Lucid panel administracyjny: Ustawienia zgodności

Uzyskaj dostęp do strony zgodności

Aby przejść do strony panelu administracyjnego Dokumenty i foldery, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Administrator .
2. Kliknij Zgodność w menu po lewej stronie.

Szukaj z Discovery

Usługa Discovery jest dostępna tylko dla kont Przedsiębiorstwo. Instrukcje dotyczące aktualizacji znajdziesz w artykule„Uaktualnianie konta Lucid ”. Usługa Discovery zwraca wyniki tylko dla dokumentów należących do konta Przedsiębiorstwo. Nie uwzględnia dokumentów, które nie należą do konta, nawet jeśli są udostępniane użytkownikowi konta.

Właściciele kont, administratorzy dokumentów i administratorzy Shield mogą korzystać z funkcji Discovery, aby wyszukiwać, przeglądać i edytować uprawnienia udostępniania dla wszystkich dokumentów należących do Twojego konta. Wybierz opcję Discovery z menu rozwijanego po lewej stronie, aby uzyskać dostęp do tej funkcji. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Dostęp do dokumentów

Możesz przeszukiwać wszystkie dokumenty należące do Twojego konta Enterprise, korzystając z opcji podstawowych lub zaawansowanych.

Podstawowe opcje wyszukiwania

Podstawowe opcje obejmują wyszukiwanie według konta(-ów) użytkownika, słowa(-ów) kluczowego(-ych) i daty. Jeśli przeszukujesz za pomocą konta(-ów) użytkownika(-ów), zaznacz pole wyboru, aby otrzymywać wyniki tylko dotyczące dokumentów, których właścicielami są przeszukiwani użytkownicy; w przeciwnym razie zobaczysz wyniki dotyczące wszystkich dokumentów, do których mają oni dostęp na Twoim koncie Enterprise. Jeśli przeszukujesz według słów kluczowych, możesz przeszukiwać zawartość dokumentu, a także tagi i atrybuty dokumentu. Jeśli wyszukujesz według daty, możesz wybrać z opcji rozwijanych datę utworzenia lub datę ostatniej modyfikacji.

Opcje wyszukiwania zaawansowanego

Na liście rozwijanej opcji zaawansowanych możesz wyszukiwać dokumenty według typu, lokalizacji dokumentu, dostępu zewnętrznego, identyfikatora dokumentu, klasyfikacji i statusu. W menu rozwijanym „Lokalizacja dokumentu” dostępne są następujące opcje filtrów wyszukiwania:

• Wszędzie
• Tylko zespoły i foldery zespołów
• Wyklucz zespoły i foldery zespołów
• Tylko usunięte dokumenty

W sekcji „Dostęp zewnętrzny” możesz także filtrować wyniki wyszukiwania, aby wyświetlić tylko dokumenty udostępnione współpracownikom zewnętrznym lub zawierające link zewnętrzny. Dotyczy to dokumentów, które mają włączone link udostępniania publicznego, dokumentów opublikowanych lub osadzonych oraz dokumentów udostępnionych współpracownikom spoza organizacji.

Wyniki wyszukiwania

Na stronie wyników wyszukiwania zawsze zobaczysz tytuł dokumentu. W zależności od kryteriów wyszukiwania możesz zobaczyć wybór maksymalnie pięciu dodatkowych kolumn z poniższej listy: właściciel dokumentu (czy jest to Indywidualny, Zespół czy folder Zespół), identyfikator dokumentu, data /utworz/, data modyfikacji, współpracownicy, czy ma dostęp zewnętrzny, klasyfikacja i status. 

W prawym górnym rogu strony z wynikami wyszukiwania Discovery wybierz kliknij ikonę zarządzania kolumnami, aby zaznaczyć lub odznaczyć pola wyboru powiązane z kolumną, która ma się pojawiać w wynikach wyszukiwania. Aby dostosować szerokość kolumny w tabeli wyników wyszukiwania, kliknij i przeciągnij jej nagłówek.

Wyszukiwanie jest ograniczone do 10 000 wyników. Jeśli osiągniesz limit, będziesz musiał zawęzić zapytanie.

Wyświetl dokumenty

Możesz otworzyć dowolny dokument z wyników wyszukiwania w trybie tylko do podglądu. 

Podczas korzystania z tych uprawnień administratora dokumentu współpracownicy nie zobaczą, że przeglądasz dokument. Ponieważ możesz tylko przeglądać dokumenty, nie wpłynie to na historię zmian dokumentu.

Jeśli masz dodatek Enterprise Shield, możesz także przeglądać historię zmian dokumentu.

Edytuj uprawnienia do udostępniania

Po uzyskaniu dostępu do dokumentu na swoim koncie za pomocą Discovery możesz otworzyć menu Udostępnij i zmienić osobę, której dokument został udostępniony. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki z poziomu dokumentu:

1. Kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu dokumentu.
2. Edytuj uprawnienia do udostępniania.
3. Kliknij przycisk Gotowe.
    

Pobierz plik CSV

Możesz pobrać metadane dokumentu w formacie CSV, jeśli Twoje konto ma dodatek Enterprise Shield. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki na stronie wyników wyszukiwania:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentu(ów), dla którego chcesz pobrać dane CSV.
3. Wybierz Działania .
4. Kliknij opcję Eksportuj tylko metadane CSV .

