Erstellen Sie Teamordner

Ansehen: Teamordner verwalten

Über Teamordner

In der folgenden Tabelle sehen Sie auf einen Blick, was Nutzende und Admins mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen für einen Teamordner tun können:

*Admins mit Zugriff auf Document Discovery können alle Dokumente im Konto anzeigen, unabhängig von der Zugriffsberechtigung für das Dokument. Admins ohne Dokumentenberechtigungen müssen mindestens über die Zugriffsberechtigung „Anzeigen“ für den Teamordner oder das Dokument verfügen, um diese in der Dokumentenliste anzuzeigen.

Hier finden Sie weitere Details zu den Zugriffsberechtigungen für Teamordner:

• Nur der Kontoinhaber und der Kontoadministrator können Ordner in einen Teamordner verschieben.
• Der Kontoinhaber und der Kontoadministrator können unabhängig von ihren Berechtigungen immer Dokumente in einen Teamordner hinein und aus diesem heraus verschieben. Benutzer können ein Dokument oder Board nur dann aus einem Teamordner verschieben, wenn sie mindestens über den Bearbeitungszugriff auf den Teamordner verfügen.
  • Wenn das Ziel des Dokuments oder Boards ein anderer Teamordner ist, benötigt ein Nutzender oder eine Nutzende mindestens auch Bearbeitungszugriff auf diesen Teamordner, um das Dokument dorthin zu verschieben. Wenn das Ziel ein Standardordner ist, benötigen Nutzende Zugriff auf „Bearbeiten und freigeben“ für den Standardordner.
• Wenn eine Person mit mindestens der Berechtigung „Bearbeiten“ ein Dokument oder ein Board aus einem Teamordner in seine persönlichen Dokumente verschiebt, wird sie zum neuen Dokumenteigentümer.
• Nutzende haben niemals weniger Berechtigungen für ein Dokument oder ein Board in einem Teamordner als für den Teamordner selbst. Lucid wählt standardmäßig die höchste Stufe der Zugriffsberechtigung unter den beiden aus.
  • So haben beispielsweise Nutzende mit der Berechtigung „Bearbeiten“ für einen Teamordner Zugriff auf alle Dokumente innerhalb des Teamordners und können nicht auf den Zugriff „Anzeigen“ für einzelne Dokumente beschränkt werden.
  • Nutzende mit der Berechtigung „Anzeigen“ für einen Teamordner können jedoch die Berechtigung „Bearbeiten“ für bestimmte Dokumente in diesem Teamordner erhalten.
• Wenn ein Dokument aus einem freigegebenen Ordner in einen Teamordner verschoben wird, verlieren die Mitwirkenden des freigegebenen Ordners den Zugriff und die Mitwirkenden des Teamordners erhalten Zugriff.
  • Wenn ein Dokument direkt mit einem oder einer Mitwirkenden geteilt wird, behält diese Person den Zugriff.
• Auch wenn Sie der ursprüngliche Ersteller eines Dokuments oder eines Boards in einem Teamordner sind, ist es möglich, dass Sie den Zugriff auf dieses Dokument oder Board verlieren, wenn Sie aus dem Teamordner entfernt werden.

Der Unterschied zwischen Teamordnern und freigegebenen Ordnern

Sowohl Teamordner als auch freigegebene Ordner ermöglichen die Zusammenarbeit. Der Hauptunterschied zwischen einem Teamordner und einem freigegebenen Ordner besteht in den Eigentumsverhältnissen. Ein Teamordner gehört dem Konto, wohingegen ein freigegebener Ordner einer Einzelperson gehört. Aus diesem Grund kann ein Team-Ordner nicht in einem freigegebenen Ordner vorhanden sein. Mit Teamordnern:

• Sie können Nutzenden einfacher Zugriff auf die benötigten Lucid-Dokumente gewähren. Teamordner können allen Nutzenden, einer Benutzergruppe und einzelnen Nutzenden zugänglich gemacht werden.
• Es gehen keine Dokumente verloren, die ein Nutzender oder eine Nutzende einem Teamordner hinzugefügt hat, wenn diese Person aus dem Konto entfernt oder in ein anderes Team verschoben werden. Die Person kann entfernt werden und ihre Dokumente verbleiben im Enterprise-Konto, da der Teamordner und seine Inhalte Eigentum des Kontos sind. Wenn umgekehrt ein Nutzender oder eine Nutzende Ihres Kontos Eigentümer eines freigegebenen Ordners ist und das Unternehmen verlässt, könnten Sie den Zugriff auf die Dokumente dieser Person verlieren, da sie Eigentümer des freigegebenen Ordners und seiner Inhalte ist.

Lucid nimmt die Inhaberschaft von Dokumenten ernst. Um sicherzustellen, dass Sie den Zugriff auf wichtige Teamdokumente nicht verlieren, müssen Sie dafür sorgen, dass Berechtigungen und Eigentumsrechte optimal auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Teamordner verwenden, wenn der Ordner und seine Inhalte Eigentum des Kontos sein sollen. Sie können Nutzenden oder Gruppen von Nutzenden Zugriff auf das Konto gewähren. Verwenden Sie freigegebene Ordner, wenn Sie eine Einzelperson als Eigentümer des Ordners und seiner Inhalte angeben möchten.

Teamordner erstellen und freigeben

In den folgenden Abschnitten finden Sie Schritte zum Erstellen eines Teamordners, zum Hinzufügen oder Verschieben von Lucid-Dokumenten und zum Teilen mit Mitwirkenden.

Einen Teamordner erstellen

Um einen neuen Teamordner zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie auf der Lucid Homepage oben links + Neu aus.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger im Dropdown-Menü über „Ordner“.
3. Wählen Sie den Teamordner aus.
4. Geben Sie einen Namen für den Teamordner ein.
5. Klicken Sie auf OK.

Sie haben die folgenden Möglichkeiten, um Dokumente zu einem Teamordner hinzuzufügen:

• Verschieben Sie ein vorhandenes Dokument, dessen Inhaber Sie sind, in einen Teamordner.
• Erstellen Sie ein neues Dokument oder Board im Teamordner.

Nur der Administrator kann Ordner in einen Teamordner verschieben. Wenn Sie kein Administrator sind und einen Ordner in einen Teamordner verschieben müssen, geben Sie den Ordner für den Kontoadministrator frei und bitten Sie ihn, ihn in den Teamordner zu verschieben.

Einen Teamordner freigeben

Wenn Sie über die Zugriffsberechtigung „Bearbeiten und freigeben“ für einen Teamordner verfügen, geben Sie den Teamordner für Mitwirkende frei, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamordner.
2. Wählen Sie das Symbol Weitere Optionen aus .
3. Halten Sie den Cursor über „teilen“.
4. Klicken Sie auf Teilen.
5. Fügen Sie unter „Individueller Zugriff“ die Personen oder Lucid-Gruppen hinzu, für die Sie etwas freigeben möchten, oder aktivieren Sie die Option zum Generieren eines teilbaren Links.
6. Legen Sie die Berechtigungen über das Dropdown-Menü rechts fest.
   
7. Klicken Sie auf Einladen.

Zugriffsberechtigungen für Teamordner anpassen

Um die Zugriffsberechtigungen für einen Teamordner für Sie selbst oder einen Mitwirkenden zu ändern, benötigen Sie die Berechtigung „Bearbeiten und freigeben“ für den Teamordner.

Überprüfen Sie die Einzel- und Gruppenberechtigungen und passen Sie sie an, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zur Lucid Homepage.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite Dokumente aus.
3. Wählen Sie das Dropdown-Menü Teamordner aus der Liste aus.
4. Suchen Sie den Teamordner und wählen Sie das Symbol „Weitere Optionen“.
5. Halten Sie den Cursor über „teilen“.
6. Klicken Sie auf Teilen.
7. Wählen Sie im angezeigten Fenster unten rechts Verwalten aus.
8. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um Berechtigungen für einzelne Nutzende und Gruppen anzupassen.
   
