Los organigramas en Lucidchart ofrecen una representación visual clara de la jerarquía de su organización. Cuando se combinan con otras funciones de Lucidchart, se vuelven aún más versátiles: transforme su organigrama en un documento vivo que puede usar para registros diarios del equipo, análisis organizacional y planeación estratégica para una toma de decisiones más informada y una mejor colaboración entre departamentos.
Lea este artículo para obtener más información sobre cómo aprovechar todo el poder de Lucidchart al combinar organigramas con herramientas como formato condicional, fórmulas, formas dinámicas y más.
En este artículo
Este artículo le servirá como guía a través de las diferentes opciones y características disponibles durante el proceso de creación de un organigrama, permitiéndole determinar:
- ¿Qué método emplear para construir su organigrama?
- Cómo formatear el organigrama para una mejor legibilidad
- Cómo realizar actualizaciones en su organigrama cuando se producen cambios en su organización
- ¿Qué funciones adicionales de Lucidchart pueden ayudarlo a analizar patrones en su organigrama?
- Cómo compartir mejor su organigrama según su audiencia
Si, en cambio, busca instrucciones paso a paso que incluyan cómo mover y editar formas de organigramas, cómo importar datos y cómo agregar imágenes, consulte nuestro artículo Crear un organigrama .
Construya la base de su organigrama
La primera pregunta que debe hacer antes de comenzar es cómo desea introducir la información en su organigrama. En Lucidchart, puedes ingresar datos sobre la forma de los empleados manualmente o importar datos desde una fuente externa según tus necesidades.
Construya un organigrama manualmente si:
- No tienes una fuente de datos existente (como Excel o Google Sheets) con la información de tu organigrama.
- Planea realizar actualizaciones manuales al organigrama.
- Tiene una organización más pequeña que no requiere cambios de gráficos frecuentes o complejos.
Construya su organigrama importando datos si:
- Tienes una fuente de datos con la información de tu organigrama.
- Desea tener la capacidad de reemplazar o actualizar los datos del organigrama para realizar actualizaciones.
- Tiene una organización grande que requiere cambios de gráficos frecuentes o complejos.
Consejo: Lucid tiene una amplia variedad de plantillas de organigramas prediseñadas que le proporcionan un punto de partida para trabajar e incluso pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de ciertos datos en su organigrama. Luego de insertar una plantilla, puede realizar cambios manuales o puede reemplazar el conjunto de datos para personalizarlo para su organización. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte nuestro artículo Comience con una plantilla .
Crear un organigrama manualmente
Antes de poder crear su organigrama manualmente, debe abrir la biblioteca de formas del organigrama. Para ello siga estos pasos:
- Seleccione Más formas en la parte inferior del menú Forma, a la izquierda del documento.
- Marque la casilla en el menú de navegación de la izquierda junto a “Organigrama”.
- Haz clic en Usar figuras seleccionadas.
Ahora puede acceder a la forma del organigrama desde el menú Forma de su documento. Una vez que esté en el canvas, puede agregar, mover y editar formas individuales según sea necesario para personalizar completamente su organigrama.
Nota: Puede crear un organigrama con cualquier forma en un patrón jerárquico. Si tu gráfico incluye cinco o más formas que incluyen el nombre y el cargo de un empleado, Lucid te pedirá que las conviertas a formas oficiales de organigrama.
Importar datos de organigramas existentes
Para importar un organigrama con éxito, debe cerciorar de que los datos estén configurados correctamente. Antes de mostrarte cómo configurar los datos, decide si quieres usar un archivo cargado o datos vinculados de Google o Microsoft 365. Existen algunas diferencias clave entre ambos:
- Un archivo CSV o Excel (XLSX) cargado: este es un archivo estático que existe en su dispositivo. Los cambios realizados en el archivo CSV/Excel en su dispositivo no se reflejarán en su organigrama a menos que reemplace los datos en Lucidchart con un archivo CSV/Excel nuevo y actualizado. Esta opción puede ser mejor si descarga su organigrama desde una fuente externa como un archivo en su dispositivo.
