Emplea repositorios para centralizar y estandarizar la documentación de tu organización

Definiciones y roles

Antes de entrar en los pasos específicos para acceder, crear y emplear repositorios, aquí hay algunas definiciones de los términos empleados en este artículo:

• Repositorio: Una colección centralizada de documentos y recursos aprobados y publicados, accesible para todos los Usuarios o equipos de una cuenta.
• Repositorio restringido: Una colección centralizada de documentos y activos aprobados y publicados, accesible solo por Usuario o equipos invitados por un gestor o propietario de un repositorio de Acelerador de procesos.
• Roles:
  • Acelerador de procesos manager: Un usuario que configura el Acelerador de procesos y tiene la capacidad de crear repositorios.
  • Propietario del repositorio: Un usuario con control total sobre un repositorio específico. Esto incluye gestionar la configuración del repositorio, designar a otros propietarios y monitorear las aprobaciones de documentos.
  • Propietario de carpeta: Un usuario que gestiona y aprueba el documento en una carpeta o subcarpeta específica dentro de un repositorio. Son expertos en la materia sobre el contenido incluido en su carpeta asignada.
  • Propietario del activo: Un usuario con licencia que publicó un documento o activo en un repositorio. Son responsables de garantizar su exactitud y de aprobar los cambios propuestos, junto con los propietarios de los repositorios.
  • Usuario: Un usuario con o sin licencia en la cuenta que puede ver, navegar y comentar documentos publicados. Solo Usuario con licencia puede aplicar publicar o sugerir editar al documento publicado en el repositorio.
• Activos:
  • activo documento: Un documento Lucid que pasó por un proceso de aprobación y fue publicado en un repositorio, haciéndolo visible para todos los Usuarios en tu cuenta Lucid . 
  • Activo objeto: Una cifra específica que incluye datos —como un rol, sistema o riesgo— que se agregó a un repositorio, haciéndolos accesibles en la biblioteca de activos para todos los Usuarios de tu cuenta Lucid .
• Página de administración de repositorios: la página que muestra todos los repositorios en su cuenta Lucid. Siga los pasos de la sección Repositorios de acceso para acceder a esta página.
• Página de personalización de repositorio: La página de un único repositorio que muestra todos los documentos y recursos incluidos en él. Para acceder a esta página, haz clic en el título de un repositorio específico desde la página de gestión de repositorios.

Acceder a repositorios

Todos los usuarios de tu cuenta Lucid pueden acceder a los repositorios haciendo clic en Repositorios desde el menú de navegación a la izquierda de la página de inicio de Lucid. Para ver repositorios de vistas en vistas de lista con detalles adicionales, haz clic en el icono de vistas de lista en la esquina superior derecha de la página.

Para localizar un repositorio específico en su cuenta, emplee la barra de búsqueda en la parte superior de la página de inicio de Lucid.

vistas a documento en un repositorio

Tras acceder a un repositorio siguiendo los pasos anteriores, todos los usuarios de tu cuenta de Lucid pueden visualizar el documento dentro de ese repositorio de las siguientes maneras:

• Haz doble clic en el documento que quieres para vistas.
• Selecciona el documento que quieres en vistas desde el menú de navegación a la izquierda del repositorio. Esto muestra un previsualizar del documento. 
  • Haga clic en el menú de tres puntos de la esquina superior derecha del Previsualizar, luego seleccione Abrir para abrir el documento completo.

Exportar un CSV de activos del repositorio

Para descargar un CSV o recursos de repositorio en tu dispositivo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Repositorios desde el menú de navegación a la izquierda de la página de inicio de Lucid.
2. Abre un repositorio.
3. Selecciona el icono CSV en la parte superior derecha de la página de personalización del repositorio.

El CSV incluye:

• Título del activo
• Tipo de activo (objeto o documento)
  • Subtipo de activo (si es un objeto activo)
• Propietario de elemento
• En qué repositorio y/o carpeta está el asset
• Versión
• Fecha de última actualización
• Última actualización por
• Aprobado por
• Resumen de cambios
• Si el activo fue Archivo
• URL del activo (si es un activo del documento)

Crear un nuevo repositorio

Desde la página de gestión de repositorios, los gestores de Acelerador de procesos pueden crear nuevos repositorios o acceder y editar los existentes. Sigue estos pasos para crear un nuevo repositorio:

1. Desde la esquina superior derecha de la página de administración del repositorio, haga clic en Crear repositorio.
2. En el modo "Configuración del repositorio" que aparece, escriba un nombre único en "Nombre del repositorio".
3. En "Descripción", describe el propósito y contenido del repositorio.
4. Selecciona un tipo de repositorio.
   • Los repositorios sin restricciones y su contenido pueden ser vistos por todos los usuarios en tu cuenta de Lucid.
   • Los repositorios restringidos y su contenido solo pueden ser vistas por Usuario invitado explícitamente al repositorio. Consulta la sección de Repositorios Restringidos más abajo para más detalles.
5. Selecciona un tipo de aprobación.
   • Aprobación estándar: Las solicitudes de aprobación se envían a todos los aprobadores simultáneamente.
   • Aprobación secuencial: Las solicitudes de aprobación se envían en el siguiente orden: propietario del activo, propietario de carpeta, propietario del repositorio.
6. Opcionalmente, marca la casilla junto a "Permitir que los miembros publiquen directamente". Al marcar esta casilla, el usuario de tu cuenta no tiene que esperar la aprobación antes de publicar el documento o editar en el repositorio.
7. Haz clic en Siguiente.
8. Selecciona de dónde quieres importar archivos si tienes documento existente para agregar al repositorio o haz clic en Saltar para agregar documento más adelante.
   • Para conocer los pasos específicos para cada tipo de importación, explora la sección Importar documento Lucid existente a continuación.

El repositorio ahora es accesible para toda la organización desde la página de administración del repositorio, y los propietarios del repositorio asignado serán notificados.

Repositorios restringidos

Un repositorio restringido es una colección centralizada de documentos y activos aprobados y publicados que solo pueden ser vistas por usuarios invitados por un gestor o propietario de un repositorio de Acelerador de procesos. Los repositorios restringidos y su contenido están ocultos a los resultados de búsqueda global.

Para crear un repositorio restringido, sigue los pasos de la sección Crear un nuevo repositorio arriba, seleccionando Restringido para "Tipo de repositorio".

Actualizar la configuración de restricción para un repositorio existente

Los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden actualizar la configuración de restricción de un repositorio existente siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en Configuración del repositorio desde la izquierda en la navegación de la página de personalización del repositorio.
2. En "Seleccionar tipo de repositorio", selecciona una nueva opción.

Administra la configuración del repositorio

Los gestores de Acelerador de procesos y los propietarios de repositorios tienen diversas habilidades de gestión para los repositorios que poseen. Para acceder a la configuración del repositorio, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Repositorios desde la navegación inferior izquierda en la página de inicio de Lucid.
2. Selecciona el repositorio para el que quieres ajustar la configuración.
3. Haz clic en Configuración del repositorio desde la navegación superior izquierda del repositorio.

Desde esta página, puedes:

• Renombra un repositorio.
• Actualiza la descripción del repositorio.
• Determina el tipo de repositorio.
• Determina el tipo de flujo de aprobación.
• Permitir la publicación directa.
  • Al marcar esta casilla, el usuario de tu cuenta no tiene que esperar la aprobación antes de publicar el documento o editar en el repositorio.
• Haz clic en Gestionar propietarios en la esquina superior derecha para agregar, editar o eliminar propietarios de repositorios.

Archivo a repository

Los propietarios de repositorios y los gestores de Acelerador de procesos pueden archivar un repositorio siguiendo estos pasos desde la página de gestión de repositorios:

1. Haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha del mosaico del repositorio.
2. Selecciona Repositorio de archivo.
3. Haz clic en Archivar.

Una vez Archivo, el repositorio se elimina de la lista de repositorios y queda excluido de la búsqueda Resultados. Cualquier documento dentro de un repositorio de Archivo empleado como activos de documento en otros lugares seguirá siendo accesible como archivos de solo lectura.

Agregar un activo documento a un repositorio

Hay varias formas de agregar un documento activo a un repositorio dependiendo de tu puesto. Explora las secciones en negrilla a continuación para más detalles.

Acelerador de procesos managers y propietarios de repositorios
Los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden agregar activos de documento a un repositorio de las siguientes maneras:

• Importar documento Lucid existente.
• Importa documento desde un archivo externo en tu dispositivo.
• Seleccione el documento de la lista de documentos, haga clic derecho y seleccione Mover al repositorio.
• Todos los métodos enumerados a continuación para Usuario con licencia.

Los propietarios de repositorios solo pueden agregar documento a un repositorio que poseen.

Usuario con licencia
Cualquier usuario con licencia en su cuenta Lucid puede agregar documentos a un repositorio de las siguientes maneras:

• Agregue nuevo documento Lucid desde la página de personalización del repositorio.
• Agregue un documento Lucid existente a un repositorio desde el editor del documento.

Se requiere la aprobación del propietario del repositorio para ambas opciones.

