Na stronie Zgodność w panelu administracyjnym możesz wykorzystać i dostosować różne ustawienia, w tym wykrywanie, atrybuty dokumentów, ustawienia przechowywania dokumentów i zasady inspekcji treści.

Bezpłatny	Indywidualny	Zespół	Przedsiębiorstwo	FedRAMP
		*

Instrukcje dotyczące aktualizacji znajdziesz w artykule Uaktualnij swoje konto Lucid .

*Większość funkcji opisanych w tym artykule jest dostępna tylko dla kont Enterprise; jednakże, jeśli korzystasz z konta Team, masz możliwość ustawienia domyślnego właściciela dokumentu i dostosowania ustawień trwałego usunięcia z kosza.

Uzyskaj dostęp do strony zgodności

Aby przejść do strony panelu administracyjnego Dokumenty i foldery, wykonaj następujące kroki:

Wybierz Administrator .
Kliknij Zgodność w menu po lewej stronie.

Szukaj z Discovery

Funkcja Discovery jest dostępna wyłącznie dla kont Enterprise. Zapoznaj się z artykułem Aktualizacja konta Lucid, aby uzyskać instrukcje dotyczące aktualizacji. Funkcja Discovery zwraca wyniki wyłącznie dla dokumentów będących własnością Twojego konta Enterprise. Nie obejmuje ona żadnych dokumentów, które nie są własnością konta, nawet jeśli są udostępniane użytkownikowi konta.

Właściciele kont i administratorzy dokumentów mogą używać funkcji Discovery do wyszukiwania, przeglądania i edytowania uprawnień udostępniania wszystkich dokumentów znajdujących się na Twoim koncie. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, wybierz opcję Discovery z menu po lewej stronie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Uwaga: Indeksowanie dokumentów konta zajmuje trochę czasu, więc jeśli masz nowo uaktualnione konto, możesz nie zobaczyć żadnych dokumentów zwróconych natychmiast podczas wyszukiwania. Zalecamy poczekać i sprawdzić ponownie za jeden dzień.

Dostęp do dokumentów

Możesz przeszukiwać wszystkie dokumenty należące do Twojego konta Enterprise, korzystając z opcji podstawowych lub zaawansowanych.

Podstawowe opcje wyszukiwania

Podstawowe opcje obejmują wyszukiwanie według konta(-ów) użytkownika, słowa(-ów) kluczowego(-ych) i daty. Jeśli przeszukujesz za pomocą konta(-ów) użytkownika(-ów), zaznacz pole wyboru, aby otrzymywać wyniki tylko dotyczące dokumentów, których właścicielami są przeszukiwani użytkownicy; w przeciwnym razie zobaczysz wyniki dotyczące wszystkich dokumentów, do których mają oni dostęp na Twoim koncie Enterprise. Jeśli przeszukujesz według słów kluczowych, możesz przeszukiwać zawartość dokumentu, a także tagi i atrybuty dokumentu. Jeśli wyszukujesz według daty, możesz wybrać z opcji rozwijanych datę utworzenia lub datę ostatniej modyfikacji.

Opcje wyszukiwania zaawansowanego

Na liście rozwijanej opcji zaawansowanych możesz wyszukiwać dokumenty według typu, lokalizacji dokumentu, dostępu zewnętrznego, identyfikatora dokumentu, klasyfikacji i statusu. W menu rozwijanym „Lokalizacja dokumentu” dostępne są następujące opcje filtrów wyszukiwania:

Wszędzie
Tylko zespoły i foldery zespołów
Wyklucz zespoły i foldery zespołów
Tylko usunięte dokumenty

W sekcji „Dostęp zewnętrzny” możesz także filtrować wyniki wyszukiwania, aby wyświetlić tylko dokumenty udostępnione współpracownikom zewnętrznym lub zawierające link zewnętrzny. Dotyczy to dokumentów, które mają włączone link udostępniania publicznego, dokumentów opublikowanych lub osadzonych oraz dokumentów udostępnionych współpracownikom spoza organizacji.

Wyniki wyszukiwania

Na stronie z wynikami wyszukiwania zawsze będzie widoczny tytuł dokumentu. W zależności od kryteriów wyszukiwania możesz zobaczyć wybór maksymalnie pięciu dodatkowych kolumn z poniższej listy: właściciel dokumentu (czy jest to osoba, zespół czy folder zespołu), identyfikator dokumentu, data utworzenia, data modyfikacji, współpracownicy, czy dokument ma dostęp zewnętrzny, klasyfikacja i status.

