Guide de l'entreprise : Configuration des comptes pour les propriétaires de comptes

Configurer votre compte

Bienvenue sur votre nouveau compte Lucid Suite Enterprise ! Pour commencer, accédez au panneau d'administration de Lucid et découvrez comment personnaliser les paramètres essentiels à la gestion de votre compte. Veillez à suivre les étapes de configuration du compte fournies ici avant d'ajouter des utilisateurs.

À ce stade, vous déterminez les méthodes d'ouverture de session à activer pour vos utilisateurs et la méthode d'authentification par défaut lorsque les utilisateurs rejoignent le compte. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de licence souhaités et consulter les instructions pour préparer votre réseau afin de vous assurer que la communication Lucid est reçue à travers votre pare-feu.

Pour accéder à la console d’administration, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Lucid.
2. Sélectionnez Admin dans le menu de gauche.
3. Sur la page de configuration de l'équipe qui s'affiche, saisissez un nom pour votre compte et cliquez sur Créer une équipe.
   • La création d’un nom d’équipe n’est nécessaire que la première fois que vous accédez à la console d’administration. Lors des visites suivantes, vous serez automatiquement dirigé vers la page d’accueil.

Définir des méthodes de connexion

Lorsque vous définissez les méthodes d’authentification de votre compte, assurez-vous de déterminer l’option par défaut que les utilisateurs doivent utiliser lorsqu’ils se connectent.

Si le contrôle de domaine est activé, la méthode d'authentification par défaut pour vérifier l'identité des utilisateurs doit correspondre à la méthode de connexion par défaut définie pour le compte. Nous vous recommandons vivement d'activer le contrôle de domaine pour renforcer les normes de sécurité de votre organisation, notamment en vérifiant l'identité de l'utilisateur avant qu'il ne soit ajouté à votre compte Lucid Enterprise.

Ajuster les paramètres de licence

À partir de la page Paramètres de licence de la console d’administration, vous pouvez :

• Déterminer si les nouveaux utilisateurs qui rejoignent le compte se voient automatiquement accorder une licence ou s’ils ont besoin d’une approbation manuelle de la part d’un administrateur.
• Déterminez si les demandes de licence des utilisateurs existants sont automatiquement accordées ou si elles doivent être approuvées manuellement par un administrateur.
• Indiquer si vous souhaitez que des licences supplémentaires soient automatiquement ajoutées à votre compte Entreprise lorsque vous n’en avez plus.
• Personnaliser la fenêtre de demande de licence.
• Définir les préférences de notification d’administrateur.

Pour connaître toutes les étapes à suivre pour ajouter automatiquement des licences à votre compte lorsque vous n’en avez plus, consultez notre article Mise à niveau automatique.

Préparer votre réseau

Si vous filtrez le trafic à travers un pare-feu par domaine ou par plages d’adresses IP, reportez-vous à notre article Préparer votre réseau pour les utilisateurs Lucid.

Ajouter des utilisateurs et attribuer des licences

Maintenant que vous avez terminé la configuration initiale de votre compte, y compris la configuration des paramètres de licence en fonction des besoins de votre compte, vous êtes prêt à ajouter des utilisateurs. Vous pouvez ajouter des utilisateurs et gérer les licences à partir du panneau d'administration de Lucid ou par l'intermédiaire d'un IDP pris en charge via SCIM. Lisez les sections ci-dessous pour connaître la procédure à suivre pour chaque option.

À partir de la console d’administration Lucid

À partir de la console d’administration Lucid, ajoutez des utilisateurs par adresse e-mail, domaine ou importation CSV. Vous pouvez :

• Créer un nouveau compte Lucid pour un nouvel utilisateur. Un nouveau compte sera créé pour l’utilisateur et il sera automatiquement ajouté au compte Entreprise
• Ajouter un utilisateur disposant d’un compte Lucid existant. Les utilisateurs disposant d’un compte existant reçoivent une invitation par e-mail qu’ils doivent accepter pour être ajoutés au compte.

Notre article Console d’administration Lucid : gestion des utilisateurs comprend des instructions pour chacune de ces options.

Une fois les utilisateurs ajoutés au compte, vous pouvez leur attribuer des licences Lucid Suite et Lucidscale en fonction du niveau d'accès dont ils ont besoin. Ajoutez également des utilisateurs à accès limité : ces utilisateurs ne sont pas pris en compte dans le nombre de licences, mais ils bénéficient d'un accès aux documents partagés avec eux sous forme de commentaires uniquement. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les utilisateurs à accès limité sur un compte Entreprise.

Via SCIM

L’utilisation de SCIM renforce la sécurité de votre compte, simplifie l’expérience de connexion des utilisateurs dans toutes les applications et élargit vos options de gestion des licences. Reportez-vous à notre article Vue d’ensemble du SCIM pour obtenir la liste des fournisseurs SCIM pris en charge et des liens vers leur documentation pour connaître les étapes de configuration.

