Panel de administrador de Lucid: configuración de cumplimiento

Accede a la página de cumplimiento

Para llegar a la página Documentos y carpetas del panel de administración, sigue estos pasos:

1. Selecciona Administración.
2. Haz clic en Cumplimiento en el menú de la izquierda.

Buscar con la función Descubrimiento

La función Descubrimiento solo está disponible para cuentas corporativas. Consulta el artículoActualizar tu cuenta de Lucid para obtener instrucciones sobre cómo subir de categoría. La función Descubrimiento solo devuelve resultados para documentos que son propiedad de tu cuenta corporativa. No se incluyen documentos que no sean propiedad de la cuenta, incluso si se comparten con un usuario de la cuenta.

Los dueños de la cuenta, los administradores de documento y los administradores de Shield pueden usar la función Descubrimiento para buscar, ver y editar licencias de uso compartido para todos los documentos que pertenecen a tu cuenta. Selecciona Descubrimiento en el menú desplegable de la izquierda para acceder a esta funcionalidad. Sigue leyendo para obtener más información.

Accede a los documentos

Puedes buscar todos los documentos que pertenecen a tu cuenta corporativa usando las opciones básicas o avanzadas.

Opciones básicas de búsqueda

Las opciones básicas incluyen buscar por cuenta de usuario, palabra clave y fecha. Si buscas por cuenta de usuario, marca la casilla para recibir solo los resultados de los documentos que pertenecen al usuario o usuarios que buscas; de lo contrario, verás los resultados de todos los documentos a los que tengan acceso en tu cuenta corporativa. Si buscas por palabras clave, puedes buscar el contenido del documento, así como las etiquetas y los atributos del documento. Si buscas por fecha, puedes seleccionar en las opciones desplegables la fecha de creación o la fecha de la última modificación.

Opciones avanzadas de búsqueda

En el menú desplegable de opciones avanzadas, puedes buscar por tipo de documento, ubicación del documento, acceso externo, ID del documento, clasificación y estado. Desde el menú desplegable “Ubicación del documento”, tienes las siguientes opciones de filtro de búsqueda:

• En todas partes
• Solo equipos y carpetas de equipo
• Excluir equipos y carpetas de equipo
• Solo documentos eliminados

En “Acceso externo”, puedes filtrar los resultados de la búsqueda para mostrar solo documentos compartidos con colaboradores externos o que incluyan enlaces externos. Esto incluye documentos que tienen activado el enlace de uso compartido público, documentos publicados o insertados, y documentos que se han compartido con colaboradores fuera de tu organización.

Resultados de la búsqueda

En la página de resultados de la búsqueda siempre verás el título del documento. Dependiendo de tus criterios de búsqueda, puedes ver una selección de hasta cinco columnas adicionales de la siguiente lista: dueño del documento (ya sea un individuo, un equipo o una carpeta de equipo), ID del documento, fecha de creación, fecha de modificación, colaboradores, si tiene acceso externo, clasificación y estado. 

Desde la esquina superior derecha de la página de Resultados de la búsqueda de la función Descubrimiento, selecciona el ícono de administrar columnas para marcar o desmarcar las casillas asociadas a la columna que deseas que aparezca en tus resultados de la búsqueda. Ajusta el ancho de la columna de la tabla de resultados de la búsqueda al hacer clic en el encabezado y arrastrarlo.

La búsqueda está limitada a 10 000 resultados. Si estás llegando al límite, tendrás que limitar tu búsqueda.

Visualiza los documentos

Puedes abrir cualquiera de los documentos de los resultados de la búsqueda en modo de solo lectura. 

Al usar estos permisos de administrador de documentos, los colaboradores no sabrán que tú estás viendo el documento. Como solo puedes ver los documentos, esto no afectará el historial de revisión. 

Si tienes el complemento Enterprise Shield, también puedes ver el historial de revisiones de un documento.

Editar permisos de uso compartido

Después de acceder a un documento en tu cuenta usando Discovery, puedes abrir el menú de compartir y cambiar con quién se comparte el documento. Para hacerlo, sigue estos pasos desde el documento:

1. Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha del documento.
2. Edita los permisos de uso compartido.
3. Haz clic en Hecho.
    

Descargar un CSV

Puedes descargar los metadatos de los documentos en un archivo CSV si tu cuenta tiene el complemento Enterprise Shield. Para hacerlo, sigue estos pasos desde la página de resultados de la búsqueda:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado en el extremo izquierdo de los documentos para los que deseas descargar los datos CSV.
3. Selecciona Acciones.
4. Haz clic en Exportar solo CSV de metadatos.

