Aprovecha Lucid Suite para alinear a tu equipo y aumentar la productividad. En este artículo se incluye todo lo que necesitas para configurar tu cuenta Enterprise, personalizar la experiencia del usuario y administrar tu cuenta durante todo su ciclo de vida.
Si bien puedes personalizar la mayoría de las configuraciones de tu cuenta desde el panel de administrador, ciertas configuraciones, como el control de dominio, requieren la asistencia de Lucid, como se explica en la sección correspondiente a continuación.
Para crear una nueva cuenta Enterprise o actualizar tu cuenta de Lucid existente a Enterprise, consulta nuestro artículo Actualiza tu cuenta de Lucid . Una vez que haya actualizado a Enterprise, vuelva y lea este artículo para configurar su cuenta.
Configura tu cuenta
¡Bienvenido a tu nueva cuenta de Lucid Suite Enterprise! Para comenzar, vaya al panel de administración de Lucid y siga leyendo para aprender a personalizar la configuración que es vital para la administración de su cuenta. Asegúrese de completar los pasos de configuración de la cuenta que se proporcionan aquí antes de agregar usuarios.
En esta fase, se determinan los métodos de inicio de sesión que se habilitarán para los usuarios y cuál será el método de autenticación predeterminado cuando los usuarios se unan a la cuenta. También personaliza la configuración de licencia deseada y consulta las instrucciones para preparar su red para garantizar que la comunicación de Lucid se reciba a través de su firewall.
Para acceder al panel de administrador, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de Lucid.
- Seleccione Administrador en el menú de la izquierda.
- En la página de configuración del equipo que aparece, escriba un nombre para su cuenta y haga clic en Crear equipo.
- Solo debes completar este paso de crear un nombre de equipo la primera vez que accedes al panel de administrador. En las próximas visitas, se te dirigirá automáticamente a la página Descripción general.
Establecer métodos de inicio de sesión
Al establecer los métodos de inicio de sesión para tu cuenta, asegúrate de determinar el método de autenticación predeterminado que los usuarios deben usar cuando inician sesión.
Si tiene habilitado el control de dominio, el método de autenticación predeterminado para verificar las identidades de los usuarios debe coincidir con el método de inicio de sesión de usuario predeterminado establecido para la cuenta. Recomendamos encarecidamente habilitar el control de dominio para aumentar el estándar de seguridad de tu organización, incluido el requisito de verificar la identificación de un usuario antes de agregarlo a tu cuenta de Lucid Enterprise.
Nota: Debido a las demandas de seguridad del control de dominios, debes ponerte en contacto con tu administrador de cuentas, administrador de Éxito del cliente o el equipo de Ventas para solicitar la configuración.
Ajusta la configuración de licencias
Desde la página Configuración de licencias del panel de administrador, puedes hacer lo siguiente:
- Determinar si a los usuarios nuevos que se unen a la cuenta se les concede automáticamente una licencia o si necesitan la aprobación manual de un administrador.
- Determine si las solicitudes de licencia de los usuarios existentes se conceden automáticamente o si necesitan la aprobación manual de un administrador.
- Indicar si deseas que se agreguen automáticamente licencias adicionales a tu cuenta Enterprise cuando se agoten.
- Personalizar el mensaje de solicitud de licencia.
- Establecer las preferencias de notificación del administrador.
Si quieres conocer todos los pasos para que se agreguen licencias de forma automática a tu cuenta cuando se agoten, consulta el artículo sobre actualización automática.
Prepara tu red
Si filtras el tráfico a través de un firewall por dominio o rangos de IP, consulta el artículo Prepara tu red para los usuarios de Lucid.
Agrega y otorga licencias a usuarios
Ahora que ha completado la configuración inicial de su cuenta, incluida la configuración de las licencias para que coincidan con las necesidades de su cuenta, está listo para comenzar a agregar usuarios. Puede agregar usuarios y administrar licencias desde el panel de administración de Lucid o a través de un IDP compatible a través de SCIM. Lea las secciones a continuación para ver el proceso de cada opción.
