Используй репозитории для централизации и стандартизации документации своей организации

Определения и роли

Прежде чем перейти к конкретным шагам по получению доступа, созданию и использованию репозиториев, вот несколько определений терминов, используемых в этой статье:

• Репозиторий: централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, доступная всем пользователям или командам в аккаунте.
• Репозиторий с ограниченным доступом: централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, доступная только пользователям или командам, приглашенным менеджером Акселератора процесса или владельцем репозитория.
• Роли:
  • Менеджер Акселератора процесса: пользователь, который настраивает Акселератор процесса и может создавать репозитории.
  • Владелец репозитория: пользователь, имеющий полный контроль над конкретным репозиторием. Сюда входит управление настройками репозитория, назначение других владельцев репозитория и контроль за утверждением документов.
  • Владелец папки: пользователь, который управляет документами и утверждает их в определенной папке или вложенной папке в репозитории. Он является профильным специалистом по содержимому назначенной ему папки.
  • Владелец ресурса: лицензированный пользователь, который опубликовал документ или ресурс в репозитории. Он отвечает за обеспечение его точности и утверждение предложенных изменений наряду с владельцами репозиториев.
  • Пользователь: пользователь учетной записи с лицензией или без нее, который может просматривать и комментировать опубликованные документы. Только лицензированные пользователи могут запрашивать публикацию или предлагать правки к опубликованным документам в репозитории.
• Ресурсы:
  • Ресурс документа: документ Lucid, прошедший процесс утверждения и опубликованный в репозитории, что делает его доступным для всех пользователей в учетной записи Lucid. 
  • Ресурс объектов: особая фигура, содержащая такие данные, как роль, система или риск, добавленные в репозиторий и доступные в библиотеке ресурсов всем пользователям вашей учетной записи Lucid.
• Страница управления репозиториями: страница, на которой отображаются все репозитории в вашей учетной записи Lucid. Следуйте инструкциям в разделе Доступ к репозиториям, чтобы перейти на эту страницу.
• Страница настройки репозитория: страница отдельного репозитория, на которой отображаются все входящие в него документы и ресурсы. Чтобы перейти на эту страницу, нажми на название нужного репозитория на странице управления репозиториями.

Доступ к репозиториям

Все пользователи вашей учетной записи Lucid могут получить доступ к репозиториям, выбрав Репозитории в навигационном меню слева на главной странице Lucid. Чтобы посмотреть репозитории в виде списка с дополнительными сведениями, нажмите на значок просмотра списка в правом верхнем углу страницы.

Чтобы найти нужный репозиторий в своей учетной записи, используйте строку поиска в верхней части главной страницы Lucid.

Просмотреть документ в репозитории

После получения доступа к репозиторию, выполнив указанные выше действия, все пользователи вашей учетной записи Lucid смогут просматривать документы в этом репозитории следующими способами:

• Дважды щелкни по документу, который хочешь просмотреть.
• Выбери документ, который хочешь просмотреть, в меню навигации в левой части репозитория. Здесь отображается предварительный просмотр документа. 
  • Нажмите меню с тремя точками в правом верхнем углу предварительного просмотра, затем выберите Открыть, чтобы открыть документ полностью.

Экспортировать CSV с ресурсами репозитория

Чтобы скачать CSV или ресурсы репозитория на свое устройство, выполни следующие шаги:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Открыть репозиторий.
3. Выберите значок CSV в правом верхнем углу страницы настройки репозитория.

CSV-файл содержит:

• Название ресурса
• Тип ресурса (объект или документ)
  • Подтип ресурса (если это ресурс объектов)
• Владелец ресурса
• В каком репозитории и/или папке находится ресурс
• Версия
• Дата последнего обновления
• Последнее обновление
• Кем одобрено
• Сводка изменений
• Заархивирован ли ресурс
• URL ресурса (если это ресурс документа)

Добавить новый репозиторий

Определить, кто может создавать репозиторий

Менеджеры Акселератора процесса могут определять, у кого в их учетной записи Lucid есть разрешение на создание репозитория. Для обновления этих прав выполните следующие действия:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Выберите значок настроек в правом верхнем углу страницы.
3. Установи или сними флажок справа от «Разрешить любому пользователю создавать репозитории» на появившейся панели.
4. Нажмите Готово.

