Le flux d'approbation de Process Accelerator préserve l'intégrité du contenu en demandant aux propriétaires de référentiels, de dossiers et d'actifs d'examiner les modifications suggérées avant leur publication.
En tant qu'approbateur, vous pouvez évaluer les modifications proposées, tandis que la version originale reste accessible à l'organisation pour garantir la continuité opérationnelle. Une fois que vous avez donné votre accord, le demandeur est autorisé à publier la mise à jour, ce qui vous permet de contrôler exactement quand et comment les actifs sont modifiés dans votre compte.
Cette fonction est disponible pour les comptes équipés de l'accélérateur de processus. Contactez le service des ventes pour acheter le Process Accelerator pour votre compte Entreprise. Ce service est également disponible à l'achat pour les comptes dans l'environnement FedRAMP.
Principes de base du processus d'approbation
Les rôles suivants peuvent approuver ou refuser les modifications apportées à un document :
- Les propriétaires de référentiels peuvent approuver ou refuser les modifications suggérées pour les documents et les objets d'un référentiel dont ils sont propriétaires.
- Les propriétaires de dossiers peuvent approuver ou refuser les modifications suggérées pour les documents d'un dossier dont ils sont propriétaires.
- Les propriétaires des actifs peuvent approuver ou refuser les modifications suggérées pour les actifs documentaires qu'ils possèdent.
Types de flux d'approbation
Vous pouvez choisir entre deux types de flux d'approbation lors de la création de votre référentiel :
- Procédure d'approbation standard: les demandes d'approbation sont envoyées simultanément à tous les responsables chargés de l'approbation. La demande est approuvée ou rejetée dès que le premier responsable de validation a donné sa réponse.
-
Validation séquentielle: les demandes de validation sont traitées les unes après les autres. La demande n'est définitive qu'une fois qu'elle a été approuvée par les responsables suivants, dans cet ordre : le propriétaire de la ressource, le ou les propriétaires du dossier et le propriétaire du référentiel.
- Si un processus réside dans un sous-dossier, la demande doit être approuvée à la fois par le propriétaire du sous-dossier et par le propriétaire du dossier parent.
- Chaque approbateur sera notifié dans l'ordre. Par exemple, lorsque le responsable du processus approuve une demande, le propriétaire du dossier en est informé. Si le propriétaire du processus refuse la demande, celle-ci est renvoyée au demandeur pour révision et le propriétaire du dossier n'en est pas informé.
Pour modifier le type de flux d'approbation de votre référentiel, procédez comme suit :
- Cliquez sur Paramètres du référ entiel dans le menu de gauche de la page de personnalisation du référentiel.
- Sous "Type de flux d'approbation", sélectionnez une nouvelle option.
- Cliquez sur Enregistrer les paramètres dans le coin supérieur droit.
Remarque : la modification du type de flux d'approbation n'affecte pas les demandes en attente. Les demandes actives suivront le flux d'approbation original - seules les nouvelles demandes utiliseront le nouveau type.
Consulter les demandes d'approbation
Pour afficher toutes les demandes qui vous ont été soumises pour approbation, procédez comme suit :
- Sélectionnez « Référentiels » dans le menu de navigation situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
- Dans le menu de navigation, cliquez sur « Demandes d'approbation » sous « "» > « Repositories » > «" ».
Les étapes d'approbation des modifications apportées à une immobilisation diffèrent selon qu'il s'agit d'une immobilisation de document ou d'une immobilisation d'objet. Consultez les sections ci-dessous pour plus de détails sur chacune d'entre elles.
Examiner et approuver les mises à jour des actifs documentaires
Pour afficher les détails d'une demande, les propriétaires de référentiels, de dossiers et d'actifs peuvent suivre les étapes suivantes à partir de la page des demandes d'approbation :
- Sous l'onglet "Requiert une approbation", sélectionnez un référentiel pour afficher les actifs nécessitant une approbation.
- Sélectionnez le titre d'une ressource documentaire.
