リポジトリを使って組織のドキュメントを集中化し、標準化しましょう

定義と役割

リポジトリにアクセスし、作成し、使用するための具体的な手順に入る前に、この記事全体で使用される用語の定義をいくつか示します。

• リポジトリ:承認・公開された文書や資産の集中コレクションで、アカウント内のすべてのユーザーやチームがアクセス可能です。
• 制限リポジトリ:承認・公開された文書や資産の集中コレクションで、プロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリ所有者から招待されたユーザーまたはチームのみアクセス可能です。
• 役割:
  • プロセスアクセル manager: ユーザーで、プロセスアクセルを設定し、リポジトリを作成する能力を持つユーザーです。
  • リポジトリ owner:特定のリポジトリを完全に制御できるユーザー。 これにはリポジトリ設定の管理、他のリポジトリ所有者の指定、文書承認の監督が含まれます。
  • フォルダ所有者:リポジトリ内の特定のフォルダまたはサブフォルダ内の文書を管理・承認するユーザー。彼らは割り当てられたフォルダに含まれる内容の専門家です。
  • アセット所有者:リポジトリに文書や資産を公開したライセンスユーザー。彼らはリポジトリ所有者と共に、その正確性を確保し、提案された変更を承認する責任を負っています。
  • ユーザー:アカウントにいるライセンス有無のユーザーで、公開文書のビュー、閲覧、コメントが可能です。 リポジトリ内で編集を公開または提案できるのはライセンスユーザーのみです。
• 資産:
  • 文書アセット: 承認プロセスを経てリポジトリに公開され、Lucid アカウントのすべてのユーザーが閲覧できるようになった Lucid 文書。
  • オブジェクト アセット: リポジトリに追加されたデータ (ロール、システム、リスクなど) を含む特定の図形。これにより、Lucid アカウントのすべてのユーザーがアセット ライブラリでアクセスできるようになります。
• リポジトリ管理ページ: Lucid アカウントのすべてのリポジトリが表示されるページ。このページにアクセスするには、 「リポジトリへのアクセス」セクションの手順に従ってください。
• リポジトリカスタマイズページ:単一のリポジトリのページで、その中に含まれるすべての文書や資産を表示します。 このページにアクセスするには、リポジトリ管理ページから特定のリポジトリのタイトルをクリックしてください。

リポジトリへのアクセス

Lucidアカウントのすべてのユーザーは、Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから リポジトリ をクリックすることでリポジトリにアクセスできます。 リストビューで詳細を知りたい場合は、ページ右上のビューアイコン をクリックしてください。

アカウント上の特定のリポジトリを見つけるには、Lucid ホームページの上部にある検索バーを使用します。

ビュー a 文書 in a リポジトリ

上記の手順に従ってリポジトリにアクセスした後、Lucidアカウントのすべてのユーザーは以下の方法でそのリポジトリ内の文書をビューできます。

• ビューしたい文書をダブルクリックしてください。
• リポジトリの左側のナビゲーションメニューからビューしたい文書を選択します。 これは文書のプレビューを示しています。
  • の右上隅にある 3 ドットメニュー プレビュー、開 く を選択して全文を開きます 文書.

リポジトリ資産のCSVをエクスポートします

CSVやリポジトリの資産をデバイスにダウンロードするには、以下の手順をフォローしてください:

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから リポジトリ をクリックしてください。
2. リポジトリを開いてください。
3. リポジトリカスタマイズページの右上にあるCSVアイコン 選択してください。

CSVファイルには以下が含まれます。

• 資産タイトル
• アセットタイプ(オブジェクトまたはドキュメント)
  • 資産のサブタイプ（オブジェクト資産の場合）
• 資産所有者
• 資産がどのリポジトリやフォルダにあるか
• バージョン
• 最終更新日
• 最終更新者
• 承認者
• 変更の概要
• 資産がアーカイブされているかどうか
• アセットURL(ドキュメントアセットの場合)

新しいリポジトリを作成する

リポジトリ管理ページから、プロセスアクセルマネージャーは新しいリポジトリを作成したり、既存のリポジトリにアクセスしたり編集したりできます。 新しいリポジトリを作成するには以下の手順をフォローしてください:

1. リポジトリ管理ページの右上隅にある[リポジトリの作成] をクリックします。
2. 表示される「リポジトリ設定」モーダルで、「リポジトリ名」の下に一意の名前を入力します。
3. 「説明」欄でリポジトリの目的と内容を説明してください。
4. リポジトリの種類を選択します。
   • Unrestricted リポジトリとその内容は、Lucidアカウント内のすべてのユーザーによってビュー可能です。
   • 制限 付きリポジトリとその内容は、ユーザーが明示的にリポジトリに招待された場合のみビュー可能です。 詳細は下記の 「制限されたリポジトリ 」セクションをご覧ください。
5. 承認の種類を選択してください。
   • 標準承認：承認依頼はすべての承認者に同時に送信されます。
   • 順次承認:承認リクエストは以下の順で送信されます:アセット所有者、フォルダ所有者、リポジトリ所有者。
6. オプションで、「メンバーが直接公開できるように」の隣のボックスにチェックを入れてください。 このボックスにチェックを入れることで、あなたのアカウントのユーザーは承認を待つことなく、ドキュメントや編集をリポジトリに公開できます。
7. [次へ] をクリックします。
8. リポジトリに追加する既存の文書がある場合は、インポートしたい場所を選択してください。または「 スキップ 」をクリックして後で文書を追加してください。
   • 各インポート タイプの具体的な手順については、以下の「既存の Lucid 文書のインポート」セクションを参照してください。

これで、リポジトリ管理ページから組織全体がリポジトリにアクセスできるようになり、割り当てられたリポジトリ所有者に通知されます。

制限付きリポジトリ

制限リポジトリとは、承認・公開された文書やアセットの集約型の集合体であり、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者から招待されたユーザーのみがビューを閲覧できます。 制限されたリポジトリとその内容はグローバル検索結果から非表示されています。

制限付きリポジトリを作成するには、上記の「 新しいリポジトリを作成」 セクションの手順に従い、「リポジトリタイプ」から 「制限 付き」を選択してください。

既存のリポジトリの制限設定を更新する

プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は、以下の手順に従うことで既存のリポジトリの制限設定を更新できます:

1. リポジトリカスタマイズページの左側のナビゲーションから「リポジトリ設定」をクリックします。
2. 「リポジトリタイプを選択する」で新しいオプションを選択してください。

リポジトリ設定を管理

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリオーナーは、所有するリポジトリに対してさまざまな管理能力を持っています。 リポジトリ設定にアクセスするには、次の手順に従います。

1. Lucid ホームページの左下のナビゲーションから「リポジトリ」をクリックします。
2. 設定を調整したいリポジトリを選択してください。
3. リポジトリの左上のナビゲーションから「リポジトリ設定」をクリックします。

このページから以下のことができます。

• リポジトリの名前を変更します。
• リポジトリの説明を更新してください。
• リポジトリの種類を決定します。
• 承認フローの種類を決定します。
• 直接公開を許可する。
  • このボックスにチェックを入れることで、あなたのアカウントのユーザーは承認を待つことなく、ドキュメントや編集をリポジトリに公開できます。
• リポジトリの所有者を追加、編集、または削除するには、右上隅の「所有者の管理」をクリックしてください。

リポジトリのアーカイブ

リポジトリの所有者およびプロセスアクセル管理者は、リポジトリ管理ページから次の手順に従ってリポジトリをアーカイブできます。

1. リポジトリタイルの右上隅にある 3 つのメニュー をクリックします。
2. アーカイブ リポジトリを選択します。
3. [アーカイブ] をクリックします。

アーカイブされると、リポジトリはリポジトリリストから削除され、検索結果から除外されます。アーカイブリポジトリ内の文書は、他の場所で 文書の資産 として使用され、読み取り専用ファイルとしてアクセス可能なままです。

文書アセットをリポジトリに追加する

役割に応じて、文書アセットをリポジトリに追加する方法は複数あります。 詳細については、以下の太字部分をご覧ください。

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリオーナー
プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、次の方法で文書アセットをリポジトリに追加できます。

• 既存の Lucid Document をインポートします。
• デバイス内の外部ファイルから文書をインポートしてください。
• 「文書」リストから「文書」を選択し、右クリックして「リポジトリに移動」を選択します。
• ライセンスユーザー向けの以下のすべての方法。

リポジトリ所有者は、所有しているリポジトリに文書のみを追加できます。

ライセンスユーザー
Lucid アカウントのライセンス ユーザーは、次の方法で文書をリポジトリに追加できます。

• リポジトリのカスタマイズ ページから新しい Lucid Document を追加します。
• 既存の Lucid 文書を文書のエディター内からリポジトリに追加します。