Gérer les utilisateurs

La gestion des utilisateurs est une fonction clé de la gestion de votre compte Entreprise. Lisez cette section pour savoir comment attribuer des rôles d'administrateur à certains utilisateurs de votre compte Lucid, déterminer à qui les documents seront transférés lorsque vous supprimez ou retirez des licences à des utilisateurs, et créer des groupes d'organisation pour organiser les utilisateurs. Suivez les instructions pour réaliser ces actions à partir du panneau d'administration de Lucid pour la gestion manuelle du compte, ou via SCIM si vous gérez votre compte à l'aide d'un fournisseur d'identité.

Attribuer des rôles d’administrateur

L’attribution de rôles d’administrateur à d’autres utilisateurs vous aide à rationaliser la gestion de votre compte. Les rôles que vous pouvez attribuer à d’autres personnes sur votre compte sont les suivants :

• l'administrateur du compte
• Administrateur de facturation
• Administrateur de documents
• Administrateur du groupe d'organisation
• Administrateur des modèles

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités et les limites de chaque rôle d’administrateur, consultez l’article Console d’administration Lucid : rôles d’administrateur.

Planifier les futurs changements de titulaire
Si la propriété du compte doit être transférée à un autre utilisateur, dans un cas tel qu’une transition de responsabilités ou le départ du titulaire du compte de l’entreprise, assurez-vous que la propriété est transférée avant le transfert de responsabilité afin d’éviter toute perturbation de la productivité de votre équipe. Pour connaître les étapes à suivre, consultez notre article Changer le titulaire du compte.

Créer des groupes d'organisation pour organiser les utilisateurs

Pour faciliter la gestion de votre compte, vous pouvez créer des groupes et des sous-groupes d'organisation pour organiser les utilisateurs, gérer les licences et définir les autorisations de partage. En outre, vous pouvez confier la responsabilité de la gestion d'un groupe particulier à un administrateur de groupe d'organisation. Consultez l'article sur le panneau d'administration de Lucid : Gestion des groupes pour plus de détails.

Définir un propriétaire de document par défaut

Lorsque des utilisateurs sont supprimés ou privés de licence, ce que vous apprendrez à faire dans la section suivante, les documents dont ils sont propriétaires doivent être transférés à un autre utilisateur. Vous pouvez sélectionner un propriétaire de documents par défaut pour votre compte : tous les documents seront transférés à cet utilisateur, sauf indication contraire, lorsqu’un administrateur supprime un utilisateur ou lui retire sa licence. Cela permet de s’assurer que tous les documents sont transférés à un utilisateur Lucid de confiance. Cela simplifie également le processus de transfert en évitant d’avoir à désigner un utilisateur pour recevoir les documents à chaque fois qu’un membre est supprimé ou que sa licence est retirée.

Consultez le panneau d'administration de Lucid : Paramètres de conformité pour obtenir des instructions sur l'attribution ou la modification du propriétaire de document par défaut de votre compte.

Supprimer des utilisateurs ou retirer des licences

En tant que propriétaire du compte Enterprise, vous avez la possibilité de supprimer des utilisateurs ou de leur retirer leur licence. La suppression d'un utilisateur ferme définitivement son compte Lucid, tandis que la suppression d'une licence le maintient sur le compte Lucid en tant qu'utilisateur à accès limité. Les utilisateurs à accès limité peuvent consulter et commenter les documents, mais ne peuvent pas apporter d'autres modifications et ne sont pas pris en compte dans votre nombre de licences.

Que vous supprimiez ou retiriez la licence d’un utilisateur, vous devez transférer la propriété de ses documents à un autre utilisateur avec licence lors du processus. Reportez-vous à la section ci-dessus pour obtenir des instructions sur la configuration d’un propriétaire de document par défaut.

À partir de la console d’administration Lucid
Pour obtenir des instructions sur la suppression d’utilisateur ou le retrait de licences via la console d’administration Lucid, reportez-vous à notre article Console d’administration Lucid : gestion des utilisateurs.

Via SCIM
Si vous utilisez SCIM, reportez-vous à notre article Vue d’ensemble de SCIM pour trouver de la documentation et des instructions spécifiques à votre fournisseur d’identité.

Ajouter d’autres licences

Vous pouvez acheter des licences supplémentaires via la page d’accueil de la console d’administration. Pour en savoir plus et suivre les étapes nécessaires, consultez notre article Ajouter plus de licences Lucid.

Personnaliser l’expérience utilisateur

Félicitations ! Votre compte Entreprise est maintenant prêt pour votre réussite. Cette section vous présente les paramètres que vous pouvez personnaliser pour permettre à vos utilisateurs d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires et d’intégrer Lucid à leurs autres produits et applications.

Configurer des intégrations à l’échelle du compte

Lucid propose un grand nombre d’intégrations. Certaines doivent être configurées par les administrateurs via la console d’administration avant d’être utilisées, tandis que d’autres peuvent être installées directement par les utilisateurs. Reportez-vous à l’article sur la marketplace des intégrations Lucid pour savoir comment y accéder à partir de la page d’accueil de Lucid. Vous y trouverez une liste complète de toutes les offres avec des liens vers les articles de l’aide en ligne pour en savoir plus.

