Använd databaser för att centralisera och standardisera organisationens dokumentation

Definitioner och roller

Innan vi går in på de specifika stegen för att komma åt, skapa och använda lagringsplatser följer här några definitioner av termer som används i den här artikeln:

• Arkiv: En centraliserad samling av godkända och publicerade dokument och tillgångar, tillgängliga för alla användare eller team på ett konto.
• Begränsat arkiv: En centraliserad samling av godkända och publicerade dokument och resurser, endast tillgängliga för användare eller team som har bjudits in av en Processaccelerator-ansvarig eller arkivägare.
• Roller:
  • Processaccelerator-hanterare: En användare som konfigurerar Processacceleratorn och har möjlighet att skapa databaser.
  • Databasägare: En användare med full kontroll över en specifik databas. Detta inkluderar hantering av databasinställningar, utse andra databasägare och övervakning av dokumentgodkännanden.
  • Mappägare: En användare som hanterar och godkänner dokument i en specifik mapp eller undermapp i en databas. De är ämnesexperter över innehållet som ingår i deras tilldelade mapp.
  • Tillgångsägare: En licensierad användare som publicerade ett dokument eller en resurs i en databas. De ansvarar för att säkerställa dess noggrannhet och godkänna föreslagna ändringar, tillsammans med databasägare.
  • Använ dare: En licensierad eller olicensierad användare på kontot som kan visa, bläddra och kommentera publicerade dokument. Endast licensierade användare kan begära att publicera eller föreslå redigeringar av publicerade dokument i databasen.
• Tillgångar:
  • Dokumentresur s: Ett Lucid-dokument som har genomgått en godkännandeprocess och har publicerats i en databas, vilket gör det synligt för alla användare på ditt Lucid-konto. 
  • Objektresur s: En specifik form som innehåller data — till exempel en roll, ett system eller en risk — som har lagts till i en databas, vilket gör den tillgänglig i resurs biblioteket för alla användare på ditt Lucid-konto.
• Sida för hantering av arkiv: Sidan som visar alla arkiv på ditt Lucid-konto. Följ stegen i avsnittet Åtkomstdatabaser för att komma åt den här sidan.
• Anpassningssida för databas: Sidan för en enda databas som visar alla dokument och tillgångar som ingår i den. För att komma åt den här sidan klickar du på titeln på en specifik databas från databashanteringssidan.

Åtkomst till databaser

Alla användare på ditt Lucid-konto kan komma åt arkiv genom att klicka på Arkiv i navigeringsmenyn till vänster på Lucids hemsida. För att visa arkiv i listvy med ytterligare information, klicka på listvyikonen längst upp till höger på sidan.

För att hitta ett specifikt arkiv på ditt konto, använd sökfältet högst upp på Lucids hemsida.

Visa ett dokument i en databas

Efter att ha öppnat en databas genom att följa stegen ovan kan alla användare på ditt Lucid-konto visa dokumenten i databasen på följande sätt:

• Dubbelklicka på det dokument som du vill visa.
• Välj det dokument du vill visa från navigeringsmenyn till vänster i databasen. Detta visar en förhandsgranskning av dokumentet. 
  • Klicka på menyn med tre punkter längst upp till höger i förhandsgranskningen och välj sedan Öppna för att öppna hela dokumentet.

Exportera en CSV-fil med databasresurser

För att ladda ner en CSV-fil eller arkivmaterial till din enhet, följ dessa steg:

1. Klicka på Repositories från navigeringsmenyn till vänster på Lucids hemsida.
2. Öppna ett arkiv.
3. Välja CSV-ikonen längst upp till höger på sidan för anpassning av arkivet.

CSV-filen innehåller:

• Tillgångstitel
• Tillgångstyp (objekt eller dokument)
  • Undertyp av tillgång (om en objekttillgång)
• Tillgångsägare
• Vilket arkiv och/eller vilken mapp tillgången finns i
• Version
• Senast uppdaterat datum
• Senast uppdaterad av
• Godkänt av
• Ändringssammanfattning
• Om tillgången har arkiverats
• Resurs-URL (om det är en dokumentresurs)

Skapa en ny lagringsplats

Från sidan för hantering av arkiv kan Processaccelerator-hanterare skapa nya arkiv eller komma åt och redigera befintliga. Följ dessa steg för att skapa en ny databas:

