Создание общих папок

Контрольные значения: управление папками рабочей группы

Об общих папках команды

См. таблицу ниже, чтобы в общих чертах увидеть, что могут делать пользователи и администраторы с различными правами доступа к общей папке:

* Администраторы с доступом к функции « Раскрытие документов » могут просматривать все документы в учетной записи независимо от прав доступа к документу. Администраторы без доступа к этой функции должны иметь как минимум право просматривать общую папку или документ, чтобы видеть их в списке документов.

Вот более подробная информация о разрешениях доступа к общим папкам:

• Перемещать папки в папку рабочей группы могут только владелец учетной записи и администратор учетной записи.
• Владелец учетной записи и администратор учетной записи всегда могут перемещать документы в папку рабочей группы и из нее, независимо от их разрешений. Пользователи могут переместить документ или доску из папки рабочей группы только в том случае, если у них есть хотя бы права на редактирование папки рабочей группы.
  • Если местом назначения документа или доски является другая общая папка команды, то для перемещения туда документа пользователю нужны как минимум права на редактирования общей папки команды. Если местом назначения является обычная папка, то пользователям необходимы права «Редактировать и делиться» для этой папки.
• Когда пользователь минимум с правом редактирования перемещает документ или доску из общей папки команды в свои личные документы, он становится новым владельцем документа.
• Пользователи никогда не будут иметь меньше прав доступа к документу или доске внутри общей папки, чем к самой общей папке. Lucid по умолчанию устанавливает самый высокий уровень разрешений доступа между ними.
  • Например, пользователи с правами редактирования общей папки команды имеют доступ к редактированию всех документов внутри общей папки команды и не могут быть ограничены правами просмотра на отдельные документы.
  • Однако пользователи с правами просмотра на общую папку могут получить права на редактирование конкретных документов в этой общей папке.
• Если документ из общей папки переместить в общую папку команды, то соавторы в общей папке потеряют доступ, а соавторы работы в общей папке команды получат доступ.
  • Если документ передается непосредственно соавтору, он сохраняет к нему доступ.
• Даже если вы являетесь оригинальным создателем документа или доски в общей папке команды, существует вероятность того, что вы можете потерять доступ к этому документу или доске, если вас удалят из общей папки команды.

Разница между общими папками команды и общими папками

Как папки рабочей группы, так и общие папки обеспечивают совместную работу. Основное различие между папкой рабочей группы и общей папкой заключается в владении. Папка рабочей группы принадлежит учетной записи, в то время как общая папка принадлежит отдельному пользователю. Из-за этого папка рабочей группы не может существовать в общей папке. С помощью папок рабочей группы:

• Вы сможете легче предоставлять пользователям доступ к нужным им документам Lucid. Общие папки можно сделать доступными для всех пользователей, группы пользователей и отдельных пользователей.
• Вы не потеряете документы, которые пользователь добавил в общую папку, если они будут удалены из учетной записи или перемещены в другую команду. Их можно удалить, а их документы останутся в учетной записи на тарифе «Корпоративный», так как общая папка и ее содержимое принадлежат этой учетной записи. И наоборот, если пользователь вашей учетной записи имеет общую папку и уходит из компании, вы можете потерять доступ к его документам, так как общей папкой и ее содержимым владеет он.

Lucid серьезно относится к владению документами. Чтобы не потерять доступ к важным документам команды, важно настроить разрешения и права собственности таким образом, чтобы это было наиболее целесообразно для вашей организации.

Подводя итог, можно сказать, что общие папки команды нужно использовать, когда вы хотите, чтобы папка и ее содержимое принадлежали учетной записи. Вы можете предоставить доступ пользователям или группам пользователей к учетной записи. Используйте обычные общие папки, когда хотите указать одного пользователя в качестве владельца папки и ее содержимого.

Создавайте общие папки команды и делитесь ими

Ознакомьтесь с приведенными ниже разделами, чтобы узнать, как создать общую папку, добавить или переместить в нее документы Lucid и поделиться ею с сотрудниками.

Создание общей папки

Чтобы создать новую общую папку команды, выполните следующие действия:

1. На главной странице Lucid в левом верхнем углу выберите «+ Создать».
2. Наведите курсор на «Папка» в выпадающем списке.
3. Выберите папку «Команда».
4. Укажите название общей папки.
5. Нажмите на кнопку «OK».

Чтобы добавить документы в общую папку, вы можете:

• Переместить существующий документ, которым вы владеете, в общую папку.
• Создай новый документ или доску в общей папке.