Nota: Puedes agregar usuarios desde el panel de administrador de Lucid o mediante un IDP compatible a través de SCIM, pero no ambos. Si tienes SCIM habilitado, cualquier licencia de usuario que realices manualmente en el panel de administrador se sobrescribirá en el siguiente ciclo de aprovisionamiento de SCIM.
Desde el panel de administrador de Lucid
Desde el panel de administrador de Lucid, agrega usuarios por dirección de correo electrónico, dominio o importación de CSV. Puedes hacer lo siguiente:
- Crear una cuenta de Lucid para un usuario nuevo. Se creará una cuenta nueva para el usuario y se agregará automáticamente a la cuenta Enterprise.
- Agregar un usuario con una cuenta de Lucid existente. Los usuarios que tienen cuentas existentes reciben una invitación por correo electrónico que deben aceptar para que se los agregue a la cuenta.
En el artículo Panel de administración de Lucid: gestión de usuarios, se incluyen instrucciones para cada una de estas opciones.
Nota: Los usuarios recién creados que se agregan a una cuenta Enterprise sin una licencia no reciben una invitación para unirse a esa cuenta. En su lugar, se agregan sin problemas y se reciben con un correo electrónico de bienvenida después de su primer inicio de sesión.
Una vez que se agregan los usuarios a la cuenta, puede asignarles licencias de Lucid Suite y Lucidscale según el nivel de acceso que necesiten. Agregue también usuarios de acceso limitado: estos usuarios no se tienen en cuenta en el recuento de licencias, pero se les proporciona acceso solo para comentarios a los documentos compartidos con ellos. Para obtener más información, consulte nuestro artículo Usuarios de acceso limitado en una cuenta Enterprise .
A través de SCIM
El uso de SCIM aumenta la seguridad de tu cuenta, simplifica la experiencia de inicio de sesión del usuario en todas las aplicaciones y amplía tus opciones para la administración de licencias. Consulta el artículo Descripción general de SCIM para obtener una lista de los proveedores de SCIM compatibles y enlaces a su documentación relacionada a fin de conocer los pasos de configuración.
Administra usuarios
La gestión de usuarios es una función clave para gestionar su cuenta Corporativo. Lee esta sección para obtener instrucciones sobre cómo asignar roles de Administrador a ciertos usuarios en tu cuenta de Lucid, determinar a quién se transferirá el documento cuando elimines o retires la licencia de Usuario y crear grupos organizacionales para organizar a Usuario. sigue las instrucciones para completar estas acciones desde el panel de administrador de Lucid para la administración manual de cuentas, o a través de SCIM si estás gestionando tu cuenta empleando un proveedor de identidad.
Asigna roles de administrador
La asignación de roles de administrador a otros usuarios te ayuda a agilizar la administración de tu cuenta. Estos son los roles que puedes asignar a otras personas en tu cuenta:
- Administrador de la cuenta
- Administrador de facturación
- Administrador de documento
- Administrador organizacional de grupo
- Administrador de plantillas
Para obtener más información sobre las capacidades y limitaciones de cada rol de administrador, consulta el artículo El panel de administrador de Lucid: roles de administrador.
Planifica futuros cambios de titularidad
Si debes transferir la titularidad de la cuenta a otro usuario, en un caso como una transición de responsabilidades o la salida del dueño de la cuenta de la empresa, asegúrate de transferir la titularidad antes del cambio de responsabilidad para evitar interrupciones en la productividad del equipo. Para conocer los pasos, consulta el artículo Cambia el dueño de la cuenta.
Consejo: Ten en cuenta que solo el dueño de la cuenta puede reasignar la titularidad de la cuenta a otro usuario en la cuenta.
Crear grupos organizacionales para organizar el uso de usuarios
Para ayudar en la administración de su cuenta, puede crear grupos y subgrupos organizacionales para organizar Usuario, gestionar licencias y establecer licencias de uso compartido. Además, puede asignar la responsabilidad de gestionar un grupo en individuo a un administrador de grupo organizacional. explora el artículo Lucid panel de administrador: Gestión de grupos para obtener más detalles.
