Unternehmenshandbuch: Kontokonfiguration für Kontoinhaber

Konfigurieren Sie Ihr Konto

Willkommen bei Ihrem neuen Lucid Suite Enterprise-Konto! Navigieren Sie zunächst zum Lucid-Administrationsbereich und lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Einstellungen anpassen, die für die Verwaltung Ihres Kontos wichtig sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die hier angegebenen Schritte zur Kontokonfiguration abschließen, bevor Sie Benutzer hinzufügen.

In dieser Phase legen Sie fest, welche Anmeldemethoden für Ihre Benutzer aktiviert werden sollen und welche Authentifizierungsmethode standardmäßig verwendet wird, wenn Benutzer dem Konto beitreten. Sie können außerdem die gewünschten Lizenzeinstellungen anpassen und Anweisungen zur Vorbereitung Ihres Netzwerks erhalten, um sicherzustellen, dass die Lucid-Kommunikation durch Ihre Firewall empfangen wird.

Um auf den Adminbereich zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Lucid-Konto an.
2. Wählen Sie „Admin“ aus dem Menü auf der linken Seite.
3. Geben Sie auf der angezeigten Team-Setup-Seite einen Namen für Ihr Konto ein und klicken Sie auf „Team erstellen“.
   • Sie müssen diesen Schritt der Erstellung eines Teamnamens nur ausführen, wenn Sie zum ersten Mal auf den Adminbereich zugreifen. Bei aufeinanderfolgenden Besuchen werden Sie automatisch zur Übersichtsseite weitergeleitet.

Festlegen der Anmeldemethoden

Stellen Sie beim Festlegen der Anmeldemethoden für Ihr Konto sicher, dass Sie die Standardauthentifizierungsmethode festlegen, die Nutzende beim Anmelden verwenden müssen.

Wenn Sie die Domänenkontrolle aktiviert haben, muss die Standardauthentifizierungsmethode zum Überprüfen der Benutzeridentitäten mit der für das Konto festgelegten Standardanmeldemethode für Benutzer übereinstimmen. Wir empfehlen dringend , die Domänenkontrolle zu aktivieren , um den Sicherheitsstandard für Ihr Unternehmen zu erhöhen. Dazu gehört auch die Anforderung, die Identität eines Benutzers zu überprüfen, bevor dieser zu Ihrem Lucid Enterprise-Konto hinzugefügt wird.

Lizenzeinstellungen anpassen

Auf der Seite Lizenzierungseinstellungen des Adminbereichs können Sie:

• Festlegen, ob neue Nutzende, die dem Konto beitreten, automatisch eine Lizenz erhalten oder eine manuelle Genehmigung durch einen Admin benötigen.
• Legen Sie fest, ob Lizenzanforderungen von vorhandenen Benutzern automatisch genehmigt werden oder eine manuelle Genehmigung durch einen Administrator erforderlich ist.
• Angeben, ob Ihrem Enterprise-Konto automatisch zusätzliche Lizenzen hinzugefügt werden sollen, wenn diese aufgebraucht sind.
• Den Lizenzanforderungsdialog anpassen.
• Benachrichtigungseinstellungen des Admins festlegen.

Die vollständigen Schritte zum automatischen Hinzufügen von Lizenzen zu Ihrem Konto, wenn diese aufgebraucht sind, finden Sie in unserem Artikel zum automatischen Upgrade.

Netzwerk vorbereiten

Wenn Sie den Datenverkehr durch eine Firewall nach Domäne oder IP-Bereichen filtern, lesen Sie unseren Artikel Vorbereiten Ihres Netzwerks für Lucid-Nutzende.

Nutzende hinzufügen und lizenzieren

Nachdem Sie die Ersteinrichtung Ihres Kontos abgeschlossen und die Lizenzeinstellungen entsprechend Ihren Kontoanforderungen konfiguriert haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen. Sie können Benutzer hinzufügen und Lizenzen entweder über das Lucid-Administrationsbereich oder über einen unterstützten IDP über SCIM verwalten. Lesen Sie die folgenden Abschnitte, um den Vorgang für jede Option anzuzeigen.

Aus dem Adminbereich von Lucid

Fügen Sie im Admin-Bereich von Lucid Nutzende per E-Mail-Adresse, Domäne oder CSV-Import hinzu. Dort haben Sie die folgenden Optionen:

• Erstellung eines neuen Lucid-Kontos für einen neuen Nutzenden. Für den Nutzenden wird ein neues Konto erstellt und er wird automatisch dem Enterprise-Konto hinzugefügt
• Nutzende mit einem bestehenden Lucid-Konto hinzufügen. Nutzende mit bestehenden Konten erhalten eine E-Mail-Einladung, die sie annehmen müssen, um dem Konto hinzugefügt zu werden.