Agregar un nuevo documento Lucid

Para agregar un nuevo documento Lucid a un repositorio, cualquier usuario con licencia en tu cuenta de Lucid puede seguir estos pasos desde la página de personalización del repositorio:

1. Haga clic en Crear nuevo en la esquina superior derecha.
2. Select documento.
3. Edite el documento según sea necesario.
4. Cuando el documento esté listo para agregar al repositorio, haz clic en Aplicar aprobación en la esquina superior derecha del lienzo.
   • Si eres gestor o propietario de un repositorio de Acelerador de procesos, puedes publicar la edición sin pedir aprobación. Luego de editar, haz clic en Publicar en la esquina superior derecha para publicar el documento revisado inmediatamente.
5. Escriba un mensaje opcional en “Mensaje para los aprobadores”.
6. Haga clic en Aplicar aprobación.

Podrás publicar el documento en el repositorio después de que fue aprobado haciendo clic en Publicar desde la esquina superior derecha del documento.

Importar documentos Lucid existentes

Dependiendo de su rol, puede agregar un documento Lucid existente a un repositorio de dos maneras:

• Los gestores, propietarios de repositorios y de carpetas de Acelerador de procesos pueden importar un documento de Lucid existente directamente desde la página de personalización del repositorio.
• Cualquier Usuario con licencia (incluidos los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos) puede agregar un documento de Lucid existente a un repositorio desde el editordel documento.

Consulte las secciones en negrilla a continuación para obtener más detalles.

Importar un documento de Lucid existente en un repositorio
En lugar de construir un nuevo documento, los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden importar documentos de Lucid existentes a un repositorio. Para importar uno o más documentos Lucid a un repositorio, sigue estos pasos desde la página de personalización de dicho repositorio:

1. Haz clic en el icono de importar documento en la esquina superior derecha.
2. Selecciona Importar desde Lucid.
3. Seleccione el documento de Lucid que desea importar.
   • El documento compartido requiere la aprobación del propietario. Si seleccionas un documento que no posees, el propietario recibirá un email aplicar que la propiedad se transfiera a ti. Una vez transferida la propiedad, el documento se importará automáticamente al repositorio.
4. Haga clic en Mover elementos.
5. Si vas a agregar un documento propiedad del equipo desde Lucid (desde un hub de equipo o carpetas de equipo), tendrás que designar un propietario de activo en el siguiente modal y luego hacer clic en Siguiente. De lo contrario, el propietario del documento será el propietario predeterminado del activo.
   • El propietario del activo es responsable de monitorear el documento y tiene la capacidad de aprobar futuros cambios realizados en él.
6. Haga clic en Continuar para reconocer que mover y publicar un documento en un repositorio no se puede deshacer y cambia las licencias de Compartir de las siguientes maneras:
   • Los documentos del repositorio pueden ser vistos por todos en su cuenta Lucid.
   • Se elimina el acceso externo al documento.
   • Los enlaces de publicación se eliminan para repositorios restringidos.

El documento ahora está accesible en el repositorio y puede ser visto por todos los usuarios de su cuenta Lucid.

Agregar un documento Lucid existente a un repositorio desde el editor
Cualquier usuario con licencia en tu cuenta de Lucid puede aplicar agregar un documento de Lucid que posea a un repositorio directamente desde la editor del documento siguiendo estos pasos:

1. Abre el menú Más en la parte superior izquierda del lienzo.
   • En Lucidchart, luego de abrir el menú Más, pase el cursor sobre "Archivo".
2. Seleccione Agregar al repositorio.
3. En el panel que aparece, seleccione un repositorio del menú desplegable.
4. Escribe un breve resumen del documento en "Resumen".
5. Haga clic en Aplicar aprobación.

Los propietarios del repositorio reciben una notificación donde pueden aprobar o rechazar tu solicitud. Cuando el documento sea aprobado y publicado, el documento en el que trabajas se trasladará al repositorio.

Importar un archivo externo a un repositorio

Los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden importar archivos externos desde Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural o BPMN en un repositorio. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el icono de importar documento en la esquina superior derecha.
2. Selecciona Importar desde el archivo para importar archivos en formatos externos.
3. Seleccione uno o más archivos de su dispositivo local.
4. Haz clic en Listo.

El documento ahora está accesible en el repositorio y puede ser visto por todos los usuarios de su cuenta Lucid.

Agregar un objeto activo a un repositorio

Gestionar activos en un repositorio

Los gestores de Acelerador de procesos y los propietarios de repositorios tienen diversas habilidades de gestión para activos en los repositorios que poseen. Estas habilidades incluyen:

• Organizar el documento en carpetas.
• Actualizar a los propietarios de carpetas y de assets.
• Mover documento fuera o a otro repositorio.
• Carpetas de archivo y documentos de un repositorio.

