Панель администратора Lucid: настройки соответствия

Переход на страницу соответствия

Чтобы попасть на страницу панели администратора «Документы и папки», выполните следующие действия:

1. Выберите «Администрирование».
2. Нажмите на раздел «Соответствие требованиям»  в меню слева.

Поиск с функцией «Разрешения на доступ»

Функция «Разрешения на доступ» доступна только для учетных записей уровня «Корпоративный». Ознакомьтесь со статьей « Обновление тарифного плана для учетной записи Lucid », чтобы узнать, как это сделать. Функция «Разрешения на доступ» отображает результаты только для документов, принадлежащих вашей учетной записи уровня «Корпоративный». Результаты не включают документы, которые не принадлежат учетной записи, даже если они находятся в общем доступе с пользователем этой учетной записи.

Владельцы учетных записей, администраторы документов и администраторы Shield могут использовать функцию «Исследование» (Discovery) для поиска, просмотра и редактирования разрешений на общий доступ ко всем документам, принадлежащим вашей учетной записи. Чтобы получить доступ к этой функции, выберите пункт «Исследование» в раскрывающемся меню слева. Читайте далее, чтобы узнать больше.

Доступ к документам

Поиск документов, принадлежащих вашей учетной записи уровня «Корпоративный», доступен с помощью основных или дополнительных параметров поиска.

Основные параметры поиска

Основные параметры включают поиск по учетным записям пользователей, ключевым словам и дате. Если вы ищете по учетным записям пользователей, установите флажок, чтобы получать результаты только по документам, принадлежащим указанным пользователям. В противном случае будут показаны все результаты по документам, к которым у них есть доступ в вашей учетной записи уровня «Корпоративный». Если вы используете ключевые слова для поиска, вы можете искать как по содержимому документа, так и по его тегам и атрибутам. Если вы ищете по дате, можно выбрать дату создания или дату последнего изменения из раскрывающегося списка.

Дополнительные параметры поиска

В раскрывающемся списке дополнительных параметров доступны фильтры по типу документа, его месту хранения, внешнему доступу, ID, классификации и статусу. В раскрывающемся списке «Место хранения документа» доступны следующие параметры фильтрации для поиска:

• Везде
• Только команды и общие папки
• Исключить команды и общие папки
• Только удалённые документы

В разделе «Внешний доступ» вы также можете отфильтровать результаты поиска, чтобы отображались только документы, которые доступны внешним соавторам или содержат внешние ссылки. Сюда входят документы, у которых включена ссылка на общий доступ, опубликованные или встроенные документы, а также документы, доступ к которым был открыт соавторам за пределами вашей организации.

Результаты поиска

На странице результатов поиска всегда отображается название документа. В зависимости от указанных критериев поиска, вы можете увидеть до пяти дополнительных столбцов из следующего списка: владелец документа (индивидуальный пользователь, команда или общая папка), ID документа, дата создания, дата изменения, соавторы, наличие внешнего доступа, классификация и статус. 

В правом верхнем углу страницы результатов поиска «Разрешения на доступ» выберите значок управления столбцами , чтобы поставить или снять флажок напротив столбцов, которые хотите выбрать или убрать для отображения в результатах поиска. Ширину колонок в таблице результатов поиска можно изменить, нажав и перетащив заголовок.

Поиск ограничен 10 000 результатов. Если вы достигли ограничения, необходимо сузить параметры поиска.

Просмотр документов

Документы из результатов поиска можно открыть в режиме просмотра без возможности редактирования. 

При использовании этих прав администратора документа соавторы не увидят, что вы просматриваете документ. Поскольку вы можете только просматривать документы, это не повлияет на историю изменений документа.

Если у вас есть дополнение Enterprise Shield, вы также сможете просматривать историю изменений документа.

Изменение прав общего доступа

После доступа к документу в учетной записи с помощью функции «Разрешения на доступ», вы можете открыть меню «Поделиться» и изменить настройки для пользователей в отношении открытия или закрытия их доступа к документу. Чтобы сделать это, выполните следующие шаги, находясь в документе:

1. Нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу документа.
2. Отредактируйте разрешения на общий доступ.
3. Нажмите «Готово».
    

Загрузка CSV

Если к вашей учетной записи подключено дополнение Enterprise Shield, вы можете загрузить метаданные документа в CSV. Для этого выполните следующие шаги на странице результатов поиска:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
2. В списке результатов поиска установите флажок в самом левом столбце напротив документов, метаданные которых необходимо загрузить в CSV.
3. Выберите «Действия».
4. Нажмите «Экспортировать только CSV с метаданными».