Только администратор может перемещать папки в папку рабочей группы. Если вы не являетесь администратором и вам нужно переместить папку в папку рабочей группы, поделитесь папкой с администратором учетной записи и попросите его переместить ее в папку рабочей группы.

Как поделиться общей папкой

Если у вас есть права «Редактировать и делиться» к общей папке, то поделиться общей папкой команды с сотрудниками можно, выполнив следующие действия:

1. Наведите курсор на общую папку.
2. Выбирать значок Дополнительные параметры.
3. Наведите курсор на «Поделиться».
4. Нажмите «Поделиться».
5. В разделе «Индивидуальный доступ» добавьте людей или группы Lucid, с которыми вы хотите поделиться, или включите опцию генерирования ссылки.
6. Установите разрешения из выпадающего списка справа.
   
7. Нажмите «Пригласить».

Настройка разрешений доступа к общей папке

Чтобы изменить права доступа к общей папке для себя или сотрудника, вам необходимо иметь права «редактировать и делиться» общей папкой.

Просмотрите и отрегулируйте индивидуальные и групповые права, выполнив следующие шаги:

1. Перейдите на главную страницу сайта Lucid.
2. В левом боковом меню выберите пункт «Документы».
3. Выберите из выпадающего списка «Общие папки».
4. Найдите общие папки и выберите значок Дополнительные параметры.
5. Наведите курсор на «Поделиться».
6. Нажмите «Поделиться».
7. В появившемся модальном окне в правом нижнем углу выберите «Управление».
8. Используйте выпадающий список, чтобы настроить разрешения для отдельных пользователей и групп.
   
9. Нажмите «Готово».

Чтобы удалить себя или другого человека в качестве соавтора, следуйте инструкциям выше до шага 5 и нажмите на значок «X» справа от имени.

Удаление общей папки

Чтобы удалить папку рабочей группы, у вас должен быть как минимум доступ «Редактировать» для этой папки рабочей группы. Если вы не можете удалить папку рабочей группы, скорее всего, администратор учетной записи ограничил доступ к созданию папок рабочей группы. 

Чтобы удалить общую папку:

1. Наведите курсор на общую папку.
2. Выберите значок «Еще» с тремя точками.
3. В появившемся меню выберите « Переместить в корзину».

Когда вы удаляете общую папку, папка и документы в ней перемещаются в корзину для всех соавторов общей папки, а не только для того, кто их удалил. Восстановить удаленную общую папку и ее содержимое из корзины могут только пользователи с правами редактирования или выше.

Если вы не хотите окончательно удалять общую папку, а вместо этого хотите удалить себя как соавтора, то перед тем, как удалить свои собственные права, вы должны сначала добавить другого соавтора и предоставить ему права «Редактировать и делиться». Подробные шаги см. вразделе « Настройка разрешений доступа к общей папке ».

Для администраторов: управление настройками общих папок

Чтобы получить доступ к настройкам администратора для управления общими папками в панели администрирования Lucid:

1. Выберите «Администратор» в меню Lucid слева.
2. Нажмите «Безопасность».
3. В раскрывающемся меню выберите Элементы управления функциями.

Перенос общих папки в командный хаб

Вы можете переместить одну или несколько общих папки в концентратор команды, чтобы хранить документ и папки в центральном расположении. После завершения эту функцию нельзя отменить — вы не сможете вернуть папку обратно в общую папку.

Чтобы переместить общие папки в командный хаб, выполните следующие действия.

1. На странице документа вашей учетной записи Lucid выберите общие папки в меню навигации слева.
   
2. Выберите общие папки, которые нужно перенести в командный хаб.
   • Если вы хотите перенести несколько, вы можете выбрать больше на шаге 4.
3. Нажмите Значок «Переместить в команду» находится внизу миниатюры.
4. Выберите дополнительные общие папки для перемещения в командный хаб, если у вас их несколько.
5. Нажмите «Продолжить».
6. В разделе "Выбрать команду" выберите команду из выпадающего списка или нажмите + Новая команда , чтобы создать новую команду.
7. Нажмите «Продолжить».
8. Если соавторы в общих папках еще не являются участниками рабочей группы в хабе, используйте раскрывающееся меню в разделе "Проверка разрешений", чтобы определить, следует ли добавлять их в новую команду или нет, а затем нажмите Продолжить.
   • Панель "Разрешения на просмотр" отображается только в том случае, если общие папки соавторов еще не являются участниками концентратора рабочей группы.
9. Нажмите «Переместить».

Участники команды теперь могут получить доступ к перенесенным общим папкам в папке «Мне предоставлен доступ» или на странице документа в центре команды.

Оставьте отзыв об этой статье