Na página de Conformidade do painel do administrador, você pode explorar e personalizar diversas configurações, como Discovery, atributos dos documentos, configurações de retenção e políticas de inspeção de conteúdo.

Gratuito	Individual	Equipe	Corporativo	FedRAMP
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Consulte o artigo Atualize sua conta da Lucid para obter instruções sobre como mudar de plano.

*A maioria dos recursos deste artigo está disponível somente para contas Corporativas; entretanto, se você possuir uma conta Equipe, poderá definir um proprietário padrão para documentos e ajustar as configurações de exclusão permanente da lixeira.

Acessar a página de conformidade

Para acessar a página de documentos e pastas no painel do administrador:

Selecione Administrador.
Clique em Conformidade no menu à esquerda.

Pesquise com o Discovery

O Discovery está disponível apenas para contas Corporativas. Consulte o artigo Atualize sua conta da Lucid para obter instruções sobre como mudar de plano. O Discovery retorna resultados somente para documentos de propriedade da sua conta Corporativa. Não inclui nenhum documento que não seja de propriedade da conta, mesmo que seja compartilhado com um usuário da conta.

Proprietários de contas e administradores de documentos podem usar o recurso Discovery para pesquisar, visualizar e editar permissões de compartilhamento para todos os documentos pertencentes à sua conta. Selecione Discovery menu suspenso à esquerda para acessar essa funcionalidade. Continue lendo para saber mais.

Observação: leva algum tempo para que os documentos de uma conta sejam indexados. Se você tiver alguma conta recém-atualizada, talvez não veja nenhum documento imediatamente na busca. Recomendamos esperar um dia e retornar.

Acesse os documentos

Você pode pesquisar todos os documentos pertencentes à sua conta corporativa usando as opções básica ou avançada.

Opções básicas de pesquisa

As opções básicas incluem a pesquisa por conta de usuários, palavras-chave e data. Ao procurar via conta de usuários, marque a opção de receber resultados apenas para os documentos de propriedade dos usuários envolvidos na busca; caso contrário, você verá os resultados para todos os documentos aos quais eles têm acesso na sua conta Corporativa. Se você estiver pesquisando por palavras-chave, poderá pesquisar o conteúdo do documento, bem como marcadores e atributos do documento. Se estiver pesquisando por data, poderá selecionar, no menu suspenso, entre as opções de data de criação ou de última modificação.

Opções de pesquisa avançada

No menu suspenso de opções avançadas, você pode pesquisar por tipo de documento, localização do documento, acesso externo, ID do documento, classificação e status. No menu suspenso “Local do documento”, você tem as seguintes opções de filtro de pesquisa:

Em tudo
Apenas equipes e pastas de equipes
Excluir equipes e pastas de equipes
Apenas documentos apagados

Em “Acesso externo”, você também pode filtrar os resultados da pesquisa para exibir apenas documentos compartilhados com colaboradores externos ou que incluam links externos. Isso inclui documentos com o link de compartilhamento público ativado, documentos publicados ou incorporados e aqueles compartilhados com colaboradores fora de sua organização.

Resultados da pesquisa

Na página de resultados da pesquisa, você sempre verá o título do documento. Conforme seus critérios de pesquisa, você poderá visualizar ver uma seleção de até cinco colunas adicionais da seguinte lista: proprietário do documento (indivíduo, equipe ou pasta da equipe), ID do documento, data de criação, data de modificação, colaboradores, se há acesso externo, classificação e status.

No canto superior direito da página de resultados da pesquisa Discovery, clique no ícone Gerenciar colunas para marcar ou desmarcar as opções das colunas que deseja que apareça nos seus resultados de pesquisa. Ajuste a largura da coluna na tabela de resultados da pesquisa clicando e arrastando o cabeçalho.

Há um limite de 10 mil resultados. Se você estiver atingindo o limite, precisará restringir a consulta.

Atenção: se um documento estiver na lixeira no momento, você verá uma marca de lixeira ao lado do título do documento na página de resultados da pesquisa. Os documentos que foram excluídos permanentemente da lixeira ficarão acinzentados na página de resultados da pesquisa. Você não pode acessar ou exportar documentos que foram descartados ou excluídos permanentemente, a menos que restaure o documento antes.

