Repositorys zur Zentralisierung und Standardisierung von Unternehmensdokumentation nutzen

Definitionen und Rollen

Bevor Sie sich mit den konkreten Schritten für den Zugriff auf sowie das Erstellen und Verwenden von Repositorys befassen, finden Sie hier einige Definitionen von Begriffen, die in diesem Artikel verwendet werden:

• Repository: eine zentralisierte Sammlung von genehmigten und veröffentlichten Dokumenten und Assets, die für alle Nutzenden oder Teams eines Kontos zugänglich ist.
• Eingeschränktes Repository: eine zentralisierte Sammlung genehmigter und veröffentlichter Dokumente und Assets, die nur für Nutzende oder Teams zugänglich ist, die von Prozess-Accelerator-Manager*innen oder Repository-Verantwortliche eingeladen wurden.
• Rollen:
  • Prozess-Accelerator-Manager*in: Nutzende, die den Prozess-Accelerator konfigurieren und die Möglichkeit haben, Repositorys zu erstellen.
  • Repository-Verantwortliche: Nutzende mit vollständiger Kontrolle über ein bestimmtes Repository. Dies umfasst die Verwaltung von Repository-Einstellungen, die Ernennung anderer Repository-Verantwortliche und die Überwachung von Dokumentgenehmigungen.
  • Ordnerbesitzer*in: Nutzende, die Dokumente in einem bestimmten Ordner oder Unterordner in einem Repository verwalten und genehmigen. Dies sind Fachexpert*innen für die Inhalte in dem ihnen zugewiesenen Ordner.
  • Asset-Verantwortliche: Lizenzierte Nutzende, die ein Dokument oder Asset in einem Repository veröffentlicht haben. Sie sind dafür verantwortlich, gemeinsam mit Repository-Verantwortlichen die Richtigkeit sicherzustellen und vorgeschlagene Änderungen zu genehmigen.
  • Nutzende: Lizenzierte oder nicht lizenzierte Nutzende des Kontos, die veröffentlichte Dokumente anzeigen, durchsuchen und kommentieren können. Nur lizenzierte Nutzende können die Veröffentlichung anfordern oder Bearbeitungen an veröffentlichten Dokumenten im Repository vorschlagen.
• Assets:
  • Dokument-Asset: Ein Lucid-Dokument, das einen Genehmigungsprozess durchlaufen hat und in einem Repository veröffentlicht wurde, sodass es für alle Nutzenden in Ihrem Lucid-Konto sichtbar ist. 
  • Objekt-Asset: Eine spezifische Form, die Daten enthält – beispielsweise zu einer Rolle, einem System oder einem Risiko – und zu einem Repository hinzugefügt wurde, sodass sie allen Nutzenden Ihres Lucid-Kontos in der Asset-Bibliothek zugänglich ist.
• Seite „Repository-Verwaltung“: Die Seite, auf der alle Repositorys in Ihrem Lucid-Konto angezeigt werden. Befolgen Sie die Schritte im Abschnitt Auf Repositorys zugreifen, um auf diese Seite zuzugreifen.
• Repository-Anpassungsseite: die Seite für ein einzelnes Repository, die alle darin enthaltenen Dokumente und Assets anzeigt. Um auf diese Seite zuzugreifen, klicken Sie auf der Repository-Verwaltungsseite auf den Titel eines bestimmten Repositorys.

Auf Repositorys zugreifen

Alle Nutzenden Ihres Lucid-Kontos können auf Repositories zugreifen, indem sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys klicken. Um Repositorys mit zusätzlichen Details in der Listenansicht anzuzeigen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf das Symbol Listenansicht.

Um ein bestimmtes Repository in Ihrem Konto zu finden, verwenden Sie die Suchleiste oben auf der Lucid Homepage.

Ein Dokument in einem Repository anzeigen

Nachdem Sie über die oben genannten Schritte auf ein Repository zugegriffen haben, können alle Nutzenden Ihres Lucid-Kontos die Dokumente in diesem Repository auf folgende Arten anzeigen:

• Doppelklicken Sie auf das Dokument, das Sie anzeigen möchten.
• Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite des Repositorys das Dokument aus, das Sie anzeigen möchten. Es wird eine Vorschau des Dokuments angezeigt. 
  • Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der oberen rechten Ecke der Vorschau und wählen Sie dann Öffnen aus, um das vollständige Dokument zu öffnen.