El CSV se descargará en tu dispositivo e incluirá la siguiente información:

• Título
• Tipo de documento
• documento Comparte status, que puede incluir:
   
  • Cuenta restringida: hay un enlace para compartir activo al que solo pueden acceder los usuarios que hayan iniciado sesión en tu cuenta de Lucid, debido a la configuración de Uso compartido restringido.
  • Público: un enlace para compartir está activo al que puede acceder cualquier usuario de Lucid que haya iniciado sesión.
  • Colaboración: el documento se compartió directamente mediante nombre o dirección de correo electrónico a un usuario o un grupo de usuarios.
  • Insertado: el código de inserción se activa manualmente o mediante una integración.
  • Publicado: se publicó el documento.
  • Anónimo: hay un enlace para compartir activo que le permite el acceso a cualquier usuario que no haya iniciado sesión, independientemente de si es parte de tu cuenta.
  • Ninguno: Solo el propietario del documento puede acceder al documento y no se compartió en ninguno de los métodos explicados anteriormente.
     
• Propietario
• Fecha de creación
• Fecha de modificación
• Usuarios internos
• Usuarios externos (usuarios que tienen acceso al documento pero que no forman parte de la cuenta)
• Atributos y etiquetas
• ID del documento
• URL del documento

Restaura un documento

Puedes restaurar un documento eliminado o borrado permanentemente en tu cuenta corporativa. Para hacerlo, sigue estos pasos desde la página de resultados de la búsqueda:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado a la izquierda de los documentos que quieres restaurar.
3. Selecciona Acciones.
4. Haz clic en Restaurar.

En la ventana emergente que aparece, puedes optar por restaurar el documento a la ubicación original o seleccionar una carpeta de equipo de tu cuenta para guardarlo. 

Transfiere la propiedad de un documento

Desde los resultados de la búsqueda, puedes transferir la propiedad de uno o varios documentos a la vez. Puedes transferir la propiedad de los documentos de un usuario específico de tu cuenta o de los documentos de las carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
   • Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
3. Selecciona Acciones.
4. Haz clic en Transferir la propiedad del documento.
5. En la ventana emergente, selecciona el nuevo propietario en el menú de usuarios de tu cuenta.
6. Haz clic en Transferir propiedad.

Gestiona la ubicación de los documentos

En los resultados de la búsqueda, puedes usar esta opción para mover documentos a carpetas de equipo. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres transferir la propiedad.
   • Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
3. Selecciona Acciones.
4. Haz clic en Gestionar la ubicación del documento.
5. En la ventana emergente, selecciona la carpeta de equipo a la que deseas mover el documento desde el menú desplegable.
6. Haz clic en Mover documento.

Revocar permisos de uso compartido externo

Desde los resultados de la búsqueda, puedes revocar el acceso a los documentos y las carpetas seleccionados de cualquier usuario de Lucid que no forme parte de tu cuenta. Esta capacidad está disponible para las cuentas Enterprise con el complemento Enterprise Shield. Para ello, sigue estos pasos:

1. Realiza una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros necesarios para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. De los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado a la izquierda de uno o más documentos.
   • Selecciona el recuadro en la parte superior de la página de resultados de la búsqueda para seleccionar todos los documentos.
3. Haz clic en Acciones en la esquina superior derecha de los resultados de la búsqueda.
4. Selecciona una de las siguientes opciones:
   • Eliminar cualquier tipo de acceso externo para eliminar colaboradores externos y desactivar los enlaces para compartir externos en los documentos o las carpetas seleccionados.
   • Eliminar solo colaboradores externos para eliminar colaboradores externos de las carpetas o los documentos seleccionados.
   • Restringir solo los enlaces externos para desactivar los enlaces para compartir externos en documentos o carpetas seleccionados.
5. En el panel que aparece, selecciona tus preferencias de acceso externo y de notificación.
6. Haz clic en Eliminar acceso externo.

