Organogramas: Um guia do início ao fim

Neste artigo

Este artigo serve como um guia para as diferentes opções e recursos disponíveis durante o processo de criação de um organograma, permitindo que você determine:

• Qual método usar para construir seu organograma
• Como formatar o organograma para melhor legibilidade
• Como fazer atualizações no seu organograma quando ocorrem mudanças na sua organização
• Quais recursos adicionais do Lucidchart podem ajudar você a analisar padrões em seu organograma
• Como compartilhar melhor seu organograma dependendo do seu público

Se você estiver procurando por instruções passo a passo, incluindo como mover e editar formas de organograma, como importar dados e como adicionar imagens, confira nosso artigo Criar um organograma .

Construa a base do seu organograma

A primeira pergunta a fazer antes de começar é como você deseja inserir as informações no seu organograma. No Lucidchart, você pode inserir dados de formato de funcionários manualmente ou importar dados de uma fonte externa, dependendo de suas necessidades.

Crie um organograma manualmente se:

• Você não tem uma fonte de dados existente (como Excel ou Planilhas Google) com as informações do seu organograma.
• Você planeja fazer atualizações manuais no organograma.
• Você tem uma organização menor que não exige alterações frequentes ou complexas nos gráficos.

Crie seu organograma importando dados se:

• Você tem uma fonte de dados com informações do seu organograma.
• Você quer ter a capacidade de substituir ou atualizar dados do organograma para fazer atualizações.
• Você tem uma organização maior que exige alterações frequentes ou complexas nos gráficos.

Crie um organograma manualmente

Antes de criar seu organograma manualmente, você precisa abrir a biblioteca de formas de organograma. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Selecione Mais formas na parte inferior do menu Forma, à esquerda do documento.
2. Marque a caixa no menu de navegação à esquerda ao lado de “Organograma”.
3. Clique em Usar formas selecionadas.

Agora você pode acessar o formato do organograma no menu Forma do seu documento. Quando estiver na canvas, você pode adicionar, mover e editar formas individuais conforme necessário para personalizar totalmente seu organograma.

Importar dados de organograma existentes

Para importar um organograma com sucesso, você precisa garantir que os dados estejam configurados corretamente. Antes de mostrarmos como configurar os dados, decida se você deseja usar um arquivo carregado ou dados vinculados do Google ou do Microsoft 365. Existem algumas diferenças importantes entre os dois:

• Um arquivo CSV ou Excel (XLSX) carregado: este é um arquivo estático que existe no seu dispositivo. As alterações feitas no arquivo CSV/Excel no seu dispositivo não serão refletidas no seu organograma, a menos que você substitua os dados no Lucidchart por um arquivo CSV/Excel novo e atualizado. Esta opção pode ser melhor se você baixar seu organograma de uma fonte externa como um arquivo no seu dispositivo.
• Uma planilha do Google vinculada ou uma pasta de trabalho do Microsoft 365 Excel: este é um arquivo dinâmico hospedado online e conectado ao Lucidchart. As alterações feitas no Google ou no Microsoft 365 serão refletidas no organograma quando você atualizar os dados. Esta opção pode ser melhor se você prevê que seu organograma mudará com frequência.

Agora, vamos voltar a como você precisa configurar os dados para garantir uma importação bem-sucedida. Independentemente de como você importa, seus dados precisam ser formatados de uma maneira específica para que o Lucidchart os leia corretamente. Você tem flexibilidade em como fazer isso, desde que cada funcionário tenha um identificador exclusivo, como um ID ou nome de funcionário. Você pode adicionar quantas colunas adicionais forem necessárias, como Função, Localização, E-mail, etc.

Abaixo está um exemplo dos mesmos dados formatados de duas maneiras. Ambos os exemplos gerariam o mesmo organograma quando importados porque incluem informações de identificação exclusivas.

Depois que seus dados estiverem formatados corretamente, você poderá importá-los seguindo as etapas em nosso artigo Criar um organograma . Ao passar pelas etapas de importação, você tem a opção de criar um organograma para toda a sua organização ou dividi-lo em grupos menores. Por exemplo, você pode optar por criar vários organogramas menores com base na Localização ou no Supervisor. Se você optar por dividi-lo, cada parte será inserida em uma página diferente no Lucidchart, com cada página aparecendo como uma guia distinta na parte inferior do documento.

Personalização do organograma

Depois que seu organograma for criado, você pode personalizar o formato e o estilo para atender às suas necessidades ou marca.

Aumente a clareza atualizando o layout

Você tem várias opções de layout localizadas no painel Contexto do organograma, que podem ser abertas passando o cursor sobre o organograma e clicando em Organograma no canto superior esquerdo do esboço do organograma.