W prawym górnym rogu strony z wynikami wyszukiwania Discovery wybierz kliknij ikonę zarządzania kolumnami, aby zaznaczyć lub odznaczyć pola wyboru powiązane z kolumną, która ma się pojawiać w wynikach wyszukiwania. Aby dostosować szerokość kolumny w tabeli wyników wyszukiwania, kliknij i przeciągnij jej nagłówek.

Wyszukiwanie jest ograniczone do 10 000 wyników. Jeśli osiągniesz limit, będziesz musiał zawęzić zapytanie.

Uwaga: Jeśli dokument znajduje się obecnie w koszu, na stronie wyników wyszukiwania obok tytułu dokumentu zobaczysz znacznik kosza. Dokumenty, które zostały trwale usunięte z kosza, będą wyszarzone na stronie wyników wyszukiwania. Nie można uzyskać dostępu do dokumentów, które zostały wyrzucone do kosza lub trwale usunięte, ani ich eksportować, chyba że najpierw przywrócisz dokument .

Wyświetl dokumenty

Możesz otworzyć dowolny dokument z wyników wyszukiwania w trybie tylko do podglądu.

Podczas korzystania z tych uprawnień administratora dokumentu współpracownicy nie zobaczą, że przeglądasz dokument. Ponieważ możesz tylko przeglądać dokumenty, nie wpłynie to na historię zmian dokumentu.

Jeśli masz dodatek Enterprise Shield, możesz także przeglądać historię wersji dokumentu.

Edytuj uprawnienia do udostępniania

Po uzyskaniu dostępu do dokumentu na swoim koncie za pomocą Discovery możesz otworzyć menu Udostępnij i zmienić osobę, której dokument został udostępniony. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki z poziomu dokumentu:

Kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu dokumentu.
Edytuj uprawnienia do udostępniania.
Kliknij przycisk Gotowe.

Pobierz plik CSV

Możesz pobrać metadane dokumentu do pliku CSV, jeśli Twoje konto ma dodatek Enterprise Shield. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki na stronie wyników wyszukiwania:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentu(ów), dla którego chcesz pobrać dane CSV.
Wybierz Działania .
Kliknij opcję Eksportuj tylko metadane CSV .

Plik CSV zostanie następnie pobrany na Twoje urządzenie. CSV będzie zawierał następujące informacje:

Tytuł
Typ dokumentu
Status udostępniania dokumentów, który może obejmować:
- Konto ograniczone: Aktywny jest link udostępniania, do którego dostęp mają tylko zalogowani użytkownicy na Twoim koncie Lucid, ze względu na ustawienie Ograniczone udostępnianie.
- Publiczne: Aktywny jest link udostępniania, do którego dostęp może uzyskać każdy zalogowany użytkownik Lucid.
- Współpraca: Dokument został udostępniony bezpośrednio użytkownikowi lub grupie użytkowników za pośrednictwem nazwy lub adresu e-mail.
- Osadzony: Kod osadzony jest aktywowany ręcznie lub za pośrednictwem integracji.
- Opublikowano: Dokument został opublikowany.
- Anonimowy: aktywny jest udział link, który umożliwia dostęp każdemu niezalogowanemu użytkownikowi, niezależnie od tego, czy jest on częścią Twojego konta.
- Brak: Tylko właściciel dokumentu ma dostęp do dokumentu. Nie został on udostępniony żadną z metod wyjaśnionych powyżej.
Właściciel
Utworzony
Zmodyfikowane
Użytkownicy wewnętrzni
Użytkownicy zewnętrzni (użytkownicy, którzy mają dostęp do dokumentu, ale nie są częścią konta)
Atrybuty i znaczniki
Identyfikator dokumentu
URL dokumentu

Uwaga: Dokumenty oznaczone do trwałego usunięcia nie są uwzględniane w pobieranych metadanych. Aby je uwzględnić, musisz najpierw przywrócić dokument.

Przywróć dokument

Możesz przywrócić przeniesiony do kosza lub trwale usunięty dokument na swoim koncie Enterprise. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki na stronie wyników wyszukiwania:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, które chcesz przywrócić.
Wybierz Działania .
Kliknij Przywróć.

W wyskakującym okienku możesz zdecydować się na przywrócenie dokumentu do oryginalnej lokalizacji lub wybrać folder zespołu na swoim koncie, do którego chcesz przywrócić dokument.

