Der Genehmigungsprozess des Prozess-Accelerators gewährleistet die Integrität der Inhalte, indem er von den Eigentümern des Repositorys, der Ordner und der Assets verlangt, vorgeschlagene Bearbeitungen zu überprüfen, bevor diese veröffentlicht werden.
Als Gutachter können Sie vorgeschlagene Änderungen bewerten, während die Originalversion für die Organisation zugänglich bleibt, um die betriebliche Kontinuität zu gewährleisten. Sobald Sie die Genehmigung erteilt haben, ist der Antragsteller autorisiert, das Update zu veröffentlichen, sodass Sie genau kontrollieren können, wann und wie Vermögenswerte in Ihrem Konto verändert werden.
Diese Funktion steht für Konten mit dem Prozess-Accelerator zur Verfügung. Wenden Sie sich an den Vertrieb , um den Prozess-Accelerator für Ihr Enterprise zu erwerben. Diese ist auch für Konten in der FedRAMP-Umgebung erhältlich.
Grundlagen des Genehmigungsflusses
Folgende Rollen können Änderungen an einem Dokument genehmigen oder ablehnen:
- Repository Besitzer können vorgeschlagene Bearbeitungen an Dokument- und Objekt-Assets in einem von ihnen verwalteten Repository genehmigen oder ablehnen.
- Ordnerbesitzer können vorgeschlagene Bearbeitungen an Dokumentressourcen in einem Ordner, dessen Eigentümer sie sind, genehmigen oder ablehnen.
- Eigentümer von Vermögenswerten können vorgeschlagene Bearbeitungen von Dokumenten, die sich in ihrem Besitz befinden, genehmigen oder ablehnen.
Genehmigungsflussarten
Beim Einrichten Ihres Repositorys stehen Ihnen zwei Arten von Genehmigungsprozessen zur Auswahl:
- Standardgenehmigung: Genehmigungsanfragen werden gleichzeitig an alle Genehmigungspersonen gesendet. Der Antrag wird genehmigt oder abgelehnt, sobald der erste Prüfer antwortet.
-
Sequenzielle Genehmigung: Genehmigungsanfragen werden nacheinander bearbeitet. Die Anfrage wird erst abgeschlossen, wenn sie von den folgenden Rollen genehmigt wurde, in folgender Reihenfolge: Asset-Eigentümer, Ordner-Eigentümer und Repository-Eigentümer.
- Wenn sich ein Prozess in einem Unterordner befindet, benötigt die Anfrage eine Genehmigung sowohl vom Unterordnerbesitzer als auch vom Eigentümer des übergeordneten Ordners.
- Jeder Gutachter wird der Reihe nach benachrichtigt. Zum Beispiel wird der Ordnerbesitzer benachrichtigt, sobald der Prozessbesitzer eine Anfrage genehmigt. Wenn der Prozessbesitzer die Anfrage ablehnt, wird sie an den Anforsteller zur Überarbeitung zurückgeschickt und der Ordnerbesitzer wird nicht benachrichtigt.
Um den Genehmigungsablauftyp für Ihr Repository zu ändern, befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie auf der Seite Repository -Anpassung“ in der linken Navigation auf „Repository-Einstellungen“.
- Unter "Approval flow type" wählen Sie eine neue Option aus.
- Klicke oben rechts auf Einstellungen speichern .
Hinweis: Eine Änderung des Genehmigungsablauftyps hat keine Auswirkungen auf Ausstehende Lizenzanfragen. Aktive Anfragen folgen dem ursprünglichen Genehmigungsprozess – nur neue Anfragen verwenden den neuen Typ.
Genehmigungsanfragen anzeigen
Um alle Ihnen zur Genehmigung vorgelegten Anfragen zu prüfen, befolgen Sie bitte diese Schritte:
- Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Startseite „Repository“ aus.
- Klicken Sie im Navigationsmenü unter „Repository“ auf „Genehmigungsanfragen “.
Die Schritte zur Genehmigung der Bearbeitung eines Assets unterscheiden sich zwischen Dokument-Assets und Objekt-Assets. Schauen Sie sich die untenstehenden Abschnitte für Details zu jedem an.
Dokumentenaktualisierungen prüfen und genehmigen
Um die Details einer Anfrage einzusehen, können Repository-, Ordner- und Asset-Besitzer die folgenden Schritte auf der Seite für Genehmigungsanfragen befolgen:
- Unter „Genehmigung erforderlich“ Wählen Sie ein Repository aus, um alle Assets anzuzeigen, die eine Genehmigung erfordern.
- Wählen Sie den Titel eines Dokument-Assets aus.
- Dokument-Assets werden durch das Lucidchart oder Lucidspark Symbol links neben dem Dokumenttitel gekennzeichnet.
