel un utilisateur soumet un projet de document pour révision. Cela permet de s'assurer que seules les versions approuvées par un référentiel ou un propriétaire d'actifs sont publiées dans un référentiel.
Gestion des actifs pour les propriétaires de dépôts
Les informations contenues dans cette section sur la gestion des actifs sont destinées aux propriétaires de dépôts. Si vous n'êtes pas propriétaire d'un référentiel et que vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de la bibliothèque d'actifs dans vos documents Lucidchart, passez à la section Accéder à la bibliothèque d'actifs ci-dessous.
Créer une nouvelle ressource d’objet
Avant qu'un objet puisse être ajouté à un document Lucidchart, un propriétaire de référentiel doit le créer.
Pour créer un nouveau poste d'objet, procédez comme suit à partir de la page d'accueil de Lucid :
- Cliquez sur « Référentiels » dans le menu de navigation situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
- Sélectionnez le référentiel auquel vous souhaitez ajouter un objet.
- Cliquez sur Créer un nouveau dans le coin supérieur droit de la page.
- Sélectionnez l'objet.
- Dans la liste déroulante "Type d'actif", sélectionnez une option.
- Pour plus de détails sur chaque type d'objet, consultez la section "Types d'objets" ci-dessous.
- Sous "Nom", ajoutez un nom unique pour l'objet.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez compléter les détails supplémentaires tels que "Description" ou "Documents pertinents".
- Cliquez sur Créer un actif.
- Pour ajouter plusieurs objets à la suite, cochez la case "Créer un autre" en bas à gauche du panneau pour garder la boîte de dialogue ouverte.
L'objet est maintenant disponible dans la bibliothèque d'actifs et peut être ajouté aux documents Lucidchart par tous les utilisateurs de votre compte.
Types d'objets
Vous pouvez créer les objets suivants :
- Département: Un couloir de nage vertical représentant un département. Utilisez-le pour maintenir la normalisation des noms d'équipe et retrouver rapidement tous les documents qui doivent être mis à jour en cas de changement de département.
- Rôle: Un couloir de nage horizontal avec un titre de poste spécifique. Cette fonction permet de visualiser rapidement tous les documents concernés par un changement de fonction ou par la suppression d'un poste.
- Activité: Forme rectangulaire représentant une tâche spécifique ou une étape du processus. Utilisez-le pour normaliser les actions et voir exactement quelles équipes effectuent le même travail.
- Système informatique: Forme cylindrique représentant une application logicielle ou une base de données. Utilisez-le pour créer une carte fiable des dépendances techniques et voir une liste de tous les documents qui seraient affectés si ce logiciel était modifié ou obsolète.
- Document: Une forme de document représente un fichier ou un modèle spécifique. Utilisez cette fonction pour vous assurer que chaque document utilise la version la plus récente d'un fichier et pour déterminer les documents qui doivent encore être mis à jour.
- Risque: forme de parenthèse contenant une menace ou une vulnérabilité spécifique. Utilisez-le pour garder une trace de toutes les menaces et voir tous les documents où ce risque spécifique est présent.
- Contrôle: Forme de parenthèse contenant une mesure d'atténuation ou de conformité spécifique. Utilisez-le pour vérifier la cohérence de votre contrôle interne et pour auditer instantanément chaque endroit où une mesure de sécurité spécifique est appliquée.
Créer un nouveau document
Les ressources documentaires sont des documents Lucid approuvés qui ont été ajoutés à un référentiel dans votre compte Lucid. Bien que tout utilisateur autorisé puisse demander à ajouter un document à un référentiel, celui-ci ne devient un actif qu'une fois qu'il a passé le processus d'approbation formel.
Les propriétaires de référentiels étant les premiers à approuver ce qui est ajouté à un référentiel, ils peuvent ajouter directement n'importe quel document (en contournant le processus d'approbation), le mettant ainsi à la disposition de tous les membres du compte en tant qu'actif documentaire.
Pour plus d'informations sur le processus d'approbation des documents ajoutés à un référentiel, consultez notre article Utiliser les référentiels pour centraliser et normaliser la documentation de votre organisation.
Modifier un bien existant
Les modifications apportées aux documents et aux objets sont répercutées dans tous les documents où ils sont utilisés. La façon dont les changements sont effectués dépend du type d'actif.