Editar clasificaciones de documentos

Desde los resultados de la búsqueda, tienes la opción de editar las clasificaciones asignadas a los documentos que pertenecen a tu cuenta. Para editar las clasificaciones de los documentos seleccionados, sigue estos pasos:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
2. En los resultados de la búsqueda, marca la casilla situada en el extremo izquierdo de los documentos de los que quieres editar las clasificaciones.
   • Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
3. Selecciona Acciones.
4. En el menú desplegable, haz clic en Editar clasificación.
5. En el panel que aparece, selecciona de tus opciones de clasificación en el menú desplegable.
   • Estas opciones que ves aquí son las clasificaciones de cuenta para tu cuenta. Consulta nuestra sección Crear clasificaciones de cuentas personalizadas de este artículo para obtener más detalles.
6. Haz clic en Actualizar clasificación.
   

Marca los documentos para eliminación permanente

En los resultados de la búsqueda, tienes la opción de marcar los documentos que son de tu cuenta para su eliminación. Para realizar esta acción, realiza lo siguiente:

1. Haz una búsqueda en la función Descubrimiento con los parámetros que desees para los resultados de la búsqueda, como usuarios, palabras clave, tipo de documento y fecha de creación.
   • En los resultados de la búsqueda, marca el recuadro situado a la izquierda de los documentos que deseas eliminar.
2. Puedes seleccionar la casilla de la parte superior para seleccionar todos los documentos de la página de resultados de la búsqueda.
3. Selecciona Acciones.
4. En las opciones desplegables, haz clic en Marcar para eliminar de forma permanente.
5. Opcionalmente, puedes marcar el recuadro en el panel para notificar a los dueños del documento por correo electrónico que los documentos se eliminarán permanentemente en 30 días.
   • Como administrador que marcó el(los) documento(s) para su eliminación permanente, recibirás automáticamente un email de confirmación, independientemente de si decides notificar o no a los propietarios del documento.
     
6. Haz clic en Marcar para eliminación permanente.

Después de que un documento se elimina de forma permanente, no se puede recuperar ni acceder a él. Sin embargo, el nombre del documento puede seguir apareciendo en los registros de auditoría de Enterprise Shield durante el periodo aplicable de retención de 180 días de los registros de auditoría.

Los administradores pueden revertir esta acción en la función Descubrimiento durante 30 días, después de los cuales los documentos se eliminarán permanentemente. Para revertir una eliminación, sigue los pasos 1 a 3 anteriores y luego selecciona Restaurar en el menú desplegable de Acciones.

Agregar atributos, estados y clasificaciones

Selecciona Atributos del menú desplegable en el menú de la izquierda, en la sección “Cumplimiento” del panel de administrador. Aquí es donde puedes encontrar opciones para configurar atributos y asignar estados y clasificaciones personalizados a los documentos y carpetas de equipo de tu cuenta. El dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta y los administradores de documento pueden acceder a estas funciones en el panel de administrador de Lucid.

Crea clasificaciones de cuentas personalizadas

Puedes configurar clasificaciones personalizadas para documentos en tu cuenta corporativa. Para entender cómo se ve esto para tus usuarios, consulta nuestro artículo Administrar el estado de los documentos y establecer la clasificación. Para configurar una clasificación, el dueño de la cuenta, los administradores de documento y los administradores de Shield pueden seguir estos pasos:

1. Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
2. Selecciona la pestaña Documento en la parte superior de la página.
   • Esta función está disponible solo a nivel de documento. No se aplica a las carpetas de equipo.
3. Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
   • Aparecerá la ventana modal Configuración de clasificación.
     
     
4. Selecciona + Agregar clasificación al final de la página.
5. Haz clic en el recuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y selecciona un color para la clasificación.
6. Escribe un título de clasificación personalizado en el cuadro de texto correspondiente.
7. Opcionalmente, agrega una descripción para la clasificación, explicando brevemente cuándo debería usarse. 
8. Si tienes el complemento Enterprise Shield, considera adjuntar un control a tu clasificación o utilizar la clasificación automática.
   • Para obtener más información sobre los controles de clasificación y cómo pueden ayudarte a mantener la confidencialidad de la información confidencial, consulta la subsección Controles de clasificación que aparece a continuación.
   • Para obtener más información sobre cómo combinar el poder de las categorías y clasificaciones sensibles, consulta la subsección sobre autoclasificación a continuación.
9. Opcionalmente, agrega un enlace a las pautas de la empresa para tu clasificación.
10. Haz clic en Guardar.

Para eliminar un valor de clasificación, pasa el cursor por encima del nombre del valor y haz clic en el ícono de papelera que aparece a la derecha.

