Klares Admin-Panel: Gruppenverwaltung

Gruppenverwaltungserfahrung bestimmen

Lucid hat eine neue Gruppenverwaltungserfahrung veröffentlicht. Während wir die Konten auf die neue Erfahrung umstellen, können einige Konten in der ursprünglichen Erfahrung verbleiben. Bevor Sie diesen Artikel lesen, bestimmen Sie, welche Gruppenverwaltungserfahrung Ihr Konto verwendet. Um dies zu tun:

1. Wählen Sie in Ihrem Lucid-Konto im Menü links Admin aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Gruppen aus.
   • Wenn Sie „Neue Funktion bald verfügbar!“ sehen, lesen Sie unseren Artikel Lucid-Adminbereich: Gruppen, um Anweisungen zur Nutzung der ursprünglichen Erfahrung zu erhalten.
   • Wenn Sie die untenstehende Seite sehen, lesen Sie diesen Artikel weiter, um mehr über die neue Erfahrung im Gruppenmanagement zu erfahren.
     

Grundlagen zu Gruppen

Lucid bietet viele Optionen, um die Verwaltung von Gruppen in Ihrer Organisation zu erleichtern. Hier finden Sie alle Informationen, die Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen.

Funktionen für die Verwaltung Ihrer Organisation:

• Organisationsgruppen sind Gruppen, die vom Kontoinhaber oder einem Kontoadmin erstellt werden, um die Einstellungen eines Kontos detaillierter zu verwalten. Ein(e) Nutzende(r) kann nur einer Organisationsgruppe angehören.
  • Die Standard-Organisationsgruppe ist die Gruppe, in die alle Nutzenden standardmäßig eingeteilt werden. Lizenz- und Sicherheitseinstellungen, die für das gesamte Konto festgelegt sind, gelten für alle Nutzende in dieser Gruppe.
  • Eine Übergeordnete Organisationsgruppe ist eine Organisationsgruppe, die andere Organisationsgruppen enthält.
    
• Teams sind Gruppen, die es Nutzenden ermöglichen, effizienter zusammenzuarbeiten, indem sie einen Team-Hub verwenden, der einen Team Space, einen Teamplan und Teamdokumente umfasst. Nutzende können mehreren Teams angehören.
• Gruppen (geteilt) sind Gruppen, die es Nutzenden ermöglichen, Dokumente mit einer bestimmten Gruppe zu teilen, anstatt jeden einzelnen Mitwirkenden hinzuzufügen. Nutzende können mehreren Gruppen angehören, um Dokumente zu teilen.
  • Wenn Sie Gruppen mit der vorherigen Gruppenverwaltungserfahrung erstellt haben, werden sie hier angezeigt.

Organisationsgruppen

Organisationsgruppen sind Gruppen, die vom Kontoinhaber oder einem Kontoadministrator erstellt werden, um die Einstellungen eines Kontos granularer zu verwalten.

Auf Organisationsgruppen zugreifen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf Organisationsgruppen zuzugreifen:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf das Dropdown-Menü Gruppen.
3. Wählen Sie Organisationsgruppen.

Eine Organisationsgruppe erstellen

So erstellen Sie eine neue Organisationsgruppe:

1. Navigieren Sie zur Organisationsgruppenseite im Lucid-Adminbereich.
2. Wählen Sie oben rechts + Neue Organisationsgruppe aus.
3. Im erscheinenden Fenster "Grundlagen" setzen, bringen, einstellen den Gruppennamen und die Beschreibung.
   • Ihr Organisationsgruppenname kann für jeden in Ihrem Enterprise-Konto sichtbar sein, wenn Sie Inhalte mit Mitwirkenden teilen. Wir empfehlen Ihnen, keine sensiblen oder vertraulichen Informationen in den Gruppennamen aufzunehmen.
4. Wenn Sie eine untergeordnete Gruppe (oder Untergruppe) innerhalb einer vorhandenen Organisationsgruppe erstellen, klicken Sie auf das kleine Stiftsymbol, um die übergeordnete Organisationsgruppe auszuwählen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Geben Sie den Namen des bzw. der Nutzenden ein, den/die Sie zum Gruppenadmin ernennen möchten.
   • Wenn Sie sich entscheiden, keinen Gruppenadmin zu bestimmen, sind der Kontoinhaber und der Kontoadmin die einzigen, die die Gruppe verwalten dürfen.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Geben Sie die Namen der Nutzenden in Ihrem Konto ein, die Sie zur Organisationsgruppe hinzufügen möchten.
   • Sie können diesen Schritt überspringen und Nutzende einzeln oder in großen Mengen von der Benutzerseite hinzufügen, nachdem die Organisationsgruppe erstellt wurde.
9. Klicken Sie auf Weiter.
10. Überprüfen Sie die Details und klicken Sie auf Gruppe erstellen.

