Lucid 管理者パネル : コンプライアンス設定

コンプライアンスページへのアクセス

管理パネルで文書とフォルダーページにアクセスするには、次の手順に従います。

1. [管理者] を選択します。
2. 左側のメニューで [コンプライアンス] をクリックします。

発見機能による検索

発見機能はエンタープライズアカウントでのみ利用可能です。アップグレードの手順については、記事「 Lucid アカウントのアップグレード 」を参照してください。発見機能は、エンタープライズアカウントが所有する文書の結果のみを返します。アカウントが所有していない文書は、たとえアカウントのユーザーと共有されていても含まれません。

アカウント管理者、文書管理者、Shield 管理者は、発見機能を使用して、アカウントが所有するすべての文書の共有権限を検索、表示、編集できます。この機能にアクセスするには、左側のメニューのドロップダウンから [発見] を選択します。詳しくは以下をご覧ください。

文書へのアクセス

基本オプションまたは高度なオプションを使用して、エンタープライズアカウントが所有するすべての文書を検索できます。

基本検索オプション

基本オプションには、ユーザーアカウント、キーワード、日付での検索が含まれます。ユーザーアカウント経由で検索を行う場合は、チェックボックスをオンにすると、検索対象のユーザーが所有する文書のみの結果を表示することができます。それ以外の場合は、エンタープライズアカウントにアクセス権があるすべての文書の結果が表示されます。キーワードで検索する場合は、文書の内容だけでなく、文書のタグや属性も検索できます。日付で検索する場合は、作成日または最終更新日のドロップダウンオプションから選択できます。

高度な検索オプション

詳細オプションのドロップダウンメニューでは、文書の種類、文書の場所、外部アクセス、文書 ID、分類、ステータスで検索できます。[文書の場所] ドロップダウンから、次の検索フィルターオプションを選択できます。

• すべての場所
• チームとチームフォルダーのみ
• チームとチームフォルダーを除外
• 削除された文書のみ

[外部アクセス] では、検索結果をフィルタリングして、外部の共同編集者と共有されている文書や外部リンクを含む文書のみを表示することができます。これには、公開共有リンクがオンになっている文書、公開または埋め込みされた文書、組織外の共同編集者と共有されている文書が含まれます。

検索結果

検索結果ページには常に文書のタイトルが表示されます。検索条件に応じて、文書所有者 (個人、チーム、またはチームフォルダー)、文書 ID、作成日、変更日、共同編集者、外部アクセス権の有無、分類、ステータスのリストから最大5つの追加列が表示される場合があります。

発見検索結果ページの右上から、列の管理アイコンを選択して、検索結果に表示したい列に関連付けられたボックスをチェックまたはチェック解除します。検索結果テーブルの列幅を調整するには、ヘッダーをクリックしてドラッグします。

検索結果は10,000件まで表示されます。上限に達した場合は、検索条件を絞る必要があります。

文書の表示

検索結果から任意の文書を閲覧のみモードで開くことができます。

これらの文書管理権限を使用すると、共同編集者にはあなたが文書を閲覧していることがわかりません。また、文書の閲覧のみ可能なため、文書の改訂履歴には影響しません。

Enterprise Shield アドオン をお持ちの場合、文書の改訂履歴を表示することもできます。

共有権限を編集

発見機能を使ってアカウントの文書にアクセスした後、[共有] メニューを開いて、文書の共有相手を変更できます。これを行うには、文書内で次の手順に従います。

1. 文書の右上隅にある [共有] をクリックします。
2. 共有権限を編集します。
3. 「完了」をクリックします。
    

CSV のダウンロード

アカウントに Enterprise Shield アドオン がある場合、文書のメタデータを CSV 形式でダウンロードできます。 これを行うには、検索結果ページから次の手順を実行します。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、CSV データをダウンロードしたい文書の左端にあるボックスをオンにします。
3. [アクション] を選択します。
4. [メタデータ CSV のみをエクスポート] をクリックします。

CSV がデバイスにダウンロードされます。CSV には、次の情報が含まれます。

• タイトル
• 文書のタイプ
• 文書共有の状態には以下が含まれます:
   