Plik CSV zostanie następnie pobrany na Twoje urządzenie. CSV będzie zawierał następujące informacje:

• Tytuł
• Typ dokumentu
• Status udostępniania dokumentu, który może obejmować:
   
  • Konto ograniczone: Aktywny jest link udostępniania, do którego dostęp mają tylko zalogowani użytkownicy na Twoim koncie Lucid, ze względu na ustawienie Ograniczone udostępnianie.
  • Publiczne: Aktywny jest link udostępniania, do którego dostęp może uzyskać każdy zalogowany użytkownik Lucid.
  • Współpraca: Dokument został udostępniony bezpośrednio użytkownikowi lub grupie użytkowników za pośrednictwem nazwy lub adresu e-mail.
  • Osadzony: Kod osadzony jest aktywowany ręcznie lub za pośrednictwem integracji.
  • Opublikowano: Dokument został opublikowany.
  • Anonimowy: aktywny jest udział link, który umożliwia dostęp każdemu niezalogowanemu użytkownikowi, niezależnie od tego, czy jest on częścią Twojego konta.
  • Brak: Tylko właściciel dokumentu może uzyskać dostęp do dokumentu i nie został on udostępniony żadną z metod opisanych powyżej.
     
• Właściciel
• Utworzony
• Zmodyfikowane
• Użytkownicy wewnętrzni
• Użytkownicy zewnętrz ni (użytkownicy, którzy mają dostęp do dokumentu, ale nie są częścią konta)
• Atrybuty i znaczniki
• Identyfikator dokumentu
• URL dokumentu

Przywróć dokument

Możesz przywrócić przeniesiony do kosza lub trwale usunięty dokument na swoim koncie Enterprise. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki na stronie wyników wyszukiwania:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, które chcesz przywrócić.
3. Wybierz Działania .
4. Kliknij Przywróć.

W wyskakującym okienku możesz zdecydować się na przywrócenie dokumentu do oryginalnej lokalizacji lub wybrać folder zespołu na swoim koncie, do którego chcesz przywrócić dokument. 

Zmień właściciela dokumentu

Z wyników wyszukiwania możesz przenieść własność jednego lub wielu dokumentów jednocześnie. Możesz przenieść własność dokumentów posiadanych przez konkretnego użytkownika na Twoim koncie lub dokumentów w folderach zespołu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, do których chcesz przenieść własność.
   • Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
3. Wybierz Działania .
4. Kliknij Przenieś własność dokumentu .
5. W wyskakującym okienku wybierz nowego właściciela z listy użytkowników na swoim koncie.
6. Kliknij Przenieś własność .

Zarządzaj lokalizacją dokumentu

Z poziomu wyników wyszukiwania możesz użyć tej opcji, aby przenieść dokumenty do folderów zespołu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, do których chcesz przenieść własność.
   • Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
3. Wybierz Działania .
4. Kliknij Zarządzaj lokalizacją dokumentu .
5. W wyskakującym oknie wybierz z listy rozwijanej folder zespołu, do którego chcesz przenieść dokument.
6. Kliknij Przenieś dokumenty .

Cofnij uprawnienia do udostępniania zewnętrznego

Z wyników wyszukiwania możesz odebrać dostęp do wybranych dokumentów i folderów każdemu użytkownikowi Lucid, który nie jest podłączony do Twojego konta. Ta możliwość jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery, podając niezbędne parametry wyników wyszukiwania, w tym użytkowników, słowa kluczowe, typ dokumentu i datę utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie jednego lub więcej dokumentów.
   • Zaznacz pole u góry strony wyników wyszukiwania, aby wybrać wszystkie dokumenty.
3. Kliknij opcję Działania w prawym górnym rogu wyników wyszukiwania.
4. Wybierz jedną z następujących opcji:
   • Usuń dowolny typ dostępu zewnętrznego, aby usunąć zewnętrznych współpracowników i wyłączyć zewnętrzne łącza do udostępniania w wybranych dokumentach lub folderach.
   • Usuń tylko zewnętrznych współpracowników, aby usunąć zewnętrznych współpracowników z wybranych dokumentów lub folderów.
   • Ogranicz tylko łącze zewnętrzne , aby wyłączyć zewnętrzne łącze do udostępniania w wybranych dokumentach lub folderach.
5. W wyświetlonym panelu wybierz preferencje dostępu zewnętrznego i powiadomień.
6. Kliknij Usuń dostęp zewnętrzny.

Edytuj klasyfikacje dokumentów

W wynikach wyszukiwania masz możliwość edycji klasyfikacji przypisanych do dokumentów będących własnością Twojego konta. Aby edytować klasyfikacje wybranych dokumentów, wykonaj następujące kroki:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
2. W wynikach wyszukiwania zaznacz pole wyboru znajdujące się po lewej stronie dokumentu(-ów), którego(-ych) klasyfikację(-y) chcesz edytować.
   • Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
3. Wybierz działanie.
4. Z listy rozwijanej kliknij Edytuj klasyfikację.
5. W wyświetlonym panelu wybierz odpowiednią opcję klasyfikacji z listy rozwijanej.
   • Opcje, które widzisz tutaj, to klasyfikacje Twojego konta. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z sekcją /utworz/ niestandardowych klasyfikacji kont w tym artykule.
6. Kliknij Aktualizuj klasyfikację.
   

