Используйте репозиторий для централизации и стандартизации документации вашей организации.

Определения и роли

Прежде чем перейти к конкретным шагам по доступу, созданию и использованию репозиториев, вот несколько определений терминов, используемых в этой статье:

• Репозиторий: Централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, доступная всем пользователям или командам в рамках учетной записи.
• Ограниченный доступ к документам и ресурсам: централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, доступ к которой имеют только пользователи или группы, приглашенные менеджером процесса акселератора или владельцем репозитория.
• Роли:
  • Менеджер процесса Акселератор: пользователь, который настраивает процесс Акселератор и имеет возможность создавать репозитории.
  • Владелец репозитория: пользователь с полным контролем над конкретным репозиторием. Это включает в себя управление настройками репозиториев, назначение других владельцев репозиториев и контроль за утверждением документов.
  • Владелец папки: Пользователь, который управляет документами в определенной папке или подпапке в репозитории и утверждает их. Они являются экспертами в предметной области, касающейся содержимого их закрепленной папки.
  • Владелец актива: Лицензированный пользователь, опубликовавший документ или актив в репозитории. Они несут ответственность за обеспечение точности информации и утверждение предлагаемых изменений наряду с владельцами репозиториев.
  • Пользователь: Лицензированный или нелицензированный пользователь учетной записи, имеющий право просматривать, изучать и оставлять комментарии к опубликованным документам. Только лицензированные пользователи могут запрашивать публикацию или предлагать правки к опубликованным документам в репозиториях.
• Ресурсы:
  • Документ: документ Lucid, прошедший процесс утверждения и опубликованный в репозитории, что делает его видимым для всех пользователей вашей учетной записи Lucid. 
  • Объект-ресурс: конкретная фигура, содержащая данные — такие как роль, система или риск — которая была добавлена в репозиторий и делает её доступной в библиотеке ресурсов для всех пользователей вашей учетной записи Lucid.
• Страница управления репозиторием: страница, на которой отображаются все репозитории на вашей учетной записи Lucid. Чтобы получить доступ к этой странице, выполните действия, описанные в разделе Доступ к репозиториям .
• Страница настройки репозитория: страница для отдельного репозитория, на которой отображаются все документы и ресурсы, входящие в его состав. Чтобы перейти на эту страницу, щелкните название конкретного репозитория на странице управления репозиториями.

Доступ к репозиториям

Все пользователи вашей учетной записи Lucid могут получить доступ к репозиториям, щелкнув по ссылке «Репозитории» в навигационном меню в левой части главной страницы Lucid. Чтобы просмотреть репозитории в виде списка с дополнительными сведениями, нажмите Значок списка в правом верхнем углу страницы.

Чтобы найти конкретный репозиторий в вашей учетной записи, используйте строку поиска в верхней части главной страницы Lucid.

Просмотр документа в репозитории

После получения доступа к репозиториям, выполнив описанные выше шаги, все пользователи вашей учетной записи Lucid смогут просматривать документы в этих репозиториях следующими способами:

• Дважды щелкните документ, который хотите просмотреть.
• Выберите документ, который хотите просмотреть, в навигационном меню в левой части репозитория. Здесь отображается предварительный просмотр документа. 
  • Нажмите на трехточечное меню в правом верхнем углу окна предварительного просмотра, затем выберите «Открыть», чтобы открыть полный документ.

Экспортируйте файлы репозитория в формате CSV.

Чтобы загрузить CSV-файл или репозиторий на ваше устройство, выполните следующие действия:

1. Нажмите на кнопку «Репозитории» в навигационном меню в левой части главной страницы Lucid.
2. Откройте репозиторий.
3. Выбирать Значок CSV находится в правом верхнем углу страницы настройки репозиториев.

В CSV-файле содержится:

• Право собственности на актив
• Тип актива (объект или документ)
  • Подтип актива (если это объектный актив)
• Владелец актива
• В каком репозитории и/или папке находится данный ресурс?
• Версия
• Дата последнего обновления
• Последнее обновление
• Кем одобрено
• Сводка изменений
• Был ли актив заархивирован.
• URL ресурса (если это документ)

Создание нового репозитория

На странице управления репозиториями менеджеры процессов Акселератор могут создавать новые репозитории или получать доступ к существующим и редактировать их. Выполните следующие действия, чтобы создать новый репозиторий:

1. В правом верхнем углу страницы управления репозиторием нажмите кнопку Создать репозиторий.
2. В появившемся модальном окне «Настройка репозитория» введите уникальное имя в поле «Имя репозитория».
3. В разделе «Описание» опишите назначение и содержание репозитория.
4. Выберите тип репозитория.
   • Все пользователи вашей учетной записи Lucid могут просматривать неограниченный доступ к репозиториям и их содержимому.
   • Доступ к закрытым репозиториям и их содержимому имеют только пользователи, получившие явное приглашение в репозитории. Более подробная информация содержится в разделе «Репозитории с ограниченным доступом» ниже.
5. Выберите тип утверждения.
   • Стандартный процесс утверждения: Запросы на утверждение отправляются всем утверждающим лицам одновременно.
   • Последовательное утверждение: Запросы на утверждение отправляются в следующем порядке: владелец актива, владелец папки, владелец репозитория.
6. При желании установите флажок рядом с пунктом «Разрешить участникам публиковать контент напрямую». Установив этот флажок, пользователи вашей учетной записи не будут ждать подтверждения перед публикацией документов или внесением изменений в репозиторий.
7. Нажмите «Далее».
8. Выберите источник, из которого вы хотите импортировать файлы, если у вас есть существующие документы для добавления в репозиторий, или нажмите «Пропустить» , чтобы добавить документы позже.
   • Чтобы узнать о конкретных шагах для каждого типа импорта, ознакомьтесь с разделом «Импорт существующих документов Lucid » ниже.

Теперь репозиторий доступен для всей организации со страницы управления репозиторием, а назначенные владельцы репозитория будут уведомлены.

Ограниченный репозиторий

Ограниченный репозиторий — это централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, доступ к которым имеют только пользователи, приглашенные менеджером процесса акселератора или владельцем репозитория. Репозитории с ограниченным доступом и их содержимое скрыты от результатов глобального поиска.

Чтобы создать репозиторий с ограниченным доступом, выполните действия, описанные в разделе «Создание нового репозитория» выше, выбрав «Ограниченный» для «типа репозитория».

Обновить настройки ограничений для существующего репозитория

Менеджеры процессов акселератора и владельцы репозиториев могут обновить настройки ограничений существующего репозитория, выполнив следующие действия:

1. Нажмите «Настройки репозитория» в левой части навигации на странице настройки репозитория.
2. В разделе «Выберите тип репозитория» выберите новый параметр.

Управляй настройками репозитория

Менеджеры процессов акселератора и владельцы репозиториев обладают различными возможностями управления репозиториями, которыми они владеют. Чтобы получить доступ к настройкам репозитория, выполните следующие действия:

1. На главной странице Lucid в левом нижнем углу выберите пункт «Репозитории» в навигационной панели.
2. Выберите репозиторий, для которого вы хотите настроить параметры.
3. Нажмите «Настройки репозитория» в левом верхнем углу навигации репозитория.

На этой странице вы можете:

• Переименовать репозиторий.
• Обновите описание репозитория.
• Определите тип репозитория.
• Определите тип процесса утверждения.
• Разрешить прямую публикацию.
  • Установив этот флажок, пользователи вашей учетной записи не будут ждать подтверждения перед публикацией документов или внесением изменений в репозиторий.
• Чтобы добавить, отредактировать или удалить владельцев репозиториев, нажмите кнопку «Управление владельцами» в правом верхнем углу.

Архивировать репозиторий

Владельцы репозиториев и менеджеры процессов Акселератор могут заархивировать репозиторий, выполнив следующие действия на странице управления репозиториями:

1. Щелкните трехточечное меню в правом верхнем углу плитки репозитория.
2. Выберите Архив репозиториев.
3. Нажмите «Архивировать».

После архивирования репозиторий удаляется из списка репозиториев и исключается из результатов поиска. Любые документы из архива, используемые в качестве ресурсов в других местах, останутся доступными только для чтения.

Добавить документ в репозиторий

В зависимости от вашей роли существует несколько способов добавить документ в репозиторий. Более подробную информацию вы найдете в выделенных жирным шрифтом разделах ниже.

Менеджеры процессов и владельцы репозиториев Акселератор
Менеджеры процессов акселератора и владельцы репозиториев могут добавлять ресурсы документов в репозиторий следующими способами:

• Импортируйте существующие документы Lucid.
• Импортируйте документы из внешнего файла на ваше устройство.
• Выберите документ из списка документов, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Переместить в репозиторий.
• Все перечисленные ниже способы для лицензированных пользователей.

Владельцы репозиториев могут добавлять документы только в принадлежащие им репозитории.

Лицензированные пользователи
Любой лицензированный пользователь вашей учетной записи Lucid может добавить документ в репозиторий следующими способами:

• Добавляйте новые документы Lucid со страницы настройки репозитория.
• Добавьте существующий документ Lucid в репозиторий из редактора документа.