  • アカウントによる制限あり :「制限付き」共有設定のため、共有リンクはアクティブですが、Lucid アカウントにログインしているユーザーのみがアクセスできます。
  • 公開：Lucidにログインしているユーザーなら誰でもアクセスできる共有リンクがアクティブです。
  • コラボレーション : 文書は、名前またはメールアドレスを使用して、ユーザーまたはユーザーグループに直接共有されました。
  • 埋め込み：埋め込みコードは手動またはインテグレーションを通じて有効化されます。
  • 公開済み : 文書が公開されています。
  • 匿名 : ログインしていないユーザーであれば、アカウントに属しているかどうかに関係なくアクセスできる共有リンクが有効です。
  • なし:文書の所有者のみがアクセスでき、上記の方法では共有されていません。
     
• 所有者
• 作成日
• 変更日
• 内部ユーザー
• 外部ユーザー (文書にアクセスできるものの、アカウントの一部ではないユーザー)
• 属性とタグ
• 文書 ID
• 文書の URL

文書の復元

ごみ箱に捨てた、または完全に削除した文書をエンタープライズアカウントで復元できます。これを行うには、検索結果ページから次の手順に従います。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、復元する文書の左端にあるチェックボックスをオンにします。
3. [アクション] を選択します。
4. [復元] をクリックします。

表示されたポップアップで、文書を元の場所に復元するか、アカウントのチームフォルダーを選択して文書を復元するかを選択できます。

文書の所有権を移譲

検索結果から、1件または複数の文書の所有権を一度に移譲できます。アカウントまたはチームフォルダー内の特定のユーザーが所有する文書の所有権を移譲できます。これを行うには以下の手順に従います。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、所有権を移譲する文書の左端にあるチェックボックスをオンにします。
   • 上部のボックスを選択すると、検索結果ページ上のすべての文書を選択できます。
3. [アクション] を選択します。
4. [文書の所有権を移譲] をクリックします。
5. ポップアップウィンドウで、アカウントのユーザーのドロップダウンから新しい所有者を選択します。
6. [所有権を移譲] をクリックします。

文書の場所の管理

検索結果から、このオプションを使用して文書をチームフォルダーに移動できます。これを行うには以下の手順に従います。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、所有権を移譲する文書の左端にあるチェックボックスをオンにします。
   • 上部のボックスを選択すると、検索結果ページ上のすべての文書を選択できます。
3. [アクション] を選択します。
4. [文書の場所の管理] をクリックします。
5. ポップアップウィンドウで、文書の移動先のチームフォルダーをドロップダウンから選択します。
6. [文書を移動] をクリックします。

外部共有権限を取り消す

検索結果から、アカウント外部の Lucid ユーザーに対して選択した文書やフォルダーへのアクセスを取り消すことができます。この機能は Enterprise Shield アドオンを持つエンタープライズアカウントで利用可能です。これを行うには以下の手順に従います。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、1つまたは複数の文書の左端にあるボックスをオンにします。
   • 検索結果ページの上部にあるボックスを選択して、すべての文書を選択します。
3. 検索結果の右上にあるActionsをクリックしてね。
4. 以下のいずれかのオプションを選択します。
   • 任意の種類の外部アクセスを削除して、外部の共同編集者を削除し、選択した文書やフォルダーの共有可能リンクを無効にします。
   • 外部の共同編集者のみを削除して、選択した文書またはフォルダーから外部の共同編集者を削除します。
   • 外部リンクのみを制限することで、選択した文書やフォルダーの外部共有可能リンクを無効にします。
5. 表示されるパネルで、外部アクセスと通知の設定を選んでね。
6. 外部アクセスを削除をクリックしてね。

文書の分類の編集

検索結果から、アカウントが所有する文書に割り当てられた分類を編集するオプションがあります。選択した文書の分類を編集するには、次の手順に従います。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
2. 検索結果から、分類を編集する文書の左端にあるチェックボックスをオンにします。
   • 上部のボックスを選択すると、検索結果ページ上のすべての文書を選択できます。
3. [アクション]を選択します。
4. ドロップダウンオプションから [分類を編集] をクリックします。
5. 表示されるパネルで、ドロップダウンから分類オプションを選択します。
   • ここに表示されているオプションは、アカウントのアカウント分類です。詳細については、この記事の「カスタムアカウント分類の作成」セクションを参照してください。
6. 「分類を更新」をクリックしてください。
   