- Una hoja de cálculo de Google Sheet o un libro de Excel de Microsoft 365 vinculado: se trata de un archivo dinámico alojado en línea y conectado a Lucidchart. Los cambios realizados en Google o Microsoft 365 se reflejarán en el organigrama cuando actualice los datos. Esta opción puede ser la mejor si prevé que su organigrama cambiará con frecuencia.
Ahora, volvamos a cómo debemos configurar los datos para garantizar una importación exitosa. Independientemente de cómo los importe, sus datos deben tener un formato particular para que Lucidchart pueda leerlos correctamente. Tiene flexibilidad en cómo hacer esto siempre que cada empleado tenga un identificador único, como un ID de empleado o un nombre. Puede agregar tantas columnas adicionales como necesite, como Rol, Ubicación, Email, etc.
A continuación se muestra un ejemplo de los mismos datos formateados de dos maneras. Ambos ejemplos generarían el mismo organigrama al importarlos porque incluyen información de identificación única.
Consejo: haga clic aquí para descargar un archivo CSV de muestra con el formato de fuente de datos adecuado.
Una vez que sus datos estén formateados correctamente, puede importarlos siguiendo los pasos de nuestro artículo Crear un organigrama . Al realizar los pasos de importación, tiene la opción de crear un organigrama para toda su organización o dividirlo en grupos más pequeños. Por ejemplo, puede optar por crear varios organigramas más pequeños según la ubicación o el supervisor. Si decide dividirlo, cada parte se insertará en una página diferente en Lucidchart, y cada página aparecerá como una pestaña distinta en la parte inferior de su documento.
Personalización del organigrama
Una vez creado su organigrama, puede personalizar el formato y el estilo para adaptarlo a sus necesidades o marca.
Mejore la claridad actualizando el diseño
Tiene varias opciones de diseño ubicadas en el panel Contexto del organigrama, que se puede abrir colocando el cursor sobre el organigrama y haciendo clic en Organigrama en la esquina superior izquierda del esquema del organigrama.
En la pestaña “Diseño”, puedes ajustar:
- Estilo de diseño: ajusta el diseño y el espaciado del organigrama. Por ejemplo, disminuya el tamaño general del organigrama disminuyendo el espacio entre cada forma.
- Estilo de forma: elige cómo aparecerán las formas en el canvas. Por ejemplo, elija un estilo que incluya una foto o una forma que admita un texto más largo.
- Campos de empleado: determina qué campos del organigrama aparecen en las formas. Por ejemplo, simplifique su organigrama mostrando solo “Nombre” y “Rol”. Todos los demás datos seguirán estando disponibles en el panel Contexto.
A continuación se muestra un ejemplo del mismo organigrama con dos diseños diferentes. La opción de la izquierda es más simple y fácil de escanear, mientras que la opción de la derecha contiene más información. El diseño que usted elija dependerá de lo que necesite de su organigrama.
Obtenga más información: para conocer los pasos sobre cómo actualizar el diseño y el formato de su organigrama desde el panel Contexto, consulte nuestro artículo Crear un organigrama .
Mejorar la legibilidad y el atractivo visual
Para mejorar la legibilidad, el cumplimiento de la marca o una preferencia personal, puede elegir diseñar su organigrama de distintas maneras, incluido cambiar el color de relleno, el tipo o tamaño de fuente, el color de línea o incluso agregar una clave de diagrama. Las opciones de formato básicas se encuentran en la parte superior del canvas en Lucidchart, y la clave del diagrama está disponible en la biblioteca de formas estándar.
Puede actualizar el estilo de todo el organigrama o llamar la atención sobre personas específicas actualizando el estilo solo para ellas. Además, puede establecer un estilo predeterminado para todas las formas de organigramas existentes y nuevas. El siguiente ejemplo incluye diferentes colores y tamaños de fuente, así como una clave de diagrama.
Más información: para obtener más información sobre cómo diseñar formas en Lucidchart, consulta nuestro artículo Agregar y personalizar formas en Lucidchart.
Personalice la estructura según las necesidades individuales.