Для обоих этих вариантов требуется одобрение владельца репозитория.

Как добавить новый документ Lucid

Чтобы добавить новый документ Lucid в репозиторий, любой лицензированный пользователь вашей учетной записи Lucid может выполнить следующие действия на странице настройки репозитория:

1. Нажмите Создать в правом верхнем углу.
2. Select документ.
3. При необходимости отредактируйте документ.
4. Когда документ будет готов к добавлению в репозиторий, нажмите кнопку «Запросить утверждение» в правом верхнем углу холста.
   • Если вы являетесь менеджером процесса Акселератор или владельцем репозитория, вы можете публиковать изменения, не запрашивая одобрения. После редактирования нажмите кнопку «Опубликовать» в правом верхнем углу, чтобы немедленно опубликовать отредактированный документ.
5. Введите необязательное сообщение в поле "Сообщение для утверждающих".
6. Нажмите Запросить одобрение.

После утверждения документа вы сможете опубликовать его в репозитории, нажав кнопку «Опубликовать» в правом верхнем углу документа.

Импорт существующих документов Lucid

В зависимости от вашей роли, вы можете добавить существующий документ Lucid в репозиторий двумя способами:

• Менеджеры процессов акселератора, владельцы репозиториев и владельцы папок могут импортировать существующий документ Lucid непосредственно со страницы настройки репозитория.
• Любой лицензированный пользователь (включая менеджеров процессов Акселератора и владельцев репозиториев) может добавить существующий документ Lucid в репозиторий из редактора документов.

Более подробную информацию см. в разделах, выделенных жирным шрифтом ниже.

Импортируйте существующий документ Lucid в репозиторий.
Вместо создания нового документа менеджеры процессов Акселератора и владельцы репозиториев могут импортировать существующие документы Lucid в репозиторий. Чтобы импортировать один или несколько документов Lucid в репозиторий, выполните следующие действия на странице настройки репозитория:

1. Нажмите Значок импорта документов находится в правом верхнем углу.
2. Выберите «Импорт из Lucid».
3. Выберите документы из Lucid для импорта.
   • Для обмена документами требуется одобрение владельца. Если вы выберете документ, который вам не принадлежит, владелец получит электронное письмо с просьбой передать права собственности вам. После передачи прав собственности документ будет автоматически импортирован в репозиторий.
4. Нажмите кнопку Переместить объект.
5. Если вы добавляете документы, принадлежащие вашей команде, из Lucid (из командного центра или общей папки), вам потребуется указать владельца ресурса в следующем всплывающем окне, а затем нажать «Далее». В противном случае, владельцем актива по умолчанию будет являться владелец документа.
   • Владелец актива несет ответственность за контроль над документом и имеет право утверждать будущие изменения, вносимые в него.
6. Нажмите кнопку Продолжить, чтобы подтвердить, что перемещение и публикация документов в репозитории не могут быть отменены, и изменяет разрешения на общий доступ следующими способами:
   • Документы репозитория доступны для просмотра всем пользователям вашей учетной записи Lucid.
   • Удален внешний доступ к документам.
   • Ссылки на публикацию удалены для ограниченного репозитория.

Теперь документ доступен в репозитории и может быть просмотрен всеми пользователями в вашей учетной записи Lucid.

Добавьте существующий документ Lucid в репозиторий прямо из редактора.
Любой лицензированный пользователь вашей учетной записи Lucid может запросить добавление принадлежащего ему документа Lucid в репозиторий непосредственно из редактора документа, выполнив следующие действия:

1. Открыть меню «Дополнительно» в левом верхнем углу холста.
   • В Lucidchart после открытия меню «Дополнительно» наведите курсор на пункт «Файл».
2. Выберите Добавить в репозиторий.
3. В появившейся панели выберите репозиторий из выпадающего списка.
4. В поле «Краткое содержание» введите краткое резюме документа.
5. Нажмите Запросить одобрение.

Владельцы репозиториев получают уведомление, в котором могут одобрить или отклонить ваш запрос. После утверждения и публикации документа документ, над которым вы работаете, будет перемещен в репозиторий.

Импорт внешнего файла в репозиторий

Менеджеры процессов Акселератора и владельцы репозиториев могут импортировать внешние файлы из Visio, Draw.io, Загрузите данные из OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural или BPMN в репозиторий. Для этого выполните следующие шаги:

1. Нажмите Значок импорта документов находится в правом верхнем углу.
2. Выберите «Импорт из файла» , чтобы импортировать файлы во внешних форматах.
3. Выберите один или несколько файлов на локальном устройстве.
4. Нажмите «Готово».

Теперь документ доступен в репозитории и может быть просмотрен всеми пользователями в вашей учетной записи Lucid.

