リポジトリを使用して組織のドキュメント化を一元化・標準化

定義とロール

リポジトリへのアクセス、作成、使用に関する具体的な手順に入る前に、本記事全体で使用されている用語の定義をいくつか紹介します。

• リポジトリ : アカウント内のすべてのユーザーまたはチームがアクセスできる、承認および公開された文書やアセットの一元化されたコレクション。
• 制限付きリポジトリ : プロセスアクセル管理者またはリポジトリ所有者によって招待されたユーザーまたはチームのみがアクセスできる、承認および公開された文書とアセットの一元化されたコレクション。
• ロール:
  • プロセスアクセルマネージャー : プロセスアクセルを構成し、リポジトリを作成する権限を持つユーザー。
  • リポジトリ所有者: 特定のリポジトリを完全に制御できるユーザー。これには、リポジトリ設定の管理、他のリポジトリ所有者の指定、ドキュメント承認の監督が含まれます。
  • フォルダー所有者: リポジトリ内の特定のフォルダーまたはサブフォルダーにある文書を管理・承認するユーザー。割り当てられたフォルダーに含まれるコンテンツの専門家です。
  • アセット所有者: リポジトリに文書またはアセットを公開したライセンスユーザー。リポジトリ所有者とともに、その正確性を確保し、提案された変更を承認する責任があります。
  • ユーザー : 公開済み文書を閲覧、参照、コメントできる、アカウント内のライセンスユーザーまたはライセンスのないユーザー。リポジトリ内の公開済み文書の公開をリクエストしたり、編集を提案したりできるのはライセンスユーザーのみです。
• 資産:
  • ドキュメントアセット：承認プロセスを経てリポジトリに公開されたLucidドキュメントであり、Lucidアカウントのすべてのユーザーに表示されます。 
  • オブジェクトアセット: リポジトリに追加された、データ（役割、システム、リスクなど）を含む特定の図形。Lucid アカウントのすべてのユーザーがアセットライブラリで利用できます。
• リポジトリ管理ページ : Lucid アカウント上のすべてのリポジトリを表示するページです。このページにアクセスするには、「リポジトリにアクセス」セクションの手順に従ってください。
• リポジトリのカスタマイズページ: 単一のリポジトリに含まれるすべてのドキュメントとアセットを表示するページ。 このページにアクセスするには、リポジトリ管理ページから特定のリポジトリのタイトルをクリックします。

リポジトリへのアクセス

Lucid アカウントのすべてのユーザーは、Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから リポジトリ をクリックしてリポジトリにアクセスできます。 リポジトリの詳細情報をリストビューで表示するには、ページの右上隅にある リストビューアイコンをクリックします。

アカウント内の特定のリポジトリを見つけるには、Lucid ホームページ上部の検索バーを使用します。

リポジトリ内の文書を表示

上記の手順に従ってリポジトリにアクセスすると、Lucid アカウントのすべてのユーザーは、以下の方法でそのリポジトリ内の文書を閲覧できます。

• 表示したい文書をダブルクリックします。
• リポジトリの左側にあるナビゲーションメニューから、表示したい文書を選択します。これにより、文書のプレビューが表示されます。 
  • プレビューの右上にある 3 ドットメニューをクリックし、[開く] を選択して文書全体を開きます。

リポジトリアセットの CSV をエクスポート

CSV またはリポジトリのアセットをデバイスにダウンロードするには、以下の手順を実行します。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. リポジトリを開きます。
3. リポジトリのカスタマイズページの右上から CSV アイコンを選択します。

CSV には以下が含まれます：

• アセットのタイトル
• アセットタイプ (オブジェクトまたはドキュメント)
  • アセットのサブタイプ (オブジェクトアセットの場合)
• アセット所有者
• アセットが格納されているリポジトリやフォルダー
• バージョン
• 最終更新日
• 最終更新者
• 承認者
• 変更の概要
• アセットがアーカイブされているかどうか
• アセットURL（文書アセットの場合）

