Usa i repository per centralizzare e standardizzare la documentazione della tua organizzazione

Definizioni e ruoli

Prima di entrare nei passaggi specifici per l'accesso, la creazione e l'utilizzo dei repository, ecco alcune definizioni per i termini utilizzati in questo articolo:

• Repository: Una raccolta centralizzata di documenti e asset approvati e pubblicati, accessibile a tutti gli utenti o al Team su un account.
• Repository limitato: Una raccolta centralizzata di documenti e risorse approvati e pubblicati, accessibile solo a utenti o Team invitati da un gestore di Acceleratore di processo o dal proprietario di repository.
• Ruoli:
  • Acceleratore di processo manager: Un utente che configura l'Acceleratore di processo e ha la capacità di creare repository.
  • Proprietario del repository: un utente con pieno controllo su uno specifico repository. Questo include la gestione delle impostazioni del repository, la designazione di altri proprietari e la supervisione delle approvazioni dei documenti.
  • Proprietario di cartella: Un utente che gestisce e approva documenti in una cartella o sottocartella specifica in un repository. Sono esperti della materia sui contenuti inclusi nella loro cartella assegnata.
  • Proprietario di asset: Un utente con licenza che ha pubblicato un documento o un asset in un repository. Sono responsabili di garantirne l'accuratezza e di approvare le modifiche proposte, insieme ai proprietari dei repository.
  • Utente: Un utente con licenza o senza licenza sull'account che può visualizzare, consultare e commentare i documenti pubblicati. Solo gli utenti autorizzati possono richiedere di pubblicare o suggerire modifiche ai documenti pubblicati nel repository.
• Risorse:
  • Asset documentale: Un documento Lucid che ha superato un processo di approvazione ed è stato pubblicato in un repository, rendendolo visibile a tutti gli utenti sul tuo account Lucid. 
  • Oggetto asset: Una forma specifica che include dati—come un ruolo, sistema o rischio—aggiunto a un repository, rendendolo accessibile nella libreria degli asset a tutti gli utenti del tuo account Lucid.
• Pagina di gestione del repository: la pagina che mostra tutti i repository sul tuo account Lucid. Seguire i passaggi nella sezione Accedere ai repository per accedere a questa pagina.
• Pagina di personalizzazione del repository: La pagina di un singolo repository che mostra tutti i documenti e le risorse inclusi in esso. Per accedere a questa pagina, clicca sul titolo di un repository specifico dalla pagina di gestione del repository.

Accedere ai repository

Tutti gli utenti del tuo account Lucid possono accedere ai repository cliccando su Repository dal menu di navigazione sul lato sinistro della Home Page di Lucid. Per visualizzare i repository in vista lista con dettagli aggiuntivi, clicca sull'icona in vista lista nell'angolo in alto a destra della pagina.

Per individuare un repository specifico sul tuo account, utilizza la barra di ricerca nella parte superiore della home page di Lucid.

Visualizza un documento in un repository

Dopo aver consultato un repository seguendo i passaggi sopra, tutti gli utenti del tuo account Lucid possono visualizzare i documenti all'interno di quel repository nei seguenti modi:

• Fai doppio clic sul documento che vuoi visualizzare.
• Seleziona il documento che vuoi visualizzare dal menu di navigazione sul lato sinistro del repository. Questo mostra un'anteprima del documento. 
  • Fai clic sul menu a tre punti nell'angolo in alto a destra dell'anteprima, quindi seleziona Apri per aprire l'intero documento.

Esporta un CSV degli asset del repository

Per scaricare un CSV o asset repository sul tuo dispositivo, segui questi passaggi:

1. Clicca su Repository dal menu di navigazione sul lato sinistro della Home Page di Lucid.
2. Apri un archivio.
3. Seleziona l'icona CSV in alto a destra nella pagina di personalizzazione del repository.