1. I det övre högra hörnet på sidan för databashantering klickar du på Skapa databas.
2. I modalen "Repository setup" som visas skriver du ett unikt namn under "Repository name".
3. Under "Beskrivning" beskriv arkivets syfte och innehåll.
4. Välj en databastyp.
   • Obegränsade arkiv och deras innehåll kan ses av alla användare på ditt Lucid-konto.
   • Begrän sade databaser och deras innehåll kan endast visas av användare som uttryckligen bjuds in till databasen. Se avsnittet Begränsade arkiv nedan för mer information.
5. Välj en godkännandetyp.
   • Standardgodkännande: Godkännandeförfrågningar skickas till alla godkännare samtidigt.
   • Sekventiellt godkännande: Godkännandeförfrågningar skickas i följande ordning: resursägare, mappägare, databasägare.
6. Markera alternativt rutan bredvid "Tillåt medlemmar att publicera direkt". Genom att markera den här rutan behöver användare på ditt konto inte vänta på godkännande innan de publicerar dokument eller redigeringar i arkivet.
7. Klicka på Nästa.
8. Välj varifrån du vill importera filer om du har befintliga dokument att lägga till i databasen eller klicka på Hoppa över om du vill lägga till dokument senare.
   • För specifika steg för varje typ av import, kolla in avsnittet Importera befintliga Lucid-dokument nedan.

Lagringsplatsen är nu tillgänglig för hela organisationen från sidan för lagringsplatshantering, och tilldelade lagringsplatsägare kommer att meddelas.

Begränsade databaser

Ett begränsat arkiv är en centraliserad samling av godkända och publicerade dokument och resurser som endast kan ses av användare som har bjudits in av en Processaccelerator-hanterare eller arkivägare. Begränsade databaser och deras innehåll döljs från globala sökresultat.

Om du vill skapa en begränsad databas följer du stegen i avsnittet Skapa en ny databas ovan och väljer Be gränsad för ”Databasstyp”.

Uppdatera begränsningsinställningar för en befintlig databas

Processacceleratorhanterare och databasägare kan uppdatera begränsningsinställningarna för ett befintligt databas genom att följa dessa steg:

1. Klicka på Databasinställningar i den vänstra navigeringen på databasanpassningssidan.
2. Välj ett nytt alternativ under " Välj databastyp ".

Hantera lagringsplatsinställningar

Processacceleratorhanterare och databasägare har olika hanteringsmöjligheter för databaser de äger. Följ dessa steg för att komma åt databasinställningarna:

1. Klicka på Arkiv i navigeringen längst ned till vänster på Lucids hemsida.
2. Välj den databas du vill justera inställningarna för.
3. Klicka på Databasinställningar i navigeringen längst upp till vänster i databasen.

Från den här sidan kan du:

• Byt namn på en databas.
• Uppdatera en beskrivning av arkivet.
• Bestäm databastypen.
• Bestäm typ godkännandeflödestypen.
• Tillåt direktpublicering.
  • Genom att markera den här rutan behöver användare på ditt konto inte vänta på godkännande innan de publicerar dokument eller redigeringar i arkivet.
• Klicka på Hantera ägare i det övre högra hörnet om du vill lägga till, redigera eller ta bort databasägare.

Arkivera en databas

Arkivägare och Processaccelerator-hanterare kan arkivera ett arkiv genom att följa dessa steg från sidan för arkivhantering:

1. Klicka på menyn med tre punkter längst upp till höger på databaspanelen.
2. Välj Arkivera arkiv.
3. Klicka på Arki vera.

När arkivet har arkiverats tas databasen bort från databaslistan och utesluts från sökresultaten. Alla dokument i en arkiverad databas som används som dokumentresurser någon annanstans förblir tillgängliga som skrivskyddade filer.

Lägga till en dokumentresurs i en databas

Det finns flera sätt att lägga till en dokumentresurs i en databas beroende på din roll. Kolla in de fetstilade avsnitten nedan för mer information.

Processacceleratoransvariga och arkivägare
Processacceleratorhanterare och databasägare kan lägga till dokumentresurser i ett databas på följande sätt:

• Importera befintliga Lucid-dokument.
• Importera dokument från en extern fil på din enhet.
• Markera dokument i dokumentlistan, högerklicka och välj Flytta till databas.
• Alla metoder som anges nedan för licensierade användare.

Databasägare kan bara lägga till dokument i en databas som de äger.

Licensierade användare
Alla licensierade användare på ditt Lucid-konto kan lägga till dokument i ett arkiv på följande sätt:

• Lägg till nya Lucid-dokument från sidan för anpassning av arkivet.
• Lägg till ett befintligt Lucid-dokument i ett arkiv från dokumentets redigerare.

Godkännande av databasägaren krävs för båda dessa alternativ.

