La bibliothèque de ressources constitue la collection centralisée de ressources documentaires (documents Lucid) de votre équipe ayant fait l’objet d’un flux de travail d’approbation. Elle inclut également des ressources d’objets (formes spécifiques) ayant été ajoutées à un référentiel par son propriétaire. La bibliothèque de ressources aide votre organisation à maintenir une source de référence absolue et cohérente en garantissant que les modifications approuvées apportées à une ressource sont automatiquement répercutées dans chaque document où elle est utilisée.
Les bibliothèques de ressources sont disponibles pour les comptes disposant de l’Accélérateur de processus. Contactez le service commercial pour acheter l’Accélérateur de processus pour votre compte Entreprise. Ce service est également disponible à l’achat pour les comptes dans l’environnement FedRAMP.
Glossaire
- Référentiel: une collection centralisée de documents Lucid approuvés et publiés, accessible à tous les utilisateurs d’un compte.
- Bibliothèque de ressources : collection de ressources approuvées et publiées dans un référentiel de votre compte Lucid. Les utilisateurs peuvent ajouter des ressources à n’importe quel document Lucidchart à l’aide de la bibliothèque de ressources.
- Ressource : document ou forme ajoutés à un référentiel dans votre compte Lucid. Les ressources peuvent être ajoutées aux documents Lucidchart via la bibliothèque de ressources. Lorsqu’une ressource est mise à jour, les modifications sont automatiquement répercutées dans tous les documents où cette ressource est utilisée.
- Ressource documentaire : document Lucid ayant fait l’objet d’un processus d’approbation et été ajouté à un référentiel de votre compte Lucid. Les ressources documentaires peuvent être ajoutées aux documents Lucidchart sous la forme d’un lien intégré.
- Ressource d’objet : forme spécifique contenant des données (comme un rôle, un système ou un risque) et ayant été ajoutée à un référentiel de votre compte Lucid.
- Flux d’approbation : processus au sein de Lucid par lequel un utilisateur soumet une ébauche de document pour révision. Ainsi, seules les versions approuvées par le propriétaire d’un référentiel ou d’une ressource sont publiées dans un référentiel.
Gestion des actifs pour les propriétaires de référentiel
Les informations de cette section de gestion des actifs sont destinées aux propriétaires de référentiels. Si vous n’êtes pas propriétaire d’un référentiel et souhaitez en savoir plus sur l’utilisation de la bibliothèque de ressources dans vos documents Lucidchart, passez à la section Accéder à la bibliothèque de ressources ci-dessous.
Créer une nouvelle ressource d’objet
Avant de pouvoir ajouter une ressource d’objet à un document Lucidchart, le propriétaire d’un référentiel doit la créer.
Pour créer une nouvelle ressource d’objet, suivez ces étapes à partir de la page d’accueil Lucid :
- Cliquez sur Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
- Sélectionnez le référentiel auquel vous souhaitez ajouter une ressource d’objet.
- Cliquez sur Créer un nouveau dans le coin supérieur droit de la page.
- Sélectionnez Objet.
- Dans la liste déroulante « Type de ressource », sélectionnez une option.
- Pour plus de détails sur chaque type de ressources d’objet, consultez la section « Types de ressources d’objets » ci-dessous.
- Sous « Nom », ajoutez un nom unique pour l’objet.
- Si vous le souhaitez, renseignez les informations supplémentaires telles que « Description » ou « Documents pertinents ».
- Cliquez sur Créer une ressource.
- Pour ajouter plusieurs objets à la suite, cochez la case « Créer un autre » en bas à gauche du panneau afin de maintenir la boîte de dialogue ouverte.
L'objet est désormais disponible dans la bibliothèque de ressources et peut être ajouté aux documents Lucidchart par tous les utilisateurs de votre compte.
Types d’actifs d’objets
Vous pouvez créer les ressources d'objet suivantes :
- Service : couloir vertical représentant un service. Utilisez cette option pour préserver la standardisation des noms d’équipe et trouver rapidement chaque document devant être mis à jour si un service venait à changer.
- Rôle : couloir horizontal avec un intitulé de poste spécifique. Utilisez cet élément pour voir rapidement chaque document affecté si un poste venait à changer ou si une fonction était supprimée.
- Activité : forme rectangulaire représentant une tâche spécifique ou une étape de processus. Utilisez cet élément pour standardiser les actions et voir exactement quelles équipes travaillent sur cette même tâche.
- Système informatique : forme cylindrique représentant une application logicielle ou une base de données. Utilisez cet élément pour créer une carte fiable des dépendances techniques et consulter la liste de tous les documents qui seraient affectés si ce logiciel était modifié ou devenait obsolète.
- Document : forme de document représentant un fichier ou un modèle spécifique. Utilisez cet élément pour vous assurer que chaque document utilise la version la plus récente d’un fichier et pour identifier les documents qui doivent encore être mis à jour.
- Risque: une forme d’accolade contenant une menace ou une vulnérabilité spécifique. Utilisez cette option pour suivre l’ensemble des menaces et afficher chaque document dans lequel ce risque spécifique est présent.
- Contrôle : forme de crochet contenant une étape spécifique relative à l’atténuation ou à la conformité. Utilisez cet élément pour vérifier la cohérence de votre surveillance interne et auditer instantanément chaque emplacement où une mesure de sécurité spécifique est appliquée.