Unser Lucid-Adminbereich: Artikel zur Benutzerverwaltung enthält Anweisungen für jede dieser Optionen.

Sobald Benutzer zum Konto hinzugefügt wurden, können Sie ihnen je nach benötigter Zugriffsebene Lucid Suite- und Lucidscale-Lizenzen zuweisen. Fügen Sie auch Benutzer mit eingeschränktem Zugriff hinzu. Diese Benutzer werden bei der Lizenzzählung nicht berücksichtigt, erhalten jedoch nur Kommentarzugriff auf die mit ihnen geteilten Dokumente. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel „ Benutzer mit eingeschränktem Zugriff auf einem Enterprise-Konto“ .

Über SCIM

Die Verwendung von SCIM erhöht die Sicherheit Ihres Kontos, vereinfacht die anwendungsübergreifende Benutzeranmeldung und erweitert Ihre Optionen für die Lizenzverwaltung. In unserem SCIM-Übersichtsartikel finden Sie eine Liste der unterstützten SCIM-Anbieter und Links zu der zugehörigen Dokumentation für Konfigurationsschritte.

Nutzende verwalten

Die Nutzenverwaltung ist eine Schlüsselfunktion bei der Führung Ihres Enterprise Kontos. In diesem Abschnitt finden Sie Anweisungen zum Zuweisen von Administratorrollen zu bestimmten Nutzen in Ihrem Lucid Konto, zum Festlegen, an wen Dokumente übertragen werden, wenn Sie Nutzen löschen oder die Lizenz dafür aufheben, und zum Erstellen von Organisationsgruppen zum Organisieren von Nutzen. Befolgen Sie die Anweisungen zum Ausführen dieser Aktionen im Lucid Adminbereich für die manuelle Kontoverwaltung oder über SCIM, wenn Sie Ihr Konto über einen Identitätsanbieter verwalten.

Admin-Rollen zuweisen

Durch die Zuweisung von Admin-Rollen an andere Nutzende können Sie die Verwaltung Ihres Kontos optimieren. Die Rollen, die Sie anderen in Ihrem Konto zuweisen können, sind:

• Kontoadministrator
• Rechnungs-Admin
• Dokumenten-Admin
• Organisatorischer Gruppenadmin
• Vorlagen-Admin

Weitere Informationen zu den Funktionen und Einschränkungen der einzelnen Admin-Rollen finden Sie im Lucid-Adminbereich: Artikel Admin-Rollen.

Planen Sie zukünftige Eigentümerwechsel
Wenn die Kontoeigentümerschaft auf einen anderen Nutzenden übertragen werden muss, z. B. bei einem Verantwortungsübergang oder wenn der Kontoinhaber das Unternehmen verlässt, stellen Sie sicher, dass die Eigentümerschaft vor der Verantwortungsübertragung übertragen wird, um eine Unterbrechung der Produktivität Ihres Teams zu vermeiden. Um die Schritte zu sehen, lesen Sie unseren Artikel Kontoinhaber ändern.

Erstellen Sie Organisationsgruppen, um Nutzende zu organisieren

Zur Unterstützung der Verwaltung Ihres Kontos können Sie Organisationsgruppen und Untergruppen erstellen, um Nutzen zu organisieren, Lizenzen zu verwalten und Freigabeberechtigungen festzulegen, einzuführen und einzustellen. Darüber hinaus können Sie die Verantwortung für die Verwaltung einer bestimmten Gruppe einem organisatorischen Gruppenadministrator zuweisen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel Lucid Adminbereich: Gruppenverwaltung“ .

Standarddokumenteigentümer festlegen

Wenn Nutzende gelöscht werden oder ihnen die Lizenz entzogen wird – wie man das macht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt – müssen alle Dokumente, deren Eigentümer sie sind, an einen neuen Eigentümer übertragen werden. Sie können einen Standarddokumenteigentümer für Ihr Konto auswählen – an diesen Nutzenden werden alle Dokumente übertragen, sofern nicht anders angegeben, wenn ein Admin einen einzelnen Nutzenden löscht oder die Lizenz aufhebt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente an einen vertrauenswürdigen Lucid-Nutzenden übertragen werden. Es vereinfacht auch den Übertragungsprozess, da nicht jedes Mal, wenn ein Nutzender gelöscht oder einem Nutzenden die Lizenz entzogen wird, die Eingabe einer Person erforderlich ist, um die Dokumente zu erhalten.