Lägg till ett nytt Lucid-dokument

Om du vill lägga till ett nytt Lucid-dokument i en databas kan alla licensierade användare på ditt Lucid-konto följa dessa steg från databasens anpassningssida:

1. Klicka på Skapa ny i det övre högra hörnet.
2. Välj Dokument.
3. Redigera dokumentet efter behov.
4. När dokumentet är klart att läggas till i databasen klickar du på Begär godkännande längst upp till höger på arbetsytan.
   • Om du är Processaccelerator-ansvarig eller arkivägare kan du publicera redigeringarna utan att begära godkännande. När du har redigerat klickar du på Publicera i det övre högra hörnet för att publicera det reviderade dokumentet omedelbart.
5. Skriv ett valfritt meddelande under "Meddelande till godkännare".
6. Klicka på Begär godkännande.

Du kan publicera dokumentet i databasen efter att det har godkänts genom att klicka på Publicera i dokumentets övre högra hörn.

Importera befintliga Lucid-dokument

Beroende på din roll kan du lägga till ett befintligt Lucid-dokument i ett arkiv på två sätt:

• Processaccelerator-hanterare, arkivägare och mappägare kan importera ett befintligt Lucid-dokument direkt från arkivets anpassningssida.
• Alla licensierade användare (inklusive Processaccelerator-hanterare och arkivägare) kan lägga till ett befintligt Lucid-dokument till ett arkiv från dokumentets redigerare.

Se avsnitten i fetstil nedan för mer information.

Importera ett befintligt Lucid-dokument till ett arkiv
Istället för att skapa ett nytt dokument kan Processaccelerator-hanterare och arkivägare importera befintliga Lucid-dokument till ett arkiv. Om du vill importera ett eller flera Lucid-dokument till en databas följer du dessa steg från databasens anpassningssida:

1. Klick ikonen för import av dokument i det övre högra hörnet.
2. Välj Importera från Lucid.
3. Välj dokument från Lucid att importera.
   • Delade dokument kräver ägarens godkännande. Om du väljer ett dokument som du inte äger får ägaren ett e-postmeddelande med en begäran om att äganderätten överförs till dig. När ägarskapet har överförts importeras dokumentet automatiskt till arkivet.
4. Klicka på Flytta objekt.
5. Om du lägger till teamägda dokument från Lucid (från en Teamnav- eller Team-mapp) måste du utse en resursägare i nästa modal och sedan klicka på Nästa. Annars är dokumentägaren standardresursägare.
   • Tillgångsägaren ansvarar för att övervaka dokumentet och har möjlighet att godkänna framtida ändringar som görs i det.
6. Klicka på Fortsätt för att bekräfta att det inte går att ångra flytt och publicering av dokument till en databas och ändrar resursbehörigheterna på följande sätt:
   • Arkivdokument kan ses av alla på ditt Lucid-konto.
   • Extern åtkomst till dokument tas bort.
   • Publiceringslänkar tas bort för begränsade databaser.

Dokumentet är nu tillgängligt i arkivet och kan ses av alla användare på ditt Lucid-konto.

Lägg till ett befintligt Lucid-dokument i ett arkiv från redigeraren
Alla licensierade användare på ditt Lucid-konto kan begära att lägga till ett Lucid-dokument som de äger i ett arkiv direkt från dokumentets redigerare genom att följa dessa steg:

1. Öppna menyn Mer längst upp till vänster på duken.
   • I Lucidchart, efter att ha öppnat menyn Mer, håll muspekaren över ”Arkiv”.
2. Välj Lägg till i databas.
3. I panelen som visas väljer du en databas i listrutan.
4. Skriv en kort sammanfattning av dokumentet under ”Sammanfattning”.
5. Klicka på Begär godkännande.

Databasägare får ett meddelande där de kan godkänna eller avvisa din begäran. När dokumentet har godkänts och publicerats flyttas dokumentet du arbetar med till databasen.

Importera en extern fil till en databas

Processacceleratorhanterare och databasägare kan importera externa filer från Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural eller BPMN i ett arkiv. Följ dessa steg för att göra det:

1. Klick ikonen för import av dokument i det övre högra hörnet.
2. Välj Importera från fil för att importera filer i externa format.
3. Välj en eller flera filer från din lokala enhet.
4. Klicka på Klar.

Dokumentet är nu tillgängligt i arkivet och kan ses av alla användare på ditt Lucid-konto.

Lägga till en objektresurs i en databas

Hantera tillgångar i en databas

Processacceleratorhanterare och databasägare har olika hanteringsmöjligheter för resurser i databaser de äger. Dessa förmågor inkluderar:

• Organisera dokument i mappar.
• Uppdatera mappägare och tillgångsägare.
• Flytta dokument från eller till en annan databas.
• Arkivera mappar och dokument från en databas.