文書を完全削除対象としてマークする

検索結果から、アカウントが所有する文書に削除のマークを付けることができます。このアクションを実行するには、次の手順を実行します。

1. 発見機能で、ユーザー、キーワード、文書の種類、作成日など、検索結果に必要なパラメーターを使用して検索を実行します。
   • 検索結果から、削除する文書の左端にあるチェックボックスをオンにします。
2. 上部のボックスを選択すると、検索結果ページ上のすべての文書を選択できます。
3. [アクション]を選択します。
4. ドロップダウンオプションから [完全削除対象としてマーク] をクリックします。
5. オプションで、パネル内のボックスをチェックして、文書が30日後に完全に削除されることを文書所有者にメールで通知することができます。
   • 文書を永久削除の対象にマークした管理者として、文書所有者に通知するかどうかに関わらず、自動的に確認メールを受け取ります。
     
6. 完全削除対象としてマークをクリックしてね。

文書が永久に削除されると、復元やアクセスは不可能です。ただし、該当する180日間の監査ログ保持期間中は、文書名がEnterprise Shieldの監査ログに引き続き表示される場合があります。

この操作は、発見機能の管理者によって30日間元に戻すことができます。その後、文書は完全に削除されます。削除を元に戻すには、上記の手順1～3を実行し、[アクション] ドロップダウンメニューから [復元] を選択します。

属性、ステータス、分類を追加する

管理者パネルの [コンプライアンス] セクションにある左側のメニューのプルダウンから [属性] を選択します。属性を設定し、アカウントの文書とチームフォルダーにカスタムステータスと分類を割り当てるオプションが表示されます。アカウント所有者、アカウント管理者、文書管理者、Shield 管理者は、Lucid 管理者パネルでこれらの機能にアクセスできます。

カスタムアカウント分類の作成

エンタープライズアカウントで文書のカスタム分類を設定できます。これがユーザーにとってどのようなものかを理解するには、記事「文書のステータス管理と分類の設定」を参照してください。分類を構成するには、アカウント所有者、文書管理者、アカウント管理者、Shield 管理者は次の手順に従います。

1. 展開された左側のメニューから [属性] を選択します。
2. ページの上部にある [文書] タブを選択します。
   • この機能は文書レベルでのみ利用可能です。チームフォルダーには適用されません。
3. [分類] セクションの右側にある [編集] をクリックします。
   • 分類の設定モーダルが表示されます。
     
4. ページの下部にある [+ 分類を追加] を選択します。
5. 左端にある色付きのドットの付いたボックスをクリックし、分類の色を選択します。
6. 該当するテキストボックスにカスタム分類タイトルを入力します。
7. 必要に応じて、分類の説明を追加し、それがいつ使用されるべきかを簡単に説明します。
8. Enterprise Shield アドオンをお持ちの場合は、分類に管理を添付するか、自動分類を利用することを検討してください。
   • 分類管理と、それが機密情報の機密保持にどのように役立つかについて詳しく知りたい場合は、以下の分類管理サブセクションを参照してください。
   • 機密カテゴリーと分類の機能を組み合わせる方法の詳細については、以下の自動分類のサブセクションを参照してください。
9. 必要に応じて、分類に関する会社のガイドラインへのリンクを追加します。
10. [保存] をクリックします。

分類値を削除する場合は、値名にマウスポインターを合わせて右側に表示されるごみ箱アイコンをクリックします。

既定の分類の設定

既定の分類を設定するには、次の手順に従います。

1. [分類] セクションの右側にある [編集] をクリックします。
2. [既定の分類] の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
3. 既定の分類を選択します。
4. [保存] をクリックします。

既定の分類は、既定の分類が設定された後、アカウントのユーザーによって作成されるすべての新しい Lucid 文書に適用されます。

分類が必須

上記の手順で既定の分類を設定した後、Enterprise Shield アドオンを使用して、アカウントで新しく作成されたすべての文書に分類を必須とすることができます。これを行うには以下の手順に従います。