Il CSV include:

• Titolo dell'asset
• Tipo di risorsa (oggetto o documento)
  • Sottotipo di risorsa (se oggetto risorso)
• Proprietario della risorsa
• In quale repository e/o cartella si trova l'asset
• Versione
• Data dell'ultimo aggiornamento
• Ultimo aggiornamento di
• Approvato da
• Riepilogo delle modifiche
• Se l'asset è stato archiviato
• URL dell'asset (se è un asset di documento)

Creare un nuovo repository

Dalla pagina di gestione repository, i manager di Acceleratore di processo possono creare nuovi repository o accedere e modificare quelli esistenti. Segui questi passaggi per creare un nuovo repository:

1. Nell'angolo in alto a destra della pagina di gestione del repository, fare clic su Crea repository.
2. Nella finestra modale "Configurazione repository" visualizzata, digita un nome univoco in "Nome repository".
3. Sotto "Descrizione", descrivi lo scopo e il contenuto del repository.
4. Seleziona un tipo di repository.
   • I repository senza restrizioni e i loro contenuti possono essere visualizzati da tutti gli utenti sul tuo account Lucid.
   • I repository limitati e i loro contenuti possono essere consultati solo dagli utenti esplicitamente invitati al repository. Consulta la sezione Repository Restricted qui sotto per maggiori dettagli.
5. Seleziona un tipo di approvazione.
   • Approvazione standard: Le richieste di approvazione vengono inviate simultaneamente a tutti gli approvatori.
   • Approvazione sequenziale: Le richieste di approvazione vengono inviate nel seguente ordine: proprietario dell'asset, proprietario della cartella, proprietario del repository.
6. Opzionalmente, spunta la casella accanto a "Consentire ai membri di pubblicare direttamente". Selezionando questa casella, gli utenti sul tuo account non devono aspettare l'approvazione prima di pubblicare documenti o modifiche nel repository.
7. Fare clic su Avanti.
8. Seleziona da dove vuoi importare i file se hai documenti esistenti da aggiungere al repository oppure clicca su Salta per aggiungere documenti in seguito.
   • Per i passaggi specifici per ogni tipo di importazione, consulta la sezione Importare documenti Lucid esistenti di seguito.

Il repository è ora accessibile all'intera organizzazione dalla pagina di gestione del repository e i proprietari del repository assegnati riceveranno una notifica.

Repository limitati

Un repository riservato è una raccolta centralizzata di documenti e risorse approvati e pubblicati che può essere consultata solo da utenti invitati da un gestore di Acceleratore di processo o dal proprietario di repository. I repository ristretti e i loro contenuti sono nascosti ai risultati di ricerca globali.

Per creare un repository limitato, segui i passaggi nella sezione Crea un nuovo repository sopra, selezionando Restricted per "Repository type".

Aggiorna le impostazioni di restrizione per un repository esistente

I manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono aggiornare le impostazioni di restrizione di un repository esistente seguendo questi passaggi:

1. Clicca su Impostazioni repository dalla navigazione a sinistra nella pagina di personalizzazione del repository.
2. Sotto "Seleziona tipo di repository", seleziona una nuova opzione.

Gestisci le impostazioni del repository

I manager degli acceleratore di processo e i proprietari di repository hanno varie capacità di gestione per i repository che possiedono. Per accedere alle impostazioni del repository, segui questi passaggi:

1. Clicca su Repository dalla navigazione in basso a sinistra nella Home Page di Lucid.
2. Seleziona il repository per cui vuoi regolare le impostazioni.
3. Clicca su Impostazioni repository dalla navigazione in alto a sinistra del repository.

Da questa pagina puoi:

• Rinomina un repository.
• Aggiorna una descrizione del repository.
• Determina il tipo di repository.
• Determina il tipo di flusso di approvazione.
• Consentire la pubblicazione diretta.
  • Selezionando questa casella, gli utenti sul tuo account non devono aspettare l'approvazione prima di pubblicare documenti o modifiche nel repository.
• Clicca su Gestisci i proprietari nell'angolo in alto a destra per aggiungere, modificare o rimuovere i proprietari dei repository.