- Les ressources du document sont indiquées par l'icône Lucidchart ou Lucidspark à gauche du titre du document.
À partir du document, vous pouvez
- Examinez le document.
- Comparez le document existant et les modifications proposées en cliquant sur Comparer les modifications dans le coin supérieur droit du document.
-
Validez et publiez les modifications.
- Vous avez également la possibilité de vous contenter de valider la demande, ce qui permet au demandeur de la publier ultérieurement.
- Refusez les modifications.
Approuver les modifications
Valider et publier les modifications
Pour approuver et publier les modifications proposées pour un document, veuillez suivre les étapes suivantes depuis l'éditeur de document :
- Cliquez sur « Approuver et publier » dans le coin supérieur droit du document.
- Cliquez sur « Publier ».
Les modifications sont désormais publiées dans le référentiel et visibles par tous les utilisateurs de votre compte.
Approuver uniquement
Pour approuver les modifications suggérées pour un document sans les publier, procédez comme suit depuis l'éditeur de document :
- Cliquez sur la flèche déroulante située à droite du bouton « "Approve and Publish" ».
- Sélectionnez « Approuver uniquement ».
- Saisissez un message facultatif à l'intention du demandeur.
- Cliquez sur « Approuver ».
Le demandeur sera informé que ses modifications ont été approuvées et qu'il peut les publier.
Refuser les modifications
Pour refuser les modifications suggérées dans un document, procédez comme suit à partir de l'éditeur de document :
- Cliquez sur Refuser dans le coin supérieur droit du document.
- Tapez un message au demandeur expliquant pourquoi vous refusez les modifications.
- Cliquez sur Refuser.
Le demandeur sera informé que sa demande a été rejetée et qu'il doit procéder à des mises à jour avant de la soumettre à nouveau.
Examiner et approuver les mises à jour des actifs de l'objet
Pour approuver ou refuser les modifications d'une ressource objet, les propriétaires du référentiel peuvent suivre les étapes suivantes à partir de la page des demandes d'approbation :
- Sous l'onglet "Requiert une approbation", sélectionnez un référentiel pour afficher les actifs nécessitant une approbation.
- Sélectionnez le titre d'un objet.
- Les objets sont signalés par une icône d'objet à gauche du titre de l'objet.
- Révisez les modifications.
- Cliquez sur Approuver les modifications ou Refuser les modifications.
En cas d'approbation, le demandeur peut publier les mises à jour. En cas de refus, le demandeur peut apporter des modifications et soumettre à nouveau sa demande pour approbation.
Ignorer les validations en attente
Si une validation est bloquée (par exemple, parce qu’un validateur est en congé), les responsables de Process Accelerator et les propriétaires de référentiels peuvent passer outre le processus de validation afin de publier immédiatement un élément, de faire passer la demande à l’étape de validation suivante ou d’annuler la demande de validation en suivant les étapes suivantes :
- Sélectionnez « Référentiels » dans le menu de navigation situé à gauche de la page d'accueil de Lucid.
- Dans le menu de navigation, cliquez sur « Demandes d'approbation » sous « "» > « Repositories » > «" ».
- Cliquez sur le menu à trois points situé à droite d'une demande.
- Sélectionnez l’une des options suivantes :
- Passer à l'étape suivante de validation (n'apparaît que si les validations séquentielles sont activées)
- Publier la ressource maintenant
- Annuler la demande d’approbation
FAQ
Les statuts des documents ont-ils une incidence sur le processus d'approbation d'un document ?
Les documents Lucid standard peuvent se voir attribuer des statuts tels que "Draft", "Complete" et "Approved". Ces statuts ne sont pas liés à l'accélérateur de processus et n'ont aucun impact sur l'approbation de l'ajout d'un document à un référentiel.
Puis-je révoquer une approbation après avoir approuvé les modifications d'un bien ?
Non. Les décisions d'examen sont définitives. Vous ne pouvez pas révoquer une approbation ou un refus après coup.
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