Note : Lorsque des modifications sont apportées à un actif, tout document publié utilisant cet actif doit être réapprouvé.
Modifier un objet
Les objets ne peuvent être créés et modifiés que par le propriétaire du référentiel. Pour modifier un objet existant, les propriétaires du référentiel peuvent suivre les étapes suivantes :
- Sélectionnez « Référentiels » dans le menu de navigation situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
- Veuillez sélectionner le référentiel contenant les ressources que vous souhaitez afficher.
- En haut de la page, sélectionnez Immobilisation d'objet.
- Cliquez sur
le menu à trois points situé à l'extrême droite du poste d'objet que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez Modifier l'actif.
- Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Mettre à jour.
Modifier un document
Tout utilisateur licencié de votre compte peut proposer des modifications à une ressource documentaire, mais ces modifications doivent être approuvées par un référentiel ou par le propriétaire de la ressource avant d'être publiées. Alors que les utilisateurs standard doivent attendre l'approbation officielle pour que leurs modifications prennent effet, les propriétaires de référentiels peuvent publier leurs mises à jour immédiatement.
Pour savoir comment approuver les modifications apportées à un document, consultez notre article Utiliser les référentiels pour centraliser et normaliser la documentation de votre organisation.
Accéder à la bibliothèque de ressources
Les bibliothèques d'actifs sont des collections de documents et d'objets Lucid (actifs) qui ont été approuvés et publiés dans un référentiel. Pour accéder à la bibliothèque d'actifs, procédez comme suit :
- Ouvrez un document Lucidchart nouveau ou existant.
- Sélectionnez
l'icône de la bibliothèque d'actifs de la barre d'outils principale à l'extrême gauche du canevas.
Vous pouvez ici accéder à tous les documents et objets approuvés qui ont été ajoutés aux référentiels dans votre compte Lucid. Utilisez la barre de recherche en haut du panneau pour rechercher des mots-clés ou utilisez le menu déroulant "Tous les référentiels" pour voir les actifs d'un référentiel spécifique.
Insérer une ressource dans un document Lucidchart
Pour ajouter une ressource de la bibliothèque de ressources à un document Lucidchart, suivez les étapes suivantes à partir du document :
- Sélectionnez
- Localisez le document ou l'objet que vous souhaitez ajouter.
- Veuillez utiliser la barre de recherche et le filtre déroulant pour affiner votre recherche.
- Cliquez sur la ressource et faites-la glisser sur le canevas.
Astuce : Affichez une version étendue d'une ressource documentaire directement dans votre document actuel à l'aide de la fonction de développement et de réduction de Lucid.
Proposer une modification d'un actif existant
Avant de pouvoir être publiées, les modifications apportées à une ressource dans un référentiel doivent être soumises à un processus d'approbation. Pour plus d'informations, consultez les articles ci-dessous :
Voir les détails de l'actif
Tout utilisateur de votre compte Lucid peut voir les détails des actifs qui ont été ajoutés à un référentiel. Le panneau des détails contient des informations telles que la description, le propriétaire du bien et la version. Pour ouvrir le panneau des détails d'une immobilisation, procédez comme suit :
- Sélectionnez « Référentiels » dans le menu de navigation situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
- Veuillez sélectionner le référentiel contenant les ressources que vous souhaitez afficher.
- En haut de la page, sélectionnez Documents publiés ou Actifs objet selon l'actif dont vous souhaitez consulter les détails.
- Cliquez sur
- Le coin inférieur droit du document dont vous souhaitez consulter les détails.
- Le côté le plus à droite de l'objet dont vous voulez voir les détails.
- Cliquez sur Afficher les détails.
Visualisez où les actifs sont utilisés
Dans le panneau des détails, vous pouvez voir où les documents et les objets sont utilisés en tant qu'actifs. En bas du panneau de détails, vous trouverez différentes sections de détails en fonction du type d'actif :
- Occurrences: Cette fonction affiche une liste des endroits où le document ou l'objet que vous avez sélectionné est utilisé comme ressource dans d'autres documents.
- Actifs utilisés: Cette option n'apparaît que dans les détails de l'actif du document et affiche une liste d'autres documents du référentiel utilisés comme actifs dans le document que vous avez sélectionné.
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