Используйте Lucid Suite, чтобы скоординировать работу команды и повысить производительность. В этой статье содержится все, что необходимо для настройки корпоративной учетной записи, пользовательского интерфейса и управления учетной записью на протяжении всего жизненного цикла.
Хотя вы можете настроить большинство параметров вашей учетной записи из панели администратора, некоторые настройки, такие как управление доменом, требуют помощи от Lucid, как описано в соответствующем разделе ниже.
Чтобы создать новую учетную запись Enterprise или обновить существующую учетную запись Lucid до Enterprise, см. нашу статью Обновление учетной записи Lucid . После обновления до версии Enterprise вернитесь и прочтите эту статью, чтобы настроить учетную запись.
Настройка учетной записи
Добро пожаловать в ваш новый Lucid Suite Enterprise учетная запись! Чтобы начать, перейдите в панель администратора Lucid и читайте дальше, чтобы узнать, как настроить параметры, которые жизненно важны для управления вашей учетной записью. Перед добавлением пользователей обязательно выполните описанные здесь действия по настройке учетной записи.
На этом этапе вы определяете, какие методы входа следует включить для пользователей и какой метод проверки подлинности будет использоваться по умолчанию, когда пользователи присоединяются к учетной записи. Вы также настраиваете желаемые параметры лицензирования и видите инструкции по подготовке сети к тому, чтобы обеспечить получение сообщений Lucid через брандмауэр.
Чтобы получить доступ к панели администратора, выполните следующие действия:
- Войдите в свою учетную запись Lucid.
- Выберите Администратор в меню слева.
- На открывшейся странице настройки команды введите имя учетной записи и нажмите кнопку Создать команду.
- Вам нужно указать название команды только при первом доступе к панели администратора. При последующих посещениях вы будете автоматически перенаправлены на страницу «Обзор».
Задание методов входа
При настройке методов входа для учетной записи обязательно определите метод аутентификации по умолчанию, который пользователи должны использовать при входе в систему.
Если у вас включен контроль домена, метод проверки подлинности пользователей по умолчанию для проверки удостоверений пользователей должен совпадать с методом входа пользователя по умолчанию, заданным для учетной записи. Мы настоятельно рекомендуем включить управление доменами , чтобы повысить стандарт безопасности для вашей организации, включая требование проверки идентификации пользователя перед его добавлением в учетную запись Lucid Enterprise.
Примечание: в связи с требованиями безопасности, предъявляемыми к управлению доменами, вам необходимо обратиться к менеджеру учетной записи, менеджеру по работе с клиентами или в отдел продаж, чтобы запросить настройку.
Настройка параметров лицензирования
На странице «Настройки лицензирования» панели администратора вы можете:
- Определить, будут ли новые пользователи, присоединяющиеся к учетной записи, автоматически получать лицензию или администратор должен утвердить ее вручную.
- Определите, предоставляются ли запросы лицензий от существующих пользователей автоматически или требуется утверждение вручную администратором.
- Указать, хотите ли вы, чтобы дополнительные лицензии автоматически добавлялись в корпоративную учетную запись, когда они закончатся.
- Настроить диалоговое окно запроса лицензии.
- Настроить параметры уведомлений администратора.
Чтобы ознакомиться с полными инструкциями по автоматическому добавлению лицензий в учетную запись, когда они закончатся, см. нашу статью «Автоматическое обновление».
Подготовьте свою сеть
Если вы фильтруете трафик через брандмауэр по домену или диапазону IP-адресов, ознакомьтесь с нашей статьей «Подготовка сети для пользователей Lucid».
Добавление и лицензирование пользователей
Теперь, когда вы завершили первоначальную настройку учетной записи, включая настройку параметров лицензирования в соответствии с вашими потребностями, вы готовы приступить к добавлению пользователей. Добавлять пользователей и управлять лицензиями можно как из панели администратора Lucid, так и через поддерживаемого IDP через SCIM. Прочтите разделы ниже, чтобы увидеть процесс для каждого варианта.