Затем CSV-файл будет загружен на ваше устройство. CSV-файл будет содержать следующую информацию:

• Заголовок
• Тип документа
• Документ, подтверждающий статус доступа к данным, может включать в себя:
   
  • Учетная запись с ограниченным доступом: ссылка для общего доступа работает только для пользователей, вошедших в вашу учетную запись Lucid, в связи с включенной настройкой ограниченного доступа.
  • Публичный: ссылка для общего доступа активна и доступна всем авторизованным пользователям Lucid.
  • Совместная работа: документ передан для общего доступа напрямую через имя или адрес электронной почты одному пользователю или группе пользователей.
  • Встраиваемый: встраиваемый код включается либо вручную, либо посредством интеграции.
  • Опубликованный: документ был опубликован.
  • Анонимный: ссылка для общего доступа активна для всех пользователей без входа в систему, независимо от того, связан ли пользователь с вашей учетной записью.
  • Нет: Доступ к документу имеет только его владелец, и он не был предоставлен ни одним из описанных выше способов.
     
• Владелец
• Время создания
• Время изменения
• Внутренние пользователи
• Внешние пользователи (пользователи, которые имеют доступ к документу, но не являются частью учетной записи).
• Атрибуты и метки
• Код документа
• Адрес документа

Восстановление документа

В учетной записи уровня «Корпоративный» возможно восстановление отправленных в корзину или безвозвратно удаленных документов. Для этого выполните следующие действия на странице результатов поиска:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
2. В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, которые вы хотите восстановить.
3. Выберите «Действия».
4. Нажмите « Восстановить».

В появившемся всплывающем окне можно выбрать восстановление документа в исходном месте или же указать общую папку в вашей учетной записи, где будет восстановлен документ. 

Передача права владения документом

Из результатов поиска можно передать право собственности на один или несколько документов сразу. Вы можете передать право собственности на документы, принадлежащие конкретному пользователю в вашей учетной записи, или же на документы в общих папках. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
2. В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, право собственности на который вы хотите передать.
   • Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
3. Выберите «Действия».
4. Нажмите «Передать права собственности на документ».
5. Во всплывающем окне выберите нового владельца из выпадающего списка пользователей вашей учетной записи.
6. Нажмите «Передать права собственности».

Место хранения документа

Вы можете использовать этот параметр из результатов поиска для перемещения документов в общие папки. Для этого выполните следующие действия:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
2. В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, право собственности на который вы хотите передать.
   • Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
3. Выберите «Действия».
4. Нажмите на «Место хранения документа».
5. Во всплывающем окне выберите из раскрывающегося списка общую папку, в которую вы хотите переместить документ.
6. Нажмите «Переместить документы».

Отмена разрешений на внешний доступ

На странице результатов поиска можно отменить доступ к выбранным документам и папкам для пользователей Lucid, не входящих в вашу учетную запись. Эта возможность доступна для учетных записей уровня «Корпоративный» с дополнением Enterprise Shield. Для этого выполните следующие действия:

1. Запустите поиск в разделе «Разрешения на доступ» используя соответствующие параметры, такие как пользователи, ключевые слова, тип документа и дата создания.
2. В результатах поиска установите флажок слева от одного или нескольких документов.
   • Установите флажок в верхней части страницы результатов поиска, чтобы выбрать все документы
3. Нажмите «Действия» в правом верхнем углу страницы результатов поиска.
4. Выберите один из следующих вариантов:
   • Удалить любой тип внешнего доступа, чтобы исключить внешних соавторов и запретить доступ по внешним ссылкам к выбранным документам или папкам.
   • Удалить только внешних соавторов, чтобы исключить внешних соавторов из доступа к выбранным документам или папкам.
   • Ограничить только внешние ссылки, чтобы отключить возможность доступа по внешним ссылкам к выбранным документам или папкам.
5. В появившейся панели выберите настройки внешнего доступа и уведомлений.
6. Нажмите Удалить внешний доступ.

Изменение классификации документов

Из результатов поиска у тебя есть возможность редактировать классификации, назначенные документам, принадлежащим твоей учетной записи. Чтобы редактировать классификации выбранных документов, следуй этим шагам:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
2. В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, классификацию которых вы хотите изменить.
   • Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
3. Выберите «Действия».
4. В раскрывающемся списке выберите «Изменить классификацию».
5. На появившейся панели выберите один из вариантов классификации в раскрывающемся списке.
   • Здесь отображаются классификации, применяемые к вашей учетной записи. Подробную информацию см. в разделе «Создание пользовательских классификаций учетной записи» этой статьи.
6. Нажмите «Обновить классификацию».
   