1. [分類] セクションの右側にある [編集] をクリックします。
2. [既定の分類] ドロップダウンの右側にあるボックス [必須] にチェックを入れます。
3. [保存] をクリックします。

文書の分類を必須にする設定が有効になっている場合でも、デフォルト以外の分類が必要な場合は、分類を変更できます。ただし、[分類なし] オプションは利用できなくなり、ユーザーはアカウントで提供されている文書の分類から選択する必要があります。

自動分類を利用する

Lucid の自動分類機能は、Enterprise Shield アドオンを持つアカウントで利用可能です。自動分類を使用すると、コンテンツ検査で検出された機密コンテンツの種類に基づいて文書を自動的に分類できます。この自動化により、機密データが管理され、保護されるため、手作業が減り、コンプライアンスが向上します。

この機能を使用するには、まずコンテンツ検査を有効にする必要があります。手順については、下記の「コンテンツ検査ポリシーの作成」セクションを参照してください。コンテンツ検査ポリシーをカスタマイズすることをお勧めします。ただし、特定の機密カテゴリ全体のスキャンを無効にすると、そのカテゴリを分類にマッピングできなくなることにご注意ください。「カスタム」カテゴリ（すべてのカスタムインフォタイプを含む）も分類にマッピングできます。感度区分は、1つの分類にのみ対応付けられます。

文書は、コンテンツ検査ポリシーによって検出された機密コンテンツに基づいて自動分類されます。分類は上から下の順にリストされ、一番上に最も制限の厳しい分類、一番下に最も制限の緩い分類が並んでいます。文書に機密コンテンツが見つかった場合、システムはそのコンテンツの種類が分類レベルに一致しているかどうかを確認します。もし存在する場合、システムはその分類レベルを文書の現在の分類と比較します。文書の現在の分類がより制限の少ない場合 (つまり、表の順序が低い場合)、文書は新しい、より制限の厳しいレベルに更新されます。文書の既存の分類がマッピングされた自動分類よりも高い場合は、文書のより高い分類のままにします。自動分類によって、文書の分類が下がることはありません。

文書に複数の機密カテゴリが含まれている場合、検出されたカテゴリの中で最も制限の厳しい分類（つまり、識別されたコンテンツに関連する最高レベルの分類）が適用されます。文書の分類が変更されてもユーザーには通知されませんが、自動分類のアクションは文書の改訂履歴に記録されます。さらに、文書の分類が更新されるたびに監査ログイベントが生成されます。

ユーザーに対する自動分類の仕組みについての詳細はこのコミュニティ投稿を参照してください。

分類管理を活用

Lucid は分類機能を強化し、機密情報の機密性を維持する方法を求めるエンタープライズアカウント向けに特別に設計された、よりインテリジェントな機能を Enterprise Shield アドオンと共に提供しています。「機密」などの文書分類や、対応するアクションを伴うその他の適切な指定をカスタマイズすることで、組織は特定の種類の情報にアクセスできるユーザーを制御できます。これらのコントロールは通常、組織のデータガバナンスポリシーと一致します。

アカウント所有者、アカウント管理者、文書管理者、Shield 管理者は、上記のカスタムアカウント分類の作成サブセクションにある分類ラベル作成の手順8で分類コントロールを設定できます。アカウントのニーズに応じて、コントロールを各分類に関連付けることができます。最大限の保護を実現し、機密コンテンツの不正な共有や拡散を防ぐために、これらの管理を相互に連携して使用することをお勧めします。

選択可能なドロップダウンオプションには、以下が含まれます。

• Lucid アカウント外部のユーザーとのメールまたはリンク経由の文書の外部共有を無効にします。
• 文書やキャンバス内のコンテンツの複製(重複や外部コピー&ペーストを含む)を無効にしてください。
  • これによりキャンバス上の要素の複製が防げます。キャンバス以外の要素、例えば文書のタイトルもコピー可能です。
  • もしあなたのアカウントにプロセスアクセルがある場合、 リポジトリ に文書を追加することで、ユーザーが編集を提案できるようになります。 このプロセスは、「複製を無効にする」状態でも提案を容易にするために自動的に動作コピーを生成します。コピーした文書は「複製を無効化」制御を引き継ぎます。
• アカウント文書の公開を無効化します。
• アカウント文書のエクスポートを無効にします。
• Lucid 内からのアカウント文書の印刷を無効にします。