Oznaczaj dokumenty do trwałego usunięcia

W wynikach wyszukiwania masz możliwość oznaczenia dokumentów należących do Twojego konta do usunięcia. Aby wykonać to działanie:

1. Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
   • W wynikach wyszukiwania zaznacz pole wyboru znajdujące się po lewej stronie dokumentu(ów), które chcesz usunąć.
2. Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
3. Wybierz działanie.
4. Z listy rozwijanej kliknij opcję Oznacz do trwałego usunięcia.
5. Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru w panelu, aby powiadomić właściciela(i) dokumentu pocztą elektroniczną, że dokument(y) zostanie(ą) trwale usunięty(e) za 30 dni.
   • Jako administrator, który oznaczył dokument(y) do trwałego usunięcia, automatycznie otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się powiadomić właścicieli dokumentów, czy nie.
     
6. Kliknij Zaznacz, aby trwale usunąć.

Po trwałym usunięciu dokumentu nie można go odzyskać ani uzyskać dostępu. Jednakże nazwa dokumentu może nadal pojawiać się w dziennikach audytu Enterprise Shield przez okres obowiązywania 180-dniowego okresu przechowywania dziennika audytu.

Działanie to jest odwracalne przez administratorów w Discovery przez 30 dni, po czym dokumenty zostaną trwale usunięte. Aby cofnąć usunięcie, wykonaj kroki 1-3 powyżej, a następnie wybierz opcję Przywróć z rozwijanego menu działania.

Dodaj atrybuty, statusy i klasyfikacje

Wybierz Atrybuty z menu rozwijanego po lewej stronie, w sekcji „Zgodność” panelu administracyjnego. W tym miejscu możesz znaleźć opcje konfiguracji atrybutów oraz przypisywania niestandardowych statusów i klasyfikacji do dokumentów i folderów Zespół na twoim koncie. Właściciel konta, administratorzy konta, administratorzy dokumentów i administratorzy Shield mają dostęp do tych funkcji w panelu administracyjnym Lucid.

Twórz niestandardowe klasyfikacje kont

Możesz skonfigurować własne klasyfikacje dokumentów na koncie Przedsiębiorstwo. Aby zrozumieć, jak to wygląda z punktu widzenia użytkowników, zapoznaj się z naszym artykułem Zarządzanie statusem dokumentów i ustawianie klasyfikacji . Aby skonfigurować klasyfikację, właściciel konta, administratorzy dokumentów, administratorzy kont i administratorzy Shield muszą wykonać następujące kroki:

1. Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz Atrybuty .
2. Wybierz kartę Dokument u góry strony.
   • Ta funkcja jest dostępna tylko na poziomie dokumentu. Nie dotyczy folderów zespołu.
3. Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
   • Pojawi się okno ustawień klasyfikacji.
     
4. Wybierz + Dodaj klasyfikację na dole strony.
5. Kliknij pole z kolorową kropką po lewej stronie i wybierz kolor klasyfikacji.
6. Wpisz niestandardowy tytuł klasyfikacji w odpowiednim polu tekstowym.
7. Opcjonalnie dodaj opis klasyfikacji, krótko wyjaśniając, kiedy należy ją zastosować. 
8. Jeśli posiadasz dodatek Enterprise Shield, rozważ dołączenie kontrolki do klasyfikacji lub wykorzystanie automatycznej klasyfikacji.
   • Aby dowiedzieć się więcej o kontrolach klasyfikacji i o tym, jak mogą one pomóc w zachowaniu poufności informacji wrażliwych, zapoznaj się z podsekcją dotyczącą kontroli klasyfikacji poniżej.
   • Aby dowiedzieć się więcej na temat łączenia możliwości kategorii wrażliwych i klasyfikacji, zapoznaj się z podsekcją poświęconą automatycznej klasyfikacji poniżej.
9. Opcjonalnie dodaj link do wytycznych firmy dotyczących Twojej klasyfikacji.
10. Kliknij Zapisz.

Aby usunąć wartość klasyfikacji, najedź kursorem na nazwę wartości i kliknij ikonę kosza widoczną po prawej stronie.

Ustaw domyślną klasyfikację  

Aby ustawić domyślną klasyfikację, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
2. Kliknij menu obok „Klasyfikacja domyślna”.
3. Wybierz domyślną klasyfikację.
4. Kliknij Zapisz.

Domyślna klasyfikacja zostanie zastosowana do wszystkich nowych dokumentów Lucid utworzonych przez użytkowników na koncie po ustawieniu domyślnej klasyfikacji.

Wymagaj klasyfikacji

Po ustawieniu domyślnej klasyfikacji za pomocą powyższych kroków, możesz wymagać klasyfikacji dla wszystkich nowych dokumentów /utworz/ na swoim koncie za pomocą dodatkuEnterprise Shield . Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
2. Po prawej stronie listy rozwijanej „Domyślna klasyfikacja” zaznacz pole wyboru „Wymagane”.
3. Kliknij Zapisz.