Eine CSV-Datei mit Repository-Assets exportieren

Um eine CSV-Datei oder Repository-Assets auf Ihr Gerät herunterzuladen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Öffnen Sie ein Repository.
3. Wählen Sie das CSV-Symbol oben rechts auf der Repository-Anpassungsseite aus.

Die CSV-Datei enthält:

• Asset-Titel
• Asset-Typ (Objekt oder Dokument)
  • Asset-Untertyp (falls ein Objekt-Asset)
• Asset-Verantwortliche
• In welchem Repository und/oder Ordner sich das Asset befindet
• Version
• Datum der letzten Aktualisierung
• Zuletzt aktualisiert von
• Genehmigt von
• Änderungszusammenfassung
• Ob das Asset archiviert wurde
• Asset-URL (bei einem Dokument-Asset)

Ein neues Repository hinzufügen

Legen Sie fest, wer ein Repository erstellen kann

Prozess-Accelerator-Manager*innen können festlegen, wer in ihrem Lucid-Konto die Berechtigung hat, ein Repository zu erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Berechtigungen zu aktualisieren:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Wählen Sie das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke der Seite aus.
3. Markieren Sie im angezeigten Bereich das Kästchen rechts neben „Erlauben Sie allen Nutzenden, Repositorys zu erstellen“ bzw. heben Sie die Markierung auf.
4. Klicken Sie auf Fertig.

Erstellen Sie ein neues Repository

Auf der Seite zur Repository-Verwaltung können Nutzende neue Repositorys erstellen oder auf bestehende zugreifen und diese bearbeiten. Abhängig von den Einstellungen, die im obigen Abschnitt Festlegen, wer ein Repository erstellen kann festgelegt wurden, ist diese Aktion möglicherweise auf Prozess-Accelerator-Manager*innen beschränkt. Folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Repository zu erstellen:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Repository erstellen.
3. Geben Sie im angezeigten Modal „Repository-Einrichtung“ unter „Repository-Name“ einen eindeutigen Namen ein.
4. Beschreiben Sie unter „Beschreibung“ den Zweck und Inhalt des Repositorys.
5. Wählen Sie einen Repository-Typ aus.
   • Uneingeschränkte Repositorys und deren Inhalte können von allen Nutzenden in Ihrem Lucid-Konto eingesehen werden.
   • Eingeschränkte Repositorys und deren Inhalte können nur von Nutzenden eingesehen werden, die ausdrücklich zum Repository eingeladen wurden. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Eingeschränkte Repositorys weiter unten.
6. Wählen Sie einen Genehmigungstyp aus.
   • Standardgenehmigung: Genehmigungsanfragen werden gleichzeitig an alle Genehmigenden gesendet.
   • Sequenzielle Genehmigung: Genehmigungsanfragen werden in der folgenden Reihenfolge gesendet: Asset-Eigentümer, Ordner-Eigentümer, Repository-Eigentümer.
7. Aktivieren Sie optional das Kästchen neben „Mitgliedern das direkte Veröffentlichen gestatten“. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Nutzende Ihres Kontos nicht auf eine Genehmigung warten, bevor sie Dokumente oder Bearbeitungen im Repository veröffentlichen.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Wählen Sie aus, von wo Sie Dateien importieren möchten, wenn Sie vorhandene Dokumente zum Repository hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf Überspringen, um Dokumente später hinzuzufügen.
   • Spezifische Schritte für die einzelnen Importarten finden Sie im folgenden Abschnitt Bestehende Lucid-Dokumente importieren.

Das Repository ist jetzt über die Repository-Verwaltungsseite für die gesamte Organisation zugänglich, und zugewiesene Repository-Eigentümer werden benachrichtigt.

Eingeschränkte Repositorys

Ein eingeschränktes Repository ist eine zentrale Sammlung genehmigter und veröffentlichter Dokumente und Assets, die nur von Nutzenden eingesehen werden können, die von Prozess-Accelerator-Manager*innen oder Repository-Verantwortlichen eingeladen wurden. Eingeschränkte Repositorys und ihre Inhalte werden in globalen Suchergebnissen ausgeblendet.

Um ein eingeschränktes Repository zu erstellen, befolgen Sie die Schritte im obigen Abschnitt Ein neues Repository erstellen und wählen Sie Eingeschränkt als „Repository-Typ“ aus.

