De handleiding van een Agile team voor sprintplanning in Lucid

In dit artikel

Het maakt niet uit hoe jouw team Agile is, dit artikel helpt je te leren hoe je het meeste uit de Agile-gerichte functies van Lucid kunt halen, inclusief hoe je:

• Creëer een georganiseerde hub voor je team en een teamruimte om op één lijn te blijven en toegang te krijgen tot de meest gebruikte Lucid-documenten van je team.
• Taken afstemmen, coördineren en uitvoeren door een dynamische tabel te koppelen aan Lucid Cards
• Maak een schatting van de hoeveelheid tijd en werk die nodig is voor elke taak
• Krijg in één oogopslag een diepgaand inzicht in de werklast en voortgang van het team tijdens de sprint
• Verkrijg waardevolle inzichten en actiepunten uit uw sprintbeoordeling en retrospectief

In dit artikel gebruiken we voorbeelden die zijn gericht op een use case voor productontwikkeling, maar we begrijpen dat Agile-praktijken net zo divers zijn als de teams die ze toepassen. We moedigen iedereen aan om deze voorbeelden te gebruiken om de kernfunctionaliteit te begrijpen, zodat je Lucid kunt gebruiken op de manier die voor jouw team het meest zinvol is.

Door de richtlijnen in dit artikel te volgen en de functies van Lucid optimaal te benutten, kun je minder tijd besteden aan administratieve taken en meer tijd aan het uitvoeren ervan. We gaan.

Een teamhub en teamruimte organiseren

Het hebben van een gecentraliseerde ruimte voor het team met hoogwaardige en vaak gebruikte activa is een tijdsbesparing. Het kan het team helpen snellere beslissingen te nemen, efficiënter samen te werken en de focus op de actiepunten te verscherpen.

Voordat we kijken hoe we een teamhub en een teamruimte kunnen maken, laten we beginnen met het verkennen van het verschil tussen beide.

• Uw teamhub is de plek om alle relevante documenten te centraliseren voor teamsamenwerking en efficiëntie. In uw teamhub kunt u alle leden van het team in een teamrooster zien, uw teamruimte maken en vinden en snel toegang krijgen tot recente documenten.
• Je teamruimte is een samenwerkend en aanpasbaar Lucidspark-bord dat in je teamhub is vastgepind en dat coördinatie op teamniveau ondersteunt.

Bekijk de onderstaande schermafbeelding voor een voorbeeld van een teamhub. Je kunt de teamruimte bovenaan vastgezet.

Als je al een hub voor een team hebt, kun je deze openen door op het teams icoon te klikken in de navigatiebalk aan de linkerkant van de Lucid Home Page. Als je al een teamruimte hebt, kun je deze vinden onder de kop 'Teamruimte' in je teamhub.

Een nieuwe teamhub maken:

1. Klik op de startpagina van Lucid op + Nieuw in de linkerbovenhoek.
2. Selecteer Team.
3. Nadat je je team een naam hebt gegeven en bijdragers hebt uitgenodigd, klik je op Team maken.

Ga als volgt te werk om voor de eerste keer een teamruimte te maken:

1. Open je teamhub en klik op Aan de slag onder het kopje 'Teamruimte' .
2. Volg de aanwijzingen om de installatie te voltooien.

Begin bij het maken van een nieuwe teamruimte met een sjabloon als je een professioneel gepolijst startpunt wilt waar je de lege plekken invult op basis van je behoeften. Begin met een leeg document als u de voorkeur geeft aan controle over het hele creatieproces.

Of je nu een sjabloon gebruikt of je teamruimte handmatig opbouwt, er zijn veel opties in Lucid om het je eigen te maken. Hier zijn een paar ideeën om u op weg te helpen.

• Voeg ingesloten koppelingen toe naar webpagina's en andere documenten die uw team vaak gebruikt
• Voeg een organisatievorm toe , zoals een dynamische tabel, om taken te maken en bij te houden
• Voeg een tijdlijn toe om de actiepunten, deadlines en mijlpalen van elke sprint bij te houden 

Creëer en deel uw teamhub en teamruimte vóór de volgende sprint, zodat iedereen klaar is wanneer het tijd is om te beginnen met plannen. Eenmaal gemaakt, kunt u het tijdens elke fase van het proces opnieuw bezoeken.

Prioriteiten stellen en voortgang boeken bij taken

Agile teams hebben een manier nodig om boeiende discussies te voeren over waar ze aan moeten werken, en dat doen in een Project management tool is niet betrouwbaar boeiend of collaboratief. Maar nu je een centrale teamhub en teamruimte hebt gemaakt, heeft het team een plek om samen te werken en het meeste uit je samenwerking te halen. 

We zullen ons nu concentreren op hoe u uw teamruimte uw eigen kunt maken door:

• Een dynamische tabel toevoegen voor een responsieve organisatie van taken
• Werken met Lucid Cards om taken bij te houden en voortgang te boeken
• De input van het team krijgen over lift met schattingspunten
• Rapportagevormen gebruiken om de voortgang bij te houden en de werklast te meten

Bekijk de onderstaande secties om te leren hoe elke functie uw sprint ten goede kan komen en klik op de gelinkte artikelen voor gedetailleerde stapsgewijze instructies.

