Die Asset-Bibliothek ist die zentrale Sammlung Ihres Teams von Dokument-Assets (Lucid-Dokumenten), die einen Genehmigungsworkflow durchlaufen haben. Sie umfasst außerdem Objekt-Assets (bestimmte Formen), die von Repository-Verantwortlichen zu einem Repository hinzugefügt wurden. Die Asset-Bibliothek unterstützt Ihr Unternehmen dabei, eine einheitliche zentrale Informationsquelle aufrechtzuerhalten, indem sie sicherstellt, dass genehmigte Änderungen an einem Asset automatisch in jedes Dokument übernommen werden, in dem es verwendet wird.
Asset-Bibliotheken stehen für Konten beim Prozess-Accelerator zur Verfügung. Wenden Sie sich an den Vertrieb, um den Prozess-Accelerator für Ihr Enterprise Konto zu erwerben. Dieser ist auch für Konten in der FedRAMP-Umgebung zum Kauf verfügbar.
Glossar
- Repository: Eine zentralisierte Sammlung genehmigter und veröffentlichter Lucid-Dokumente, die für alle Nutzenden eines Kontos zugänglich ist.
- Asset-Bibliothek: Eine Sammlung von Assets, die genehmigt und in einem Repository in Ihrem Lucid-Konto veröffentlicht wurden. Nutzende können mithilfe der Asset-Bibliothek Assets zu jedem Lucidchart-Dokument hinzufügen.
- Asset: Ein Dokument oder eine Form, die einem Repository in Ihrem Lucid-Konto hinzugefügt wurden. Assets können über die Asset-Bibliothek zu Lucidchart-Dokumenten hinzugefügt werden. Wenn ein Asset aktualisiert wird, werden die Änderungen automatisch in allen Dokumenten wiedergegeben, in denen das Asset verwendet wird.
- Dokument-Asset: Ein Lucid-Dokument, das einen Genehmigungsprozess durchlaufen hat und zu einem Repository in Ihrem Lucid-Konto hinzugefügt wurde. Dokument-Assets können Lucidchart-Dokumenten als eingebetteter Link hinzugefügt werden.
- Objekt-Asset: Eine spezifische Form, die Daten enthält – wie etwa eine Rolle, ein System oder ein Risiko –, die einem Repository in Ihrem Lucid-Konto hinzugefügt wurde.
- Genehmigungsablauf: ein Prozess in Lucid, bei dem Nutzende einen Dokumententwurf zur Prüfung einreichen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Versionen, die von einem Repository- oder Asset-Eigentümer genehmigt wurden, in einem Repository veröffentlicht werden.
Asset-Management für Repository-Eigentümer
Die Informationen in diesem Asset-Management-Abschnitt richten sich an Repository-Eigentümer. Wenn Sie kein Repository-Eigentümer sind und mehr über die Verwendung der Asset-Bibliothek in Ihren Lucidchart-Dokumenten erfahren möchten, springen Sie nach unten zum Abschnitt Zugriff auf die Asset-Bibliothek.
Ein neues Objekt-Asset erstellen
Bevor ein Objekt-Asset zu einem Lucidchart-Dokument hinzugefügt werden kann, muss ein Repository-Eigentümer es erstellen.
Um ein neues Objekt-Asset zu erstellen, führen Sie auf der Lucid Homepage folgende Schritte aus:
- Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
- Wählen Sie das Repository aus, dem Sie ein Objekt-Asset hinzufügen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Neu erstellen.
- Wählen Sie Objekt aus.
- Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü „Asset-Typ“ eine Option aus.
- Weitere Einzelheiten zu den einzelnen Objekt-Asset-Typen finden Sie im folgenden Abschnitt „Objekt-Asset-Typen“.
- Fügen Sie unter „Name“ einen eindeutigen Namen für das Objekt hinzu.
- Optional können Sie weitere Details wie „Beschreibung“ oder „Relevante Dokumente“ angeben.
- Klicken Sie auf Asset erstellen.
- Um mehrere Objekte in einer Reihe hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Weiteres erstellen“ unten links im Bedienfeld, um den Dialog geöffnet zu halten.
