Console d’administration Lucid : gestion des utilisateurs

Accéder à la page Utilisateurs

Pour accéder à la page Utilisateurs, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.

Aperçu de la page Utilisateurs

La page Utilisateurs présente l’état actuel de votre compte Lucid Équipe ou Entreprise.

Page des utilisateurs

La page Utilisateurs vous permet de consulter et de gérer les détails concernant les utilisateurs de votre compte. Voici un aperçu des informations que vous y trouverez.

Nombre total d’utilisateurs

Consultez le nombre total d’utilisateurs sur votre compte, notamment :

• Utilisateurs avec une licence
• Utilisateurs à accès limité (Entreprise uniquement) 
• Demandes en attente
• Utilisateurs en essai

Liste des utilisateurs

Sélectionnez un utilisateur pour afficher et modifier des détails tels que son nom d'utilisateur, son adresse électronique, la date d'adhésion, les licences qui lui ont été accordées, l'état de la version d'évaluation du produit et les rôles et groupes qui lui ont été attribués. Vous pouvez utiliser les options de filtrage Produit et Statut de la licence pour limiter les résultats de votre recherche. Cliquez sur le menu déroulant en regard des licences d'un utilisateur pour modifier rapidement ses paramètres de licence.

Si votre liste d'utilisateurs est importante, vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour trouver plus rapidement un utilisateur. Lorsque vous recherchez des utilisateurs, notre fonctionnalité de recherche vous renvoie les éléments qui commencent par votre requête et vous permet de vous tromper d'un seul caractère (ainsi, si vous faites une faute de frappe ou si vous oubliez une lettre, Lucid vous renverra tout de même les résultats correspondants).

Demandes en attente

Pour accorder ou refuser des licences aux demandes en attente à partir de la page des utilisateurs, sélectionnez Approuver ou Refuser pour chaque utilisateur figurant au-dessus de la liste des utilisateurs. Pour afficher et approuver les demandes en attente en bloc, sélectionnez Afficher toutes les demandes.

Les utilisateurs ont la possibilité de joindre un message à leur demande de licence en attente. Toutes les demandes accompagnées d'un message s'affichent à l'adresse sous la forme d'une icône de commentaire dans la liste des demandes en attente. Pour consulter une liste qui n'affiche que les demandes en attente accompagnées d'un message, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur l’onglet Utilisateur à gauche.
3. Dans la liste déroulante Demandes en attente, sélectionnez Gérer les demandes.
4. Cliquez sur le bouton Afficher les justifications de l’utilisateur.

Utilisateurs en essai

Pour afficher la liste des utilisateurs qui testent actuellement un produit Lucid, sélectionnez Afficher les utilisateurs en période d'essai. Lorsqu'un utilisateur est en période d'essai gratuit de sept jours, cela signifie qu'aucune licence payante ne lui a été attribuée. Ils peuvent essayer gratuitement un produit Lucid avant que les administrateurs ne soient invités à acheter ou à attribuer des licences supplémentaires (en veillant à ce qu'ils ne demandent une licence que lorsqu'ils sont sûrs d'en avoir réellement besoin). Les utilisateurs peuvent collaborer sans attendre qu'un administrateur leur accorde une licence. À la fin de la période d'essai, aucune licence ne vous sera facturée, sauf si vous l'accordez manuellement à l'utilisateur.

Les administrateurs peuvent suivre les essais en cours en consultant la colonne Licences et en cherchant le symbole correspondant. Survolez-le avec votre curseur pour afficher plus d’informations, notamment :

• quelle(s) licence(s) a/ont été accordée(s) à l’utilisateur ;
• tout essai actif, y compris la date d’échéance ;
• un lien vers la page du produit pour en savoir plus.

Utilisateurs en attente

Lorsqu'un compte d'équipe passe à un nombre inférieur de licences, tout nombre excédentaire d'utilisateurs devient un "utilisateur en attente" dans l'ordre des derniers ajouts au compte. Les utilisateurs en attente n'ont pas de licence et ne peuvent pas consulter ou créer des documents Lucid. Pour résoudre ce problème et supprimer les utilisateurs en attente de la liste, un administrateur du compte doit soit

• Acheter plus de licences.
• Supprimez ou supprimez le nombre excédentaire d'utilisateurs.
  • L'administrateur peut retirer ou supprimer les utilisateurs licenciés et les utilisateurs en attente.

Lorsqu'un utilisateur en attente se connecte, il est invité à demander une licence chaque fois qu'il tente de visualiser ou de créer un document Lucid. Lorsqu'il clique sur Demander une licence, le message suivant s'affiche :

"Vous avez déjà une demande de licence Lucid Suite en cours.

Si vous recevez ce message lors de votre connexion, vous pouvez le modifier pour y inclure des questions sur le statut de votre licence. Pour continuer à utiliser Lucid, demandez à l'administrateur d'acheter des licences supplémentaires ou supprimez votre compte.