Zet belangrijke details op één plek in een dynamisch tabblad.

De Dynamic Table van Lucid is een responsieve tabel die, in combinatie met Lucid Cards, het hele team een hoge mate van zichtbaarheid geeft in kritieke details van de sprint. Het kan worden gebruikt om taken toe te wijzen, de lift te schatten, bandbreedte te meten en de voortgang bij te houden. Bekijk de onderstaande schermafbeelding om een eenvoudig voorbeeld van een dynamische tabel te zien. Wanneer u uw eigen opties maakt, vindt u veel opties om aan te passen en het beste aan te sluiten bij de behoeften van uw team.

Om handmatig een dynamische tabel toe te voegen, klik je op ' ' in het pictogram 'Organizers' op de werkbalk 'Primaire', selecteer je 'Dynamic tabellen' en klik je ergens op de ' canvas'. Je kunt gedetailleerde instructies voor het opmaken en optimaliseren van de dynamische tabellen van jouw team vinden in ons artikel.

Taken bijhouden met Lucid Cards

Ondanks de vele manieren waarop teams Lucid aan Agile praktijken kunnen koppelen, raden we altijd aan om Lucid Cards te gebruiken. Veel teams plannen sprints door ideeën en backlog-items toe te voegen aan sticky notes om ideeën snel te kunnen vastleggen. Zodra deze items verzameld zijn, converteer je sticky notes naar Lucid Cards om kritieke informatie weer te geven, zoals taakstatus, geschatte duur, toegewezen persoon en begin- en einddatum van de sprint om het team te helpen van het plannen van taken naar het uitvoeren ervan.

Om een plakbriefje (of een andere vorm) te converteren naar een Lucid Kaart, klik je met de rechtermuisknop op de vorm, ga je met je cursor over "Converteren naar kaart" in het menu en selecteer je Lucid Kaart. Van hieruit kun je je informatie invoeren in de beschikbare velden van het Lucid Card contextmenu.

Zodra de taken geprioriteerd zijn voor de sprint en omgezet zijn in Lucid Cards, kun je ze aanklikken en naar de dynamische tabel van je team slepen.

Integraties gebruiken

Bij het bewust naderen van een deadline die snel nadert, mag niemand worden vertraagd door dubbel werk. Als je naast Lucid nog een ander registratiesysteem gebruikt, kun je een van onze vele integraties gebruiken zodat je ze niet nog een keer in een ander programma hoeft aan te maken. Lucid biedt integraties met Airtable, Asana, Microsoft Azure DevOps Cloud, Excel, Google Sheets, Jira, monday.com, en Smartsheet. 

Of je nu een van deze integraties gebruikt of niet, het is eenvoudig om Lucid Cards toe te voegen om productieve visuele planning mogelijk te maken en de belangrijkste taakdetails in één oogopslag te tonen. Lees ons artikel om gedetailleerde stappen te volgen om Lucid Cards te gebruiken voor het plannen, organiseren en toewijzen van taken.

Een teamschattingsactiviteit hosten

Wanneer iedereen een onbevooroordeelde manier heeft om zijn mening te delen en op consensus gebaseerde beslissingen te nemen, is het team in staat om zijn beste werk te leveren. Het ondersteunen van gezamenlijke schatting van taken voor de volgende sprint is de reden waarom we onze teamschattingsactiviteit hebben ontwikkeld. Je kunt altijd een verhaalpunt naar een Lucid Card slepen, maar met deze activiteit kan iedereen samenwerken en het eens zijn over de schatting voordat die wordt toegepast.

Dit is hoe het werkt. Nadat je de estimation shape bank hebt toegevoegd aan het canvas van je team, kan iedereen zijn estimation aanklikken en slepen naar een dropzone die onder de Lucid Card verschijnt. Wanneer iedereen zijn schatting heeft ingediend, wordt hij of zij weergegeven in een resultatenvenster ter beoordeling. Vanaf hier kan het team bespreken welke schatting op de taak moet worden toegepast.

Als je precies wilt weten hoe je een schattingsbank toevoegt en een winnende schatting aan een kaart koppelt, check dan ons artikel 'Taakschattingen afstemmen met je team '.

Houd de werklast bij en meet de voortgang met rapportagevormen

Het is een feit: hoe minder mentale energie je hoeft te besteden aan het handmatig bijhouden van taken, hoe meer je hebt om ze allemaal gedaan te krijgen. En wie houdt er niet van om cruciale informatie op een duidelijke en bruikbare manier geleverd te krijgen? Dit is waar rapportagevormen om de hoek komen kijken. Voeg ze toe om snel de bandbreedte van het team te meten, de voortgang van actiepunten bij te houden en te zien hoe taaktoewijzingen over het team worden verdeeld. 