新しいリポジトリを追加

リポジトリを作成できるユーザーを決定

プロセスアクセルマネージャーは、Lucidアカウント内でリポジトリを作成する権限を持つユーザーを決定できます。これらの権限を更新するには、以下の手順に従います。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. ページの右上隅にある設定アイコンを選択します。
3. 表示されるパネルで、[すべてのユーザーにリポジトリの作成を許可] の右側にあるチェックボックスをオンまたはオフにします。
4. [完了] をクリックします。

新しいリポジトリを作成

リポジトリ管理ページから、ユーザーは新しいリポジトリを作成したり、既存のリポジトリにアクセスして編集したりできます。上記のリポジトリを作成できるユーザーを決定セクションで設定された内容によっては、この操作がプロセスアクセルマネージャーに限定されている場合があります。新しいリポジトリの作成は以下の手順で行います。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. ページの右上隅にある [リポジトリを作成] をクリックします。
3. 表示される [リポジトリのセットアップ] モーダルで、[リポジトリ名] の下に一意の名前を入力します。
4. [説明] の下で、リポジトリの目的と内容を記述します。
5. リポジトリの種類を選択してください。
   • [制限なし] のリポジトリとそのコンテンツは、Lucid アカウントのすべてのユーザーが閲覧できます。
   • 制限付きリポジトリとそのコンテンツは、リポジトリに明示的に招待されたユーザーのみが閲覧できます。 詳細については、以下の制限付きリポジトリセクションを参照してください。
6. 承認タイプを選択してください。
   • 標準承認：承認リクエストは、すべての承認者に同時に送信されます。
   • 順次承認: 承認リクエストは次の順序で送信されます: アセット所有者、フォルダー所有者、リポジトリ所有者。
7. 必要に応じて、[メンバーに直接公開を許可] の横にあるチェックボックスをオンにします。このチェックボックスをオンにすると、アカウントのユーザーは文書や編集内容をリポジトリに公開する前に承認を待つ必要がなくなります。
8. [次へ] をクリックします。
9. リポジトリに追加する既存の文書がある場合は、ファイルのインポート元を選択するか、[スキップ] をクリックして後で文書を追加します。
   • 各インポート方法の具体的な手順については、以下の既存の Lucid ドキュメントのインポートセクションをご確認ください。

リポジトリ管理ページから組織全体がリポジトリにアクセスできるようになり、割り当てられたリポジトリ所有者に通知されます。

制限付きリポジトリ

制限付きリポジトリとは、承認および公開された文書とアセットを一元的に集約したもので、プロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリ所有者から招待されたユーザーのみが閲覧できます。制限付きリポジトリとその内容は、グローバル検索結果には表示されません。

制限付きリポジトリを作成するには、上記の新しいリポジトリを作成セクションの手順に従い、[リポジトリの種類] で [制限付き] を選択してください。

既存のリポジトリの制限設定を更新

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、次の手順に従って既存のリポジトリの制限設定を更新できます。

1. リポジトリのカスタマイズページの左側のナビゲーションからRepository settingsをクリックします。
2. [リポジトリの種類を選択] で新しいオプションを選択します。

リポジトリ設定を管理

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、所有するリポジトリに対してさまざまな管理権限を持っています。リポジトリ設定にアクセスするには、次の手順に従います。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. 設定を調整したいリポジトリを選択してください。
3. リポジトリの左上のナビゲーションからリポジトリ設定をクリックします。

このページから、次のことができます。

• リポジトリの名前を変更します。
• リポジトリの説明を更新する。
• [リポジトリの種類] を決定します。
• [承認フローの種類] を決定します。
• 直接公開を許可。
  • このチェックボックスをオンにすると、アカウントのユーザーは文書や編集内容をリポジトリに公開する前に承認を待つ必要がなくなります。
• リポジトリ所有者を追加、編集、または削除するには、右上にある [所有者を管理] をクリックします。

