Console d’administration Lucid : paramètres des licences

Accéder à la page Paramètres des licences

Pour accéder à la page des paramètres de licence, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Administrateur.
2. Cliquez sur Paramètres des licences dans le menu de gauche.

Ajuster les paramètres de licence

Il existe des options déroulantes pour les paramètres de Lucidchart, Lucidspark et Lucid Suite. Dans ces pages, vous pouvez sélectionner vos paramètres de licence pour le produit correspondant. 

Lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint le compte ou demande une licence

Ce paramètre détermine ce qui se passe lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint votre compte, qu'il soit ajouté manuellement ou via le contrôle de domaine. Ces paramètres diffèrent légèrement selon que la mise à niveau automatique de votre compte est activée ou non, veillez donc à vous référer à la section appropriée.

La mise à niveau automatique est désactivée

Ces paramètres s'appliquent à tous les comptes pour lesquels la licence automatique n'est pas activée :

• Accès instantané : Accordez automatiquement des licences aux nouveaux membres lorsqu'ils s'inscrivent, en utilisant votre inventaire existant et préacheté. Lorsque vos licences sont entièrement utilisées, les membres adhérents ne recevront pas de licence. Ce paramètre ne déclenchera jamais d'achat automatique ou de facturation supplémentaire.
• Approuver manuellement, à moins qu'une licence ne soit disponible: Approuver automatiquement et immédiatement les demandes de licence en utilisant votre inventaire existant et préacheté. Lorsque vos licences seront entièrement utilisées, les demandes existantes passeront à l'approbation manuelle. 
• Approuver manuellement après le seuil : Approuver automatiquement et immédiatement les demandes de licence jusqu'à ce qu'il ne reste plus que 5% de votre stock de licences. Les demandes restantes seront soumises à une approbation manuelle. Ce paramètre ne déclenchera jamais d'achat automatique ou de facturation supplémentaire.

Tous les utilisateurs qui ne bénéficient pas automatiquement d'une licence pour les comptes Enterprise seront ajoutés en tant qu'utilisateurs à accès limité. Consultez notre article pour en savoir plus sur les utilisateurs à accès limité sur un compte Entreprise.

La mise à niveau automatique est activée

Si la mise à niveau automatique est activée sur votre compte, comme indiqué dans notre article Ajouter automatiquement des licences avec la mise à niveau automatique, les paramètres disponibles seront légèrement différents :

• Accès instantané: Les nouveaux membres reçoivent les licences instantanément. Si aucune place n'est disponible, de nouvelles licences seront automatiquement ajoutées à votre abonnement et débitées de votre compte.
• Approbation automatique: Les nouvelles demandes de licence sont approuvées instantanément. Si aucune place n'est disponible, de nouvelles licences seront automatiquement ajoutées à votre abonnement et débitées de votre compte.
• Approuver manuellement après le seuil : Approuver automatiquement et immédiatement les demandes de licence jusqu'à ce qu'il ne reste plus que 5% de votre stock de licences. Les demandes restantes seront soumises à une approbation manuelle.

Tous les utilisateurs qui ne bénéficient pas automatiquement d'une licence pour les comptes Enterprise seront ajoutés en tant qu'utilisateurs à accès limité. Consultez notre article pour en savoir plus sur les utilisateurs à accès limité sur un compte Entreprise.

Lorsqu'il n'y a plus de licences disponibles

Consulter notre article pour découvrir comment Ajouter automatiquement des licences avec la mise à niveau automatique. Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes Équipe et Entreprise.

Utiliser les groupes organisationnels 

Les groupes organisationnels sont disponibles pour les comptes Entreprise uniquement.

Grâce aux groupes organisationnels de Lucid, vous pouvez différencier les paramètres de licence pour différents groupes au sein de votre organisation. Pour attribuer des paramètres de licence à un groupe particulier, sélectionnez un groupe dans le menu de navigation de gauche « Organisation et groupes » avant d'ajuster les paramètres de licence.

Réglages des demandes de licence

Si vous avez sélectionné "Approuver manuellement", vous verrez apparaître des options supplémentaires dans la page Paramètres de licence pour les paramètres de la demande de licence.

Gestion des demandes de licence

Ce paramètre détermine comment vous allez gérer les demandes de licence si vous choisissez de le faire manuellement. 

• Vous pouvez choisir de recevoir des demandes de licence et de les gérer à partir de la page Gestion des utilisateurs, comme expliqué dans la section Gérer les demandes de licence en attente ci-dessous.
• Vous pouvez choisir de rediriger les utilisateurs vers un centre de services ou une autre URL pour gérer leurs demandes de licence en dehors de Lucid.