Создай новый репозиторий

На странице управления репозиториями пользователи могут создавать новые репозитории, а также открывать и редактировать существующие. В зависимости от настроек, указанных в разделе Кто может создавать репозиторий выше, это действие может быть доступно только менеджерам Акселератора процесса. Выполните следующие действия, чтобы создать новый репозиторий:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Нажмите Создать репозиторий в правом верхнем углу страницы.
3. В появившемся модальном окне "Настройка репозитория" введи уникальное название в поле «Название репозитория».
4. В разделе «Описание» опишите назначение и содержимое репозитория.
5. Выбери тип репозитория.
   • Общедоступные репозитории и их содержимое могут просматривать все пользователи в вашей учетной записи Lucid.
   • Репозитории с ограниченным доступом и их содержимое могут просматривать только пользователи, приглашенные в репозиторий. Подробнее см. раздел Репозитории с ограниченным доступом ниже.
6. Выбери тип согласования.
   • Стандартное одобрение: запросы на одобрение отправляются всем утверждающим лицам одновременно.
   • Последовательное утверждение: запросы на одобрение отправляются в следующем порядке: владелец ресурса, владелец папки, владелец репозитория.
7. При желании установите флажок напротив «Разрешить участникам публиковать напрямую». Если установить этот флажок, пользователям вашей учетной записи не придется ждать одобрения перед публикацией документов или правок в репозитории.
8. Нажмите Далее.
9. Выберите, откуда импортировать файлы, если у вас есть документы для добавления в репозиторий, или нажмите Пропустить, чтобы добавить документы позже.
   • Пошаговые инструкции для каждого типа импорта приведены в разделе Импорт существующих документов Lucid ниже.

Репозиторий теперь доступен всей организации со страницы управления репозиториями, а назначенные владельцы репозиториев получат уведомление.

Репозитории с ограниченным доступом

Репозиторий с ограниченным доступом — это централизованная коллекция утвержденных и опубликованных документов и ресурсов, которую могут просматривать только пользователи, приглашенные менеджером Акселератора процесса или владельцем репозитория. Репозитории с ограниченным доступом и их содержимое скрыты из результатов глобального поиска.

Чтобы создать репозиторий с ограниченным доступом, выполни действия из раздела Создание нового репозитория выше, выбрав С ограниченным доступом для параметра «Тип репозитория».

Обновление настроек ограничений для существующего репозитория

Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут обновлять настройки ограничений существующего репозитория, выполнив следующие действия:

1. Нажми Настройки репозитория на панели навигации слева на странице настройки репозитория.
2. В разделе «Выберите тип репозитория» выберите новый вариант.

Управление настройками репозитория

Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев имеют различные возможности управления принадлежащими им репозиториями. Чтобы получить доступ к настройкам репозитория, выполните следующие действия:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Выберите репозиторий, для которого вы хотите настроить параметры.
3. Нажми Repository settings на панели навигации в левом верхнем углу репозитория.

На этой странице можно:

• Переименовать репозиторий.
• Обновить описание репозитория.
• Определи тип репозитория.
• Определите тип процесса одобрения.
• Разрешить публиковать напрямую.
  • Если установить этот флажок, пользователям твоего аккаунта не придется ждать одобрения перед публикацией документов или правок в репозитории.
• Нажмите Управление владельцами в правом верхнем углу, чтобы добавить, изменить или удалить владельцев репозитория.

Архивировать репозиторий

Владельцы репозиториев и менеджеры Акселератора процесса могут архивировать репозиторий, выполнив следующие действия на странице управления репозиторием:

1. Нажмите на меню с тремя точками в правом верхнем углу плитки репозитория.
2. Выбери Архивировать репозиторий.
3. Нажмите Архивировать.

После архивации репозиторий удаляется из списка репозиториев и исключается из результатов поиска. Любые документы из архивированного репозитория, используемые в других местах как ресурсы документов, останутся доступны только для чтения.

Добавление ресурса документа в репозиторий

Существует несколько способов добавить ресурс документа в репозиторий в зависимости от роли. Ознакомьтесь с выделенными полужирным шрифтом разделами ниже для получения подробных сведений.

Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев
Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут добавлять ресурсы документов в репозиторий следующими способами:

• Импортируйте существующие документы или папки Lucid.
• Импортируй документы из внешнего файла на своем устройстве.
• Выбери документы из списка документов, нажми правой кнопкой мыши и выбери Переместить в репозиторий.
• Все перечисленные ниже методы предназначены для пользователей с лицензией.

Владельцы репозиториев могут добавлять документы только в принадлежащий им репозиторий.

Пользователи с лицензией
Любой пользователь с лицензией в вашей учетной записи Lucid может добавлять документы в репозиторий следующими способами:

• Добавить новые документы Lucid со страницы настройки репозитория.
• Добавь существующий документ Lucid в репозиторий из редактора документа.