Einschränkungseinstellungen für ein bestehendes Repository aktualisieren

Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer können die Einschränkungseinstellungen eines bestehenden Repositorys aktualisieren, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf der Seite zur Repository-Anpassung in der linken Navigation auf Repository-Einstellungen.
2. Wählen Sie unter „Repository-Typ auswählen“ eine neue Option aus.

Verwalten Sie die Repository-Einstellungen

Prozess-Accelerator-Manager*innen und Repository-Verantwortliche verfügen über verschiedene Verwaltungsfunktionen für die Repositorys, die sie besitzen. Um auf die Repository-Einstellungen zuzugreifen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Wählen Sie das Repository aus, für das Sie die Einstellungen anpassen möchten.
3. Klicken Sie in der Navigation oben links des Repositorys auf Repository-Einstellungen.

Auf dieser Seite können Sie:

• Ein Repository umbenennen.
• Eine Repository-Beschreibung aktualisieren.
• Bestimmen Sie den Repository-Typ.
• Bestimmen Sie den Genehmigungsablauf-Typ.
• Direkte Veröffentlichung zulassen.
  • Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Nutzende Ihres Kontos nicht auf eine Genehmigung warten, bevor sie Dokumente oder Bearbeitungen im Repository veröffentlichen.
• Klicken Sie oben rechts auf Eigentümer verwalten, um Repository-Eigentümer hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen.

Ein Repository archivieren

Repository-Verantwortliche und Prozess-Accelerator-Manager*innen können ein Repository archivieren, indem sie die folgenden Schritte auf der Repository-Verwaltungsseite ausführen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der oberen rechten Ecke der Repository-Kachel.
2. Wählen Sie Archiv-Repository aus.
3. Klicken Sie auf Archivieren.

Nach der Archivierung wird das Repository aus der Repository-Liste entfernt und aus den Suchergebnissen ausgeschlossen. Alle Dokumente in einem archivierten Repository, die andernorts als Dokument-Assets verwendet werden, bleiben als schreibgeschützte Dateien zugänglich.

Ein Dokument-Asset zu einem Repository hinzufügen

Je nach Ihrer Rolle gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Dokument-Asset zu einem Repository hinzuzufügen. In den fettgedruckten Abschnitten unten finden Sie weitere Details.

Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer
Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer können Dokument-Assets auf folgende Weise zu einem Repository hinzufügen:

• Importiere bestehende Lucid Dokument oder Ordner.
• Importieren Sie Dokumente aus einer externen Datei auf Ihrem Gerät.
• Wählen Sie Dokumente aus der Dokumentenliste aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie In Repository verschieben.
• Alle unten aufgeführten Methoden für lizenzierte Nutzende.

Repository-Eigentümer können Dokumente nur zu einem Repository hinzufügen, das sie besitzen.

Lizenzierte Nutzende
Alle lizenzierten Nutzenden auf Ihrem Lucid-Konto können folgendermaßen Dokumente zu einem Repository hinzufügen:

• Fügen Sie neue Lucid-Dokumente von der Seite zur Repository-Anpassung hinzu.
• Fügen Sie ein vorhandenes Lucid-Dokument vom Editor des Dokuments aus zu einem Repository hinzu.

Für beide Optionen ist die Genehmigung durch den Repository-Eigentümer erforderlich.

Ein neues Lucid-Dokument hinzufügen

Um ein neues Lucid-Dokument zu einem Repository hinzuzufügen, können lizenzierte Nutzende in Ihrem Lucid-Konto diese Schritte auf der Anpassungsseite des Repositorys befolgen:

1. Klicken Sie oben rechts auf Neu erstellen.
2. Wählen Sie Dokument aus.
3. Bearbeiten Sie das Dokument nach Bedarf.
4. Wenn das Dokument bereit ist, dem Repository hinzugefügt zu werden, klicken Sie oben rechts auf der Arbeitsfläche auf Genehmigung anfordern.
   • Wenn Sie Prozess-Accelerator-Manager*in oder Repository-Verantwortliche sind, können Sie die Änderungen veröffentlichen, ohne eine Genehmigung anzufordern. Klicken Sie nach der Bearbeitung oben rechts auf Veröffentlichen, um das überarbeitete Dokument sofort zu veröffentlichen.
5. Geben Sie eine optionale Nachricht unter „Nachricht an die Genehmigenden“ ein.
6. Klicken Sie auf Genehmigungsanfrage.