Veja os documentos

Você pode abrir um dos documentos dos resultados da busca em modo somente visualização.

Ao usar essas permissões de administrador de documentos, os colaboradores não verão que você está vendo o documento. Como você só pode ver os documentos, isso não afeta o histórico de revisões do documento.

Se você tiver a extensão Enterprise Shield, também poderá visualizar o histórico de revisões de um documento.

Editar permissões de compartilhamento

Depois de acessar um documento na sua conta usando o Discovery, você pode abrir o menu de compartilhamento e alterar com quem o documento é compartilhado. Para fazer isso, siga estes passos diretamente no documento:

Clique em Compartilhar no canto superior direito do documento.
Edite permissões de compartilhamento.
Clique em Concluído.

Baixar um CSV

Você pode baixar os metadados de um documento em um CSV se sua conta tiver a extensão Enterprise Shield. Para isso, siga estes passos a partir da página de resultados da pesquisa:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer baixar em CSV.
Selecione Ações.
Clique em Exportar apenas CSV com os metadados.

O CSV será baixado no seu aparelho e incluirá as seguintes informações:

Título
Tipo de documento
Status do compartilhamento do documento, podendo incluir:
- Conta restrita: um link de compartilhar está ativo e só pode ser acessado por usuários logados na sua conta da Lucid, devido à configuração de compartilhamento restrito.
- Público: um link de compartilhar está ativo e pode ser acessado por qualquer usuário logado da Lucid.
- Colaboração: o documento foi compartilhado diretamente, por nome ou endereço de e-mail, com um usuário ou grupo específico.
- Incorporado: o código incorporado é ativado manualmente ou por meio de uma integração.
- Publicado: o documento foi publicado.
- Anônimo: um link de compartilhar está ativo e concede acesso a qualquer usuário não autenticado, mesmo que ele não pertença à sua conta.
- Nenhum: apenas o proprietário do documento tem acesso a ele, e este não foi compartilhado por nenhum dos métodos mencionados anteriormente.
Proprietário
Criado
Modificado
Usuários internos
Usuários externos (usuários que têm acesso ao documento, mas não fazem parte da conta)
Atributos e tags
ID do documento
URL do documento

Observação: documentos marcados para exclusão permanente não são incluídos no download de metadados. Para incluí-los, você precisa primeiro restaurar o documento.

Restaurar um documento

Você pode restaurar um documento da lixeira ou excluí-lo permanentemente em sua conta Corporativa. Para fazer isso, siga estes passos da página de resultados da pesquisa:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer restaurar.
Selecione Ações.
Clique em Restaurar.

Na pop-up que aparece, você pode optar por restaurar o documento para o local original ou selecionar uma pasta de equipe em sua conta para enviar o documento.

Transfira a propriedade dos documentos

Nos resultados da pesquisa, você pode transferir a propriedade de um ou mais documentos de uma só vez. Você pode transferir a propriedade de documentos pertencentes a um usuário específico na sua conta; ou de documentos nas pastas da equipe. Para isso, siga estes passos:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
Nos resultados da busca, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja propriedade você quer transferir.
- Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
Selecione Ações.
Clique em Transferir a propriedade do documento.
Na janela pop up, selecione o novo proprietário no menu suspenso de usuários na sua conta.
Clique em Transferir propriedade.

Atenção: ao transferir a propriedade, o administrador receberá um aviso por e-mail.

Gerencie a localização dos documentos

A partir dos resultados da busca, você pode usar esta opção para transferir documentos para as pastas da equipe. Para fazer isso, siga estes passos:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
Nos resultados da busca, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja propriedade você quer transferir.
- Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
Selecione Ações.
Clique em Gerenciar a localização do documento.
Na janela pop up, selecione a pasta da equipe para a qual transferir o documento a partir do menu suspenso.
Clique em Transferir documentos.

Saiba mais: a transferência de documentos para as pastas da equipe muda o acesso e a propriedade. O administrador da conta será avisado por e-mail sobre o número de documentos transferidos, bem como o novo nome da pasta da equipe. Saiba mais no nosso artigo Criar pastas da equipe.