Im Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen finden Sie Anweisungen zum Zuweisen oder Ändern des standardmäßigen Dokumenteigentümers in Ihrem Konto.

Nutzende löschen oder ihnen die Lizenz entziehen

Als Kontoinhaber des Enterprise-Kontos haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zu löschen oder deren Lizenz zu entziehen. Durch das Löschen eines Benutzers wird sein Lucid-Konto dauerhaft geschlossen. Durch die Entlizenzierung bleibt ihm das Lucid-Konto als Benutzer mit eingeschränktem Zugriff erhalten. Benutzer mit eingeschränktem Zugriff können Dokumente anzeigen und kommentieren, können aber keine anderen Änderungen vornehmen und werden bei der Anzahl Ihrer Lizenzen nicht berücksichtigt.

Unabhängig davon, ob Sie einen Nutzenden löschen oder ihm die Lizenz entziehen, müssen Sie das Eigentum an seinen Dokumenten auf einen anderen lizenzierten Nutzenden übertragen, wenn Sie den Löschvorgang bzw. den Entzug der Lizenz durchlaufen. Anweisungen zum Einrichten eines Standarddokumenteigentümers finden Sie im Abschnitt oben.

Aus dem Adminbereich von Lucid
Anweisungen zum Löschen oder Lizenzentzug von Nutzenden aus dem Lucid-Adminbereich finden Sie in unserem Artikel Lucid-Adminbereich: Artikel zur Benutzerverwaltung.

Über SCIM
Wenn Sie SCIM verwenden, lesen Sie unseren Artikel SCIM-Übersicht, um identitätsanbieterspezifische Dokumentation und Anweisungen zu finden.

Weitere Lizenzen hinzufügen

Sie können zusätzliche Lizenzen über die Übersichtsseite des Adminbereich erwerben. Um mehr zu erfahren und die Schritte zu befolgen, lesen Sie unseren Artikel Weitere Lucid-Lizenzen hinzufügen.

Erfahrung der Nutzenden anpassen

Glückwunsch! Ihr Unternehmenskonto ist jetzt eingerichtet. In diesem Abschnitt werden Sie durch die Einstellungen geführt, die Sie anpassen können, um Ihren Nutzenden Zugriff auf zusätzliche Funktionen zu gewähren und Lucid in andere bereits verwendete Produkte und Anwendungen zu integrieren.

Kontoweite Integrationen einrichten

Lucid bietet eine Vielzahl von Integrationen. Einige müssen vor der Verwendung von Admins über den Adminbereich eingerichtet werden, andere können von Nutzenden direkt eingerichtet werden. Anweisungen zum Zugriff auf den Integrations Marketplace über die Lucid-Startseite finden Sie im Artikel „Lucid Integration Marketplace“. Von dort aus können Sie eine vollständige Liste aller Angebote mit Links zu den zugehörigen Help-Center-Artikeln sehen, um mehr zu erfahren.

Benutzerfunktionssteuerelemente verwalten

Sie können Funktionen wie Offline-Speicher, Collaborative AI und Entwicklerkontrollen für Ihr gesamtes Konto aktivieren oder deaktivieren. Anweisungen finden Sie in unserem Lucid-Adminbereich: Artikel Sicherheitseinstellungen.

Einstellungen für das Editor-Erlebnis festlegen

Zu den Editor-Erlebniseinstellungen gehört die Möglichkeit, Chat, Bild- und Symbolsuche sowie Standardvorlagen zu deaktivieren. Auf dieser Adminbereich-Seite können Sie auch Markenschriftarten hochladen, die allen lizenzierten Nutzenden Ihres Enterprise-Kontos zur Verfügung stehen sollen. Weitere Informationen finden Sie im Lucid-Adminbereich: Artikel „Sicherheitseinstellungen“.

Zugriff auf Teamordner festlegen

Verwalten Sie die Teamordner-Einstellungen von der Seite Sicherheit im Adminbereich aus, wie im Artikel Lucid Adminbereich: Sicherheitseinstellungen beschrieben. Hier können Sie die Erstellung TeamOrdners einschränken.

Weitere Informationen dazu, ob Sie Ihren Benutzern Zugriff gewähren möchten, finden Sie in unserem Artikel „Teamordner erstellen“ .