Dessa åtgärder kan alla utföras från sidan för anpassning av lagringsplatsen som visas i skärmdumpen nedan. Se avsnitten nedan för mer information om hur du slutför varje åtgärd.

Organisera dokument i mappar

För att skapa en mapp i ett repository kan Processaccelerator-hanterare och repositoryägare följa dessa steg: 

1. Klicka på Skapa ny i det övre högra hörnet.
2. Välj Mapp.
3. Namnge din mapp.
4. Klicka på OK.

Om du vill flytta ett dokument till en mapp klickar du på och drar det till mappen. 

Uppdatera en mappägare

För att ändra ägaren till en mapp kan Processaccelerator-hanterare och arkivägare följa dessa steg:

1. Klicka på menyn med tre punkter från höger sida av dokumentet.
2. Välj Mappinställningar.
3. Under ”Lägg till mappägare” skriver du in eller väljer en användare från rullgardinsalternativen.
4. Klicka på Spara ändringar.

Uppdatera en tillgångsägare

För att ändra ägaren till ett dokument kan Processaccelerator-hanterare och arkivägare följa dessa steg:

1. Klicka på menyn med tre punkter längst ned till höger i dokumentet.
2. Välj Visa detaljer.
3. Klicka på ikonen Redigera under avsnittet ”Ägare”.
4. Skriv in eller välj en användare från rullgardinsalternativen.

Flytta ett dokument

Flytta ett dokument till ett annat arkiv
För att flytta ett dokument till ett annat arkiv kan Processaccelerator-hanterare och arkivägare följa dessa steg:

1. Klicka på menyn med tre punkter längst ned till höger i dokumentet.
2. Klicka på Byt databas.
3. Använd rullgardinsmenyn för att välja en ny databas under " Flytta till ".
   • Om du flyttar ett dokument till en begränsad databas måste dokumentägaren ha åtkomst till databasen, eller så kan du klicka på Fortsätt för att välja en ny ägare.
4. Klicka på Flytta objekt.

Ta bort ett dokument från ett arkiv
För att flytta ett dokument från ett arkiv kan Processaccelerator-hanterare och arkivägare följa dessa steg:

1. Klicka på menyn med tre punkter längst ned till höger i dokumentet.
2. Klicka på Ta bort från databasen.
3. Klicka på Bekräfta borttagning för att bekräfta att det här dokumentet kommer att flyttas från databasen och till mappen " Mina dokument ".

Arkivera en databasmapp

Arkivera ett dokument

För att arkivera ett dokument i ett arkiv kan Processaccelerator-hanterare, arkivägare och mappägare följa dessa steg:

1. Klicka på trepunktsmenyn längst ned till höger i dokumentet som du vill arkivera.
2. Välj Flytta till arkivet.
3. Klicka på Flytta till arkiv för att bekräfta att dokumentet inte längre kommer att visas i databasen.

Återställa en arkiverad resurs

För att återställa ett tidigare arkiverat dokument eller objekt kan Processaccelerator-hanterare, databasägare, mappägare och processägare följa dessa steg:

1. Välj Arkiv i navigeringen längst till vänster på sidan under " Process home ".
2. Klicka på menyn med tre punkter till höger om dokumentet eller objektresursen som du vill återställa.
3. Klicka på Återställ.
4. Klicka på Åter ställ för att bekräfta att resursen återgår till sin ursprungliga plats i databasen.

Göra ändringar i en publicerad resurs

Innan redigeringar av en resurs i en databas kan publiceras måste de gå igenom ett godkännandeflöde. För mer information, kolla in artiklarna nedan:

• Begära uppdateringar av en publicerad databasresurs
• Godkänna eller neka uppdateringar av ett databasdokument

Visa versionshistorik för databasdokument

Alla användare på ditt Lucid-konto kan visa tidigare versioner av publicerade databasdokument för att se vilka förändringar som har skett över tiden. Så här visar du en tidigare version av ett databasdokument:

1. Klicka på Repositories från navigeringsmenyn till vänster på Lucids hemsida.
2. Markera databasen som innehåller det dokument som du vill visa versionshistoriken för.
3. Välj ett dokument under ”Dokument” till vänster på sidan.
4. Öppna menyn med tre punkter från sidans övre högra hörn.
5. Välj Visa versionshistorik.

Dokumentet öppnas i en ny flik där du kan visa tidigare versioner av dokumentet genom att välja dem från panelen till höger på sidan. Du kan också visa revisioner som ägde rum innan dokumentet publicerades i databasen.