Editar classificações dos documentos

Nos resultados da pesquisa, é possível editar as classificações atribuídas aos documentos da sua conta. Para modificar as classificações dos documentos selecionados, siga estes passos:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cuja classificação você quer editar.
- Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
Selecione Ações.
No menu suspenso, clique em Editar classificação.
No painel que surgir, selecione entre suas opções de classificação no menu suspenso.
- Estas opções que você vê aqui representam as categorias da sua conta. Para mais informações, consulte a seção Criar classificações de contas personalizadas neste artigo.
Clique em Atualizar classificação.

Observação: Esta ação é limitada a 200 documentos por vez. Essa mudança levará algum tempo para aparecer na página Discovery. Você pode iniciar uma nova pesquisa após alguns minutos ou aguardar um e-mail de confirmação enviado ao administrador que fez a atualização da classificação.

Marcar documentos para exclusão permanente

A partir dos resultados da pesquisa, você tem a opção de marcar documentos pertencentes à sua conta para exclusão. Para executar esta ação:

Faça uma pesquisa no Discovery com os parâmetros desejados nos resultados da busca, incluindo usuários, palavras-chave, tipo de documento e data da criação.
- Nos resultados da pesquisa, marque a caixa à extrema esquerda dos documentos cujos dados você quer excluir.
Você pode selecionar a caixa no topo para selecionar todos os documentos na página de resultados da busca.
Selecione Ações.
Nas opções do menu suspenso, clique em Marcar para exclusão permanente.
Opcionalmente, você pode marcar a caixa no painel para notificar os proprietários do documento por e-mail informando que os documentos serão excluídos permanentemente em 30 dias.
- Como administrador que marcou o(s) documento(s) para exclusão permanente, você receberá automaticamente um e-mail de confirmação, independentemente de ter escolhido notificar os proprietários dos documentos.
Clique em Marcar para exclusão permanente.

Esta ação pode ser revertida pelos administradores no Discovery dentro de 30 dias; após esse período, os documentos serão excluídos permanentemente. Para desfazer uma exclusão, siga as etapas 1 a 3 indicadas acima e depois escolha Restaurar no menu suspenso Ações.

Observação: esta ação é limitada a 200 documentos por vez. Essa alteração pode levar algum tempo para aparecer na página do Discovery. Fique atento ao e-mail de confirmação e verifique novamente mais tarde caso não veja a indicação de que os documentos foram marcados para exclusão ao realizar uma nova pesquisa.

Adicionar atributos, status e classificações

No menu suspenso à esquerda, selecione Atributos na seção "Conformidade" do painel do administrador. Você verá opções para configurar atributos e atribuir status e classificações personalizados para os documentos e as pastas de equipe na sua conta. O proprietário da conta, os administradores da conta e os administradores de documentos podem acessar esses recursos diretamente no painel do administrador da Lucid.

Criar classificações de conta personalizadas

Você pode configurar classificações personalizadas para documentos em sua conta Corporativa. Para entender como isso impacta seus usuários, consulte nosso artigo Gerenciar status do documento e definir classificação. Para configurar uma classificação, o proprietário da conta, os administradores de documentos e os administradores da conta devem seguir estes passos:

Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
Selecione a guia Documento na parte superior da página.
- Este recurso está disponível somente no nível do documento. Ele não se aplica as pastas de equipe.
Clique em Editar à direita da seção Classificação.
- O modal de configurações de classificação aparecerá.
Selecione + Adicionar classificação na parte inferior da página.
Clique na caixa com o ponto colorido na extremidade esquerda e selecione uma cor para a classificação.
Digite, na caixa de texto apropriado, um título personalizado para a classificação.
Opcionalmente, adicione uma descrição para a classificação, explicando brevemente quando ela deve ser utilizada.
Se você possui a extensão Enterprise Shield, considere anexar um controle à sua classificação ou utilizar a classificação automática.
- Para saber mais sobre controles de classificação e como eles podem ajudar você a proteger a confidencialidade das informações, consulte a subseção Controles de classificação abaixo.
- Para saber mais sobre como combinar o poder de categorias e classificações sensíveis, consulte a subseção Classificação automática abaixo.
Opcionalmente, inclua um link para as diretrizes da empresa relacionadas à sua classificação.
Clique em Salvar.