Na aba “Layout”, você pode ajustar:

• Estilo de layout: ajuste o layout e o espaçamento do organograma. Por exemplo, diminua o tamanho geral do organograma diminuindo o espaçamento entre cada forma.
• Estilo de forma: escolha como as formas aparecem na canvas. Por exemplo, escolha um estilo que inclua uma foto ou um formato que acomode texto mais longo.
• Campos de funcionários: determine quais campos do organograma aparecem nas formas. Por exemplo, simplifique seu organograma mostrando apenas “Nome” e “Função”. Todos os outros dados ainda estarão disponíveis no painel Contexto.

Abaixo está um exemplo do mesmo organograma com dois layouts diferentes. A opção à esquerda é mais simples e fácil de escanear, enquanto a opção à direita contém mais informações. O layout que você escolher depende do que você precisa do seu organograma.

Melhore a legibilidade e o apelo visual

Para maior legibilidade, conformidade com a marca ou preferência pessoal, você pode escolher estilizar seu organograma de várias maneiras, incluindo alterar a cor de preenchimento, o tipo ou tamanho da fonte, a cor da linha ou até mesmo adicionar uma legenda de diagrama. As opções básicas de formatação estão localizadas na parte superior da canvas no Lucidchart, e a legenda do diagrama está disponível na biblioteca de formas padrão.

Você pode atualizar o estilo de todo o organograma ou chamar a atenção de pessoas específicas atualizando o estilo apenas para elas. Além disso, você pode definir um estilo padrão para todos os formatos de organograma existentes e novos. O exemplo abaixo inclui diferentes cores e tamanhos de fonte, bem como uma legenda de diagrama.

Personalize a estrutura para necessidades individuais

Para simplificar, o Lucidchart estrutura organogramas de acordo com um algoritmo específico baseado em níveis, onde todos os funcionários devem se reportar a um supervisor no nível diretamente acima deles. Embora isso funcione para a maioria das experiências de organograma, há alguns casos em que pode ser necessário personalizar a estrutura do seu organograma para melhor atender às suas necessidades. Na maioria dos casos, você pode fazer isso adicionando uma linha ao seu organograma ou copiando e colando um organograma individual na canvas. Confira o exemplo abaixo, que mostra como você pode adicionar um assistente executivo ao CEO.

Confira as seguintes postagens da comunidade para obter exemplos de como personalizar a estrutura do seu organograma:

• Personalizando o estilo e o layout do organograma no Lucidchart
• Funcionários em diferentes níveis se reportando ao mesmo gerente no Organograma do Lucidchart
• Tem um funcionário com dois gerentes? Use este truque para representá-los em seu organograma Lucidchart

Mantenha seu organograma atualizado

Em nosso mundo agitado, as mudanças acontecem rapidamente. Quando ocorrem mudanças na sua organização e você precisa atualizar seu organograma, há três maneiras principais de fazer isso:

• Atualizar estrutura e dados manualmente
• Atualize seu conjunto de dados
• Substitua seu conjunto de dados

Leia as seções abaixo para obter detalhes sobre quando escolher cada método.

Fazer atualizações manuais

Se você criou seu organograma manualmente, precisará fazer atualizações manuais na estrutura do organograma e nos dados dos funcionários quando ocorrerem alterações. Você pode atualizar a estrutura do organograma arrastando formas para novos locais na canvas e atualizar os dados dos funcionários manualmente digitando as novas informações diretamente na forma do organograma.

Você sempre pode atualizar a estrutura e os dados do organograma manualmente, mesmo que tenha criado o organograma originalmente por meio de importação. No entanto, se você usar dados importados para manter seu organograma atualizado, recomendamos que você faça as atualizações necessárias na sua fonte de dados e depois atualize ou substitua seu conjunto de dados no Lucid em vez de fazer alterações manuais.

A menos que você tenha configurado a sincronização bidirecional com o Microsoft 365 Excel (link para outro artigo), as alterações manuais não são bidirecionais. A edição de formas, dados e estrutura do organograma no Lucidchart não afeta seu conjunto de dados original se você criou seu organograma importando dados.

Atualize ou substitua seu conjunto de dados 

Se você criou seu organograma por meio de importação de dados e estiver em uma conta Enterprise, poderá atualizá-lo atualizando ou substituindo os dados.

• Atualize se seu conjunto de dados foi vinculado do Google ou do Microsoft 365.
• Substitua se o seu conjunto de dados foi carregado do seu dispositivo como um arquivo CSV/Excel ou se você estiver usando um conjunto de dados diferente daquele que você importou originalmente.

