Lucid Adminbereich: Gruppen

Gruppenverwaltungserfahrung bestimmen

Lucid hat eine neue Gruppenverwaltungserfahrung für Enterprise-Konten veröffentlicht. Während wir die Konten auf die neue Erfahrung umstellen, ermitteln Sie bitte vor dem Lesen dieses Artikels, welche Gruppenverwaltungserfahrung Ihr Konto verwendet. Um dies zu tun:

1. Wählen Sie in Ihrem Lucid-Konto im Menü links Admin aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Gruppen aus.
   • Wenn Sie „Neue Funktion bald verfügbar!“ sehen, lesen Sie diesen Artikel weiter.
   • Wenn Sie die unten gezeigte Seite sehen, lesen Sie unseren Artikel Lucid-Adminbereich: Gruppenverwaltung, um Anweisungen zur Nutzung der neuen Erfahrung zu erhalten.
     

Zugriffsgruppenverwaltung

Um auf die Gruppenverwaltung zuzugreifen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Nutzende  .
    
3. Zeigen Sie im Menü auf der linken Seite „Team und Gruppen“ an.

Beginnen Sie mit Gruppen

Bevor Sie Ihre Teammitglieder in Gruppen einteilen, sollten Sie einige wichtige Dinge wissen. 

• Sie können nur ein „Team“ haben, aber Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Gruppen und Untergruppen erstellen.
• Jedes Kontomitglied gehört zu einer einzigen Hauptgruppe. 
• Ein Kontomitglied kann zu einer unbegrenzten Anzahl von Gruppen hinzugefügt werden.
  • Die allgemeine Gruppenmitgliedschaft wird verwendet, um automatisch Zugriff auf Teamordner und Dokumente zu gewähren.
• Der Kontoinhaber und der Konto-Admin können Nutzende erstellen und dem Konto hinzufügen. Der Kontoinhaber, der Konto-Admin und der Gruppenadmin (nur Enterprise) können vorhandene Nutzende des Kontos zu einer Gruppe hinzufügen und Nutzende innerhalb einer Gruppe verwalten.
  

Primärgruppe festlegen oder ändern

Die primäre Gruppe eines Nutzenden ist standardmäßig als Teamkonto festgelegt (in unserem Beispiel Dunder Mifflin), kann aber vom Kontoinhaber oder Kontoadministrator mit den folgenden Schritten geändert werden:

1. Wählen Sie einen oder mehrere Nutzende aus, indem Sie das/die Kästchen ganz links in der Zeile „Nutzende“ aktivieren.
2. Wählen Sie (Bearbeiten) neben „Teams und Gruppen“ im Menü auf der rechten Seite.
3. Klicken Sie unter „Ausgewählte Gruppen“ auf Hauptgruppe ändern.
4. Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie als Hauptgruppe festlegen möchten.
5. Klicken Sie auf Bestätigen.

Allgemeine Gruppenmitgliedschaft

Ein Kontomitglied kann zu einer unbegrenzten Anzahl von Gruppen hinzugefügt werden. Um automatisch Zugriff auf alle Dokumente in einem Teamordner zu gewähren, fügen Sie das Kontomitglied zu dieser Gruppe hinzu.

Um mit unserem Beispiel fortzufahren: Zusätzlich zu Jims Hauptgruppe „Vertrieb“ wurde er auch der Gruppe „Kundensupport“ hinzugefügt, damit er Zugriff auf die für diese Gruppe freigegebenen Dokumente hat.

Gruppen erstellen und verwalten

Folgen Sie die Schritte in den unten stehenden Abschnitten, um Gruppen zu verwalten.

Erstellen Sie eine neue Gruppe oder Untergruppe

Der Kontoinhaber und der Kontoadministrator können eine Gruppe oder Untergruppe hinzufügen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Nutzende.
3. Wählen Sie unter „Team und Gruppen“ das Stiftsymbol neben dem übergeordneten Team oder der Gruppe.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen oder Untergruppe erstellen.

Eine Gruppe oder Untergruppe löschen

Der Kontoinhaber und der Konto-Admin können eine Gruppe löschen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Nutzende.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die Gruppe oder Untergruppe und wählen Sie das Bleistiftsymbol aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe löschen.
   • Wenn Sie eine Untergruppe löschen, wird durch Auswahl von „Gruppe löschen“ die übergeordnete Gruppe, zu der sie gehört, nicht entfernt.

Nutzenden zu einer Gruppe hinzufügen

Der Kontoinhaber und die Kontoadministratoren können einen Nutzenden zu einer Gruppe hinzufügen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie in der Liste der Nutzenden das Teammitglied aus.
2. Wählen Sie (Bearbeiten) neben „Teams und Gruppen“ im Menü auf der rechten Seite.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger unter „Verfügbare Gruppen“ über die Gruppe, der Sie den Nutzenden hinzufügen möchten, und klicken Sie auf  das Plus-Symbol.
4. Wählen Sie Bestätigen.

