Un team più numeroso richiede un'organizzazione più sofisticata. Dividi i membri del team in Gruppi per facilitare la gestione delle licenze e la condivisione dei documenti. Continua a leggere per saperne di più.

Alcune funzioni di gestione dei gruppi sono disponibili solo per gli account Enterprise. Consulta Lucidchart Plans o Lucidspark Plans per vedere tutte le funzionalità disponibili a livello Enterprise e per aggiornare il tuo account.

Gestione dei team e dei gruppi di accesso

Per accedere alla gestione dei gruppi, attenersi alla seguente procedura:

Selezionare Amministratore.
Fai clic su Utenti nel menu a sinistra.
Visualizza «&Gruppi di squadra» nel menu a sinistra.

Iniziare con i gruppi

Prima di organizzare i membri del tuo team in Gruppi, ci sono alcune cose importanti da sapere.

Puoi avere un solo team ma puoi creare un numero illimitato di gruppi e sottogruppi.
Ogni membro del team appartiene a un singolo gruppo primario.
Un membro del team può essere aggiunto a un numero illimitato di gruppi.
- L'appartenenza a un gruppo generale viene utilizzata per concedere automaticamente l'accesso a Team Folders e ai documenti.
Il Proprietario dell'account e gli Amministratori del team possono creare e aggiungere utenti all'account. Il Proprietario dell'account, gli Amministratori del team e gli Amministratori del gruppo (solo Enterprise) possono aggiungere a un gruppo gli utenti esistenti sull'account e gestire gli utenti all'interno di un gruppo.

Nota: L'esempio seguente rappresenta l'esperienza di un account Team. Se hai un account Enterprise, vedrai "Lucid Suite" come tipo di licenza invece di "Lucidchart" e "Lucidspark", perché hai entrambi i prodotti sotto un'unica licenza.

Imposta o modifica il gruppo primario

Il gruppo principale di un utente è impostato di default sull'account del team (nel nostro esempio, Dunder Mifflin), ma può essere modificato dal proprietario dell'account o dall'amministratore del team seguendo i seguenti passaggi:

Seleziona uno o più utenti selezionando le caselle all'estrema sinistra della riga dell'utente.
Seleziona (Modifica) accanto a «&Gruppi di squadre» nel menu a destra.
In «Gruppi selezionati», fai clic su Cambia gruppo primario.
Seleziona il gruppo che desideri impostare come Primario.
Fai clic su Conferma.

Gruppo

Membri del gruppo generale

Un membro del team può essere aggiunto a un numero illimitato di gruppi. Per concedere automaticamente l'accesso a tutti i documenti inclusi in una cartella del team, aggiungere il membro del team a quel gruppo.

Continuando con il nostro esempio, oltre al gruppo primario di Jim, che è quello delle vendite, è stato aggiunto anche al gruppo dell'assistenza clienti, in modo da poter accedere ai documenti condivisi con quel gruppo.

Creare e gestire gruppi

Segui i passaggi indicati nelle sezioni sottostanti per gestire i gruppi.

Crea un nuovo gruppo o sottogruppo

Il proprietario dell'account e gli amministratori del team possono aggiungere un gruppo o un sottogruppo seguendo i seguenti passaggi:

Selezionare Amministratore.
Fai clic su Utenti nel menu a sinistra.
In «&Gruppi di team» seleziona l'icona a forma di matita accanto al team o al gruppo padre.
Fare clic su Crea gruppo o Crea sottogruppo.

Eliminare un gruppo o un sottogruppo

Il proprietario dell'account e gli amministratori del team possono eliminare un gruppo seguendo i seguenti passaggi:

Selezionare Amministratore.
Fai clic su Utenti nel menu a sinistra.
Passa il cursore sul gruppo o sul sottogruppo e seleziona l'icona a forma di matita.
Clicca su Elimina gruppo.

Quando si elimina un sottogruppo, selezionando Elimina gruppo non si rimuove il gruppo padre a cui appartiene.

Aggiunta di un utente a un gruppo

Il Proprietario dell'account e gli Amministratori del team possono aggiungere un utente a un gruppo seguendo la seguente procedura:

Dall'elenco utenti, trova e seleziona il membro del team.
Seleziona (Modifica) accanto a «&Gruppi di squadre» nel menu a destra.
In Gruppi disponibili, passa il cursore sul Gruppo a cui vuoi aggiungere l'utente e clicca su l'icona Più.
Seleziona Conferma.