上記のドロップダウンオプションにより、文書の所有者を含むすべてのユーザーに、文書の共有、複製、埋め込み、公開、エクスポート、印刷ができなくなります。ただし、分類管理が設定される前に行われたアクションは影響を受けず、既存の共同編集者は削除されません。管理が設定されると、関連する分類が付与された文書にはその管理が適用されます。以前に行った共有を削除したい場合は、発見機能で利用できる外部共有権限の取り消し機能を使うことをお勧めします。

これらのコントロールの機能とアカウントのユーザーに対してどのように表示されるかの詳細については、このコミュニティ投稿をご覧ください。

上の最初のドロップダウンオプションを分類コントロールを使用して文書に適用すると、その文書が以前にあなたのアカウントにないユーザーと共有されていたとしても、外部アクセスがブロックされます。これは、外部ユーザーが文書を開こうとすると、アクセスが拒否されることを意味します。Confluence、Google スライド、SharePointなどの文書インテグレーションは、これらの制御の影響を受けません。

分類管理によって、文書ページから、またはフォルダーを経由して外部ユーザーに対する文書のタイトルとサムネイルの表示が削除されることはありません。ユーザーと直接共有された文書や外部アクセスを制限するフォルダー内の文書をエンタープライズアカウントに登録されていないユーザーが開こうとすると、外部共有を防ぐ分類が割り当てられる前にアクセス権を持っていた場合でも、アクセスが拒否されます。ただし、フォルダーから削除されるか、発見機能を通じて特定の文書の外部共有権限を取り消さない限り、文書のタイトルとサムネイルは引き続き表示されます。

カスタムアカウントステータスを設定する

エンタープライズアカウントの文書とチームフォルダーのカスタムステータス値と色を設定するには、次の手順に従います。

1. 展開された左側のメニューから [属性] を選択します。
2. ページ上部の [文書] または [チームフォルダー] タブを、ステータスを管理したい対象に応じて選択します。
3. 必要に応じて、[ステータス] セクションまで下にスクロールします。
4. ステータスセクションの右側にある 編集 をクリックして ください。
   
   • ステータス設定のモーダルが表示されます。
     
5. [+ ステータスを追加] を選択します。
6. 左端にある色付きのドットの付いたボックスをクリックし、ステータスの色を選択します。
7. テキストボックスにカスタムステータス値の名前を入力します。
8. このステータスが適用されたらそれ以上文書を編集できないようにするには、 [コンテンツをロック] の下のボックスをチェックします。
9. [保存] をクリックします。

ステータス値を削除する場合は、値名にマウスポインターを合わせて右側に表示されるごみ箱アイコンをクリックします。

既定のステータスの設定
既定のステータスを設定するには次の手順に従います。

1. [ステータス] セクションの右側にある [編集] アイコンをクリックします。
2. [既定のステータス] の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
3. 既定のステータスを選択します。
4. [保存] をクリックします。

既定のステータスは、既定のステータスが設定された後、アカウントのユーザーによって作成されるすべての新しい Lucid 文書に適用されます。

カスタムアカウント属性をカスタマイズする

エンタープライズアカウントのアカウント所有者、アカウント管理者、文書管理者、または Shield 管理者は、アカウントメンバーが文書とチームフォルダーにラベルを付けて検索するために使用できるカスタム属性を構成できます。文書の新しい属性を構成するには以下の手順に従います。

1. 展開された左側のメニューから [属性] を選択します。
2. ページ上部の [文書] または [チームフォルダー] タブを、属性を追加したい対象に応じて選択します。
3. ページの右側にある [属性を追加] をクリックします。
   • 属性設定のモーダルウィンドウが表示されます。
     
     
4. 属性に名前を付けます。
5. ドロップダウンから入力タイプを選択します。
6. [保存] をクリックします。

必須属性の指定

アカウントにカスタム属性を設定したら、チームフォルダー内に作成される新しい文書ごとに必要な特定の属性を指定できます。属性を必須にするには、管理パネルの属性の右側にある [必須] チェックボックスをオンにします。