Po włączeniu ustawienia wymagającego klasyfikacji dokumentów klasyfikację można zmienić, jeśli dokument wymaga innej klasyfikacji niż domyślna. Jednak opcja „brak klasyfikacji” nie jest już dostępna i użytkownicy będą musieli dokonać wyboru spośród klasyfikacji dokumentów dostępnych na ich koncie.

Wykorzystaj automatyczną klasyfikację

Funkcja automatycznej klasyfikacji Lucid jest dostępna dla kont z dodatkiem Enterprise Shield. Automatyczna klasyfikacja umożliwia automatyczne klasyfikowanie dokumentów na podstawie typu poufnej treści wykrytej podczas kontroli treści. Automatyzacja ta zapewnia zarządzanie poufnymi danymi i ich ochronę, redukując ręczną pracę i wspomagając zgodność z przepisami.

Aby skorzystać z tej funkcji, należy najpierw włączyć kontrolę treści. Instrukcje znajdziesz w sekcji „Zasady kontroli treści” poniżej. Zalecamy dostosowanie zasad kontroli treści. Należy pamiętać, że wyłączenie skanowania dla całej kategorii wrażliwości uniemożliwi przypisanie tej kategorii do klasyfikacji. Kategoria „Niestandardowe” (obejmująca wszystkie niestandardowe typy informacji) może być również mapowana na klasyfikację. Kategoria wrażliwości może być przypisana tylko do jednej klasyfikacji.

Dokumenty zostaną automatycznie klasyfikowane na podstawie poufnych treści wykrytych w ramach polityki kontroli treści. Klasyfikacje są wymienione w kolejności od najbardziej restrykcyjnej na górze do najmniej restrykcyjnej na dole. Gdy w dokumencie zostaną znalezione treści wrażliwe, system sprawdza, czy tego typu treści zostały przypisane do określonego poziomu klasyfikacji. Jeśli tak, system porównuje ten poziom klasyfikacji z bieżącą klasyfikacją dokumentu. Jeżeli aktualna klasyfikacja dokumentu jest mniej restrykcyjna (tj. im niżej w tabeli uporządkowania), tym jest ona aktualizowana do nowego, bardziej restrykcyjnego poziomu. Jeśli istniejąca klasyfikacja dokumentu jest wyższa niż zmapowana automatyczna klasyfikacja, pozostawimy wyższą klasyfikację dokumentu. Automatyczna klasyfikacja nie spowoduje obniżenia klasyfikacji dokumentu.

Jeśli dokument zawiera wiele wrażliwych kategorii, zastosowana zostanie najbardziej restrykcyjna klasyfikacja przyporządkowana do którejkolwiek z wykrytych kategorii (czyli najwyższy poziom klasyfikacji skojarzony ze zidentyfikowaną treścią). Użytkownicy nie otrzymają powiadomienia o zmianie klasyfikacji dokumentu, jednak działanie automatycznej klasyfikacji zostanie zapisane w historii zmian dokumentu. Ponadto zdarzenie dziennika audytu jest generowane za każdym razem, gdy klasyfikacja dokumentu zostanie zaktualizowana.

Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat działania automatycznej klasyfikacji użytkowników, zapoznaj się z tym wpisem społeczności. 

Wykorzystaj kontrolę klasyfikacji

Ulepszona funkcja klasyfikacji Lucid oferuje bardziej inteligentne możliwości, zaprojektowane specjalnie dla kont Enterprise poszukujących sposobu na zachowanie poufności poufnych informacji za pomocą dodatku Enterprise Shield. Dostosowując klasyfikację dokumentów, np. „poufne” lub inne odpowiednie oznaczenia o odpowiednim działaniu, Twoja organizacja może kontrolować, kto ma dostęp do określonych typów informacji. Te elementy sterujące są zazwyczaj zgodne z zasadami zarządzania danymi organizacji.

Właściciel konta, administratorzy konta, administratorzy dokumentów i administratorzy Shield mogą skonfigurować kontrolę klasyfikacji w kroku 8 tworzenia etykiet klasyfikacyjnych, który znajduje się w podsekcji /utworz/ niestandardowe klasyfikacje konta powyżej. Kontrole można powiązać z każdą klasyfikacją, zależnie od potrzeb konta. Aby zapewnić najlepszą ochronę, zalecamy łączne stosowanie tych funkcji, aby zapobiec nieautoryzowanemu udostępnianiu lub rozprzestrzenianiu poufnych treści.

