Use repositórios para centralizar e padronizar a documentação da sua organização

Definições e funções

Antes de entrar nas etapas específicas para acessar, criar e usar repositórios, veja algumas definições dos termos usados ao longo deste artigo:

• Repositório: uma coleção centralizada de documentos e ativos aprovados e publicados, acessível a todos os usuários ou equipes em uma conta.
• Repositório restrito: uma coleção centralizada de documentos e recursos aprovados e publicados, acessível apenas por usuários ou equipes que foram convidados por um gerente da Extensão Processos ou proprietário do repositório.
• Funções:
  • Gerente da Extensão Processos: usuário que configura a Extensão Processos e tem a capacidade de criar repositórios.
  • Proprietário do repositório: um usuário com controle total sobre um repositório específico. Isso inclui gerenciar as configurações do repositório, designar outros proprietários do repositório e supervisionar as aprovações de documentos.
  • Proprietário da pasta: um usuário que gerencia e aprova documentos em uma pasta ou subpasta específica em um repositório. Eles são especialistas no assunto sobre o conteúdo incluído na pasta atribuída a eles.
  • Proprietário do ativo: um usuário licenciado que publicou um documento ou ativo em um repositório. Eles são responsáveis por garantir sua precisão e aprovar as alterações propostas, juntamente com os proprietários do repositório.
  • Usuário: um usuário licenciado ou não licenciado na conta que pode visualizar, navegar e comentar em documentos publicados. Somente usuários licenciados podem solicitar a publicação ou sugerir edições em documentos publicados no repositório.
• Ativos:
  • Recurso de documento: um documento da Lucid que passou por um processo de aprovação e foi publicado em um repositório, tornando-o visível para todos os usuários da sua conta da Lucid. 
  • Ativo de objeto: uma forma específica que inclui dados — como função, sistema ou risco — que foi adicionada a um repositório, tornando-a acessível na biblioteca de ativos para todos os usuários da sua conta da Lucid.
• Página de gerenciamento de repositórios: a página que mostra todos os repositórios na sua conta da Lucid. Siga os passos na seção Acessar repositórios para acessar esta página.
• Página de personalização do repositório: a página de um único repositório que mostra todos os documentos e ativos incluídos nele. Para acessar esta página, clique no título de um repositório específico na página de gerenciamento de repositórios.

Acessar repositórios

Todos os usuários da sua conta da Lucid podem acessar repositórios clicando em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid. Para visualizar repositórios em exibição em lista com detalhes adicionais, clique no ícone de exibição em lista no canto superior direito da página.

Para localizar um repositório específico na sua conta, use a barra de pesquisa no topo da página inicial da Lucid.

Visualizar um documento em um repositório

Após acessar um repositório seguindo as etapas acima, todos os usuários da sua conta da Lucid podem visualizar os documentos desse repositório das seguintes maneiras:

• Clique duas vezes no documento que deseja visualizar.
• Selecione o documento que você deseja visualizar no menu de navegação no lado esquerdo do repositório. Isso mostra uma pré-visualização do documento. 
  • Clique no menu de três pontos no canto superior direito da pré-visualização e, em seguida, selecione Abrir para abrir o documento completo.

Exportar um CSV dos recursos do repositório

Para baixar um CSV ou recursos do repositório para o seu dispositivo, siga estas etapas:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Abra um repositório.
3. Selecione o ícone de CSV no canto superior direito da página de personalização do repositório.

O CSV inclui:

• Título do ativo
• Tipo de recurso (objeto ou documento)
  • Subtipo do recurso (se for um recurso de objeto)
• Proprietário de ativo
• Em qual repositório e/ou pasta o ativo está
• Versão
• Data da última atualização
• Última atualização por
• Aprovado por
• Resumo das alterações
• Se o recurso foi arquivado
• URL do recurso (se for um recurso de documento)

Adicionar um novo repositório

Determine quem pode criar um repositório

Os gerentes da Extensão Processos podem determinar quem em sua conta da Lucid tem permissão para criar um repositório. Para atualizar essas permissões, siga estas etapas:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Selecione o ícone de configurações no canto superior direito da página.
3. Marque ou desmarque a caixa à direita de “Permitir que qualquer usuário crie repositórios” no painel que aparece.
4. Clique em Concluído.