Nutzende zu einer Organisationsgruppe hinzufügen

Nachdem eine Organisationsgruppe erstellt wurde, kann der Admin über die Seite "Nutzende" des Adminbereichs Nutzende zur Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Artikel Lucid Adminbereich: Nutzende management.

Lizenzlimits für Organisationsgruppen verwalten

Jede Organisationsgruppe kann ein Lizenzlimit haben, das die maximale Anzahl von Lizenzen festlegt, die den Nutzenden innerhalb dieser Gruppe zugewiesen werden können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um auf die Seite mit den Lizenzlimits zuzugreifen:

1. Navigieren Sie zur Organisationsgruppenseite im Lucid-Adminbereich.
2. Klicken Sie oben rechts auf Lizenzlimits verwalten.

Auf der Seite mit den Lizenzlimits, die sich öffnet, können Sie je nach Bedarf Ihres Kontos Lizenzlimits hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Sofern für eine Untergruppe kein bestimmtes Lizenzlimit gesetzt, bringen, einstellen festgelegt ist, wird diese automatisch zum Limit der übergeordneten Organisationsgruppe beitragen. Weitere Informationen zur Organisationsgruppenstruktur finden Sie im Abschnitt "Grundlagen der Gruppe" weiter oben.

Eine Organisationsgruppe bearbeiten

1. Navigieren Sie zur Organisationsgruppenseite im Lucid-Adminbereich.
2. Klicken Sie auf das Dreipunktsymbol links neben der Organisationsgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie Grundlagen der Gruppe bearbeiten aus.
4. Ändern Sie den Gruppennamen oder die Gruppenbeschreibung.
5. Klicken Sie auf Bestätigen.

Eine Organisationsgruppe löschen

1. Navigieren Sie zur Organisationsgruppenseite im Lucid-Adminbereich.
2. Klicken Sie auf das Dreipunktsymbol links neben der Organisationsgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
3. Organisationsgruppe löschen auswählen.

Benutzerverwaltung an einen Gruppenadmin delegieren

Weisen Sie einen oder mehrere Gruppenadmin(s) zu, um den Nutzenden Ihres Kontos die Berechtigung zu erteilen, eine Gruppe und deren Mitglieder, einschließlich Lizenzanforderungen, zu verwalten. Der Gruppenadmin kann jedoch keine kontoweiten Änderungen vornehmen, wie es ein Kontoadmin kann.

Ein Organisationsgruppenadmin kann Folgendes für die Nutzenden verwalten, die seiner Gruppe zugewiesen sind:

• Anzeigen einer Liste von Benutzern
• Lizenzen verwalten
• Fügen Sie bestehende Nutzende des Kontos ihrer Gruppe hinzu
• Verschieben Sie die Nutzenden aus ihrer Gruppe in die Standard-Gruppe
  • Gruppenadmin können Nutzende auch von einer Gruppe in eine andere verschieben, wenn sie Admin beider Gruppen sind.
• Bearbeiten von Benutzerdetails wie Name und E-Mail-Adresse
• Benutzerliste als .csv-Datei exportieren

Die Rolle des Organisationsgruppenadmins zuweisen

1. Navigieren Sie zur Seite der Organisationsgruppe im Lucid-Adminbereich.
2. Wählen Sie eine Organisationsgruppe aus.
3. Klicken Sie auf das Dreipunktsymbol links neben der Organisationsgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
4. Wählen Sie Gruppenadmin bearbeiten aus.
5. Fügen Sie Nutzende hinzu, die Sie zu Gruppenadmins ernennen möchten, oder entfernen Sie sie.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.