Sie können das Dokument im Repository veröffentlichen, nachdem es genehmigt wurde, indem Sie oben rechts im Dokument auf Veröffentlichen klicken.

Vorhandene Lucid-Dokumente importieren

Je nach Ihrer Rolle können Sie ein vorhandenes Lucid-Dokument auf zwei Arten zu einem Repository hinzufügen:

• Prozess-Accelerator-Manager, Repository-Eigentümer und Ordnerbesitzer können einen bestehenden Lucid Dokument oder Team-Hub-Ordner direkt von der Repository-Anpassungsseite importieren.
• Alle lizenzierten Nutzenden (einschließlich Prozess-Accelerator-Manager*innen und Repository-Verantwortliche) können ein vorhandenes Lucid-Dokument aus dem Editor des Dokuments zu einem Repository hinzufügen.

Weitere Einzelheiten finden Sie in den unten stehenden fett gedruckten Abschnitten.

Importiere ein bestehendes Lucid-Dokument oder einen Team-Hub-Ordner in ein Repository

Anstatt ein neues Dokument zu erstellen, können Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Betreiber bestehende Lucid Dokument und Team Hub-Ordner in ein Repository importieren. Um einen oder mehrere Lucid Dokument oder Team-Hub-Ordner in ein Repository zu importieren, folgen Sie diesen Schritten auf der Anpassungsseite eines Repositorys:

1. Klicken Sie auf das Symbol zum Importieren von Dokumenten oben rechts.
2. Wählen Sie Aus Lucid importieren aus.
3. Wählen Sie aus Lucid Dokument oder Team Hub-Ordner zum Importieren aus.
   • Gemeinsame Dokumente und Ordner benötigen die Zustimmung des Eigentümers. Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner auswählen, den Sie nicht besitzen, erhält der Eigentümer eine E-Mail, in der darum gebeten wird, das Eigentum auf Sie zu übertragen. Sobald das Eigentum übertragen wurde, wird das Dokument oder der Ordner automatisch in das Repository importiert.
4. Klicken Sie auf Elemente verschieben.
5. Wenn Sie teameigene Dokumente oder Ordner aus Lucid hinzufügen (aus einem Team Hub oder Teamordner), müssen Sie im nächsten Modal eine*n Asset-Verantwortliche festlegen und dann auf Weiter klicken. Andernfalls wird der/die Dokumenteigentümer*in zum/zur standardmäßigen Asset-Verantwortlichen.
   • Der Asset-Eigentümer ist für die Überwachung des Dokuments verantwortlich und hat die Möglichkeit, zukünftige Änderungen daran zu genehmigen.
6. Klicken Sie auf Weiter, um zu bestätigen, dass das Verschieben und Veröffentlichen von Dokumenten in ein Repository nicht rückgängig gemacht werden kann und die Freigabeberechtigungen wie folgt geändert werden:
   • Repository-Dokumente sind für alle in Ihrem Lucid-Konto sichtbar.
   • Der externe Zugriff auf Dokumente wird entfernt.
   • Veröffentlichungslinks werden für eingeschränkte Repositorys entfernt.

Das Dokument ist jetzt im Repository zugänglich und kann von allen Nutzende auf Ihrem Lucid -Konto angezeigt werden. Die Importschritte in diesem Abschnitt verschieben jedes ausgewählte Lucid Dokument ins Repository. Das bedeutet, dass sie nicht mehr über Ihre "Meine Dokumentenseite" zugänglich sind.

Füge ein bestehendes Lucid-Dokument aus dem Editor zu einem Repository hinzu

Jeder Lizensierte Nutzende auf Ihrem Lucid -Konto kann direkt vom Dokumenteditor aus beantragen, ein Lucid Dokument zu einem Repository hinzuzufügen, indem er folgende Schritte befolgt:

1. Öffnen Sie das erweiterte Menü oben links auf der Arbeitsfläche.
   • In Lucidchart halten Sie den Mauszeiger nach dem Öffnen des Erweiterten Menüs über „Datei“.
2. Wählen Sie Zum Repository hinzufügen.
3. Wählen Sie im angezeigten Bereich ein Repository aus dem Dropdown-Menü aus.
4. Geben Sie unter „Zusammenfassung“ eine kurze Zusammenfassung des Dokuments ein.
5. Klicken Sie auf Genehmigungsanfrage.