リポジトリをアーカイブする

リポジトリ所有者とプロセスアクセルマネージャーは、リポジトリ管理ページから次の手順に従ってリポジトリをアーカイブできます。

1. リポジトリタイルの右上にある 3 ドットメニュー をクリックします。
2. リポジトリをアーカイブを選択します。
3. [アーカイブ] をクリックします。

アーカイブされると、リポジトリはリポジトリリストから削除され、検索結果から除外されます。 アーカイブされたリポジトリ内のドキュメントのうち、他の場所でドキュメントアセットとして使用されているものは、引き続き読み取り専用ファイルとしてアクセスできます。

ドキュメントアセットをリポジトリに追加する

役割に応じて、ドキュメントアセットをリポジトリに追加する方法は複数あります。詳細については、以下の太字のセクションをご覧ください。

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者
プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、以下の方法で文書アセットをリポジトリに追加できます。

• 既存の Lucid ドキュメントをインポートします。
• デバイス上の外部ファイルからドキュメントをインポートします。
• ドキュメントリストからドキュメントを選択して右クリックし、[リポジトリに移動] を選択します。
• 以下にライセンスユーザー向けのすべての方法を示します。

リポジトリ所有者は、所有するリポジトリにのみドキュメントを追加できます。

ライセンスユーザー
Lucid アカウントのライセンスユーザーは誰でも、次の方法でリポジトリに文書を追加できます。

• リポジトリのカスタマイズページから新しい Lucid 文書を追加します。
• 文書のエディター内から既存の Lucid 文書をリポジトリに追加します。

これら両方のオプションには、リポジトリ所有者による承認が必要です。

新しい Lucid ドキュメントを追加

リポジトリに新しい Lucid 文書を追加するには、Lucid アカウントのライセンスユーザーは誰でも、リポジトリのカスタマイズページから以下の手順を実行できます:

1. 右上の [新規作成] をクリックします。
2. [文書] を選択します。
3. 必要に応じてドキュメントを編集してください。
4. 文書をリポジトリに追加する準備ができたら、キャンバス右上の [承認をリクエスト] をクリックします。
   • プロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリ所有者の場合は、承認をリクエストすることなく編集内容を公開できます。編集後、右上にある [公開] をクリックして、修正した文書をすぐに公開します。
5. 「承認者へのメッセージ」の下に任意のメッセージを入力します。
6. 承認をリクエストをクリックします。

文書の右上隅にある [公開] をクリックすると、承認後に文書をリポジトリに公開できるようになります。

既存の Lucid 文書をインポート

役割に応じて、既存の Lucid 文書をリポジトリに追加する方法は2通りあります。

• プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、フォルダー所有者は、リポジトリのカスタマイズページから既存の Lucid ドキュメントを直接インポートできます。
• すべてのライセンスユーザー (プロセスアクセルマネージャーおよびリポジトリ所有者を含む) は、文書のエディターから既存の Lucid 文書をリポジトリに追加できます。

詳細については、以下の太字のセクションを参照してください。

既存の Lucid 文書をリポジトリにインポートする
新しい文書を作成する代わりに、プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、既存の Lucid 文書をリポジトリにインポートできます。1 つ以上の Lucid 文書をリポジトリにインポートするには、リポジトリのカスタマイズページから次の手順に従います。