Para simplificar, Lucidchart estructura los organigramas según un algoritmo específico basado en niveles, donde todos los empleados deben reportar a un supervisor en el nivel directamente superior a ellos. Si bien esto funciona para la mayoría de las experiencias de organigramas, hay algunos casos en los que es posible que necesite personalizar la estructura de su organigrama para que se ajuste mejor a sus necesidades. En la mayoría de los casos, puede lograr esto agregando una línea a su organigrama o copiando y pegando un organigrama individual en el canvas. Vea el siguiente ejemplo, que muestra cómo puede agregar un asistente ejecutivo al CEO.
Consulte las siguientes publicaciones de la comunidad para ver ejemplos sobre cómo personalizar la estructura de su organigrama:
Mantenga su organigrama actualizado
En nuestro mundo agitado, el cambio se produce rápidamente. Cuando ocurre un cambio en su organización y necesita actualizar su organigrama, hay tres formas principales de hacerlo:
- Actualizar la estructura y los datos manualmente
- Actualice su conjunto de datos
- Reemplace su conjunto de datos
Lea las secciones a continuación para obtener detalles sobre cuándo elegir cada método.
Realizar actualizaciones manuales
Si originalmente creó su organigrama de forma manual, deberá realizar actualizaciones manuales tanto en la estructura de su organigrama como en los datos de los empleados cuando se produzcan cambios. Puede actualizar la estructura del organigrama arrastrando formas a nuevas ubicaciones en el canvas y actualizar los datos de los empleados manualmente escribiendo la nueva información directamente en la forma del organigrama.
Nota: Solo puede editar la información seleccionada para mostrar en las formas del organigrama. Puede editar qué campos de empleados se muestran en el panel de contexto del organigrama en “Diseño”.
Siempre puedes actualizar la estructura y los datos del organigrama manualmente, incluso si originalmente creaste el organigrama mediante importación. Sin embargo, si emplea datos importados para mantener su organigrama actualizado, le recomendamos que realice las actualizaciones necesarias en su fuente de datos y luego actualice o reemplace su conjunto de datos en Lucid en lugar de realizar cambios manuales.
A menos que configuró la sincronización bidireccional con Microsoft 365 Excel (enlace a otro artículo), los cambios manuales no son bidireccionales: editar las formas, los datos y la estructura del organigrama en Lucidchart no afecta su conjunto de datos original si creó su organigrama importando datos.
Consejo: si creó un organigrama manualmente, pero desea tener la opción de actualizarlo en el futuro mediante la importación de datos, puede exportar su organigrama como datos CSV. Esto crea un conjunto de datos que puedes editar y mantener si prefieres importar datos para realizar actualizaciones en el futuro.
Actualice o reemplace su conjunto de datos 
Si creó su organigrama a través de la importación de datos y tiene una cuenta Enterprise, puede actualizar su organigrama actualizando o reemplazando los datos.
- Actualice si su conjunto de datos se vinculó desde Google o Microsoft 365.
- Reemplace si su conjunto de datos se cargó desde su dispositivo como un archivo CSV/Excel o si está empleando un conjunto de datos diferente al que importó originalmente.
Al actualizar o reemplazar datos, se le ofrece la opción de conservar los cambios manuales realizados o volver a la fuente de datos original. Esto es lo que cada uno de ellos significa para su organigrama:
- Conservar los cambios de Lucidchart: esta opción le indica a Lucidchart que conserve los cambios manuales que realizó en su organigrama desde su última importación. Esto significa que los cambios realizados en la fuente de datos, como el nombre, el rol o la información de contacto, se actualizarán, pero las actualizaciones manuales que realizó en Lucidchart no se sobreescribir.
- Revertir a la fuente de datos original: con esta opción, su organigrama reflejará exactamente lo que hay en la fuente de datos. Si realizó cambios manuales en Lucidchart, se sobreescribir si difieren de la fuente de datos.
Independientemente de si elige mantener los cambios manuales o volver al original, se conservará el formato de las formas existentes. Cualquier forma nueva agregada a partir de los datos tendrá un formato predeterminado o cumplirá con cualquier regla de formato condicional que se configuró.