Zmień właściciela dokumentu

Z wyników wyszukiwania możesz przenieść własność jednego lub wielu dokumentów jednocześnie. Możesz przenieść własność dokumentów posiadanych przez konkretnego użytkownika na Twoim koncie lub dokumentów w folderach zespołu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, do których chcesz przenieść własność.
- Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
Wybierz Działania .
Kliknij Przenieś własność dokumentu .
W wyskakującym okienku wybierz nowego właściciela z listy użytkowników na swoim koncie.
Kliknij Przenieś własność .

Uwaga: gdy przeniesiesz własność, administrator otrzyma powiadomienie e-mail.

Zarządzaj lokalizacją dokumentu

Z poziomu wyników wyszukiwania możesz użyć tej opcji, aby przenieść dokumenty do folderów zespołu. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
W wynikach wyszukiwania zaznacz pole po lewej stronie dokumentów, do których chcesz przenieść własność.
- Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
Wybierz Działania .
Kliknij Zarządzaj lokalizacją dokumentu .
W wyskakującym oknie wybierz z listy rozwijanej folder zespołu, do którego chcesz przenieść dokument.
Kliknij Przenieś dokumenty .

Dowiedz się więcej: Przeniesienie dokumentów do folderów zespołu powoduje zmianę dostępu i własności. Administrator konta zostanie powiadomiony e-mailem o liczbie przesłanych dokumentów, a także o nowej nazwie folderu zespołu. Aby dowiedzieć się więcej , przeczytaj naszartykuł dotyczący tworzenia folderów zespołu .

Edytuj klasyfikacje dokumentów

W wynikach wyszukiwania masz możliwość edycji klasyfikacji przypisanych do dokumentów będących własnością Twojego konta. Aby edytować klasyfikacje wybranych dokumentów, wykonaj następujące kroki:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
W wynikach wyszukiwania zaznacz pole wyboru znajdujące się po lewej stronie dokumentu(-ów), którego(-ych) klasyfikację(-y) chcesz edytować.
- Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
Wybierz działanie.
Z listy rozwijanej kliknij Edytuj klasyfikację.
W wyświetlonym panelu wybierz odpowiednią opcję klasyfikacji z listy rozwijanej.
- Opcje, które widzisz tutaj, to klasyfikacje Twojego konta. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z sekcją /utworz/ niestandardowych klasyfikacji kont w tym artykule.
Kliknij Aktualizuj klasyfikację.

Uwaga: To działanie jest ograniczone do 200 dokumentów jednocześnie. Zmiana ta zostanie uwzględniona na stronie Discovery po pewnym czasie. Po upływie kilku minut możesz uruchomić nowe wyszukiwanie lub poczekać na wiadomość e-mail z potwierdzeniem wysłaną do administratora, który dokonał aktualizacji klasyfikacji.

Oznaczaj dokumenty do trwałego usunięcia

W wynikach wyszukiwania masz możliwość oznaczenia dokumentów należących do Twojego konta do usunięcia. Aby wykonać to działanie:

Uruchom wyszukiwanie w Discovery z żądanymi parametrami wyników wyszukiwania, w tym użytkownikami, słowami kluczowymi, typem dokumentu i datą utworzenia.
- W wynikach wyszukiwania zaznacz pole wyboru znajdujące się po lewej stronie dokumentu(ów), które chcesz usunąć.
Możesz zaznaczyć pole u góry, aby wybrać wszystkie dokumenty na stronie wyników wyszukiwania.
Wybierz działanie.
Z listy rozwijanej kliknij opcję Oznacz do trwałego usunięcia.
Opcjonalnie możesz zaznaczyć pole wyboru w panelu, aby powiadomić właściciela(i) dokumentu pocztą elektroniczną, że dokument(y) zostanie(ą) trwale usunięty(e) za 30 dni.
- Jako administrator, który oznaczył dokumenty do trwałego usunięcia, automatycznie otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się powiadomić właścicieli dokumentów, czy nie.
Kliknij Zaznacz, aby trwale usunąć.

Działanie to jest odwracalne przez administratorów w Discovery przez 30 dni, po czym dokumenty zostaną trwale usunięte. Aby cofnąć usunięcie, wykonaj kroki 1-3 powyżej, a następnie wybierz opcję Przywróć z rozwijanego menu działania.

Uwaga: To działanie jest ograniczone do 200 dokumentów jednocześnie. Zmiana ta będzie widoczna na stronie Discovery po pewnym czasie, dlatego poczekaj na wiadomość e-mail z potwierdzeniem i sprawdź ją później, jeśli po uruchomieniu nowego wyszukiwania nie widzisz informacji o oznaczeniu dokumentów do usunięcia.