Teams

Die Team-Hub-Erfahrung von Lucid ermöglicht es den Kontomitgliedern, sich in Teams zu organisieren, um effizienter zusammenzuarbeiten. Kontoinhaber und Admins können eine Liste aller Teams und ihrer Teammitglieder im Admin-Bereich einsehen.

Auf die Teameinstellungen im Adminbereich zugreifen

So navigieren Sie zur Seite „Teams“ im Lucid-Adminbereich:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf das Dropdown-Menü Gruppen.
3. Wählen Sie Teams aus.

Ein Team erstellen

Um eine neue Gruppe zum Teilen von Dokumenten zu erstellen:

1. Navigieren Sie zur Seite „Teams“ im Lucid-Adminbereich.
2. Klicken Sie oben rechts in der Liste der „Teams“ auf Team hinzufügen.
   • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben „Team hinzufügen“, um mehrere Teams mit einer CSV-Datei zu erstellen.
3. Geben Sie im angezeigten Fenster unter „Dieses Team benennen“ einen Teamnamen ein.
   • Jeder Teamname, den Sie Ihrem Konto hinzufügen, muss einzigartig sein. Ihnen wird eine Meldung im Adminbereich angezeigt, wenn der von Ihnen gewählte Name bereits in Ihrem Konto verwendet wird.
   • Wir empfehlen Ihnen, keine sensiblen oder vertraulichen Informationen in den Kontonamen aufzunehmen.
4. Bestimmen Sie den Teamtyp.
5. Klicken Sie auf Team erstellen.

Nutzende zu einem Team hinzufügen

Navigieren Sie zur Seite „Teams“ im Lucid-Adminbereich.

1. Wählen Sie ein Team aus der Liste auf der linken Seite aus.
2. Klicken Sie oben rechts auf Nutzende zu einem Team hinzufügen.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der bestehenden Lucid-Nutzenden in Ihrem Konto ein, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf Fertig.

Zuweisen von Rollen und Berechtigungen zu Teams

Um die Rolle bzw. Berechtigungen für Mitglieder eines Team-Hubs anzupassen, können Kontoinhaber und Account-Admin auf der Teams -Seite im Lucid Adminbereich folgende Schritte ausführen:

1. Wählen Sie ein Team aus der Liste auf der linken Seite aus.
2. Suchen Sie den Nutzende, dessen Rolle oder Berechtigung Sie anpassen möchten, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Spalte "RolleTeam ".
3. Wählen Sie eine Rolle oder Berechtigung aus der Liste aus.
4. Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für die verbleibenden Teammitglieder.

Nutzende aus einem Team entfernen

Navigieren Sie zur Seite „Teams“ im Lucid-Adminbereich.

1. Wählen Sie ein Team aus der Liste auf der linken Seite aus.
2. Suchen Sie den/die Nutzende(n), den/die Sie entfernen möchten, und wählen Sie das Symbol mit den drei gestapelten Punkten ganz rechts neben seinem/ihrem Namen.
3. Wählen Sie Aus dem Team entfernen.
4. Klicken Sie auf Nutzer oder Nutzerin entfernen.

Teams zusammenführen

Um mehrere Teams zu einem zusammenzuführen, folgen Sie den folgenden Schritten. Das Zusammenführen von Teams verschoben Teammitglieder und Inhalte zum Zielteam und löscht das ursprüngliche Team dauerhaft in Lucid.

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite des Adminbereichs auf Gruppen .
2. Wählen Sie Teams im Dropdown-Menü aus.
3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben dem Team, in das Sie ein anderes Team zusammenführen möchten.
4. Wählen Sie Team zusammenführen.
5. Nutze das Dropdown-Menü, um das Team auszuwählen, mit dem du fusionieren möchtest.
6. Klicke auf Teams zusammenführen.

Ein Team archivieren

Um ein Team zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite des Adminbereichs auf Gruppen .
2. Wählen Sie Teams im Dropdown-Menü aus.
3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben einem Team.
4. Klicken Sie unten im angezeigten Panel auf Archiv Team .
5. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf Archiv.