Archivia un repository

I proprietari dei repository e i gestori di Acceleratore di processo possono archiviare un repository seguendo questi passaggi dalla pagina di gestione del repository:

1. Fai clic sul menu con i tre puntini nell'angolo in alto a destra del riquadro del repository.
2. Seleziona Archivio repository.
3. Clicca su Archivio.

Una volta archiviato, il repository viene rimosso dalla lista repository ed escluso dai risultati di ricerca. Qualsiasi documento all'interno di un archivio archiviato utilizzato come asset documentali altrove rimarrà accessibile come file di sola lettura.

Aggiungi un documento a un repository

Ci sono diversi modi per aggiungere un asset documentale a un repository a seconda del tuo ruolo. Dai un'occhiata alle sezioni in grassetto qui sotto per maggiori dettagli.

Acceleratore di processo manager e proprietari di repository
I manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono aggiungere asset documentali a un repository nei seguenti modi:

• Importa documenti Lucid esistenti.
• Importa documenti da un file esterno sul tuo dispositivo.
• Selezionare i documenti dall'elenco dei documenti, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Sposta nel repository.
• Tutti i metodi elencati di seguito per gli utenti con licenza.

I proprietari di repository possono aggiungere documenti solo a un repository che possiedono.

Utenti con licenza
Qualsiasi utente con licenza sul tuo account Lucid può aggiungere documenti a un repository nei seguenti modi:

• Aggiungi nuovi documenti Lucid dalla pagina di personalizzazione del repository.
• Aggiungi un documento Lucid esistente a un repository dall'editor del documento.

Per entrambe queste opzioni è necessaria l'approvazione del proprietario del repository.

Aggiungi un nuovo documento Lucid

Per aggiungere un nuovo documento Lucid a un repository, qualsiasi utente con licenza sul tuo account Lucid può seguire questi passaggi dalla pagina di personalizzazione del repository:

1. Fai clic su Crea nuovo nell'angolo in alto a destra.
2. Seleziona Documento.
3. Modifica il documento in base alle esigenze.
4. Quando il documento è pronto per essere aggiunto al repository, clicca su Richiedi approvazione nell'angolo in alto a destra dell'area di disegno.
   • Se sei un gestore di Acceleratore di processo o proprietario di repository, puoi pubblicare le modifiche senza richiedere l'approvazione. Dopo la modifica, clicca su Pubblica nell'angolo in alto a destra per pubblicare immediatamente il documento rivisto.
5. Digita un messaggio facoltativo in "Messaggio agli approvatori".
6. Fai clic su Richiedi approvazione.

Potrai pubblicare il documento nel repository dopo che è stato approvato cliccando su Pubblica dall'angolo in alto a destra del documento.

Importa documenti Lucid esistenti

A seconda del tuo ruolo, puoi aggiungere un documento Lucid esistente a un repository in due modi:

• I gestori di Acceleratore di processo, i proprietari di repository e i proprietari di cartelle possono importare un documento Lucid esistente direttamente dalla pagina di personalizzazione del repository.
• Qualsiasi utente con licenza (inclusi i manager di Acceleratore di processo e i proprietari di repository) può aggiungere un documento Lucid esistente a un repository dall'editor del documento.

Per ulteriori dettagli, consulta le sezioni in grassetto riportate di seguito.

Importa un documento Lucid esistente in un repository
Invece di costruire un nuovo documento, i manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono importare i documenti Lucid esistenti in un repository. Per importare uno o più documenti Lucid in un repository, segui questi passaggi dalla pagina di personalizzazione di un repository:

1. Clicca sull'icona di importazione documenti nell'angolo in alto a destra.
2. Seleziona Importa da Lucid.
3. Seleziona i documenti da Lucid da importare.
   • I documenti condivisi richiedono l'approvazione del proprietario. Se selezioni un documento che non possiedi, il proprietario riceverà un'email che richiede il trasferimento della proprietà a te. Una volta trasferita la proprietà, il documento verrà importato automaticamente nel repository.
4. Fare clic su Sposta elementi.
5. Se stai aggiungendo documenti di proprietà del Team da Lucid (da un team o cartella Hub del), dovrai designare un proprietario di un asset nel modale successivo, poi cliccare su Next. Altrimenti, il proprietario del documento sarà il proprietario predefinito dell'asset.
   • Il proprietario del bene è responsabile della supervisione del documento e ha la capacità di approvare le modifiche future apportate.
6. Fare clic su Continua per verificare che lo spostamento e la pubblicazione di documenti in un repository non possono essere annullati e modificare le autorizzazioni di condivisione nei seguenti modi:
   • I documenti del repository sono visualizzabili da tutti sul tuo account Lucid.
   • L'accesso esterno ai documenti viene rimosso.
   • I link di pubblicazione vengono rimossi per repository limitati.

Il documento è ora accessibile nel repository e può essere visualizzato da tutti gli utenti del tuo account Lucid.

Aggiungi un documento Lucid esistente a un repository dall'editor
Qualsiasi utente con licenza sul tuo account Lucid può richiedere di aggiungere un documento Lucid di propria proprietà a un repository direttamente dall'editor del documento seguendo questi passaggi:

1. Apri il menu Altro in alto a sinistra nell'area di disegno.
   • In Lucidchart, dopo aver aperto il menu Altro, passa il cursore su "File".
2. Selezionare Aggiungi al repository.
3. Nel pannello visualizzato, seleziona un repository dal menu a discesa.
4. Digita un breve riassunto del documento sotto "Sommario".
5. Fai clic su Richiedi approvazione.

I proprietari del repository ricevono una notifica in cui possono approvare o rifiutare la tua richiesta. Quando il documento sarà approvato e pubblicato, il documento su cui stai lavorando verrà trasferito nel repository.

Importare un file esterno in un repository

I gestori di Acceleratore di processo e i proprietari di repository possono importare file esterni da Visio, Draw.io, OmniGraffle, Gliffy, Miro, Mural o BPMN in un archivio. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Clicca sull'icona di importazione documenti nell'angolo in alto a destra.
2. Seleziona Importa dal file per importare file in formati esterni.
3. Seleziona uno o più file dal tuo dispositivo locale.
4. Fare clic su Fine.

Il documento è ora accessibile nel repository e può essere visualizzato da tutti gli utenti del tuo account Lucid.

Aggiungi un asset oggetto a un repository

Gestire le risorse in un repository

I manager degli acceleratore di processo e i proprietari di repository hanno varie capacità di gestione degli asset nei repository che possiedono. Queste abilità includono:

• Organizzare i documenti in cartelle.
• Aggiornamento dei proprietari delle cartelle e degli asset.
• Spostare documenti fuori o in un altro archivio.
• Archiviare cartelle e documenti da un archivio.

Queste azioni possono essere eseguite dalla pagina di personalizzazione del repository mostrata nello screenshot seguente. Consulta le sezioni seguenti per maggiori dettagli su come completare ogni azione.

Organizza i documenti in cartelle

Per creare una cartella all'interno di un repository, i manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono seguire questi passaggi: 

1. Fai clic su Crea nuovo nell'angolo in alto a destra.
2. Seleziona Cartella.
3. Assegna un nome alla cartella.
4. Fare clic su OK.

Per spostare un documento in una cartella, clicca e trascinalo dentro la cartella. 

Aggiorna il proprietario di una cartella

Per cambiare il proprietario di una cartella, i manager di Acceleratore di processo e i proprietari dei repository possono seguire questi passaggi:

1. Clicca sul menu a tre punti dal lato destro del documento.
2. Seleziona impostazioni cartella.
3. Sotto "Aggiungi proprietario cartella", digita o seleziona un utente dalle opzioni a tendina.
4. Fai clic su Salva modifiche.

Aggiorna un proprietario di un bene

Per cambiare il proprietario di un documento, i manager di Acceleratore di processo e i proprietari di repository possono seguire questi passaggi:

1. Clicca sul menu a tre punti dall'angolo in basso a destra del documento.
2. Seleziona Mostra dettagli.
3. Nella sezione "Proprietario", clicca sull'icona Modifica.
4. Digita o seleziona un utente dalle opzioni a discesa.