Примечание: вы можете добавлять пользователей либо из панели администратора Lucid, либо с помощью поддерживаемого IDP через SCIM, но не тем и другим способом одновременно. Если у вас включен SCIM, любое пользовательское лицензирование, которое вы выполняете вручную в панели администрирования, будет перезаписано в следующем цикле SCIM.
Из панели администратора Lucid
В панели администратора Lucid вы можете добавлять пользователей по адресу электронной почты, домену или с помощью импорта в формате CSV. Вы можете:
- Создать новую учетную запись Lucid для нового пользователя. Для пользователя будет создана новая учетная запись, и он будет автоматически добавлен в корпоративную учетную запись.
- Добавить пользователя с существующей учетной записью Lucid. Пользователи с существующей учетной записью получают приглашение по электронной почте, которое они должны принять, чтобы их добавили в учетную запись.
В статье «Панель администратора Lucid: управление пользователями» содержатся инструкции по каждому из этих вариантов.
Заметка: Вновь созданные пользователи, добавленные в учетную запись Enterprise без лицензии, не получают приглашения присоединиться к этой учетной записи. Вместо этого они легко добавляются и приветствуются приветственным письмом после первого входа в систему.
После добавления пользователей в учетную запись можно назначать им лицензии Lucid Suite и Lucidscale в зависимости от необходимого уровня доступа. Кроме того, добавьте пользователей с ограниченным доступом — эти пользователи не учитываются в количестве лицензий, но им предоставляется доступ только для комментариев к документам, к которым им предоставлен доступ. Дополнительные сведения см. в статье Пользователи с ограниченным доступом в корпоративной учетной записи .
Через SCIM
Использование SCIM повышает безопасность учетных записей, упрощает вход пользователей в различные приложения и расширяет возможности управления лицензиями. Список поддерживаемых поставщиков SCIM и ссылки на соответствующую документацию по настройке см. в нашей обзорной статье SCIM.
Управление пользователями
Управление пользователями — это ключевая функция ведения корпоративного учета. В этом разделе вы найдете инструкции по назначению ролей администратора определенным пользователям в вашей учетной записи Lucid, по определению того, кому будет передан документ при удалении или лишении лицензии пользователя, а также по созданию организационных групп для организации пользователей. Следуйте инструкциям по выполнению этих действий из панели администратора Lucid для ручного управления учетная записью или через SCIM, если вы управляете своей учетная запись с помощью поставщика удостоверений.
Назначение администраторских ролей
Назначение ролей администратора другим пользователям помогает упростить управление учетной записью. Роли, которые вы можете назначить другим пользователям в своей учетной записи:
- Администратор учетной записи
- Администратор по биллингу
- Администратор документов
- Администратор организационной группы
- Администратор шаблонов
Подробнее о возможностях и ограничениях каждой роли администратора читайте в статье «Панель администратора Lucid: роли администратора».
Планирование будущей смены владельца
Если владение учетной записи необходимо передать другому пользователю, например, при передаче обязанностей или уходе владельца учетной записи из компании, убедитесь, что право собственности передано до перехода ответственности к другому пользователю, чтобы избежать нарушения работы вашей команды. Чтобы узнать, как это сделать, ознакомьтесь с нашей статьей «Изменение владельца учетной записи».
Подсказка: имейте в виду, что только сам владелец учетной записи может передать право владения учетной записи другому пользователю этой учетной записи.
Создавайте организационные группы для организации пользователей
Для облегчения управления вашей учетной записью вы можете создавать организационные группы и подгруппы для организации пользователей, управления лицензиями и установки разрешений на общий доступ. Кроме того, вы можете назначить администратору организационной группы ответственность за управление определенной группой. Более подробную информацию можно найти в статье Панель администратора Lucid: Управление группами .