Créer une nouvelle ressource documentaire
Les ressources documentaires sont des documents Lucid approuvés qui ont été ajoutés à un référentiel sur votre compte Lucid. Bien que tout utilisateur avec licence puisse demander l’ajout d’un document à un référentiel, celui-ci ne devient une ressource qu’une fois le processus d’approbation formel terminé.
Comme les responsables de référentiel sont les principaux approbateurs de ce qui est ajouté à un référentiel, ils peuvent ajouter directement tout document (en contournant le processus d’approbation), le rendant ainsi accessible à tous les membres du compte en tant que ressource documentaire.
Pour plus d’informations sur le processus d’approbation des documents ajoutés à un référentiel, consultez notre article Utiliser des référentiels pour centraliser et standardiser la documentation de votre organisation.
Modifier une ressource existante
Les modifications apportées aux ressources documentaires et d’objet sont répercutées dans tous les documents où elles sont utilisées. La manière dont les modifications sont apportées dépend du type de ressource.
Remarque : Lorsque des modifications sont apportées à un actif, tout document publié utilisant cet actif doit être soumis à une nouvelle approbation.
Modifier une ressource d’objet
Les ressources d’objet ne peuvent être créées et modifiées que par un propriétaire de référentiel. Pour modifier une ressource d’objet existante, les propriétaires de référentiel peuvent suivre ces étapes :
- Sélectionnez Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
- Sélectionnez le référentiel qui contient les ressources que vous souhaitez voir.
- En haut de la page, sélectionnez Ressource d’objet.
- Cliquez sur le menu à 3 points
situé tout à droite de la ressource que vous souhaitez modifier.
- Sélectionnez Modifier l’actif.
- Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Mettre à jour.
Modifier une ressource documentaire
Tout utilisateur avec licence sur votre compte peut proposer des modifications pour une ressource documentaire, mais ces modifications doivent être approuvées par le propriétaire d’un référentiel ou d’une ressource avant d’être publiées. Alors que les utilisateurs standard doivent attendre une approbation officielle pour que leurs modifications prennent effet, les propriétaires de référentiels peuvent publier leurs mises à jour immédiatement.
Pour connaître les étapes à suivre pour approuver les modifications apportées à un actif de document, consultez notre article Utiliser des référentiels pour centraliser et standardiser la documentation de votre organisation.
Accéder à la bibliothèque de ressources
Les bibliothèques de ressources sont des collections de documents et d’objets Lucid (ressources) qui ont été approuvés et publiés dans un référentiel. Pour accéder à la bibliothèque de ressources, suivez ces étapes :
- Ouvrez un nouveau document Lucidchart ou un document existant.
- Sélectionnez
l’icône Bibliothèque de ressources dans la barre d’outils principale à l’extrême gauche de la zone de travail.
Ici, vous pouvez accéder à tous les documents et objets approuvés qui ont été ajoutés aux référentiels de votre compte Lucid. Utilisez la barre de recherche en haut du panneau pour rechercher des mots-clés ou utilisez le menu déroulant « Tous les référentiels » pour voir les ressources d’un référentiel spécifique.
Insérer une ressource dans un document Lucidchart
Pour ajouter une ressource de la bibliothèque de ressources à un document Lucidchart, suivez ces étapes depuis le document :
- Sélectionnez
- Localisez le document ou l’objet que vous souhaitez ajouter.
- Utilisez la barre de recherche et le filtre déroulant pour affiner votre recherche.
- Cliquez sur la ressource et faites-la glisser sur la zone de travail.
Astuce : affichez une version développée d’un élément de document directement dans votre document actuel à l’aide de la fonctionnalité développer et réduire de Lucid.
Proposer une modification à une ressource existante
Avant que les modifications apportées à une ressource dans un référentiel puissent être publiées, elles doivent passer par un workflow d’approbation. Pour plus d’informations, consultez les articles ci-dessous :
Afficher les détails de l’actif
Tout utilisateur de votre compte Lucid peut voir les détails des ressources ajoutées à un référentiel. Le panneau des détails comprend des informations telles que la description, le propriétaire de la ressource et la version. Pour ouvrir le panneau des détails d’une ressource, suivez ces étapes :
- Sélectionnez Référentiels dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page d’accueil Lucid.
- Sélectionnez le référentiel qui contient les ressources que vous souhaitez voir.
- En haut de la page, sélectionnez Documents publiés ou Actifs d’objets selon l’élément dont vous souhaitez afficher les détails.
- Cliquez sur le menu à 3 points
- Le coin inférieur droit du document dont vous souhaitez afficher les détails.
- L’extrémité droite de la ressource d’objet dont vous souhaitez afficher les détails.
- Cliquez sur Afficher les détails.
Afficher où les emplacements où les ressources sont utilisées
Depuis le panneau de détails, vous pouvez voir où les documents et les objets sont utilisés comme actifs. En bas du panneau de détails, vous verrez différentes sections de détails selon le type d’actif :
- Occurrences : cette section affiche la liste des emplacements où le document ou l’objet que vous avez sélectionné est utilisé comme ressource dans d’autres documents.
- Actifs en cours d’utilisation: ceci n’apparaît que dans les détails de l’actif du document et affiche une liste d’autres documents du référentiel qui sont utilisés comme actifs dans le document que vous avez sélectionné.
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