Dostępne do wyboru opcje rozwijane obejmują:

• Wyłącz zewnętrzne udostępnianie dokumentów zarówno poprzez e-mail , jak i poprzez link osobom spoza Twojego konta Lucid .
• Wyłącz replikację dokumentów i treści w obrębie obszaru roboczego, w tym duplikowanie oraz zewnętrzne kopiowanie i wklejanie.
  • Zapobiega to powielaniu elementów na obszarze roboczym. Elementy spoza obszaru roboczego, takie jak tytuł dokumentu, nadal można kopiować.
  • Jeśli Twoje konto ma włączoną funkcję Akcelerator Procesu, dodanie dokumentu do repozytorium umożliwia użytkownikom sugerowanie zmian. Proces ten automatycznie generuje kopię roboczą, aby ułatwić sugestię nawet wtedy, gdy " wyłącza replikację " jest aktywna. Skopiowany dokument odziedziczy kontrolkę „wyłącz replikację”.
• Wyłącz publikowanie dokumentów księgowych.
• Wyłącz eksportowanie dokumentów księgowych.
• Wyłącz drukowanie dokumentów konta z poziomu aplikacji Lucid.

Rozwijane opcje wzmianki powyżej uniemożliwiają przyszłe udostępnianie, replikowanie, osadzanie, publikowanie, eksportowanie lub drukowanie dokumentów dla wszystkich, nawet dla właściciela dokumentu. Jednak wszelkie działania wykonane przed ustawieniem kontroli klasyfikacji pozostają nienaruszone, a istniejący współpracownicy nie zostaną usunięci. Po ustawieniu kontroli kontrola ta zostanie zastosowana do wszystkich dokumentów oznaczonych odpowiednią klasyfikacją. Jeśli chcesz usunąć wcześniej dokonane udostępnienia, zalecamy skorzystanie z funkcji cofnięcia uprawnień do udostępniania zewnętrznego, dostępnej w obszarze Odkrywanie.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat działania tych elementów sterujących i ich wyglądu dla użytkowników Twojego konta, zapoznaj się z tym wpisem społeczności.

Gdy pierwsza opcja z listy rozwijanej zostanie zastosowana do dokumentu za pomocą kontrolki klasyfikacji, dostęp zewnętrzny zostanie zablokowany, nawet jeśli dokument został wcześniej udostępniony użytkownikom, którzy nie mają konta na Twoim koncie. Oznacza to, że jeśli użytkownik zewnętrzny spróbuje otworzyć dokument, dostęp do niego zostanie mu odmówiony. Te kontrolki nie mają wpływu na integrację dokumentów z aplikacjami Confluence, Google Slides, SharePoint itp.

Kontrola klasyfikacji nie powoduje utraty widoczności tytułów dokumentów ani miniatur na stronie Dokumenty ani dla użytkowników zewnętrznych za pośrednictwem folderów. Dokumenty udostępnione bezpośrednio użytkownikom lub w folderach, które ograniczają dostęp zewnętrzny, odmówią dostępu, jeśli użytkownik, który nie jest na Twoim koncie w Przedsiębiorstwie, spróbuje je otworzyć, nawet jeśli miał dostęp przed przypisaniem klasyfikacji uniemożliwiającej udostępnianie zewnętrzne. Nadal będą jednak mogli zobaczyć tytuł i miniaturę dokumentu, chyba że zostanie on usunięty z folderu lub użytkownik cofnie uprawnienia do udostępniania zewnętrznego dla określonych dokumentów za pośrednictwem Discovery.

Skonfiguruj niestandardowe statusy kont

Aby skonfigurować niestandardowe wartości stanu i kolory dokumentów i folderów zespołu na koncie Enterprise, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Attributes z rozwiniętego menu po lewej stronie.
2. Wybierz kartę Dokument lub folder zespołu u góry strony, w zależności od tego, dla których stanów chcesz zarządzać.
3. W razie potrzeby przewiń w dół do sekcji „Stan”.
4. Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji Stan.
    
   • Wyświetli się okno dialogowe Ustawień statusu.
     
5. Wybierz + Dodaj status.
6. Kliknij pole z kolorową kropką po lewej stronie i wybierz kolor statusu.
7. Wpisz niestandardową nazwę wartości stanu w polu tekstowym.
8. Zaznacz pole w obszarze „Zablokuj zawartość”, jeśli chcesz uniemożliwić dalszą edycję dokumentów po zastosowaniu tego statusu.
9. Kliknij Zapisz.

Jeśli chcesz usunąć wartość statusu, najedź kursorem na nazwę wartości i kliknijikonę kosza, która pojawi się po prawej stronie. 

Ustaw stan domyślny
Aby ustawić status domyślny, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji Stan.
2. Kliknij menu rozwijane obok pozycji „Stan domyślny”.
3. Wybierz stan domyślny.
4. Kliknij Zapisz.

Status domyślny zostanie zastosowany do wszystkich nowych dokumentów Lucid utworzonych przez użytkowników na koncie po ustawieniu statusu domyślnego.

Dostosuj niestandardowe atrybuty konta

Jeśli jesteś właścicielem konta, administratorem konta, administratorem dokumentów lub administratorem Shield na koncie Przedsiębiorstwo, możesz skonfigurować atrybuty niestandardowe, których członkowie konta mogą używać do oznaczania i wyszukiwania dokumentów oraz folderów Zespół. Aby skonfigurować nowy atrybut dla dokumentów, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz Attributes z rozwiniętego menu po lewej stronie.
2. Wybierz kartę Dokument lub folder zespołu u góry strony, w zależności od tego, do którego chcesz dodać atrybuty.
3. Kliknij opcję Dodaj atrybut po prawej stronie strony. 
   • Wyświetli się okno dialogowe Ustawienia atrybutów.
     