Добавить объект-ресурс в репозиторий

Управление ресурсами в репозитории

Менеджеры процессов акселератора и владельцы репозиториев имеют различные возможности управления активами в репозиториях, которыми они владеют. К таким способностям относятся:

• Организация документов по папкам.
• Обновление информации о владельцах папок и владельцах ресурсов.
• Перемещение документов из другого репозитория или в другое репозиторий.
• Архивирование папок и документов из репозитория.

Все эти действия можно выполнить со страницы настройки репозитория, которая показана на скриншоте ниже. Более подробную информацию о том, как выполнить каждое действие, см. в разделах ниже.

Организуйте документы по папкам.

Чтобы создать папку в репозитории, менеджеры процессов Акселератор и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия: 

1. Нажмите Создать в правом верхнем углу.
2. Выберите папку.
3. Дайте имя вашей папке.
4. Нажмите ОК.

Чтобы переместить документ в папку, щелкните и перетащите его в эту папку. 

Изменить владельца папки

Чтобы изменить владельца папки, менеджеры процессов Акселератора и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правой части документа.
2. Выберите «Настройки папки».
3. В разделе «Добавить владельца папки» введите имя пользователя или выберите его из выпадающего списка.
4. Нажмите «Сохранить изменения».

Обновить данные владельца актива

Чтобы изменить владельца документа, менеджеры процессов Акселератора и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Выберите Показать подробности.
3. В разделе «Владелец» нажмите Значок редактирования.
4. Введите имя пользователя или выберите его из раскрывающегося списка.

Переместить документ

Переместить документ в другой репозиторий
Чтобы перенести документ в другой репозиторий, менеджеры процесса Акселератор и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Нажмите «Переключить репозиторий».
3. В разделе «Переместить в» воспользуйтесь выпадающим списком, чтобы выбрать новый репозиторий.
   • Если вы перемещаете документ в хранилище с ограниченным доступом, владелец документа должен иметь доступ к этому хранилищу, или вы можете нажать кнопку «Продолжить» , чтобы выбрать нового владельца.
4. Нажмите « Переместить объект».

Удаление документа из репозитория
Чтобы переместить документ из репозитория, менеджеры процесса Акселератор и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Нажмите « Удалить из репозитория».
3. Нажмите «Подтвердить удаление» , чтобы подтвердить перемещение этого документа из репозитория в папку «Мои документы».

Архивировать папку репозитория

Архивировать документ

Чтобы заархивировать документ в репозитории, менеджеры процесса Акселератор, владельцы репозиториев и владельцы папок могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа, который вы хотите заархивировать.
2. Выберите Переместить в архив.
3. Нажмите кнопку «Переместить в архив» , чтобы подтвердить, что этот документ больше не будет отображаться в репозиториях.

Восстановить архивный ресурс

Чтобы восстановить ранее заархивированный документ или актив объекта, менеджеры процессов Акселератор, владельцы репозиториев, владельцы папок и владельцы процессов могут выполнить следующие действия:

1. Выберите «Архив» в меню навигации в левой части страницы под заголовком «Главная страница процессов».
2. Щелкните меню с тремя точками справа от документа или объекта, который вы хотите восстановить.
3. Нажмите «Восстановить».
4. Нажмите «Восстановить» , чтобы подтвердить, что ресурс вернется на свое исходное место в репозиториях.

Внесение изменений в опубликованный ресурс

Прежде чем изменения, внесенные в ресурс в репозитории, будут опубликованы, они должны пройти процедуру утверждения. Для получения более подробной информации ознакомьтесь со статьями ниже:

• Запросить обновление опубликованного репозитория
• Одобрить или отклонить обновления документа-репозитория

Просмотр истории версий документа репозитория

Любой пользователь вашей учетной записи Lucid может просматривать предыдущие версии опубликованных репозиториев документов, чтобы увидеть, какие изменения произошли с течением времени. Чтобы просмотреть предыдущую версию документа-репозитория, выполните следующие действия:

1. Нажмите на кнопку «Репозитории» в навигационном меню в левой части главной страницы Lucid.
2. Выберите репозиторий, содержащий документ, для которого вы хотите просмотреть историю версий.
3. В левой части страницы, в разделе «Документы», выберите нужный документ.
4. Откройте меню с тремя точками в правом верхнем углу страницы.
5. Выберите «Показать историю версий».

Документ откроется в новой вкладке, где вы сможете просмотреть предыдущие версии документа, выбрав их на панели в правой части страницы. Вы также можете просмотреть изменения, внесенные до публикации документа в репозитории.