Пометить документы для окончательного удаления

В результатах поиска доступна опция пометки для удаления документов, принадлежащих вашей учетной записи. Чтобы выполнить это действие необходимо сделать следующее:

1. Выполните поиск в разделе «Разрешения на доступ», указав нужные параметры: пользователи, ключевые слова, тип документа и дату создания.
   • В результатах поиска установите флажок слева от документа или документов, которые вы хотите удалить.
2. Вы можете поставить флажок сверху, чтобы выбрать все документы на странице результатов поиска.
3. Выберите «Действия».
4. Из раскрывающегося списка выберите пункт «Отметить для безвозвратного удаления».
5. При необходимости можно установить флажок в панели, чтобы уведомить владельцев документов по электронной почте о том, что документы будут безвозвратно удалены через 30 дней.
   • Как администратор, отметивший документ(ы) для безвозвратного удаления, вы автоматически получите подтверждающее электронное письмо независимо от того, решите ли вы уведомить владельцев документа или нет.
     
6. Нажмите пункт «Отметить для безвозвратного удаления».

После безвозвратного удаления документ невозможно восстановить или получить к нему доступ. Однако название документа может продолжать отображаться в журналах аудита Enterprise Shield в течение всего применимого 180-дневного периода хранения журналов аудита.

Это действие может быть отменено администраторами на странице «Разрешения на доступ» в течение 30 дней. По истечении этого срока документы будут безвозвратно удалены. Чтобы отменить удаление, следуйте шагам 1-3 выше, а затем выберите пункт «Восстановить» из раскрывающегося меню «Действия».

Добавление атрибутов, статусов и классификаций

Выберите пункт «Атрибуты» из раскрывающегося списка в меню слева в разделе «Соответствие» панели администратора. Здесь можно настроить атрибуты и назначить пользовательские статусы и классификации для документов и общих папок в вашей учетной записи. Владелец учетной записи, а также администраторы документов, администраторы учетной записи и администраторы Shield могут использовать данные функции в административной панели Lucid.

Создание пользовательских классификаций учетной записи

Вы можете настроить пользовательские классификации для документов в своей учетной записи уровня «Корпоративный». Чтобы узнать, как это будет отображаться для ваших пользователей, ознакомьтесь со статьей «Управление статусом документов и установка классификации». Чтобы настроить классификацию, владелец учетной записи, администраторы документов, администраторы учетной записи и администраторы Shield могут выполнить следующие действия:

1. Выберите пункт «Атрибуты» в развернутом меню слева.
2. Выберите вкладку «Документ» в верхней части страницы.
   • Эта функция доступна только на уровне документа. Она не применима к общим папкам.
3. Нажмите «Изменить» в правой части раздела «Классификация».
   • Появится модальное окно настроек классификации.
     
4. Выберите «+ Добавить классификацию» внизу страницы.
5. Нажмите на блок с цветной точкой слева и выберите цвет для классификации.
6. Введите пользовательский заголовок классификации в соответствующий блок.
7. Дополнительно можно добавить описание классификации с кратким пояснением, когда ее нужно применять. 
8. Если у вас есть дополнение Enterprise Shield, рассмотрите возможность подключения элемента управления к классификации или использовании автоматической классификации.
   • Чтобы узнать больше об элементах управления классификациями и о том, как они могут помочь вам сохранить конфиденциальность важной информации, ознакомьтесь с подразделом «Управление классификацией» ниже.
   • Чтобы узнать больше о комбинировании категорий конфиденциальности и классификаций, ознакомьтесь с подразделом «Автоматическая классификация» ниже.
9. При необходимости можно указать ссылку на внутренние правила компании, связанные с этой классификацией.
10. Нажмите «Сохранить».

Чтобы удалить значение классификации, наведите курсор на название значения и нажмите на значок корзины , который появится справа.

Установка классификации по умолчанию  

Чтобы установить классификацию по умолчанию, следуйте этим шагам:

1. Нажмите «Изменить» в правой части раздела «Классификация».
2. Рядом с пунктом «Классификация по умолчанию» нажмите на раскрывающееся меню.
3. Выберите классификацию по умолчанию.
4. Нажмите «Сохранить».