Repository-Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung, über die sie Ihre Anfrage genehmigen oder ablehnen können. Wenn das Dokument genehmigt und veröffentlicht wird, wird das Dokument, in dem Sie arbeiten, in das Repository verschoben.

Eine externe Datei in ein Repository importieren

Prozess-Accelerator-Manager*innen und Repository-Verantwortliche können externe Dateien aus Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural oder BPMN in ein Repository importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Symbol zum Importieren von Dokumenten oben rechts.
2. Wählen Sie Aus Datei importieren, um Dateien in externen Formaten zu importieren.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem lokalen Gerät aus.
4. Klicken Sie auf Fertig.

Das Dokument ist jetzt im Repository zugänglich und kann von allen Nutzenden in Ihrem Lucid-Konto eingesehen werden.

Ein Objekt-Asset zu einem Repository hinzufügen

Assets in einem Repository verwalten

Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer haben verschiedene Verwaltungsfunktionen für Assets in Repositorys, die sie besitzen. Zu diesen Funktionen gehören:

• Dokumente in Ordnern organisieren.
• Ordner-Eigentümer und Asset-Eigentümer werden aktualisiert.
• Verschieben von Dokumenten aus oder in ein anderes Repository.
• Archivieren von Ordnern und Dokumenten aus einem Repository.

Diese Aktionen können alle auf der Seite zur Repository-Anpassung ausgeführt werden, die im Screenshot unten dargestellt ist. In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Einzelheiten dazu, wie Sie die einzelnen Aktionen ausführen.

Organisieren Sie Dokumente in Ordnern

Um einen Ordner innerhalb eines Repositorys zu erstellen, können Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer diesen Schritten folgen: 

1. Klicken Sie oben rechts auf Neu erstellen.
2. Wählen Sie Ordner aus.
3. Benennen Sie Ihren Ordner.
4. Klicken Sie auf OK.

Um ein Dokument in einen Ordner zu verschieben, klicken und ziehen Sie es in den Ordner. 

Einen Ordnerbesitzer aktualisieren

Um die Verantwortlichen eines Ordners zu ändern, können Prozess-Accelerator-Manager*innen und Repository-Verantwortliche diesen Schritten folgen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü auf der rechten Seite des Dokuments.
2. Wählen Sie Ordnereinstellungen aus.
3. Unter „Ordnerbesitzer*in hinzufügen“ geben Sie eine(n) Nutzende(n) ein oder wählen Sie ihn/sie aus den Dropdown-Optionen aus.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Asset-Verantwortliche aktualisieren

Um die Verantwortlichen eines Dokuments zu ändern, können Prozess-Accelerator-Manager*innen und Repository-Verantwortliche diese Schritte befolgen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der unteren rechten Ecke des Dokuments.
2. Wählen Sie Details anzeigen.
3. Klicken Sie im Abschnitt „Eigentümer*in“ auf das Symbol „Bearbeiten“.
4. Geben Sie eine(n) Nutzende(n) ein oder wählen Sie ihn/sie aus den Dropdown-Optionen aus.

Ein Dokument verschieben

Verschieben Sie ein Dokument in ein anderes Repository

verschieben eines Dokuments in ein anderes Repository, Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Betreiber können folgende Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der unteren rechten Ecke des Dokuments.
2. Klicken Sie auf Repository wechseln.
3. Wählen Sie unter "Verschieben nach" im Dropdown-Menü ein neues Repository aus.
   • Wenn Sie ein Dokument in ein eingeschränktes Repository verschieben, muss der Eigentümer des Dokuments Zugriff auf das Repository haben, oder Sie können auf Weiter klicken, um einen neuen Eigentümer auszuwählen.
4. Klicken Sie auf Element verschieben.

Entferne ein Dokument aus einem Repository

ein Dokument aus einem Repository verschieben, Prozess-Accelerator-Manager und Repository-Eigentümer können folgende Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der unteren rechten Ecke des Dokuments.
2. Klicken Sie auf Aus dem Repository entfernen.
3. Klicken Sie auf Entfernen bestätigen, um zu bestätigen, dass dieses Dokument aus dem Repository in Ihren Ordner „Meine Dokumente“ verschoben wird.