Para excluir um valor de classificação, passe o mouse sobre o nome do valor e clique no ícone de lixeira que aparece à direita.

Definir classificação padrão

Para definir uma classificação padrão, siga estes passos:

Clique em Editar à direita da seção Classificação.
Ao lado de “Classificação padrão”, clique no menu suspenso.
Selecione uma classificação padrão.
Clique em Salvar.

A classificação padrão será aplicada a todos os novos documentos da Lucid criados pelos usuários na conta após a definição da classificação padrão.

Exigir classificação

Depois de definir uma classificação padrão seguindo os passos acima, você pode exigir classificações para todos os documentos recém-criados em sua conta com a extensão Enterprise Shield. Para fazer isso, siga estes passos:

Clique em Editar à direita da seção Classificação.
À direita do menu suspenso "Default classification", marque a caixa "Required".
Clique em Salvar.

Com a configuração ativada para exigir classificações de documentos, ainda é possível alterar a classificação sempre que for necessária uma diferente da padrão para o documento. No entanto, a opção "sem classificação" não está mais disponível e os usuários terão que escolher entre as classificações de documentos fornecidas na sua conta.

Observação: documentos que existiam antes da definição da classificação padrão e da aplicação da configuração necessária permanecerão sem classificação, a menos que você adicione uma manualmente. Uma vez que uma classificação seja atribuída a documentos existentes antes da aplicação da configuração de requisitos, esta não poderá ser removida.

Utilize a classificação automática

O recurso de classificação automática da Lucid está disponível para contas com a extensão Enterprise Shield. A classificação automática permite que você classifique documentos automaticamente com base no tipo de conteúdo sensível detectado por meio da inspeção de conteúdo. Essa automação garante que os dados sensíveis sejam gerenciados e protegidos, reduzindo o esforço manual e ajudando na conformidade.

Para usar este recurso, primeiro você precisa ativar a inspeção de conteúdo. Consulte a seção Criar uma política de inspeção de conteúdo abaixo para obter instruções. Recomendamos que personalize sua política de inspeção de conteúdo. Lembre-se de que, se desativar a verificação de uma categoria inteira de sensibilidade, não será possível mapear essa categoria para uma classificação. Você pode, então, ajustar as classificações da sua conta para atribuir categorias sensíveis específicas a elas. Uma categoria de sensibilidade só pode ser associada a uma única classificação.

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Os documentos serão classificados automaticamente com base no conteúdo sensível detectado pela sua política de inspeção de conteúdo. As classificações estão organizadas em ordem decrescente, da mais restritiva no topo à menos restritiva na base. Quando conteúdo sensível é encontrado em um documento, o sistema verifica se esse tipo de conteúdo foi associado a um nível de classificação. Se for o caso, o sistema compara esse nível de classificação com a classificação atual do documento. Se a classificação atual do documento for menos restritiva (isto é, de posição inferior na ordenação da tabela), ela será atualizada para o novo nível, que é mais restritivo. Se a classificação atual do documento for maior que a classificação automática mapeada, preservaremos a classificação mais alta do documento. A classificação automática não rebaixará a classificação de um documento.

Se um documento contiver várias categorias sensíveis, a classificação mais restritiva associada a qualquer uma das categorias detectadas será aplicada (isto é, a classificação de nível mais alto associada ao conteúdo identificado). Os usuários não receberão uma notificação quando a classificação de um documento mudar; no entanto, a ação de classificação automática será registrada no histórico de revisões do documento. Além disso, sempre que a classificação de um documento é atualizada, um evento de log de auditoria é registrado.

Para obter detalhes adicionais sobre como funciona a classificação automática para o usuário, consulte esta publicação da comunidade.

Observação: se você decidir desativar a classificação automática ou a inspeção de conteúdo posteriormente, os documentos já classificados permanecerão inalterados. No entanto, nenhum novo documento será classificado.