Dodaj atrybuty, statusy i klasyfikacje

Wybierz Atrybuty z rozwijanego menu po lewej stronie w sekcji „Zgodność” panelu administracyjnego. W tym miejscu znajdziesz opcje konfiguracji atrybutów oraz przypisywania niestandardowych statusów i klasyfikacji dokumentom i folderom zespołu na Twoim koncie. Właściciel konta, administratorzy konta i administratorzy dokumentów mają możliwość dostępu do tych funkcji w panelu administracyjnym Lucid.

Twórz niestandardowe klasyfikacje kont

Możesz skonfigurować niestandardowe klasyfikacje dokumentów na swoim koncie Enterprise. Aby zrozumieć, jak to wygląda w przypadku Twoich użytkowników, zapoznaj się z artykułem Zarządzanie statusem dokumentów i ustawianie klasyfikacji . Aby skonfigurować klasyfikację, właściciel konta, administratorzy dokumentów i administratorzy kont mogą wykonać następujące kroki:

Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz Atrybuty .
Wybierz kartę Dokument u góry strony.
- Ta funkcja jest dostępna tylko na poziomie dokumentu. Nie dotyczy folderów zespołu.
Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
- Pojawi się moduł Ustawienia klasyfikacji.
Wybierz opcję + Dodaj klasyfikację.
Kliknij pole z kolorową kropką po lewej stronie i wybierz kolor klasyfikacji.
Wpisz niestandardowy tytuł klasyfikacji w odpowiednim polu tekstowym.
Opcjonalnie dodaj opis klasyfikacji, krótko wyjaśniając, kiedy należy ją zastosować.
Jeśli masz dodatek Enterprise Shield, rozważ dołączenie elementu sterującego do swojej klasyfikacji.
- Aby dowiedzieć się więcej o kontrolach klasyfikacji i o tym, jak mogą one pomóc w zachowaniu poufności informacji wrażliwych, zapoznaj się z podsekcją dotyczącą kontroli klasyfikacji poniżej.
Opcjonalnie dodaj link do wytycznych firmy dotyczących Twojej klasyfikacji.
Kliknij Zapisz.

Aby usunąć wartość klasyfikacji, najedź kursorem na nazwę wartości i kliknij ikonę kosza widoczną po prawej stronie.

Ustaw domyślną klasyfikację

Aby ustawić domyślną klasyfikację, wykonaj następujące kroki:

Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
Kliknij menu obok „Klasyfikacja domyślna”.
Wybierz domyślną klasyfikację.
Kliknij Zapisz.

Domyślna klasyfikacja zostanie zastosowana do wszystkich nowych dokumentów Lucid utworzonych przez użytkowników na koncie po ustawieniu domyślnej klasyfikacji.

Wymagaj klasyfikacji

Po ustawieniu domyślnej klasyfikacji za pomocą powyższych kroków, możesz wymagać klasyfikacji dla wszystkich nowych dokumentów /utworz/ na swoim koncie za pomocą dodatkuEnterprise Shield . Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Kliknij opcję Edytuj po prawej stronie sekcji Klasyfikacja.
Po prawej stronie listy rozwijanej „Domyślna klasyfikacja” zaznacz pole wyboru „Wymagane”.
Kliknij Zapisz.

Po włączeniu ustawienia wymagającego klasyfikacji dokumentów klasyfikację można zmienić, jeśli dokument wymaga innej klasyfikacji niż domyślna. Jednak opcja „brak klasyfikacji” nie jest już dostępna i użytkownicy będą musieli dokonać wyboru spośród klasyfikacji dokumentów dostępnych na ich koncie.

Uwaga: Dokumenty istniejące przed skonfigurowaniem domyślnej klasyfikacji i zastosowaniem wymaganego ustawienia pozostaną bez klasyfikacji, chyba że zostanie ona dodana ręcznie. Po przypisaniu klasyfikacji do dokumentów istniejących przed zastosowaniem ustawienia wymagań, nie można jej usunąć.

Wykorzystaj kontrolę klasyfikacji

Ulepszona funkcja klasyfikacji Lucid oferuje bardziej inteligentne możliwości, zaprojektowane specjalnie dla kont Enterprise poszukujących sposobu na zachowanie poufności poufnych informacji za pomocą dodatku Enterprise Shield. Dostosowując klasyfikację dokumentów, np. „poufne” lub inne odpowiednie oznaczenia o odpowiednim działaniu, Twoja organizacja może kontrolować, kto ma dostęp do określonych typów informacji. Te elementy sterujące są zazwyczaj zgodne z zasadami zarządzania danymi organizacji.