1. 右上の[文書をインポート] アイコンをクリックします。
2. [Lucid からインポート] を選択します。
3. Lucid からインポートするドキュメントまたはフォルダーを選択します。
   • 共有文書には所有者の承認が必要です。 所有していない文書を選択すると、所有者に対して、所有権を移譲するよう求めるメールが送信されます。 所有権が移譲されると、文書は自動的にリポジトリにインポートされます。
4. [アイテムを移動] をクリックします。
5. チームハブまたはチームフォルダーから、Lucid のチーム所有の文書またはフォルダーを追加する場合は、次のモーダルでアセットの所有者を指定し、[次へ] をクリックする必要があります。それ以外の場合、文書の所有者がデフォルトのアセット所有者になります。
   • アセットオーナーは、ドキュメントを監督する責任を持ち、それに対する今後の変更を承認する権限を持ちます。
6. [続行] をクリックして、文書をリポジトリに移動して公開する操作は元に戻すことができず、共有権限が次のように変更されることを確認してください。
   • リポジトリのドキュメントは、Lucid アカウントの全員が閲覧可能です。
   • ドキュメントへの外部アクセスが削除されます。
   • 制限付きリポジトリでは、公開リンクが削除されます。

文書はリポジトリからアクセスできるようになり、Lucid アカウントのすべてのユーザーが表示できます。

エディターから既存の Lucid 文書をリポジトリに追加する
Lucid アカウントのライセンスユーザーは、次の手順に従って、所有している Lucid 文書のエディターから直接リポジトリへの追加をリクエストできます。

1. キャンバスの左上にあるその他のメニューを開きます。
   • Lucidchart で [その他のメニュー] を開いた後、[ファイル] にカーソルを合わせます。
2. [リポジトリに追加] を選択します。
3. 表示されるパネルで、ドロップダウンからリポジトリを選択します。
4. 「サマリー」の下に文書の簡単な概要を入力してください。
5. 承認をリクエストをクリックします。

リポジトリ所有者には、リクエストを承認または却下できる通知が届きます。文書が承認されて公開されると、作業中の文書がリポジトリに移動されます。

外部ファイルをリポジトリにインポート

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、Visio、Draw.io、OmniGraffle、Gliffy、Miro、Mural、または BPMN から外部ファイルをリポジトリにインポートできます。 これを行うには以下の手順に従います。

1. 右上の[文書をインポート] アイコンをクリックします。
2. 外部フォーマットのファイルをインポートするには、ファイルからインポートを選択します。
3. ローカルデバイスから1つ以上のファイルを選択します。
4. [完了] をクリックします。

文書はリポジトリからアクセスできるようになり、Lucid アカウントのすべてのユーザーが表示できます。

オブジェクトアセットをリポジトリに追加

リポジトリ内のアセットを管理

プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は、自身が所有するリポジトリ内のアセットに対してさまざまな管理権限を持っています。これらの権限には以下が含まれます。

• ドキュメントをフォルダーに整理します。
• フォルダー所有者とアセット所有者の更新。
• ドキュメントをリポジトリ外または別のリポジトリへ移動します。
• リポジトリからフォルダーとドキュメントをアーカイブする。

これらのアクションはすべて、以下のスクリーンショットに表示されているリポジトリのカスタマイズページから実行できます。各アクションの完了方法の詳細については、以下のセクションを参照してください。

ドキュメントをフォルダーに整理

リポジトリ内にフォルダーを作成するには、プロセスアクセルマネージャーおよびリポジトリ所有者は次の手順に従います。 

1. 右上の [新規作成] をクリックします。
2. フォルダーを選択します。
3. フォルダーに名前をつけてください。
4. [OK] をクリックします。

文書をフォルダーに移行するには、クリックしてフォルダーにドラッグします。 

フォルダー所有者を更新する

フォルダーの所有者を変更するには、プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者が以下の手順に従います。

1. 文書の右側にある 3 ドットメニューをクリックします。
2. フォルダーの設定を選択します。
3. [フォルダー所有者を追加] の下で、ユーザーを入力するか、ドロップダウンオプションからユーザーを選択します。
4. [変更を保存] をクリックします。

アセットの所有者を更新

文書所有者を変更するには、プロセスアクセルマネージャーとリポジトリ所有者は次の手順に従います。

1. 文書の右下隅にある 3 ドットメニューをクリックします。
2. 詳細を表示を選択します。
3. [所有者] セクションの下にある [編集] アイコンをクリックします。
4. ユーザーを入力するか、ドロップダウンオプションからユーザーを選択します。