Gruppo

L'amministratore del gruppo può aggiungere un utente a un gruppo seguendo i seguenti passaggi:

Clicca su Aggiungi un utente a [nome del gruppo].
Digita l'indirizzo e-mail dell'utente dell'account che desideri aggiungere al gruppo.
Clicca su Invita a [nome del gruppo].

Ad esempio, nella schermata sottostante l'amministratore del gruppo dovrebbe cliccare su Aggiungi alle vendite poiché il nome di questo gruppo di esempio è "Vendite".

Rimuovere un utente da un gruppo

Il Proprietario dell'account e gli Amministratori del team possono rimuovere un utente da un gruppo seguendo i seguenti passaggi:

Dall'elenco utenti o dal gruppo, trova e seleziona il membro del team.
Seleziona (Modifica) accanto a «&Gruppi di squadre» nel menu a destra.
In "Gruppi selezionati", clicca su l'icona X accanto al Gruppo che vuoi rimuovere.
Seleziona Conferma.

Delegare la gestione degli utenti a un amministratore di gruppo (solo Enterprise)

Un amministratore di gruppo può occuparsi delle azioni di gestione degli utenti, come la modifica degli indirizzi e-mail e l'assegnazione delle licenze per il proprio gruppo; tuttavia, l'amministratore di gruppo non può apportare modifiche all'intero account come può fare un amministratore di team.

Un amministratore di gruppo può gestire quanto segue per gli utenti assegnati al proprio gruppo:

Visualizza un elenco di utenti
Gestisci licenze
Aggiungi gli utenti esistenti sull'account al loro gruppo
Eliminare utenti dall'account Enterprise
Trasferisci documenti durante l'eliminazione o l'eliminazione di un utente
Modifica i dettagli dell'utente come nome e indirizzo e-mail
Esporta elenco utenti come file con estensione csv

Assegna il ruolo di amministratore del gruppo

Selezionare Amministratore.
Fai clic su Utenti nel menu a sinistra.
In «&Gruppi di team» seleziona l'icona a forma di matita accanto al gruppo padre.
Fai clic su Gestisci amministratori di gruppo.
In "Utenti disponibili", passa il cursore sull'amministratore a cui vuoi assegnare il ruolo di amministratore di gruppo e clicca su l'icona più.
Seleziona Conferma.
- Per rimuovere il ruolo di amministratore del gruppo, segui gli stessi passi sopra descritti, ma al punto 5 passa il mouse sull'amministratore sotto "Current Group Admins", clicca sul'icona X e conferma le modifiche.

Un amministratore di gruppo è in genere molto utile per gli account che gestiscono manualmente l'elenco degli utenti. SCIM, il provisioning di Google o altri strumenti di provisioning automatizzato sono ottimi complimenti all'amministratore di gruppo purché alcuni pezzi vengano eseguiti manualmente - il più delle volte si tratta di gestione delle licenze.

Poiché gli amministratori di gruppo non possono creare utenti (solo il Proprietario dell'account e gli amministratori del team possono farlo), ti consigliamo di fornire agli utenti i permessi di accesso limitato ai gruppi corretti. Quando gli amministratori di gruppo hanno visibilità su tutti i membri del team nel loro gruppo, possono rispondere rapidamente quando un utente ad accesso limitato richiede una licenza, invece di aspettare che sia l'IT a fornire l'utente.

Esistono diversi metodi che il proprietario dell'account e gli amministratori del team possono utilizzare per aggiungere o eseguire il provisioning di utenti a un gruppo:

Designare i gruppi durante il provisioning di SCIM
Aggiunta di gruppi a un file con estensione csv per il caricamento in blocco CSV
Imposta manualmente i gruppi di ciascun utente

Il proprietario dell'account e altri amministratori possono disabilitare le notifiche per le richieste di licenza per gli utenti con un amministratore di gruppo. Per impostare le notifiche di licenza, attenersi alla seguente procedura:

Selezionare Amministratore.
Fai clic su Impostazioni licenza nel menu a sinistra.
Dal menu a discesa, seleziona Notifiche.
In «Per gli utenti con un amministratore di gruppo», impostare le preferenze di notifica.
Fai clic su Salva modifiche.

Per saperne di più: Per maggiori informazioni sugli amministratori di gruppo, consulta l'articolo sul pannello di amministrazione di Lucid: Ruoli di amministratore articolo.

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