この設定を有効にすると、アカウントメンバーが新しいチームフォルダーまたはチームフォルダー内で新しい文書を作成するたびに、ポップアップメニューで必要な属性の情報を入力するように求められます。

文書管理に保存設定を活用する

削除またはライセンスが解除されたユーザーの既定の文書所有者

チームアカウントまたはエンタープライズアカウントでユーザーが削除された場合（またはエンタープライズアカウントでライセンスが解除された場合）、Lucidでは、そのユーザーが所有するすべてのドキュメントを新しい所有者に譲渡する必要があります。エンタープライズ アカウントは、このプロセスのデフォルトのドキュメント所有者を設定できます。 デフォルトのドキュメント所有者が設定されていない場合、ドキュメントはアカウント管理者に転送されます。 デフォルトのドキュメント所有者を設定するには、アカウント管理者とドキュメント管理者は次の手順を実行できます。

1. 展開された左側のメニューから [保管] を選択します。
2. [削除またはライセンス解除されたユーザーの文書] セクションを探します。

3. ドロップダウンメニューからユーザーを入力するか選択してください。

   

4. 右上の [変更を保存] をクリックします。

ユーザーが削除または免許解除されると、管理者パネルのユーザーページに別記がない限り、すべての文書はこのデフォルトの文書所有者に移管されます。 SCIMを使用するエンタープライズアカウントの場合、文書転送は免許解除後24時間以内に行われます。ユーザーの削除および免許解除についての詳細は、 Lucid 管理者パネル:ユーザー管理の記事をご覧ください。 

ごみ箱からの永久削除の設定

エンタープライズアカウントのアカウント管理者、アカウント管理者、ドキュメント管理者、またはShield管理者であれば、チェックボックスをクリックすることで、ユーザーがごみ箱からドキュメントやフォルダを永久に削除できるかどうかを確認できます。 一度ごみ箱からドキュメントが削除されると、それは回復不可能になります。

アカウントで利用可能なオプションのみが選択可能で、利用できないオプションはグレーで表示されます。オプションは次のように機能します。

• 自動削除のみとは、以下の「文書保持ポリシーを設定する (Enterprise Shield のみ)」サブセクションで説明されているように、文書保持を使用してのみ文書をごみ箱から完全に削除できることを意味します。
• ユーザーと自動削除の両方により、文書保持の自動化とアカウントのユーザーによる手動削除の両方を通じて、文書をごみ箱から完全に削除できます。詳細は以下の「文書保持ポリシーを設定する (Enterprise Shield のみ)」サブセクションをご覧ください。
• ユーザーのみとは、アカウントのユーザーまたは管理者がごみ箱から文書を手動で削除できることを意味します。
• どの場合も不可 : 削除された文書はユーザーまたは管理者が復元するまでごみ箱フォルダーに無期限に残ります。

文書が永久に削除されると、復元やアクセスは不可能です。ただし、該当する180日間の監査ログ保持期間中は、文書名がEnterprise Shieldの監査ログに引き続き表示される場合があります。

文書保持ポリシーを設定する

指定された基準に基づいて文書を削除する自動ポリシーを作成し、規制基準と内部データ管理プロトコルへの準拠を確保します。この機能は Enterprise Shield アドオンを持つエンタープライズアカウントで利用可能です。

コンテンツ検査ポリシーを設定するには、次のステップに従います。

1. [次の保存条件を満たす文書を自動削除します。] の左側にあるチェックボックスをオンにします。
2. 必要な保持期間を、許容される最小制限と最大制限内に設定します。
   • 30～999日
   • 1～180か月
   • 1～15年
3. ドロップダウンから、保持期間を作成日または最終変更日のどちらに基づいて決定します。
4. 保持基準が満たされたときに影響を受ける文書を決定するには、 [ごみ箱内の文書] または [すべての文書 (ごみ箱を含む)] から選択します。