Establece la clasificación predeterminada  

Para configurar una clasificación predeterminada, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
2. Junto a “Clasificación predeterminada”, haz clic en el menú desplegable.
3. Selecciona una clasificación predeterminada.
4. Haz clic en Guardar.

La clasificación predeterminada se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta una vez que se haya establecido la clasificación predeterminada.

Se requiere clasificación

Después de que hayas establecido una clasificación predeterminada siguiendo los pasos anteriores, puedes requerir clasificaciones para todos los documentos recién creados en tu cuenta con el complemento Enterprise Shield. Para ello, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Clasificación.
2. A la derecha del menú desplegable “Clasificación predeterminada”, marca el recuadro para “Obligatorio”.
3. Haz clic en Guardar.

Con la configuración activada para requerir clasificaciones de documentos, aún puedes cambiar la clasificación si necesitas una diferente a la predeterminada para un documento. Sin embargo, la opción “sin clasificación” ya no está disponible y los usuarios tendrán que elegir entre las clasificaciones de documentos proporcionadas en tu cuenta.

Usar la clasificación automática

La función de clasificación automática de Lucid está disponible para cuentas con el complemento Enterprise Shield. La clasificación automática te permite clasificar automáticamente los documentos según el tipo de contenido confidencial detectado mediante la inspección de contenido. Esta automatización garantiza que los datos confidenciales se gestionen y protejan, lo que reduce el esfuerzo manual y ayuda al cumplimiento.

Para usar esta función, primero necesitas activar la inspección de contenido. Consulte la sección de Política de Creación de una inspección de contenido a continuación para las instrucciones. Te recomendamos personalizar tu política de inspección de contenido; ten en cuenta que si desactivas el escaneo de toda una categoría de sensibilidad, no puedes asignar esa categoría a una clasificación. La categoría "Personalizado" (que incluye todos tus infotipos personalizados) también puede asignar a una clasificación. Una categoría de sensibilidad solo puede asignar a una clasificación.

Los documentos se clasificarán automáticamente en función del contenido confidencial detectado por tu política de inspección de contenido. Las clasificaciones se enumeran en orden descendente, desde la más restrictiva en la parte superior hasta la menos restrictiva en la parte inferior. Cuando se encuentra contenido confidencial en un documento, el sistema comprueba si ese tipo de contenido coincide con un nivel de clasificación. Si lo tiene, el sistema compara ese nivel de clasificación con la clasificación actual del documento. Si la clasificación actual del documento es menos restrictiva (p. ej. más abajo en el orden de la tabla), se actualiza al nuevo nivel, más restrictivo. Si la clasificación existente del documento es más alta que la autoclasificación asignada, dejaremos la clasificación más alta del documento. La clasificación automática no degradará la clasificación de un documento.

Si un documento contiene múltiples categorías confidenciales, se aplicará la clasificación más restrictiva asignada a cualquiera de las categorías detectadas (es decir, la clasificación de nivel más alto asociada con el contenido identificado). Los usuarios no recibirán una notificación cuando cambie la clasificación de un documento; sin embargo, la acción de autoclasificación se registrará en el historial de revisiones del documento. Además, se genera un evento de registro de auditoría cada vez que se actualiza la clasificación de un documento.

Para obtener más detalles sobre cómo funciona la clasificación automática para los usuarios, consulta esta publicación de la comunidad. 

Aprovechar los controles de clasificación

La función de clasificación mejorada de Lucid ofrece capacidades más inteligentes diseñadas específicamente para cuentas corporativas que buscan una forma de mantener la confidencialidad de la información confidencial con el complemento Enterprise Shield. Al personalizar las clasificaciones de documentos, como “confidencial” u otras designaciones adecuadas con acciones correspondientes, tu organización puede controlar quién tiene acceso a ciertos tipos de información. Estos controles suelen alinearse con las políticas de gobernanza de datos de tu organización.

El dueño de la cuenta, los administradores de la cuenta, los administradores de documento y los administradores de Shield pueden configurar un control de clasificación durante el paso 8 de los pasos de creación de etiquetas de clasificación que se encuentran en la subsección Crear clasificaciones de cuentas personalizadas anterior. Los controles pueden estar vinculados a cada clasificación, según las necesidades de tu cuenta. Para obtener la mejor protección, recomendamos usar estos controles en conjunto para evitar compartir o difundir contenido confidencial sin autorización.