Właściciel konta, administratorzy konta lub administratorzy dokumentów mogą skonfigurować kontrolkę klasyfikacji podczas kroku 8 tworzenia etykiet klasyfikacji, które można znaleźć w podrozdziale /utworz/ niestandardowe klasyfikacje kont powyżej. Kontrole można powiązać z każdą klasyfikacją, zależnie od potrzeb konta. Aby zapewnić najlepszą ochronę, zalecamy jednoczesne stosowanie tych kontroli, aby zapobiec nieautoryzowanemu udostępnianiu lub rozprzestrzenianiu poufnych treści.

Dostępne do wyboru opcje rozwijane obejmują:

Wyłącz zewnętrzne udostępnianie dokumentów zarówno poprzez e-mail , jak i poprzez link osobom spoza Twojego konta Lucid .
Wyłącz replikację dokumentów i ich zawartości, w tym powielanie lub przenoszenie zawartości w dokumentach Lucid oraz zewnętrzne kopiowanie i wklejanie.
Wyłącz publikowanie dokumentów księgowych.
Wyłącz eksportowanie dokumentów księgowych.
Wyłącz drukowanie dokumentów konta z poziomu aplikacji Lucid.

Rozwijane opcje wzmianki powyżej uniemożliwiają przyszłe udostępnianie, replikowanie, osadzanie, publikowanie, eksportowanie lub drukowanie dokumentów dla wszystkich, nawet dla właściciela dokumentu. Jednak wszelkie działania wykonane przed ustawieniem kontroli klasyfikacji pozostają nienaruszone, a istniejący współpracownicy nie zostaną usunięci. Po ustawieniu kontroli kontrola ta zostanie zastosowana do wszystkich dokumentów oznaczonych odpowiednią klasyfikacją. Jeśli chcesz usunąć wcześniej dokonane udostępnienia, zalecamy skorzystanie z funkcji cofnięcia uprawnień do udostępniania zewnętrznego, dostępnej w obszarze Odkrywanie.

Gdy pierwsza opcja z listy rozwijanej zostanie zastosowana do dokumentu za pomocą kontrolki klasyfikacji, dostęp zewnętrzny zostanie zablokowany, nawet jeśli dokument został wcześniej udostępniony użytkownikom, którzy nie mają konta na Twoim koncie. Oznacza to, że jeśli użytkownik zewnętrzny spróbuje otworzyć dokument, dostęp do niego zostanie mu odmówiony. Te kontrolki nie mają wpływu na integrację dokumentów z aplikacjami Confluence, Google Slides, SharePoint itp.

Kontrola klasyfikacji nie powoduje utraty widoczności tytułów dokumentów ani miniatur na stronie Dokumenty ani dla użytkowników zewnętrznych za pośrednictwem folderów. Dokumenty udostępnione bezpośrednio użytkownikom lub w folderach, które ograniczają dostęp zewnętrzny, odmówią dostępu, jeśli użytkownik, który nie jest na Twoim koncie w Przedsiębiorstwie, spróbuje je otworzyć, nawet jeśli miał dostęp przed przypisaniem klasyfikacji uniemożliwiającej udostępnianie zewnętrzne. Nadal będą jednak mogli zobaczyć tytuł i miniaturę dokumentu, chyba że zostanie on usunięty z folderu lub użytkownik cofnie uprawnienia do udostępniania zewnętrznego dla określonych dokumentów za pośrednictwem Discovery.

Uwaga: Chociaż dołożyliśmy wszelkich starań, aby wyłączyć te działania w produktach Lucid, nie możemy kontrolować paneli udostępniania, które występują poza platformą, takich jak zrzuty ekranu lub inne metody zewnętrzne.

Skonfiguruj niestandardowe statusy kont

Aby skonfigurować niestandardowe wartości stanu i kolory dokumentów i folderów zespołu na koncie Enterprise, wykonaj następujące kroki:

Wybierz Attributes z rozwiniętego menu po lewej stronie.
Wybierz kartę Dokument lub folder zespołu u góry strony, w zależności od tego, dla których stanów chcesz zarządzać.
W razie potrzeby przewiń w dół do sekcji „Stan”.
Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji Stan.
- Pojawi się moduł Ustawienia statusu.
Wybierz + Dodaj status.
Kliknij pole z kolorową kropką po lewej stronie i wybierz kolor statusu.
Wpisz niestandardową nazwę wartości stanu w polu tekstowym.
Zaznacz pole w obszarze „Zablokuj zawartość”, jeśli chcesz uniemożliwić dalszą edycję dokumentów po zastosowaniu tego statusu.
Kliknij Zapisz.