      
4. Nazwij swój atrybut.
5. Wybierz typ wejścia z listy rozwijanej.
6. Kliknij Zapisz .

Wyznacz wymagane atrybuty

Po skonfigurowaniu atrybutów niestandardowych dla Twojego konta możesz wyznaczyć pewne atrybuty, które będą wymagane dla każdego nowego dokumentu utworzonego w folderze zespołu. Aby atrybut był wymagany, zaznacz pole „Wymagane” po prawej stronie atrybutu w panelu administracyjnym.

Gdy to ustawienie jest włączone, za każdym razem, gdy członek konta utworzy nowy folder zespołu lub nowy dokument w folderze zespołu, w wyskakującym menu pojawi się monit o wprowadzenie informacji dotyczących wymaganych atrybutów.

Wykorzystaj ustawienia przechowywania do zarządzania dokumentami

Domyślny właściciel dokumentu dla użytkowników usuniętych lub uszkodzonych

Gdy użytkownicy zostaną usunięci z konta Zespół lub Przedsiębiorstwo (lub stracą licencję na koncie Przedsiębiorstwo), Lucid wymaga, aby wszystkie dokumenty, których są właścicielami, zostały przekazane nowemu właścicielowi. Konta przedsiębiorstw mogą na potrzeby tego procesu skonfigurować domyślnego właściciela dokumentu. Jeśli domyślny właściciel dokumentu nie jest ustawiony, dokumenty zostaną przekazane właścicielowi konta. Aby ustawić domyślnego właściciela dokumentu, właściciele kont i administratorzy dokumentów mogą wykonać następujące kroki:

1. Wybierz opcję Retention z rozwiniętego menu po lewej stronie.
2. Znajdź sekcję „Usunięte/wyłączone dokumenty użytkowników”.

3. Wpisz nazwę użytkownika lub wybierz ją z listy rozwijanej.

   

4. Kliknij Zap isz zmiany w prawym górnym rogu.

Wszystkie dokumenty zostaną przekazane temu domyślnemu właścicielowi dokumentu, gdy użytkownik zostanie usunięty lub naruszony, chyba że na stronie użytkownika panelu administracyjnego określono inaczej. W przypadku kont firmowych korzystających ze SCIM przeniesienie dokumentów nastąpi 24 godziny po anulowaniu licencji. Więcej informacji na temat usuwania użytkowników i odbierania im licencji znajdziesz w artykule Panel administracyjny Lucid: Zarządzanie użytkownikami. 

Ustawienie trwałego usunięcia z kosza

Jeśli jesteś właścicielem konta, administratorem konta, administratorem dokumentów lub administratorem Shield na koncie Przedsiębiorstwo, możesz określić, czy użytkownicy będą mogli trwale usuwać dokumenty i foldery z Kosza, klikając pole wyboru. Po usunięciu dokumentu z kosza nie można go odzyskać.

Do wyboru będą dostępne tylko opcje dostępne dla Twojego konta. Pozostałe opcje będą wyszarzone. Opcje działają w następujący sposób:

• Tylko automatyczne usuwanie oznacza, że dokumenty można trwale usunąć z kosza jedynie przy użyciu funkcji przechowywania dokumentów, jak wyjaśniono w podsekcji Konfigurowanie zasad przechowywania dokumentów (tylko Enterprise Shield) poniżej.
• Zarówno użytkownicy, jak i automatyczne usuwanie umożliwiają trwałe usunięcie dokumentów z kosza zarówno poprzez automatyzację przechowywania dokumentów, jak i ręczne usuwanie przez użytkowników konta, jak wyjaśniono w podsekcji Konfigurowanie zasad przechowywania dokumentów (tylko Enterprise Shield) poniżej.
• Tylko użytkownicy oznacza, że użytkownicy lub administratorzy konta mogą ręcznie usuwać dokumenty z kosza.
• Nikt nie oznacza, że usunięty dokument pozostanie w folderze kosza na czas nieokreślony — dopóki użytkownik lub administrator go nie odzyska.

Po trwałym usunięciu dokumentu nie można go odzyskać ani uzyskać dostępu. Jednakże nazwa dokumentu może nadal pojawiać się w dziennikach audytu Enterprise Shield przez okres obowiązywania 180-dniowego okresu przechowywania dziennika audytu.

Skonfiguruj zasady przechowywania dokumentów

Utwórz zautomatyzowaną politykę usuwania dokumentów w oparciu o określone kryteria, zapewniając zgodność ze standardami regulacyjnymi i wewnętrznymi protokołami zarządzania danymi. Ta funkcja jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield.

Aby skonfigurować zasady inspekcji treści, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz pole po lewej stronie „Automatycznie usuwaj dokumenty, gdy spełniają następujące kryteria przechowywania”.
2. Ustaw żądany okres przechowywania w ramach dozwolonych ograniczeń minimalnych i maksymalnych: 
   • 30–999 dni
   • 1–180 miesięcy
   • 1–15 lat
3. Z listy rozwijanej określ, czy chcesz, aby okres przechowywania był liczony na podstawie daty utworzenia, czy daty ostatniej modyfikacji. 
4. Wybierz opcję „Dokumenty w koszu” lub „Wszystkie dokumenty (w tym kosz)”, aby określić, na które dokumenty wpłynie spełnienie kryteriów przechowywania.