Ao atualizar ou substituir dados, você tem a opção de manter quaisquer alterações manuais feitas ou reverter para a fonte de dados original. Veja o que cada um deles significa para seu organograma:

• Manter suas alterações do Lucidchart: esta opção informa ao Lucidchart para manter as alterações manuais que você fez no seu organograma desde a última importação. Isso significa que as alterações feitas na fonte de dados, como nome, função ou informações de contato, serão atualizadas, mas as atualizações manuais feitas no Lucidchart não serão substituídas.
• Reverter para a fonte de dados original: com esta opção, seu organograma refletirá exatamente o que está na fonte de dados. Se você fez alterações manuais no Lucidchart, elas serão substituídas se forem diferentes da fonte de dados.

Independentemente de você escolher manter as alterações manuais ou reverter para o original, a formatação de todas as formas existentes será mantida. Quaisquer novas formas adicionadas a partir dos dados terão formatação padrão ou obedecerão a quaisquer regras de formatação condicional que tenham sido configuradas.

Analise padrões dentro do seu organograma

Agora que você criou um organograma profissional e funcional, é hora de colocá-lo em prática. Com recursos adicionais do Lucid, você pode fazer muito mais do que apenas um gráfico estático de funcionários. Com recursos como filtros, formatação condicional, formas dinâmicas e contêineres inteligentes, você pode analisar dados e identificar padrões dentro da sua organização.

Simplifique sua visualização com filtros

No painel Contexto do organograma, você pode adicionar um filtro para mostrar apenas funcionários que atendem a determinados parâmetros com base em dados de forma. Isso é particularmente útil para organogramas grandes, nos quais você pode querer ver apenas uma parte dos funcionários, como um departamento específico, local do escritório ou função.

O exemplo abaixo mostra um organograma à esquerda, seguido pelo mesmo organograma filtrado para mostrar apenas funcionários nos Estados Unidos à direita.

Visualize dados de funcionários com agrupamento

O organograma do agrupamento pode organizar seus funcionários em Smart Containers com base em dados de formato, como largura de banda, localização e departamento, oferecendo uma visão geral dos funcionários que correspondem a determinados parâmetros. Esta é uma opção popular para equipes Scrum, pois permite que os colegas de equipe identifiquem rapidamente a experiência, os conjuntos de habilidades e a disponibilidade.

Identifique padrões automaticamente com formatação condicional

Adicionar formatação condicional ao seu organograma é uma excelente maneira de:

• Identifique e analise visualmente padrões nos dados do seu organograma.
• Simplifique a aparência do seu organograma adicionando formatação para campos ocultos.
• Aplique formatação a quaisquer novos formatos de organograma adicionados ao atualizar ou substituir dados no seu organograma.

No exemplo abaixo, regras de formatação foram criadas para adicionar um ícone de cor diferente com base no campo “Largura de banda” e uma cor de preenchimento diferente com base no campo “Departamento” para cada funcionário. Aqui estão alguns benefícios de ter essas regras em vigor:

• É fácil identificar padrões como largura de banda menor na equipe de Produto do que na equipe de Suporte.
• Departamento e largura de banda são facilmente identificáveis sem que os campos precisem ficar visíveis como texto no formato, tornando o organograma menos confuso e mais atraente visualmente.
• Todos os novos funcionários adicionados terão automaticamente um ícone e uma cor de preenchimento adicionados com base em seus dados individuais.

Analisar dados de forma com fórmulas

As fórmulas no Lucidchart são uma maneira versátil de analisar dados de formas na canvas para obter uma visão abrangente da sua organização. Você pode adicionar fórmulas diretamente aos formatos de organograma, tabelas ou qualquer outro campo de texto no seu documento. Algumas maneiras de usar fórmulas são:

• Conte os funcionários em cada região.
• Some os salários de cada departamento.
• Calcule a média do número de anos de experiência por equipe.
• Identifique vagas em aberto na organização.

No exemplo abaixo, foi criada uma tabela com fórmulas para contar o número de funcionários em cada região e em cada departamento. Com a fórmula em vigor, à medida que funcionários são adicionados, excluídos ou alterados, os números na tabela são atualizados automaticamente de acordo com os novos dados. Se você preferir um gráfico ou tabela em vez de uma tabela, continue lendo a próxima seção para aprender como criar gráficos com formas dinâmicas.

Esta fórmula foi usada no primeiro quadro da tabela abaixo — use-a como exemplo ao criar a sua!

• =countif(descendentes(página), E(this.'Localização' = 'EUA',este.'Departamento' = 'Suporte' ))

Crie gráficos com formas dinâmicas

Formas dinâmicas no Lucidchart são formas que mudam com base nos dados do documento, como um gráfico de pizza ou uma barra de progresso. Essas formas funcionam melhor combinadas com fórmulas ou formatação condicional para obter o melhor uso delas junto com seu organograma.

No exemplo abaixo, três formas dinâmicas foram adicionadas à canvas para mostrar visualmente a porcentagem da organização que está em cada local. O valor de cada forma dinâmica foi adicionado como uma fórmula para que seja atualizado automaticamente quando funcionários são adicionados, removidos ou alterados.