Для обоих этих вариантов требуется одобрение владельца репозитория.

Добавить новый документ Lucid

Чтобы добавить новый документ Lucid в репозиторий, любой пользователь с лицензией в учетной записи Lucid может выполнить следующие действия на странице настройки репозитория:

1. Нажмите Создать в правом верхнем углу.
2. Выберите Документ.
3. Измените документ нужным образом.
4. Когда документ будет готов к добавлению в репозиторий, нажмите Запросить одобрение в правом верхнем углу холста.
   • Если вы менеджер Акселератора процесса или владелец репозитория, вы можете опубликовать изменения без запроса одобрения. После редактирования нажмите Опубликовать в правом верхнем углу, чтобы сразу опубликовать измененный документ.
5. (Необязательно) Введите сообщение в поле «Сообщение для утверждающих лиц».
6. Нажмите Запросить утверждение.

После одобрения документа его можно будет опубликовать в репозитории, нажав Опубликовать в правом верхнем углу документа.

Импортировать существующие документы Lucid

В зависимости от своей роли ты можешь добавить существующий документ Lucid в репозиторий двумя способами:

• Менеджеры процессов акселератора, владельцы репозиториев и владельцы папок могут импортировать существующий документ Lucid или папку Team Hub непосредственно со страницы настройки репозитория.
• Любой лицензированный пользователь (включая менеджеров Акселератора процесса и владельцев репозиториев) может добавить существующий документ Lucid в репозиторий из редактора документа.

Подробнее см. в выделенных полужирным шрифтом разделах ниже.

Импортируйте существующий документ Lucid или папку TeamHub в репозиторий.

Вместо создания нового документа менеджеры процессов Акселератор и владельцы репозиториев могут импортировать существующие папки документов Lucid и командного хаба в репозиторий. Чтобы импортировать один или несколько документов Lucid или папок TeamHub в репозиторий, выполните следующие действия на странице настройки репозитория:

1. Нажмите на значок импорта документов в правом верхнем углу.
2. Выбери Импорт из Lucid.
3. Выберите документы или папки командного центра в Lucid для импорта.
   • Для доступа к общим документам и папкам требуется согласие владельца. Если вы выберете документ или папку, которые вам не принадлежат, владелец получит электронное письмо с просьбой передать права собственности вам. После передачи прав собственности документ или папка будут автоматически импортированы в репозиторий.
4. Нажмите Переместить объекты.
5. Если вы добавляете документы или папки из Lucid, принадлежащие команде (из командного хаба или общей папки), в следующем модальном окне потребуется указать владельца ресурса, а затем нажать Далее. В противном случае владельцем ресурса по умолчанию станет владелец документа.
   • Владелец ресурса отвечает за контроль документа и может утверждать будущие изменения в нем.
6. Нажми Продолжить, чтобы подтвердить, что перемещение и публикацию документов в репозиторий нельзя отменить и это изменит права доступа следующим образом:
   • Документы репозитория видны всем в вашей учетной записи Lucid.
   • Внешний доступ к документам удален.
   • Ссылки на публикацию удалены для репозиториев с ограничениями.

Теперь документ доступен в репозитории и может быть просмотрен всеми пользователями вашей учетной записи Lucid. В этом разделе описаны шаги импорта, в результате которых выбранные вами документы Lucid будут перемещены в репозиторий. Это означает, что они больше не будут доступны на странице «Мои документы».

Добавьте существующий документ Lucid в репозиторий прямо из редактора.

Любой лицензированный пользователь вашей учетной записи Lucid может запросить добавление принадлежащего ему документа Lucid в репозиторий непосредственно из редактора документа, выполнив следующие действия:

1. Откройте меню «Еще» в левом верхнем углу холста.
   • В Lucidchart, открыв меню «Дополнительно», наведите курсор на «Файл».
2. Выберите Добавить в репозиторий.
3. На появившейся панели выберите репозиторий из раскрывающегося списка.
4. Введите краткое описание документа в поле «Сводка».
5. Нажмите Запросить утверждение.

Владельцы репозитория получают уведомление, в котором могут утвердить или отклонить ваш запрос. Когда документ будет утвержден и опубликован, документ, в котором вы работаете, будет перемещен в репозиторий.

Импорт внешнего файла в репозиторий

Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут импортировать внешние файлы из Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural или BPMN в репозиторий. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите на значок импорта документов в правом верхнем углу.
2. Выбери Импорт из файла, чтобы импортировать файлы во внешних форматах.
3. Выберите файлы на локальном устройстве.
4. Нажмите Готово.