Rapportageformulieren zijn krachtige hulpmiddelen die je kunt gebruiken naast de Dynamische Tabel en Lucid Cards van je team. Het zijn ook dynamische vormen, wat betekent dat ze automatisch worden bijgewerkt als elke Lucid Card wordt bijgewerkt om een momentopname te laten zien van de voortgang van de sprint. 

Hier is een voorbeeld van hoe de rapportagevormen van Lucid samenwerken om het team zichtbaarheid en belangrijke details van de sprint te geven.

Lees verder om te zien hoe elke rapportagevorm nog meer waarde kan toevoegen aan de sprint.

Voortgangsbalk

Gebruik een voortgangsbalk om de bijgewerkte statussen van elke Lucid-kaart te zien, evenals de som van de schattingen van elke kaart. Naarmate de sprint vordert, wordt de balk bijgewerkt om de algehele voortgang van het team weer te geven. U kunt de voortgang zien, zowel in een staafdiagram als met percentages, perfect voor updates in uw dagelijkse stand-ups.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld. In de onderstaande GIF kun je zien dat wanneer een Lucid-kaart wordt bijgewerkt met de status "Gereed", de voortgangsbalk wordt bijgewerkt om dit weer te geven. Let ook op het percentage dat onderaan het staafdiagram wordt berekend.

Om een voortgangsbalk toe te voegen, zorg ervoor dat alle Lucid kaarten een schatting en status bevatten. Selecteer de dynamische tabellen en klik op Planning vanuit de opties die boven de tabellen verschijnen. Selecteer in de opties voortgangsbalk toevoegen.

Eigendom grafiek

De primaire functie van een eigendomsgrafiek is om te laten zien hoe taken over het team zijn verdeeld met behulp van de schattingen, of verhaalpunten, die aan elke taak worden toegeschreven. Dit kan het team helpen snel in te schatten of items opnieuw moeten worden verdeeld of dat er een pivot nodig is. In het onderstaande voorbeeld kunnen we zien hoe elke taakschatting wordt gebruikt om een totaal eigendomspercentage te berekenen.

Nadat een toegewezen persoon aan elke Lucid kaarten is toegevoegd, voeg je een eigendomsgrafiek toe door de Dynamische tabellen te selecteren en op Planning te klikken vanuit de opties boven de tabellen. Selecteer in de opties de tabel Eigendom toevoegen.

Haal het meeste uit je sprint review

Aan het einde van de sprint is het tijd voor de sprint review. Gebruik Lucid om een ruimte in te richten waar je team feedback en gegevens kan delen over de sprint en hoe deze de bedrijfsinitiatieven ondersteunt. Of je nu allemaal in dezelfde kamer bent of teamdoelen bereikt in verschillende kamers over de hele wereld, we hebben de perfecte sjabloon om je aan te bevelen om het meeste uit deze fase van de sprint te halen. Klik hier voor meer informatie en om uw eigen te maken.

Hier zijn extra functies die we in dit stadium aanbevelen:

• Sluit video's, afbeeldingen en rich media in om belangrijke prestatie-indicatoren te benadrukken en gesprekken te stimuleren
• Gebruik facilitatortools zoals een laserpointer om de aandacht te trekken, een timer om iedereen op het goede spoor te houden en gebruik hybride werkintegraties zoals Zoom of Microsoft Teams
• Auteurs op sticky notes tonen om te zien wie ideeën en gedachten heeft toegevoegd voor discussie
• Gebruik notities om discussies en vervolgitems bij te houden

Krijg bruikbare teaminzichten tijdens de retrospective

Er zijn veel voordelen aan het halen van de meest duidelijke en bruikbare discussie uit een retro. Bekijk de lijst hieronder voor functies in Lucid die beschikbaar zijn om je team te helpen het meeste uit je tijd te halen aan het einde van een sprint. U kunt ervoor kiezen om ze te koppelen aan een combinatie van functies die worden vermeld in het gedeelte over sprintbeoordeling hierboven.

Tijdens de retrospectieve van het team raden we de volgende tools aan:

• Schakel de privémodus in. Zorg voor een veilige sfeer en krijg de meest directe feedback van het team om te bespreken door een beetje anonimiteit toe te voegen.
• Gebruik Visual Activity. Krijg meer inzicht met boeiende en interactieve activiteiten.
• Organiseer een stemsessie. Zorg dat het team het eens is over onderwerpen die ter discussie staan en beslissingen die uit de retro komen.

Bronnen

Als je meer wilt weten over het benutten van de volledige kracht van Agile in Lucid, bekijk dan de aanvullende bronnen hieronder. Deze bronnen zijn alleen beschikbaar in het Engels.

Sjablonen

Hier is een lijst met aanbevolen sjablonen. Als je op een link in deze lijst klikt, wordt de sjabloon geopend in je Lucid account zodat je de sjabloon kunt bekijken en aan de slag kunt.

Backlogplanning

Backlogverfijning sprint

Sprintschatting

Sprint-planning

Dagelijkse stand-up

Beoordeling van de sprint

Sprint-retrospective

Cursussen

Agile workflow voor snel starten

Gids voor sprint planning

Feedback geven over dit artikel