Классификация по умолчанию будет применяться ко всем новым документам Lucid, созданным пользователями в учетной записи после установки классификации по умолчанию.

Обязательное указание классификации

После установки классификации по умолчанию, описанной выше, вы можете сделать классификацию обязательной для всех новых документов в вашей учетной записи с помощью дополнения Enterprise Shield. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите «Изменить» в правой части раздела «Классификация».
2. Справа от раскрывающегося списка «Классификация по умолчанию» установите отметку напротив опции «Обязательно».
3. Нажмите «Сохранить».

При включенной опции обязательной классификации для документов, ее можно изменить, если для документа требуется классификация, отличная от установленной по умолчанию. Однако опция «без классификации» больше не будет доступна, и пользователям необходимо будет выбирать одну из классификаций документов, предоставленных в вашей учетной записи.

Использование автоматической классификации

Функция автоматической классификации Lucid доступна для учетных записей с дополнением Enterprise Shield. Автоматическая классификация позволяет автоматически определять категорию документов на основе типа выявленного конфиденциального содержимого с помощью проверки контента. Такая автоматизация обеспечивает надежное управление и защиту конфиденциальной информации, уменьшает необходимость работы вручную и способствует соблюдению соответствия требованиям.

Для использования этой функции необходимо сначала включить проверку содержимого. Инструкции см. в разделе «Создание политики проверки контента» ниже. Мы рекомендуем настроить политику проверки контента. Обратите внимание, что если вы отключите сканирование для целой категории конфиденциальности, то вы не сможете сопоставить эту категорию с классификацией. Категория "Пользовательские" (включающая все ваши пользовательские инфотипы) также может быть сопоставлена с классификацией. Категория чувствительности может быть отнесена только к одной классификации.

Документы будут автоматически классифицированы на основе конфиденциального контента, обнаруженного с использованием политики проверки контента. Список классификаций упорядочен сверху вниз — от максимальной степени ограничения вверху до минимальной внизу. Когда в документе обнаруживается конфиденциальный контент, система проверяет, сопоставлен ли этот тип содержимого с уровнем классификации. Если это так, система сравнивает уровень классификации с текущей классификацией документа. Если текущая классификация документа менее строгая (т.е. ниже в порядке перечисления в таблице), она обновляется до нового, более строгого уровня. Если уровень текущей классификации документа выше, чем сопоставленной автоматической классификации, документ сохранит более строгую классификацию. Автоматическая классификация не может понизить текущий уровень классификации документа.

Если в документе обнаружен контент, подпадающий под несколько категорий конфиденциальности, будет применена самая строгая классификация, соответствующая одной из найденных категорий (то есть классификация самого высокого уровня, связанная с выявленным контентом). Пользователи не будут получать уведомления при изменении классификации документа. Однако действие автоматической классификации будет зафиксировано в истории изменений документа. Кроме того, при обновлении классификации документа создается запись в журнале аудита.

Чтобы узнать больше о том, как работает автоматическая классификация для пользователей, обратитесь к этому сообщению сообщества. 

Использование управления классификациями

Усовершенствованная функция классификации Lucid предлагает расширенные возможности, специально разработанные для учетных записей уровня «Корпоративный», для которых имеется необходимость сохранения конфиденциальности информации с помощью дополнения Enterprise Shield. Настраивая классификации документов, такие как «конфиденциальные» или другие подходящие обозначения с соответствующими действиями, ваша организация может контролировать, кто имеет доступ к определенным типам информации. Эти средства управления обычно соответствуют политикам управления данными вашей организации.

Владелец учетной записи, администраторы учетной записи, администраторы документов или администраторы Shield могут настроить управление классификациями на шаге 8 при создании меток классификации, описанных в подразделе «Создание пользовательских классификаций учетной записи» выше. Элементы управления могут быть привязаны к каждой классификации в зависимости от ваших требований к учетной записи. Для максимальной защиты мы рекомендуем использовать эти элементы управления в комплексе, чтобы предотвратить несанкционированное распространение или общий доступ к конфиденциальному контенту.