9. Klicken Sie auf Fertig.

Um sich selbst oder eine andere Person als Mitwirkenden zu entfernen, befolgen Sie die obigen Anweisungen bis Schritt 5 und klicken Sie auf das X-Symbol rechts neben einem Namen.

Einen Teamordner löschen

Um einen Team-Ordner zu löschen, müssen Sie mindestens über den Bearbeitungszugriff für diesen Team-Ordner verfügen. Wenn Sie einen Team-Ordner nicht löschen können, liegt es wahrscheinlich daran, dass Ihr Kontoadministrator den Zugriff auf die Erstellung von Team-Ordnern eingeschränkt hat. 

So löschen Sie einen Teamordner:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamordner.
2. Wählen Sie das Dreipunkte-Symbol „Mehr“ aus.
3. Wählen Sie im angezeigten Menü In den Papierkorb verschieben aus.

Wenn Sie einen Teamordner löschen, werden der Ordner und die darin enthaltenen Dokumente für alle Mitwirkenden des Teamordners in den Papierkorb verschoben – nicht nur für die Person, die sie gelöscht hat. Nur Nutzende mit der Zugriffsberechtigung „Bearbeiten“ oder höher können den gelöschten Teamordner und seine Inhalte aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Wenn Sie einen Teamordner nicht dauerhaft löschen möchten, sondern stattdessen sich selbst als Mitwirkenden entfernen möchten, müssen Sie zunächst einen anderen Mitwirkenden hinzufügen und dieser Person die Zugriffsberechtigung „Bearbeiten und freigeben“ gewähren, bevor Sie Ihre eigenen Berechtigungen entfernen. Ausführliche Schritte findenSie im Abschnitt „Zugriffsberechtigungen für Teamordner anpassen“.

Für Admins: Einstellungen für Teamordner verwalten

So greifen Sie auf die Admin-Einstellungen für die Verwaltung von Teamordnern im Lucid-Adminbereich zu:

1. Wählen Sie im linken Lucid-Menü „ Admin“ aus.
2. Klicken Sie auf Sicherheit.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Funktionssteuerung“aus.

Migrieren eines Teamordners zu einem Teamhub

Sie können einen oder mehrere Teamordner in einen Team-Hub verschieben, um Dokumente und Ordner an einem zentralen Ort zu speichern. Sobald dies abgeschlossen ist, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden – Sie können den Ordner nicht wieder in einen Teamordner zurücksetzen.

Um einen Teamordner in einen Team-Hub zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie auf der Dokumentenseite Ihres Lucid -Accounts TeamOrdner aus dem Navigationsmenü auf der linken Seite aus.
   
2. Wählen Sie den Teamordner aus, den Sie in einen Team-Hub migrieren möchten.
   • Wenn Sie mehrere migrieren möchten, können Sie in Schritt 4 weitere auswählen.
3. Klicken Sie auf das Symbol "Zum Team bewegen" unten in der Miniaturansicht.
4. Wählen Sie zusätzliche Teamordner aus, die in den Team-Hub verschoben werden sollen, wenn Sie mehr als einen haben.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie unter "Team auswählen" ein Team aus dem Dropdown-Menü aus oder klicken Sie auf + Neues Team , um ein neues Team zu erstellen.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wenn Teamkollegen im Teamordner noch keine Teammitglieder des Team-Hubs sind, legen Sie über das Dropdown-Menü unter "Berechtigungen überprüfen" fest, ob sie zum neuen Team hinzugefügt werden sollen oder nicht, und klicken Sie dann auf Weiter.
   • Das Fenster "Berechtigungen überprüfen" wird nur angezeigt, wenn Teamordner Teamkollegen nicht bereits Mitglieder des Team-Hubs sind.
9. Klicken Sie auf Verschieben.

TeamMitglieder können nun über ihren "Mit mir geteilt"-Ordner oder über die Team-Hub-Dokumentenseite auf den migrierten Teamordner zugreifen.

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