Aproveite os controles de classificação

O recurso de classificação aprimorado da Lucid oferece recursos mais inteligentes, projetados especificamente para contas Corporativas que buscam manter a confidencialidade de informações sensíveis com a extensão Enterprise Shield. Ao personalizar as classificações de documentos, como “confidencial” ou outras designações apropriadas com ações correspondentes, sua organização pode controlar quem tem acesso a determinados tipos de informações. Esses controles geralmente estão alinhados com as políticas de governança de dados da sua organização.

O proprietário da conta, os administradores da conta ou os administradores de documentos podem configurar um controle de classificação na etapa 8 do processo de criação de rótulos de classificação, conforme descrito na subseção Criar classificações de contas personalizadas acima. Os controles podem ser vinculados a cada classificação, de acordo com as necessidades da sua conta. Para a melhor proteção, sugerimos a utilização conjunta desses controles, evitando assim qualquer compartilhamento ou divulgação não autorizada de conteúdo sensível.

As opções do menu suspenso disponíveis para seleção incluem:

Desativar o compartilhamento externo de documentos por e-mail ou por link com qualquer pessoa que não faça parte da sua conta da Lucid.
Desativar a replicação de documentos e de seu conteúdo interno, incluindo a duplicação ou movimentação de conteúdo em documentos da Lucid e a cópia e colagem externas.
Desativar a publicação de documentos da conta.
Desative a exportação de documentos da conta.
Desativar a impressão de documentos da conta dentro da Lucid.

As opções do menu suspenso mencionadas acima impedem o compartilhamento, replicação, incorporação, publicação, exportação ou impressão de documentos no futuro para todos, até mesmo para o proprietário do documento. No entanto, quaisquer ações realizadas antes de um controle de classificação ser definido permanecem inalteradas, e os colaboradores existentes não serão removidos. Assim que o controle for configurado, todos os documentos com a classificação associada terão o controle aplicado. Recomendamos usar o recurso revogar permissões de compartilhamento externo disponível no Discovery se você quiser remover o compartilhamento feito anteriormente.

Quando a primeira opção do menu suspenso acima é aplicada a um documento usando um controle de classificação, o acesso externo é bloqueado, mesmo que o documento tenha sido previamente compartilhado com usuários fora da sua conta. Isso significa que, se um usuário externo tentar abrir o documento, ele não terá acesso. Integrações de documentos como Confluence, Google Slides, SharePoint, etc., não são afetadas por esses controles.

Os controles de classificação não removem a visibilidade dos títulos e miniaturas de documentos da página de documentos ou para usuários externos por meio de pastas. Documentos compartilhados diretamente com usuários ou armazenados em pastas que restringem o acesso externo negarão acesso caso um usuário fora da sua conta Corporativa tente acessá-los, mesmo que tenha tido acesso antes da aplicação de uma classificação que impede o compartilhamento externo. No entanto, eles ainda poderão ver o título e a miniatura do documento, a menos que ele seja removido da pasta ou você tenha revogado as permissões de compartilhamento externo para documentos específicos por meio do Discovery.

Observação: apesar de todos os esforços para desativar essas atividades nos Produtos da Lucid, não podemos controlar as atividades de compartilhamento que ocorrem fora da plataforma, seja por meio de capturas de tela ou outros métodos externos.

Configurar status de conta personalizados

Para configurar os valores e as cores de status personalizados para documentos e pastas de equipe na sua conta Corporativa, siga estes passos:

Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
Selecione a aba Documento ou Pasta da equipe no topo da página, dependendo de qual você deseja gerenciar os status.
Se necessário, role para baixo até a seção “Status”.
Clique em Editar à direita da seção Status.
- O modal Configurações de status aparecerá.
Selecione + Adicionar status.
Clique na caixa com o ponto colorido na extremidade esquerda e selecione uma cor para o status.
Informe, na caixa de texto, o nome do valor padrão para o status.
Marque a caixa "Lock Content" para impedir qualquer edição adicional dos documentos após a aplicação desse status.
Clique em Salvar.

Para apagar o valor de um status, passe o cursor sobre o nome do valor e clique no ícone de lixeira que aparecer à direita.