Sobald ein Team archiviert ist, verlieren die Teammitglieder den Zugriff auf den Team-Space und die Dokumente, bleiben aber Nutzenden Ihres Lucid-Kontos. Wenn Teamdokumente mit Nutzenden außerhalb des Teams geteilt wurden, können diese Nutzenden möglicherweise weiterhin über eine URL auf die Dokumente zugreifen.

Archiv-Teams in großen Mengen
Um mehrere Teams gleichzeitig zu archivieren, folgen Sie diesen Schritten von der Teams -Seite des Adminbereichs:

1. Hake das Kästchen neben jedem Team, das du entfernen möchtest.
2. Klicken Sie oben rechts in der Liste auf Massenaktionen .
3. Ausgewählte Archiv-Teams.
4. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf Archiv.

Ein Archivteam wiederherstellen
Sie können ein Archivteam wiederherstellen, indem Sie diesen Schritten auf der Teams Seite des Adminbereichs folgen:

1. Rechts in der Suchleiste klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktive Teams .
2. Ausgewählte Archiv-Teams.
3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü rechts neben einem Team.
4. Wählen Sie Team wiederherstellen.
5. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf Team wiederherstellen.

Gruppen (geteilt)

Gruppen (geteilt) ermöglicht es Nutzenden, Dokumente mit einer bestimmten Gruppe zu teilen, anstatt jeden einzelnen Mitwirkenden hinzuzufügen. Wenn Sie Gruppen mit der vorherigen Gruppenverwaltungserfahrung erstellt haben, werden sie hier angezeigt.

Zugriffsgruppen (geteilt)

Um auf Gruppen (geteilt) zuzugreifen:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf das Dropdown-Menü Gruppen.
3. Wählen Sie Gruppen (geteilt).

In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie man eine Gruppe erstellt, verwaltet und löscht – all dies kann über die Seite „Gruppen (Freigabe)“ erfolgen.

Erstellen Sie eine Gruppe zum Teilen von Dokumenten

Um eine neue Gruppe zum Teilen von Dokumenten zu erstellen:

1. Navigieren Sie im Lucid-Adminbereich zur Seite „Gruppen (Freigabe)“.
2. Bewegen Sie unter „Gruppen verwalten (geteilt)“ links auf der Seite den Mauszeiger und halten Sie ihn über den Namen Ihres Kontos.
   • Um eine Untergruppe unter einer bestehenden Gruppe zu erstellen, halten Sie den Mauszeiger über den Namen der übergeordneten Gruppe.
3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol .
4. Wählen Sie Gruppe erstellen aus.

Nutzende zu einer Gruppe hinzufügen, um Dokumente zu teilen

1. Navigieren Sie im Lucid-Adminbereich zur Seite „Gruppen (Freigabe)“.
2. Wählen Sie eine Gruppe im Menü auf der linken Seite aus.
3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Nutzende zur Gruppe hinzufügen.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Nutzenden ein, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
5. Klicken Sie auf Fertig.

Nutzende aus einer Gruppe entfernen, weil sie Dokumente geteilt haben

1. Navigieren Sie im Lucid-Adminbereich zur Seite „Gruppen (Freigabe)“.
2. Wählen Sie eine Gruppe im Menü auf der linken Seite aus.
3. Suchen Sie den/die Nutzende(n), den/die Sie entfernen möchten, und wählen Sie das Symbol mit den drei gestapelten Punkten ganz rechts neben seinem/ihrem Namen.
4. Wählen Sie Aus Gruppe entfernen.
5. Klicken Sie auf Nutzer oder Nutzerin entfernen.

Eine Gruppe löschen (geteilt)

1. Navigieren Sie im Lucid-Adminbereich zur Seite „Gruppe (Freigabe)“.
2. Bewegen Sie unter „Gruppen verwalten (geteilt)“ links auf der Seite den Mauszeiger über den Namen einer Gruppe und halten Sie ihn dort.
3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol .
4. Wählen Sie Gruppe löschen.
5. Klicken Sie auf Bestätigen.

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