Einen Repository-Ordner archivieren

Ein Dokument archivieren

Um ein Dokument in einem Repository zu archivieren, können Prozess-Accelerator-Manager*innen, Repository-Verantwortliche und Ordnerbesitzer*innen diesen Schritten folgen:

1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü in der unteren rechten Ecke des Dokuments, das Sie archivieren möchten.
2. Wählen Sie Zum Archiv verschieben.
3. Klicken Sie auf In Archiv verschieben, um zu bestätigen, dass dieses Dokument nicht mehr im Repository angezeigt wird.

Ein archiviertes Asset wiederherstellen

Um ein zuvor archiviertes Dokument oder Objekt-Asset wiederherzustellen, können Prozess-Accelerator-Manager*innen, Repository-Verantwortliche, Ordnerbesitzer*innen und Prozess-Verantwortliche diesen Schritten folgen:

1. Wählen Sie in der Navigation ganz links auf der Seite unter „Prozess Startseite“ Archiv aus.
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben dem Dokument oder Objekt-Asset, das Sie wiederherstellen möchten.
3. Klicken Sie auf Wiederherstellen.
4. Klicken Sie auf Wiederherstellen, um zu bestätigen, dass das Asset an seinen ursprünglichen Speicherort im Repository zurückkehrt.

Änderungen an einem veröffentlichten Asset vornehmen

Bevor Bearbeitungen an einem Asset in einem Repository veröffentlicht werden können, müssen sie einen Workflow zur Genehmigung durchlaufen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Aktualisierungen für ein veröffentlichtes Repository-Asset anfordern
• Aktualisierungen eines Repository-Dokuments genehmigen oder ablehnen

Versionsverlauf von Repository-Dokumenten anzeigen

Alle Nutzenden in Ihrem Lucid-Konto können frühere Versionen veröffentlichter Repository-Dokumente anzeigen, um zu sehen, welche Änderungen im Laufe der Zeit vorgenommen wurden. Um eine frühere Version eines Repository-Dokuments anzuzeigen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Wählen Sie das Repository aus, das das Dokument enthält, dessen Versionsverlauf Sie anzeigen möchten.
3. Wählen Sie auf der linken Seite der Seite unter „Dokumente“ ein Dokument aus.
4. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü in der oberen rechten Ecke der Seite.
5. Wählen Sie Versionsverlauf anzeigen aus.

Das Dokument wird in einer neuen Registerkarte geöffnet, in der Sie frühere Versionen des Dokuments anzeigen können, indem Sie diese im Panel auf der rechten Seite der Seite auswählen. Sie können auch Revisionen anzeigen, die vor der Veröffentlichung des Dokuments im Repository vorgenommen wurden.

Versionsverlauf aus einem Repository anzeigen
Alternativ können Sie den Versionsverlauf eines veröffentlichten Dokuments direkt aus dem Repository anzeigen, in dem es sich befindet. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys.
2. Wählen Sie das Repository aus, das das Dokument enthält, dessen Versionsverlauf Sie anzeigen möchten.
3. Wählen Sie auf der linken Seite der Seite unter „Dokumente“ ein Dokument aus.
4. Wählen Sie unter dem Dokumenttitel das Dropdown-Menü „Version“ aus.
5. Wählen Sie eine frühere Version aus oder klicken Sie auf Kompletten Versionsverlauf anzeigen, um den Versionsverlauf als neue Seite zu öffnen.

Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Details anzeigen, um Details wie folgende anzuzeigen:

• Letzte Aktualisierung: Das Datum, an dem das Dokument zuletzt aktualisiert wurde.
• Zuletzt aktualisiert von: Nutzende, die das Dokument zuletzt aktualisiert haben.
• Genehmigt von: Alle Nutzenden, die das Dokument zur Veröffentlichung im Repository genehmigt haben.
• Änderungszusammenfassung: Eine Zusammenfassung der Änderungen gegenüber der vorherigen Version. Dies umfasst eine von Nutzenden bereitgestellte Beschreibung von Aktualisierungen zusätzlich zu systemgenerierten Ereignissen, wie zum Beispiel:
  • Dokument umbenannt
  • Dokument dem Repository hinzugefügt
  • Eingebettete Ressource wird automatisch aktualisiert

Versionen vergleichen

Um eine Version eines Dokuments mit einer anderen zu vergleichen, folgen Sie diesen Schritten, nachdem Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt abgeschlossen haben:

1. Wählen Sie in dem Bereich auf der rechten Seite eine der Versionen aus, die Sie vergleichen möchten.
2. Klicken Sie unten im Bedienfeld auf Versionen vergleichen.
3. Wählen Sie die zweite Version, die Sie vergleichen möchten.
4. Klicken Sie auf Ausgewählte Versionen vergleichen.