Definir status padrão
Para definir um status padrão, siga estes passos:

Clique em Editar à direita da seção Status.
Ao lado de “Status padrão”, clique no menu suspenso.
Selecione um status padrão.
Clique em Salvar.

O status padrão será aplicado a todos os novos documentos da Lucid criados pelos usuários na conta após a definição do status padrão.

Personalizar atributos de conta personalizados

Na conta Corporativa, se você for proprietário da conta, administrador da conta ou administrador de documentos, poderá configurar atributos personalizados que os membros da conta podem usar para rotular e procurar documentos e pastas de equipe. Para configurar um novo atributo para os documentos:

Selecione Atributos no menu expandido à esquerda.
Selecione a aba Documento ou Pasta da equipe no topo da página, dependendo de qual você deseja adicionar os atributos.
Clique em Adicionar atributo à direita da página.
- Aparecerá o modal "Configurações do atributo".
Dê um nome ao atributo.
No menu suspenso, selecione um tipo de entrada.
Clique em Salvar.

Saiba mais: se o seu tipo de entrada for uma lista suspensa ou um intervalo numérico, leia nosso artigo Usar tags e atributos de status personalizados para organizar documentos para obter instruções de configuração.

Designar atributos necessários

Após configurar os atributos personalizados em sua conta, você pode definir certos atributos como obrigatórios para cada novo documento criado em uma pasta de equipe. Para tornar um atributo obrigatório, marque a caixa “Obrigatório” à direita do atributo no painel do administrador.

Com essa configuração ativada, sempre que um membro da conta criar uma nova pasta de equipe ou um novo documento dentro dela, será exibido um menu pop-up solicitando o preenchimento dos atributos obrigatórios.

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Utilizar configurações de retenção para gerenciamento de documentos

Proprietário padrão de documentos para usuários excluídos ou sem licença

Quando usuários são removidos de uma conta de equipe ou Corporativa (ou têm suas licenças revogadas em uma conta Corporativa), a Lucid exige que todos os documentos de propriedade dessa pessoa sejam transferidos para um novo proprietário. Se não houver um proprietário padrão definido, os documentos serão transferidos para o proprietário da conta. Para definir um proprietário padrão para o documento, siga estes passos:

Selecione Retenção no menu expandido à esquerda.
Localize a seção "Documentos de usuários excluídos/sem licença’".
Digite ou selecione um usuário no menu suspenso.
Clique em Salvar alterações no canto superior direito.

Todos os documentos serão transferidos para este proprietário padrão sempre que um usuário for excluído ou perder a licença, a menos que especificado de outra forma na página do usuário do painel do administrador. Para mais informações sobre como excluir e remover licenças de usuários, consulte nosso artigo Painel do administrador da Lucid: Gerenciamento de usuários.

Dica: você pode selecionar um usuário do menu suspenso ou digitar o endereço de e-mail de algum usuário em sua conta para definir o proprietário padrão do documento.

Configuração para exclusão permanente do lixo

Se você for o proprietário, administrador da conta ou administrador de documentos em uma conta Corporativa, poderá definir como os documentos da sua conta são excluídos do lixo, escolhendo as opções disponíveis no menu suspenso. Depois que um documento é excluído do lixo, ele não pode ser recuperado.

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Somente as opções disponíveis para a sua conta estarão disponíveis para seleção; as que não estiverem aparecerão em cinza. As opções funcionam da seguinte forma:

Somente exclusões automáticas significa que os documentos só podem ser excluídos permanentemente do lixo usando a retenção de documentos, conforme explicado na subseção Configurar uma política de retenção de documentos (somente Enterprise Shield) abaixo.
Tanto as ações dos usuários quanto as exclusões automáticas permite que os documentos sejam excluídos permanentemente do lixo via automação de retenção de documentos e da eliminação manual pelos usuários da conta, conforme explicado na subseção Configurar uma política de retenção de documentos (somente Enterprise Shield) abaixo.
Somente usuários significa que os usuários ou administradores da conta podem excluir manualmente os documentos do lixo.
Ninguém significa que um documento na lixeira permanecerá na pasta do lixo indefinidamente, até que o usuário ou administrador o recupere.