Criar um novo repositório

Na página de gerenciamento de repositórios, os usuários podem criar novos repositórios ou acessar e editar os existentes. Dependendo da configuração definida na seção Determinar quem pode criar um repositório acima, esta ação pode ser limitada aos gerentes da Extensão Processos. Siga estas etapas para criar um novo repositório:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Clique em Criar repositório no canto superior direito da página.
3. No modal "Repositório configurado" exibido, insira um nome exclusivo em “Nome do repositório”.
4. Em "Descrição", descreva o objetivo e o conteúdo do repositório.
5. Selecione um tipo de repositório.
   • Os repositórios sem restrições e seus conteúdos podem ser visualizados por todos os usuários da sua conta da Lucid.
   • Os repositórios restritos e seu conteúdo só podem ser visualizados por usuários explicitamente convidados para o repositório. Consulte a seção Repositórios restritos abaixo para obter mais detalhes.
6. Selecione um tipo de aprovação.
   • Aprovação padrão: as solicitações de aprovação são enviadas a todos os aprovadores simultaneamente.
   • Aprovação sequencial: as solicitações de aprovação são enviadas na seguinte ordem: proprietário do ativo, proprietário da pasta, proprietário do repositório.
7. Opcionalmente, marque a caixa ao lado de "Permitir que membros publiquem diretamente". Ao marcar esta caixa, os usuários da sua conta não precisam esperar pela aprovação antes de publicar documentos ou edições no repositório.
8. Clique em Avançar.
9. Selecione de onde você deseja importar arquivos se tiver documentos existentes para adicionar ao repositório ou clique em Pular para adicionar documentos mais tarde.
   • Para ver as etapas específicas de cada tipo de importação, confira a seção Importar documentos da Lucid existentes abaixo.

O repositório agora está acessível para toda a organização na página de gerenciamento de repositórios, e os proprietários de repositório atribuídos serão notificados.

Repositórios restritos

Um repositório restrito é um conjunto centralizado de documentos e recursos aprovados e publicados que só podem ser visualizados por usuários convidados por um gerente da Extensão Processos ou proprietário de repositório. Os repositórios restritos e seu conteúdo ficam ocultos nos resultados de busca global.

Para criar um repositório restrito, siga as etapas na seção Criar um novo repositório acima, selecionando Restrito em “Tipo de repositório”.

Atualizar as configurações de restrição de um repositório existente

Gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios podem atualizar as configurações de restrição de um repositório existente seguindo estas etapas:

1. Clique em Configurações do repositório no menu de navegação à esquerda na página de personalização do repositório.
2. Em "Selecione o tipo de repositório", selecione uma nova opção.

Gerenciar configurações do repositório

Gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios têm várias capacidades de gerenciamento para os repositórios que possuem. Para acessar as configurações do repositório, siga estas etapas:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Selecione o repositório cujas configurações você deseja ajustar.
3. Clique em Configurações do repositório no menu de navegação no canto superior esquerdo do repositório.

Nesta página, você pode:

• Renomear um repositório.
• Atualize a descrição de um repositório.
• Determine o tipo de repositório.
• Determine o tipo de fluxo de aprovação.
• Permitir publicação direta.
  • Ao marcar esta caixa, os usuários da sua conta não precisam esperar pela aprovação antes de publicar documentos ou edições no repositório.
• Clique em Gerenciar proprietários no canto superior direito para adicionar, editar ou remover proprietários do repositório.