ドキュメントを移動

文書を別のリポジトリに移行する
文書を別のリポジトリに移行するには、プロセスアクセルマネージャーおよびリポジトリ所有者は次の手順に従います。

1. 文書の右下隅にある 3 ドットメニューをクリックします。
2. リポジトリを切り替えをクリックします。
3. [移動先] でドロップダウンを使用して新しいリポジトリを選択します。
   • 制限付きリポジトリにドキュメントを移動する場合、ドキュメントの所有者がそのリポジトリへのアクセス権を持っている必要があります。または、続行をクリックして新しい所有者を選択することもできます。
4. [アイテムを移動] をクリックします。

リポジトリから文書を削除する
リポジトリから文書を移行するには、プロセスアクセルマネージャーおよびリポジトリ所有者は次の手順に従います。

1. 文書の右下隅にある 3 ドットメニューをクリックします。
2. [リポジトリから削除] をクリックします。
3. [削除の確認] をクリックして、この文書がリポジトリから「マイドキュメント」フォルダーに移動されることを確認してください。

リポジトリフォルダーをアーカイブする

ドキュメントをアーカイブする

リポジトリ内の文書をアーカイブするには、プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、フォルダー所有者は次の手順に従います。

1. アーカイブする文書の右下隅にある 3 ドットメニューをクリックします。
2. [アーカイブに移動] を選択します。
3. この文書がリポジトリに表示されなくなることを確認するには、[アーカイブに移動] をクリックします。

アーカイブされたアセットを復元

以前にアーカイブされた文書またはオブジェクトアセットを復元するには、プロセスアクセルマネージャー、リポジトリ所有者、フォルダー所有者、プロセス所有者は次の手順に従います。

1. ページ左端のナビゲーションにある [プロセスホーム] の下から [アーカイブ] を選択します。
2. 復元する文書またはオブジェクトアセットの右側にある 3 ドットメニューをクリックします。
3. [復元] をクリックします。
4. 復元をクリックして、アセットがリポジトリ内の元の場所に戻ることを確認してください。

公開済みアセットを変更する

リポジトリ内のアセットへの編集を公開する前に、承認フローを通過する必要があります。 詳細については、以下の記事をご覧ください：

• 公開されたリポジトリアセットの更新をリクエスト
• リポジトリ文書の更新を承認または拒否

リポジトリの文書のバージョン履歴を表示

Lucid アカウントのすべてのユーザーは、公開されたリポジトリ文書の過去のバージョンを表示して、時間の経過とともにどのような変更が行われたかを確認できます。リポジトリ文書の過去のバージョンを表示するには、以下の手順に従います。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. バージョン履歴を表示したいドキュメントが含まれるリポジトリを選択してください。
3. ページの左側にある [文書] の下で、文書を選択します。
4. ページの右上から 3 ドットメニューを開きます。
5. バージョン履歴を表示を選択します。

文書は新しいタブで開きます。ページの右側にあるパネルから選択すると、文書の過去のバージョンを表示できます。文書がリポジトリに公開される前に行われた改訂も表示できます。

リポジトリからバージョン履歴を表示する
あるいは、公開された文書のバージョン履歴を、その文書があるリポジトリから直接表示することもできます。これを行うには以下の手順に従います。

1. Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションメニューから [リポジトリ] をクリックします。
2. バージョン履歴を表示したいドキュメントが含まれるリポジトリを選択してください。
3. ページの左側にある [文書] の下で、文書を選択します。
4. ドキュメントタイトルの下にあるバージョンドロップダウンメニューを選択します。
5. 過去のバージョンを選択するか、[完全なバージョン履歴を表示] をクリックして、バージョン履歴を新しいページとして開きます。