Назначение владельца документов по умолчанию
При удалении или лишении лицензии пользователей, о чем вы узнаете в следующем разделе, все принадлежащие им документы должны быть переданы новому владельцу. Вы можете выбрать владельца документа по умолчанию для своей учетной записи — этому пользователю будут переданы все документы, если при удалении или лишении лицензии пользователя не будет указано иное. Это гарантирует, что все документы будут переданы доверенному пользователю Lucid. Это также упрощает процесс передачи и не требует ввода данных физическим лицом для получения документов каждый раз, когда пользователь удаляется или лишается лицензии.
Ознакомьтесь со статьей Настройки соответствия Lucid, чтобы получить инструкции по назначению или изменению владельца документа по умолчанию в вашей учетной записи.
Примечание: если вы деактивируете пользователя с помощью SCIM, а не лишаете его лицензии или удаляете, вам не нужно передавать его документы.
Удаление или лишение пользователей лицензии
Как владелец учетной записи Enterprise учетная запись, вы можете удалять или лишать лицензии пользователей. Удаление пользователя навсегда закрывает его учетную запись Lucid , в то время как лишение лицензии сохраняет его в Lucid учетной записи в качестве пользователя с ограниченным доступом. Пользователи с ограниченным доступом могут просматривать и комментировать документы, но не могут вносить какие-либо другие изменения и не влияют на количество лицензий.
Независимо от того, удаляете ли вы пользователя или лишаете его лицензии, вам необходимо передать право собственности на его документы другому лицензированному пользователю при прохождении процесса удаления или лишения лицензии. Инструкции по настройке владельца документа по умолчанию см. в разделе выше.
Из панели администратора Lucid
Инструкции по удалению или лишению пользователей лицензии из панели администратора Lucid см. в статье «Управление пользователями в панели администратора Lucid».
Через SCIM
Если вы используете SCIM, обратитесь к нашей статье «Обзор SCIM», чтобы найти документацию и инструкции по поставщику удостоверений.
Примечание: если у вас включен SCIM, убедитесь, что вы лишили лицензии или удалили пользователей с помощью своего поставщика удостоверений. Любое лицензирование пользователей, которое вы выполняете вручную в панели администратора, будет перезаписано в следующем цикле SCIM.
Добавление дополнительных лицензий
Вы можете приобрести дополнительные лицензии на странице «Обзор» на панели администратора. Чтобы узнать больше и следовать инструкциям, ознакомьтесь с нашей статьей «Добавление лицензий Lucid».
Настройка процесса использования
Поздравляем! Теперь ваша корпоративная учетная запись готова к успешной работе. В этом разделе описаны настройки, с помощью которых вы можете предоставить пользователям доступ к дополнительным функциям и интегрировать Lucid с другими продуктами и приложениями, которые уже используются.
Настройка интеграций на уровне учетной записи
Lucid предлагает множество интеграций. Некоторые из них должны быть настроены администраторами через панель администратора перед использованием, а некоторые могут быть настроены пользователями напрямую. Ознакомьтесь со статьей «Рынок интеграций Lucid», где описано, как получить доступ к рынку интеграций с главной страницы Lucid. Там вы можете просмотреть полный список всех предложений со ссылками на соответствующие статьи справочного центра, чтобы узнать больше.
Управление пользовательскими функциями
Вы можете включить или отключить такие функции, как автономное хранилище, коллективный ИИ и средства управления разработчиком, для всей учетной записи. Инструкции можно найти в нашей статье «Панель администратора Lucid: настройки безопасности».
Настройка редактора
Настройки редактора включают в себя возможность отключения чата, поиска изображений и значков, а также стандартных шаблонов. На этой странице панели администратора вы также можете загрузить фирменные шрифты, которые вы хотите сделать доступными для всех лицензированных пользователей в своей корпоративной учетной записи. Подробнее об этом читайте в статье «Панель администратора Lucid: настройки безопасности».