Arquivar um repositório

Proprietários de repositórios e gerentes da Extensão Processos podem arquivar um repositório seguindo estas etapas na página de gerenciamento de repositórios:

1. Clique no menu de três pontos no canto superior direito do bloco do repositório.
2. Selecione Arquivar repositório.
3. Clique em Arquivar.

Depois de arquivado, o repositório é removido da lista de repositórios e excluído dos resultados de busca. Quaisquer documentos em um repositório arquivado usados como recursos de documento em outro lugar permanecerão acessíveis como arquivos somente leitura.

Adicionar um recurso de documento a um repositório

Existem várias maneiras de adicionar um recurso de documento a um repositório dependendo da sua função. Confira as seções em negrito abaixo para mais detalhes.

Gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios
Gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios podem adicionar recursos de documentos a um repositório das seguintes maneiras:

• Importe documentos existentes da Lucid ou pastas.
• Importe documentos de um arquivo externo no seu dispositivo.
• Selecione documentos na lista de documentos, clique com o botão direito e selecione Mover para o repositório.
• Todos os métodos listados abaixo para usuários licenciados.

Os proprietários de repositório só podem adicionar documentos a um repositório que possuem.

Usuários licenciados
Qualquer usuário licenciado na sua conta da Lucid pode adicionar documentos a um repositório das seguintes maneiras:

• Adicione novos documentos da Lucid a partir da página de personalização do repositório.
• Adicione um documento da Lucid existente a um repositório dentro do editor do documento.

A aprovação do proprietário do repositório é necessária para ambas as opções.

Adicionar um novo documento da Lucid

Para adicionar um novo documento da Lucid a um repositório, qualquer usuário licenciado na sua conta da Lucid pode seguir estas etapas na página de personalização do repositório:

1. Clique em Criar novo no canto superior direito.
2. Selecione Documento.
3. Edite o documento conforme necessário.
4. Quando o documento estiver pronto para ser adicionado ao repositório, clique em Solicitar aprovação no canto superior direito da tela.
   • Se você for gerente da Extensão Processos ou proprietário do repositório, poderá publicar as edições sem solicitar aprovação. Após editar, clique em Publicar no canto superior direito para publicar o documento revisado imediatamente.
5. Digite uma mensagem opcional em “Mensagem para os aprovadores”.
6. Clique em Solicitar aprovação.

Você poderá publicar o documento no repositório depois que ele for aprovado clicando em Publicar no canto superior direito do documento.

Importar documentos da Lucid existentes

Dependendo da sua função, você pode adicionar um documento da Lucid existente a um repositório de duas maneiras:

• Gestores de Extensões de Processos, proprietários de repositório e proprietários de pastas podem importar uma pasta existente de documentos da Lucid ou Central da Equipe diretamente da página de personalização do repositório.
• Qualquer usuário licenciado (incluindo gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios) pode adicionar um documento existente da Lucid a um repositório a partir do editor do documento.

Consulte as seções em negrito abaixo para obter mais detalhes.

Importar uma pasta existente de documentos da Lucid ou Central da Equipe para um repositório

Em vez de construir um novo documento, os proprietários do Process Gerente de Extensões e do repositório podem importar documentos da Lucid e as pastas da Central da Equipe existentes para um repositório. Para importar um ou mais documentos da Lucid ou pastas Central da Equipe em um repositório, siga esses passos da página de personalização do repositório:

1. Clique no ícone de importação de documentos no canto superior direito.
2. Selecione Importar do Lucid.
3. Selecione as pastas documento ou Central da Equipe de Lucid para importar.
   • Documentos e pastas compartilhados precisam de aprovação do proprietário. Se você selecionar um documento ou pasta que não possui, o proprietário receberá um e-mail solicitando que a posse seja transferida para você. Uma vez que posse é transferido, o documento ou pasta será importado automaticamente para o repositório.
4. Clique em Mover itens.
5. Se você estiver adicionando documentos ou pastas de propriedade da equipe da Lucid (de uma central da equipe ou pasta de equipes), precisará designar um proprietário do recurso na janela modal seguinte e depois clicar em Avançar. Caso contrário, o proprietário do documento será o proprietário padrão do recurso.
   • O proprietário do recurso é responsável por supervisionar o documento e tem a capacidade de aprovar futuras alterações feitas nele.
6. Clique em Continuar para confirmar que mover e publicar documentos em um repositório não pode ser desfeito e altera as permissões de compartilhamento das seguintes maneiras:
   • Os documentos do repositório podem ser visualizados por todos da sua conta da Lucid.
   • O acesso externo aos documentos foi removido.
   • Os links de publicação são removidos para repositórios restritos.

O documento agora está acessível no repositório e pode ser visualizado por todos os usuários na sua conta da Lucid. Os passos de importação nesta seção movem quaisquer documentos da Lucid que você selecionar para o repositório. Isso significa que eles não estarão mais acessíveis pela sua "Página de documentos".

Adicione um documento da Lucid existente a um repositório do editor

Qualquer usuário licenciado na sua conta da Lucid pode solicitar adicionar documentos da Lucid que possui a um repositório diretamente do editor do documento, seguindo estes passos:

1. Abra as opções adicionais no canto superior esquerdo da tela.
   • No Lucidchart, após abrir o menu de opções adicionais, passe o mouse sobre “Arquivo”.
2. Selecione Adicionar ao repositório.
3. No painel que aparece, selecione um repositório no menu suspenso.
4. Digite um breve resumo do documento em “Resumo”.
5. Clique em Solicitar aprovação.

Os proprietários do repositório recebem uma notificação onde podem aprovar ou rejeitar sua solicitação. Quando o documento for aprovado e publicado, o documento em que você está trabalhando será movido para o repositório.

Importar um arquivo externo para um repositório

Gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositórios podem importar arquivos externos do Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural ou BPMN em um repositório. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Clique no ícone de importação de documentos no canto superior direito.
2. Selecione Importar do arquivo para importar arquivos em formatos externos.
3. Selecione um ou mais arquivos do seu dispositivo local.
4. Clique em Concluído.

O documento agora está acessível no repositório e pode ser visualizado por todos os usuários na sua conta da Lucid.

Adicionar um recurso de objeto a um repositório

Gerenciar recursos em um repositório

Os gerentes da Extensão Processos e os proprietários de repositórios têm várias capacidades de gerenciamento dos recursos nos repositórios que possuem. Essas capacidades incluem:

• Organizando documentos em pastas.
• Atualizando proprietários de pastas e de ativos.
• Movendo documentos de ou para outro repositório.
• Arquivar pastas e documentos de um repositório.

Todas essas ações podem ser realizadas na página de personalização do repositório, mostrada na captura de tela abaixo. Consulte as seções abaixo para mais detalhes sobre como concluir cada ação.

Organize documentos em pastas

Para criar uma pasta dentro de um repositório, os gerentes da Extensão Processos e proprietários de repositório podem seguir estas etapas: 

1. Clique em Criar novo no canto superior direito.
2. Selecione Pasta.
3. Nomeie sua pasta.
4. Clique em OK.

Para mover um documento para uma pasta, clique e arraste-o para a pasta. 

Atualizar um proprietário de pasta

Para alterar o proprietário de uma pasta, os gerentes da Extensão Processos e os proprietários de repositórios podem seguir estas etapas:

1. Clique no menu de três pontos no lado direito do documento.
2. Selecione Configurações da pasta.
3. Em “Adicionar proprietário da pasta”, digite ou selecione um usuário no menu suspenso.
4. Clique em Salvar alterações.

Atualizar um proprietário de ativo

Para alterar o proprietário de um documento, os gerentes da Extensão Processos e os proprietários de repositórios podem seguir estas etapas:

1. Clique no menu de três pontos no canto inferior direito do documento.
2. Selecione Mostrar detalhes.
3. Na seção “Proprietário”, clique no ícone Editar.
4. Digite ou selecione um usuário no menu suspenso.