Die Dokumente werden übereinander angezeigt. Im Panel auf der rechten Seite sehen Sie eine Zusammenfassung der Änderungen, einschließlich der Objekte, die hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht wurden. Änderungen werden ebenfalls in den Dokumenten hervorgehoben. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Highlights“ oben rechts in den Dokumenten, um anzupassen, welche Änderungen in den Dokumenten hervorgehoben werden.

FAQ

Funktionieren Repository-Dokumente wie reguläre Lucid-Dokumente, wenn sie extern über eine Integration eingebettet werden?
Eingebettete Repository-Dokumente können nur von Repository-Verantwortlichen, Asset-Verantwortlichen, Ordnerbesitzer*innen oder Prozess-Accelerator-Manager*innen eingebettet werden. Für Nutzende im selben Lucid-Konto wie der/die Dokumenteigentümer*in können eingebettete Repository-Dokumente mit reinem Kommentarzugriff angezeigt werden. Alle anderen Nutzenden haben nur Lesezugriff.

Was ist der Unterschied zwischen einem Repository-Eigentümer und einem Asset-Eigentümer?
Ein Repository-Eigentümer hat die vollständige Kontrolle über ein bestimmtes Repository. Zu den Hauptaufgaben gehören das Hinzufügen von Dokumenten und Assets zum Repository, das Verwalten der Repository-Einstellungen und das Genehmigen neuer Dokumente und Änderungen, bevor sie im Repository veröffentlicht werden.

Nutzende werden zu Asset-Verantwortlichen, wenn sie ihr Dokument oder Asset im Repository veröffentlichen, sobald es von einem/einer Repository-Verantwortlichen genehmigt wurde. Als Asset-Verantwortliche sind sie für die Richtigkeit des Dokuments für das Unternehmen verantwortlich. Während sie Änderungen an ihrem eigenen Dokument überwachen und genehmigen können, können sie weder Repositorys erstellen noch Repository-Verantwortliche zuweisen oder Bearbeitungen an Dokumenten genehmigen, die ihnen nicht gehören.

Repository-Eigentümer können Asset-Eigentümer neu zuweisen. Ein bestehender Asset-Eigentümer kann seine Rolle an eine andere Person übertragen (dies gilt nur für das Dokument oder Asset in seinem Besitz).

Können Nutzende mit eingeschränktem Zugriff (ohne Lizenz) Prozess-Accelerator-Manager*innen oder Repository-Verantwortliche sein?
Nicht lizenzierte Nutzende können als Prozess-Accelerator-Manager*in oder Repository-Verantwortliche zugewiesen werden, aber sie können für das Repository keine Änderungen vorschlagen oder ihm Inhalte hinzufügen. Für die volle Funktionalität weisen Sie diese Rollen lizenzierten Nutzenden zu.

Was passiert mit Repository-Dokumenten, wenn mein Konto keinen Zugriff mehr auf den Prozess-Accelerator hat?
Wenn für Ihr Konto nach einer Testversion beschlossen wird, den Prozess-Accelerator nicht zu kaufen, oder ein Downgrade durchgeführt wird, sodass kein Zugriff mehr besteht, können Nutzende des Kontos nicht mehr über die Navigation auf der linken Seite der Lucid Homepage auf Repositorys zugreifen. Repository-Dokumente sind weiterhin über die Prozess-Accelerator-Homepage mit Nur-Lese-Berechtigung zugänglich. Darauf kann über den Wechsler des Arbeitsbereichs oben im Navigationsmenü auf der Lucid Homepage zugegriffen werden.

Um Repository-Inhalte zu bearbeiten, müssen Sie den Inhalt aus dem Repository-Dokument in ein reguläres Lucid-Dokument kopieren.

Verwandte Artikel

• Übersicht über den Prozess-Accelerator
• Aktualisierungen für ein veröffentlichtes Repository-Asset anfordern
• Aktualisierungen eines Repository-Dokuments genehmigen oder ablehnen
• Verwenden Sie die Asset-Bibliothek zur Gewährleistung der Konsistenz Ihrer Dokumentation

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