Produits et utilisateurs

Filtrez votre liste d’utilisateurs en sélectionnant une option dans les menus déroulants. Dans le menu déroulant Produit, vous pouvez filtrer les utilisateurs par type de licence.

Dans le menu déroulant Utilisateurs, vous pouvez filtrer par :

• Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs, quel que soit le type de licence ou le statut de leur essai.
• Utilisateurs avec une licence : utilisateurs disposant d’une licence.
• Utilisateurs à accès limité : utilisateurs avec un accès limité (Entreprise uniquement)
• Invitations en attente : personnes invitées à rejoindre le compte Lucidchart de votre organisation qui n’ont pas encore accepté l’invitation.
• Utilisateurs à l'essai : Utilisateurs ayant une période d'essai active de sept jours
• Licence demandée : Utilisateurs à accès limité ayant demandé une licence Lucid Suite, Lucidchart ou Lucidspark.

Groupes organisationnels 

La gestion de groupe permet de visualiser et de gérer facilement une grande organisation d'utilisateurs. Sur un compte Entreprise, vous pouvez désigner un administrateur de groupe organisationnel pour gérer les utilisateurs individuels et les licences au sein d'un groupe. Pour en savoir plus sur la création et la gestion des groupes, consultez notre article Panneau d'administration de Lucid : Gestion des groupes .

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe :

1. Cliquez sur Admin dans le menu de navigation de gauche de la page d'accueil de Lucid.
2. Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Cochez la case à gauche de chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter à un groupe d'organisation.
4. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la liste des utilisateurs.
5. Sélectionnez Modifier les groupes d'organisation.
6. Sélectionnez le groupe d'organisation auquel vous souhaitez ajouter ou déplacer le(s) utilisateur(s).
7. Cliquez sur Confirmer.

Les utilisateurs doivent appartenir à un groupe organisationnel. Pour supprimer un utilisateur d'un groupe d'organisation, suivez les étapes ci-dessus pour le déplacer vers un autre groupe.

Licences utilisées

Consultez le nombre de licences de votre compte pour les différents produits de Lucid. Cliquez sur Acheter d'autres licences pour acheter d'autres licences.

Les types de licences disponibles pour les comptes d'équipe sont Lucidchart et Lucidspark.

Le type de licence disponible pour les comptes Entreprise est Lucid Suite (qui comprend Lucidchart et Lucidspark).

Utilisateurs actifs (SCIM) 

Si vous avez configuré SCIM avec votre compte Lucid, vous verrez apparaître cette colonne supplémentaire « "Active » (" ) sur la page des utilisateurs. C'est l'application SCIM qui indique si l'utilisateur est actif dans l'IDP de l'entreprise ; ce paramètre n'est pas défini par Lucid.

Les utilisateurs actifs peuvent se connecter et utiliser les licences accordées par l’administrateur du compte, s’il y a lieu. Si un utilisateur est inactif, il ne pourra pas se connecter à son compte Lucid.

Gérer les utilisateurs

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs à votre compte Équipe ou Entreprise, tenez compte des points suivants :

• Si l'utilisateur n'a pas encore de compte Lucid associé à l'adresse e-mail que vous utilisez pour l'ajouter au compte, il sera automatiquement ajouté au compte.
• Si l'utilisateur possède déjà un compte Lucid, nous lui enverrons par e-mail une invitation à rejoindre votre compte. Ils doivent accepter l'invitation pour être ajoutés.
• Sur un compte d'équipe, les utilisateurs nouvellement ajoutés reçoivent automatiquement une licence, puisque tous les utilisateurs d'un compte d'équipe ont besoin d'une licence.
• Sur un compte Entreprise, un nouvel utilisateur se voit automatiquement attribuer une licence uniquement si les paramètres de licence du compte sont configurés à cet effet. Si l’octroi automatique de licence est désactivé, l’utilisateur sera ajouté avec un accès limité et un administrateur devra lui accorder manuellement une licence complète. Pour en savoir plus, consultez l’article Console d’administration Lucid : paramètres des licences.

Pour connaître les étapes à suivre pour ajouter et supprimer ou retirer des utilisateurs, lisez les sections ci-dessous.

Ajouter des utilisateurs

Il existe plusieurs méthodes pour ajouter des utilisateurs individuellement ou en masse :

• Ajouter ou inviter par courriel
• Ajouter manuellement
• Téléchargement via CSV

Pour obtenir des instructions sur chaque méthode d'ajout d'utilisateurs à votre compte Team ou Enterprise, consultez notre article Ajouter des utilisateurs et attribuer des licences.

Modifier le profil d’un utilisateur

Pour modifier le profil d’un utilisateur :

1. Dans votre compte Lucid, sélectionnez Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez un utilisateur dans la liste.
4. Dans le panneau qui apparaît à droite, sélectionnez Modifier à côté du nom de l'utilisateur.
   
5. Modifiez les champs souhaités.
   • Si vous changez le nom d’utilisateur ou l’adresse e-mail, vous devez saisir votre mot de passe administrateur.
6. Cliquez sur Confirmer.