Просмотр истории версий из репозитория
В качестве альтернативы, вы можете просмотреть историю версий опубликованного документа непосредственно в репозитории, в котором он находится. Для этого выполните следующие шаги:

1. Нажмите на кнопку «Репозитории» в навигационном меню в левой части главной страницы Lucid.
2. Выберите репозиторий, содержащий документ, для которого вы хотите просмотреть историю версий.
3. В левой части страницы, в разделе «Документы», выберите нужный документ.
4. Под заголовком документа выберите пункт «Версия» в выпадающем меню.
5. Выберите предыдущую версию или нажмите «Просмотреть полную историю версий» , чтобы открыть историю версий на новой странице.

Чтобы просмотреть подробную информацию, нажмите кнопку «Показать подробности» в правом верхнем углу страницы:

• Последнее обновление: Дата последнего обновления документа.
• Последнее обновление: Пользователь, который последним обновил документ.
• Утверждено: Всеми пользователями, которые одобрили публикацию документа в репозитории.
• Краткое описание изменений: В этом разделе представлен обзор изменений по сравнению с предыдущей версией. Это включает в себя предоставленное пользователем описание обновлений в дополнение к событиям, генерируемым системой, таким как:
  • Документ переименован
  • Документ добавлен в репозиторий
  • Встроенный ресурс обновлен автоматически

Сравнение версий

Чтобы сравнить одну версию документа с другой, выполните следующие действия после завершения действий в предыдущем разделе:

1. Выберите одну из версий, которую хотите сравнить, на панели справа.
2. Нажмите кнопку «Сравнить версии» в нижней части панели.
3. Выберите вторую версию, которую хотите сравнить.
4. Нажмите «Сравнить выбранные версии».

Документы будут отображаться один над другим. В панели справа вы можете увидеть сводку изменений, включая добавленные, отредактированные или удаленные объекты. Изменения также выделены в документах. Используйте выпадающее меню «Выделенные изменения» в правом верхнем углу документа, чтобы настроить, какие изменения будут выделены в документе.

Часто задаваемые вопросы

Будут ли репозитории работать как обычные документы Lucid при встраивании извне через интеграцию?
Встроенные документы репозитория могут встраивать только владелец репозитория, владелец актива, владелец папки или менеджер процесса Акселератор. Для пользователей, использующих ту же учетную запись Lucid, что и владелец документа, встроенные репозитории доступны для просмотра только с возможностью комментирования. Все остальные пользователи имеют доступ только для просмотра.

В чём разница между репозиторием и владельцем актива?
Владелец репозитория имеет полный контроль над конкретным репозиторием. В их основные обязанности входит добавление документов и ресурсов в репозитории, управление настройками репозиториев, а также утверждение новых документов и изменений перед их публикацией в репозиториях.

Пользователь становится владельцем актива, когда публикует свой документ или актив в репозитории после того, как он будет одобрен владельцем репозитория. Как владельцы активов, они несут ответственность за достоверность документа для организации. Хотя они могут контролировать и утверждать изменения в своих собственных документах, они не могут создавать репозитории, назначать владельцев репозиториев или утверждать правки, внесенные в документы, которые им не принадлежат.

Владельцы репозиториев могут переназначать владельцев активов. Существующий владелец актива может передать свою роль другому лицу (это относится только к принадлежащему ему документу или активу).

Может ли пользователь с ограниченным доступом (без лицензии) быть менеджером процесса Акселератор или владельцем репозитория?
Нелицензированный пользователь может быть назначен менеджером процесса Акселератор или владельцем репозитория, но он не сможет предлагать изменения или добавлять контент в репозиторий. Для обеспечения полной функциональности назначьте эти роли лицензированному пользователю.

Что произойдет с репозиторием документа, если у моей учетной записи больше не будет доступа к процессу Акселератор?
Если после пробной версии ваш аккаунт решит не приобретать процесс «Акселератор» или понизит версию, лишив вас доступа, пользователи этого аккаунта больше не смогут получить доступ к репозиториям через навигацию в левой части главной страницы Lucid. репозиторий документа по-прежнему будет доступен через домашнюю страницу Акселератор процесса с разрешениями только на просмотр. Доступ к этой функции можно получить через переключатель рабочих областей в верхней части навигационного меню на главной странице Lucid.

Чтобы редактировать содержимое репозитория, вам необходимо скопировать содержимое из документа репозитория в обычный документ Lucid.

Похожие статьи

• Обзор Акселератора процессов
• Запросить обновление опубликованного репозитория
• Одобрить или отклонить обновления документа-репозитория
• Используйте библиотеку ресурсов для обеспечения единообразия документации.

Оставьте отзыв об этой статье