Jeśli chcesz usunąć wartość statusu, najedź kursorem na nazwę wartości i kliknijikonę kosza, która pojawi się po prawej stronie.

Ustaw stan domyślny
Aby ustawić status domyślny, wykonaj następujące kroki:

Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji Stan.
Kliknij menu rozwijane obok pozycji „Stan domyślny”.
Wybierz stan domyślny.
Kliknij Zapisz.

Status domyślny zostanie zastosowany do wszystkich nowych dokumentów Lucid utworzonych przez użytkowników na koncie po ustawieniu statusu domyślnego.

Dostosuj niestandardowe atrybuty konta

Jeśli jesteś właścicielem konta, administratorem konta lub administratorem dokumentów na koncie Enterprise, możesz skonfigurować niestandardowe atrybuty, których członkowie konta mogą używać do oznaczania i wyszukiwania dokumentów i folderów zespołu. Aby skonfigurować nowy atrybut dla dokumentów, wykonaj następujące kroki:

Wybierz Attributes z rozwiniętego menu po lewej stronie.
Wybierz kartę Dokument lub folder zespołu u góry strony, w zależności od tego, do którego chcesz dodać atrybuty.
Kliknij opcję Dodaj atrybut po prawej stronie strony.
- Pojawi się modalne ustawienia atrybutów.
Nazwij swój atrybut.
Wybierz typ danych wejściowych z listy rozwijanej.
Kliknij Zapisz .

Dowiedz się więcej: Jeśli Twoim typem danych wejściowych jest lista rozwijana lub zakres liczbowy, przeczytaj nasz Użyj niestandardowych znaczników i atrybutów statusu, aby uporządkować dokumenty artykuł, aby uzyskać instrukcje dotyczące konfiguracji.

Wyznacz wymagane atrybuty

Po skonfigurowaniu atrybutów niestandardowych dla Twojego konta możesz wyznaczyć pewne atrybuty, które będą wymagane dla każdego nowego dokumentu utworzonego w folderze zespołu. Aby atrybut był wymagany, zaznacz pole „Wymagane” po prawej stronie atrybutu w panelu administracyjnym.

Gdy to ustawienie jest włączone, za każdym razem, gdy członek konta utworzy nowy folder zespołu lub nowy dokument w folderze zespołu, w wyskakującym menu pojawi się monit o wprowadzenie informacji dotyczących wymaganych atrybutów.

the-pop-up-menu-a-user-will-see-when-they-need-to-set-a-required-status-or-attribute.png

Wykorzystaj ustawienia przechowywania do zarządzania dokumentami

Domyślny właściciel dokumentu dla usuniętych lub pozbawionych licencji użytkowników

W przypadku usunięcia użytkownika na koncie Zespołu lub Przedsiębiorstwa (lub usunięcia licencji na koncie Przedsiębiorstwa), Lucid wymaga, aby wszystkie posiadane przez niego dokumenty zostały przekazane nowemu właścicielowi. Jeśli nie zostanie wskazany domyślny właściciel dokumentu, dokumenty zostaną przeniesione do właściciela konta. Aby ustawić domyślnego właściciela dokumentu, wykonaj następujące kroki:

Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Retencja.
Znajdź sekcję „Usunięte/wyłączone dokumenty użytkowników”.
Wpisz użytkownika lub wybierz go z listy rozwijanej.
Kliknij Zapisz zmiany w prawym górnym rogu.

Wszystkie dokumenty zostaną przeniesione do tego domyślnego właściciela dokumentów, gdy użytkownik zostanie usunięty lub utraci licencję, chyba że na stronie użytkownika w panelu administracyjnym określono inaczej. Aby uzyskać więcej informacji na temat usuwania i usuwania użytkowników, zapoznaj się z naszym panelem administracyjnym Lucid: Zarządzanie użytkownikami.

Wskazówka: Możesz wybrać użytkownika z listy rozwijanej lub wpisać adres e-mail dowolnego użytkownika na swoim koncie, aby wybrać go jako domyślnego właściciela dokumentu.