Las opciones desplegables disponibles para seleccionar incluyen:

• Deshabilita el uso compartido externo de documentos tanto por correo electrónico como mediante un enlace para cualquier persona ajena a tu cuenta de Lucid.
• Desactiva la replicación del documento y del contenido dentro del lienzo, incluyendo duplicación y copia y pega externa.
  • Esto impide la replicación de elementos en el lienzo. Elementos fuera del lienzo, como el título del documento, aún pueden copiar.
  • Si tu cuenta tiene el Acelerador de procesos, agregar un documento a un repositorio permite a Usuario sugerir editar. Este proceso genera automáticamente una copia funcional para facilitar la sugerencia incluso cuando está activa la opción "desactivar replicación". El documento copiado heredará el control de "desactivar replicación".
• Deshabilitar la publicación de documentos de la cuenta.
• Deshabilitar la exportación de documentos de la cuenta.
• Deshabilitar la impresión de documentos de cuenta desde Lucid.

Las opciones del menú desplegable mencionadas anteriormente impiden compartir, replicar, insertar, publicar, exportar o imprimir documentos en el futuro para todos, incluso para el dueño del documento. Sin embargo, cualquier acción que se realice antes de que se establezca un control de clasificación no se verá afectada y los colaboradores existentes no serán eliminados. Una vez que se establece el control, cualquier documento con la clasificación asociada tendrá el control aplicado. Te recomendamos usar la función revocar permisos de uso compartido externo disponible en la funcionalidad Descubrimiento si deseas eliminar el uso compartido previo.

Para obtener información más detallada sobre cómo funcionan estos controles y qué aspecto tendrán para los usuarios de tu cuenta, explora esta publicación de la comunidad.

Cuando se aplica la primera opción del menú desplegable a un documento mediante un control de clasificación, se bloquea el acceso externo incluso si el documento se ha compartido previamente con usuarios que no están en tu cuenta. Esto significa que si un usuario externo intenta abrir el documento, no se le permitirá el acceso. Las integraciones de documentos como Confluence, Google Slides, SharePoint, etc., no se ven afectadas por estos controles.

Los controles de clasificación no eliminan la visibilidad de los títulos y las miniaturas de los documentos de la página “Documentos” ni para los usuarios externos a través de carpetas. Los documentos compartidos directamente con usuarios o en carpetas que restringen el acceso externo denegarán el acceso si un usuario que no está en tu cuenta corporativa intenta abrirlos, incluso si tenía acceso antes de que se asignara una clasificación que impide el uso compartido externo. Sin embargo, aún podrán ver el título y la miniatura del documento a menos que se elimine de la carpeta o hayas revocado los permisos de compartir externamente para documentos específicos a través de la función Descubrimiento.

Configura estados de cuenta personalizados

Para configurar valores y colores de estado personalizados para documentos y carpetas de equipo en tu cuenta corporativa, sigue estos pasos:

1. Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
2. Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según para qué quieras gestionar los estados.
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección “Estado”, si es necesario.
4. Haz clic en editar en el lado derecho de la sección de Estado.
    
   • Aparecerá el modal de Configuración de Estado.
     
5. Selecciona + Agregar estado.
6. Haz clic en el recuadro con el punto de color en el extremo izquierdo y selecciona un color para el estado.
7. Escribe un nombre de valor de estado personalizado en el cuadro de texto.
8. Marca el recuadro situado debajo de “Bloquear contenido” si quieres evitar la edición adicional de documentos una vez que se aplique este estado.
9. Haz clic en Guardar.

Si quieres eliminar un valor de estado, pasa el cursor por encima del nombre del valor y haz clic enel ícono de la papelera que aparece a la derecha. 

Configurar estado predeterminado
Para configurar un estado predeterminado, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Editar en el lado derecho de la sección Estado.
2. Al lado de “Estado predeterminado”, haz clic en el menú desplegable.
3. Selecciona un estado predeterminado.
4. Haz clic en Guardar.

El estado predeterminado se aplicará a todos los nuevos documentos de Lucid creados por los usuarios de la cuenta después de establecer el estado predeterminado.

Adaptar los atributos personalizados de la cuenta

Si eres el dueño de la cuenta, administrador de la cuenta, administrador de documento o administrador de Shield en una cuenta corporativa, puedes configurar atributos personalizados que los miembros de la cuenta puedan usar para etiquetar y buscar documentos y carpetas de equipo. Para configurar un nuevo atributo para documentos, sigue estos pasos:

1. Selecciona Atributos en el menú ampliado de la izquierda.
2. Selecciona la pestaña Documento o Carpeta de equipo en la parte superior de la página, según a qué quieras agregar atributos.
3. Haz clic en Agregar atributo a la derecha de la página. 
   • Aparecerá el modal de Ajustes de Atributos.
     