Supprimer ou retirer un utilisateur

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer définitivement un utilisateur et transférer la propriété de ses documents à une autre personne de votre compte, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez un utilisateur en cochant la case située à gauche de la ligne qui lui correspond.
   • Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur qui a été désigné comme propriétaire par défaut d'un document.
2. Cliquez sur dans le coin supérieur droit.
   • Vous pouvez également sélectionner le menu d'actions à trois points situé à l'extrême droite de la ligne d'un utilisateur.
3. Sélectionnez Supprimer l’utilisateur.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez consulter l’activité du compte de l’utilisateur.
5. Si l'utilisateur que vous supprimez possède des documents ou des bibliothèques de formes personnalisées, vous devrez les transférer au propriétaire de documents par défaut de votre compte ou spécifier un nouveau propriétaire différent en saisissant l'adresse électronique du nouveau propriétaire sous "Transférer les documents de l'utilisateur à un nouvel utilisateur"".
   • Seuls les documents appartenant à l'utilisateur supprimé sont transférés au nouveau propriétaire, et non les documents qui ont été partagés avec lui. Les documents de la corbeille de l'utilisateur supprimé sont transférés dans le dossier corbeille du nouveau propriétaire.
6. Sélectionnez Supprimer.

Supprimer un utilisateur (comptes d'équipe uniquement)

Pour supprimer un utilisateur de votre compte Team tout en lui permettant de conserver la propriété de ses documents, procédez comme suit.

1. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, en cochant la ou les cases situées tout à gauche de la ligne qui leur correspond.
2. Cliquez sur dans le coin supérieur droit.
   • Vous pouvez également sélectionner le menu à trois points situé tout à droite de la ligne d’un utilisateur.
3. Sélectionnez Supprimer du compte.
4. Sélectionnez Confirmer.

Retirer une licence à un utilisateur 

Le propriétaire ou l'administrateur d'un compte Entreprise peut retirer sa licence à un utilisateur et la réattribuer à un autre utilisateur. L'utilisateur licencié restera sur le compte en tant qu'utilisateur à accès limité. Pour retirer une licence à un utilisateur, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un utilisateur en cochant la case située à gauche de la ligne qui lui correspond.
2. Cliquez sur dans le coin supérieur droit.
   • Vous pouvez également sélectionner le menu à trois points situé tout à droite de la ligne d’un utilisateur.
3. Choisissez Modifier les licences.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez ou décochez la case située à côté de "Lucid Suite", "Lucidchart", ou "Lucidspark".
5. Cliquez sur Confirmer.
   • Si vous supprimez la licence d'un utilisateur, il devient un utilisateur à accès limité et vous devrez transférer la propriété des documents ou des bibliothèques de formes personnalisées qu'il possède à un autre utilisateur de votre compte. Transférez-les au propriétaire de documents par défaut de votre compte ou indiquez un nouveau propriétaire différent en saisissant l'adresse électronique d'un autre utilisateur de votre compte sous "Transférer les documents de l'utilisateur à un nouvel utilisateur"".
6. Sélectionnez Révoquer.

Rôles d’administrateur

Il existe plusieurs rôles que vous pouvez attribuer aux utilisateurs d’un compte Team ou Entreprise.

• l'administrateur du compte
• Administrateur de facturation
• Administrateur de groupe d'organisation (Entreprise uniquement)
• Administrateur des modèles (Entreprise uniquement)
• Gestionnaire de documents (Entreprise uniquement)

FAQ

Pourquoi les utilisateurs de mon compte Lucid ne reçoivent-ils pas d'e-mails après que je les ai invités à devenir utilisateurs ?
Vérifiez votre dossier de spam ou de courrier indésirable. Si les e-mails de Lucid n'arrivent pas dans votre boîte de réception, demandez à l'équipe informatique de votre entreprise d'autoriser les e-mails provenant de support@lucid.co. En outre, assurez-vous que votre réseau est correctement configuré pour recevoir les communications de Lucid.

Si vous ne recevez toujours pas l'e-mail après avoir suivi ces étapes, contactez l'assistance.

Pourquoi est-ce que je reçois une erreur qui dit "Impossible de révoquer les licences sur les comptes restreints NoViewOnlyUsers" lorsque j'essaie de retirer une licence à un utilisateur de mon compte d'équipe ?
Vous ne pouvez pas retirer une licence à un utilisateur si vous êtes sur un plan Team, car cette fonctionnalité n'est disponible que sur les plans Enterprise. Pour les utilisateurs d'un compte d'équipe, vous avez la possibilité de les supprimer ou de les retirer.

Ressources

Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, consultez les ressources complémentaires ci-dessous. Ces ressources sont disponibles en anglais uniquement.

Articles de la communauté
Erreur "Already in use" lors de la mise à jour de l'email de l'utilisateur
"Erreur "Cet utilisateur existe dans une autre région
"Impossible d'ajouter l'utilisateur à l'équipe, [domaine] est contrôlé par une autre organisation" Erreur

Cours
Formation Lucid Admin

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