Доступные для выбора параметры в выпадающем списке включают:

• Отключение возможности внешнего доступа к документам как через электронную почту, так и по ссылке, для всех пользователей вне вашей учетной записи Lucid.
• Отключить дублирование документов и содержимого на холсте, включая дублирование, а также копирование и вставку во внешние файлы.
  • Это предотвращает дублирование элементов на холсте. Элементы, находящиеся за пределами холста, такие как заголовок документа, по-прежнему можно копировать.
  • Если в вашей учетной записи есть процесс Акселератор, добавление документа в репозиторий позволяет пользователям предлагать изменения. Этот процесс автоматически создает рабочую копию для облегчения предоставления предложения, даже если активна опция "отключить репликацию". Скопированный документ унаследует параметр «отключить репликацию».
• Отключение возможности публикации документов учетной записи.
• Отключение возможности экспорта документов учетной записи.
• Отключение возможности печати документов из учетной записи в Lucid.

Опции из раскрывающегося списка, приведенные выше, предотвращают возможность дальнейшего общего доступа, дублирования, встраивания, публикации, экспорта или печати документов для всех, включая владельца документа. Однако любые действия, выполненные до установки управления классификациями, остаются без изменений, а текущие участники не будут удалены. С момента включения управления все документы с соответствующей классификацией будут автоматически подпадать под действие данного управления. Рекомендуем воспользоваться функцией отмены разрешений на внешний общий доступ, доступной в разделе «Разрешения на доступ», если вы хотите отменить ранее предоставленный доступ.

Чтобы узнать подробнее о работе этих настроек и о том, как они выглядят для пользователей вашего аккаунта, ознакомьтесь с этой публикацией сообщества.

Когда к документу с помощью управления классификацией применяется первый из перечисленных выше вариантов раскрывающегося списка, он блокирует внешний доступ, даже если документ был ранее доступен пользователям вне вашей учетной записи. Это значит, что если внешний пользователь попытается открыть документ, ему будет отказано в доступе. Интеграции документов, такие как Confluence, Google Slides, SharePoint и другие, не затрагиваются этими ограничениями.

Управление классификацией не ограничивает отображение названий документов и миниатюр на странице документов или для внешних пользователей через папки. Документы, доступ к которым был напрямую открыт пользователям или которые размещены в папках с ограничением внешнего доступа, не будут доступны пользователям вне вашей учетной записи уровня «Корпоративный», даже если такие пользователи имели доступ к этим документам до присвоения классификации, запрещающей внешний доступ. Тем не менее, пользователи все равно смогут видеть название и миниатюру документа, если он не будет удален из папки или вы не отмените разрешение на внешний доступ для определенных документов через раздел «Разрешения на доступ».

Настройка пользовательских статусов учетных записей

Чтобы настроить пользовательские значения статусов и цвета для документов и общих папок в вашей корпоративной учетной записи, выполните следующие действия:

1. Выберите раздел «Атрибуты» в расширенном меню слева.
2. Выберите вкладку «Документ» или «Общая папка» в верхней части страницы в зависимости от того, какими статусами вы хотите управлять.
3. При необходимости прокрутите вниз до раздела «Статус».
4.  В правой части раздела «Статус» нажмите кнопку «Редактировать» .
    
   • Появится модальное окно «Настройки статуса».
     
5. Выберите «+ Добавить статус».
6. Нажмите на блок с цветной точкой слева и выберите цвет для статуса.
7. Введите название статуса в текстовое поле.
8. Установите флажок напротив опции «Блокировка контента», чтобы предотвратить последующее редактирование документов после установки этого статуса.
9. Нажмите «Сохранить».

Если вы хотите удалить статус, наведите курсор на его название и нажмите на значок корзины, который появится справа.

Установи статус по умолчанию
Чтобы установить статус по умолчанию, следуй этим шагам:

1. Нажмите «Редактировать» справа в разделе «Статус».
2. Рядом с пунктом «Статус по умолчанию» нажмите на раскрывающееся меню.
3. Выберите статус по умолчанию.
4. Нажмите «Сохранить».

Статус по умолчанию будет применяться ко всем новым документам Lucid, созданным пользователями в учетной записи после его установки.

Настройка пользовательских атрибутов учетной записи

Если вы являетесь владельцем учетной записи, администратором учетной записи, администратором документов или администратором Shield в учетной записи уровня «Корпоративный», вы можете настроить пользовательские атрибуты, которые позволят участникам учетной записи помечать и искать документы и общие папки. Чтобы настроить новый атрибут для документов, следуйте этим шагам:

1. Выберите раздел «Атрибуты» в расширенном меню слева.
2. Выберите вкладку «Документ» или «Общая папка» в верхней части страницы в зависимости от того, для чего вы хотите добавить атрибуты.
3. Нажмите «Добавить атрибут» на правой стороне страницы. 
   • Откроется модальное окно «Настройки атрибутов».
     