どちらのオプションもリポジトリ所有者の承認が必要です。

新しい Lucid 文書を追加

新しいLucid 文書をリポジトリに追加するには、Lucidアカウントの任意のライセンスユーザーからリポジトリのカスタマイズページから以下の手順をフォローできます:

1. 右上隅の「新規作成」をクリックします。
2. Select 文書.
3. 必要に応じて文書を編集してください。
4. 文書をリポジトリに追加する準備ができたら、キャンバスの右上にある 「承認リクエスト 」をクリックしてください。
   • プロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリオーナーであれば、承認を求めずに編集を公開できます。 編集後、右上隅の「公開」をクリックすると、修正済みの文書がすぐに公開されます。
5. 「承認者へのメッセージ」の下にオプションのメッセージを入力します。
6. [承認をリクエスト]をクリックします。

承認後、文書の右上隅にある「公開」をクリックすることで、文書をリポジトリに公開できるようになります。

既存の Lucid 文書をインポートする

役割に応じて、既存の Lucid 文書をリポジトリに追加する方法は 2 つあります。

• プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、およびフォルダー所有者は、リポジトリカスタマイズページから既存の Lucid Document を直接インポートできます。
• 任意のライセンスユーザー (プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者を含む)は、文書のエディターから既存のLucid 文書をリポジトリに追加できます。

詳細については、以下の太字のセクションを参照してください。

既存のLucid 文書をリポジトリにインポートする
新しい文書を作成する代わりに、プロセスアクセルの管理者やリポジトリ所有者は既存のLucid 文書をリポジトリにインポートできます。 1つ以上のLucid 文書をリポジトリにインポートするには、リポジトリのカスタマイズページから以下の手順をフォローしてください:

1. 右上のインポートドキュメントアイコン をクリックしてください。
2. Lucidからインポートを選択します。
3. Lucid から「文書」を選択してインポートします。
   • 共有ドキュメントは所有者の承認が必要です。 所有していないドキュメントを選択すると、所有者に所有権の移転を求めるメールが届きます。 所有権が移ると、文書は自動的にリポジトリにインポートされます。
4. [アイテムの移動]をクリックします。
5. Lucid(チームハブやチームフォルダー)からチーム所有文書を追加する場合は、次のモーダルでアセット所有者を指定し、 次にクリックする必要があります。 そうでなければ、文書の所有者がデフォルトの資産所有者となります。
   • 資産所有者は文書の監督責任を負い、今後の変更を承認する権限を持っています。
6. [続行]をクリックすると、文書をリポジトリに移動して公開すると元に戻すことができず、共有権限が次のように変更されることを確認します。
   • リポジトリ文書は、Lucid アカウントの全員が閲覧できます。
   • 文書への外部アクセスは削除されます。
   • 制限付きリポジトリの場合、公開リンクは削除されます。

この文書はリポジトリからアクセスできるようになり、Lucid アカウントのすべてのユーザーが閲覧できるようになりました。

既存のLucid 文書をエディターからリポジトリに追加する
Lucidアカウント上のライセンスユーザーなら、文書のエディターから以下の手順に従って、所有するLucid 文書をリポジトリに追加するようリクエストできます。

1. キャンバスの左上から、その他のメニュー 開きます。
   • Lucidchartでは、 その他のメニュー、カーソルを合わせる カーソルを「ファイル」の上に置きます。
2. リポジトリに追加を選択します。
3. 表示されるパネルで、ドロップダウンからリポジトリを選択します。
4. 「概要」欄に文書の簡単な要約を入力します。
5. [承認をリクエスト]をクリックします。

リポジトリ所有者には、リクエストの承認または拒否ができる通知を受け取ります。文書が承認・公開されると、作業中の文書はリポジトリに移されます。

外部ファイルをリポジトリにインポートする

プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は、Visioや Draw.io から外部ファイルをインポートできます。 OmniGraffle、Gliffy、Miro、Mural、またはBPMNをリポジトリにまとめてみて。そのためには、以下のステップをフォローしてください:

1. 右上のインポートドキュメントアイコン をクリックしてください。
2. 外部フォーマットでファイルをインポートするには 「ファイルからインポート 」を選択してください。
3. ローカルデバイスから 1 つ以上のファイルを選択します。
4. [完了] をクリックします。

この文書はリポジトリからアクセスできるようになり、Lucid アカウントのすべてのユーザーが閲覧できるようになりました。

オブジェクトアセットをリポジトリに追加する

リポジトリ内の資産管理

プロセスアクセルの管理者やリポジトリ所有者は、所有するリポジトリ内の資産に対してさまざまな管理能力を持っています。 これらの能力には以下が含まれます:

• 文書をフォルダに整理する。
• フォルダ所有者とアセット所有者の更新。
• 文書を別のリポジトリから移動または移動する方法。
• リポジトリからのアーカイブフォルダと文書。

これらのアクションはすべて、下のスクリーンショットに示すリポジトリのカスタマイズ ページから実行できます。各アクションを完了する方法の詳細については、以下のセクションを参照してください。

文書をフォルダに整理する

リポジトリ内にフォルダを作成するには、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者が以下のステップをフォローできます:

1. 右上隅の「新規作成」をクリックします。
2. [ フォルダー] を選択します。
3. フォルダに名前を付けます。
4. [ OK] をクリックします。

文書をフォルダに移行し、クリックしてドラッグします。

フォルダ所有者を更新する

フォルダの所有者を変更するには、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は以下のステップをフォローできます:

1. 文書の右側にある3 ドットメニューをクリックしてください。
2. フォルダ設定を選択します。
3. 「フォルダ所有者を追加」のドロップダウンオプションから「ユーザー」を入力するか選択してください。
4. [変更を保存] をクリックします。

資産所有者に更新する

文書の所有者を変更するには、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は以下のステップをフォローできます:

1. 文書の右下にある3 ドットメニューをクリックしてください。
2. [ 詳細の表示] を選択します。
3. 「所有者」セクションで 編集アイコンをクリックします。
4. ドロップダウンオプションからユーザーを入力するか、選択します。

文書を移動する

文書を別のリポジトリに移動する
より文書を別のリポジトリに変換するために、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は以下のステップをフォローできます:

1. 文書の右下にある3 ドットメニューをクリックしてください。
2. スイッチ リポジトリをクリックします。
3. 「移動先」のドロップダウンを使って新しいリポジトリを選択してください。
   • 文書を制限リポジトリに移す場合、文書の所有者がリポジトリにアクセスできるか、新しい所有者を選択するために 「続ける 」をクリックしてください。
4. 「 アイテムを移動する」をクリックします。

リポジトリから文書を削除
リポジトリから文書を移行する際、プロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者は以下のステップをフォローできます:

1. 文書の右下にある3 ドットメニューをクリックしてください。
2. リポジトリから削除をクリックします。
3. 「 削除確認 」をクリックすると、この文書がリポジトリから「My 文書」フォルダに移動しることを確認できます。

リポジトリフォルダをアーカイブする

文書をアーカイブする

リポジトリで文書をアーカイブするには、プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、フォルダ所有者は以下の手順を踏めばいいです。

1. アーカイブしたい文書の右下から3 ドットメニューをクリックしてください。
2. [アーカイブに移動]を選択します。
3. この文書がリポジトリに表示されなくなることを確認するには 、「アーカイブへ移動」 をクリックしてください。

アーカイブされたアセットを復元する

以前にアーカイブした文書またはオブジェクト資産を復元するには、プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、フォルダー所有者、およびプロセス所有者は次の手順を実行できます。

1. ページ左端のナビゲーションにある「プロセス ホーム」の下から「アーカイブ」を選択してください。
2. 復元する文書またはオブジェクト アセットの右側にある 3 ドットメニューをクリックします。
3. [復元] をクリックします。
4. 「復元」をクリックすると、アセットがリポジトリ内の元の場所に戻ることが確認されます。

公開済みのアセットに変更を加える

リポジトリ内のアセットに対する編集を公開するには、承認プロセスを経る必要があります。詳細については、以下の記事をご覧ください。

• 公開済みリポジトリ資産の更新をリクエストする
• リポジトリ文書の更新を承認または拒否する

ビュー リポジトリ 文書 バージョン履歴

Lucidアカウントのユーザーなら誰でも、過去のバージョンの公開リポジトリ文書をビューして、時間とともにどのような変更があったかを確認できます。 リポジトリ文書の過去バージョンをビューするには、以下の手順をフォローしてください:

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから リポジトリ をクリックしてください。
2. ビューしたい文書のバージョン履歴を含むリポジトリを選択してください。
3. ページの左側にある「文書」の中から文書を選択してください。
4. ページの右上から3 ドットメニューを開きます。
5. 「 バージョン履歴を表示」を選択します。

文書は新しいタブで開き、ページの右側パネルから過去の文書をビューで選択できます。 また、文書がリポジトリに公開される前に行われた改訂もビュー可能です。

ビュー version history from a リポジトリ
あるいは、公開された文書のバージョン履歴をリポジトリから直接ビューで取得することもできます。 これをするには、フォローの手順を以下にしてください:

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから リポジトリ をクリックしてください。
2. ビューしたい文書のバージョン履歴を含むリポジトリを選択してください。
3. ページの左側にある「文書」の中から文書を選択してください。
4. 文書タイトルの下から、バージョンドロップダウンメニューを選択します。
5. 過去のバージョンを選択するか、 ビューのフルバージョン履歴 をクリックすると、新しいページとしてバージョン履歴を開いてください。

ページ右上から 「詳細を表示 」をクリックすると、以下のような詳細が表示されます。

• 最終更新日:文書が最後に更新された日付。
• 最終更新者:文書を最後に更新したユーザー。
• 承認対象:文書をリポジトリに公開することを承認したすべてのユーザー。
• 変更概要:前バージョンから変更点をまとめたものです。これには、システム生成イベントに加えて、ユーザー提供の更新説明が含まれます。
  • 文書の名前を変更しました
  • リポジトリに文書を追加しました
  • 埋め込まれたアセットが自動で更新されました

バージョンを比較

文書のバージョンを比較するには、前のセクションの手順を完了した後に以下の手順をフォローしてください:

1. 右側のパネルから比較したいバージョンを選びます。
2. パネル下部から 「バージョンを比較 」をクリックしてください。
3. 比較したい2番目のバージョンを選択してください。
4. 「選択されたバージョンを比較」をクリックしてください。

文書は一つずつ重なり合って表示されます。 右側のパネルには、追加、編集、削除されたオブジェクトを含む変更の概要が見られます。変更点も文書に強調表示されています。文書右上の「Highlights」ドロップダウンを使って、どの変更点を強調表示するかをカスタマイズしてください。

よくある質問 (FAQ)

リポジトリ文書はインテグレーションを通じて外部に埋め込まれた場合、通常のLucid 文書のように動作しますか?
埋め込みリポジトリ文書は、リポジトリ所有者、アセット所有者、フォルダ所有者、またはプロセスアクセルマネージャーによってのみ埋め込まれることができます。 文書の所有者と同じLucidアカウント上のユーザーの場合、埋め込みリポジトリ文書はコメントのみで閲覧可能です。 その他のユーザーはすべてビューのみのアクセス権を持っています。

リポジトリ所有者と資産所有者の違いは何ですか?
リポジトリの所有者は特定のリポジトリに対して完全なコントロールを持っています。主な責任は、文書やアセットをリポジトリに追加し、リポジトリ設定を管理すること、新しい文書や変更をリポジトリに公開する前に承認することです。

ユーザーはリポジトリ所有者によって承認された文書や資産をリポジトリに公開することで、アセットの所有者となります。資産所有者として、組織にとって文書の忠実性に責任があります。自分の文書の変更を監督・承認することはできますが、リポジトリを作成したり、リポジトリの所有者を割り当てたり、所有していない文書に編集を承認したりすることはできません。

リポジトリ所有者は資産所有者を再割り当てできます。既存の資産所有者は、その役割を他の誰かに譲ることができます(これは自分が所有する文書や資産にのみ適用されます)。

アクセス制限付き (ライセンスのない) ユーザーは、プロセスアクセル マネージャーまたはリポジトリ オーナーになれますか?
ライセンスのないユーザーをプロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリ所有者として割り当てることはできますが、編集を提案したり、リポジトリにコンテンツを追加したりすることはできません。 全ての機能を利用するには、これらの役割をライセンスユーザーに割り当ててください。

私のアカウントがプロセスアクセルにアクセスできなくなった場合、リポジトリ ドキュメントはどうなりますか?
アカウントがトライアル後にプロセスアクセルを購入しないことに決めた場合、またはダウングレードしてアクセスできなくなった場合、アカウントのユーザーは Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションからリポジトリにアクセスできなくなります。 リポジトリ ドキュメントは、表示のみの権限を持つプロセス アクセル ホームページから引き続きアクセスできます。 これには、Lucid ホームページのナビゲーション メニューの上部にあるワークスペース スイッチャーからアクセスできます。

編集するには リポジトリ コンテンツ、コンテンツをコピーする必要があります リポジトリ 文書 から通常の Lucid 文書。

関連する記事

• プロセスアクセルの概要
• 公開済みリポジトリ資産の更新をリクエストする
• リポジトリ文書の更新を承認または拒否する
• アセットライブラリを使用してドキュメントの一貫性を維持します

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