アカウント管理者、文書管理者、Shield 管理者には、新しいアカウント保持ポリシーが設定されるか、既存のポリシーが変更されるたびに、メール通知が届きます。保持ポリシーの作成や変更は慎重に行うことを強くお勧めします。保持ポリシーが不適切に設定されていると、データが即時かつ永久に削除される可能性があります。文書がごみ箱から完全に削除されると復元できなくなります。

このリスクを軽減するために、 [すべての文書] でポリシーを設定すると、警告「このポリシーにより、Lucid は、最初にポリシーを送信した時点ですでに保持期間を過ぎているファイルを直ちに永久に削除できます。」が表示されます。これらの文書には、ユーザーが保持を想定しているデータが含まれている可能性があります。ポリシーが正しく構成されていることを確認してから保存に進んでください。

コンテンツ検査にアクセス

コンテンツ検査機能により、管理者はコンテンツ検査ポリシーを作成し、その結果を監視できます。この機能は、アカウント管理者、文書管理者、Shield 管理者が利用できます。詳細については、以下をお読みください。

この機能は Enterprise Shield アドオンを持つエンタープライズアカウントで利用可能です。

コンテンツ検査ポリシーを作成する

この機能は、アカウント上のすべての文書をキューに入れて、特定のカテゴリの機密データをスキャンします。コンテンツ検査ポリシーを設定するには:

1. 展開された左側のメニューから [コンテンツ検査] を選択します。
2. ページ上部の [ポリシー] タブをクリックします。
3. [スキャンする文書をキューに登録] のトグルをオンにします。

Lucidは、ドキュメント内の機密データを含む内容をスキャンし、機密データにあらかじめ決められた機密カテゴリでラベルを付けます。 初回スキャン後、Lucidは修正されたドキュメントのみを検査します。 さらに、カスタムインフォタイプを追加または更新するたびに、すべてのアカウントドキュメントをカスタム条件で再スキャンします。

コンテンツ検査スキャンには以下のオブジェクトが含まれています。

• 図形
• テキストボックス
• 付箋
• コメント

コンテンツ検査ポリシーをカスタマイズする

コンテンツ検査ポリシーを有効にしたら、次の手順に従って、カテゴリーと関連情報タイプをカスタマイズするオプションがあります。

1. 展開された左側のメニューから [コンテンツ検査] を選択します。
2. ページ上部の [ポリシー] タブをクリックします。
3. 特定のセンシティブカテゴリの行をクリックすると、特定のセンシティブカテゴリに関連付けられたインフォタイプをビューできます。
4. [選択された機密カテゴリーと情報タイプ] セクションの右端にある [編集] をクリックします。
5. 次の方法を使用してポリシーをカスタマイズします。
   
   • 感度カテゴリの右にあるトグルをクリックして、カテゴリー内のすべての情報タイプを含むカテゴリー全体のスキャンをオフにします。
   • スキャンしたくない特定の情報タイプについては、チェックを外してください。
     
6. モーダルウィンドウの下部にある「保存」をクリックしてください。

無効にした機密性の高いカテゴリにアクセスするには、「非アクティブなカテゴリ」または「すべてのカテゴリ」のドロップダウンをクリックしてください。非アクティブになったカテゴリを再び有効にするには、上記のコンテンツ検査ポリシーのカスタマイズ手順に従って、センシティブカテゴリを再度有効に切り替えてください。

カスタムインフォタイプを追加する

弊社のディスカバリーツールでは、「プロジェクトX」などの正確なフレーズを手動で一度だけ検索できますが、コンテンツ検査機能内でこのプロセスを自動化できるようになりました。カスタムインフォタイプを追加することで、組織の文書を独自キーワード、特定のプロジェクト名、またはユニークなフレーズを継続的に監視できます。

設定が完了すると、当社のシステムはお客様の環境を継続的にスキャンし、カスタムインフォタイプを検出します。検出された項目はすべて、コンテンツ検査ダッシュボードに自動的に表示されます。

以下の手順に従って、カスタムインフォタイプを追加してください。

1. 展開された左側のメニューから [コンテンツ検査] を選択します。
2. ページ上部の [ポリシー] タブをクリックします。
3. テーブルの右上から 「カスタムインフォタイプを追加 」をクリックしてください。
4. スキャンしたい用語やフレーズを、引用符で囲んで入力してください。各カスタムインフォタイプは一意である必要があります。
   • アカウント全体でコンテンツ検査を行うために、最大30個のカスタムインフォタイプを定義できます。
     