      
4. Назовите свой атрибут.
5. Выбери тип ввода в выпадающем меню.
6. Нажмите «Сохранить».

Назначение необходимых атрибутов

После того как пользовательские атрибуты вашей учетной записи будут настроены, вы можете сделать определенные атрибуты обязательными для каждого нового документа, созданного в общей папке. Чтобы сделать атрибут обязательным, установите флажок напротив опции «Обязательно» справа от атрибута на панели администратора.

Если этот параметр включен, то каждый раз, когда участник учетной записи создает новую общую папку или новый документ в общей папке, всплывающее меню предложит ему указать информацию для обязательного атрибута или атрибутов.

Использование настроек сохранения для управления документами

Владелец документа по умолчанию для удаленных или лишенных лицензии пользователей

Когда пользователи удаляются из учетной записи «Для команды» или «Корпоративный» (или у них отменяется лицензия в учетной записи «Корпоративный»), Lucid требует, чтобы любой принадлежащий им документ был передан новому владельцу. Корпоративные учетные записи могут настроить владельца документа по умолчанию для этого процесса. Если владелец товара по умолчанию не указан, товар будет передан владельцу учетной записи. Чтобы установить владельца документа по умолчанию, владельцы учетных записей и администраторы документов могут выполнить следующие действия:

1. Выберите пункт «Хранение» в развернутом меню слева.
2. Найдите раздел «Документы удаленных или лишенных лицензии пользователей».

3. Введите имя пользователя или выберите его из выпадающего списка.

   

4. Нажмите «Сохранить изменения» в правом верхнем углу.

При удалении или лишении лицензии пользователя все документы будут переданы этому владельцу по умолчанию, если иное не указано на странице пользователя в панели администратора. Для корпоративных аккаунтов, использующих SCIM, передача документов произойдет через 24 часа после снятия лицензии. Для получения дополнительной информации об удалении и аннулировании лицензий пользователей см. нашу статью «Панель администратора Lucid: управление пользователями». 

Настройка для безвозвратного удаления из корзины

Если вы являетесь владельцем учетной записи, администратором учетной записи, администратором документов или администратором Shield в учетной записи «Корзина», вы можете определить, могут ли пользователи навсегда удалять документы и папки из корзины, установив флажок. После удаления документа из корзины его невозможно восстановить.

Для выбора будут доступны только те опции, которые предусмотрены в вашей учетной записи, остальные будут недоступны (выделены серым). Опции работают следующим образом:

• Опция «Только автоматическое удаление» означает, что документы могут быть безвозвратно удалены из корзины только с помощью функции хранения документов, как описано в подразделе «Настройка политики хранения документов (только для Enterprise Shield)» ниже.
• Опция «Пользователи и автоматическое удаление» позволяет безвозвратно удалять документы из корзины как с помощью автоматизации хранения документов, так и методом удаления вручную пользователями учетной записи, как описано в подразделе «Настройка политики хранения документов (только для Enterprise Shield)» ниже.
• Опция «Только пользователи» означает, что пользователи или администраторы учетной записи могут вручную удалять документы из корзины.
• Опция «Никто» означает, что удаленный документ сохраняется в корзине без ограничения по времени, пока его не восстановят пользователь или администратор.

После безвозвратного удаления документ невозможно восстановить или получить к нему доступ. Однако название документа может продолжать отображаться в журналах аудита Enterprise Shield в течение всего применимого 180-дневного периода хранения журналов аудита.

Настройка политики хранения документов

Создайте автоматическую политику удаления документов на основе заданных критериев, обеспечивая соблюдение нормативных требований и внутренних протоколов управления данными. Эта функция доступна для учетных записей уровня «Корпоративный» с дополнением Enterprise Shield.

Чтобы настроить политику проверки контента, выполните следующие действия:

1. Установите флажок слева от опции «Автоматически удалять документы, если они соответствуют следующим критериям хранения».
2. Установите желаемый срок хранения в пределах допустимых минимальных и максимальных ограничений: 
   • 30–999 дней
   • 1–180 месяцев
   • 1–15 лет
3. В раскрывающемся списке выберите, хотите ли вы, чтобы срок хранения рассчитывался от даты создания или даты последнего изменения. 
4. Выберите из меню вариант «Документы в корзине» либо «Все документы (включая корзину)» для указания, какие документы подлежат удалению при выполнении критериев хранения.