Atenção: alterar a seleção no menu suspenso não recuperará nenhum documento na sua conta que já tenha sido apagado do lixo. Você pode, no entanto, restaurar manualmente os documentos excluídos usando o Discovery, conforme descrito na seção de restauração de documentos acima.

Configure uma política de retenção de documentos

Crie uma política automatizada para apagar documentos com base em critérios específicos, garantindo a conformidade com os padrões regulatórios e os protocolos internos de gerenciamento de dados. Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Para configurar uma política de inspeção de conteúdo, siga estes passos:

Marque a caixa à esquerda de "Excluir documentos automaticamente quando eles atenderem aos seguintes critérios de retenção".
Defina o período de retenção desejado dentro das restrições mínimas e máximas permitidas:
- 30–999 dias
- 1–180 meses
- 1–15 anos
No menu suspenso, escolha se o período de retenção deve ser baseado na data de criação ou na data da última modificação.
Escolha entre "Documentos no lixo" ou "Todos os documentos (incluindo os do lixo)" para definir quais documentos serão afetados quando os critérios de retenção forem atendidos.

O proprietário da conta e os administradores dos documentos são notificados por e-mail sempre que uma nova política de retenção de conta é criada ou uma política existente é modificada. Recomendamos fortemente que crie e modifique as políticas de retenção com cautela. Uma política de retenção configurada incorretamente pode levar à exclusão imediata e permanente de dados. Depois que um documento é excluído permanentemente do lixo, ele não pode ser recuperado.

Para ajudar a mitigar esse risco, se você configurar uma política com “Todos os documentos”, verá este aviso: “Esta política permite que a Lucid exclua de maneira imediata e permanente os arquivos que já ultrapassam o período de retenção quando você envia a política. Estes documentos podem incluir dados que os usuários esperam manter. Não salve até ter certeza de que a política está configurada corretamente.

Observação: sempre que possível, os usuários serão notificados no aplicativo duas semanas antes da exclusão definitiva dos documentos que possuem. Recomendamos que, após receberem este aviso, usem este tempo para salvar ou fazer uma cópia dos arquivos importantes. Esta notificação não se aplica a nenhum documento que atenda aos critérios de exclusão antes de duas semanas após a implementação da política.

Acessar inspeção de conteúdo

O recurso de inspeção de conteúdo permite que os administradores criem uma política de inspeção de conteúdo e monitorem os resultados. Este recurso está disponível para o proprietário da conta e os administradores de documentos. Continue lendo para obter mais informações.

Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Criar uma política de inspeção de conteúdo

Esse recurso coloca todos os documentos da sua conta em uma fila para examinar categorias específicas de dados confidenciais. Para configurar uma política de inspeção de conteúdo:

Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
Clique na aba Política na parte superior da página.
Ative a opção “Enfileirar documentos para varredura”.

A Lucid começará a analisar sua conta para identificar documentos que contenham dados confidenciais e rotulará esses dados usando um conjunto predefinido de categorias de confidencialidade. Após a varredura inicial, a Lucid inspecionará apenas os documentos modificados.

Os seguintes objetos estão incluídos nas verificações de inspeção de conteúdo:

Formas
Caixas de texto
Notas adesivas
Comentários

Personalize sua política de inspeção de conteúdo

Depois de ativar uma política de inspeção de conteúdo, você tem a opção de personalizar as categorias e os tipos de informações associados seguindo estas etapas:

Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
Clique na aba Política na parte superior da página.
Clique em Editar à extrema direita da seção "Selected sensitive categories and info types" (Categorias sensíveis e tipos de informação selecionados).
Personalize a política usando estes métodos:
- Clique no botão à direita de uma categoria de sensibilidade para desativar a verificação de toda essa categoria, incluindo todos os tipos de informações que ela contém.
- Clique a seta suspensa para visualizar os tipos de informações vinculados a uma categoria específica de sensibilidade e desmarque aqueles que não deseja que sejam verificados.
Clique em Salvar alterações na parte inferior da página.