Как настроить доступ к общим папкам
Управляйте общими настройками папки на странице «Безопасность» в панели администратора, как описано в статье « Панель администратора Lucid: Настройки безопасности ». Здесь вы можете ограничить создание общих папки.
Дополнительные сведения см. в статье Создание папок рабочей группы , чтобы решить, хотите ли вы предоставить доступ пользователям.
Дополнительные возможности владельца учетной записи
Теперь, когда учетная запись настроена наиболее подходящим для вашей организации образом, вы готовы перейти к повседневному управлению Lucid учетной записью.
В этом разделе вы познакомитесь с дополнительными параметрами управления учетными записями, которые можно использовать для успешного управления учетной записью, независимо от ситуации. Сюда входят такие функции, как поиск документов и управление ими с помощью функции раскрытия документов, управление подпиской, настройка атрибутов документов, доступ к данным об использовании и изучение дополнительных функций, таких как KMS и учебные курсы.
Использование функции раскрытия документов
Раскрытие документов позволяет искать, просматривать и редактировать разрешения на общий доступ ко всем документам, принадлежащим вашей учетной записи. Кроме того, вы можете скачать CSV-файл с метаданными документов, восстановить удаленные документы, передать право собственности на документ, переместить документы в общие папки и отозвать разрешения на внешний общий доступ к определенным документам.
Узнайте больше о документе Discovery в нашей админ-панели Lucid: статья Настройки соответствия .
Управление информацией о подписке и выставлении счетов
Прочитайте нашу статью «Обзор тарифов и биллинга», чтобы ознакомиться с полным списком всех ресурсов по подписке, в том числе управление тарифным планом Lucid, устранение проблем с оплатой, обновление платежной информации, доступ к счетам или их изменение, а также проверка налоговой информации.
Инструкции по приобретению дополнительных лицензий см. в статье «Добавление лицензий Lucid».
Настройка атрибутов и статусов документа
Вы можете настроить атрибуты и назначить пользовательские статусы и классификации для документа и общих папки в своей учетной записи. Узнайте больше в нашей админ-панели Lucid: статья о настройках соответствия .
Определение устаревших учетных записей
Чтобы ознакомиться с инструкциями по отмене тарифного плана или полному удалению корпоративной учетной записи и удалению учетной записи и персональных данных из Lucid Software, ознакомьтесь с нашими статьями.
Чтобы вместо этого передать владельца учетной записи другому пользователю, выполните действия, описанные в разделе «Изменение владельца учетной записи».
Дополнительный функционал
- Данные об использовании: информацию о том, где скачать CSV-файл пользовательских данных и часто задаваемые вопросы по отчетам в формате PDF, см. в статье «Добро пожаловать в панель администратора Lucid».
- KMS: чтобы узнать, как использовать систему управления ключами Lucid для управления собственными ключами шифрования, обеспечивающими дополнительный уровень безопасности, ознакомьтесь со статьей «Панель администратора Lucid: настройки безопасности».
- Индивидуальное обучение: вы можете приобрести обучение на месте, индивидуальное обучение, специализированные вебинары и услуги по внедрению, чтобы повысить ценность и отдачу от вашей учетной записи Lucid. Чтобы начать работу, обратитесь к менеджеру учетной записи, менеджеру по работе с клиентами или в службу профессиональной поддержки.
Ресурсы
Ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами, чтобы расширить свой опыт и ознакомиться с управлением новой корпоративной учетной записью. Эти ресурсы доступны только на английском языке.
Пост в сообществе
Ознакомьтесь с постом «Устранение неполадок при проблемах с администрированием», чтобы получить помощь по распространенным проблемам или задать вопрос.
Учебная лаборатория
Обучение администраторов Lucid: пройдите этот курс, чтобы получить интерактивное объяснение своих возможностей администратора и значок Lucid Builder.
Оставьте отзыв об этой статье
Хотите поделиться мнением об этой статье? Расскажите нам о своем опыте здесь.