Sposta un documento

Sposta un documento in un altro repository
Per portare un documento a un repository diverso, i manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono seguire questi passaggi:

1. Clicca sul menu a tre punti dall'angolo in basso a destra del documento.
2. Clicca su Cambia repository.
3. Sotto "Spostandosi a", usa il menu a tendina per selezionare un nuovo repository.
   • Se stai spostando un documento in un repository riservato, il proprietario del documento deve avere accesso al repository oppure puoi cliccare su Continua per selezionare un nuovo proprietario.
4. Clicca su Sposta oggetto.

Rimuovi un documento da un repository
Per spostare un documento fuori da un repository, i manager e i proprietari di repository di Acceleratore di processo possono seguire questi passaggi:

1. Clicca sul menu a tre punti dall'angolo in basso a destra del documento.
2. Clicca su Rimuovi dal repository.
3. Clicca su Conferma rimozione per confermare che questo documento verrà spostato fuori dal repository e inserito nella cartella "I miei documenti".

Archivia una cartella di repository

Archivia un documento

Per archiviare un documento in un repository, i manager di Acceleratore di processo, i proprietari di repository e i proprietari di cartelle possono seguire questi passaggi:

1. Clicca sul menu a tre punti nell'angolo in basso a destra del documento che vuoi archiviare.
2. Seleziona Sposta nell'archivio.
3. Clicca su Sposta all'archivio per confermare che questo documento non apparirà più nel repository.

Ripristina un asset archiviato

Per ripristinare un documento o un asset oggetto precedentemente archiviato, i manager di Acceleratore di processo, i proprietari di repository, i proprietari di cartelle e i responsabili dei processi possono seguire questi passaggi:

1. Seleziona Archivio dalla navigazione in estrema sinistra della pagina sotto "Elabora casa".
2. Clicca sul menu a tre punti a destra del documento o dell'oggetto che vuoi ripristinare.
3. Clicca su Ripristina.
4. Clicca su Ripristino per confermare che l'asset tornerà alla sua posizione originale nel repository.

Apporta modifiche a un asset pubblicato

Prima che le modifiche a un asset in un repository possano essere pubblicate, devono passare attraverso un flusso di approvazione. Per maggiori informazioni, consulta gli articoli qui sotto:

• Richiedi aggiornamenti a un asset repository pubblicato
• Approva o nega gli aggiornamenti di un documento repository

Visualizza la cronologia delle versioni del documento del repository

Qualsiasi utente sul tuo account Lucid può visualizzare le versioni passate dei documenti pubblicati nel repository per vedere quali cambiamenti sono avvenuti nel tempo. Per visualizzare una versione passata di un documento repository, segui questi passaggi:

1. Clicca su Repository dal menu di navigazione sul lato sinistro della Home Page di Lucid.
2. Seleziona il repository che contiene il documento per cui vuoi visualizzare la cronologia delle versioni.
3. Sotto "Documenti" sul lato sinistro della pagina, seleziona un documento.
4. Apri il menu a tre punti dall'angolo in alto a destra della pagina.
5. Seleziona Storia delle versioni.

Il documento si aprirà in una nuova scheda dove potrai visualizzare le versioni passate selezionandole dal pannello sul lato destro della pagina. Puoi anche visualizzare le revisioni avvenute prima della pubblicazione del documento nel repository.

Visualizza la cronologia delle versioni da un repository
In alternativa, puoi visualizzare direttamente la cronologia delle versioni di un documento pubblicato dal repository in cui si trova. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Clicca su Repository dal menu di navigazione sul lato sinistro della Home Page di Lucid.
2. Seleziona il repository che contiene il documento per cui vuoi visualizzare la cronologia delle versioni.
3. Sotto "Documenti" sul lato sinistro della pagina, seleziona un documento.
4. Sotto il titolo del documento, seleziona il menu a tendina della versione.
5. Seleziona una versione passata o clicca Visualizza cronologia completa delle versioni per aprire la cronologia delle versioni come nuova pagina.