Mover um documento

Mover um documento para um repositório diferente

mover a documento para um repositório diferente, Process Gerente de Extensões e proprietários de repositório podem seguir estas etapas:

1. Clique no menu de três pontos no canto inferior direito do documento.
2. Clique em Trocar repositório.
3. Em "Mover para", use o menu suspenso para selecionar um novo repositório.
   • Se você estiver movendo um documento para um repositório restrito, o proprietário do documento precisa ter acesso ao repositório ou você pode clicar em Continuar para selecionar um novo proprietário.
4. Clique em Mover item.

Remover um documento de um repositório

mover a documento out of a repositório, Process Gerente de Extensões e proprietários de repositório podem seguir estes passos:

1. Clique no menu de três pontos no canto inferior direito do documento.
2. Clique em Remover do repositório.
3. Clique em Confirmar remoção para confirmar que este documento será movido para fora do repositório e para a sua pasta "Meus documentos".

Arquivar uma pasta de repositório

Arquivar um documento

Para arquivar um documento em um repositório, os gerentes da Extensão Processos, proprietários de repositórios e proprietários de pastas podem seguir estas etapas:

1. Clique no menu de três pontos no canto inferior direito do documento que você deseja arquivar.
2. Selecione Mover para o arquivo.
3. Clique em Mover para o arquivo para confirmar que o documento não aparecerá mais no repositório.

Restaurar um recurso arquivado

Para restaurar um documento ou recurso de objeto arquivado anteriormente, os gerentes da Extensão Processos, proprietários de repositórios, proprietários de pastas e donos de processos podem seguir estas etapas:

1. Selecione Arquivar no menu de navegação na extrema esquerda da página, em "Página inicial de Processos".
2. Clique no menu de três pontos à direita do documento ou recurso de objeto que você deseja restaurar.
3. Clique em Restaurar.
4. Clique em Restaurar para confirmar que o recurso retornará ao seu local original no repositório.

Faça alterações em um ativo publicado

Antes que as edições em um recurso em um repositório possam ser publicadas, elas devem passar por um fluxo de aprovação. Para obter mais informações, confira os artigos abaixo:

• Solicite atualizações para um recurso publicado no repositório
• Aprovar ou recusar atualizações em um documento do repositório

Ver histórico de versões do documento do repositório

Qualquer usuário da sua conta da Lucid pode visualizar versões anteriores de documentos publicados do repositório para ver as alterações que ocorreram ao longo do tempo. Para visualizar uma versão anterior de um documento do repositório, siga estas etapas:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Selecione o repositório que contém o documento cujo histórico de versões você quer visualizar.
3. Em “Documentos”, no lado esquerdo da página, selecione um documento.
4. Abra o menu de três pontos no canto superior direito da página.
5. Selecione Mostrar histórico de versões.

O documento será aberto em uma nova guia, onde você poderá visualizar versões anteriores do documento selecionando-as no painel do lado direito da página. Você também pode visualizar revisões que ocorreram antes de o documento ser publicado no repositório.

Visualizar o histórico de versões de um repositório
Como alternativa, você pode visualizar o histórico de versões de um documento publicado diretamente do repositório em que ele se encontra. Para isso, siga estas etapas:

1. Clique em Repositórios no menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid.
2. Selecione o repositório que contém o documento cujo histórico de versões você quer visualizar.
3. Em “Documentos”, no lado esquerdo da página, selecione um documento.
4. Abaixo do título do documento, selecione o menu suspenso de versão.
5. Selecione uma versão anterior ou clique em Ver histórico completo de versões para abrir o histórico de versões em uma nova página.