Analice patrones dentro de su organigrama
Ahora que creaste un organigrama profesional y funcional, es hora de ponerlo a trabajar. Con funciones adicionales de Lucid, puedes convertirlo en mucho más que un simple diagrama estático de empleados. Con funciones como filtros, formato condicional, formas dinámicas y contenedores inteligentes, puede analizar datos e identificar patrones dentro de su organización.
Simplifique su vista con filtros
Desde el panel Contexto del organigrama, puede agregar un filtro para mostrar solo los empleados que cumplen ciertos parámetros según los datos de forma. Esto es particularmente útil para organigramas grandes en los que quizás solo desee ver una parte de los empleados, como un departamento específico, una ubicación de oficina o un rol.
El siguiente ejemplo muestra un organigrama a la izquierda, seguido del mismo organigrama filtrado para mostrar solo los empleados en los Estados Unidos a la derecha.
Más información: Para obtener más información sobre cómo agregar filtros a un organigrama, consulte nuestro artículo Crear un organigrama .
Visualice los datos de los empleados con la vista de grupo
Las vistas de grupo del organigrama pueden organizar a sus empleados en contenedores inteligentes según datos de forma, como ancho de banda, ubicación y departamento, lo que le brinda una vista general de los empleados que coinciden con ciertos parámetros. Esta es una opción popular para los equipos Scrum, ya que permite a los colegas de equipo identificar rápidamente la experiencia, los conjuntos de habilidades y la disponibilidad.
Más información: Para obtener más información, consulte nuestros artículos Crear un organigrama o Visualizar datos con contenedores inteligentes .
Identifica patrones automáticamente con formato condicional
Agregar formato condicional a su organigrama es una excelente manera de:
- Identifique y analice visualmente patrones en los datos de su organigrama.
- Simplifique la apariencia de su organigrama agregando formato para los campos ocultos.
- Aplique formato a cualquier forma nueva del organigrama que se agregue al actualizar o reemplazar datos en su organigrama.
En el siguiente ejemplo, se crearon reglas de formato para agregar un ícono de color diferente según el campo “Ancho de banda” y un color de relleno diferente según el campo “Departamento” para cada empleado. A continuación se presentan algunos beneficios de tener estas reglas implementadas:
- Es fácil identificar patrones como que el ancho de banda es menor en el equipo de Producto que en el equipo de Soporte.
- El departamento y el ancho de banda se identifican fácilmente sin necesidad de que los campos sean visibles como texto en la forma, lo que hace que el organigrama sea menos desordenado y más atractivo visualmente.
- A todos los empleados nuevos agregados se les agregará automáticamente un ícono y un color de relleno en función de sus datos individuales.
Más información: para obtener más información y conocer los pasos detallados, consulta nuestro artículo Agregar formato condicional en Lucidchart .
Analizar datos de formas con fórmulas
Las fórmulas en Lucidchart son una forma versátil de analizar datos de formas en el canvas para obtener una vista integral de su organización. Puede agregar fórmulas directamente a formas de organigramas, tablas o cualquier otro campo de texto en su documento. Algunas formas en las que puedes emplear fórmulas son:
- Cuente los empleados en cada región.
- Sumar los salarios de cada departamento.
- Promedio del número de años de experiencia por equipo.
- Identificar roles abiertos en la organización.
En el siguiente ejemplo, se creó una tabla con fórmulas para contar el número de empleados en cada región y en cada departamento. Con la fórmula implementada, a medida que se agregan, eliminan o modifican empleados, los números en la tabla se actualizan automáticamente de acuerdo con los nuevos datos. Si prefiere un gráfico o diagrama en lugar de una tabla, continúe leyendo en la siguiente sección para aprender a crear gráficos con formas dinámicas.
Esta fórmula se empleó en el primer cuadro de la tabla a continuación: ¡úsela como ejemplo al crear la suya!
- =countif(descendientes(pagina), AND(this.'Ubicación' = 'EE.UU.',este.'Departamento' = 'Soporte' ))
Más información: Para obtener más información sobre cómo incorporar fórmulas en su documento Lucidchart, consulte nuestro artículo Usar fórmulas en Lucidchart .