      
4. Asigna un nombre al atributo.
5. Selecciona un tipo de entrada en el menú.
6. Haz clic en Guardar.

Designa los atributos obligatorios

Una vez configurados los atributos personalizados para tu cuenta, puedes designar que ciertos atributos sean obligatorios para cada nuevo documento creado dentro de una carpeta de equipo. Para hacer que un atributo sea obligatorio, marca la casilla “Obligatorio” a la derecha del atributo en el panel de administración.

Con esta configuración habilitada, cada vez que un miembro de la cuenta crea una nueva carpeta de equipo o un nuevo documento dentro de una carpeta de equipo, un menú emergente te pedirá que ingreses información para los atributos requeridos.

Utiliza los ajustes de retención para la gestión de documentos

Dueño predeterminado del documento para usuarios eliminados o sin licencia

Cuando los usuarios son eliminados de una cuenta de Team o Corporativo (o se deslicencian de una cuenta de Corporativo), Lucid requiere que cualquier documento que posean sea transferido a un nuevo propietario. Las cuentas corporativas pueden configurar un propietario predeterminado del documento para este proceso. Si no se establece un propietario predeterminado del documento, el documento se transferirá al Dueño de la cuenta. Para establecer un propietario predeterminado del documento, Dueño de la cuenta y administrador de documento pueden seguir estos pasos:

1. Selecciona Retención en el menú ampliado de la izquierda.
2. Localiza la sección “Documentos de usuarios eliminados/sin licencia”.

3. Escribe o selecciona un Usuario en las opciones desplegables.

   

4. Haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha.

Todo el documento se transferirá a este propietario predeterminado del documento cuando un Usuario sea eliminado o deslicenciado, salvo que se especifique lo contrario en la página del Usuario del panel de administrador. Para las cuentas corporativas que usan SCIM, la transferencia del documento se realizará 24 horas luego de la licencia. Para más información sobre cómo eliminar y retirar la licencia de Usuario, consulta nuestro artículo sobre el panel de administrador de Lucid: Gestión de usuarios. 

Configuración para eliminación permanente de la papelera

Si eres Dueño de la cuenta, administrador de cuenta, administrador de documentos o Administrador Shield en una cuenta Corporativo, puedes determinar si Usuario puede eliminar permanentemente documentos y carpetas de la Papelera marcando la casilla. Una vez que un documento se elimina de la basura, es irrecuperable.

Solo las opciones disponibles para tu cuenta estarán disponibles para selección; las que no lo estén aparecerán en gris. Las opciones funcionan de la siguiente manera:

• Solo eliminaciones automáticas significa que los documentos solo se pueden eliminar de forma permanente de la papelera mediante la retención de documentos, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
• Tanto los usuarios como las eliminaciones automáticas permiten que los documentos se eliminen de forma permanente de la papelera, ya sea a través de la automatización de retención de documentos o mediante la eliminación manual por parte de los usuarios de la cuenta, como se explica en la subsección Configurar una política de retención de documentos (solo Enterprise Shield) a continuación.
• Solo usuarios significa que los usuarios o administradores de la cuenta pueden eliminar documentos manualmente de la papelera.
• Nadie significa que un documento en la papelera permanecerá allí indefinidamente, hasta que el usuario o el administrador lo recuperen.

Después de que un documento se elimina de forma permanente, no se puede recuperar ni acceder a él. Sin embargo, el nombre del documento puede seguir apareciendo en los registros de auditoría de Enterprise Shield durante el periodo aplicable de retención de 180 días de los registros de auditoría.

Configurar una política de retención de documentos

Crea una política automatizada para eliminar documentos según criterios específicos, para garantizar el cumplimiento de las normativas y los protocolos internos de administración de datos. Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Para establecer una política de inspección de contenido, sigue estos pasos:

1. Marca el recuadro situado a la izquierda de “Eliminar documentos automáticamente una vez que cumplan con los siguientes criterios de retención”.
2. Establece el período de retención deseado dentro de los límites mínimos y máximos permitidos: 
   • De 30 a 999 días
   • De 1 a 180 meses
   • 1–15 años
3. En el menú desplegable, decide si quieres que el período de retención se base en la fecha de creación o en la fecha de la última modificación. 
4. Elige entre “Documentos en la papelera” o “Todos los documentos (incluida la papelera)” para determinar qué documentos se ven afectados cuando se cumplen los criterios de retención.