Clique em Mostrar detalhes no canto superior direito da página para ver detalhes como:

• Última atualização: a data em que o documento foi atualizado pela última vez.
• Última atualização por: o usuário que atualizou o documento pela última vez.
• Aprovado por: todos os usuários que aprovaram o documento para ser publicado no repositório.
• Resumo das alterações: um resumo do que mudou em relação à versão anterior. Isso inclui uma descrição das atualizações fornecida pelo usuário, além de eventos gerados pelo sistema, como:
  • Documento renomeado
  • Documento adicionado ao repositório
  • Recurso incorporado atualizado automaticamente

Comparar versões

Para comparar uma versão de um documento com outra, siga estas etapas após concluir as etapas da seção anterior:

1. Selecione uma das versões que você deseja comparar no painel do lado direito.
2. Clique em Comparar versões na parte inferior do painel.
3. Selecione a segunda versão que você deseja comparar.
4. Clique em Comparar versões selecionadas.

Os documentos aparecerão um sobre o outro. No painel à direita, você pode ver um resumo das alterações, incluindo objetos que foram adicionados, editados ou excluídos. As alterações também são destacadas nos documentos. Use o menu suspenso “Destaques” no canto superior direito dos documentos para personalizar quais alterações são destacadas nos documentos.

Perguntas frequentes

Os documentos do repositório funcionarão como documentos normais da Lucid quando incorporados externamente por meio de uma integração?
Documentos de repositório incorporados só podem ser incorporados pelo proprietário do repositório, proprietário do recurso, proprietário da pasta ou gerente da Extensão Processos. Para usuários na mesma conta da Lucid do proprietário do documento, os documentos do repositório incorporados podem ser visualizados com acesso somente para comentários. Todos os outros usuários têm acesso somente para visualização.

Qual é a diferença entre um proprietário do repositório e um proprietário do ativo?
Um proprietário do repositório tem controle total sobre um repositório específico. Suas principais responsabilidades incluem adicionar documentos e ativos ao repositório, gerenciar as configurações do repositório e aprovar novos documentos e alterações antes que eles sejam publicados no repositório.

Um usuário se torna proprietário do recurso quando publica seu documento ou recurso no repositório, depois de ter sido aprovado por um proprietário de repositório. Como proprietário do recurso, ele é responsável pela fidelidade do documento para a organização. Embora possa supervisionar e aprovar alterações em seu próprio documento, ele não pode criar repositórios, atribuir proprietários de repositórios nem aprovar edições feitas em documentos que não possui.

Os proprietários de repositórios podem reatribuir proprietários de recursos. Um proprietário de recursos existente pode transferir sua função para outra pessoa (isso se aplica apenas ao documento ou recurso que ele possui).

Um usuário com acesso limitado (sem licença) pode ser um gerente da Extensão Processos ou proprietário de repositório?
Um usuário não licenciado pode ser designado como gerente da Extensão Processos ou proprietário de repositório, mas não pode sugerir edições ou adicionar conteúdo ao repositório. Para obter a funcionalidade completa, atribua essas funções a um usuário licenciado.

O que acontece com os documentos do repositório se a minha conta não tiver mais acesso à Extensão Processos?
Se a sua conta optar por não comprar a Extensão Processos após uma avaliação ou fizer um downgrade para não ter mais acesso, os usuários da conta não poderão mais acessar os repositórios pelo menu de navegação no lado esquerdo da página inicial da Lucid. Os documentos do repositório ainda poderão ser acessados pela página inicial da Extensão Processos com permissões somente para visualização. Isso pode ser acessado pelo seletor de espaços de trabalho na parte superior do menu de navegação na página inicial da Lucid.

Para editar o conteúdo do repositório, você precisará copiar o conteúdo do documento do repositório para um documento comum da Lucid.

Artigos relacionados

• Visão geral da Extensão Processos
• Solicite atualizações para um recurso publicado no repositório
• Aprovar ou recusar atualizações em um documento do repositório
• Use a biblioteca de ativos para manter a consistência da documentação

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