Aus dem Dokument können Sie Folgendes entnehmen:
- Lesen Sie das Dokument.
- Einen Vergleich des bestehenden Dokuments und der vorgeschlagenen Änderungen können Sie durch Klicken auf „Änderungen vergleichen“ in der oberen rechten Ecke des Dokuments einsehen.
-
Genehmigen und veröffentlichen Sie die Änderungen.
- Sie haben außerdem die Möglichkeit, nur zu genehmigen, sodass der Antragsteller später veröffentlichen kann.
- Leugne die Änderungen.
Genehmigen Sie den Mitarbeiter
Genehmigung und Veröffentlichung bearbeiten
Um vorgeschlagene Bearbeiten auf ein Dokument zu genehmigen und zu veröffentlichen, folgen Sie diesen Schritten des Dokument Editors:
- Klicke oben rechts im Dokument auf 'Approve and Public' .
- Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Die Bearbeiten sind jetzt im Repository veröffentlicht und für alle Nutzende auf deinem Konto sichtbar.
Nur genehmigen
Um vorgeschlagene Bearbeiten auf ein Dokument ohne Veröffentlichung zu genehmigen, folgen Sie diesen Schritten des Dokument Editors:
- Klicken Sie auf den Pfeil-Dropdown-Menü rechts neben der Schaltfläche "Approve and Publicish".
- Nur Genehmigung auswählen.
- Geben Sie eine optionale Nachricht an den Anforderer ein.
- Klicken Sie auf Genehmigung.
Der Antragsteller wird darüber informiert, dass seine Änderungen genehmigt wurden und dass er die Änderungen veröffentlichen kann.
Bearbeiten ablehnen
Um die vorgeschlagene Bearbeitung eines Dokuments abzulehnen, befolgen Sie diese Schritte im Dokument-Editor:
- Klicken Sie oben rechts im Dokument auf „Ablehnen“ .
- Verfassen Sie eine Nachricht an den Anfragenden, in der Sie erklären, warum Sie die Bearbeitung ablehnen.
- Klick auf Ablehnen.
Der Antragsteller wird darüber informiert, dass sein Antrag abgelehnt wurde und er Updates vornehmen muss, bevor er erneut einreicht.
Überprüfen und genehmigen von Objektasset-Updates
Um die Bearbeitung von Objektressourcen zu genehmigen oder abzulehnen, können Repository-Besitzer die folgenden Schritte auf der Seite für Genehmigungsanfragen befolgen:
- Unter „Genehmigung erforderlich“ Wählen Sie ein Repository aus, um alle Assets anzuzeigen, die eine Genehmigung erfordern.
- Wählen Sie den Titel eines Objekt-Assets aus.
- Objekt-Assets werden durch ein Objekt-Symbol links neben dem Asset-Titel angezeigt.
- Überprüfen Sie den Bearbeitungsprozess.
- Klicken Sie auf Änderungen genehmigen oder Änderungen ablehnen.
Wenn genehmigt, kann der Antragsteller die Updates veröffentlichen. Falls abgelehnt, kann der Antragsteller Änderungen vornehmen und erneut zur Genehmigung einreichen.
Übersteuerung steht noch auf Genehmigungen aus
Wenn eine Genehmigung ins Stocken kommt (zum Beispiel weil ein Gutachter im Urlaub ist), können Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer den Genehmigungsprozess übersteuern, um ein Asset sofort zu veröffentlichen, die Anfrage zum nächsten Genehmigungsschritt zu verschieben oder die Genehmigungsanfrage durch folgende Schritte abzubrechen:
- Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Startseite „Repository“ aus.
- Klicken Sie im Navigationsmenü unter „Repository“ auf „Genehmigungsanfragen “.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben einer Anfrage.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Zum nächsten Genehmigungsschritt übergehen (erscheint nur, wenn sequentielle Genehmigungen aktiviert sind)
- Asset jetzt veröffentlichen
- Genehmigungsanfrage stornieren
FAQ
Haben Dokumentstatus Auswirkungen auf den Genehmigungsprozess eines Dokuments?
Standardmäßig können Lucid Dokumente Status wie „Entwurf“, „Abgeschlossen“ und „Genehmigt“ erhalten. Diese Statusangaben stehen in keinem Zusammenhang mit dem Prozess-Accelerator und haben keinen Einfluss darauf, ob ein Dokument zur Aufnahme in ein Repository freigegeben wird.
Kann ich eine Genehmigung widerrufen, nachdem ich die Bearbeitung eines Assets genehmigt habe?
Nein. Prüfungsentscheidungen sind endgültig. Du kannst eine Genehmigung oder Ablehnung nicht im Nachhinein widerrufen.
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