El dueño de la cuenta. los administradores de documentos y los administradores de Shield reciben una notificación por correo electrónico cada vez que se establece una nueva política de retención de cuentas o se cambia una política existente. Recomendamos encarecidamente crear y cambiar las políticas de retención con precaución. Una política de retención configurada incorrectamente puede llevar a que los datos se eliminen inmediatamente y de forma permanente. Una vez que un documento ha sido eliminado permanentemente de la papelera, no se puede recuperar.

Para ayudar a mitigar este riesgo, si configuras una política con “Todos los documentos”, verás esta advertencia: “Esta política permite a Lucid eliminar de forma inmediata y permanente los archivos que ya exceden el período de retención cuando envíes inicialmente la política.” Estos documentos pueden incluir datos que los usuarios esperan conservar. No procedas a guardar hasta que estés seguro de que la política se configuró correctamente.

Acceder a la inspección de contenido

La función de inspección de contenido permite a los administradores crear una política de inspección de contenido y luego monitorear los resultados. Esta función está disponible para el dueño de la cuenta, los administradores de documento y los administradores de Shield. Sigue leyendo para obtener más información.

Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Crear una política de inspección de contenido

Esta función pone en cola todos los documentos de tu cuenta para analizar ciertas categorías de datos confidenciales. Para configurar una política de inspección de contenido:

1. Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
2. Haz clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
3. Activa el botón para “Poner documentos en cola para escanear”.

Lucid comenzará a escanear tu cuenta en busca de contenido que contenga datos sensibles en documentos y etiquetará esos datos con un conjunto predeterminado de categorías sensibles. Tras el escaneo inicial, Lucid inspeccionará solo documentos modificados. Además, cada vez que añadas o actualices tus infotipos personalizados, volveremos a escanear todo el documento de la cuenta para encontrar el(los) término(s) personalizado(s).

Los siguientes objetos están incluidos en los análisis de inspección de contenido:

• Figuras
• Cuadros de texto
• Notas adhesivas
• Comentarios

Personaliza tu política de inspección de contenido

Una vez que hayas habilitado una política de inspección de contenido, tienes la opción de personalizar las categorías y los tipos de información asociados siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
2. Haz clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
3. Haz clic en cualquier fila de categoría sensible para ver los infotipos asociados a una categoría de sensibilidad en individua. 
4. Haz clic en Editar en el extremo derecho de la sección “Categorías confidenciales y tipos de información seleccionados”.
5. Personaliza la política con estos métodos:
    
   • Haz clic en el botón a la derecha de una categoría de confidencialidad para desactivar el escaneo de toda la categoría, incluidos todos los tipos de información dentro de la categoría.
   • Desmarca cualquier infotipo específico que no quieras escanear.
     
6. Haz clic en Almacenar al final del modal.

Para acceder a las categorías sensibles que desactivaste, haz clic en el desplegable de "Categorías inactivas" o "Todas las categorías". Para volver a activar una categoría inactiva, emplea los pasos de personalizar tu política de inspección de contenido anteriores para activar de nuevo la categoría de sensibilidad.

Agregar un infotipo personalizado

Aunque nuestra herramienta de Descubrimiento te permite realizar búsquedas manuales y puntuales de frases exactas (como "Project X"), ahora puedes automatizar este proceso dentro de Inspección de Contenido. Al agregar un infotipo personalizado, puedes monitorizar continuamente el documento de tu organización en busca de palabras clave propietarias, nombres específicos de proyectos o frases únicas. 

Una vez configurado, nuestro sistema escaneará tu entorno de forma continua en busca de los infotipos personalizados, marcando automáticamente cualquier detección directamente en tu panel de Inspección de Contenido. 

Agrega un infotipo personalizado siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
2. Haz clic en la pestaña Política en la parte superior de la página.
3. Haz clic en Agregar infotipos personalizados desde la esquina superior derecha de las tablas.     
4. Escribe los términos o frases que quieras buscar, usando comillas. Cada infotipo personalizado debe ser único.
   • Puedes definir hasta 30 infotipos personalizados para la inspección de contenido y escanear en tu cuenta. 
     