Gérer les contrôles des fonctionnalités utilisateur

Vous pouvez activer ou désactiver des fonctionnalités telles que le stockage hors connexion, l’IA collaborative et les contrôles des développeurs pour l’ensemble de votre compte. Vous trouverez des instructions dans notre article Console d’administration Lucid : paramètres de sécurité.

Déterminer les paramètres d’expérience d’édition

Les paramètres d’expérience d’édition incluent la possibilité de désactiver le chat, la recherche d’images et d’icônes, ainsi que les modèles standard. Cette page de la console d’administration est également l’endroit où vous pouvez importer les polices de marque que vous souhaitez mettre à la disposition de tous les utilisateurs avec licence de votre compte Entreprise. Pour plus d’informations, consultez l’article Console d’administration Lucid : paramètres de sécurité.

Définir l’accès aux dossiers d’équipe

Gérez les paramètres du dossier d'équipe à partir de la page Sécurité du panneau d'administration, comme expliqué dans l'article Panneau d'administration de Lucid : Paramètres de sécurité. C'est ici que vous pouvez choisir de restreindre la création de dossiers d'équipe.

Reportez-vous à notre article Créer des dossiers d'équipe pour plus d'informations afin de décider si vous souhaitez que l'accès soit disponible pour vos utilisateurs.

Fonctionnalités supplémentaires pour les titulaires de compte

Maintenant que votre compte est configuré de la manière la plus judicieuse pour votre organisation, vous êtes prêt à passer à la gestion quotidienne de votre compte Lucid.

Dans cette section, vous découvrirez des options de gestion de compte supplémentaires qui peuvent être exploitées pour gérer votre compte avec succès, quoi qu’il arrive. Cela inclut des fonctionnalités telles que la recherche et la gestion de documents avec la fonction Découverte de documents, la gestion de votre abonnement, la personnalisation des attributs de document, l’accès aux données d’utilisation et l’exploration de fonctionnalités complémentaires telles que KMS et les formations.

Utiliser la découverte de documents
La découverte de documents vous permet de rechercher, de consulter et de modifier les autorisations de partage pour tous les documents appartenant à votre compte. En outre, vous pouvez télécharger un fichier CSV avec les métadonnées du document, restaurer des documents supprimés, transférer la propriété d’un document, déplacer des documents dans des dossiers d’équipe et révoquer les autorisations de partage externe pour des documents spécifiques.

Pour en savoir plus sur la recherche de documents, consultez notre panneau d'administration Lucid : Paramètres de conformité.

Gérer les informations d’abonnement et de facturation
Consultez notre article Aperçu de la rubrique Forfait et facturation pour obtenir la liste complète de toutes les ressources d’abonnement ; notamment la gestion de votre forfait Lucid, la résolution des problèmes de paiement, la mise à jour des informations de facturation, l’accès aux factures ou leur modification, et la vérification de vos informations fiscales.

Pour acheter des licences supplémentaires, reportez-vous à notre article Ajouter plus de licences Lucid pour obtenir des instructions.

Personnaliser les attributs et les statuts des documents
Vous pouvez configurer des attributs et attribuer des statuts et des classifications personnalisés aux documents et aux dossiers d'équipe de votre compte. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le panneau d'administration de Lucid : Paramètres de conformité.

Déterminer l'héritage du compte
Pour connaître les étapes à suivre pour résilier votre plan ou pour supprimer complètement le compte Entreprise et pour supprimer votre compte et vos données personnelles de Lucid Software, consultez nos articles.

Pour transférer la propriété du compte à un autre utilisateur, suivez les étapes de la section Changer le titulaire du compte.

Fonctionnalités complémentaires

• Données d’utilisation : pour plus d’informations sur l’emplacement de téléchargement du fichier CSV des données utilisateur et du PDF Lire la FAQ sur les rapports, reportez-vous à notre article Bienvenue dans la console d’administration de Lucid.
• KMS : pour en savoir plus sur l’utilisation du service de gestion des clés Lucid pour contrôler vos propres clés de chiffrement afin d’ajouter une couche de sécurité, consultez notre article Console d’administration Lucid : paramètres de sécurité pour plus d’informations et les étapes suivantes.
• Formation personnalisée : vous pouvez acheter des formations sur site, des formations personnalisées, des webinaires sur mesure et des services de mise en œuvre pour augmenter la valeur et le rendement de votre compte Lucid. Pour commencer, contactez votre gestionnaire de compte, votre responsable de la réussite client ou notre équipe services professionnels.

Ressources

Consultez ces ressources supplémentaires pour accroître votre expertise et vous familiariser avec la gestion de votre nouveau compte Entreprise. Ces ressources ne sont disponibles qu’en anglais.

Publication dans la communauté
Le premier article à consulter : Solutions de dépannage pour les problèmes d’administration afin d’obtenir de l’aide sur les problèmes courants ou pour poser une question.

Atelier de formation
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