Właściciel konta, administratorzy dokumentów i administratorzy Shield otrzymują powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy zostanie ustanowiona nowa polityka przechowywania konta lub zmieniona istniejąca polityka. Zdecydowanie zalecamy /utworz/ i ostrożną zmianę zasad przechowywania danych. Nieprawidłowo skonfigurowana polityka przechowywania danych może doprowadzić do natychmiastowego i trwałego usunięcia danych. Po trwałym usunięciu dokumentu z kosza nie można go odzyskać.

Aby pomóc zmniejszyć to ryzyko, jeśli skonfigurujesz politykę z opcją „Wszystkie dokumenty”, zobaczysz następujące ostrzeżenie: „Ta zasada pozwala firmie Lucid na natychmiastowe i trwałe usunięcie plików, które już przekroczyły okres przechowywania w chwili pierwszego przesłania polityki”. Dokumenty te mogą zawierać dane, które użytkownicy chcą zachować. Nie kontynuuj zapisywania, dopóki nie upewnisz się, że polityka jest poprawnie skonfigurowana.

Dostęp do kontroli treści

Funkcja kontroli treści umożliwia administratorom tworzenie zasad kontroli treści, a następnie monitorowanie wyników. Funkcja ta jest dostępna dla właściciela konta, administratorów dokumentów i administratorów Shield. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej informacji.

Ta funkcja jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield.

Utwórz politykę inspekcji treści

Ta funkcja kolejkuje wszystkie dokumenty na Twoim koncie w celu przeskanowania pod kątem określonych kategorii wrażliwych danych. Aby skonfigurować zasady inspekcji treści:

1. Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
2. Kliknij kartę Zasady u góry strony.
3. Włącz przełącznik „Kolejkuj dokumenty do skanowania”.

Lucid rozpocznie skanowanie Twojego konta w poszukiwaniu treści zawierających poufne dane w dokumentach i oznaczy te poufne dane przy użyciu ustalonego zestawu kategorii poufnych. Po wstępnym skanowaniu Lucid będzie sprawdzał tylko zmodyfikowane dokumenty. Dodatkowo za każdym razem, gdy dodasz lub zaktualizujesz swoje niestandardowe typy informacji, ponownie przeskanujemy wszystkie dokumenty konta w celu znalezienia niestandardowych terminów.

Skany inspekcji zawartości uwzględniają następujące obiekty:

• Kształty
• Pola tekstowe
• Karteczki samoprzylepne
• Komentarze

Dostosuj swoją politykę kontroli treści

Po włączeniu zasad kontroli zawartości możesz dostosować kategorie i powiązane informacje zawarte, wykonując następujące kroki:

1. Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
2. Kliknij kartę Zasady u góry strony.
3. Kliknij dowolny wiersz kategorii wrażliwej, aby wyświetlić typy informacji powiązane z daną kategorią wrażliwości. 
4. Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji „Wybrane wrażliwe kategorie i typy informacji”.
5. Dostosuj zasady za pomocą następujących metod:
    
   • Kliknij przełącznik po prawej stronie kategorii czułości, aby wyłączyć skanowanie dla całej kategorii, w tym wszystkich infotypów w danej kategorii.
   • Odznacz wszystkie konkretne typy informacji, których nie chcesz skanować.
     
6. Kliknij przycisk Zapisz znajdujący się na dole okna modalnego.

Aby uzyskać dostęp do kategorii wrażliwych, które wyłączyłeś, kliknij menu rozwijane „Nieaktywne kategorie” lub „Wszystkie kategorie”. Aby ponownie włączyć nieaktywną kategorię, wykonaj czynności opisane powyżej w sekcji Dostosuj zasady kontroli treści, aby ponownie włączyć kategorię wrażliwości.

Dodaj niestandardowy typ informacji

Nasze narzędzie Discovery umożliwia ręczne, jednorazowe wyszukiwanie konkretnych fraz (np. „Projekt X”), ale teraz możesz zautomatyzować ten proces w ramach Content Inspection. Dodając niestandardowy typ informacji, możesz stale monitorować dokumenty swojej organizacji pod kątem zastrzeżonych słów kluczowych, określonych nazw projektów lub unikalnych fraz. 

Po skonfigurowaniu nasz system będzie regularnie skanował Twoje środowisko w poszukiwaniu niestandardowych typów informacji i automatycznie sygnalizował wszelkie wykrycia bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym kontroli treści. 

Aby dodać niestandardowy typ informacji, wykonaj następujące kroki:

1. Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
2. Kliknij kartę Zasady u góry strony.
3. Kliknij opcję Dodaj niestandardowe typy informacji w prawym górnym rogu tabeli.     
4. Wpisz terminy lub frazy, które chcesz przeszukać, używając cudzysłowów. Każdy niestandardowy typ informacji musi być unikalny.
   • Możesz zdefiniować do 30 niestandardowych typów informacji do kontroli treści w celu przeskanowania swojego konta. 
     