Todas estas acciones se pueden realizar desde la página de personalización del repositorio que se muestra en la captura de pantalla a continuación. Consulte las secciones a continuación para obtener más detalles sobre cómo completar cada acción.

Organizar el documento en carpetas

Para crear una carpeta dentro de un repositorio, los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden seguir estos pasos: 

1. Haga clic en Crear nuevo en la esquina superior derecha.
2. Seleccione Carpeta.
3. Asigne un nombre a su carpeta.
4. Haga clic en Aceptar.

Para mover un documento a una carpeta, haz clic y arrástralo dentro de la carpeta. 

Actualizar el propietario de una carpeta

Para cambiar el propietario de una carpeta, los gestores de Acelerador de procesos y los propietarios de repositorios pueden seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú de tres puntos desde el lado derecho del documento.
2. Selecciona Configuración de carpetas.
3. En la sección "Agregar propietario de carpeta", escribe o selecciona un Usuario en las opciones desplegables.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Actualizar a un propietario de activos

Para cambiar el propietario de un documento, los gestores de Acelerador de procesos y los propietarios de repositorios pueden seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú de tres puntos desde la esquina inferior derecha del documento.
2. Selecciona Mostrar detalles.
3. En la sección "Propietario", haz clic en el icono de edición.
4. Escriba o seleccione un usuario de las opciones desplegables.

Mover un documento

Mover un documento a otro repositorio
Para pasar de un documento a otro repositorio, los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú de tres puntos desde la esquina inferior derecha del documento.
2. Haz clic en Cambiar repositorio.
3. En "Mover a", emplea el desplegable para seleccionar un nuevo repositorio.
   • Si estás moviendo un documento a un repositorio restringido, el propietario del documento debe tener acceso al repositorio o puedes hacer clic en Continuar para seleccionar un nuevo propietario.
4. Haz clic en Mover objeto.

Eliminar un documento de un repositorio
Para mover un documento fuera de un repositorio, los gestores y propietarios de repositorios de Acelerador de procesos pueden seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú de tres puntos desde la esquina inferior derecha del documento.
2. Haz clic en Eliminar del repositorio.
3. Haz clic en Confirmar eliminación para confirmar que este documento será movido fuera del repositorio y a tu carpeta "Mi documento".

Archivo, una carpeta de repositorio

Archivo a documento

Para Archivo a documento en un repositorio, los gestores, propietarios de repositorios y propietarios de carpetas pueden seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú de tres puntos desde la esquina inferior derecha del documento que quieres Archivo.
2. Seleccione Mover a Archivo.
3. Haz clic en Mover a Archivo para confirmar que este documento ya no aparecerá en el repositorio.

Restaurar un activo de Archivo

Para restaurar un documento de archivo o un activo de objetos que ya era de Archivo, los gestores de Acelerador de procesos, propietarios de repositorios, propietarios de carpetas y propietarios de procesos pueden seguir estos pasos:

1. Seleccione Archivo desde la navegación en el extremo izquierdo de la página, bajo "Procesar inicio".
2. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha del documento u objeto que quieres restaurar.
3. Haz clic en Restaurar.
4. Haz clic en Restaurar para confirmar que el activo volverá a su ubicación original en el repositorio.

Haz cambios en un activo publicado

Antes de que editar a un recurso en un repositorio pueda publicar, deben pasar por un flujo de aprobación. Para más información, consulta los artículos a continuación:

• Aplicar actualizaciones a un activo publicado en el repositorio
• Aprobar o denegar actualizaciones a un documento del repositorio

Histórico de versiones del repositorio Vistas

Cualquier usuario en tu cuenta de Lucid puede consultar versiones anteriores del documento publicado del repositorio para ver qué cambios ocurrieron con el tiempo. Para visualizar una versión pasada de un documento de repositorio, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Repositorios desde el menú de navegación a la izquierda de la página de inicio de Lucid.
2. Selecciona el repositorio que contiene el documento para el que quieres consultar el historial de versiones.
3. En "documento" en el lado izquierdo de la página, selecciona un documento.
4. Abre el menú de tres puntos desde la esquina superior derecha de la página.
5. Selecciona Historial de versiones de Mostrar.

El documento se abrirá en una nueva pestaña donde podrás visualizar versiones anteriores del documento seleccionándolas desde el panel del lado derecho de la página. También puedes ver revisiones que se realizaron antes de que el documento se publicara en el repositorio.