Документ теперь доступен в репозитории, и его могут просматривать все пользователи твоей учетной записи Lucid.

Добавить объектный ресурс в репозиторий

Управление ресурсами в репозитории

Менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев обладают различными возможностями управления ресурсами в принадлежащих им репозиториях. К этим возможностям относятся:

• Организация документов по папкам.
• Обновление владельцев папок и владельцев ресурсов.
• Перемещение документов из другого репозитория или в него.
• Архивация папок и документов из репозитория.

Все эти действия можно выполнить на странице настройки репозитория, показанной на скриншоте ниже. Подробнее о том, как выполнить каждое действие, см. в разделах ниже.

Упорядочивание документов по папкам

Чтобы создать папку в репозитории, менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут выполнить следующие шаги: 

1. Нажмите Создать в правом верхнем углу.
2. Выберите Папка.
3. Назови папку.
4. Нажмите OK.

Чтобы переместить документ в папку, нажми и перетащи его в папку. 

Обновить владельца папки

Чтобы изменить владельца папки, менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажмите меню из трех точек справа от документа.
2. Выбери Настройки папки.
3. В поле «Добавить владельца папки» введи или выбери пользователя из выпадающего списка.
4. Нажмите Сохранить изменения.

Обнови владельца актива

Чтобы сменить владельца документа, менеджеры Акселератора процесса и владельцы репозиториев могут выполнить следующие шаги:

1. Нажми на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Выбери Подробнее.
3. В разделе «Владелец» нажмите значок «Изменить» .
4. Введи или выбери пользователя из раскрывающегося списка.

Переместить документ

Переместить документ в другой репозиторий

Чтобы переместить документ в другой репозиторий, менеджеры процессов Акселератор и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажми на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Нажми Переключить репозиторий.
3. В разделе «Перемещение в» используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать новый репозиторий.
   • Если перемещаешь документ в репозиторий с ограниченным доступом, у владельца документа должен быть доступ к репозиторию, либо нажми Продолжить, чтобы выбрать нового владельца.
4. Нажмите Переместить объект.

Удаление документа из репозитория

Чтобы переместить документ из репозитория, менеджеры процесса Акселератор и владельцы репозиториев могут выполнить следующие действия:

1. Нажми на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа.
2. Нажмите Удалить из репозитория.
3. Нажмите Подтвердить удаление, чтобы подтвердить, что этот документ будет перемещен из репозитория в папку «Мои документы».

Архивировать папку репозитория

Архивировать документ

Чтобы архивировать документ в репозитории, менеджеры Акселератора процесса, владельцы репозиториев и папок могут выполнить следующие действия:

1. Нажми на меню с тремя точками в правом нижнем углу документа, который хочешь архивировать.
2. Выберите Переместить в архив.
3. Нажмите Переместить в архив, чтобы подтвердить, что этот документ больше не будет отображаться в репозитории.

Восстановление архивного ресурса

Чтобы восстановить ранее заархивированный документ или ресурс объектов, менеджеры Акселератора процесса, владельцы репозиториев, папок и процессов должны выполнить следующие действия:

1. Выберите Архив в меню навигации в крайней левой части страницы в разделе «Главная страница процесса».
2. Нажмите меню из трех точек справа от документа или ресурса объекта, который хотите восстановить.
3. Нажмите Восстановить.
4. Нажмите Восстановить, чтобы подтвердить, что ресурс вернется в исходное расположение в репозитории.

Внести изменения в опубликованный ресурс

Прежде чем правки ресурса в репозитории можно будет опубликовать, они должны пройти процедуру утверждения. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь со статьями ниже:

• Запросить обновления опубликованного ресурса в репозитории
• Одобрить или отклонить обновления документа репозитория

Просмотреть историю версий документа репозитория

Любой пользователь твоего аккаунта Lucid может просматривать прошлые версии опубликованных документов репозитория, чтобы увидеть, какие изменения произошли со временем. Чтобы просмотреть прошлую версию документа репозитория, выполни следующие действия:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Выбери репозиторий, содержащий документ, историю версий которого хочешь просмотреть.
3. В разделе «Документы» в левой части страницы выберите документ.
4. Откройте меню с тремя точками в правом верхнем углу страницы.
5. Выбери Показать историю версий.

Документ откроется в новой вкладке, где можно просмотреть предыдущие версии документа, выбрав их на панели в правой части страницы. Также можно просмотреть изменения, внесенные до публикации документа в репозитории.