Der Gruppenadmin kann einen Nutzenden zu einer Gruppe hinzufügen, indem er die folgenden Schritte ausführt:

1. Klicken Sie auf Nutzende zu [Gruppenname] hinzufügen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Nutzenden des Kontos ein, das Sie Ihrer Gruppe hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf Einladen zu [Gruppenname].

Zum Beispiel würde der Gruppenadmin in der untenstehenden Abbildung auf Einladen zu Sales klicken, da der Name dieser Beispielgruppe „Sales“ ist. 

Nutzenden aus einer Gruppe entfernen

Der Kontoinhaber und der Admin können einen Nutzende aus einer Gruppe entfernen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Suchen Sie in der Liste der Nutzenden oder Gruppe und wählen Sie das Teammitglied aus.
2. Wählen Sie (Bearbeiten) neben „Teams und Gruppen“ im Menü auf der rechten Seite.
3. Klicken Sie unter „Ausgewählte Gruppen“ auf das X-Symbol neben der Gruppe, die Sie entfernen möchten.
4. Gehen Sie auf Bestätigen.

Delegieren der Benutzerverwaltung an einen Gruppenadmin 

Ein Gruppenadmin in einem Enterprise-Konto kann Benutzerverwaltungsaktionen übernehmen, z. B. das Ändern von E-Mail-Adressen und das Zuweisen von Lizenzen für seine Gruppe. Der Gruppenadmin kann jedoch keine kontoweiten Änderungen vornehmen, wie es ein Kontoadministrator kann. 

Ein Gruppenadmin kann Folgende Aufgaben für die seiner Gruppe zugewiesenen Nutzenden erledigen:

• Eine Liste von Nutzenden anzeigen
• Lizenzen verwalten
• Fügen Sie bestehende Nutzende des Kontos ihrer Gruppe hinzu
• Nutzende aus dem Enterprise-Konto löschen
• Dokumente übertragen, wenn ein Nutzender lizenziert oder gelöscht wird
• Bearbeiten von Benutzerdetails wie Name und E-Mail-Adresse
• Liste der Nutzenden als .CSV-Datei exportieren

Zuweisen der Gruppenadmin-Rolle

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Nutzende.
3. Wählen Sie unter „Team und Gruppen“ das Stiftsymbol neben der übergeordneten Gruppe.
4. Klicken Sie auf Gruppenadmins verwalten.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger unter „Verfügbare Nutzende“ über den Administrator, dem Sie die Rolle „Gruppenadmin“ zuweisen möchten, und klicken Sie auf  das Plus-Symbol.
6. Gehen Sie auf Bestätigen.
   • Um die Rolle des Gruppenadmins zu entfernen, führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus, außer dass Sie bei Schritt 5 mit dem Mauszeiger über den Admin unter „Aktuelle Gruppenadmins“ fahren, aufdas X-Symbol klicken und Ihre Änderungen bestätigen.

Ein Gruppenadmin ist in der Regel am hilfreichsten für Konten, die ihre Benutzerliste manuell verwalten. SCIM, Google-Nutzerverwaltung oder andere automatisierte Nutzerverwaltungstools sind eine hervorragende Ergänzung zum Gruppenadmin, solange ein Teil der Aufgaben manuell erledigt wird – meistens ist das die Lizenzverwaltung. 

Da der Gruppenadmin keine Nutzenden erstellen kann (das können nur der Kontoinhaber und der Kontoadmin), empfehlen wir, Nutzenden eingeschränkte Zugriffsberechtigungen für die richtigen Gruppen zuzuweisen. Wenn Gruppenadmin Einblick in alle Teammitglieder ihrer Gruppe haben, können sie schnell reagieren, wenn ein Nutzender mit beschränktem Zugriff eine Lizenz anfordert, anstatt darauf zu warten, dass die IT den Nutzende bereitstellt.

Es gibt mehrere Methoden, die der Kontoinhaber und der Admin verwenden können, um User zu einer Gruppe hinzuzufügen oder zuzuweisen:

• Benennen von Gruppen während der SCIM-Bereitstellung
• Hinzufügen von Gruppen zu einer .csv-Datei für den Massen-CSV-Upload 
• Manuelles Einstellen der Gruppe(n) jedes Nutzenden

Der Kontoinhaber und andere Admins können Benachrichtigungen für Lizenzanfragen für Nutzende mit einem Gruppenadmin deaktivieren. Um Lizenzbenachrichtigungen einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie Admin aus.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Lizenzeinstellungen .
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Benachrichtigungen aus.
4. Legen Sie unter „Für Nutzende mit einem Gruppenadmin“ die Benachrichtigungseinstellungen fest.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

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