Historial de versiones de Vistas desde un repositorio
Alternativamente, puedes consultar el historial de versiones de un documento publicado directamente desde el repositorio en el que está. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Repositorios desde el menú de navegación a la izquierda de la página de inicio de Lucid.
2. Selecciona el repositorio que contiene el documento para el que quieres consultar el historial de versiones.
3. En "documento" en el lado izquierdo de la página, selecciona un documento.
4. Bajo el título del documento, selecciona el menú desplegable de versión.
5. Selecciona una versión pasada o haz clic en Vistas Historial completo de versiones para abrir el historial de versiones como una nueva página.

Haz clic en Mostrar detalles en la esquina superior derecha de la página para ver detalles como:

• Última actualización: La fecha en que se actualizó por última vez el documento.
• Última actualización por: El usuario que actualizó por última vez el documento.
• Aprobado por: Todos los usuarios que aprobaron que el documento sea publicado en el repositorio.
• Resumen del cambio: Un resumen de lo que cambió respecto a la versión anterior. Esto incluye una descripción proporcionada por el usuario de las actualizaciones además de eventos generados por el sistema, como:
  • Se renombró el documento
  • Documento agregado al repositorio
  • Activo integrado actualizado automáticamente

Comparar versiones

Para comparar una versión de un documento con otra, sigue estos pasos tras completar los pasos de la sección anterior:

1. Selecciona una de las versiones que quieres comparar desde el panel de la derecha.
2. Haz clic en Comparar versiones desde la parte inferior del panel.
3. Selecciona la segunda versión que quieras comparar.
4. Haz clic en Comparar versiones seleccionadas.

El documento aparecerá uno encima del otro. En el panel de la derecha, puedes ver un resumen de los cambios, incluyendo objetos que se agregaron, editado o eliminado. También se destacan cambios en el documento. Emplea el desplegable "Resaltos" en la esquina superior derecha del documento para personalizar qué cambios están resaltados en el documento.

Preguntas frecuentes

¿Funcionará el documento del repositorio como el documento Lucid normal cuando se empiece externamente a través de una integración?
El documento de repositorio embebido solo puede ser incrustado por el propietario del repositorio, propietario del activo, propietario de carpeta o gestor de Acelerador de procesos. Para Usuario en la misma cuenta Lucid que el propietario del documento, los documentos del repositorio incrustados pueden ver con acceso solo a comentarios. Todos los demás usuarios solo tienen acceso a vistas.

¿Cuál es la diferencia entre un propietario de repositorio y un propietario de activos?
El propietario de un repositorio tiene control total sobre un repositorio específico. Sus responsabilidades clave incluyen agregar documentos y recursos al repositorio, gestionar la configuración del repositorio y aprobar nuevos documentos y cambios antes de que se publiquen en el repositorio.

Un usuario se convierte en propietario de un activo cuando publica su documento o activo en el repositorio, una vez que fue aprobado por el propietario del repositorio. Como propietario del activo, es responsable de la fidelidad del documento para la organización. Aunque pueden monitorear y aprobar cambios en su propio documento, no pueden crear repositorios, asignar propietarios de repositorios ni aprobar editar hechos a documento que no poseen.

Los propietarios de repositorios pueden reasignar a los propietarios de activos. Un propietario de activos existente puede ceder su rol a otra persona (esto solo se aplica al documento o activo que posee).

¿Puede un usuario de acceso limitado (sin licencia) ser un gestor o propietario de un repositorio de Acelerador de procesos?
Un usuario sin licencia puede ser asignado como gestor de Acelerador de procesos o propietario del repositorio, pero no puede sugerir editar ni agregar contenido al repositorio. Para una funcionalidad completa, asigna estos roles a un Usuario con licencia.

¿Qué pasa con el documento del repositorio si mi cuenta ya no tiene acceso al Acelerador de procesos?
Si tu cuenta decide no comprar el Acelerador de procesos tras una prueba o se degrada para dejar de tener acceso, el usuario de la cuenta ya no podrá acceder a los repositorios desde la navegación a la izquierda de la página de inicio de Lucid. El documento del repositorio seguirá siendo accesible a través de la página principal de Acelerador de procesos con licencias solo para vistas. Esto se puede acceder a través del conmutador de espacio de trabajo en la parte superior del menú de navegación en la página de inicio de Lucid.

Para editar el contenido del repositorio, deberás copiar el contenido del documento del repositorio en un documento normal de Lucid.

Artículos relacionados

• Descripción general del Acelerador de procesos
• Aplicar actualizaciones a un activo publicado en el repositorio
• Aprobar o denegar actualizaciones a un documento del repositorio
• Emplea la biblioteca de activos para mantener la coherencia de la documentación

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