Ustawienie trwałego usunięcia z kosza

Jeśli jesteś właścicielem konta, administratorem konta lub administratorem dokumentów na koncie Enterprise, możesz określić, w jaki sposób dokumenty na Twoim koncie są usuwane z kosza, wybierając jedną z opcji rozwijanych. Po usunięciu dokumentu z kosza nie można go odzyskać.

opcje-kosz-dropdown-ze-strony-przechowywania-w-Lucid-admin-panel.jpg

Do wyboru będą dostępne tylko opcje dostępne dla Twojego konta. Pozostałe opcje będą wyszarzone. Opcje działają w następujący sposób:

Tylko automatyczne usuwanie oznacza, że dokumenty można trwale usunąć z kosza jedynie przy użyciu funkcji przechowywania dokumentów, jak wyjaśniono w podsekcji Konfigurowanie zasad przechowywania dokumentów (tylko Enterprise Shield) poniżej.
Zarówno użytkownicy, jak i automatyczne usuwanie umożliwiają trwałe usunięcie dokumentów z kosza zarówno poprzez automatyzację przechowywania dokumentów, jak i ręczne usuwanie przez użytkowników konta, jak wyjaśniono w podsekcji Konfigurowanie zasad przechowywania dokumentów (tylko Enterprise Shield) poniżej.
Tylko użytkownicy oznacza, że użytkownicy lub administratorzy konta mogą ręcznie usuwać dokumenty z kosza.
Nikt nie oznacza, że usunięty dokument pozostanie w folderze kosza na czas nieokreślony — dopóki użytkownik lub administrator go nie odzyska.

Uwaga: zmiana wyboru z listy rozwijanej nie spowoduje odzyskania żadnych dokumentów na Twoim koncie, które zostały już trwale usunięte z kosza. Możesz jednak ręcznie przywrócić usunięte dokumenty za pomocą Discovery, jak opisano w sekcji przywracania dokumentów powyżej.

Skonfiguruj zasady przechowywania dokumentów

Utwórz zautomatyzowaną politykę usuwania dokumentów w oparciu o określone kryteria, zapewniając zgodność ze standardami regulacyjnymi i wewnętrznymi protokołami zarządzania danymi. Ta funkcja jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield.

opcje-przechowywania-dokumentów.jpg

Aby skonfigurować zasady inspekcji treści, wykonaj następujące kroki:

Zaznacz pole po lewej stronie „Automatycznie usuwaj dokumenty, gdy spełniają następujące kryteria przechowywania”.
Ustaw żądany okres przechowywania w ramach dozwolonych ograniczeń minimalnych i maksymalnych:
- 30–999 dni
- 1–180 miesięcy
- 1–15 lat
Z listy rozwijanej określ, czy chcesz, aby okres przechowywania był liczony na podstawie daty utworzenia, czy daty ostatniej modyfikacji.
Wybierz opcję „Dokumenty w koszu” lub „Wszystkie dokumenty (w tym kosz)”, aby określić, na które dokumenty wpłynie spełnienie kryteriów przechowywania.

Właściciel konta i administratorzy dokumentów otrzymają powiadomienie e-mailem za każdym razem, gdy zostanie ustanowiona nowa polityka przechowywania konta lub zmieniona zostanie istniejąca polityka. Zdecydowanie zalecamy ostrożne tworzenie i zmienianie zasad przechowywania. Nieprawidłowo skonfigurowana polityka przechowywania może skutkować natychmiastowym i trwałym usunięciem danych. Po trwałym usunięciu dokumentu z kosza nie można go odzyskać.

Aby pomóc zmniejszyć to ryzyko, jeśli skonfigurujesz politykę z opcją „Wszystkie dokumenty”, zobaczysz następujące ostrzeżenie: „Ta zasada pozwala firmie Lucid na natychmiastowe i trwałe usunięcie plików, które już przekroczyły okres przechowywania w chwili pierwszego przesłania polityki”. Dokumenty te mogą zawierać dane, które użytkownicy chcą zachować. Nie kontynuuj zapisywania, dopóki nie upewnisz się, że polityka jest poprawnie skonfigurowana.

Uwaga: jeśli to możliwe, użytkownicy otrzymają powiadomienia w ramach usługi na dwa tygodnie przed trwałym usunięciem posiadanych przez nich dokumentów. Zalecamy, aby po zapoznaniu się z tym powiadomieniem wykorzystali ten czas na zachowanie lub wykonanie kopii ważnych plików. To powiadomienie nie dotyczy dokumentów, które spełniają kryteria usunięcia wcześniej niż dwa tygodnie po wdrożeniu polityki.