5. Haz clic en Siguiente: Impacto previsualizar al final del modal para revisar y confirmar tus nuevos infotipos personalizados.
   • Si un infotipo personalizado devuelve más de 5.000 documentos, es demasiado amplio para almacenar para un escaneo continuo y continuo. Para estos términos de alto volumen, recomendamos usar nuestra búsqueda por palabras clave Discovery para escaneos manuales únicos.
6. Haz clic en Confirmar cambios.

Una vez confirmados, se escanearán documentos para estos términos. Almacenar infotipos personalizados nuevos o actualizados activa automáticamente un nuevo escaneo de tu documento existente. Puede tardar hasta dos días en que los resultados iniciales se completen completamente en tu panel de control.

Acceder a los resultados de la inspección de contenido

Puedes acceder a los resultados de tus escaneos de inspección de contenido siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Inspección de contenido del menú ampliado situado a la izquierda.
2. Haz clic en la pestaña Resultados en la parte superior de la página.

Desde aquí puedes revisar las coincidencias de datos confidenciales detectadas por documento. Se representan el título, el dueño y las clasificaciones asociadas al documento. También puedes ver qué categorías confidenciales aparecen dentro del contenido del documento, así como la cantidad de coincidencias de datos confidenciales.

Desde esta página, puedes realizar las siguientes acciones:

• Puedes filtrar tus vistas de Resultados usando las cuatro opciones de filtros que aparecen en la parte superior de la página: Categoría & infotipo, Acceso externo, Propietario y Clasificación. Para encontrar rápidamente coincidencias para tus palabras clave propietarias, emplea los filtros "Categoría e infotipo" para seleccionar la política "Personalizado". Una vez aplicado, puedes visualizar el documento correspondiente en las tablas.
  
• Marca la(s) casilla(s) asociada(s) a los documentos, luego selecciona Acciones y en el desplegable haz clic en Revisar datos sensibles. Alternativamente, puedes hacer clic en el título del documento para revisar las detecciones de datos sensibles.
  • Aparecerá una ventana emergente que mostrará todas las coincidencias de datos confidenciales.
• Desde las opciones desplegables en el botón de Acciones, también puedes acceder a funciones adicionales como transferir la propiedad del documento, gestionar la ubicación del documento, eliminar cualquier tipo de acceso externo y editar las clasificaciones. Para obtener una visión general de lo que significa cada una de estas selecciones, consulta las opciones relacionadas disponibles usando la función Descubrimiento, tal como se explica en la sección Descubrimiento anterior.

Vistas y registros de auditoría de exportación

Los registros de auditoría de Lucid te dan acceso a un registro de eventos clave en toda tu cuenta.
La función de registro de auditoría permite a Administrador visualizar los registros de eventos clave en tu cuenta y exportar eventos en formato CSV o JSON. Esta función está disponible para el Dueño de la cuenta, el Administrador de Cuentas y el Administrador Shield.

Esta función está disponible para las cuentas corporativas con el complemento Enterprise Shield.

Puedes filtrar los eventos por uno o más de los siguientes elementos: Empezar y fecha de finalización, tipo de evento y actor. Luego de los filtros, puedes ver los Resultados en las tablas durante cualquier periodo dentro de los últimos 180 días.

Para los registros de filtros y vistas:

1. Selecciona Registros de auditoría en el menú izquierdo.
2. Usa el selector de fecha para seleccionar el período de tiempo deseado dentro de los últimos 180 días.
3. filtros hacia el/los tipo(s) de evento(s) y/o actordeseado(s)
4. Haz clic en buscar.
5. Debajo de los criterios de búsqueda, las tablas se actualizarán con los eventos relevantes que coincidan con tus criterios de búsqueda (hasta 10.000 eventos).
   • Si quieres ajustar las columnas de tus tablas, en la parte superior derecha de la búsqueda de Registro de auditoría Resultados, selecciona el icono de gestionar columnas para marcar o desmarcar la casilla asociada a la columna que quieres que aparezca en tus tablas.
6. Haz clic en cualquier evento para abrir los detalles del registro de auditoría en el panel derecho.

En el panel de detalles del evento, tienes la posibilidad de ver información más detallada sobre el evento. Para copiar el JSON del evento, haz clic en el icono de copiar o abre el JSON en una nueva tabulación. 

Si deseas exportar todos los eventos devueltos, puedes exportar los Resultados en formato JSON o CSV usando el botón Exportar en la parte superior derecha de las tablas.

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