Crea gráficos con formas dinámicas
Las formas dinámicas en Lucidchart son formas que cambian según los datos del documento, como un gráfico circular o una barra de progreso. Estas formas se combinan mejor con fórmulas o formato condicional para aprovecharlas al máximo junto con su organigrama.
En el siguiente ejemplo, se agregaron tres formas dinámicas al canvas para mostrar visualmente el porcentaje de la organización que se encuentra en cada ubicación. El valor de cada forma dinámica se agregó como una fórmula para que se actualice automáticamente cuando se agregan, eliminan o cambian empleados.
Por ejemplo, la fórmula para el valor de la forma de EE. UU. cuenta las formas en la página cuyo campo Ubicación es igual a “EE. UU.”.
- =countif(descendientes(pagina), this.'Ubicación' = 'US')
También puede combinar formas dinámicas con formato condicional para agregar una forma dinámica a cada persona de su organización que represente un campo numérico.
En el siguiente ejemplo, se aplicó un formato condicional para agregar una forma dinámica basada en el campo Ancho de banda de cada empleado, lo que proporciona una visualización rápida de la carga de trabajo de cada empleado. Estas formas se actualizan automáticamente con cualquier cambio en los datos cuando se actualizan o reemplazan.
Más información: Para obtener más información y conocer los pasos detallados, consulte nuestro artículo Visualizar datos con formas dinámicas .
Exportar o imprimir una versión estática
Si compartir una versión estática de su organigrama se adapta mejor a sus necesidades, puede exportarlo como una imagen o un archivo PDF a su dispositivo o puede imprimir una copia física.
Más información: Para obtener más información y pasos detallados, consulte nuestro artículo Exportar o imprimir un documento Lucid .
Si tiene un organigrama particularmente grande:
Si bien exportar e imprimir no es la mejor opción para compartir un organigrama grande, a veces es inevitable. En esos casos, aquí hay algunos consejos para optimizar la versión exportada o impresa:
- Al crear su organigrama, divídalo en varias páginas por departamento o ubicación.
- Emplee los filtros del organigrama para dividirlo en partes más pequeñas antes de exportarlo.
-
Ajuste la escala del contenido de su documento para cerciorar de que no sea demasiado pequeño ni demasiado grande para exportar.
- Consejo profesional: preste atención al tamaño de la fuente. Si alguna de las fuentes de su documento tiene menos de seis caracteres, puede resultar difícil leer una versión exportada o impresa de su organigrama y deberá ajustar la escala del contenido para que sea mayor.
- Desactive lienzo infinito y habilite Paginación automática para ver cómo se dividirá el organigrama en páginas cuando se imprima.
Publicar o incrustar una versión en tiempo real
Si compartir una versión dinámica de su organigrama es la mejor opción para usted, puede publicarla o incrustar una versión en tiempo real en su propio sitio web.
Publica tu organigrama
La publicación genera un enlace que puedes enviar a cualquier persona (incluidos usuarios que no son de Lucid), lo que les otorga acceso para ver tu organigrama. Puede elegir publicar su organigrama como:
- URL: genera un enlace para navegar a una versión sitio web en tiempo real del organigrama.
- PDF: genera un enlace para descargar una instantánea en PDF del organigrama tal como aparece en Lucidchart en ese momento.
- Imagen: genera un enlace para descargar una instantánea de la imagen del organigrama tal como aparece en Lucidchart en ese momento.
Si publica su organigrama como PDF o imagen, el archivo descargado es estático y no se actualizará con cambios futuros. Sin embargo, si realiza actualizaciones, los usuarios pueden volver a hacer clic en el enlace original para descargar la última versión.
Incruste su organigrama
La incrustación le permite colocar una versión interactiva de su organigrama en su propio sitio web. Puede generar un código de inserción directamente en Lucidchart o puede emplear una de las integraciones de inserción externas de Lucid, como:
Más información: Para obtener más información y seguir los pasos detallados, consulta nuestro artículo Publicar o incrustar un documento Lucid .
Recursos
Para obtener más información sobre cómo aprovechar todo el potencial de los organigramas, explore los recursos adicionales a continuación. Estos recursos están disponibles sólo en inglés.
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