5. モーダルの下部にある 「次へ:プレビューインパクト 」をクリックして、新しいカスタムインフォタイプを確認し確認してください。
   • カスタムインフォタイプが5,000以上の文書を返す場合、それは継続的かつ継続的なスキャンのために保存するには広すぎると言えます。 これらの検索頻度の高いキーワードについては、一度限りの手動スキャンに弊社のDiscoveryキーワード検索を使用することをお勧めします。
6. 変更を確定するをクリックしてください。

確認後、文書はこれらの条件についてスキャンされます。 新規または更新されたカスタムインフォタイプを保存すると、既存のドキュメントの再スキャンが自動的にトリガーされます。 初期の結果がダッシュボードに完全に反映されるまで最大2日かかることがあります。

コンテンツ検査結果を確認する

コンテンツ検査スキャンの結果にアクセスするには、以下の手順に従います。

1. 展開された左側のメニューから [コンテンツ検査] を選択します。
2. ページ上部の [結果] タブをクリックします。

ここから、文書別に検出された機密データの一致を確認できます。文書のタイトル、所有者、関連する分類が表示されます。また、文書のコンテンツ内に表示される機密性カテゴリーや、一致した機密データの数も確認できます。

このページから、次のアクションを実行できます。

• 結果ビューは、ページ上部の4つのフィルターオプション(Category & infotype、External access、Owner、Classification)を使って結果ビューをフィルターできます。 独自キーワードのマッチを素早く見つけるには、「カテゴリ&インフォタイプ」フィルターを使って「カスタム」ポリシーを選択してください。適用後は、テーブル内の該当するドキュメントビューを利用できます。
  
• ドキュメントに関連するボックスにチェックを入れ、 アクションを選択し、 ドロップダウンから 「機密データをレビュー」をクリックします。 または、ドキュメントのタイトルをクリックすると、機密データの検出を確認できます。
  • すべての機密データの一致を表示するポップアップが表示されます。
• [アクション] ボタンのドロップダウンオプションから、文書の所有権の移行、文書の場所の管理、あらゆる種類の外部アクセスの削除、分類の編集などの追加機能にアクセスできます。これらのオプションの意味の概要については、上記の発見セクションで説明されている発見を使用して利用可能な関連オプションを参照してください。

ビューおよびエクスポート監査ログ

Lucidの監査ログを使用すると、アカウント全体の主要なイベントのログにアクセスできます。
監査ログ機能により、管理者はアカウント全体の主要イベントのログビューを作成し、CSVやJSON形式でイベントをエクスポートできます。 この機能はアカウント管理者、アカウント管理者、Shield管理者が利用可能です。

この機能は Enterprise Shield アドオンを持つエンタープライズアカウントで利用可能です。

イベントはスタートと終了日、イベントタイプ、アクターのいずれかでフィルターできます。 フィルターの後、過去180日以内の任意の期間にテーブル内で結果をビューできます。

フィルターとビューログへ:

1. 左側のメニューから「監査ログ」を選択してください。
2. 日付ピッカーを使用して、過去180日以内の希望の期間を選択します。
3. フィルターを目的のイベントタイプおよび/またはアクターに変換します
4. 検索をクリックします。
5. 検索条件の下には、検索条件に合致する関連イベント(最大10,000件のイベント)が更新されます。
   • テーブルの列を調整したい場合は、監査ログ検索結果の右上にある「管理列」アイコン 選択して、テーブルに表示したい列に関連する「ボックス」にチェックを入れたり解除したりします。
6. いずれかのイベントをクリックすると、右側のパネルにそのイベントの監査ログの詳細が表示されます。

イベントの詳細パネルでは、イベントの詳細情報をビューすることができます。 イベントJSONをコピーするには、コピーアイコン クリックするか、新しいタブでJSONを開く してください。

すべての返送されたイベントをエクスポートしたい場合は、テーブル右上のエクスポートボタンを使ってJSONまたはCSV形式で結果をエクスポートできます。

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