Por exemplo, a fórmula para o valor da forma dos EUA conta as formas na página cujo campo Localização é igual a “EUA”.

• =countif(descendentes(página), this.'Localização' = 'EUA')

Você também pode emparelhar formas dinâmicas com formatação condicional para adicionar uma forma dinâmica a cada pessoa na sua organização que representa um campo numérico.

No exemplo abaixo, a formatação condicional foi aplicada para adicionar uma forma dinâmica com base no campo Largura de banda de cada funcionário, fornecendo uma visualização rápida da carga de trabalho de cada funcionário. Essas formas são atualizadas automaticamente com quaisquer alterações nos dados quando eles são atualizados ou substituídos.

Compartilhe o organograma

Depois de aperfeiçoar seu organograma, você tem várias opções para compartilhá-lo com sua organização. Primeiro, decida se você deseja compartilhar uma versão estática ou uma versão ao vivo.

Você pode optar por compartilhar uma versão estática do seu organograma se:

• Você quer que o gráfico reflita um período de tempo específico.
• Você precisa de uma versão impressa do seu gráfico.
• Você quer controlar quem tem acesso às informações.
• Seu organograma não muda com muita frequência.

Você pode escolher compartilhar uma versão dinâmica ou ao vivo do seu organograma se:

• Você quer que seu público veja atualizações do gráfico em tempo real.
• Você quer que seu público tenha acesso a campos de dados ocultos.
• Seu gráfico é muito grande para exportar ou imprimir.
• Sua organização muda com frequência.

Exportar ou imprimir uma versão estática

Se compartilhar uma versão estática do seu organograma for mais adequado às suas necessidades, você pode exportá-lo como uma imagem ou arquivo PDF para seu dispositivo ou imprimir uma cópia física.

Se você tem um organograma particularmente grande:
Embora exportar e imprimir não seja a melhor opção para compartilhar um organograma grande, às vezes isso é inevitável. Nesses casos, aqui estão algumas dicas para otimizar a versão exportada ou impressa:

• Ao criar seu organograma, divida-o em várias páginas por departamento ou local.
• Use filtros de organograma para dividir o organograma em partes menores antes de exportar.
• Ajuste a escala do conteúdo do seu documento para garantir que ele não fique muito pequeno ou muito grande para exportação.
  • Dica profissional: preste atenção ao tamanho da fonte. Se alguma das fontes no seu documento for menor que seis, pode ser difícil ler uma versão exportada ou impressa do seu organograma, e você deve ajustar a escala de conteúdo para uma mais alta.
• Desative a tela infinita e ative a disposição de páginas em mosaico para ver como o organograma será dividido em páginas quando impresso.

Publicar ou incorporar uma versão ao vivo

Se compartilhar uma versão dinâmica do seu organograma for a melhor opção para você, você pode publicá-lo ou incorporar uma versão ativa em sua própria página da web.

Publique seu organograma
A publicação gera um link que você pode enviar a qualquer pessoa (incluindo usuários que não sejam do Lucid), o que lhes concede acesso para visualizar seu organograma. Você pode escolher publicar seu organograma como:

• URL: Gera um link para navegar até uma versão ativa da página da web do organograma.
• PDF: gera um link para baixar um instantâneo em PDF do organograma conforme ele aparece no Lucidchart naquele momento.
• Imagem: gera um link para baixar um instantâneo de imagem do organograma conforme ele aparece no Lucidchart naquele momento.

Se você publicar seu organograma como PDF ou imagem, o arquivo baixado será estático e não será atualizado com alterações futuras. No entanto, se você fizer atualizações, os usuários poderão clicar novamente no link original para baixar a versão mais recente.

Incorpore seu organograma
A incorporação permite que você coloque uma versão interativa do seu organograma em sua própria página da web. Você pode gerar um código de incorporação diretamente no Lucidchart ou usar uma das integrações de incorporação externas do Lucid, como:

• Confluence Cloud
• Servidor Confluence ou Data Center
• JIRA
• Asana
• Notion

Recursos

Para saber mais sobre como aproveitar todo o poder dos organogramas, explore os recursos adicionais abaixo. Esses recursos estão disponíveis somente em inglês.

Blogs
Como criar um organograma pensando em novos funcionários
Como fazer do seu organograma o melhor recurso para os funcionários

Postagens da comunidade
Adicione filtros ao seu organograma
Solução de problemas de organograma
Pronto para elevar o nível do seu organograma? Dê uma olhada no agrupamento

Curso
Introdução aos organogramas

Modelos
Exemplo de organograma baseado em dados
Organograma por localização
Exemplo de estrutura de funções/responsabilidades

Vídeo
Organogramas no Lucid

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