Para visualizar as categorias sensíveis que você desativou, selecione o menu suspenso "Hidden categories" (Categorias ocultas). Para reativar uma categoria oculta, siga as etapas acima para personalizar sua política de inspeção de conteúdo e reativar a categoria de sensibilidade.

visualizar-categorias-ocultas-sob-a-politica-de-inspecao-de-conteudo

Saiba mais: para detalhes completos sobre as categorias confidenciais incluídas, consulte nossa publicação da comunidade sobre categorias e infotipos sensíveis à inspeção de conteúdo. Para ver a exoneração de responsabilidade completa sobre a utilização da inspeção de conteúdo, consulte nosso artigo Visão geral da extensão Enterprise Shield.

Acessar resultados da inspeção de conteúdo

Você pode acessar os resultados das suas verificações de inspeção de conteúdo seguindo estas etapas:

Selecione Inspeção de conteúdo no menu expandido à esquerda.
Clique na guia Resultados na parte superior da página.

exemplo-de-resultados-da-verificacao-de-inspecao-de-conteúdo

A partir daqui, você pode revisar as correspondências de dados confidenciais detectadas por documento. O título, o proprietário e todas as classificações associadas ao documento são representados. Você também pode ver quais categorias confidenciais aparecem no conteúdo do documento, bem como o número de correspondências de dados confidenciais.

Nesta página, você pode executar as seguintes ações:

Selecione as categorias sensíveis para as quais deseja visualizar resultados, utilizando o menu suspenso no topo da página.
Marque a(s) Box(es) associada(s) ao(s) documento(s), escolha Ações e, no menu suspenso, clique em Revisar dados sensíveis.
- Uma janela pop-up será exibida, mostrando todas as ocorrências de dados sensíveis.
Nas opções do menu suspenso sob o botão Ações, você pode acessar recursos adicionais, como transferir a propriedade dos documentos, gerenciar a localização de documentos, revogar qualquer tipo de acesso externo e editar as classificações. Para obter uma visão geral do significado de cada uma dessas seleções, consulte as opções relacionadas disponíveis no Discovery, conforme explicado na seção Discovery acima.

Exportar logs de auditoria

Os logs de auditoria do Lucid fornecem acesso a um registro de eventos importantes em sua conta.
O recurso de registro de auditoria de exportação permite que o Administrador visualize registros de eventos importantes em sua conta por meio de download de CSV ou JSON. Esta funcionalidade está disponível para o Proprietário da conta e administrador de documentos.

Esta funcionalidade está disponível para contas Corporativas com a extensão Enterprise Shield.

Exportar eventos de log de auditoria para o formato CSV ou JSON
Este recurso permite que você exporte eventos de log de auditoria da sua conta para qualquer período nos últimos 90 dias. Para exportar logs:

Use o seletor de datas para selecionar o período desejado nos últimos 90 dias.
Quando todos os eventos dentro do seu período forem encontrados, um banner de sucesso aparecerá.
No canto direito dos resultados da pesquisa, clique em Exportar.
Escolha Exportar JSON ou Exportar CSV, dependendo do tipo de arquivo preferido.

opções de logs de auditoria para exportar JSON ou CSV

Observação: as exportações são limitadas a 50.000 eventos. Se sua solicitação de pesquisa exceder esse limite, divida-a em pesquisas menores, restringindo o intervalo de datas para garantir que você capture todos os eventos relevantes. Lembre-se de que os resultados incluirão apenas eventos que ocorreram antes de executar a pesquisa e exportar seu arquivo de log de auditoria.

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Restaurar um documento

Transfira a propriedade dos documentos

Gerencie a localização dos documentos

Revogar permissões de compartilhamento externo

Editar classificações dos documentos

Marcar documentos para exclusão permanente

Adicionar atributos, status e classificações

Criar classificações de conta personalizadas

Utilize a classificação automática

Aproveite os controles de classificação

Configurar status de conta personalizados

Personalizar atributos de conta personalizados

Utilizar configurações de retenção para gerenciamento de documentos

Proprietário padrão de documentos para usuários excluídos ou sem licença

Configuração para exclusão permanente do lixo

Configure uma política de retenção de documentos

Acessar inspeção de conteúdo

Criar uma política de inspeção de conteúdo

Personalize sua política de inspeção de conteúdo

Acessar resultados da inspeção de conteúdo

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