Владелец учетной записи, администраторы документов или администраторы Shield получают уведомление по электронной почте при установлении новой политики хранения или изменении существующей. Рекомендуется с особой внимательностью создавать и изменять политики хранения. Некорректно настроенная политика хранения может привести к немедленному и безвозвратному удалению. Как только документ был безвозвратно удален из корзины, его восстановление становится невозможным.

Для уменьшения такого риска, если вы настраиваете политику с параметром «Все документы», будет отображено предупреждение: «Эта политика позволяет Lucid незамедлительно и безвозвратно удалять файлы, срок хранения которых уже превышен на момент установки политики». Эти документы могут содержать данные, которые пользователи хотят сохранить. Не сохраняйте изменения, если вы не уверены в корректности настроек политики.

Доступ к проверке контента

Функция проверки контента позволяет администраторам создавать политику проверки, а затем отслеживать результаты. Эта функция доступна владельцу учетной записи, администраторам документов и администраторам Shield. Дополнительную информацию см. далее.

Эта функция доступна для учетных записей уровня «Корпоративный» с дополнением Enterprise Shield.

Создание политики проверки контента

Эта функция ставит все документы в твоей учетной записи в очередь для сканирования на наличие определенных категорий конфиденциальных данных. Чтобы настроить политику проверки контента:

1. Выберите пункт «Проверка контента» в развернутом меню слева.
2. Перейдите во вкладку «Политика» в верхней части страницы.
3. Включите переключатель опции «Очередь документов на сканирование».

Lucid начнет сканирование вашей учетной записи на наличие контента, содержащего конфиденциальные данные в документах, и пометит конфиденциальные данные заранее определенным набором категорий. После первоначального сканирования Lucid будет проверять только измененные документы. Кроме того, при каждом добавлении или обновлении пользовательских инфотипов мы будем повторно сканировать все документы учетной записи на наличие соответствующего(их) термина(ов).

В сканирование для проверки содержимого включены следующие объекты:

• Фигуры
• Текстовые блоки
• Заметки
• Комментарии

Настройте политику проверки контента

После активации политики проверки контента у вас появится возможность настроить категории и связанные с ними типы информации, следуя приведенной ниже инструкции:

1. Выберите пункт «Проверка контента» в развернутом меню слева.
2. Перейдите во вкладку «Политика» в верхней части страницы.
3. Щелкните по любой строке категории конфиденциальной информации, чтобы просмотреть инфотипы, связанные с конкретной категорией конфиденциальной информации. 
4. Нажмите «Редактировать» в крайнем правом углу раздела «Выбранные категории конфиденциальности и типы данных».
5. Настрой политику с помощью этих методов:
    
   • Нажмите на переключатель справа от категории конфиденциальности, чтобы отключить сканирование по всей категории, включая все типы данных, входящие в нее.
   • Снимите отметки с тех типов информации, которые вы не хотите сканировать.
     
6. Нажмите кнопку «Сохранить» внизу всплывающего окна.

Чтобы получить доступ к конфиденциальным категориям, которые вы отключили, щелкните раскрывающийся список «Неактивные категории» или «Все категории». Чтобы снова включить неактивную категорию, выполните действия по настройке политики проверки контента, описанные выше, чтобы активировать категорию конфиденциальности.

Добавить пользовательский инфотип

Хотя наш инструмент Discovery позволяет выполнять ручные разовые поиски по точным фразам (например, "Проект X"), теперь вы можете автоматизировать этот процесс в рамках Content Inspection. Добавив пользовательский инфотип, вы можете непрерывно отслеживать документы вашей организации на наличие ключевых слов, названий конкретных проектов или уникальных фраз. 

После настройки наша система будет постоянно сканировать вашу среду на наличие пользовательских инфотипов, автоматически отмечая любые обнаруженные проблемы непосредственно на панели мониторинга проверки контента. 

Чтобы добавить пользовательский инфотип, выполните следующие действия:

1. Выберите пункт «Проверка контента» в развернутом меню слева.
2. Перейдите во вкладку «Политика» в верхней части страницы.
3. Нажмите кнопку «Добавить пользовательские инфотипы» в правом верхнем углу таблицы.     
4. Введите термины или фразы, которые вы хотите просканировать, используя кавычки. Каждый пользовательский инфотип должен быть уникальным.
   • Вы можете определить до 30 пользовательских инфотипов для проверки контента, которые будут сканироваться по всей вашей учетной записи. 
     