5. Kliknij Dalej: podgląd wpływu na dole okna modalnego, aby przejrzeć i potwierdzić nowe niestandardowe typy informacji.
   • Jeśli niestandardowy typ informacji zwróci ponad 5000 dokumentów, jest on zbyt obszerny, aby zapisać go do ciągłego, ciągłego skanowania. W przypadku tych często wyszukiwanych haseł zalecamy skorzystanie z naszej wyszukiwarki słów kluczowych Discovery w celu jednorazowego ręcznego przeskanowania.
6. Kliknij Potwierdź zmiany.

Po potwierdzeniu dokumenty zostaną zeskanowane pod kątem tych warunków. Zapisanie nowych lub zaktualizowanych niestandardowych typów informacji automatycznie uruchamia ponowne skanowanie istniejących dokumentów. Może minąć do dwóch dni, zanim pierwsze wyniki pojawią się na Twoim pulpicie.

Uzyskaj dostęp do wyników kontroli treści

Aby uzyskać dostęp do wyników skanowania inspekcji treści, wykonaj następujące kroki:

1. Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
2. Kliknij kartę Wyniki u góry strony.

Stąd możesz przejrzeć wszystkie wykryte i powiązane ze sobą wrażliwe dane w danym dokumencie. Podano tytuł, właściciela i wszelkie klasyfikacje powiązane z dokumentem. Można także zobaczyć, jakie wrażliwe kategorie pojawiają się w treści dokumentu, a także liczbę znalezionych wrażliwych danych.

Na tej stronie możesz wykonać następujące działanie:

• Możesz filtrować widok wyników, korzystając z czterech opcji filtrów znajdujących się u góry strony: Kategoria i typ informacji, Dostęp zewnętrzny, Właściciel oraz Klasyfikacja. Aby szybko znaleźć słowa kluczowe pasujące do Twoich zastrzeżonych słów kluczowych, użyj filtra „Kategoria i infotyp”, aby wybrać zasadę „Niestandardowa”. Po złożeniu wniosku możesz przejrzeć odpowiednie dokumenty w tabeli.
  
• Zaznacz pole(a) powiązane z dokumentem(ami), a następnie wybierz działanie i z listy rozwijanej kliknij Przejrzyj poufne dane. Możesz również kliknąć tytuł dokumentu, aby przejrzeć wykryte poufne dane.
  • Pojawi się okno dialogowe pokazujące wszystkie pasujące dane wrażliwe.
• Z rozwijanych opcji pod przyciskiem działania możesz również uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak przenoszenie własności dokumentu, zarządzanie lokalizacją dokumentu, usuwanie wszelkiego rodzaju dostępu zewnętrznego i edytowanie klasyfikacji. Aby uzyskać przegląd znaczenia każdego z tych wyborów, zapoznaj się z powiązanymi opcjami dostępnymi w ramach funkcji Discovery, jak opisano w sekcji dotyczącej funkcji Discovery powyżej.

Wyświetlanie i eksportowanie dzienników audytu

Rejestry audytu Lucid zapewniają dostęp do rejestru najważniejszych zdarzeń na Twoim koncie.
Funkcja dziennika audytu umożliwia administratorom przeglądanie dzienników najważniejszych zdarzeń na koncie i eksportowanie zdarzeń w formacie CSV lub JSON. Funkcja ta jest dostępna dla właściciela konta, administratorów konta i administratorów Shield.

Ta funkcja jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield.

Zdarzenia można filtrować według jednego lub kilku z następujących kryteriów: data rozpoczęcia i zakończenia, typ zdarzenia oraz podmiot. Po przefiltrowaniu możesz przeglądać wyniki w tabeli dla dowolnego okresu w ciągu ostatnich 180 dni.

Aby filtrować i przeglądać dzienniki:

1. Wybierz opcję Dzienniki audytu z menu po lewej stronie.
2. Użyj selektora dat, aby wybrać żądany przedział czasowy w ciągu ostatnich 180 dni.
3. Filtruj do żądanego typu zdarzenia i/lub aktorów
4. Kliknij przycisk Szukaj.
5. Pod kryteriami wyszukiwania zostanie wyświetlona tabela z wydarzeniami odpowiadającymi kryteriom wyszukiwania (do 10 000 wydarzeń).
   • Jeśli chcesz dostosować kolumny tabeli, w prawym górnym rogu wyników wyszukiwania w dzienniku audytu wybierz opcję ikonę zarządzania kolumnami, aby zaznaczyć lub odznaczyć pola wyboru powiązane z kolumną, która ma się pojawić w tabeli.
6. Kliknij dowolne zdarzenie, aby otworzyć szczegóły dziennika kontroli w prawym panelu.

W panelu Szczegóły wydarzenia możesz przeglądać bardziej szczegółowe informacje o wydarzeniu. Aby skopiować JSON zdarzenia, kliknij ikonę kopiowania lub otwórz JSON w nowej karcie. 

Jeśli chcesz wyeksportować wszystkie zwrócone zdarzenia, możesz wyeksportować wyniki w formacie JSON lub CSV, korzystając z przycisku Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli.

Przekaż opinię na temat tego artykułu