Das Objekt ist jetzt in der Asset-Bibliothek verfügbar und kann von allen Nutzenden Ihres Kontos zu Lucidchart-Dokumenten hinzugefügt werden.
Objekt-Asset-Typen
Sie können die folgenden Objekt-Assets erstellen:
- Abteilung: Ein vertikaler Verantwortungsbereich, der eine Abteilung darstellt. Verwenden Sie dies, um die Standardisierung von Teamnamen beizubehalten und schnell jedes Dokument zu finden, das aktualisiert werden muss, wenn sich eine Abteilung ändert.
- Rolle: Ein horizontaler Verantwortungsbereich mit einer bestimmten Berufsbezeichnung. Verwenden Sie dies, um schnell jedes Dokument zu sehen, das betroffen ist, wenn sich ein Job ändert oder eine Position entfernt wird.
- Aktivität: Eine rechteckige Form, die eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozessschritt darstellt. Nutzen Sie dies, um Aktionen zu standardisieren und genau zu sehen, welche verschiedenen Teams dieselbe Arbeit ausführen.
- IT-System: Eine zylindrische Form, die eine Softwareanwendung oder Datenbank darstellt. Nutzen Sie dies, um eine zuverlässige Übersicht über technische Abhängigkeiten zu erstellen und eine Liste aller Dokumente anzuzeigen, die betroffen wären, wenn diese Software geändert oder eingestellt wird.
- Dokument: Eine Dokumentform, die eine bestimmte Datei oder Vorlage darstellt. Verwenden Sie dies, um sicherzustellen, dass jedes Dokument die neueste Version einer Datei verwendet, und um herauszufinden, welche Dokumente noch aktualisiert werden müssen.
- Risiko: Eine Klammerform, die eine bestimmte Bedrohung oder Schwachstelle enthält. Nutzen Sie dies, um alle Bedrohungen im Blick zu behalten und jedes Dokument zu sehen, in dem dieses spezifische Risiko vorhanden ist.
- Kontrolle: Eine Klammerform, die einen bestimmten Minderungs- oder Compliance-Schritt enthält. Verwenden Sie dies, um die Konstanz Ihrer internen Aufsicht zu überprüfen und sofort jeden Ort zu prüfen, an dem eine bestimmte Sicherheitsmaßnahme angewendet wird.
Neues Dokument-Asset erstellen
Dokument-Assets sind genehmigte Lucid-Dokumente, die einem Repository in Ihrem Lucid-Konto hinzugefügt wurden. Während alle lizensierten Nutzenden beantragen können, ein Dokument zu einem Repository hinzuzufügen, wird es erst zu einem Asset, wenn es den formellen Genehmigungsprozess durchlaufen hat.
Da Repository-Eigentümer die primären Genehmiger für Inhalte sind, die einem Repository hinzugefügt werden, können sie jedes Dokument direkt hinzufügen (unter Umgehung des Genehmigungsprozesses) und es allen Kontomitgliedern als Dokument-Asset zur Verfügung stellen.
Weitere Informationen zum Genehmigungsprozess für Dokumente, die einem Repository hinzugefügt werden, finden Sie in unserem Artikel Repositorys zur Zentralisierung und Standardisierung der Dokumentation Ihres Unternehmens nutzen.
Vorhandenes Asset bearbeiten
Änderungen an Dokument- und Objekt-Assets werden in allen Dokumenten berücksichtigt, in denen sie verwendet werden. Wie Änderungen vorgenommen werden, hängt von der Art des Assets ab.
Hinweis: Wenn Änderungen an einem Asset vorgenommen werden, muss jedes veröffentlichte Dokument, das dieses Asset verwendet, erneut genehmigt werden.
Ein Objekt-Asset bearbeiten
Objekt-Assets können nur von Repository-Verantwortlichen erstellt und bearbeitet werden. Repository-Verantwortliche können diese Schritte befolgen, um ein vorhandenes Objekt-Asset zu bearbeiten:
- Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage Repositorys aus.
- Wählen Sie das Repository aus, das die Assets enthält, die Sie sehen möchten.
- Wählen Sie oben auf der Seite Objekt-Asset aus.
- Klicken Sie auf
das Dreipunkt-Menü ganz rechts neben dem Objekt-Asset, das Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie Asset bearbeiten aus.
- Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen vor und klicken Sie dann auf Aktualisieren.
Ein Dokument-Asset bearbeiten
Alle lizenzierten Nutzenden Ihres Kontos können Änderungen an einem Dokument-Asset vorschlagen, aber diese Änderungen müssen von Repository- oder Asset-Verantwortlichen genehmigt werden, bevor sie veröffentlicht werden. Während Standardnutzende auf die offizielle Genehmigung warten müssen, damit ihre Änderungen wirksam werden, können Repository-Verantwortlichen ihre Aktualisierungen sofort veröffentlichen.
Eine Anleitung zur Genehmigung von Änderungen an einem Dokument-Asset finden Sie in unserem Artikel Repositorys zur Zentralisierung und Standardisierung von Unternehmensdokumentation nutzen.
Auf die Asset-Bibliothek zugreifen
Asset-Bibliotheken sind Sammlungen von Lucid-Dokumenten und -Objekten (Assets), die genehmigt und in einem Repository veröffentlicht wurden. Um auf die Asset-Bibliothek zuzugreifen, folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie ein neues oder vorhandenes Lucidchart-Dokument.
- Wählen Sie
das Symbol Asset-Bibliothek in der Haupttoolleiste ganz links auf der Arbeitsfläche aus.
Hier können Sie auf alle genehmigten Dokumente und Objekte zugreifen, die zu Repositorys in Ihrem Lucid-Konto hinzugefügt wurden. Verwenden Sie die Suchleiste oben im Bereich, um nach Schlüsselwörtern zu suchen, oder nutzen Sie das Dropdown-Menü „Alle Repositorys“, um Assets aus einem bestimmten Repository anzuzeigen.
Ein Asset in ein Lucidchart-Dokument einfügen
Um ein Asset aus der Asset-Bibliothek zu einem Lucidchart-Dokument hinzuzufügen, gehen Sie im Dokument wie folgt vor:
- Wählen Sie
- Suchen Sie das Dokument oder Objekt, das Sie hinzufügen möchten.
- Verwenden Sie die Suchleiste und den Dropdown-Filter, um Ihre Suche einzugrenzen.
- Klicken Sie auf das Asset und ziehen Sie es auf die Arbeitsfläche.
Tipp: Zeigen Sie eine erweiterte Version eines Dokument-Assets direkt in Ihrem aktuellen Dokument an, indem Sie die Funktion von Lucid zum Erweitern und Reduzieren verwenden.
Eine Änderung an einem vorhandenen Asset vorschlagen
Bevor Bearbeitungen an einem Asset in einem Repository veröffentlicht werden können, müssen sie einen Workflow zur Genehmigung durchlaufen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:
Asset-Details anzeigen
Alle Nutzenden auf Ihrem Lucid-Konto können Details zu Assets einsehen, die zu einem Repository hinzugefügt wurden. Der Detailbereich enthält Informationen wie Beschreibung, Asset-Verantwortliche und Version. Um den Detailbereich für ein Asset zu öffnen, folgen Sie diesen Schritten:
- Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage Repositorys aus.
- Wählen Sie das Repository aus, das die Assets enthält, die Sie sehen möchten.
- Wählen Sie oben auf der Seite Veröffentlichte Dokumente oder Objekt-Assets, je nachdem, für welches Asset Sie Details anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf
- Die untere rechte Ecke des Dokuments, für das Sie Details anzeigen möchten.
- Die ganz rechte Seite des Objekt-Assets, für das Sie Details anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf Details anzeigen.
Anzeigen, wo Assets verwendet werden
Im Details-Panel können Sie sehen, wo Dokumente und Objekte als Assets verwendet werden. Unten im Details-Panel sehen Sie je nach Asset-Typ verschiedene Detailabschnitte:
- Vorkommen: Hier wird eine Liste der Stellen angezeigt, an denen das von Ihnen ausgewählte Dokument oder Objekt als Asset in anderen Dokumenten verwendet wird.
- Verwendete Assets: Dies wird nur in den Dokument-Asset-Details angezeigt und zeigt eine Liste anderer Repository-Dokumente, die als Assets in dem von Ihnen ausgewählten Dokument verwendet werden.
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