5. Нажмите кнопку «Далее: предварительный просмотр влияния» внизу модального окна, чтобы просмотреть и подтвердить ваши новые пользовательские инфотипы.
   • Если пользовательский инфотип возвращает более 5000 документов, он слишком обширен для сохранения и непрерывного сканирования. Для этих часто используемых запросов мы рекомендуем использовать наш поиск по ключевым словам Discovery для разового ручного сканирования.
6. Нажмите «Подтвердить изменения».

После подтверждения документы будут отсканированы на наличие этих условий. Сохранение новых или обновленных пользовательских инфотипов автоматически запускает повторное сканирование существующих документов. Для полного отображения предварительных результатов на вашей панели управления может потребоваться до двух дней.

Получите доступ к результатам проверки содержимого

Чтобы посмотреть результаты сканирования для проверки контента, выполните следующие действия:

1. Выберите пункт «Проверка контента» в развернутом меню слева.
2. Перейдите во вкладку «Результаты» в верхней части страницы.

Здесь вы можете просмотреть все обнаруженные совпадения конфиденциальных данных по каждому документу. Будут отображены название, владелец и все связанные с документом классификации. Также вы можете увидеть, какие категории конфиденциальности присутствуют в содержимом документа, а также количество совпадений конфиденциальной информации.

На этой странице вы можете выполнить следующие действия:

• Вы можете отфильтровать результаты поиска, используя четыре параметра фильтрации в верхней части страницы: Категория и инфотип, Внешний доступ, Владелец и Классификация. Для быстрого поиска совпадений по вашим собственным ключевым словам используйте фильтр «Категория и инфотип», выбрав политику «Пользовательская». После подачи заявки вы сможете просмотреть соответствующие документы в таблице.
  
• Установите флажок(и) рядом с документом(ами), затем выберите «Действия» и в раскрывающемся списке нажмите «Просмотреть конфиденциальные данные». В качестве альтернативы вы можете щелкнуть заголовок документа, чтобы просмотреть информацию об обнаружении конфиденциальных данных.
  • Появится всплывающее окно, показывающее все совпадения конфиденциальных данных.
• В раскрывающемся списке под кнопкой «Действия» вы также можете получить доступ к дополнительным функциям, таким как передача прав собственности на документ, управление его местоположением, отмена любого внешнего доступа и редактирование классификаций. Чтобы узнать, что означает каждая из этих опций, см. соответствующие опции, доступные на странице «Разрешения на доступ», как описано в разделе «Разрешения на доступ» выше.

Просмотр и экспорт журналов аудита

Журналы аудита Lucid предоставляют вам доступ к информации о ключевых событиях в вашей учетной записи.
Функция журнала аудита позволяет администраторам просматривать записи ключевых событий в вашей учетной записи и экспортировать события в формате CSV или JSON. Эта функция доступна владельцу учетной записи, администраторам учетной записи и администраторам Shield.

Эта функция доступна для учетных записей уровня «Корпоративный» с дополнением Enterprise Shield.

Вы можете фильтровать события по одному или нескольким из следующих параметров: дата начала и окончания, тип события и агент. После фильтрации вы можете просмотреть результаты в таблице за любой период за последние 180 дней.

Для фильтрации и просмотра журналов:

1. Выберите «Журналы аудита» в меню слева.
2. Используйте выбор даты, чтобы выбрать нужный временной интервал в пределах последних 180 дней.
3. Отфильтруйте события по нужному типу(ам) и/или агенту(ам).
4. Нажмите «Поиск».
5. Под критериями поиска таблица будет обновляться, отображая соответствующие события, отвечающие вашим критериям поиска (до 10 000 событий).
   • Чтобы изменить столбцы таблицы, в правом верхнем углу результатов поиска журнала аудита выберите... Используйте значок «Управление столбцами», чтобы установить или снять флажки с столбцов, которые вы хотите отобразить в таблице.
6. Щелкните любое событие, чтобы открыть подробные сведения о нем в журнале аудита на правой панели.

В панели «Подробная информация о мероприятии» вы можете просмотреть более детальные сведения о мероприятии. Чтобы скопировать JSON-файл события, нажмите здесь. значок копирования или Откройте JSON-файл в новой вкладке. 

Если вы хотите экспортировать все полученные события, вы можете сделать это в формате JSON или CSV, используя кнопку «Экспорт» в правом верхнем углу таблицы.

Оставьте отзыв об этой статье