Establece un propietario de documento predeterminado
Cuando se elimina o se quita la licencia de los usuarios, lo cual aprenderás a hacer en la siguiente sección, todos los documentos sobre los cuales tengan titularidad deben transferirse a un nuevo dueño. Puedes seleccionar un dueño de documento predeterminado para tu cuenta: a este usuario se le transferirán todos los documentos, a menos que se especifique otra cosa cuando un administrador elimine o anule la licencia de un usuario. Al hacerlo, te aseguras de que todos los documentos se transfieran a un usuario de confianza de Lucid. También simplifica el proceso de transferencia, ya que no se necesita una acción de una persona para recibir los documentos cada vez que se elimina o se retira la licencia de un usuario.
Explora el artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de cumplimiento para obtener instrucciones sobre cómo asignar o cambiar el propietario del documento predeterminado en tu cuenta.
Nota: Si desactivas un usuario a través de SCIM, en lugar de quitarle la licencia o eliminarlo, no es necesario transferir sus documentos.
Elimina o quita la licencia de los usuarios
Como propietario de la cuenta Enterprise, tiene la posibilidad de eliminar o anular la licencia de los usuarios. Al eliminar a un usuario, se cierra su cuenta de Lucid de forma permanente, mientras que al quitarle la licencia se mantiene en la cuenta de Lucid como usuario de acceso limitado. Los usuarios de acceso limitado pueden ver y comentar documentos, pero no pueden realizar ningún otro cambio y no se tienen en cuenta en el recuento de licencias.
Ya sea que elimines o quites la licencia de un usuario, durante dichos procesos, debes transferir la titularidad de sus documentos a otro usuario con licencia. Consulta la sección anterior para obtener instrucciones sobre cómo configurar un dueño de documento predeterminado.
Desde el panel de administrador de Lucid
Para obtener instrucciones sobre cómo eliminar o quitar la licencia de los usuarios desde el panel de administrador de Lucid, consulta el artículo Panel de administración de Lucid: gestión de usuarios.
A través de SCIM
Si utilizas SCIM, consulta el artículo Descripción general de SCIM para encontrar la documentación y las instrucciones específicas del proveedor de identidad.
Nota: Si tienes SCIM activado, asegúrate de quitar la licencia o eliminar usuarios a través de tu IDP. Cualquier licencia de usuario que realices de forma manual en el panel de administrador se sobrescribirá en el siguiente ciclo de aprovisionamiento de SCIM.
Agrega más licencias
Puedes comprar licencias adicionales mediante la página de descripción general del panel de administrador. Para obtener más información y seguir los pasos, consulta el artículo Agrega más licencias de Lucid.
Personaliza la experiencia del usuario
¡Felicidades! Tu cuenta Enterprise ya está configurada para el éxito. En esta sección, repasamos la configuración que puedes personalizar para otorgar a los usuarios acceso a funciones adicionales e integrar Lucid a otros productos y aplicaciones que ya se están utilizando.
Configura integraciones en todas las cuentas
Lucid ofrece diversas integraciones. Algunas deben configurarlas los administradores a través del panel de administrador antes de su uso y otras pueden configurarlas directamente los usuarios. Consulta las instrucciones del artículo Marketplace de integraciones de Lucid sobre cómo acceder al Marketplace de integraciones desde la página de inicio de Lucid. Allí obtendrás una lista completa de todas las ofertas con enlaces a los artículos relacionados del Centro de ayuda para obtener más información.
Administra controles de funciones de usuario
Puedes activar o desactivar funciones como el almacenamiento sin conexión, IA colaborativa y controles de desarrollador para toda tu cuenta. Puedes encontrar las instrucciones en el artículo El panel de administración de Lucid: configuración de seguridad.
Determina la configuración de la experiencia de editor
La configuración de la experiencia de editor incluye la capacidad de desactivar el chat, la búsqueda de imágenes e iconos, y las plantillas estándar. Desde esta página del panel de administrador, también puedes cargar las fuentes del producto que deseas proporcionar a todos los usuarios con licencia en tu cuenta Enterprise. Explora el artículo El panel de administración de Lucid: configuración de seguridad para obtener más detalles.