Zusätzliche Kontoinhaberfunktionen

Nachdem Ihr Konto nun so konfiguriert ist, wie es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, können Sie mit der täglichen Verwaltung Ihres Lucid-Kontos beginnen.

In diesem Abschnitt werden Ihnen zusätzliche Kontoverwaltungsoptionen vorgestellt, die Sie nutzen können, um Ihr Konto erfolgreich zu verwalten, egal, was ansteht. Dazu gehören Funktionen wie das Suchen und Verwalten von Dokumenten mit Document Discovery, die Verwaltung Ihres Abonnements, das Anpassen von Dokumentattributen, der Zugriff auf Nutzungsdaten und die Erkundung von Zusatzfunktionen wie KMS und Schulungen.

Verwendung von Document Discovery
Mit Document Discovery können Sie Freigabeberechtigungen für alle Dokumente suchen, anzeigen und bearbeiten, die Ihrem Konto gehören. Darüber hinaus können Sie eine CSV-Datei mit Dokumentmetadaten herunterladen, gelöschte Dokumente wiederherstellen, den Dokumentbesitz übertragen, Dokumente in Teamordner verschieben und externe Freigabeberechtigungen für bestimmte Dokumente widerrufen.

Erfahren Sie mehr über Dokument Discovery in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen .

Abonnement- und Abrechnungsinformationen verwalten
Eine vollständige Liste aller Abonnementressourcen finden Sie in unserem Artikel Plan- und Abrechnungsübersicht. Dazu gehören die Verwaltung Ihres Lucid-Plans, die Behebung von Zahlungsproblemen, die Aktualisierung von Abrechnungsinformationen, der Zugriff auf oder die Änderung von Rechnungen sowie die Überprüfung Ihrer Steuerinformationen.

Anweisungen zum Erwerb zusätzlicher Lizenzen finden Sie in unserem Artikel Weitere Lucid-Lizenzen hinzufügen.

Anpassen von Dokumentattributen und -status
Sie können Attribute konfigurieren und benutzerdefinierte Status und Klassifizierungen für den Dokument- und Teamordner in Ihrem Konto zuweisen. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Compliance-Einstellungen .

Ermitteln des Vermächtnisses des Kontos
In unseren Artikeln finden Sie die Schritte zur Kündigung Ihres Plans oder zum vollständigen Löschen des Enterprise-Kontos und zum Löschen Ihres Kontos und Ihrer persönlichen Daten aus Lucid Software.

Um stattdessen den Kontoinhaber auf einen anderen Nutzenden zu übertragen, befolgen Sie die Schritte zum Ändern des Kontoinhabers.

Zusatzfunktionen

• Nutzungsdaten: Informationen dazu, wo Sie die CSV-Datei mit den Benutzerdaten und das PDF mit den häufig gestellten Fragen zum Lesebericht herunterladen können, finden Sie in unserem Artikel Willkommen beim Adminbereich von Lucid.
• KMS: Um zu erfahren, wie Sie den Lucid Key Management Service verwenden können, um Ihre eigenen Verschlüsselungsschlüssel für eine zusätzliche Sicherheitsebene zu steuern, lesen Sie unseren Artikel Lucid-Adminbereich: Sicherheitseinstellungen für Informationen und die nächsten Schritte.
• Maßgeschneiderte Schulungen: Sie können Vor-Ort-Schulungen, individuelle Schulungen, maßgeschneiderte Webinare und Implementierungsdienste erwerben, um den Wert und die Rendite Ihres Lucid-Kontos zu steigern. Wenden Sie sich zunächst an Ihren Account Manager, Customer Success Manager oder wenden Sie sich an Professional Services.

Ressourcen

Schauen Sie sich diese zusätzlichen Ressourcen an, um Ihr Fachwissen zu erweitern und sich mit der Verwaltung Ihres neuen Enterprise-Kontos vertraut zu machen. Diese Ressourcen sind nur auf Englisch verfügbar.

Community-Beitrag
Ihre erste Anlaufstelle: Lösungen zur Fehlerbehebung bei Admin-Problemen: Sehen Sie sich diesen Beitrag an, um Hilfe bei häufigen Problemen zu erhalten oder eine Frage zu stellen.

Schulungslabor
Lucid Admin-Schulung: Nehmen Sie an diesem Kurs teil, um eine interaktive Erklärung Ihrer Funktionen als Admin zu erhalten und ein Lucid Builder-Abzeichen zu erhalten.

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