Clicca su Mostra dettagli dall'angolo in alto a destra della pagina per vedere dettagli come:

• Ultimo aggiornamento: La data in cui il documento è stato aggiornato per l'ultima volta.
• Ultimo aggiornamento da: L'utente che ha aggiornato l'ultimo documento per l'ultima volta.
• Approvato da: Tutti gli utenti che hanno approvato la pubblicazione del documento nel repository.
• Riassunto dei cambiamenti: Un riassunto di ciò che è cambiato rispetto alla versione precedente. Questo include una descrizione fornita dagli utenti degli aggiornamenti oltre agli eventi generati dal sistema, come:
  • Documento rinominato
  • Documento aggiunto al repository
  • Risorsa incorporata aggiornata automaticamente

Confronta versioni

Per confrontare una versione di un documento con un'altra, segui questi passaggi dopo aver completato i passaggi della sezione precedente:

1. Seleziona una delle versioni che vuoi confrontare dal pannello a destra.
2. Clicca su Confronta versioni dalla parte inferiore del pannello.
3. Seleziona la seconda versione che vuoi confrontare.
4. Clicca su Confronta le versioni selezionate.

I documenti appariranno uno sopra l'altro. Nel pannello a destra, puoi vedere un riassunto delle modifiche, inclusi gli oggetti aggiunti, modificati o eliminati. Nei documenti sono inoltre evidenziate modifiche. Usa il menu a tendina "Evidenziazioni" nell'angolo in alto a destra dei documenti per personalizzare quali modifiche sono evidenziate nei documenti.

FAQ

I documenti repository funzioneranno come i normali documenti Lucid quando incorporati esternamente tramite un'integrazione?
I documenti repository embedded possono essere incorporati solo dal proprietario del repository, dal proprietario dell'asset, dal proprietario della cartella o dal gestore Acceleratore di processo. Per gli utenti con lo stesso account Lucid del proprietario del documento, i documenti repository incorporati sono visualizzabili con accesso solo ai commenti. Tutti gli altri utenti hanno accesso solo in visualizzazione.

Qual è la differenza tra un proprietario di repository e un proprietario di asset?
Il proprietario di un repository ha il pieno controllo su uno specifico repository. Le loro responsabilità principali includono l'aggiunta di documenti e risorse al repository, la gestione delle impostazioni del repository e l'approvazione di nuovi documenti e modifiche prima che vengano pubblicati nel repository.

Un utente diventa proprietario di un asset quando pubblica il proprio documento o risorsa nel repository, una volta che è stato approvato dal proprietario del repository. In quanto proprietario degli asset, è responsabile della fedeltà del documento per l'organizzazione. Sebbene possano supervisionare e approvare le modifiche al proprio documento, non possono creare repository, assegnare proprietari di repository o approvare modifiche apportate a documenti che non possiedono.

I proprietari dei repository possono riassegnare i proprietari degli asset. Un proprietario di un bene esistente può affidare il proprio ruolo a qualcun altro (questo vale solo per il documento o il bene che possiede).

Un utente ad accesso limitato (non licenziato) può essere un gestore di Acceleratore di processo o un proprietario di repository?
Un utente non autorizzato può essere assegnato come gestore Acceleratore di processo o proprietario del repository, ma non può suggerire modifiche o aggiungere contenuti al repository. Per una piena funzionalità, assegna questi ruoli a un utente con licenza.

Cosa succede ai documenti del repository se il mio account non ha più accesso all'Acceleratore di processo?
Se il tuo account decide di non acquistare l'Acceleratore di processo dopo una prova o dopo un downgrade e non avrà più accesso, gli utenti sull'account non potranno più accedere ai repository dalla navigazione sul lato sinistro della Home Page di Lucid. I documenti del repository saranno comunque accessibili tramite la homepage di Acceleratore di processo con permessi solo visualizzabili. Questo è accessibile tramite il commutatore di spazio di lavoro in alto nel menu di navigazione nella Home Page di Lucid.

Per modificare il contenuto del repository, è necessario copiare il contenuto dal documento del repository in un normale documento Lucid.

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