Définir les préférences de notification pour les demandes de licence

Ce paramètre détermine qui reçoit les notifications de demande de licence lorsqu'un nouvel utilisateur fait une demande de licence ou rejoint le compte. 

• Par défaut, des e-mails sont envoyés aux administrateurs du compte et, dans la section Notifications, ils peuvent déterminer la fréquence à laquelle ils reçoivent ces notifications.
• En revanche, vous pouvez choisir d'envoyer des e-mails à une adresse électronique en particulier (qui n'est peut-être pas un administrateur, mais qui traitera ces demandes).
  • Remarque : Si vous sélectionnez cette option, les administrateurs de compte ne recevront plus de notifications de demande de licence.

Notifications

Dans le menu de gauche, sous Paramètres des licences, sélectionnez Notifications pour choisir les préférences de notification des demandes de licence individuelles. Cochez une case pour indiquer si vous souhaitez recevoir des e-mails immédiatement ou sous la forme d'un résumé hebdomadaire.

Le titulaire du compte et chaque administrateur de votre compte doivent définir leurs propres préférences de notification en se rendant sur cette page. Ce paramètre est individuel et ne concerne pas l'ensemble du compte.

Pour les utilisateurs sans gestionnaire de groupe organisationnel...

Pour les utilisateurs ayant un gestionnaire de groupe organisationnel...

Gérer les demandes de licence en attente 

Si un utilisateur à accès limité (compte Entreprise uniquement) de votre compte Lucid a fait une demande de licence, celle-ci apparaîtra sur la page Utilisateurs de votre console d'administration, au-dessus de la liste des utilisateurs. Pour accorder ou refuser des licences aux Demandes en attente, sélectionnez Approuver ou Refuser sur la page Utilisateur. Pour voir toutes les demandes, sélectionnez Gérer les demandes.

Afin de garantir que les utilisateurs disposent des informations dont ils ont besoin pour exploiter pleinement le produit, Lucid les informera de l'acceptation ou du refus de leur demande de licence. 

FAQ

Comment ajouter d'autres licences ?
Il existe deux options permettant d'augmenter le nombre de vos licences : la mise à niveau automatique ou via la Console d'administration.

Avec la mise à niveau automatique, les licences seront automatiquement accordées lorsque de nouveaux utilisateurs rejoignent le compte ou demandent une licence. Consulter l'article Ajouter automatiquement des licences avec la mise à niveau automatique pour en savoir plus.

Vous pouvez également ajouter des licences supplémentaires via la Console d'administration. Pour savoir comment procéder, consultez notre article Ajouter plus de licences Lucid.

Comment les demandes de licence sont-elles générées ?

Si vous gérez les licences par l'intermédiaire du panneau d'administration, les demandes de licence s'affichent dans votre file d'attente lorsqu'un utilisateur effectue l'une des actions suivantes :

• Cliquez sur un bouton dans Lucid pour demander une licence.
• Tente de créer un nouveau document.
• Cliquez sur un lien de demande de licence dans un e-mail de Lucid.
• Partage un document modifiable et demande une licence pour le collaborateur.
• Modifie un document partagé avec lui.

J'utilise un centre de services pour gérer les licences. Est-ce que je verrai toujours les demandes en attente dans la console d'administration de Lucid ?
Les demandes de licence en attente sont visibles depuis la console d'administration Lucid, que vous gériez ou non les licences utilisateur en les redirigeant vers un centre de services externe. Lorsqu'une licence est accordée par votre centre de services, la licence en attente dans la console d'administration de Lucid disparaît.

Quelle est la différence entre la suppression d'une licence et la suppression d'un utilisateur sur mon compte ?
Lorsque vous retirez une licence à un utilisateur, celui-ci reste sur votre compte en tant qu'utilisateur à accès limité. Vous serez invité à transférer ses documents à un autre utilisateur ou à les supprimer. La suppression de licence n'est disponible que pour les comptes Enterprise.

Lorsque vous supprimez un utilisateur, il est supprimé de votre compte Lucid. Son compte sera entièrement supprimé de Lucid et vous serez invité à transférer ses documents à un autre utilisateur du compte.

Quelles sont les possibilités offertes aux utilisateurs à accès limité ?
Les utilisateurs à accès limité peuvent accéder aux documents créés par d'autres utilisateurs sur leur compte, mais ne peuvent ni les créer ni les modifier. Consultez notre article sur les utilisateurs à accèslimité sur un compte Entreprise pour plus de détails sur la configuration et les fonctionnalités disponibles pour les utilisateurs à accès limité.

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