Dostęp do kontroli treści

Funkcja inspekcji treści umożliwia administratorom utworzenie zasad inspekcji treści, a następnie monitorowanie wyników. Ta funkcja jest dostępna dla właściciela konta i administratorów dokumentów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Ta funkcja jest dostępna dla kont Enterprise z dodatkiem Enterprise Shield.

Utwórz politykę inspekcji treści

Ta funkcja kolejkuje wszystkie dokumenty na Twoim koncie w celu przeskanowania pod kątem określonych kategorii wrażliwych danych. Aby skonfigurować zasady inspekcji treści:

Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
Kliknij kartę Zasady u góry strony.
Włącz przełącznik „Kolejkuj dokumenty do skanowania”.

Lucid rozpocznie skanowanie twojego konta w poszukiwaniu treści zawierających wrażliwe dane w dokumentach i oznaczy wrażliwe dane z góry określonym zestawem wrażliwych kategorii. Po wstępnym skanowaniu Lucid sprawdzi tylko zmodyfikowane dokumenty.

Skany inspekcji zawartości uwzględniają następujące obiekty:

Kształty
Pola tekstowe
Karteczki samoprzylepne
Komentarze

Dostosuj swoją politykę kontroli treści

Po włączeniu zasad kontroli treści możesz dostosować kategorie i powiązane typy informacji, wykonując następujące czynności:

Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
Kliknij kartę Zasady u góry strony.
Kliknij Edytuj po prawej stronie sekcji „Wybrane poufne kategorie i typy informacji”.
Dostosuj zasady za pomocą następujących metod:
- Kliknij przełącznik po prawej stronie kategorii poufności, aby wyłączyć skanowanie całej kategorii, obejmujące wszystkie typy informacji w danej kategorii.
- Kliknij strzałkę rozwijaną, aby wyświetlić typy informacji powiązane z konkretną kategorią poufności i odznacz wszystkie konkretne typy informacji, których nie chcesz skanować.
Kliknij Zapisz zmiany u dołu strony.

Aby uzyskać dostęp do poufnych kategorii, które wyłączyłeś, kliknij listę rozwijaną „Ukryte kategorie”. Aby ponownie włączyć ukrytą kategorię, wykonaj czynności opisane powyżej w sekcji Dostosuj zasady kontroli treści, aby ponownie włączyć kategorię poufności.

zobacz-ukryte-kategorie-w-zasadach-kontroli-treści

Dowiedz się więcej: Szczegółowe informacje na temat uwzględnionych kategorii wrażliwych znajdziesz we wpisie społeczności poświęconym kategoriom wrażliwych inspekcji treści i typom infotypów . Aby uzyskać pełne zastrzeżenie dotyczące korzystania z inspekcji treści, zapoznaj się z naszym artykułem przeglądowym dodatku Enterprise Shield.

Uzyskaj dostęp do wyników kontroli treści

Aby uzyskać dostęp do wyników skanowania inspekcji treści, wykonaj następujące kroki:

Z rozwiniętego menu po lewej stronie wybierz opcję Kontrola treści .
Kliknij kartę Wyniki u góry strony.

przykład wyników skanowania inspekcji zawartości

Stąd możesz przejrzeć wszystkie wykryte i powiązane ze sobą wrażliwe dane w danym dokumencie. Podano tytuł, właściciela i wszelkie klasyfikacje powiązane z dokumentem. Można także zobaczyć, jakie wrażliwe kategorie pojawiają się w treści dokumentu, a także liczbę znalezionych wrażliwych danych.

Na tej stronie możesz wykonać następujące działanie:

Z listy rozwijanej znajdującej się na górze strony możesz wybrać kategorie wrażliwe, dla których będą wyświetlane wyniki.
Zaznacz pola powiązane z dokumentami, a następnie wybierz działanie i z listy rozwijanej kliknij Przeglądaj wrażliwe dane.
- Pojawi się okno dialogowe pokazujące wszystkie pasujące dane wrażliwe.
Z rozwijanych opcji pod przyciskiem działania możesz również uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak przenoszenie własności dokumentu, zarządzanie lokalizacją dokumentu, usuwanie wszelkiego rodzaju dostępu zewnętrznego i edytowanie klasyfikacji. Aby uzyskać przegląd znaczenia każdego z tych wyborów, zapoznaj się z powiązanymi opcjami dostępnymi w ramach funkcji Discovery, jak opisano w sekcji dotyczącej funkcji Discovery powyżej.

Przekaż opinię na temat tego artykułu

Masz opinię na temat tego artykułu? Opowiedz nam o swoich doświadczeniach tutaj.

Powiązane artykuły