Establece el acceso a carpetas de equipo
Gestione la configuración de las carpetas de equipo desde la página de Seguridad en el panel de administrador, como se explica en el artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de seguridad . Aquí es donde puedes optar por restringir la creación de carpetas de equipo.
Consulte nuestro artículo Crear carpetas de equipo para obtener más información y decidir si desea que el acceso esté disponible para los usuarios.
Capacidades adicionales del dueño de la cuenta
Ahora que su cuenta está configurada de la manera que tiene más sentido para su organización, está listo para pasar a la administración diaria de su cuenta de Lucid.
En esta sección, te presentaremos opciones adicionales de administración de cuentas que puedes aprovechar para administrar tu cuenta con éxito, sin importar lo que surja. Esto incluye funciones como la búsqueda y administración de documentos con Descubrimiento de documentos, la administración de tu suscripción, la personalización de los atributos de los documentos, el acceso a los datos de uso y la exploración de características complementarias como KMS y capacitaciones.
Usa la función Descubrimiento de documentos
Esta función te permite buscar, ver y editar permisos de uso compartido para todos los documentos que pertenecen a tu cuenta. Además, puedes descargar un archivo CSV con metadatos de documentos, restaurar documentos eliminados, transferir la titularidad de documentos, mover documentos a carpetas de equipo y revocar permisos de uso compartido externo para documentos específicos.
Obtenga más información sobre el documento Discovery en nuestro artículo Panel de administrador de Lucid: Configuración de cumplimiento .
Administra los datos de facturación y suscripción
Explora el artículo Descripción general de tu plan y facturación para obtener una lista completa de todos los recursos de suscripción, lo que incluye la administración de tu plan de Lucid, la solución de problemas de pago, la actualización de los datos de facturación, el acceso o la modificación de facturas y la verificación de tu información fiscal.
Para comprar licencias adicionales, consulta el artículo Agrega más licencias de Lucid a fin de obtener instrucciones.
Personalizar atributos y estados de documentos
Puede configurar atributos y asignar estados y clasificaciones personalizados para los documentos y carpetas de equipo de su cuenta. Obtenga más información en nuestro artículo Panel de administrador Lucid: Configuración de cumplimiento .
Determinar el legado de la cuenta
Para ver los pasos para Cancelar tu plan o eliminar por completo la cuenta Enterprise y Eliminar tu cuenta y datos personales de Lucid Software, explora nuestros artículos.
Si deseas transferir la titularidad de la cuenta a otro usuario, sigue los pasos para cambiar el dueño de la cuenta.
Funcionalidad complementaria
- Datos de uso: para obtener información sobre dónde descargar el archivo CSV de datos de usuario y el PDF de preguntas frecuentes sobre la lectura del informe, consulta el artículo Te damos la bienvenida al panel de administración de Lucid.
- KMS: si deseas obtener información sobre cómo usar el servicio de administración de claves de Lucid para controlar tus propias claves de cifrado y obtener una capa adicional de seguridad, consulta el artículo El panel de administración de Lucid: configuración de seguridad a fin de obtener información y conocer los próximos pasos.
- Capacitación personalizada: puedes comprar capacitación en el sitio, capacitación personalizada, seminarios web personalizados y servicios de implementación para aumentar el valor y el rendimiento de tu cuenta de Lucid. Para empezar, ponte en contacto con el administrador de cuentas, el administrador de Éxito del cliente o el equipo de Servicios profesionales.
Recursos
Explora estos recursos adicionales para aumentar tu experiencia y familiarizarte con la administración de tu nueva cuenta Enterprise. Estos recursos solo están disponibles en inglés.
Publicación de la comunidad
Tu primera parada: solución de problemas administrativos (Your first stop: Troubleshooting solutions for admin issues): consulta esta publicación para obtener ayuda con problemas comunes o hacer una pregunta.
Laboratorio de formación
Formación para administradores de Lucid (Lucid Admin Training): realiza este curso para obtener una explicación interactiva de tus capacidades de administrador y recibir una insignia de creador de Lucid.
Deja comentarios sobre este artículo
¿Tienes comentarios sobre este artículo? Cuéntanos tu experiencia aquí.