Visa versionshistorik från en databas
Alternativt, du kan visa ett publicerat dokuments versionshistorik direkt från databasen det finns i. Följ dessa steg för att göra detta:

1. Klicka på Repositories från navigeringsmenyn till vänster på Lucids hemsida.
2. Markera databasen som innehåller det dokument som du vill visa versionshistoriken för.
3. Välj ett dokument under ”Dokument” till vänster på sidan.
4. Under dokumenttiteln väljer du rullgardinsmenyn version.
5. Välj en tidigare version eller klicka på Visa fullständig versionshistorik för att öppna versionshistoriken som en ny sida.

Klicka på Visa detaljer längst upp till höger på sidan för att se detaljer som:

• Senast uppdaterad: Datum då dokumentet senast uppdaterades.
• Senast uppdaterad av: Användaren som senast uppdaterade dokumentet.
• Godkänd av: Alla användare som har godkänt att dokumentet ska publiceras i databasen.
• Ändringssammanfattning: En sammanfattning av vad som har ändrats från föregående version. Detta inkluderar en användartillhandahållen beskrivning av uppdateringar utöver systemgenererade händelser, till exempel:
  • Dokumentet har bytt namn
  • Dokument har lagts till i lagringsplatsen
  • Inbäddad tillgång uppdateras automatiskt

Jämför versioner

Om du vill jämföra en version av ett dokument med en annan följer du dessa steg när du har slutfört stegen i föregående avsnitt:

1. Välj en av versionerna du vill jämföra från panelen till höger.
2. Klicka på Jämför versioner längst ned på panelen.
3. Välj den andra versionen du vill jämföra.
4. Klicka på Jämför valda versioner.

Dokumenten kommer att visas ovanpå varandra. I panelen till höger kan du se en sammanfattning av ändringarna inklusive objekt som har lagts till, redigerats eller tagits bort. Ändringar markeras också i dokumenten. Använd rullgardinsmenyn ”Höjdpunkter” längst upp till höger i dokumenten för att anpassa vilka ändringar som markeras i dokumenten.

Vanliga frågor

Fungerar databasdokument som vanliga Lucid-dokument när de är inbäddade externt genom en integration?
Inbäddade databasdokument kan endast bäddas in av databasägaren, resursägaren, mappägaren eller Processaccelerator-hanteraren. För användare med samma Lucid-konto som dokumentägaren är inbäddade databasdokument synliga med endast kommentaråtkomst. Alla andra användare har skrivskyddad åtkomst.

Vad är skillnaden mellan en databasägare och en tillgångsägare?
En databasägare har full kontroll över en specifik databas. Deras huvudsakliga ansvarsområden är att lägga till dokument och tillgångar i databasen, hantera databasinställningar och godkänna nya dokument och ändringar innan de publiceras i databasen.

En användare blir en resursägare när de publicerar sitt dokument eller resurs i databasen, när det har godkänts av en databasägare. Som tillgångsägare är de ansvariga för dokumentets trohet för organisationen. Även om de kan övervaka och godkänna ändringar i sitt eget dokument kan de inte skapa databaser, tilldela databasägare eller godkänna redigeringar som gjorts i dokument som de inte äger.

Databasägare kan omtilldela tillgångsägare. En befintlig tillgångsägare kan ge sin roll till någon annan (detta gäller endast det dokument eller den tillgång de äger).

Kan en användare med begränsad åtkomst (icke-licensierad) vara en Processaccelerator-hanterare eller arkivägare?
En olicensierad användare kan tilldelas som Processaccelerator-hanterare eller databasägare, men de kan inte föreslå redigeringar eller lägga till innehåll i databasen. För full funktionalitet, tilldela dessa roller till en licensierad användare.

Vad händer med dokument från arkivet om mitt konto inte längre har åtkomst till Processacceleratorn?
Om ditt konto väljer att inte köpa Processaccelerator efter en provperiod eller nedgraderingar för att inte längre ha åtkomst, kommer användare på kontot inte längre att kunna komma åt arkiven från navigeringen till vänster på Lucids hemsida. Arkivdokument kommer fortfarande att vara tillgängliga via Processaccelerators hemsida med endast skrivskyddad behörighet. Detta kan nås via arbetsytsomkopplaren högst upp i navigeringsmenyn på Lucids hemsida.

Om du vill redigera databasinnehåll måste du kopiera innehållet från databasdokumentet till ett vanligt Lucid-dokument.

Relaterade artiklar

• Översikt över Processaccelerator
• Begära uppdateringar av en publicerad databasresurs
• Godkänna eller neka uppdateringar av ett databasdokument
• Använd resursbiblioteket för att upprätthålla dokumentationskonsistens

Ge feedback på den här artikeln