Просмотр истории версий из репозитория
Кроме того, вы можете просматривать историю версий опубликованного документа прямо из репозитория, в котором он находится. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Нажмите Репозитории в меню навигации в левой части главной страницы Lucid.
2. Выбери репозиторий, содержащий документ, историю версий которого хочешь просмотреть.
3. В разделе «Документы» в левой части страницы выберите документ.
4. Под названием документа выбери выпадающее меню версий.
5. Выбери предыдущую версию или нажми Просмотреть полную историю версий, чтобы открыть историю версий на новой странице.

Нажмите Показать сведения в правом верхнем углу страницы, чтобы посмотреть следующие сведения:

• Последнее обновление: дата последнего обновления документа.
• Автор последнего обновления: пользователь, который последним обновил документ.
• Кем утверждено: Все пользователи, утвердившие публикацию документа в репозитории.
• Краткое описание изменений: краткое описание того, что изменилось по сравнению с предыдущей версией. Сюда входит описание обновлений, предоставленное пользователем, а также созданные системой события, такие как:
  • Документ переименован
  • Документ добавлен в репозиторий
  • Встроенный ресурс обновлен автоматически

Сравнение версий

Чтобы сравнить одну версию документа с другой, выполни следующие действия после выполнения шагов из предыдущего раздела:

1. Выберите одну из версий, которую хотите сравнить, на панели справа.
2. Нажми Сравнить версии в нижней части панели.
3. Выбери вторую версию, которую хочешь сравнить.
4. Нажми Сравнить выбранные версии.

Документы будут отображаться один поверх другого. На панели справа можно увидеть сводку изменений, включая добавленные, отредактированные или удаленные объекты. Изменения также выделяются на документах. Используй раскрывающийся список «Выделение» в правом верхнем углу документов, чтобы настроить, какие изменения будут выделены на документах.

Часто задаваемые вопросы

Будут ли документы репозитория работать как обычные документы Lucid при внешнем встраивании через интеграцию?
Встроенные документы репозитория могут встраивать только владелец репозитория, ресурса, папки или менеджер Акселератора процесса. Пользователи той же учетной записи Lucid, что и владелец документа, могут просматривать встроенные документы репозитория с доступом только для комментирования. Все остальные пользователи имеют доступ только для просмотра.

В чем разница между владельцем репозитория и владельцем ресурса?
Владелец репозитория имеет полный контроль над конкретным репозиторием. В его основные обязанности входят добавление документов и ресурсов в репозиторий, управление настройками репозитория, а также утверждение новых документов и изменений перед их публикацией в репозитории.

Пользователь становится владельцем ресурса, когда публикует свой документ или ресурс в репозитории после того, как его утвердит владелец репозитория. Как владелец ресурса он отвечает за достоверность документа для организации. Хотя он может контролировать и утверждать изменения в своем документе, он не может создавать репозитории, назначать владельцев репозиториев или утверждать правки, внесенные в документы, которыми не владеет.

Владельцы репозиториев могут переназначать владельцев ресурсов. Текущий владелец ресурса может передать свою роль кому-то другому (это относится только к документу или ресурсу, которым он владеет).

Может ли пользователь с ограниченным доступом (без лицензии) стать менеджером Акселератора процесса или владельцем репозитория?
Пользователя без лицензии можно назначить менеджером Акселератора процесса или владельцем репозитория, но он не сможет предлагать изменения или добавлять содержимое в репозиторий. Для полной функциональности назначьте эти роли пользователю с лицензией.

Что произойдет с документами репозитория, если у моей учетной записи больше не будет доступа к Акселератору процесса?
Если для вашей учетной записи не будет приобретен Акселератор процесса после пробной версии или версия будет понижена до уровня без доступа к нему, пользователи этой учетной записи больше не смогут получать доступ к репозиториям через навигационное меню слева на главной странице Lucid. Документы репозитория по-прежнему будут доступны через главную страницу Акселератора процесса с разрешениями только на просмотр. Доступ можно получить через переключатель рабочих пространств в верхней части навигационного меню на главной странице Lucid.

Чтобы отредактировать содержимое репозитория, скопируйте содержимое из документа репозитория в обычный документ Lucid.

Статьи по теме

• Обзор Акселератора процессов
• Запросить обновления опубликованного ресурса в репозитории
• Одобрить или отклонить обновления документа репозитория
• Использование библиотеки ресурсов для поддержания согласованности документации

Оставьте отзыв об этой статье