ページの右上隅にある [詳細を表示] をクリックして、次のような詳細を確認します。

• 最終更新日: ドキュメントが最後に更新された日付です。
• 最終更新者: ドキュメントを最後に更新したユーザー。
• 承認者: ドキュメントをリポジトリに公開することを承認したすべてのユーザー。
• 変更の概要：前のバージョンから変更された内容の概要。これには、システム生成イベントに加えて、次のようなユーザーが入力した更新内容の説明が含まれます。
  • 文書の名前を変更しました
  • リポジトリに文書を追加しました
  • 埋め込まれたアセットが自動で更新されました

バージョンを比較

文書のあるバージョンを別のバージョンと比較するには、前のセクションの手順を完了した後に、以下の手順に従います。

1. 右側のパネルから、比較するバージョンを1つ選択します。
2. パネルの下にある [バージョンを比較] をクリックします。
3. 比較する2番目のバージョンを選択します。
4. [選択したバージョンを比較] をクリックします。

文書は上下に重なって表示されます。右側のパネルでは、追加、編集、または削除されたオブジェクトを含む変更の概要を確認できます。変更は文書上でもハイライト表示されます。文書の右上隅にある [ハイライト] ドロップダウンを使用して、文書上でハイライト表示する変更をカスタマイズします。

よくある質問 (FAQ)

リポジトリ文書は、インテグレーションを介して外部に埋め込まれた場合でも、通常の Lucid 文書と同様に機能しますか?
埋め込みリポジトリ文書を埋め込むことができるのは、リポジトリ所有者、アセット所有者、フォルダー所有者、プロセスアクセルマネージャーのみです。文書所有者と同じ Lucid アカウントのユーザーの場合、埋め込まれたリポジトリ文書はコメントのみのアクセス権で表示できます。他のすべてのユーザーは閲覧専用のアクセス権を持ちます。

リポジトリ所有者とアセット所有者の違いは何ですか？
リポジトリ所有者は、特定のリポジトリを完全に制御できます。 主な責任には、リポジトリへのドキュメントやアセットの追加、リポジトリ設定の管理、およびリポジトリに公開される前の新しいドキュメントや変更の承認が含まれます。

ユーザーは、リポジトリ所有者による承認後に、文書またはアセットをリポジトリに公開すると、アセット所有者になります。アセット所有者は、組織に対する文書の忠実性について責任を負います。自身の文書への変更を監督して承認することはできますが、リポジトリの作成、リポジトリ所有者の割り当て、または自身が所有していない文書に加えられた編集の承認はできません。

リポジトリ所有者はアセット所有者を再割り当てできます。 既存のアセット所有者は、その役割を別の人に譲渡できます (これは自身が所有するドキュメントまたはアセットにのみ適用されます)。

制限付きアクセス（ライセンスなし）のユーザーは、プロセスアクセルマネージャーまたはリポジトリ所有者になれますか？
ライセンスのないユーザーはプロセスアクセルマネージャーやリポジトリ所有者として割り当てられますが、編集の提案やリポジトリへのコンテンツ追加はできません。完全な機能を使用できるようにするには、これらの役割をライセンスユーザーに割り当ててください。

アカウントがプロセスアクセルにアクセスできなくなった場合、リポジトリの文書はどうなりますか？
トライアル後にアカウントでプロセスアクセルを購入しないことを決定した場合、またはアクセス権がなくなるようにダウングレードした場合、アカウントのユーザーは Lucid ホームページの左側にあるナビゲーションからリポジトリにアクセスできなくなります。リポジトリの文書には、プロセスアクセルのホームページから閲覧専用の権限で引き続きアクセスできます。これは、Lucid ホームページのナビゲーションメニュー上部にあるワークスペース切り替え機能からアクセスできます。

リポジトリのコンテンツを編集するには、リポジトリのドキュメントからコンテンツを通常のLucidドキュメントにコピーする必要があります。

関連する記事

• プロセスアクセルの概要
• 公開されたリポジトリアセットの更新をリクエスト
• リポジトリ文書の更新を承認または拒否
• アセットライブラリを使用してドキュメントの一貫性を維持

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